В текущей деятельности любой компании может случиться ситуация, при которой возникнет необходимость передачи имущества на временное сохранение другому предприятию. В этом случае создается специальный документ – акт приема передачи на ответственное хранение.
ФАЙЛЫ
Что входит в понятие «ответственное хранение»
Вообще, в российском законодательстве такой термин отсутствует. На практике под ним понимается передача товарно-материальных ценностей от одного лица другому (физическому или юридическому) на какой-либо промежуток времени под полную материальную ответственность за определенную плату. Местом хранения обычно является склад или иное помещение, для этого предназначенное (например, ангар, гараж, база и т.д.).
Какие товары можно передавать на ответственное хранение
Поскольку прием товарно-материальных ценностей на хранение под ответственность относится к профессиональной предпринимательской деятельности, не регламентированной строго законом, перечень товаров всегда определяется индивидуально. Обычно к хранению принимаются любые изделия, оборудование, техника, транспорт и т.п., то есть все, кроме скоропортящихся продуктов питания.
Зачем нужен акт, его значение
Роль акта приема-передачи на ответственное хранение довольно проста – он удостоверяет факт того, что собственность компании перешла в другие руки на какой-то временной отрезок. Документ закрепляет действие ранее заключенного договора, иными словами, он служит подтверждением исполнения одного из основополагающих условий договорных отношений.
С момента подписания акта вся ответственность за сохранность имущества переходит к принявшей его стороне.
Если товару будет причинена какая-либо порча, он будет частично или полностью утрачен, на основе этого акта в дальнейшем можно будет подать иск в суд о взыскании нанесенного ущерба.
Если же товарно-материальные ценности будут возвращены в полном объеме и в установленный срок, то необходимо будет составить свидетельствующий об этом новый акт.
В какой момент делается документ
Акт всегда оформляется непосредственно в момент приема-передачи товарно-материальных ценностей. Именно эту дату и надо ставить в документе. Заполнением акта занимается обычно представитель принимающей фирмы.
Как сформировать акт, особенности бланка
Если вы изучаете данный материал, значит, почти наверняка перед вами поставлена задача по формированию акта приема-передачи на ответственное хранение. Прежде чем дать вам детальное представление о документе, предоставим общую информацию, которая имеет отношение ко всем таким бумагам.
Во-первых , имейте в виду, что на сегодняшний день унифицированные формуляры отменены, то есть практически любые акты сейчас можно писать в произвольном виде. Конечно, если руководство вашей организации установило требование о формировании данного акта по действующему внутри компании шаблону, следует делать документ по его типу. Также допустимо оформлять акт по ранее обязательному к применению образцу – форме МХ-1, – такой вариант освобождает вас от необходимости продумывать в полном объеме структуру и содержание документа. Кроме того, на свое усмотрение и в зависимости от обстоятельств, вы можете его расширять или, напротив, убирать из него ненужные строки и таблицы. Хорошо, если вид бланка (стандартный или нет) будет обозначен в локальных бумагах предприятия.
Во-вторых , вы можете взять для акта обычный лист любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5 или же фирменный бланк компании. Можете заполнять документ вручную или же вносить нужные сведения на компьютере, при этом, если вы выбрали второй способ, после окончательного формирования, акт распечатайте – это нужно для того, чтобы присутствующие при приеме-передаче товарно-материальных ценностей на ответственное хранение лица могли поставить под ним свои автографы.
Делайте акт в двух экземплярах – один из них отдайте представителю компании, от которой принято имущество, второй оставьте у себя. Он пригодится в том случае, если к вам будет предъявлена претензия о порче или утрате товара. По мере необходимости можете акт и размножить, только обязательно заверьте все копии нужными подписями.
Сведения об акте внесите в специальный журнал учета – он должен быть в каждой организации, предоставляющей услуги по хранению чужого имущества. Акт храните на протяжении периода, который установлен по закону или же в течение срока, обозначенного в учетной политике вашей компании.
