Экспертиза ценности документов проводится в двух случаях: при подготовке к передаче дел в архив и при выделении дел к уничтожению. О тонкостях и нюансах этой процедуры подробно рассказывается в настоящей статье.
Из статьи вы узнаете:
В каких случаях проводится экспертиза ценности документов
Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», экспертиза ценности документов определяется как процедура изучения деловых бумаг на предмет их ценности согласно перечню критериев. Основная цель данной процедуры - установление деловых бумаг. Если документационный фонд предприятия является ресурсом для государственных и муниципальных архивов, то целью экспертизы в данном случае является отбор деловых бумаг, представляющих ценность для Архивного фонда РФ.
Экспертиза ценности документов на предприятии, как правило, проводится в двух основных случаях:
- в службе ДОУ - в ходе составления номенклатуры дел, во время формирования дел, а также при оформлении их для передачи в архив предприятия;
- для дел временного срока хранения (свыше 10 лет) - при составлении списка дел, подлежащих удалению;
- для дел постоянного срока хранения - при составлении списка дел, подлежащих передаче в государственный или муниципальный архив.
Порядок создания и работы экспертных комиссий
Работу по проведению экспертизы ценности документов можно разбить на этапы:
Этап 1.
Создание экспертной комиссии
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов берет на себя специально созданная экспертная комиссия (ЭК). В ее задачи входит обеспечение методической и практической работы по отбору и передаче на хранение в государственные и муниципальные архивы управленческой, научно-технической и другой специальной документации, созданной в процессе деятельности предприятия.
Если предприятие крупное, то в каждом его подразделении создается своя отдельная ЭК, а их деятельность координирует Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
ЭК является совещательным органом, действующем при руководителе предприятия. Такой порядок определен п.2 Примерного положения, утвержденного приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2. Соответствующим приказом руководитель определяет состав ЭК. Согласно общепринятой практике, в состав этой комиссии входит заместитель генерального директора, главбух и начальник кадровой службы. В задачу членов ЭК входит определение сроков хранения деловых бумаг, рассмотрение актов о выделении дел к уничтожению, а также увеличение срока хранения дубликатов деловых бумаг, в том случае если первоисточник не сохранился.
Этап 2.
Проверяем состояние документов по описям
Если не обнаружили номенклатуру дел в отделе кадров, найдите выписку из сводной номенклатуры дел у ответственного за делопроизводство.
Задачу в поиске деловых бумаг облегчат их описи, если они сохранились. В отделе кадров вы можете обнаружить описи:
дел по личному составу;
лицевых счетов сотрудников, руководителей;
личных дел сотрудников, руководителей.
Опись дел поможет ориентироваться в том, какие документы были обработаны и переданы на хранение либо продолжают храниться в отделе кадров в специальных шкафах. Если описей не оказалось в отделе кадров, попросите выписку из сводной описи дел организации. Чаще всего такая опись имеется у сотрудника, ответственного за архив.
Далее необходимо произвести изучение описи и приступить к непосредственной проверке деловых бумаг. Следите за тем, чтобы порядок расположения папок на стеллажах сохранялся в прежнем виде. Если документы распределены неправильно, помещайте их на надлежащие места хранения. Необходимо строго следить за тем, чтобы папки с бумагами, подверженные воздействию плесени или других вредителей были своевременно изолированы от других папок.
Сверка перечней статей описи с описанием дел на обложке позволит проверить наличие документов в папках, а физическое состояние дел определяется только с помощью тщательного осмотра. После того, как опись просмотрена, в конце ее нужно сделать пометку "Просмотрено", указать номер и дату акта проверки наличия и физического состояния деловых бумаг.
Имейте в виду, что вносить пометки или делать записи в учетных документах, а также вносить в опись неучтенные дела, выявленные в ходе осмотра, строго запрещено. Работу с бумагами, происхождение которых не установлено, следует начинать только после проверки.
