Как рассчитать отпускные

И компенсации при увольнении, в этом году изменились. В статье вы найдете подсказки и формулы для этих расчетов. Они помогут рассчитаться с сотрудниками без ошибок.

При расчете отпускных и компенсации за неиспользованный отдых нужно использовать новый коэффициент 29,3 (ст. 139 ТК РФ). Соответствующие поправки внес Федеральный закон от 2 апреля 2014 г. № 55-ФЗ. Главные правила такие: новый коэффициент применяется при расчет отпускных со 2 апреля.

Почему 29,4 заменили на 29,3

Коэффициент показывает среднее количество дней в месяце без учета праздников. До 2 апреля в статье 139 Трудового кодекса РФ была прописана цифра 29,4. Между тем число праздников увеличилось с 12 до 14 дней еще в 2012 году, когда добавились 6 и 8 января. Отсюда и получается: (365 дн. — 14 дн.) / 12 мес. = 29,25. Чиновники округлили эту цифру до 29,3. Прежняя цифра 29,4 до сих пор прописана в пункте 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. Эту норму также должны поменять в ближайшее время. А пока это не сделано, надо все равно ориентироваться на новый коэффициент.

Коэффициент 29,3 применяют в полностью отработанных месяцах

Коэффициент 29,3 (как и прежний 29,4) используют только в том месяце, который в расчетном периоде отработан полностью. Чтобы это выяснить, надо посмотреть, брал ли работник в течение этого срока отпуска, был ли в командировке или на больничном. Если нет, то месяц отработан целиком, и при расчете отпускных его продолжительность принимают равной 29,3 дня. Если же сотрудник отработал не весь месяц, то количество дней надо пересчитать по специальной формуле:

При этом полностью отработанным также считается месяц, в котором сотрудник работал сверх своей обычной нормы рабочего времени. Например, норма — 20 дней, а человек отработал 23 дня из-за того, что выходил на работу в выходные или праздничные дни. Так вот, в таком случае считается, что месяц отработан полностью. В расчет берут 29,3 дня. Увеличивать этот показатель на время переработки не надо.

Если все 12 календарных месяцев сотрудник отработал полностью, для расчета отпускных используют такую формулу:

На практике редко бывает так, что все 12 месяцев расчетного периода сотрудник находился на своем рабочем месте. В течение этого времени он мог болеть, быть в отпуске, ездить по командировкам. А из расчетного периода исключают любые промежутки времени, когда за работником сохранялся средний заработок, а также те периоды, когда сотрудник находился в неоплачиваемых отпусках.

Перечень всех исключаемых периодов вы найдете в пункте 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Кроме того, считайте, что месяц также не полностью отработан в двух следующих ситуациях.

Первая — у сотрудника есть переработки, но есть и дни больничного. В месяце 22 рабочих дня. Сотрудник отработал тоже 22 дня, но из них три рабочие субботы. А три дня он находился на больничном. Вот тут считать месяц полностью отработанным нельзя. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время болезни, а также начисленные за это время суммы. Значит, этот месяц считается отработанным не полностью. При этом не важно, что работник трудился внеурочно.

Вторая ситуация — сотрудник устроился в компанию в начале месяца после праздников. Например, 9 января или 5 мая 2014 года. За первый месяц работы ему начислили полный оклад, поскольку он трудился все рабочие дни. Однако считать этот месяц полностью отработанным нельзя, ведь первые дни января или мая он еще не числился в компании. И не важно, что эти дни выходные.

Предположим, один из месяцев расчетного периода ваш сотрудник отработал не полностью. Рассчитывая средний заработок, продолжительность неполного месяца определяют по следующей формуле:

Продолжительность полных месяцев, как мы уже сказали, составляет 29,3 дня. Сложив данные за полные и неполные месяцы, вы получите количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время. Именно этот показатель используйте при расчете отпускных.

Как с апреля 2014 года нужно считать отпускные работникам и предпринимателю? С какого момента при расчете отпускных нужно применять новый коэффициент 29,3. Влияет ли новый коэффициент на расчет компенсации за неиспользованный отпуск? Почему ИП не рассчитывает отпускные сам себе?

