«Автоматизация бизнеса:История версий » - это комплекс дополнений к типовым конфигурациям на базе "1С:Предприятие 8", предназначенный для хранения истории изменений справочников и документов, анализа изменений с точностью до значения реквизитов и возможностью для отката данных до выбранной версии объекта.
История предоставляет более детальную информацию, чем стандартный журнал регистрации, об изменениях документов и справочников. При этом список объектов (документов и справочников) требующих регистрации версий может быть настроен персонально.
История версий легко может быть интегрирована в любую конфигурацию на базе "1С:Предприятие 8.x". При объединении не требуется вносить изменения в объекты исходной конфигурации.
Что дает система:
РУКОВОДИТЕЛЮ - ПОВЫШЕНИЕ КОНТРОЛЯ ЗА РАБОТОЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ:
простота и удобство мониторинга изменений вносимых в систему;
возможность просмотра, какие именно изменения были внесены в документы «задним числом»;
возможность отслеживать объем вносимой информации в систему каждым из пользователей;
ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ - ПОВЫШЕНИЕ УДОБСТВА РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ:
возможность просмотра истории изменений по интересующему объекту;
возможность работы с предыдущими версиями объектов;
возможность восстановления («отката») объекта до выбранной версии;
Основные возможности:
хранение истории значений любого документа или справочника (реквизиты шапки, табличных частей, автор изменений, дата и время изменений);
наглядный просмотр изменений, каждой версии в графическом виде;
возможность отката до любой версии объекта;
возможность удаления ненужных версий объектов (ограничена правами доступа);
возможность просмотра изменений объектов с отборами: по автору, виду объекта, времени внесения изменений;
возможность настройки списка объектов требующих регистрации в системе без изменения конфигурации;
быстрый переход к просмотру истории изменений из любого объекта системы;
сервисные функции по работе с данными об изменениях: архивирование изменений за выбранный период и очистка изменений за выбранный период по указанным видам объектов;
Технические особенности:
возможность быстрой интеграции с любой конфигурацией на базе "1С:Предприятие 8.x" (до 8.3.6.x), без внесения изменений в объекты основной конфигурации; (интеграция занимает не более 5-ти минут)
при использовании «Автоматизация бизнеса:История версий» в базе данных хранится информация только об изменениях реквизитов объектов, что НЕ приводит к значительному росту базы данных и замедлению работы пользователей;
хранение изменений в системе производится в сжатом виде, что незначительно сказывается на времени формирования отчетов, но существенно сокращает требуемый объем памяти;
система поддерживает работу с распределенными базами данных;
Набор доступных отчетов и сервисных функций может быть ограничен на уровне прав доступа для каждого из пользователей системы. Программа может работать на управляемых формах.
«Автоматизация Бизнеса: История версий» является дополнением к любым типовым конфигурациям 8.x: «Управление торговлей ред. 10.3», «Управление торговлей ред. 11» и «Управление производственным предприятием ред. 1.3», и т.д. Данный продукт не содержит скрытых участков кода.
Системные требования:
Дополнительные сведения:
- Если программа не работает на вашем релизе типовой конфигарации, то мы ее доработаем для вас бесплатно.
- Для программы выпускаются регулярные бесплатные обновления.
- Код программы АБ:История версий открытый
- Модуль предоставляется под одну заявленную вами конфигурацию (платформу). Цена модуля от количества рабочих мест не зависит.
- При покупке программы предоставляется бесплатная техподдержка на 12 мес.
- Успановка программы производится либо самостоятельно пользователем, либо специалистами компании Автоматизация бизнеса за дополнительную плату. При покупке программы необходимо заполнить и отправить регистрационную анкету, которую пришлют с дистрибутивом программы.
В статье рассмотрен механизм версионирования объектов, реализованный в прикладном решении «Управление торговлей, ред.11» для сохранения истории всех изменений документов и справочников. Данный механизм позволяет восстановить измененные данные в случае ошибочных действий пользователей.