По результатам работы подготовьте акт проверки наличия и состояния архивных деловых бумаг. За основу используйте форму, приведенную в Приложении № 3 к Правилам организации хранения документов (образец ниже).
Этап 3.
Изучаем номенклатуру дел
Систематизированный перечень деловых бумаг компании с указанием сроков хранения каждой из них называется номенклатурой дел . Она окажет вам неоценимую помощь в наведении порядка в делах. С ее помощью можно произвести группировку деловых бумаг по видам (приказы, постановления, решения, распоряжения и т.д.), а также по срокам хранения.
Номенклатура дела отдела кадров является составной часть общей номенклатуры дел предприятия. Она оформляется по тем же стандартам и правилам.
Номенклатура создается, чтобы систематизировать дела, заводимые в организации. Она закрепляет индекс (номер) документов для их регистрации. Номенклатура помогает обрабатывать дела и составлять описи для архивного хранения.
Этап 4.
Составляем номенклатуру дел, если ее не было
Номенклатура дел может отсутствовать. В этом случае составьте реестр тех деловых бумаг, которые имеются на полках шкафов. Все, что найдете, заносите в список с указанием даты первого и последнего документов.
Когда обнаружили неверно сформированные дела (например, приказы и распоряжения хранятся в одном деле), сразу переоформите их. Разделите дело на два разных и присвойте им правильные названия. Учитывайте и сроки хранения документов. Например, приказы об отпусках за свой счет хранятся 75 лет, а приказы о ежегодных отпусках – 5 лет.
По правилам, в одно дело нельзя помещать документы с разными сроками хранения. Заведите отдельные дела для приказов по каждому виду отпуска. Подготовку номенклатуры начинайте с последнего квартала. В дальнейшем ежегодно номенклатуру уточняйте, утверждайте с руководителем и снова вводите на календарный год, с 1 января. Согласовывайте с архивным учреждением номенклатуру дел организации каждые пять лет.
Согласно общепринятым нормам номенклатура дел имеет в своем составе пять граф. Как правило, индекс дела (графа 1) состоит из двух частей: цифрового обозначения отдела и порядкового номера дела согласно номенклатуре дел данного отдела. Индексы принято обозначать арабскими цифрами.
Пример
Индекс дела 02-03, заголовок – Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении. Где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела.
Заголовки дел (а также томов и частей) следует включать в графу 2 номенклатуры дел. Степень важности деловых бумаг, входящих в состав дела и их взаимосвязь, определяет порядок расположения заголовков дел внутри каждого раздела. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу деловых бумаг, входящих в него, четко передавать их основное содержание. В том случае, если дело в своем составе имеет несколько томов (частей), то у него должен быть один общий заголовок, и отдельный заголовок для каждого тома или части.
В графе 3 номенклатуры дел указывайте количество дел (томов, частей). Заполняйте ее по окончании календарного года.
В графе 4 указывайте срок хранения дела, номера статей по Перечню № 558. Сначала указывайте срок хранения, затем отметку об ЭПК (если таковая имеется) и номер статьи по Перечню .
После утверждения номенклатуры дел заведите новые папки с соответствующим титульным листом для каждого дела и подшивайте в дело документы по хронологическому признаку, по номеру документа или по алфавиту. В папку подшивайте не более 250 листов. Если их больше, оформите новую папку с тем же названием с отметкой Том 2.
Экспертиза ценности документов – это процедура по изучению состава и содержания документов организации на основании принятых критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
В процессе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается вся совокупность документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Экспертиза ценности документов в организации проводится для решения следующих задач:
- рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;
- организация ежегодного отбора документов на дальнейшее хранение и уничтожение;
- рассмотрение , срок хранения которых истек
Для проведения работ по экспертизе ценности документов организации приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия. В организациях, имеющих подведомственную филиальную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии.
В состав входят квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, знакомые с составом и содержанием, а также значением и ценностью информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации. Если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
Часто председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии назначается заведующий архивом или ответственный за архив предприятия.