В апреле 2014 года появился новый Федеральный закон от 02.04.2014 № 55-ФЗ (далее — Закон № 55-ФЗ), который внес поправки в статью 139 ТК РФ. Начиная со 2 апреля 2014 года при расчете отпускных нужно использовать коэффициент 29,3 (он показывает среднее количество дней в месяце). Раньше коэффициент был равен 29,4. Благодаря изменениям сумма отпускных, начисляемых работникам, хоть и ненамного, но увеличивается. Кроме того, с учетом нового коэффициента теперь нужно рассчитывать и компенсацию за неиспользованный отпуск. Посмотрим, как новшества отразятся на вашей работе.

Считаем отпускные по-новому

Зависит от того, полностью сотрудник отработал расчетный период или нет. Это следует из статьи 139 ТК РФ и пунктов 9 и 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение).

Примечание. В настоящее время поправки в Положение в части изменения размера коэффициента с 29,4 на 29,3 еще не внесены.

Напомним: расчетным периодом для расчета отпускных являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска.

Например, если ваш сотрудник идет в отпуск в июне 2014 года, расчетный период — с 1 июня 2013 года по 31 мая 2014 года.

Если же работник еще не проработал это время полностью, поскольку недавно трудоустроился, расчетным периодом считается время начиная со дня его трудоустройства до последнего дня месяца, который предшествует месяцу начала ежегодного отпуска.

Ситуация 1.Расчетный период отработан полностью . Итак, если весь расчетный период сотрудник работал и получал за свой труд , то есть не болел, не ходил в отпуск и т. п., то считается, что расчетный период отработан полностью. В такой ситуации среднедневной заработок необходимо считать по формуле:

СЗ = ЗП: 12: 29,3,

где СЗ — среднедневной заработок для начисления отпускных;

ЗП — заработная плата, начисленная за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску;

29,3 — среднемесячное число календарных дней.

После чего полученную сумму среднедневного заработка индивидуальному предпринимателю нужно умножить на количество календарных дней отпуска работника. Результатом будет сумма отпускных.

Периоды и суммы выплат за них, которые не входят в расчет среднего заработка при начислении отпускных :

• Когда работник получал средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством
• Когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам
• Когда сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника
• Когда работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу
• Когда работник брал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства
• Когда работник освобождался в других случаях от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в соответствии с законодательством

Примечание. Перечень периодов, которые не учитываются при расчете среднего заработка, установлен в пункте 5 Положения.

Ситуация 2. В расчетном периоде были перерывы . Если же сотрудник отсутствовал на рабочем месте либо у него были периоды, которые оплачиваются не за фактически отработанное время, а по среднему заработку (например, сотрудник находился в командировке или на больничном), считается, что расчетный период отработан им не полностью. Полный перечень таких ситуаций, при наличии которых считается, что расчетный период отработан сотрудником не полностью, приведен в пункте 5 Положения. Мы представили их в таблице выше.

Отметим, что при расчете отпускных не учитывается не только продолжительность исключаемых периодов, но и начисленные за них суммы.

При не полностью отработанном расчетном периоде отпускные необходимо рассчитывать в несколько приемов.

Сначала определяется количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью:

КДНМ = 29,3: КД × КОД,

где КДНМ — количество календарных дней в месяце, который отработан не полностью;

КД — общее число календарных дней месяца, отработанного не полностью;

КОД — количество отработанных календарных дней в данном месяце.

Затем рассчитывается общее количество календарных дней, которые учитываются при определении среднего заработка работника:

Д = 29,3: М + КДНМ,

где Д — количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка;

М — количество полностью отработанных месяцев.

После чего индивидуальным предпринимателем рассчитывается сумма отпускных, причитающаяся работнику за отработанное время:

СО = ЗП: Д ×КДО,

где СО — сумма отпускных;

КДО — количество календарных дней отпуска.

Применять такой порядок расчета отпускных индивидуальному предпринимателю необходимо уже со 2 апреля 2014 года.

Обратите внимание: если отпуск предоставляется в рабочих днях, то отпускные индивидуальному предпринимателю следует рассчитывать иначе. Сумма начисленной за расчетной период заработной платы делится на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ст. 139 ТК РФ).

Пример 1. Индивидуальный предприниматель С.А. Крапивин предоставил своему работнику Р.П. Лопухову с 12 мая 2014 года ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период для начисления отпускных — с 1 мая 2013 года по 30 апреля 2014 года. Его Р.П. Лопухов отработал не полностью, так как находился в ежегодном оплачиваемом отпуске (с 1 по 28 июля 2013 года). Сумма начисленных Р.П. Лопухову выплат за расчетный период составила 510 700 руб., из них 28 000 руб. — отпускные. Рассчитаем сумму отпускных, которую индивидуальный предприниматель должен выплатить своему работнику.

