Личный помощник руководителя - профессия на данный момент достаточно востребованная. В первую очередь это связанно с развитием рыночной экономики, так как в условиях жесткой конкуренции финансовое состояние любой фирмы зависит от правильных и своевременных управленческих решений. Успех директора во многом зависит от умений, навыков ведения дел и личных качеств Помощник руководителя, обязанности которого широко варьируются от банальных офисных дел до оперативных решений, станет незаменимым сотрудником, «правой рукой» начальника, и самое главное, гарантом выполнения поставленных задач в намеченное время.
Личные качества ассистента
При выборе «правой руки» зачастую директор компании обращает внимание не на образование, а на личные Скорее всего, предпочтение будет отдано человеку с менее богатым опытом, но со схожим мнением, чем специалисту с отличными рекомендациями, но отличающимися жизненными убеждениями. Помощник руководителя, обязанности которого сформулировать практически невозможно, должен обладать умением читать мысли и по первому взгляду определять настроение начальника. Выполнять все задания, независимо от специфики - это могут быть поручения и личного характера. Если вы и всегда все принимаете на свой счет, то это не для вас работа. Помощник руководителя не должен обращать внимание на недовольство и срывы босса. Ассистент должен быть преданным и лояльным по отношению к своему начальству. Его работа, помимо денежного вознаграждения, мотивируется единой целью - повышением благосостояния и конкурентоспособности компании в целом. Помощник руководителя, обязанности которого - ведение переговоров и заключение договоров при отсутствии первого лица компании, в какой-то степени является лицом компании. Именно по нему конкуренты судят о состоянии дел, а клиенты и партнеры принимают решения о сотрудничестве.
Должностные функции
Итак, если вы намерены стать персональным помощником, следует ознакомиться со сферой деятельности и списком дел, которые в повседневные будни выполняет помощник руководителя. Обязанности его, как уже было сказано, варьируются от исполнительных функций до заместительских.
- планирование графика и составление рабочего расписания предстоящих дел и встреч руководителя;
- напоминание о запланированных встречах, предстоящих поездках, организация мероприятий и бизнес-ланча;
- контроль и планирование командировок: заказ билетов, бронирование отелей, работа переводчика;
- ведение документации и организаторские моменты по рационализации рабочего места.
К заместительским обязанностям относятся:
- поиск необходимой информации, оперативное решение возникающих вопросов, контроль над работой структурных подразделений;
- при необходимости представление фирмы и босса на деловых встречах.
В той или иной компании круг обязанностей может разниться в зависимости от специфики фирмы и личных
Перспективы
Сотрудники высокой квалификации, выполняющие эти функции, ценятся очень высоко. Чаще всего персональными ассистентами становятся офис-менеджеры, секретари, руководители отделов, заслужившие отличную репутацию за время своей службы и переросшие свои обязанности. Некоторые сотрудники рассматривают должность личного ассистента как стартовый этап для продвижения по карьерной лестнице. В будущем опыт и знание структуры компании, направлений ее деятельности, специализации, а также навыки проведения переговоров открывают широкие перспективы. Опытные и отличившиеся работники могут занять вышестоящие должности, что и является их высокой целью и главной мечтой.
Каждый предприниматель, погружаясь в рабочую рутину, хоть раз завидовал Миранде Пристли из “Дьявол носит Prada” из-за ее помощницы Андреа. И экземпляр неизданной книги выпросит у автора, и билет в непогоду закажет, и документы отвезет, и собаку выгуляет. Это кажется чем-то фантастическим, но правильно оценив ценность, функционал и требования к личному помощнику, можно найти правую руку, которая не только умеет кофе делать, а которой можно доверить бизнес на время отпуска. Сегодня поговорим о личных помощниках: почему они необходимы, какие функции можно на них делегировать и как не ошибиться с выбором кандидата.