Применимость
Статья написана для редакции УТ 11.1 . Если вы используете эту редакцию, отлично - прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.
Если Вы работаете со старшими версиями УТ 11, то данный функционал является актуальным . В актуальных версиях для доступа к рассмотренному функционалу используйте команду Настройки хранения в разделе Поддержка и обслуживание (история хранения) подсистемы Администрирование .
Наиболее заметным отличием УТ 11.3/11.4 от редакции 11.1 является интерфейс Такси. Поэтому, чтобы освоить материал статьи - воспроизведите представленный пример на своей базе УТ 11. Таким образом Вы закрепите материал практикой:)
– Кто испортил документ?! – крикнул Василий.
– Сегодня должен был получить премию за продажу товара. Прихожу к фин. менеджеру, а он мне говорит: «Какая премия? Вы не выполнили план продаж». Но как так? Помню, что провел реализацию на одну сумму, а сегодня сумма уже совсем другая. Что делать? Кто виноват?
Сердитый Василий берет телефон и набирает телефон тех. поддержки, которая обслуживает программу в компании и просит помощи: «Найдите виновных, надеялся премию получить!»
Трубку поднял оператор тех. поддержки и начал успокаивать Василия: «Не волнуйтесь, сейчас все выясним».
Как же повезло Василию, что в их компании использовалось УТ 11 и был включен функционал «Версионирование объектов». Оператор тех. поддержки без особого труда узнал кто, когда и что именно изменил в документах Василия.
Виновные были найдены и Василий в итоге получил премию.
Что же это за функционал такой, который помогает «разруливать» спорные моменты связаны с тем, кто именно из пользователей неверно заполнил и провел документ, установил не ту цену, склад, клиента, организацию и т.д?
В программе «Управление торговлей 11» присутствует отличная возможность для просмотра истории изменений (редактирования) справочников и документов под названием «Версионирование объектов». Давайте же рассмотрим как она работает.
Для включения использования этого функционала перейдем на закладку программы «Администрирование» пункт «Общие настройки» и установим галочку «Версионирование объектов».
Далее настроим список справочников и документов, по которым мы планируем видеть историю изменений. Нажмем на пункт «Версионируемые объекты» (находится возле галочки «Версионирование объектов»). Перед нами появится следующее окно:
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
В данном окне мы можем установить различные настройки версионирования объектов нашей базы. Их есть три вида:
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
Установим для примера различные настройки для различных объектов базы: для справочника «Соглашения с клиентами» – версионировать при записи, для документа «Заказ клиента» – версионировать при проведении и т.д. Окно «Версионирование объектов» будет иметь следующий вид:
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
Для документа «Заказ клиента» установлено вид версионирования «Версионировать при проведении». Давайте перейдем в список заказов клиентов (закладка «Продажи» пункт «Заказы клиентов») и попробуем создать один документ «Заказ клиента» и перепровести его под разными пользователями.
В окне нашего документа «Заказ клиента» на панели навигации формы нажмем на пункт «История изменений».
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
Перед нами появится окно со списком пользователей, которые редактировали данный документ, а также дата редактирования с точностью до секунды.
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
Выделим все позиции и нажмем кнопку «Сравнить версии». Откроется отчет по изменениям версий объекта.
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
Здесь мы можем увидеть, что пользователь «Бахшиев» провел документ, а затем пользователь «Афанасьев» перепровел документ: изменил организацию с «Торговый дом “Комплексный”» на «ПБОЮЛ “Предприниматель”», изменил цену на товар «Телевизор “JVC”» с 20 000 на 28 000.
Также можно просматривать информацию про отдельную версию проведенного документа. Для этого в окне заказа «История изменений» выделим необходимую версию и нажмите кнопку «Открыть версию». Здесь можно посмотреть какие реквизиты документа были установлены пользователем, табличная часть «Товары» и график оплаты.