Р.П. Лопухов в расчетном периоде полностью отработал 11 месяцев, а июль 2013 года — частично, поскольку находился в ежегодном отпуске.

Количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в июле 2013 года, равно трем (с 29 по 31 июля). Соответственно общее количество дней, которые учитываются при расчете среднего заработка, равно 325,14 дн. [(29,3 × × 11 мес.) + (29,3: 31 дн. × 3 дн.)].

Сумму фактического заработка индивидуальному предпринимателю следует считать без учета отпускных.

Примечение. Сумма отпускных при расчете среднего заработка не учитывается (п. 5 Положения).

Поэтому она составит 482 700 руб. (510 700 руб. - 28 000 руб.).

Средний дневной заработок для расчета отпускных равен 1484,59 руб. (482 700 руб. : 325,14 дн.).

Таким образом, сумма начисленных Р.П. Лопухову отпускных составляет 20 784,26 руб. (1478,23 руб. × 14 дн.).

Выплачиваются работникам отпускные за минусом НДФЛ. НДФЛ с отпускных равен 2701,95 руб. (20 784,26 руб. × 13%).

Соответственно ИП должен выплатить Р.П. Лопухову отпускные в размере 18 082,31 руб. (20 784,26 руб. - 2701,95 руб.).

Теперь рассчитаем отпускные по старым правилам (коэффициент равен 29,4). Количество дней, которые учитываются при расчете среднего заработка, равно 326,54 дн. [(29,4 × 11 мес.) + (29,4: 31 дн. × 3 дн.)].

Средний дневной заработок равен 1478,23 руб. (482 700 руб. : 326,54 дн.).

Сумма начисленных по старым правилам отпускных составляет 20 695,22 руб. (1478,23 руб. × 14 дн.).

НДФЛ с отпускных равен 2690,38 руб. (20 695,22 руб. × 13%).

Соответственно на руки Р.П. Лопухов получит отпускные в размере 18 004,84 руб. (20 695,22 руб. - 2690,38 руб.).

Как видно из расчетов, сумма отпускных, вычисленная предпринимателем по новым правилам, получилась больше на 77,47 руб.

Нужно ли перерассчитывать отпускные за апрель?

Как мы уже отметили, Закон № 55-ФЗ вступил в силу со 2 апреля 2014 года. А значит, именно с этой даты и нужно считать отпускные по новым правилам. Однако возможна ситуация, когда работник ушел в отпуск, например, с 1 апреля на 14 или 28 календарных дней. То есть отпускные ему были рассчитаны по старым правилам, а во время отдыха действуют уже новые правила. Нужно ли ИП сделать перерасчет отпускных? В Законе № 55-ФЗ об этом ничего не сказано. Поэтому будем разбираться сами.

Согласно статье 136 НК РФ выплата отпускных должна производиться не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Аналогичного мнения придерживается Роструд (письмо от 21.12.2011 № 3707-6-1). То есть в рассматриваемой ситуации отпускные работнику должны были быть выплачены не позднее 29 марта 2014 года. Соответственно поскольку расчет отпускных приходился на дату, когда Закон № 55-ФЗ еще не вступил в силу, то пересчитывать их сумму не нужно. Скорее всего, такого же мнения будут придерживаться и специалисты контролирующих органов.

Причина изменения правил расчета отпускных

Коэффициент, который характеризует среднемесячное число дней, уменьшился с 29,4 до 29,3 в связи с тем, что праздничных дней в году стало больше. До 2013 года на праздники приходилось 12 календарных дней и среднемесячное число дней составляло соответственно 29,4 [(365 дн. - 12 дн.) : 12 мес.]. Начиная с 2013 года число праздничных дней увеличилось до 14. Поэтому теперь среднемесячное число дней сократилось до 29,3 [(365 дн. - 14 дн.) : 12 мес.].

Компенсации за неиспользованный отпуск тоже считаются по-новому

Согласно законодательству работнику вместо предоставления отпуска может быть выплачена денежная компенсация. Однако возможно это только в двух случаях. Первый случай — при увольнении работника. Второй — при замене части отпуска, превышающей 28 календарных дней.

Рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск исходя из среднего заработка работника за последние 12 календарных месяцев. Причем определяется этот средний заработок в том же порядке, что и при расчете отпускных (ст. 139 ТК РФ). Соответственно со 2 апреля 2014 года новые правила исчисления среднедневного заработка распространяются не только на расчет отпускных, но и на расчет суммы компенсации за отпуск.