Образец акта приема-передачи на ответственное хранение
Наконец мы приблизились к основной части нашей статьи – примеру. За основу мы взяли ранее общеприменимую форму МХ-1. Надо сказать, что этот документ хоть и не особо труден, но имеет некоторые тонкости и нюансы, на которых стоит акцентировать внимание. Воспользовавшись нашими рекомендациями и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда создадите свой акт.
- Вначале документа напишите название и адрес предприятия, которое берет товарно-материальные ценности на ответственное хранение,
- затем наименование структурного подразделения, где непосредственно будет находиться принимаемое имущество.
- Далее аналогичным образом внесите сведения об организации, которая временно расстается со своей собственностью.
- Справа в табличке обозначьте коды ОКПО обеих компаний, дайте ссылку на договор, в соответствии с которым действуете (отметьте номер и дату его заключения).
- После этого сам акт также пронумеруйте и датируйте.
Затем идет основной блок. Здесь автоматически фиксируется факт приема-передачи имущества, вам нужно вписать только точное название места хранения и срок, в течение которого оно должно осуществляться. В табличке ниже укажите идентификационные характеристики принимаемых ценностей (название, количество, стоимость и т.п.).
Но оборотной стороне бланка подведите итог: сколько всего товарно-материальных ценностей и на какую сумму было принято. Заверьте документ необходимыми подписями, указав должности и ФИО ответственных лиц.
Акт безвозмездной передачи материальных ценностей, образец которого доступен для скачивания ниже, юридически закрепляет факт перехода каких-либо материальных ценностей от одной стороны к другой. Причем этими сторонами могут являться как физические, так и юридические лица. Главное – верно заполнить графы.
ФАЙЛЫ
Основания
Если речь идет о принятии пожертвования бюджетным учреждением, то здесь понадобится предварительно заключать договор дарения либо пожертвования. Последний документ является одной из разновидностей договора дарения, но имеет свои нюансы.
О договоре дарения подробно прописано в первом пункте 572 статьи ГК РФ.
Дарение может совершаться и в устной форме (об этом ясно сказано в первом пункте 574 статьи ГК РФ), но только если:
- Стоимость материальных ценностей не превышает 3 тыс. рублей.
- Дарителем выступает не юридическое лицо.
- В условиях отсутствует обещание преподнести дар в будущем.
- Даром является движимое имущество.
Если же объектом дарения выступает недвижимое имущество, то такой договор дополнительно подлежит государственной регистрации. Во всех остальных случаях между сторонами оформляется соответствующий договор. А акт безвозмездной передачи материальных ценностей является просто приложением к нему. Причем главный функционал этого документа – в конкретном перечне передаваемых товаров.
Форма
К оформлению договоров дарения и пожертвования предъявляются особые требования. Без них подобная документация не будет иметь юридической силы. Все нормативы изложены в 574 статье ГК РФ. Обязательно должны быть указаны реквизиты всех участвующих сторон, город оформления, дата подписания. Не обойтись также без ФИО представителей всех сторон.
Важный нюанс: даритель в договоре может указать конкретное назначение материальных ценностей, а одаряемый в этом случае обязуется предоставлять отчет о проделанной работе.
Кому могут безвозмездно передаваться материальные ценности
В качестве принимающих пожертвования могут выступать как частные, так и юридические лица, а также различные учреждения, том числе:
- Больницы, лечебные центры.
- Воспитательные и образовательные учреждения различной направленности.
- Организации социальной защиты населения.
- Благотворительные организации и фонды.
- Научные организации.
- Музеи, выставки.
- Религиозные и общественные организации.
Подробнее эти моменты прописаны в 124 статье ГК РФ.
Важный момент: на то, чтобы принять пожертвование, у таких организаций не требуется чьего-либо разрешения. Об этом ясно сказано во втором пункте 582 статьи ГК РФ.