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
Функционал УТ 11 позволяет при необходимости даже перейти на нужную (прошлую) версию объекта. То есть в нашем случае документ провел пользователь «Бахшиев», а затем документ был изменен пользователем «Афанасьев». В окне заказа «История изменений» выделим мышкой версию «Бахшиев Павел Иннокентьевич» и нажмем кнопку «Перейти на версию».
(Нажмите, чтобы увеличить картинку)
В окне «История изменений» появится третья строчка с комментарием «Выполнен переход к версии №1 от 08.07.2013 15:49:42», а также сообщение об успешном восстановления объекта.
Теперь наш «Заказ клиента» возобновлено до версии пользователя «Бахшиев» – соответственно и организация, и цена снова стали такими, какими их установил пользователь «Бахшиев».
Как видим, функционал не сложный в использовании и очень полезный. С программой «Управление торговлей 11» Вы всегда будете в курсе кто и как именно провел документ или сохранил справочник.
Эта запись была размещена в Бесплатное , Статьи , Статьи по 1С:Управление Торговлей 11 . Добавить в закладки
Общая информация
Версионированием называется хранение истории изменений объектов. В отличие от журнала регистрации, который может хранить только историю о том, кто, когда и какой объект изменил, механизм версионирования позволяет пользователю с правами администратора:
- увидеть конкретные изменения, которые внесли те или иные пользователи;
- просматривать любую версию объекта;
- сравнивать любые версии объекта между собой;
- вернуться к какой-либо предыдущей версии объекта, которая была наиболее полной или более правильной в отличие от своего последнего состояния.
Использование версионирования особенно актуально на начальном этапе внедрения программы, когда объемы информации небольшие, а исполнители совершают много ошибок (например, вводят лишнюю информацию или очищают наименование или значение какого-то реквизита внутри объекта).
Сохраненная история изменений объектов позволит привести справочники и документы в порядок, а также поможет пользователям проанализировать последовательность своих действий, чтобы в последующей работе не допускать типичных ошибок.
В дальнейшем, когда объемы информации в программе возрастают, можно постепенно отказываться от версионирования некоторых объектов вообще или применять его только в особенно важные моменты, например, при проведении документов. Можно ограничить срок хранения версий, например годом. После этого версии будут автоматически удаляться регламентным заданием. Настройка запуска регламентного задания осуществляется на странице настроек версионирования.
Объекты версионирования
Возможность хранения версий поддерживаются для справочников и документов, относящихся к следующим разделам учетной системы:
- Банк и касса;
- Продажи;
- Покупки;
- Склад;
- Производство;
- ОС и НМА;
- Зарплата и кадры.
Настройка версионирования объектов
Для включения механизма версионирования объектов в 1С необходимо перейти на закладку «Администрирование», выбрать раздел «Поддержка и обслуживание» и в разделе «Версионирование объектов» устанавить флажок.
Далее переходим в настройки версионирования по синей гиперссылке «Настройки хранения», где можно указать объекты, которые будут версионифицироваться, указать срок хранения и создать расписание для удаления устаревших версий.
Вариант версионирования
По кнопке «Установить вариант версионирования» можно выбрать следующие варианты:
- не версионировать - история версий объекта не ведется;
- версионировать при записи - новая запись заносится в историю версий в случае изменения или создания нового справочника или документа;
- версионировать при проведении - вариант может использоваться только для документов, которым разрешено проведение. Первоначальная версия документа будет записана в историю после первого проведения документа, затем версии документа будут сохраняться при каждой записи проведенного документа.
- по умолчанию - устанавливаются рекомендуемые настройки (для справочников - Не версионировать, для документов - Версионировать при проведении).
Срок хранения версий
По кнопке «Установить срок хранения версий» срок хранения можно установить за последнюю;
- неделю;
- месяц;
- три месяца;
- шесть месяцев;
- бессрочно.
Для каждого элемента справочника и вида документа можно установить свой вариант версионирования и срок хранения. Настройка версионирования возможна сразу для группы объектов программы, например, можно выбрать все документы или все справочники.