Нужно ли считать отпускные, если в отпуск идет ИП?

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют только наемные работники (ст. 114 ТК РФ). Предприниматели же не состоят в трудовых отношениях сами с собой. Поэтому оформить себе отпуск и начислить отпускные они не могут. Право на оплачиваемый отпуск индивидуальные предприниматели имеют только в том случае, если состоят в трудовых отношениях с другими субъектами предпринимательской деятельности. То есть они одновременно являются и предпринимателями, и наемными работниками.

Часто задаваемые вопросы

Подлежит ли сумма оплаты ежегодного отпуска обложению пенсионными взносами?

Да, подлежит. Перечень выплат, не облагаемых пенсионными взносами, установлен статьей 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Оплата ежегодного отпуска в этом перечне отсутствует. Соответственно на сумму отпускных ИП должен начислить пенсионные взносы.

Вправе ли ИП учесть выплачиваемые работникам отпускные в составе профессионального налогового вычета?

Да, вправе. Согласно пункту 7 статьи 255 НК РФ в целях налогообложения прибыли учитываются расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации. Значит, коммерсант вправе включить в состав профвычета расходы на оплату работникам ежегодного отпуска (ст. 221 НК РФ).

Как ИП вычислить отпускные, если работник не работал ни в течение расчетного периода, ни до него?

В этом случае расчет отпускных следует производить исходя из заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду. Об этом — пункт 6 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Расчет отпускные в 2014 году должен производится с учетом изменений, внесенных в 139 ТК РФ.

Расчет отпускных в 2014 году должен производится в соответствии со ст.139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Изменения в расчете отпускных в 2014 году

В ч. 4 ст.139 ТК РФ установлена новая величина среднемесячного числа календарных дней - 29,3.

Для всех случаев расчета отпускных используется единая формула (п. 9 Положения):

СДЗ (средний дневной заработок) зависит от суммы учитываемых выплат, начисленных в течение расчетного периода, и количества учитываемых календарных дней расчетного периода.

При расчете отпускных расчетный период - 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, если организация не установила иной период (ч. 6 ст. 139 ТК РФ).

Для целей расчета отпускных календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Расчет отпускных если период отработан не полностью

На практике очень редко встречаются ситуации, когда сотрудник полностью отработал бы расчетный период. Время болезни, пребывания в командировках, отпусках и другие неотработанные отрезки времени исключаются из расчетного периода.

Если в расчетном периоде не отработано ни одного дня, для расчета отпускных берутся 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду

Например работник работает с 2008 года. Отпуск ему предоставляется с 28 апреля 2014 года. В период с 1 апреля 2013 года по 31 марта 2014 года он находился в отпуске без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам.

Для расчета с этими данными берем начисления за период, предшествующий расчетному, - с 1 апреля 2012 года по 31 марта 2013 года.

Отработанных дней и начислений нет ни в расчетном, ни в предшествующем периодах

Работник не имеет фактически отработанных дней ни в расчетном периоде, ни в равном ему предшествующем периоде. Для расчета отпускных учитываются выплаты и дни за период, предшествующий «пустому» равному периоду, в котором у работника были фактически отработанные дни и начисления. В него также должно войти 12 месяцев.

Декретный отпуск в расчетном периоде и до его начала

Продавец Г. работала с 23 апреля 2007 года. В период с 22 сентября 2011 года по 8 февраля 2012 года она была в отпуске по беременности и родам, с 9 февраля 2012 года по 27 апреля 2014 года - в отпуске по уходу за ребенком.

Сразу после окончания отпуска по уходу за ребенком с 28 апреля 2014 года работница уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Расчетный период с 1 апреля 2013 года по 31 марта 2014 года не отработан. Предшествующий равный ему период (с 1 апреля 2012-го по 31 марта 2013 года) также не отработан. Какой период нужно взять в качестве расчетного, чтобы рассчитать работнице сумму отпускных?

В этом случае расчетным будет период, предшествующий уходу в декрет, - с 1 сентября 2010 года по 31 августа 2011 года, когда сотрудница работала и получала зарплату.

Если у работника нет ни одного отработанного дня в периодах, предшествующих отпускному месяцу

Сотруднику, у которого в предшествующих периодах не было отработанных дней, при расчете отпускных будут учитываться отработанные дни и выплаты, начисленные в месяце ухода в отпуск.

