Надежность работы системы управления документами. Выбор автоматизированных систем управления документами. Внедрение системы управления документами в организации

Введение

Часть I . Системы управления документами, их функции

1. Основные функции СУД

2. Архитектура СУД

2.1. Хранилище документов

2.2. Система управления документооборотом

2.3. Коммуникационная среда

2.4. Интеграционные компоненты

2.5. Системные компоненты

Заключение

Список литературы

Введение

Система управления документами (СУД) - система, обеспечивающая работу с документами.

Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.

Главная функция этой системы - поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Основными функциями СУД являются:

· прием, регистрация и учет документов;

· упорядочение и классификация документов;

· обработка документов;

· дописывание комментариев к документам;

· поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;

· создание личных библиотек документов;

· изменение конфигурации документов;

· контроль версий документов при их модификации;

· предоставление возможности удаленного доступа к документам;

· управление информацией в базе данных;

· обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

· администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.

Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.

СУД можно разбить на пять подсистем , решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).

Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.

Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные - прямо из той программы, в которой они создаются.

Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.

Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален.

Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства.

С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.

Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта.

По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища.

В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями, позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции.

СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации.

Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.

Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне.

Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в конкретном бизнес-процессе.

Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций (фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к условиям нашей действительности.

1. Как управлять документами в современной организации, Виктор Таранов, 2003г., http://www.directum.ru/514280.shtml.

2. Гипертекстовый энциклопедический словарь по информатике, 2004г., http://ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.

3. Системы Управления Документами, Алексей Жданов, 2003г., http://www.naumen.ru/go/company/press/judgement.

4. Захаров О. Что такое электронный документооборот. Компьютер пресс. 1997г., № 4, с. 79-82.

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
им. М.В. ЛОМОНОСОВА

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

кафедра экономической информатики экономического
факультета МГУ

Реферат

на тему: “СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, ИХ ФУНКЦИИ”.

Выполнил:
студент 315 гр. Бровкин Александр
Проверил:
доц., канд. тех. наук Когаловский М.Р.

Москва
2004

Document Management System (DMS)

“Как управлять документами в современной организации”, Виктор Таранов, 2003г.
http://www.directum.ru/514280.shtml

Введение

Часть I. Системы управления документами, их функции

1. 1. Основные функции СУД
2. 2. Архитектура СУД

2.1. Хранилище документов

2.2. Система управления документооборотом

2.3. Коммуникационная среда

2.4. Интеграционные компоненты

2.5. Системные компоненты

Заключение

Список литературы

Введение

Система управления документами (СУД) - система, обеспечивающая работу с документами.

Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.

Главная функция этой системы - поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Часть I. Системы управления документами, их функции

Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами:

"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".

Основными функциями СУД являются:

• прием, регистрация и учет документов;
• упорядочение и классификация документов;
• обработка документов;
• дописывание комментариев к документам;
• поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;
• создание личных библиотек документов;
• изменение конфигурации документов;
• контроль версий документов при их модификации;
• предоставление возможности удаленного доступа к документам;
• управление информацией в базе данных;
• обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
• пересылка и рассылка документов;
• администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.

Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.

СУД можно разбить на пять подсистем , решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).

Хранилище документов

Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.

Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные - прямо из той программы, в которой они создаются.

Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.

Система управления документооборотом

Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален.

Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства.

С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.

Коммуникационная среда

Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта.

По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища.

В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями, позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции.

Интеграционные компоненты

СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации.

Системные компоненты

Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.

Заключение

Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне.

Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в конкретном бизнес-процессе.

Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций (фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к условиям нашей действительности.

Список литературы

1. Как управлять документами в современной организации, Виктор Таранов, 2003г., http://www.directum.ru/514280.shtml.
2. Гипертекстовый энциклопедический словарь по информатике, 2004г., http://ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.
3. Системы Управления Документами, Алексей Жданов, 2003г., http://www.naumen.ru/go/company/press/judgement.
4. Захаров О. Что такое электронный документооборот. Компьютер пресс. 1997г., № 4, с. 79-82.
5. IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003, (2000. февр.).

