Справка о подтверждении стажа
Инструкция по оформлению справки о подтверждении трудового стажа
- Бывший или действующий работник приходит в кадровую службу.
- Пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать справку о подтверждении стажа.
- К заявлению прилагается копия трудовой книжки и паспорта (при наличии).
- В течение 15 дней работник кадровой службы должен произвести действия по подготовке такой справки.
1. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДАННЫХ:
- В идеальном варианте гражданин предоставляет в кадровую службу запрос из пенсионного фонда.
- В архиве организации (при наличии) находите все документы, имеющиеся в наличии по данному работнику. К ним отностся: личная карточка работника, приказы по личному составу, лицевые счета.
- Собрав все необходимые документы, Вы начинаете офрмлять сам документ.
Пример запроса, согласно пункта 1 порядка подготовки данных :
2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВКИ:
- Справка оформляется на фирменном бланке организации, либо на белом листе бумаги формата А4 с проставлением углового штампа. На бланке или штампе должны быть обязательные реквизиты, в которых содержится полное наименование организации, его юридический и почтовый адрес, контактные телефоны.
- Справка должна быть номерной, поэтому проставляем дату выдачи справки и ее номер регистрации в жкрнале выдачи справок.
- Начало текста справки должно содержать полные фамилию, имя, отчество обращающего, его полную дату рождения. Для тех, кто по каким-либо причинам менял фамилию, необходимо в справке это указать. Эти данные мы переносим с документа, удостоверяющего личность. Информацию о смене фамилии, имени, отчестве вносится на основании иных документов (свидетельство о браке и т.п.)
- Описываем начало трудовой деятельности с указанием организации, должности со ссылкой на соответствующий распорядительный документ.
- Далее вписываем окончание трудовой деятельности с указанием распорядительного документа и причины увольнения.
- Далее описываем трудовую деятельность на данном предприятии (если в процессе были переводы, изменение разрядов и т.п.) со ссылкой на соответствующие распорядительные документы.
- Далее пишем, на каких условиях была работа: отпуска без сохранения заработной платы, учеба, совмещение профессий и т.п.
- Далее указываем, если справка для льготного выхода на пенсию основания, предусмотренные от 26 января 1991 г. N 10 Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение.
- Если организация ранее имела иные наименования, то далее указываем все предыдущие наименования, а так же основания, из-за чего были изменения.
- Справка о переименованиях может иметь статус отдельного документа, выполненного на фирменном бланке. Образец справки смотрите ниже.
- Далее пишем основания, по которым выдана справка, а так же цель справки.
- Далее справка подписывается тремя должностными лицами: руководителем, начальником отдела кадров, главным бухгалтером.
- Далее справка заверяется \»круглой\» печатью организации.Обратите внимание, у кого есть печать отдела кадров, лучше ей такой документ не заверять .
- Справка готова к выдаче.
- Делаем копию справки и вкладываем ее в папку копий выданных справок.
- При получении справки гражданин, ее заказвший, расписывается в журнале выдачи справок.
Примеры документов, согласно пункта 2 порядка подготовки данных :
Пример оформления \»шапки\» справки (пункты 1,2 порядка оформления справки):
Пример начала текста справки (пункт 3 порялка оформления справки без смены фамилии):
Пример начала текста справки (пункт 3 порялка оформления справки со сменой фамилии):
Пример по пункту 4,5 порядка оформления справки:
Пример описания трудовой деятельности по пункту 6 порядка оформления справки:
по пункту 7 порядка оформления справки:
Пример описания трудовой деятельности по пункту 8 порядка оформления справки:
Справку о стаже работы оформляет кадровая служба по письменному запросу работника. Что должна содержать справка, и какие реквизиты документа должны быть заполнены обязательно, расскажем в статье.
В статье
Документы по теме:
В каких случаях оформляют справку о стаже работы
Работодатели, производящие начисления по трудовым и гражданско-правовым договорам, ежемесячно сдают отчеты в Пенсионный фонд по форме СЗВ-М. Помимо этого ежегодно представляют отчет по форме СЗВ-СТАЖ на всех работников компании. Таким образом, ПФР формирует актуальную базу данных, содержащую сведения о страховом стаже работника и сумме отчислений с его заработной платы, произведенных работодателем.
Доп. справка о трудовом стаже потребуется, если в базе данных ПФР отсутствуют:
- Сведения о предыдущих периодах работы гражданина и отчислениях, произведенных за него работодателем.
- Сведения о специальном трудовом стаже - периодах трудовой деятельности, связанной с работой в условиях Крайнего Севера или с вредными и опасными условиями труда, необходимые для назначения досрочной пенсии по льготе. В этом случае в справке отражают периоды, когда сотрудник работал в данных условиях. Поскольку специальный стаж работы подтверждает право работника на льготную пенсию, в справке надо подробно отразить все периоды работы, зачисляемые в специальный стаж.