Например: совместитель уходит в отпуск в месяце приема на работу. Работник С был принят на работу в ООО «Опус» на должность диспетчера по совместительству с 7 апреля 2014 года. На основной работе с 28 апреля 2014 года ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. В ООО «Глобус» работник также оформил оплачиваемый отпуск.

В этом случае при расчете отпускных нужно учесть календарные дни, приходящиеся в апреле на отработанные дни, и выплаты, начисленные за это время.

Если в расчетном периоде нет 12 месяцев

Сотрудник берет отпуск, не отработав в компании года. Расчетный период будет начинаться со дня начала работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующего месяцу начала отпуска.

Например, расчетный период не с 1-го числа

Экономист К работает в ООО «Опус» со 2 декабря 2013 года. С разрешения дирекции предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 28 апреля 2014 года.

Для исчисления среднего дневного заработка бухгалтеру необходимо определить количество календарных дней в расчетном периоде, приходящихся на отработанное время. Как правило, этот показатель определяется комбинированным способом.

Сначала подсчитывают количество календарных дней в полностью отработанных месяцах: число таких месяцев умножают на среднемесячное число календарных дней.

Потом определяют количество учитываемых календарных дней в не полностью отработанных месяцах: среднемесячное количество календарных дней делят на количество всех календарных дней месяца и умножают на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время. При этом полученный результат следует округлять до двух десятых после запятой.

Затем складывают количество календарных дней в полностью отработанных месяцах и количество учитываемых календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Величина показателя среднемесячного числа календарных дней установлена в части 4статьи 139 Трудового кодекса.

Как определяется среднемесячное число календарных дней

Нерабочие праздничные дни не включаются в число дней отпуска (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Для целей расчета отпускных значение показателя среднемесячного числа календарных дней определяется по формуле: последние годы при расчете отпускных бухгалтеры оперировали значением 29,4 [(365 календ. дн. – 12 календ. дн.) : 12 мес.].

Изменение количества праздников влияет на величину среднемесячного числа календарных дней

Как видно из формулы, значение константы зависит, в частности, от количества нерабочих праздничных дней в течение календарного года. Если количество праздников увеличивается, ее величина уменьшается, и наоборот.

В 2012 году Федеральным законом от 23.04.2012 № 35-ФЗ было увеличено количество нерабочих праздничных дней с 12 до 14. Праздничными стали считаться 6 и 8 января (ч. 1 ст. 112 ТК РФ).

Конечно, было бы логично одновременно изменить величину среднегодового числа календарных дней в месяце. Но в тот момент это не было сделано.

Вместо 29,4 - 29,3

Бухгалтер компании не вправе самостоятельно пересчитать величину среднемесячного числа календарных дней в связи с изменением количества праздников в текущем году. Это прерогатива исключительно законодателей. Данную поправку они приняли только весной 2014 года.

Пунктом 13 статьи 2 Закона № 55-ФЗ установлена новая величина среднемесячного числа календарных дней - 29,3 [(365 календ. дн. – 14 календ. дн.) : 12 мес.].

Расчет отпускных в описанном порядке должен производиться со 02.014.2014 года.

На оплачиваемые отпуска, начало которых приходится до 2 апреля 2014 года, изменения, внесенные Законом № 55-ФЗ, не распространяются.

Применять новое значение среднемесячного числа календарных дней (29,3) нужно для оплаты отпусков, начинающихся со 2 апреля 2014 года и позже.

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Работнику, ушедшему в отпуск со 2 апреля, отпускные рассчитаны и выплачены до вступления в силу Закона № 55-ФЗ с применением прежнего значения константы.

Например, Г. ушел в отпуск 4 апреля 2014 года на 28 календарных дней. Отпускные ему выданы как положено за три дня до начала отпуска 31 марта 2014 года.

При расчете отпускных бухгалтер определил средний дневной заработок исходя из следующих показателей:

Сумма учитываемых выплат - 399 722,4 руб.;

Количество учитываемых календарных дней - 352,8 (12 мес. × 29,4);

Средний дневной заработок - 1133 руб. (399 722,4 руб. : 352,8 календ. дн.);

Сумма отпускных - 31 724 руб. (1133 руб. × 28 календ. дн.).

Размер доплаты отпускных в этом случае определяется следующим образом.

Определяетсяколичество учитываемых календарных дней с учетом нового значения среднемесячного числа календарных дней. Оно составит 351,6 календ. дн. (12 мес. × 29,3).