Микульская О.М., Плотникова Я.А. ЭЛЕКТРОННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК СПОСОБ ПОВЫШЕНИЯ НАДЕЖНОСТИ И КАЧЕСТВА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать исполнение зафиксированных в документе обязанностей. В организации, где внедрена система документооборота, не бывает просто решений, поручений или приказов. Бывают документы, содержащие решения, поручения и т. д. Документ является базовым инструментом управления: все

управление в организации осуществляется через документы. Часто потоки документов в организации неупорядочены, что, в свою очередь, снижает качество делопроизводства предприятия, документы теряются, часто, когда попадают к исполнителю, теряют свою актуальность. В современном мире имеет значение именно оперативность получения информации, своевременная реакция на то или иное сообщение. Именно для упорядочения потоков документов, систематизации их на предприятиях приобретают популярность системы электронного документооборота (СЭД).

Для обеспечения оптимальных результатов от внедрения СЭД необходимо определить актуальность ее внедрения и критерии выбора СЭД, определяемые предъявляемыми к ней требованиями.

Актуальность внедрения СЭД

Актуальность внедрения СЭД определяется следующими факторами:

Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

Наличие бумажного архива большого объема.

Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

Критерии выбора СЭД

Критерии выбора определяются следующими требованиями:

Требования по объему хранения. Для обработки большого количества документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing) и, как следствие, потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива.

Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

Наличие развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным

стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Общая классификация систем документооборота

Классификация не является жесткой, и СЭД могут одновременно осуществлять функции, определенные в различных приведенных ниже категориях, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения:

HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного,

но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр.

Рынок систем автоматизации управления в нашей стране можно условно разделить на три части:

программные решения отечественных разработчиков на базе приложений иностранных компаний;

программные решения отечественных разработчиков на базе собственных разработок;

программные решения иностранных производителей.

Выбор оптимальной СЭД

По поводу оптимального СЭД выбора можно дискутировать. С одной стороны, СЭД от известных производителей кажутся более надёжными. Собственно системы документооборота в таких случаях являются адаптивной надстройкой над готовыми базами данных. Кроме того, подобное решение с большой вероятностью будет целесообразным, если на предприятии уже установлена подобная СЭД для смежных нужд.

С другой стороны, программы с собственной СЭД обычно не требуют особых условий установки и эксплуатации, как и покупки и внедрения дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков.

Немаловажный фактор при выборе СЭД - повышенная степень безопасности информации. При несанкционированном доступе к каталогу базы известных производителей - попросту говоря, взломе защиты - злоумышленник с большей вероятностью сможет извлечь конфиденциальную информацию, обладая навыками программиста СУБД. А при индивидуальном формате базы данных этот процесс значительно усложнится, если не станет невозможным.

Следует отметить, что проблема совместимости СУБД нередко решается для конкретного внедрения. То есть при необходимости разработчики в проекте автоматизации "пересаживают" СЭД с разработанной ими базы данных на необходимую заказчику. На это способны разработчики с опытом внедрений.

Следует отметить также разницу между «коробочным» продуктом и проектными внедрениями. Не стоит

"Коробочные" программные продукты имеют один недостаток - стандартность. Каждому хочется, чтобы любая деталь его специфики была реализована в системе. Зачастую сложный делопроизводственный процесс не может быть реализован «коробкой» или реализован частично за счет небольшого типового набора функций. Правда, в последнее время «коробки» впускаются разработчиками в более и более развёрнутых и многофункциональных вариантах, так что эта проблема имеет тенденцию к исчезновению.

Разработка СЭД как проекта - долгий, трудоемкий и требующий больших затрат процесс. И может так

случиться, что ресурсы, затраченные на разработку этой системы, будут потрачены неадекватно результату. Во-первых, этому может способствовать неправильно и неполноценно разработанное техническое задание. Во-вторых, внедрение требует готовности персонала участвовать во внедрении и использовании в своей работе этой системы со всей её спецификой, а разработчикам придётся создавать специальный комплект документации. Единственное средство против этого - внимательно изучить опыт именно внедренческих решений разработчика. Только слаженная и долго работающая на рынке команда сможет полноценно реализовать сложный проект.

Особой популярностью на рынке пользуются разработчики, имеющие и «коробочные» продукты, и опыт аналогичных внедренческих решений. Это доказательнее всего говорит о профессионализме такой компании.