Почему мы неправильно понимаем термин “помощник”
Liftmarketing регулярно работает с очень многими компаниями – и мы заметили у большинства из них общую ошибку. Задавая собственнику бизнеса вопрос: “Чем должен заниматься помощник?”, мы зачастую слышим перечень функций секретаря: “чай/кофе/распечатать/сходить на почту”. Если ваш помощник занимается только этим, то у вас нет помощника.
Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании.
Правильный помощник поможет вам более эффективно и качественно управлять бизнесом. Это человек, который заберет часть функций собственника – и освободит его время для стратегических задач на перспективу. О правильных функциях предпринимателя мы уже писали.
Любому владельцу бизнеса нужен помощник. Идеальный вариант – нанимать ассистента нужно уже на этапе стартапа.
Помощники экономически целесообразны.
В среднем зарплата помощника в Украине колеблется в отрезке между 8 000 и 14 000 гривен. И многим покажется что это довольно дорого.
Но давайте посчитаем стоимость одного вашего рабочего часа. Для этого разделите общее количество денег, заработанных вами в предыдущем месяце, на 160. 160 – это количество рабочих часов за месяц в компании с 8-часовым рабочих днем.
Еще более интересная статистика: от 20% до 50% времени ежедневно собственник тратит на задачи, которые по факту не входят в его обязанности (проверить качество выполнения задач, поссориться с подрядчиками, заказать выезд программиста в офис и так далее). Наверняка каждому владельцу бизнеса знакома ситуация: “Какая-то проблема. Решу сам, чтобы не отвлекать команду от работы”.К примеру, у собственника, зарабатывающего 2000 долларов в месяц, один час стоит 12,5 доллара.
А теперь посчитайте. При условии, что собственник из нашего примера выполняет ненужные функции 50% рабочего времени (4 из 8 часов), то при цене рабочего часа в 12,5 долларов сумма его потери составляет 50 долларов. За месяц сумма потери составляет 1000 долларов. А это в 2-3 раза больше, чем зарплата помощника.
Каждый час времени, который вы тратите на непрофильные задачи – это час времени, который вы украли у вашего бизнеса.
К слову: разгрузить себя еще больше вы можете, делегировав часть функций на подрядчиков .
Чем должен заниматься помощник
ФУНКЦИЯ 1. Тайм-менеджмент руководителя
а) Планирование графика
Помощник помогает собственнику эффективно планировать его день. Предприниматель не должен постоянно открывать календарь и искать окно для встречи. Он оговаривает с ассистентом общее видение (например, встречи по работе не позже 7 вечера или не более 3 консультаций в неделю), а далее встречи планирует уже ассистент и извещает об этом собственника.
б) Напоминание + обеспечение процесса
Если планируется совещание коллектива, именно ассистент заранее уведомляет о ней сотрудников и контролирует, чтобы все пришли вовремя. Продуктивность встреч также увеличивается в разы.
ФУНКЦИЯ 2. Организация и обеспечение рабочих мероприятий
а) Подготовка встреч (протоколы, технические моменты)
Если планируется встреча с партнерами или клиентами, ассистент готовит эту встречу, ведет протокол, организовывает все технические моменты, проверяет оборудование. Протоколы очень важны после каждого собрания, иначе встречи рискуют перейти в формат “поговорили и забыли”. Если есть протокол, помощник фиксирует все решения на бумаге, а затем переводит их в формат задач в программах вроде “Битрикс”. Ассистент следит за тем, чтобы результаты обсуждения дальше имели ход.
б) Организация и контроль командировок
Помощник должен найти вам место проживания в командировке, выбрать транспорт, купить билеты. При этом его решения должны основываться на предпочтениях собственника: например, вы больше любите утренние или вечерние рейсы, какие гостиницы предпочитаете.
ФУНКЦИЯ 3. Поддержание деловых контактов
а) Телефон
Чем больше растет бизнес, тем востребованнее становится его собственник. Некоторые предприниматели и вовсе отдают свой телефон помощникам, чтобы те вместо них отвечали на телефонные звонки.