Какие реквизиты содержит справка о стаже в Пенсионный фонд, образец
Если в запросе работник просит отправить ему документ почтой, направьте его ценным письмом с описью вложения и уведомлением. Срок отправки, подтверждаемый квитанцией, также - три дня после получения письменного запроса.
Когда в своем запросе работник не предусмотрел возможность отправки справки почтой, и сам явиться за ней не сможет, направьте в его адрес уведомление. В произвольной форме укажите в уведомлении о том, что работник может получить готовую справку о стаже работы . Это подтвердит, что срок ее оформления работодатель не нарушил.
Какие сведения содержит справка о работе в Пенсионный фонд образец
Информация, которая должна быть указана в справке о стаже работы:
- фамилия, имя и отчество гражданина, запросившего справку;
- должность, в которой он работал или работает в данной организации;
- номер или наименование структурного подразделения, в котором он числился;
- дата начала и окончания его работы на предприятии;
- документы, подтверждающие факт приема на работу и увольнения.
Работник вправе по запросу получить и иные сведения, касающиеся трудовой деятельности на данном предприятии (статья 62 ТК РФ). Поэтому справка о трудовом стаже, образец также может содержать данные о трудовом стаже и периодах нахождения в оплачиваемых отпусках.
Справку о трудовом стаже выдавайте по запросу только лично сотруднику или отправляйте ее заказным письмом. Проверьте, чтобы в ней были заполнены все необходимые реквизиты.
Выход на пенсию и заслуженный отдых подразумевает под собой заблаговременное соблюдение человеком ряда формальностей и похода в Пенсионный фонд. Первое, что потребуют чиновники из ПФ РФ – справку подтверждения стажа работы, если у вас нет трудовой книжки или сведения в ней неполные.
Такую справку могут потребовать и в случае поступления на новое место работы, при отсутствии трудовой книжки. Таким образом, справка о стаже работы – это официальный документ, заверенный уполномоченным лицом, с содержащейся в ней информацией об организациях, в которых работал человек, о сроке трудового стажа в каждой из них, смене должностей.
Одна справка служит доказательством наличия стажа, приобретённого гражданином у одного работодателя. Если мест работы было несколько, придется собрать соответствующее количество справок.
Для чего нужна справка в ПФР РФ
Цель предоставления справки – подтверждение трудового стажа в том или ином месте. Раньше трудовой стаж подразделялся на общий и непрерывный. Теперь такого деления нет, и за суммарными годами работы сохранилось название – страховой стаж. Его расчет происходит по правилам статьи 10 Федерального закона №173 (путем сложения стажа из всех мест трудовой деятельности, откуда в Пенсионный фонд перечислялись нужные взносы).
Как уже упоминалось выше, справка в ПФ РФ требуется, в первую очередь, тогда, когда у гражданина нет возможности подтвердить свой трудовой стаж с помощью трудовой книжки, например, она или утрачена, или заполнена неправильно.
Также справка подтверждения стажа работы необходима, когда гражданин всю жизнь работал без трудовой книжки, но из его заработной платы взносы в Пенсионный фонд все равно переводились.
Это бывает в случаях:
- Работы до 2013 года по гражданско – правовым договорам (подряд, агентский договор).
- Работы у работодателя – физического лица (ИП).
В какой срок предоставляется справка в ПФР
Любая справка с подтверждением трудового стажа работы в конкретной организации выдается в течение трех рабочих дней. Обязанность по ее выдаче лежит на работодателе (отделе кадров организации, где когда-то работал проситель справки). Она выдается бесплатно по письменному заявлению бывшего сотрудника (согласно статье 62 статье Трудового Кодекса России).
Справку и другие документы, подтверждающие стаж, работодатель имеет право направить бывшему работнику по почте при условии согласия последнего. Также работодатель может выслать справку по почте прямо в Пенсионный фонд, если выяснится, что работник не сможет получить ее в течение трех рабочих дней по почте.
Если запрос осуществляется в Госархив, то российское законодательство прославляет этому учреждению тридцать дней на выдачу справки заявителю.
Как оформить справку о стаже работы
Как упоминалось выше, справку с подтверждением стажа работы, можно получить в кадровом отделе предыдущего места трудовой деятельности. Для этого на имя бывшего работодателя (или главы городского, сельского архива) нужно подать заявление, где должно быть указано:
- Наименование предприятия, индивидуального предпринимателя или архива (в случае запроса в архив).