Важно ! Версионирование большого количества объектов приводит к увеличению объема хранимой в программе информации, что может существенно замедлить работу программы, поэтому рекомендуется использовать эту возможность избирательно.
Удаление устаревших версий
В нижней части, нажав на синюю гиперссылку «Количество и объём хранимых версий объектов» можно посмотреть количество и объем хранимых версий объектов, а также настроить расписание для удаления устаревших версий. Для этого устанавливаем флажок «Автоматически удалять устаревшие версии» и по синей гиперссылке «Настроить расписание» создаем расписание. Далее можно сделать его настройку, можно задать дневное, недельное и месячное расписание.
Просмотр изменений объектов
После того, как установлен флажок в разделе «Версионирование объектов» в документах и справочниках, для которых версионирование включено, можно увидеть пиктограмму «История изменений».
При нажатии кнопки открывается список версий объекта. Здесь можно увидеть, кто изменил объект, когда это произошло, и что именно было изменено.
Используя соответствующие кнопки, в форме списка доступны следующие действия:
- открыть версию - просмотр отчета о состоянии объекта на интересующий момент времени;
- сравнить версии - просмотр отчета по изменению состояния двух или более предварительно выделенных версий в списке (отчет покажет, какие именно реквизиты отличаются);
- перейти на версию - возврат к одной из предыдущих версий объекта, которую необходимо предварительно выделить (изменения, внесенные после сохранения этой версии, будут отменены).
Важно! Если объект был удален, его история также удаляется, поэтому в этом случае версионирование не поможет.
Для просмотра любой версии документа в истории нужно спозиционироваться на нужной версии и нажать кнопку «Открыть версию», при этом будет выведен отчет со значениями всех реквизитов документа.
Для сравнения версий друг с другом необходимо выделить нужные версии (все, или выборочно) и нажать кнопку «Сравнить версии».
Просмотрев изменения, можно вернуться на любую из версий документов, для этого нужно выбрать нужную версию и нажать кнопку “Перейти на версию”. При этом будет создана еще одна версия документа, с соответствующим комментарием.
- В статье использованы материалы публикации
Версионирование в 1С:Підприємство ➾ История изменений объектов ➾ Как настроить версионирование объектов в 1С:ПІдприємство? ➾ Что такое версионирование? Настройка вариантов, роли, механизм записи версий и др.
Представьте ситуацию: вы - менеджер по продажам. Вы сформировали заказ покупателя, по которому должны сделать отгрузку товара. Сформировали документ реализации и обнаружили, что данные в нем не совпадают с заказом покупателя. Чтобы узнать, кем, когда и какие изменения были внесены в документ, в конфигурациях "1С:ПІдприємство 8" существует механизм версионирования.
Версионирование - это хранение истории изменений объектов. В отличие от журнала регистрации, кроме хранения истории о том, кто, когда и какой объект изменил, механизм версионирования позволяет администратору системы увидеть конкретные изменения, которые внесли пользователи.
Система позволяет просматривать любую версию объекта или сравнивать любые версии объекта между собой. Для работы с историей изменений объектов необходимо выполнить предварительную настройку их версионирования. Настройку и просмотр истории версий выполняет администратор системы.
Как настроить версионирование объектов?
На данный момент механизм версионирования доступен во многих типовых, самых распространенных конфигурациях, например таких как:
Настройку версионирования выполняет Администратор системы с полными правами.
Откройте закладку "Версионирование" и поставьте галочку "Использовать версионирование объектов":
Нажмите на "Настройка версионирования объектов..."
При настройке версионирования для каждого типа документов и справочников можно указать:
- Не версионировать - значение установлено всем объектам по умолчанию;
- Версионировать - значение используется для настройки справочников и документов;
- Версионировать при проведении - значение используется только для документов.
Если выбран вариант Версионировать, то при каждом изменении объекта в его историю версий будет записываться очередная версия объекта.