Следует также обратить внимание на открытость системы для настройки. Чаще всего, чтобы изменить параметры работы или интерфейс систем, приходится перепрограммировать собственно СУБД. Для подобной работы требуется высококвалифицированный программист, наёмный либо состоящий в штате. Этот процесс довольно сложен и трудоёмок.

Хорошо написанная система должна быть легко масштабируема - она должна функционировать как на одном рабочем месте делопроизводителя, так и в рамках крупной организации, независимо от объема и сложности информационных потоков. Универсальная система должна быть исходно рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. СЭД может меняться вместе с развитием компании, и расширяемость системы в будущем может реально сэкономить денежные и временные ресурсы. Грамотно построенная СЭД предоставляет возможность расширить проект, просто докупив необходимое количество лицензий.

Также при выборе следует рассмотреть функцию контроля исполнения документа. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества, достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации использования документов.

Одно из основных назначений систем подобного типа - обеспечить «прозрачность» работы на предприятии для руководителя. Соответственно, в ней должен содержаться полный инструментарий для руководителя: полная картина маршрута документа в регистрационной карточке, налаженная система разнообразных

отчётов по срокам исполнения с возможностью прогнозирования и ответственным лицам, отлаженная автоматическая система оповещений сотрудников о работе с документацией. В полноценной системе обычно хранится информация об исполнительской деятельности каждого сотрудника, участвующего в процессе документооборота, о предприятиях и организациях, с которыми он ведет переписку.

Для анализа и выбора системы оптимальным вариантом будет пилотная установка демо-версии и работа в тестовом режиме. Все огрехи и неудобства, если они есть, непременно проявятся в процессе многопользовательского тестирования.

Наличие демо-версии является немаловажным. Ряд компаний её не предоставляет, ссылаясь на масштабность своих проектов и невозможность создать потребительскую демо-версию. Но, заказывая проект «вслепую», вы каждый раз рискуете получить не тот результат, на который рассчитывали. Прежде чем включаться в какой-либо проект, вы должны посмотреть и протестировать реально работающую программу, а не покупать «кота в мешке». Это закон рынка.

На сегодняшний день внедрение систем автоматизации является необходимым. Система автоматизации документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу. Длительность процесса внедрения зависит от сложности системы и может составлять от одной недели до года и более.

ЛИТЕРАТУРА

1. Статья «Обзор систем электронного документооборота» [Электронный ресурс]: сайт Open System

2. Дейт, К.,Дж. «Введение в системы баз данных», 6-е издание: пер. с англ. - К.; М.; СпБ.: издательский дом «Вильяме», 1999 г.

3. Петрова И.Ю., Васильева Э.М., Лаптев В.В., Лазуткина Е.А. «Преддипломная практика, дипломное проектирование по специальности 22 02 0 0 -Автоматизированные системы обработки информации и управления". Методические указания», Астрахань, 2002 г.

4. Андреева В.И. «Делопроизводство: Практическое пособие»/Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 19 98 г.

Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами.

Основные цели создания общекорпоративной системы электронного управления документам:

Формирование единой политики и координирования работ в области электронного управления документами.

Выработка корпоративных стандартов работы с электронными документами.

Эффективное управление документами в течение всего их жизненного цикла (создание, разработка, согласование, утверждение, регистрация, хранение, контроль исполнения, работа, рассылка, использование, маршрутизация, архивирование).

Оптимизация существующих деловых процессов.

Создание информационных порталов. Системы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использовать информацию в распределенной корпоративной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных.

Система электронного управления документами (СЭУД) реализует следующие функции:

Управление жизненным циклом. Возможность управления документами в течение всего их жизненного цикла - от разработки, редакции, согласования, утверждения до распространения и архивирования.

Распределенная работа с документами. СЭУД позволяет сотрудникам, работающим в различных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом целостность документов в масштабе всей распределенной организации.

Широкий набор средств управления документами. СЭУД обеспечивает все основные функции управления документами:

• - регистрация документов;
• - рассылка;
• - постановка на контроль исполнения;
• - контроль версий;
• - полнотекстовый поиск;
• - ведение контрольных журналов;
• - работа с шаблонами;
• - уведомление об изменениях и другие.
• · Редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.
• · Многоуровневый контроль версий. Позволяет структурировать и хранить все черновики документов.
• · Защита данных:
  • - средства защиты и шифрования промышленного уровня;
  • - полномасштабные средства идентификации пользователей;
  • - средства RSA и SSL.
• · Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов. Для доступа и сохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисных приложений.
• · Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала системы.