Если у вас большая переписка по почте с помощниками, подрядчиками, клиентами и так далее, вы, как и в случае с телефоном, можете делегировать проверку почтового ящика ассистенту. Он изучит письма – и передаст вам всю нужную информацию. Чем дольше помощник вместе с вами, тем лучше он знает ваши привычки и формат мышления. Поэтому со временем ассистент сможет вместо вас отвечать на письма.
ФУНКЦИЯ 4. Офис-менеджер
Если ваша компания небольшая и отдельной функции офис-менеджера нет, передайте ее помощнику. Но ни в коем случае не занимайтесь закупкой бумаги и ксероксом сами. Это золотое время, потраченное впустую. Офис-менеджер следит за тем, чтобы в офисе все работало и были закуплены все нужные материалы для работы (начиная канцелярией и заканчивая моющими средствами).
ФУНКЦИЯ 5. Заместитель руководителя
Когда вас нет на месте, помощник должен брать на себя функцию контроля за выполнением задач. Пример из жизни Liftmarketing: если мы с Владом уезжаем, а по приезду один из сотрудников должен предоставить нам отчет, ассистент по несколько раз за день подходит к этому сотруднику, интересуется процентом готовности отчета и напоминает о встрече. Как результат, мы всегда знаем, что вернемся – и нужный отчет будет готов.
В функцию “заместитель руководителя” также входит умение найти нужную информацию (зачастую в Google), поддержание стандартов компании и, иногда, принятие решения за руководителя. Поддержание стандартов – это когда ассистент, заметив что чья-та задача не выполнена, первым включается, выясняет проблему и исправляет ситуацию. Владелец бизнеса включается только в крайних случаях.
Помните: личный помощник увеличит вашу эффективность напрямую, а затем – эффективность вашего бизнеса. Прибыль увеличится, а вы сохраните время для более важных задач.
Где взять сотрудника
1) Взять готового с рынка
У Liftmarketing есть партнеры – Бизнес Академия 4SMART. Внутри нее есть Академия Превосходных Помощников Smart Assistant. Ребята ищут на рынке способных кандидатов, обучают их всему необходимому в работе помощника и отдают руководителям. Чтобы не тратить время рекрутеров и свое, можете обратиться в Бизнес Академию 4SMART. Для тех, кто пришел по нашей рекомендации, даже действует дополнительная скидка.
2) Нанять самостоятельно. Если вы планируете искать помощника самостоятельно, ваш путь будет состоять из 6 этапов:
- описание вакансии;
- размещение вакансии;
- первичный отбор (смотрите на наличие опыта работы помощником);
- собеседование;
- обучение (готовьтесь, что сотрудник не сразу изучит ваши привычки);
- работа + обучение (мастерство ассистента шлифуется всегда).
Что нужно сделать до собеседования
Прежде, чем искать помощника, выпишите все свои задачи, которые делегируете на него. Они станут основой будущей должностной инструкции:
- Все рутинные дела, которые вы делаете;
- Все мелкие платежи, которые вы делаете;
- Все офисные задачи, которые вы делаете;
- Все “контролирующие дела”, которые вы делаете.
Эффективность вашего помощника будет напрямую зависеть от усилий, который вы в него вкладываете. Немного ищите в тематической статье.
Обязательные качества для помощника
Существует набор личностных качеств, без которых не может обойтись ни один ассистент. Если хоть одного из них у кандидата нет – ищите дальше.
3 варианта тестового задания для кандидата на должность помощника
ЗАДАНИЕ 1. Составление плана поездки и его защита
Придумайте событие: например, командировка в Одессу. Попросите кандидата составить план вашей поездки и защитить его. Идеально, если кандидат задаст уточняющие вопросы о ваших предпочтениях. В любом случае, он должен аргументировать свой выбор по каждому из пунктов: транспорт, время суток, место проживания на время командировки и так далее.
ЗАДАНИЕ 2. Отчет о встрече (протокол)
Попросите кандидата описать протокол воображаемой встречи на любую тему. Вы узнаете, что он понимает в протоколах и умеет ли логично структурировать мысли, выделять более и менее важные задачи.