Средний дневной заработок - 1136,87 руб. (399 722,4 руб. : 351,6 календ. дн.), отпускные - 31 748,36 руб. (1136,87 руб. × 28 календ. дн.). Сумма доплаты - 24,36 руб. (31 748,36 руб.– 31 724 руб.).

Если у работника нет ни отработанных дней, ни учитываемых начислений, отпускные ему рассчитывают исходя из месячного оклада и среднемесячного числа календарных дней:

Например ни один день не отработан Г. был принят на работу в ООО «Опус» на должность диспечера с 9 января 2014 года. Его оклад составляет 12 000 руб.

Но весь расчетный период он был в отпуске без сохранения заработной платы. По его заявлению с 28 апреля 2014 года ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Необходимо определить сумму среднего дневного заработка для расчета отпускных.

Средний дневной заработок, рассчитанный исходя из оклада, равен 409,56 руб. (12 000 руб. : 29,3).

Поступил на работу после праздничных дней в начале месяца

Для целей расчета отпускных учитываем фактическое количество календарных дней, приходящихся на отработанное время. Если новый работник приступил к своим трудовым обязанностям в первый рабочий день месяца после нерабочих выходных или праздничных дней, отсчет учитываемых дней начинаем с первого дня работы, а не с 1-го числа месяца. И в этом случае месяц будет считаться отработанным не полностью, хотя зарплату работник получит как за полностью отработанный месяц.

Пример поступил на работу после новогодних праздников

Работник принят на работу 9 января 2014 года. В январе он отработал все рабочие дни. В отпуск работник пойдет с 12 мая 2014 года. Считается ли январь полностью отработанным?

Для расчета отпускных учитываются календарные дни. С 9 января 2014 года - 23 календарных дня, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. Месяц будет считаться не полностью отработанным. Для расчета отпускных за январь 2014 года будет учтено 21,74 календарных дня, приходящихся на отработанное время в январе 2014 года (29,3: 31 календ. дн. × 23 календ. дн.).

Работнику был предоставлен другой день отдыха

В некоторых случаях трудовое законодательство предусматривает предоставление работнику дополнительных дней отдыха взамен дней, когда он должен был, но не смог отдохнуть, выполняя задание работодателя, например, отработав в свой выходной или находясь в пути в командировку.

Предоставление другого дня отдыха не изменяет статус месяца для целей расчета отпускных. Из-за такого дня полностью отработанный месяц не может быть признан отработанным не полностью.

Пример когда За работу в праздник предоставлен другой день отдыха/

Работник трудился 7 января 2014 года (в свой выходной день), день отдыха - 24 февраля 2014 года.

Считаются ли январь и февраль полностью отработанными?

В этом случае у работника в январе образовалась переработка, а в феврале - недоработка. Но оба эти месяца для расчета отпускных считаются отработанными полностью. Ведь для месяца, в котором есть переработка, отдельный механизм расчета не установлен. Несмотря на переработку, среднемесячное число календарных дней не может превышать установленное значение - 29,3. Следовательно, январь признается полностью отработанным.

Что касается февраля, предоставление выходных дней, положенных работнику, не считается освобождением его от работы. В данном случае дополнительный выходной для целей расчета отпускных приравнивается к отработанному дню.

Определение среднедневного заработка

Как именно рассчитывается средний дневной заработок работника для целей определения суммы отпускных, рассмотрим на примерах.

Если расчетный период отработан полностью, средний дневной заработок для оплаты отпуска рассчитывается по формуле:

Например, расчетный период отработан полностью

Работнику ООО «Сокол » гр. Б с 5 мая 2014 года предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Расчетный период (с 1 мая 2013 года по 30 апреля 2014 года) он отработал полностью. Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка, за расчетный период составили 285 000 руб.

Средний дневной заработка будет определяться следующим образом.Количество календарных дней в полностью отработанном периоде равно 351,6 (12 мес. × 29,3).

Средний дневной заработок для расчета отпускных гр. Б. равен 810,58 руб. (285 000 руб. : 351,6 календ. дн.).

Если расчетный период отработан не полностью, средний дневной заработок работника рассчитывается делением суммы учитываемых выплат на сумму учитываемых календарных дней в полностью и не полностью отработанных месяцах расчетного периода (п. 5 и 10 Положения о среднем заработке).