Ядро СЭУД реализует стандартные процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Следовательно, для данного блока системы целесообразно использовать уже готовые программные решения [Сысоева 2006: 35-36].

Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами)

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Системы электронного управления документами включают:

• 1) системы электронного документирования (делопроизводства);
• 2) системы электронного документооборота;
• 3) корпоративные системы электронного управления документами.

Для обеспечения эффективной деятельности современных учреждений системы электронного управления документами должны удовлетворять следующим требованиям:

• · Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.
• · Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.
• · Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.
• · Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых, интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
• · Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.
• · Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.
• · Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).
• · Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.
• · Комплексная функциональность

Поддержка полного жизненного цикла работы с документами, что включает автоматизацию работы с образами документов, управление записями и потоками работ, управление контентом и так далее.

Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внедрить такие программные системы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль версий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей организации, средствами управления контентом и знаниями на базе web-технологий, обеспечивают поддержку документоориентированных бизнес-процессов. В соответствии с рассмотренными выше характеристиками и сферами применения систем электронного управления документами их можно классифицировать так, как показано в таблице 3.

Таблица 3 - Классификация систем электронного управления документами

Управление документами - важная составляющая общего процесса управления организацией. Система управления документами позволяет установить общие правила работы с документами и их хранения, обеспечивающие эффективную работу и системы качества, и самого предприятия.

Из статьи вы узнаете:

Что такое система управления документами

Определение термина «управление документами» содержится в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Этим регламентом управление документами определяется как совокупность последовательных и эффективных действий, направленных на создание, использование, хранение и уничтожение документов юридического лица с целью подтверждения и для обоснования проведения деловых и управленческих операций.

От качества документов, которые генерируются в организации, от того, насколько быстро и эффективно обрабатываются входящие документы, во многом зависит качество и эффективность ее деятельности. Обеспечивая качество документации и работы с ней, организуя эффективную систему управления документами, предприятие обеспечивает высокую производительность труда, качество выпускаемой продукции, предоставляемых услуг.

Область управления документами не должна ограничиваться каким-то одним или несколькими их видами. Правила и требования обработки, хранения и уничтожения для каждого вида документации должны быть единообразными. В задачи службы ДОУ должны входить контроль и обеспечение оперативного хранения той документации, которая находится в подразделениях. Сотрудники должны уметь формировать документы в дела и строго придерживаться порядка их передачи на архивное хранение.

Внедрение системы управления документами организации подразумевает высокую степень регламентации требований по работе с документами. Но следует учесть - чем строже будут выполняться установленные правила, чем больше внимания служба ДОУ будет уделять формированию, распространению и совершенствованию методологии делопроизводства , тем выше будет качество и эффективность обработки документов. Это означает, что будет сокращаться время прохождения и принятия управленческих решений и повышаться их оперативность, обеспечивая повышение производительности.

Организация оперативного управления документами

Первоначальной задачей управления документами является классификация тех видов документации, которые имеют хождение на конкретном предприятии. Это, в том числе, определяется той отраслью экономической деятельности, в которой оно работает, а также основных видов его производственной деятельности, масштабами и локальными регламентами.

Документация, входящая в систему управления документами организации, может подразделяться на следующие виды:

1. нормативная;
2. организационно-распорядительная;
3. технологическая;
4. финансово-бухгалтерская;
5. конструкторская;
6. кадровая (документы по личному составу);
7. закупочная;
8. информационно-справочная.

Эти виды объединяют все основные документы управления, обеспечивающие непрерывность, эффективность и легитимность деятельности организации.

При этом некоторые виды документов имеют свои специфические особенности составления и обработки. Эти особенности, которые нужно будет учесть при управлении документами в зависимости от их вида, также могут определяться спецификой производственной деятельности предприятия.

Обратите внимание! Особенности составления и обработки документов в организации также могут определяться и субъективными факторами - требованиями контрагентов или руководства предприятия.

Далее, разрабатывая систему управления документами в организации, необходимо определить, какие конкретно документы будут входить в каждый из перечисленных видов и какая схема управления будет использоваться при их обработке, хранении и уничтожении. Для каждой группы необходимо подобрать свои средства управления документами, обеспечивающие максимальное качество работы с ними.