ЗАДАНИЕ 3. Текст от руки
Идеально, если хотя бы одно из заданий потенциальный помощник выполнит от руки. Так вы сможете оценить его аккуратность.
Вот и все советы, помните: качество работы вашего помощника зависит не от самого помощника, а от вас. Выполняйте наши советы – и вы будете не только мечтать об идеальном помощнике, но и работать с ним.
Личный помощник (ассистент) - востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат).
В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи. Также, ведение телефонных переговоров, составление плана на день для руководителя и контроль за его выполнением, организация совещаний, ведение переписки, подготовка материалов для презентаций, организация командировок, исполнение остальных поручений директора.
Когда мы говорим о безупречном личном помощнике, имеем в виду ряд присущих навыков, принципов и привычек. Одним из таких навыков является умение планировать свою работу и работу руководителя. Хороший помощник руководителя - это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда - второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.
Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций - например, переводчика или юриста.
Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь читать мысли руководителя, уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют руководители к личному помощнику, - это высокие человеческие качества будущей «правой руки». Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.
Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании.
Роль помощника руководителя в любой организации огромна, ведь именно от его высококлассной работы зависит продуктивность рабочего времени первых лиц компании. В их помощи нуждаются как топ-менеджеры мелких компаний, так и генеральные директора крупнейших холдингов. Профессионализм помощника в идеале должен позволить работодателю переложить на него существенную часть собственных обязанностей, не требующих личного участия.
Плюсы и минусы в работе помощника руководителя
Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.
Среди минусов можно выделить :
- тяжелый график работы - режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;
- некоторые руководители резко отрицательно относятся к желанию своего помощника перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии»;
- возрастные ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35-40 лет.
Какими психологическими качества должен обладать толковый ассистент руководителя. Психологический портрет.
Психологический портрет помощника руководителя
Какими качествами должен обладать ассистент руководителя?
"Компетентность есть способность обнаружить и удовлетворить личные вкусы начальства" (Лоренс Питер).
Рассказывают историю, мол, в старые времена одна начальница перед тем, как дать сотруднице отгул, велела ей посадить под окнами семь розовых кустов, вымыть полы, прополоть грядки, намолоть кофе на семь недель и много чего еще. Кто знает, может, и врут. Дело-то давнее. Но в отношении розовых кустов люди по-прежнему делятся на две категории: первые покорно отправляются на грядку, а вторые пытаются разобраться, что босс имел ввиду на самом деле.
Трактовать поручения шефа - искусство, но ему можно и нужно учиться. К любой производственной задаче стоит подходить осознанно. И священных директив босса это тоже касается: лучших успехов порой добивается тот, кто читает между строк и верно истолковывает задания начальства.
Полезно, когда вопрос "Зачем?" опережает все "Как?", "Когда?" и "Что мне за это будет?", но необязательно (а иногда и вредно) задавать этот первый вопрос шефу напрямую. В идеале цель - научиться работать с опережением, отбрасывая заведомо ненужные задачи, но при этом не навредить себе и делу.
Успех директора во многом зависит от умений, навыков ведения дел и личных качеств доверенного лица. Личный помощник руководителя – это правая рука, а иногда и обе руки руководителя. Хороший личный помощник- незаменимый сотрудник, которым очень дорожат. Помощник руководителя, обязанности которого широко варьируются от банальных офисных дел до оперативных решений, станет незаменимым сотрудником, «правой рукой» начальника, и самое главное, гарантом выполнения поставленных задач в намеченное время.
Помощник руководителя, обязанности которого сформулировать практически невозможно, должен обладать умением читать мысли и по первому взгляду определять настроение босса. Выполнять все задания, независимо от специфики – это могут быть поручения и личного характера. Помощник руководителя не должен обращать внимание на недовольство и срывы босса. Ассистент должен быть преданным и лояльным по отношению к своему начальству. Его работа, помимо денежного вознаграждения, мотивируется единой целью – повышением благосостояния и конкурентоспособности компании в целом.