Например, отдельные месяцы расчетного периода отработаны не полностью

Воспользуемся условием примера 9. Внесем изменения - расчетный период (с 1 мая 2013 года по 30 апреля 2014 года) отработан не полностью:

С 1 по 28 августа 2013 года И.И. Бочкин находился в ежегодном оплачиваемом отпуске, за август отработал 3 дня;

Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка, за расчетный период составили 276 500 руб.

Необходимо определить сумму среднего дневного заработка.

В расчетном периоде гр. Б. полностью отработал только 10 месяцев. Количество календарных дней в полностью отработанных месяцах равно 293 календ. дн. (10 мес. × 29,3)

В августе на отработанное время приходится 3 календ. дн. (31 календ. дн. – 28 календ. дн.).

В феврале 2014 года на отработанное время приходится 20 календ. дн. (28 календ. дн. – 8 календ. дн.).

Количество учитываемых календарных дней в не полностью отработанных месяцах составит 23,77 [(29,3: 31 календ. дн. × 3 календ. дн.) + (29,3: 28 календ. дн. × 20 календ. дн.)].

Общее количество учитываемых дней в расчетном периоде равно 316,77 календ. дн. (293 календ. дн + 23,77 календ. дн).

Средний дневной заработок для расчета отпускных гр. Б. равен 872,87 руб. (276 500 руб. : 316,77 календ. дн.).

УЧЕТ ПРЕМИЙ И ПОВЫШЕНИЯ ЗАРПЛАТЫ ПРИ РАСЧЕТЕ ОТПУСКНЫХ

Правила учета премий при расчете среднего заработка установлены в пункте 16Положения о среднем заработке. Порядок их учета зависит от типа премии, от того, как она была начислена - пропорционально отработанному времени или нет, от того, полностью отработан премиальный период или не полностью.

Например, гр. Ч. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 5 по 19 мая 2014 года (14 календарных дней).

Размеры оклада и надбавок. В 2013 году работнику установлены должностной оклад - 33 000 руб., надбавка за профессиональное мастерство (10% от оклада) - 3300 руб. в месяц.

С 1 января 2014 года в компании всем работникам данного подразделения понижены оклады на 10% и повышены надбавки за профессиональное мастерство до 30%:

Новый размер должностного оклада - 30 000 руб.;

Новый размер надбавки за профессиональное мастерство (30% от оклада) - 9000 руб. в месяц.

Премии. Положением о премировании в компании предусмотрены ежемесячные премии в размере 15% от оклада. Они начисляются пропорционально отработанному времени.

В январе 2014 года выплачена годовая премия по итогам работы за 2013 год в сумме 33 000 руб., рассчитанная без учета фактически отработанного времени.

В феврале 2014 года выдана разовая премия ко Дню защитника Отечества в сумме 3000 руб. Премия начислена на основании приказа директора, она не предусмотрена системой оплаты труда.

Материальная помощь. А.Т. Чалому в январе 2014 года оказана материальная помощь в сумме 4000 руб.

Неотработанные периоды. В расчетном периоде гр. Ч.:

Брал дополнительные дни по уходу за ребенком-инвалидом с 14 по 17 января 2014 года (4 календ. дн.). Необходимо рассчитать сумму отпускных.

Расчет производится следующим образом

1. Определяется расчетный период

2. Определяются сумм учитываемых выплат

а) Корректируем выплаты. Хотя размер оклада и ежемесячной премии понижены, размер надбавки увеличен. В целом заработная плата у всех работников подразделения возросла. Рассчитаем коэффициент повышения: сумму вновь установленных сумм оклада и ежемесячных выплат поделим на сумму ранее установленных оклада и ежемесячных выплат. Коэффициент равен 1,05 [(33 000 руб. + 3300 руб. + 4950 руб.) : (30 000 руб. + 9000 руб. + 4500 руб.)].

Расчет суммы учитываемых ежемесячных выплат с учетом применения коэффициента повышения к выплатам за май - декабрь 2013 года приведен в таблице ниже.

Сумма учитываемых ежемесячных выплат (без учета годовой премии) за расчетный период с учетом применения коэффициента повышения составит477 518,89 руб.

б) Сумма годовой премии для расчета отпускных. Премия за 2013 год начислена в полной сумме без учета отработанного времени.

А.Т. Чалый отработал премиальный период (2013 год) полностью. А расчетный период, в котором начислена годовая премия, - не полностью. Сумму годовой премии нужно пересчитать пропорционально отработанному в расчетном периоде времени.