С этой целью нужно определить порядок обработки документов одного наименования, выявить те группы, обработка которых осуществляется по общим алгоритмам. Это позволит для управления документами выделить и использовать только несколько однотипных схем обработки и движения, установить общие правила для каждой из этих схем.

Внедряемая на предприятии система управления документами не должна затруднять работу отдельных его служб.

Необходимо проконтролировать, насколько процесс управления документами на предприятии отвечает требованиям национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования». Некоторые из требований, установленных данным стандартом, могут оказаться неприменимыми к отдельным видам документации. Также нужно проверить соответствие системы управления документами тем требованиям, которые законодательство устанавливает в отношении бухгалтерской, налоговой и кадровой отчетности.

На завершающем этапе нужно будет дополнить систему управления нормативными документами теми обязательными действиями, которые предусмотрены на уровне федерального законодательства, отраслевых стандартов. При возможности, нужно выбрать такой метод выполнения требований регламентов, который в максимальной степени будет соответствовать специфике деятельности компании и ее техническим возможностям. Например, уничтожение документов небольшая компания может производить своими силами в соответствии с установленными правилами, а крупная - осуществлять эту работу на договорной основе.

Внедрение системы управления документами в организации

Чтобы система управления документами в организации действительно работала эффективно, управленческий персонал должен пройти соответствующее обучение и изучить технологию работы с документами. Эта технология во-многом будет зависеть от того, какая форма организации делопроизводства применяется на предприятии:

централизованная , при которой вся работа с документацией поручается службе ДОУ;

децентрализованная , при которой в каждом структурном подразделении имеется свой делопроизводитель, назначенный приказом;

смешанная , когда обязанности по обработке документов разделены между службой ДОУ и структурными подразделениями.

Чаще всего на практике применяется смешанная форма организации делопроизводства и управления документами, как наиболее удобная и обеспечивающая необходимую оперативность. Но это подразумевает необходимость обучения сотрудников и осуществления постоянного контроля над тем, как ими выполняются требования, установленные системой управления документацией.

Основным документом обеспечения управления документацией может стать локальный нормативный акт, которым будут установлены регламенты обработки всех групп документов, используемых в организации. Это положение или инструкция, разработанная при активном участии службы делопроизводства, будет содержать образцы документов, с которыми в качестве примера всегда может ознакомиться любой сотрудник. Использование готовых шаблонов и форм также сделает их работу более комфортной, поскольку в шаблоне уже будут отражены все требования к оформлению и структуре данного вида деловых бумаг.

Обратите внимание! Сотрудникам компании необходимо обеспечить доступ к актуальной версии локального акта, регламентирующего вопросы управления документами в организации.

Внедрение грамотного подхода может помочь обеспечить и служба управления персоналом - документы, с которыми работник будет знакомиться при приеме на работу, могут включать в себя инструкцию по работе с документацией. С новым сотрудником также может проводится вводный инструктаж, примерный перечень его вопросов представлен ниже.

Все сотрудники компании, работающие с документацией, должны иметь копию локального акта, которым определены и документально зафиксированы основные принципы политики в области управления документами.

Контроль над тем, как выполняются положения этого акта, регламентирующего процесс управления документами, может осуществлять секретарь организации или сотрудник службы ДОУ. При этом могут использоваться такие формы, как:

Контроль соблюдения правил оформления документов, их соответствия требованиям стандартов. При обнаружении несоответствия, документы должны возвращаться исполнителям на доработку и исправление. Для некоторых видов документов, перечень которых будет установлен инструкцией, подписание может осуществляться только после согласования со службой ДОУ;

Контроль исполнения документов, соблюдения сроков, установленных локальным нормативным актом или инструкцией;

Контроль над тем, как ведется делопроизводство в структурных подразделениях, как соблюдаются правила оперативного хранения документации, требования к порядку формирования дел и передаче их в архив.

Если система управления документами внедряется в крупной организации, есть смысл поручить контрольные функции специально созданной комиссии, в состав которой войдут представители службы ДОУ, секретарь, архивариус, компетентные сотрудники.

Пример приказа о создании такой комиссии приведен ниже.