Если у документа установлен режим Версионировать при проведении, то первая версия документа будет записана в историю только после первого проведения документа. Впоследствии версии документа будут записываться при каждой записи проведенного документа. Режим позволяет не создавать версии новых и не заполненных окончательно пользователем документов, чтобы не увеличивать размер ИБ. Рекомендуется применять эту настройку для всех документов.
Версионирование большого количества объектов может привести к росту информационной базы из-за хранения их версий. Поэтому рекомендуется использовать эту возможность избирательно.
Чтобы просмотреть историю изменений объектов, откройте Сервис/История изменений объектов. Команда доступна только администратору системы и только для тех объектов, у которых настроено версионирование. В открывшейся форме выберите объект (в примере это Заказ покупателя), выделите версии данного объекта, которые нужно сравнить, нажмите кнопку "Сравнить версии".
Эта команда сформирует Отчет по изменениям версий объекта (нажмите на изображение, чтобы увеличить):
Каким образом получить быстрый ответ, какой пользователь мог поменять данные в программе по документу? Что именно он изменил? Чтобы ответ этот был максимально быстрым и этот ответ мог получить любой пользователь без обращения к администратору системы.
В типовой конфигурации управление производственным предприятием 1.3 (УПП) присутствует модуль по работе с версионированием объектов. Он позволяет хранить в текущей базе все изменения, которые производят пользователи со справочниками и документами. Данная подсистема позволяет выборочно указывать, по каким видам справочников и документов это использовать, а по каким нет.
В целом основной проблемой этого инструмента выступает то, что эти данные в базе вырастают настолько сильно, что объем данных становится сопоставим с размером хранения истории по ним. Для больших баз, это становится катастрофической проблемой.
Сколько потребуется времени для того, чтобы найти причину кто что изменил? Сколько нужно сделать сравнений, когда, допустим, в истории хранится, что изменили документ 30-100 раз? А ведь простая запись при групповом проведении документов сюда добавит версию изменений, а ведь по-сути ничего в документе не изменится при таком перепроведении. В целом из этого количества версий изменений от силы будут действительны 2-3-5. А остальное что же? А это избыточный мусор.
В целом система хорошая, позволяет детально зафиксировать изменения. Но вот как этими данными дальше пользоваться не очень удобно. В большинстве случаев, когда приходят пользователи на выяснить кто что в базе на менял этим отчетом пользуется администратор 1с и определяет эти вещи.
Как это превратить в быстрый инструмент для нахождения ответа кто что изменил?
«Свет мой зеркальце скажи, да всю правду доложи»…
По логике вещей наша доработка никак не отменяет блок версионирования. Разработана собственная система оперативного контроля кто что менял. Версионирование может работать параллельно. Система называется «История изменения справочников и документов». Это довольно таки простая система в использовании, необходимая для быстрого получения ответа кто изменил документ, справочник.
Как работает эта система: при записи каждого справочника или документа в регистр сведений записывается история, кто создал документ, кто его провел, удалил. При этом еще и добавлены в документы дополнительные условия: кто документ отгрузил, кто снял с отгрузки в случае использования системы контроля отгрузки. Здесь эту линейку можно расширять и дальше. Допустим для кадрового учета: кто документ отдал на подпись, и когда пришло с подписи. Еще здесь можно при желании даже организовать учет, кто когда документ распечатал и какую печатную форму. Вариантов здесь можно использовать много и хранить историю изменений статусов документов.
Собственно цель данной системы просто быстро сообщить кто менял документ и когда. Подробный ответ, что именно изменил пользователь, не всегда нужен. Другими словами здесь простой аналог «журнала регистрации», который также сообщает, когда и кто произвел действия. Вот только доступ к нему у пользователя происходит гораздо быстрее. С типовым журналом регистрации работать неудобно, а при огромном объеме данных бывает даже не реально получить быстрый ответ. А здесь регистр находится в самой базе и сразу дает ответ. Причем всего по одной кнопке «История» в самом документе (!).