Таким образом, даже государственное учреждение вправе принимать пожертвования в виде материальных ценностей. Важно, чтобы этот факт был верно юридически оформлен. Иначе у бухгалтерии учреждения возникнет много нерешаемых проблем.
Заполнение акта безвозмездной передачи
Как и все документы подобного рода, акт состоит из нескольких частей. Сверху вниз должна быть указана следующая информация:
- Наименование документа.
- Номер. Впоследствии он указывается в регистрационных бумагах.
- Дата подписания. Иногда отдельно указывается число составления, но это не обязательно. Важно, чтобы хотя бы одна дата в акте присутствовала.
- Информация о компании-дарителе. Она включает в себя ФИО представителя, а также ссылку на документ, согласно которому последний действует.
- Название организации, к которой переходят ТМЦ. Здесь также важно указывать ФИО представителя и документа, на основании которого он имеет право подписывать акты подобного рода.
- Перечень имущества, которое передается безвозмездно.
- Сколько экземпляров акта составлено.
- Подписи представителей участвующих в передаче сторон.
Таблица
Перечень ТМЦ, обязательный для акта безвозмездной передачи материальных ценностей, может быть оформлен в виде таблицы. В доступном для скачивании образце эта таблица содержит несколько граф:
- Порядковый номер наименования материальной ценности.
- Непосредственно название.
- Количество единиц товара одного наименования.
- Цена одной передаваемой единицы.
- Общая сумма передаваемых безвозмездно материальных ценностей.
В официальных бумагах также принято подводить итоги таблиц. Эта бумага не исключение. В конце таблицы должна быть указана общая сумма передаваемых ценностей. Если точная цифра не известна, можно воспользоваться среднерыночной стоимостью на конкретную вещь.
Налоги
Стоимость передаваемого безвозмездно имущества, согласно 270 статье НК РФ, не учитывается при расчете налога на прибыль. То есть от безвозмездной передачи налоговая база не уменьшается. Это правило действует вне зависимости от выбранной организацией формы налогообложения.
Стоимость материальных ценностей
При заполнении документации много вопросов обычно вызывает момент указания цены передаваемого имущества. Ответ здесь прост: следует указывать ту цену, которая существовала на товар при последней реализации. Если же передаваемое оценивалось слишком давно, то берут среднюю рыночную цену.
Нюансы договора
Гражданский кодекс (конкретно пункт третий 582-й его статьи) подразумевает любопытный момент. Даритель может описать предназначение передаваемых материальных ценностей, использование их по определенному назначения. В договоре дарения также могут быть указаны формы отчета, который одаряемый предоставляет дарителю. Если эти условия четко прописаны, то организация, которая приняла пожертвование, должна вести отдельный учет для пожертвованного имущества.
Обычно акт безвозмездной передачи материальных ценностей заполняется в двух экземплярах. Один остается у дарителя, второй – у принимающего дар. Важно наличие подписей и перечня.
Акты в виде приложений хранятся столько же, сколько договор дарения. А он может вообще не иметь срока давности.
Материальные ценности представлены теми оборотными средствами и предметами труда, которые используются для выполнения хозяйственных целей; материалами, потребляемыми в производстве; а также вещами повышающими цену конечного продукта. Ценность таких предметов определяется не их стоимостной оценкой, а нужностью в организации. Для этого и нужен акт приема-передачи материальных ценностей.
Что такое материальные ценности
Среди ТМЦ выделяют несколько групп:
- тара;
- хозяйственный инвентарь;
- остатки, имеющие возвратные отходы;
- топливные материалы;
- смазки;
- строительные материалы;
- готовая продукция;
- полуфабрикаты на складах;
- запасные элементы;
- сырье.
Это разделение подходит в основном для организаций, занимающихся производством какой-либо продукции.
Есть и другое деление актов по товарам, представляющий материальную ценность:
- транспортные средства;
- жилые помещения;
- документы;
- товары;
- иное имущество.