Отбор документов организации на хранение
В процессе проведения экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архив организации. Отбор документов с временными сроками хранения (менее 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, с истекшими сроками хранения.
Расчет срока хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2009 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2005 году. Если дело содержит нескольких томов, которые состоят из документов за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских операций, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Отбор документов организации к уничтожению
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление производятся после составления описей на дела постоянного и временного хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.
Хотя по логике, документы с истекшим сроком хранения могут быть унитожены без лишней волокиты, регламент требует выполнения все процедуры. Это сопряжено с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.
С необходимостью уничтожения документов с истекшими сроками сталкивается каждая организация. В данной статье рассмотрим, как правильно проводить экспертизу ценности документов перед их уничтожением.
В данной статье вы найдете:
- что представляет собой экспертиза ценности документов в организации;
- как провести экспертизу ценности документов;
- какие цели преследует экспертиза ценности;
- какие существуют критерии экспертизы;
- порядок проведения экспертизы ценности документов. С чего начать?
Уничтожение документов – является одним из важнейших элементов функционирования документооборота в организации. Вместе с тем проведение уничтожения невозможно без предварительной экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов организации рекомендуется формировать целую группу, которая будет заниматься данной экспертизой. Ведь даже в маленькой компании уничтожение хотя бы одной деловой бумаги с не истекшим сроком может привести к ряду негативных последствий. Именно поэтому так важно, создание целой комиссии, которая тщательно осмотрит все бумаги и сделает выводы об их ценности.
Экспертиза ценности документов в организации
Прежде чем начать экспертизу, следует сформировать экспертную группу, которая и будет определять ценность документов. В ее состав должны войти следующие сотрудники организации:
- руководителя или представителя руководства организации;
- работника архива;
- главного бухгалтера организации;
- работника кадровой службы организации;
- представителя юридической службы организации;
- сотрудника службы ДОУ или секретаря организации.
Для утверждения состава комиссии должен быть издан особый указ руководителя организации или его полномочного лица. В организации может иметься как постоянная экспертная комиссия, так и ежегодно создаваться новая. Задачей ЭК является выявление истекших сроков хранения деловых бумаг, составление актов о выделении к уничтожению документов и подготовка к уничтожению.
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:
- в текущем делопроизводстве:
- при составлении номенклатуры дел;
- при формировании документов в дела;
- при подготовке дел к последующему хранению (передаче в архив).
В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК процедура экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в архиве и образовавшихся в процессе деятельности организации, должна проводиться ежегодно.
Цели экспертизы ценности документов
Основными целями экспертизы ценности документов являются:
- отбор документации постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
- отбор деловых бумаг с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;
- выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек;
- рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, отобранные для уничтожения;
- рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
- участие в уничтожении дел (подготовка документов к уничтожению, составление актов).
Критерии экспертизы ценности документов
Работа комиссии, как правило, начинается с выделения к уничтожению дел временного срока хранения, в которых в принципе не могут быть подшиты документы постоянного и долговременного хранения. Но с целью исключения факта случайного уничтожения документации, рекомендуется проводить проверку каждого листа в деле.
Следует запомнить, что на секретные и общедоступные дела составляются отдельные акты.
Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы постоянного хранения и с истекшими сроками, то такое дело расшивается в целях сортировки документов для дальнейшего хранения и предназначенных к уничтожению. Из документов постоянного хранения в дальнейшем оформляются самостоятельные дела, однако производится эта процедура только после окончания экспертизы.
Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дальнейшему хранению. Остальные документы подлежат уничтожению. Если будет обнаружено несколько копий одного документа с постоянным сроком хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия (лучшего качества или наиболее полная по содержанию), остальные копии должны быть уничтожены.
К уничтожению также отбираются документы, поврежденные в такой степени, что большую часть текста нет возможности прочесть, а дальнейшее восстановление невозможно. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.
Порядок экспертизы ценности документов
Можно выделить этапы экспертизы ценности документов, которые применимы для любой организации. Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документации, подлежащей постоянному хранению, на которую составляется опись в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации или полномочным лицом.