Любой пользователь оперативно может посмотреть: кто с документом работал. И уже, если понадобиться ответ, что конкретно с ним сделал этот пользователь (как доказательную базу), то уже можно использовать полные данные по системе версионирования.
«Если что - то можно доказать делом, то на это незачем тратить слова»
Эзоп
«Чей туфля?»
Также в нашей системе присутствует еще одна возможность – это ведение истории изменения табличной части документов складского и производственных учета, а также документов ценообразования. В частности в большинстве случаев при ведении учета интересует история изменений табличных частей «Товары», «Материалы», «Продукция».
Протоколируются изменения в разрезе каждого документа по дате изменения, ответственному лицу кто внес изменения, номенклатуре, характеристике и серии номенклатуры, типу цен, месту хранения (если используется места хранения), количество, цена, сумма, скидка, единица измерения мест.
Как это работает? Допустим нужно получить ответ: когда какого числа установлена новая цена? Кто удалил строку в документе перемещения? Кто заменил номенклатуру на другую номенклатуру? Кто удалил количество? Кто установил скидку? Кто поменял цену? Можно увидеть, кто поменял тип цен в документе.
При этом в текущей системе при записи изменений происходит сравнение с данными истории ранее записанной и в историю записываются только то, что изменилось. Нет избыточного хранения истории.
Отчет по изменениям
Весь этот протокол визуально представлен в виде отчета «Отчет по изменениям табличных частей документов». Этот отчет открывается всего лишь при нажатии одной кнопки «История» в документе и сразу показывает по какой номенклатуре, что было изменено и самое главное кем и когда. Собственно этот отчет мгновенно позволяет получать ответ на вышеуказанные вопросы. Причем без участия администратора 1с.
«Настоящие свойства человека обнаруживаются лишь тогда, когда приходит время доказать их на деле»
Л.Фейербах
Оплата труда операторов
В дальнейшем есть продолжение использования этих данных по изменениям справочников и документов. Существует отчет «Отчет по изменениям справочников и документов». Он позволяет увидеть по пользователям кто сколько со справочниками и документами произвел действий (создал новый, изменил, провел). При этом этот отчет имеет в себе заложенный функционал даже по расчету оплаты труда. Задается расценка за изменение одного объекта (для каждого в отдельности) и отчет покажет суммы, сколько, допустим, оператор заработал.
Чтобы просчитать тарифы, в отчете заложен механизм предварительной оценки. По галочке «Производить предварительный расчет» можно указать суммы ФОТ и количество участников (операторов, пользователей). После сформированных данных будет предоставлена информации, сколько может в среднем стоить изменение одного справочника или документа. Далее в закладке «Тарифы» можно конкретно заложить и уже выводить отчет-расчет для получения сумм оплаты.
Детально
«Существуют вопросы, на которые нет ответов;, но есть ответы, вызывающие массу вопросов»
Э.Севрус
Для проверки данных кто, что менял существуют в обработке следующие закладки «История изменения справочников». «История изменения документов», «История изменения табличных частей». Это и есть наши протоколы хранения истории изменений. В конце в закладке «Отчет-версии» в случае использования более детального версионирования можно смотреть какие-то спорные моменты. В целом этот АРМ используется именно для анализа объема работы пользователей и расчета оплаты по изменениям данных в базе.
Данная обработка работает в конфигурациях УПП 1.3, УТ10.3. А также может быть интегрирована в любую конфигурацию 1с, где присутствуют складской и производственный учет. Работает на обычных формах.
Вывод
На рынке существует множество вариантов хранения историй информации. Есть где даже реализовано хранение в отдельной базе. Возможно, что и реализовано гораздо лучше и универсальней. Дать быстрый ответ – вот главное для нас было условие. Так чтобы любой пользователь (кладовщик, оператор, бухгалтер) не тратил время на ответ, а получал его мгновенно. И еще одно условие – это дальнейшее использование данных в расчете оплаты труда пользователей.