- Фамилия, имя, отчество заявителя, дата рождения, адрес прописки и номер телефона для связи.
- Срок трудовой деятельности в данной организации (дата начала и конца работы).
- Просьба выдать архивную справку на имя заявителя.
- Информация о том, куда должна пойти справка (Пенсионный фонд России).
- Дата составления документа и подпись заявителя.
Если организация все сведения о бывшем работнике уже сдала в Госархив, заявление в выдаче справки для подтверждения стажа нужно подать в Госархив города или населенного пункта бывшего места работы. Осуществить подачу такого заявления можно через интернет (сайт Единого портала государственных услуг).
Если работодатель потерял сведения о работнике и не сдал их в архив, то доказывать стаж придется через суд. Помимо гражданина, занятого когда-то по трудовому договору у работодателя, написать заявление о выдаче справки имеют право:
- Юридическое лицо (организация, предприятие) в отношении своего сотрудника.
- Гражданин или юридическое лицо (по их ходатайству) на основании решения суда по делу о назначении пенсии или восстановлении трудового стажа.
По истечение установленного в законе срока, заявитель должен получить справку, где будет подтверждаться стаж его работы в конкретной организации или у индивидуального предпринимателя.
Заявление в пенсионный фонд о трудовом стаже образец
Образец заявления:
Главе СПК колхоз-племзавода «Красная Заря» Суханицкому А. И.
ул. Довлата, 54, Ставропольский край. Арзгирский район, с. Арзгир
Сидорчука Виктора Павловича, с. Арзгир, улица Ленина, 18.
З А Я В Л Е Н И Е
Прошу предоставить справку о трудовом стаже и заработной плате на имя Сидорчука Виктора Павловича за период работы с 7.09.1977 г по 12.03.1990 г. в колхозе «Красная Заря» с. Арзгир, Арзгирского района Ставропольского края, в должности главы бригады №15. Запрашиваемый документ необходим для оформления пенсии по возрасту.
Справка о стаже работы или иначе о трудовом стаже, - это бумага, которая содержит данные о соответствующих фактах, которые удостоверены в соответствии с требованиями документооборота. Эта справка необходима, чтобы продемонстрировать, где и в течение, какого времени работало данное лицо.
В данной справке принимаются в расчёт все виды деятельности, в том числе:
- работа на основе трудового соглашения;
- занятость по договору агентирования;
- деятельность на условиях подряда;
- наконец, труд по найму у физического лица либо у индивидуального
Зачем нужна справка о стаже работы
Справка о стаже работы, иначе, справка о трудовом стаже - это документ, который требуется, чтобы подтвердить факт, что человек работал в течение определённых периодов официально и за него перечислялись страховые взносы . В частности данная справка необходима тем, кто желает оформить льготные пенсии, в том числе за труд во вредных условиях и по выслуге.
Структура документа
Согласно правилам, справка о стаже работы должна включать целый ряд обязательных частей. В числе прочего к ним относятся:
Как оформляется справка
При оформлении данной справки следует принимать во внимание, что это официальный документ . По этой причине для её составления часто используется фирменный бланк. Также разрешено составлять её на бумажном листе размером А4, однако в таком случае на него требуется нанести угловой штамп. На штампе должны быть помещены реквизиты компании, а если используется бланк, то он также должен их включать. К обязательным реквизитам относятся:
- наименование данной компании в полной форме;
- почтовый адрес предприятия;
- юридический адрес предприятия;
- телефонные номера.
Документ получает регистрационный номер, в нём следует прописать число, когда он был составлен.
В случае, когда в организацию пришёл формальный запрос о выдаче справки, в самой справке следует написать сведения о данном запросе, в частности его исходящий номер и число, когда он был составлен.
Непосредственно документ начинается с обозначения лица, кому его выдают. Необходимо указать его фамилию, а также полностью имя, отчество.
Если прежде во время работы сотрудник имел иную, нежели записанная в паспорте, фамилию, то факт, что он в прошлом проходил под нею, также удостоверяется документами. В частности, требуется продемонстрировать свидетельство о вступлении в брак или его расторжении .
Далее указывают данные о начале и завершении трудовой биографии получателя в компании. В первую очередь заносят в документ наименование предприятия, а также специальность и название рабочего места сотрудника после того, как он был принят в организацию. Следом упоминают день, когда он вышел на работу, и пишут реквизиты приказа, который стал основанием для допуска его к работе.
Также в справку вносят сведения о завершении работы сотрудника в компании . В ней прописывают дату его увольнения и сведения о приказе, по которому эти трудовые отношения завершились. Допускается не уточнять, по какой причине сотрудник перестал трудиться на организацию.