Чтобы избежать возможного уничтожения ценных бумаг, рекомендуем проводить составление актов об уничтожении только после утверждения руководителем компании описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.
Экспертная комиссия должна выявить точное количество документации, которую необходимо уничтожить. Кроме того, в их обязанности входит взвешивание уничтожаемых бумаг (при наличии такой возможности). По завершению процедуры взвешивания составляется акт о выделении документов к уничтожению. Уничтожение можно провести самостоятельно (путем полного сжигания) в присутствии экспертной комиссии либо воспользоваться услугами специализированной компании по утилизации документов.
Экспертиза ценности архивных документов
Для проведения экспертизы ценности документов в архиве 2016 года организации необходимо обязательное присутствие работника архивной службы. Комиссия для данной процедуры также формируется особым приказом руководителя и не может быть меньше трех человек. Председателем данной комиссии выбирается один из сотрудников службы архива и документооборота, занимающий руководящую должность.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, как правило, проводится не только в архиве организации, но и во всех структурных подразделениях, ответственных за текущее хранение документации.
Работник архива должен принять из других подразделений дела с истекшими сроками хранения. Каждое такое дело должно быть включено в акт, что также проверяется сотрудником архива. После тщательного осмотра он должен вернуть дела, которые, по его мнению, еще подлежат хранению в структурных подразделениях или оставить их до истечения сроков хранения в архиве.
Также при экспертизе ценности документов в архиве подлежат осмотру описи дел, которые были переданы на хранение в архив. Из их числа выделяется и изымается документация, срок которой заканчивается.
Учитывайте, что описание дел, вносимых в акт с истекшим сроком хранения, и описания дел, вносимых в описи, в корне отличаются. В акте не описывается каждое дело в отдельности, а лишь указывается общее число и срок завершения дел в ДОУ.
Вложенные файлы
- Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов (бланк).doc
- Инструкция по кадровому делопроизводству (бланк).doc
- Положение об архиве (бланк).doc
Доступно только подписчикам
- Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов (образец).doc
- Инструкция по кадровому делопроизводству (образец).doc
- Положение об архиве (образец).doc
Возвращаясь к теме архивирования документов, мы публикуем статью об организации работы экспертной комиссии организации и о том, каким образом проводится отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
Экспертиза ценности документов, в т. ч. по личному составу, должна проводиться ежегодно работниками соответствующих структурных подразделений (в которых эти документы были заведены) совместно с экспертной комиссией (ЭК) и под методическим руководством архива организации.
В предыдущей статье (см. «Справочник кадровика» № 7, 2005), которая была посвящена составлению научно-справочного аппарата к документам по личному составу, говорилось, что подготовленные в установленном порядке описи по личному составу вместе со справочным аппаратом подлежат рассмотрению экспертной комиссией организации.
Постоянно действующая экспертная комиссия создается приказом руководителя организации (см. приложение 1). В ее состав включаются наиболее квалифицированные и опытные специалисты организации (в т. ч. работники кадровой службы), хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации, содержащейся в документах подразделения, в котором они работают. В обязательном порядке в состав ЭК включается руководитель службы ДОУ (документационного обеспечения управления) и архива (или лицо, ответственное за архив организации).
Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива.
Главная задача деятельности ЭК – организация и проведение работы по определению сроков хранения документов, по отбору их для дальнейшего длительного хранения, а также по уничтожению документов, сроки хранения которых согласно перечням истекли.
Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Функции, права и организация работы экспертной комиссии
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением. При разработке положения об ЭК следует руководствоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.95 № 2.
Основные задачи ЭК:
– организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
– организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к передаче в архив учреждения;
– организация и проведение отбора документов, подготовка их к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (в случае если документы отнесены к составу Архивного фонда РФ).
Основные функции ЭК:
– организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
– рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного учреждения проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т. ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
– подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
– участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
Сроки хранения документов
НА №2"2005 При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.00. Перечень можно также использовать при формировании дел и при составлении номенклатур дел.