Тринадцать качеств, которыми должен обладать ассистент руководителя:
1. Лояльность. Прекрасным помощником является тот, кто делает так, чтобы босс выглядел хорошо. Никогда не нанимайте того, кто не демонстрирует готовности или стремления быть лояльным.
2. Готовность подвергать сомнению. Вам нужен лояльный человек, а не лизоблюд. Следует беспокоиться не о тех, кто не соглашается с вами, а о тех, кто никогда не скажет, что не согласен. Помощник должен удержать вас от неприятности, сказав вам, что вы допускаете ошибку.
3. Думать не так, как вы. Вильям Риглей говорил: "Когда два человека, занятые бизнесом, всегда согласны, один из них - лишний".
4. Самолюбие. Вам нужен помощник, который обладает мужеством, чтобы перечить вам, способностью принимать критику, уверенностью в своих приказах подчиненным, силой воли принимать жесткие решения в ваше отсутствие, твердостью характера, чтобы признать ошибки, и стойкостью, чтобы приносить вам плохие новости.
5. Честность. Вы не можете ожидать честности от подчиненного, если вы не проявляете ее сами.
6. Благоразумие. У вас должен быть помощник, с которым вы могли бы говорить конфиденциально. Проводя интервью с кандидатом на эту должность, выясните, насколько он склонен к тому, чтобы разболтать все о своей прежней работе. Если он слишком болтлив, то поищите более молчаливого кандидата.
7. Настаивать на качестве. Ваш помощник будет бельмом на глазу, если он не будет разделять вашего стремления к качеству.
8. Коммуникативные навыки. Вам нужен помощник, который может говорить решительно и по делу, делать убедительные доклады, писать лаконичные письма, внимательно слушать вас и быть вашими ушами в организации.
9. Член команды. На вас лежит ответственность сделать команду дружной. Ваш непосредственный подчиненный должен разделять с вами дух команды, а не быть в команде просто для личной выгоды.
10. Работа с информацией. Лучшие помощники всегда обладают информацией. Источником их аргументов и предложений являются данные, заслуживающие доверия. Они ведут записи и документацию так, что вам не нужно этого делать.
11. Навыки межличностного общения. Ваш помощник является вашим представителем для многих людей, с которыми вы встречаетесь только время от времени. Этот человек может хорошо представлять вас, если люди при общении с ним будут чувствовать себя комфортно. Он должен быть свободен в поощрениях, медлителен в гневе, справедлив в критике, снисходителен во взаимоотношениях и должен разбираться в протоколе.
12. Самокритика. Вы не сможете постоянно давать обратную связь своему помощнику, но вы хотели бы, чтобы он не совершил одну и ту же ошибку дважды. Ищите такого помощника, который быстро исправится, а не свалит вину на другого.
13. Поддерживающий в себе мотивацию. Вы потеряете время с помощником, который будет постоянно искать наград и одобрения. Вам нужен кто-то, кто внутренне настроен на успех.
Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора – это, прежде всего, помощь первому лицу компании. Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора может включать и специфические требования (например, знание двух иностранных языков) и обязанности. В любом случае, образец должностной инструкции ассистента (помощника) генерального директора поможет вам в составлении кадрового документа.
Должностная инструкция ассистента генерального директора
(Должностная инструкция помощника генерального директора)
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Ассистент (помощник) генерального директора относится к категории специалистов.
1.2. Ассистент (помощник) генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Ассистент (помощник) генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
1.4. На время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность ассистента (помощника) генерального директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.6. Ассистент (помощник) генерального директора руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора
Ассистент (помощник) генерального директора выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.).
2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
2.3. Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках, пр.
2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.
2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.
3. Права ассистента (помощника) генерального директора
Ассистент (помощник) генерального директора имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность ассистента (помощника) генерального директора
Ассистент (помощник) генерального директора несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