После этого описывают подробности карьеры получателя, в том числе:
- его перемещения с должности на должность;
- получение им повышенных квалификационных разрядов;
- работа с совмещением различных специальностей.
Обо всех этих фактах ведут речь с уточнением чисел, в которые издавались приказы, становившиеся основанием для всех фактов, относящихся к данному перечню и реквизитов этих приказов.
Необходимо упомянуть в документе о смене предприятием своего наименования.
Если лицо трудится по специальности, которая даёт ему право уйти на пенсию ранее стандартного срока, то в документ требуется включить её обозначение, которое должно точно соответствовать принятому 26 января 1991 года Постановлению №10 .
Следом приводят цель, для которой составлена справка, в частности ею может быть получение пенсии, и указывают адресата, для которого она предназначена, к примеру, Пенсионный фонд России или иную организацию, направившую такой запрос .
Для подсчета общего стажа достаточно просто суммировать периоды работы на всех предприятиях, где когда-либо трудился сотрудник. Работник кадровой службы вычисляет совокупное время на основании данных
, которые содержатся в трудовой книжке, и заносит общую длительность работы в справку.Справка о стаже работу требует подписи непосредственно от руководителя предприятия. Также на неё ставят печать юридического лица. Оговаривается, что сотруднику кадровой службы допустимо завизировать справку самостоятельно
. Но подобное возможно лишь при условии, что им была получена доверенность с допуском к оформлению и выдаче справок. В таком случае он обязательно указывает реквизиты данной доверенности.
Как получить документ
Процедура получения данного документа разнится в зависимости от того, трудится он ещё в организации или трудовые отношения с нею уже прекратились. Действующий сотрудник составляет на имя руководителя компании заявление
, в котором запрашивает данную справку и предоставляет эту бумагу секретарю.
Прежнему сотруднику равным образом следует составить заявление, но, к тому же, от него требуется предоставить паспорт. Такое заявление рекомендуется составить в двух экземплярах. На том из них, который сотрудник сохраняет, он указывает число и ставит подпись. В законодательстве предусматривается, что работнику должны выдать справку в течение трёх суток после поступления данного запроса на предприятие.
Если лицо, которому требуется справка, в настоящее время нигде не работает, ему следует обращаться в последнюю организацию из тех, в которых оно работало. Предприятиям предписывается снимать копии с трудовых книжек и сохранять их, по этой причине сотрудник кадровой службы самой последней компании сможет наиболее полно описать его трудовую биографию, именно обратившись к данной копии.
В то же время возможна ситуация, когда у сотрудника отсутствует трудовая книжка, по этой причине на предприятиях, где он работал, не может быть её копии. Такое происходит, к примеру, если он трудился в различных организациях по гражданскому правовому договору (агентирования или подряда) . В подобном случае претендующему на пенсию лицу следует получить справки ото всех организаций, в которых он работал. Эта задача усложняется, если некоторые из компаний прошли реорганизацию или прекратили своё существование. Чтобы решить проблему, необходимо:
- подать запрос в компанию, являющуюся правопреемником прежде существовавшей - при реорганизации, поскольку в таком случае именно к правопреемнику поступают все бумаги от предшественника;
- обратиться в архив города, в котором располагалась компания - при ликвидации.
Как долго действительна
Справка действительна постоянно, стать недействительной она не может в принципе. Причина этого в том, что в документе приведены факты из прошлого. Подобная информация никак не может устареть.
Поэтому единожды полученную справку в дальнейшем можно предъявить когда угодно.
Кроме того, оговаривается, что число выдаваемых справок может быть любым. Сотрудник может постоянно подавать запрос о получении ещё одного экземпляра этого документа и у фирмы существует обязанность всё время ему их выдавать в течение трёх дней. Само лицо, подающее запрос, должно во всех случаях либо приносить запрос из ПФР, либо писать новое заявление.
Таким образом, справка о работе содержит сведения о прежней занятости лица, претендующего на пенсию. Речь идёт о деятельности, как по трудовому, так и по гражданскому праву. Предусмотрена упрощённая форма, если речь идёт о получении обычной пенсии и усложнённая, когда получатель претендует на льготную . Во всех случаях сотруднику должны выдать её самое позднее через три дня после его обращения в организацию с этой целью . Если он уже не работает в компании, он также предъявляет паспорт.
Справки составляются на основании копии трудовой книжки, хранящейся в последней компании. Если сотрудник работал по гражданско-правовым договорам или не имеет трудовой книжки по иным причинам, ему следует обратиться во все организации, где он работал, по отдельности либо к правопреемникам юридических лиц, прекративших существование. Справка бессрочна, так как все указанное в ней - факты.
Видео с дополнительной информацией о необходимом стаже для получения пенсии.