Указанный Перечень включает в себя документы, которые образуются в деятельности организаций всех форм собственности при документировании общих для всех, т. е. однотипных, управленческих функций, в т. ч. вопросов кадрового обеспечения деятельности организации.
Раздел Перечня «Кадровое обеспечение» содержит документы с указанием сроков их хранения, касающиеся приема, перемещения, увольнения; установления, подготовки и повышения квалификации, а также награждения работников.
Сроки хранения документов, указанных в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, подлежат их документы к передаче на государственное или муниципальное хранение или нет. Но применяют эти сроки организации по-разному.
Временный срок хранения документов обязателен для всех. Причем занижать срок хранения документов не допускается, а увеличивать его можно. Постоянный же срок хранения применяется теми организациями, чьи документы поступают на хранение в государственные или муниципальные архивы.
Если организация не является источником комплектования соответствующего архивного учреждения, то она хранит документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет, негосударственные – не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения этих документов определяет сама организация в соответствии с действующим законодательством и исходя из необходимости их практического использования в своей деятельности.
Применяя Перечень в процессе работы по определению сроков хранения документов, не следует забывать и о графе «Примечание».
Например, в ст. 336 Перечня, которая содержит «Записки, заменяющие приказы по личному составу», указан срок их хранения – 75 лет, но при этом в графе «Примечание» имеется сноска: «О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет». Это означает, что при проведении полистной экспертизы ценности этих видов документов указанные в примечании документы изымаются из дел и включаются в акт на их уничтожение.
Или же, например, согласно ст. 348 «Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет» Перечня срок хранения этих документов – 15 лет, а в примечании имеется сноска «При отсутствии приказов – 50 лет». Это означает, что если по каким-либо причинам произошла утрата приказов организации, в которых были зафиксированы решения комиссии по данному вопросу, то срок хранения документов этой комиссии, содержащих эти решения, увеличивается до 50 лет.
Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2005 г., исчисляется с 1 января 2006 г.
Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).
Отбор документов
Следует напомнить, что отбор документов на дальнейшее хранение и уничтожение проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается определение ценности и значения документов, включенных в дело, только лишь по их заголовкам, указанным в номенклатурах дел или на обложках дел, без просмотра самих дел и изучения содержащейся информации в документах.
При полистном просмотре дел изымаются копийные, дублетные, черновые документы, а также документы с временными сроками хранения, которые подлежат выделению к уничтожению.
По итогам проведения экспертизы ценности, помимо описей на дела, отобранные для дальнейшего длительного хранения, составляется акт о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли и практическая надобность в которых отпала.
Акт составляется по установленной форме (см. приложение 2). Приведенный в приложении 2 пример итоговой записи к акту относится к организациям, документы которых подлежат передаче на государственное или муниципальное хранение.
Если документы организации не отнесены в установленном порядке к Архивному фонду РФ, то итоговая запись акта будет выглядеть следующим образом:
Имеются в виду документы, отражающие нормативно-правовую деятельность организации (в т. ч. распорядительные документы по основной деятельности), содержащие информацию об имущественных правах организации, об итогах ее деятельности, учредительные документы и другие документы, подлежащие хранению в организации до момента ее ликвидации или ввиду их практической надобности.
Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится только после составления описей дел постоянного или длительного хранения.
Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации одновременно. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то согласованные экспертной комиссией организации описи и акты утверждаются руководителем организации только после утверждения и согласования описей на дела постоянного и долговременного хранения по личному составу. Только после этого разрешается проводить уничтожение дел, включенных в акт.
Организации, документы которых приему в архивные учреждения не подлежат, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае экспертным комиссиям организаций дано право согласовывать описи на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации.
И только после этого отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение.
Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются в организации для их утилизации. Передача дел для их уничтожения производится на основании приемо-сдаточной накладной.
Погрузка и вывоз документов для переработки (утилизации) осуществляется под контролем сотрудника архива организации (или ответственного за архив).