Такие товары могут передать на хранение по акту приема ТМЦ не только юридические лица, но и обычные граждане. Например, если при сдаче квартиры в наем владелец составляет акт с описанием бытовой техники, которая есть в жилом помещении. Это делается для того, чтобы наниматель жилья нес ответственность за ТМЦ и в случае потери или поломки возместил убытки.
Виды актов приема-передачи ТМЦ
Документ о приеме товаров материальной ценности подтверждает его принятие на хранение ответственному лицу.
Эти акты можно разделить на несколько видов, в зависимости от причины их составления:
- увольнение сотрудника;
- безвозмездное хранение (актуально для библиотекарей, гардеробщиков, так как не предполагает платы за услуги и не имеет товарных отношений);
- временное пользование предметами, имеющими материальную ценность;
- в одностороннем порядке (для предпринимателей и других профессиональных должностей);
- от учредителя (оплатить часть уставного капитала).
Как составить акт
Для того, чтобы грамотно и правильно составить документ приема-передачи ТМЦ необходимо сначала ознакомиться с образцами. В законодательстве есть четко оговоренный образец акта – форма N МХ-1.
В соответствии с этим образцом нужно заполнить:
- сведения о сторонах;
- сведения о предмете и сроке хранения;
- условия возмещения ущерба,
- подписи сторон;
- должности;
- дата составления документа.
Обратите внимание: без соответствующего договора между сторонами, документ приема ТМЦ не может быть составлен и подписан.
Права и обязанности сторон не указываются в акте, потому что для этого есть отдельный пункт в договоре.
Заполняя графу акта о предмете хранения нужно внести всю имеющуюся информацию:
- название;
- описание;
- качество;
- цена;
- количество
- наличие дефектов;
- есть ли поломки;
- процент износа.
Это делается с целью избежать необоснованных претензий по отношению к лицу, которое передает вещь на хранение. Обязательно подробное указание условий хранения, вплоть до температурного режима, влажности и иных параметров.
Граждане могут написать акт в свободной письменной форме, без использования формы N МХ-1. Главное – указать все требуемые реквизиты сторон, а также описание имущества, передаваемого на хранение другому лицу.
На видео об акте приема-передачи
Оформление акта приема-передачи материальных ценностей не занимает много времени и играет важную роль для определения ответственного лица при утрате или повреждении вверенного предмета.
Товарно-материальные ценности обычно передаются между двумя ответственными лицами. Такое перемещение сопровождается составлением соответствующего документа под названием акт приема-передачи ТМЦ. Что это за документ и как правильно его составлять? Об этом следует рассказать подробно.
Основные понятия
Передача материальных ценностей может происходить двояко:
1. Внутри предприятия при перемещении между участками или смене ответственных лиц.
2. При передаче товаров за пределы компании.
В каждом из этих случаев обязательно составляется по всем правилам акт приема-передачи ТМЦ. Он является частью первичной документации и представляет собой один из способов учета товара.
В каждом частном случае такой акт приема-передачи ТМЦ выполняет определенную функцию. Например, при смене ответственного лица на предприятии он фиксирует количество товаров и иных материалов, которые поступают в ведение нового сотрудника. С этого момента он будет отвечать за их сохранность и правильное использование. Возможен и другой вариант, когда ценности передаются в результате подписания договора аренды. Здесь составленный акт приема-передачи ТМЦ констатирует факт временной смены собственника согласно предварительной договоренности. По истечении определенного времени все предметы должны быть переданы их первоначальному владельцу в полной сохранности. В противном случае одна сторона может предъявить другой аргументированную претензию и потребовать возмещение причиненного ей ущерба.
Бланк учета
Для облегчения и правильного ведения учета разработана специальная форма акта приема-передачи ТМЦ. Вид этого унифицированного документа утвержден постановлением Российского Госкомстата №66 от 09.08.1999 года. Он входит в специальный альбом, как отдельная форма МХ-1.
Его можно условно разделить на следующие составные части:
1. Справочная информация.
2. Данные по товару.
3. Подписи сторон.