После этого в Акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, делается запись следующего содержания:
В необходимых случаях, например если документы содержат конфиденциальную информацию, физическое уничтожение (утилизация) документов может происходить в присутствии представителя организации, сдающего документы. При этом составляется акт в произвольной форме.
Приложение 1
Приложение 2, стр. 1
Приложение 2, стр. 2
Экспертиза ценности документа - это подробное изучение состава и содержания бумаги определенного учреждения. Выводы о степени важности бумаг делаются специальной комиссией на основании заранее принятых критериев. Целью подобной экспертизы служит определение сроков содержания бумаг и отбора конкретных экземпляров на дальнейшее архивное хранение.
Проведение экспертизы ценности документов осуществляется на основе законодательства и правовых актов РФ, типовых и ведомственных перечней документов, в которых прописаны сроки хранения типовых и примерных номенклатур дел и нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и органов управления архивным делом субъектов РФ.
Ценность документов определяется в делопроизводстве и архиве. В первом случае это производится при составлении номенклатур дел и в ходе подготовки бумаг в архив, а во втором - на этапе, предшествующем передаче дел на постоянное хранение.
Основные этапы сложной операции экспертизы ценности
- Составление номенклатуры дел. Этот этап является частью текущего делопроизводства. В ходе его осуществления определяются предварительные сроки хранения документов в архиве в соответствии с их ценностью.
- Непосредственно экспертиза ценности документов . Проводится тогда, когда дела вышли из оперативного употребления и готовятся к сдаче в архив. Обычно данный этап осуществляется в конце календарного года, но не позднее, чем через 3 года после выхода официальных бумаг из делопроизводства.
- Уточнение ценности дел. Этот этап экспертизы проводится непосредственно в момент передачи документов в архив организации. Цель данной операции - удостовериться в том, что на предыдущих этапах не было допущено ошибок при определении важности того или иного дела.
Определение ценности документов перед сдачей бумаг в архив должно осуществляться квалифицированными специалистами по следующим критериям: происхождение, содержание и внешние особенности материала. Помимо этого, существуют общие принципы оценки. К ним относятся значимость файла, время и место создания организации, к которой он принадлежит. Все принципы и критерии играют решающую роль при проведении экспертизы ценности документов любого характера.
Сортировка документов в результате экспертизы
Пока не проведена проверка, уничтожение документов учреждения запрещается. Результатом станет сортировка: часть из бумаг будет уничтожена за ненадобностью, другая часть, необходимая для работы, останется в офисе, а третья будет передана на внеофисное хранение.
При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнем, в котором указаны принятые на территории РФ сроки хранения тех или иных бумаг. Кроме того, в качестве руководства к действиям должны служить федеральные законы и другие нормативно-правовые акты, среди которых важное место занимают решения ЦЕПК Федерального архивного агентства.
Установленные упомянутыми документами сроки хранения являются обязательными для всех организаций и учреждений как государственных, так и негосударственных, независимо от их формы собственности.
Состав экспертной комиссии
В состав экспертной комиссии должны включаться высококвалифицированные сотрудники основных структурных подразделений учреждения. Членами комиссии становятся опытные работники, знающие содержание и состав документов, а также значение и ценность той информации, которая в них содержится. В обязательном порядке в состав комиссии входит человек, ответственный за архив конкретной организации.
Председателем комиссии чаще всего назначается заместитель руководителя организации, который курирует вопросы архива и делопроизводства.
Результатом работы комиссии становятся сводные описи дел, подлежащих постоянному, временному (более 10 лет) хранению, по личному составу. Кроме того, необходимо оформить акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.
Деятельность комиссии - достаточно сложный и ответственный труд, часто проведение экспертизы ценности документов приводит руководителей в замешательство и вызывает затруднения. Однако в необходимости ее проведения не может быть сомнений: определив ценность документов, компания сможет избавиться от ненужных бумаг, упорядочить нужные и работать более продуктивно.