В первой части в определенные графы последовательно заносится информация о хранителе и поклажедателе данного товара, а также номер и дата договора, в соответствии с которым производится данная передача. Далее следует наименование документа и его реквизиты (дата и порядковый номер). Вторая часть представляет собой таблицу, в которой весь товар разбит в зависимости от ассортимента. Причем каждая позиция описана подробно, начиная с наименования и характеристики, и заканчивая количеством, а также установленной ценой. Здесь же указывается срок, место и условия хранения продукции. Последняя часть включает в себя подписи лиц, которые согласно договору принимают на себя вполне определенные обязательства. Они должны быть дополнены названием должностей, подробной расшифровкой и по возможности заверены печатями.
Правила заполнения
Несмотря на то что этот документ унифицирован, каждое отдельно взятое предприятие может разработать его для себя самостоятельно. Это не будет никаким нарушением.
Но на практике стороны чаще всего используют стандартную форму МХ-1. Она очень проста и удобна. Как же правильно внести данные в такой акт приема-передачи ТМЦ? Образец можно рассмотреть на конкретном примере. Допустим, что одно предприятие передает другому товар на хранение. Между ними заключается соответствующий договор, а приложением к нему будет настоящий акт. Сначала необходимо заполнить реквизиты сторон (название, адрес и коды). Они должны полностью соответствовать заключенному договору, который указывается здесь же. Затем постепенно внести данные в таблицу о товаре, который подлежит передаче. После этого нужно указать принятые условия хранения. Обычно здесь просто пишется фраза «в соответствии с договором», так как в тексте самого документа уже полное описание всех обстоятельств. Здесь же имеется графа «особые отметки», где каждая сторона может разместить свои замечания относительно передаваемого товара. В заключение стороны в лице свои уполномоченных представителей подписывают документ и заверяют его печатями.
Скачать акт приема-передачи ТМЦ
Акт приема-передачи материальных ценностей — это распространенный документ официального характера, который фиксирует передачу материальных или других ценностей от одного лица к другому. В современном мире это неотъемлемая часть сделки между двумя людьми. Простой акт приема-передачи материальных ценностей имеет полную юридическую силу. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо ознакомиться с основными правилами заполнения указанной бумаги.
Форма документа
Акт приема-передачи материальных ценностей – это официальный документ, на который в случае возникновения конфликта может опереться суд. К информации, которая содержится в данной бумаге, может прилагаться полный пакет документации, в том числе и на товарно-материальные ценности.
Образец акта приема-передачи ценностей в обязательном порядке должен содержать информацию следующего характера:
- наименование передаточного документа;
- место и дата составления указанной бумаги;
- полное описание состава материальных ценностей;
- участники сделки и полная информация о них, в том числе и паспортные данные;
- подтверждение отсутствия претензий как с одной, так и с другой стороны;
- основания для оформления акта приема-передачи;
- подписи двух сторон сделки.
Товарно-материальные ценности, согласно законодательной базе РФ, могут подразделяться на несколько видов, в том числе:
- готовая продукция;
- сырье;
- незавершенная продукция.
Передаточный акт ТМЦ — документ, который имеет двухстороннюю структуру. Перед тем как передавать вышеуказанные ТМЦ от одной компании в другую, необходимо предоставить письменное подтверждение, в котором указана возможность осмотреть товар или сырье. В качестве следующего подтверждения могут быть:
- доверенность, выданная руководителем компании материально ответственному лицу;
- нотариально заверенное подтверждение руководителя компании с правом подписи.
Необходимо помнить, что акт приема-передачи не должен содержать ошибок или помарок. В случае возникновения неточностей документ следует переделать.
В случае, если составляется акт приема-передачи товара/готовой продукции или любого другого вида производственного сырья, документ обязан быть составлен в двух экземплярах. При осуществлении сделки аренды ТМЦ необходимы подписи как владельца материальных ценностей, так и арендатора. Нотариального заверения документ не требует.