В расчетном периоде 247 рабочих дней, из них гр. Ч отработал только 228 рабочих дней. Сумма годовой премии, учитываемая при расчете отпускных, составит 30 461,54 руб. (33 000 руб. : 247 раб. дн. × 228 раб. дн.).

3. Неучитываемые выплаты. Суммы материальной помощи и разовой премии к празднику, не предусмотренные системой оплаты труда, не учитываются при расчете среднего заработка (п. 3 и 5 Положения о среднем заработке).

4. Общая сумма учитываемых выплат за расчетный период - 507 980,43 руб. (477 518,89 руб. + 30 461,54 руб.).

3. Определяется число календарных дней в расчетном периоде, учитываемое при исчислении среднего дневного заработка

Число календарных дней в неполных месяцах составило в мае 2013 года 24,57 дня , в июне 2013 года -25,39 дня , в октябре 2013 года - 20,79 дня , в январе 2014 года - 25,52 дня .

Количество календарных дней для расчета среднего дневного заработка составляет 330,67 (29,3 × 8 мес. + 24,57 календ. дн. + 25,39 календ. дн. + 20,79 календ. дн. + 25,52 календ. дн.).

4. Рассчитаем средний дневной заработок

Он равен 1536,22 руб. (507 980,43 руб. : 330,67 календ. дн.).

5. Рассчитаем сумму отпускных

Отпускные составят 21 507,08 руб. (1536,22 руб. × 14 календ. дн.).

Ф.1 :

Сумма отпускных = зарплата за 12 мес. : 12 мес. : 29,3 х количество дней отпуска

Обычно расчетный период для расчета отпускных составляет 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (согласно ст.139 ), но организация может установить другой период, если это не ухудшает положение работников.

Пример №1.

Сергеев А.Н. с 12 мая 2014 года пойдет в оплачиваемый на 28 календарных дней. Расчетный период 12 месяцев (с 1 мая 2013 года по 30 апреля 2014 года) отработан полностью. Ежемесячный оклад составил 15000 руб. В январе 2014 года выплачена в размере 12000 руб.

Сумма отпускных = (15 000 руб. х 12 мес. + 12 000 руб.) : 12 мес. : 29,3 дн. х 28 дн. = 15238,10 руб.

За три дня до начала отпуска Сергеев А.Н. за вычетом (13%) получит 13 257,10 руб.

Формула расчета отпуска при неполном расчетном периоде

Расчетный период считается неполным, если сотрудник в это время находился в командировке, был в отпуске и других случаях, когда за сотрудником сохранялось рабочее место с выплатой . Сотрудник по каким-либо другим причинам освобождался от работы с частичным или полным сохранением зарплаты либо без оплаты согласно законодательству РФ.

Также из расчета убираются начисления за исключаемые периоды.

Если месяц отработан не полностью, то вместо 29,3 находим количество расчетных календарных дней в месяце :

Ф.2 :

Количество дней в месяце = 29,3 дн: количество календарных дней в месяце х количество отработанных календарных дней

Ф.3 :

Сумма отпускных = зарплата за 12 мес. : количество расчетных календарных дней за 12 мес. х количество дней отпуска

Пример №2.

Сергеев А.Н. с 19 мая 2014 года пойдет в оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней. Расчетный период 12 месяцев (с 1 мая 2013 года по 30 апреля 2014 года) отработан полностью.

Ежемесячный оклад составил 20 000 руб.

В августе 2013 года болел 10 дней и получил за отработанное время 12 000 руб.

В январе 2014 года выплачена годовая премия в размере 15 000 руб.

Сначала рассчитаем количество расчетных календарных дней в каждом месяце:

за каждый полностью отработанный месяц проставляем 29,3 , остальные находим по формуле Ф.2

май 2013 – 29,3 дн.

июнь 2013 – 29,3 дн.

июль 2013 – 29,3 дн.

август 2013 – 29,3 дн.: 31дн. х 21 дн. (31дн.-10 дн.) = 19,848 дн.

сентябрь 2013 – 29,3 дн.

октябрь 2013 – 29,3 дн.

ноябрь 2013 – 29,3 дн.

декабрь 2013 – 29,3 дн.

январь 2014 – 29,3 дн.

февраль 2014 – 0 дн.

март 2014 – 29,3 дн.

апрель 2014 – 29,3 дн.

Итого количество расчетных календарных дней за 12 мес. = 29,3 дн. х 10 мес. + 19,848 дн + 0 дн = 312,848 дн.

Сумма отпускных = (20 000,00 руб. х 10 мес. + 12 000,00 руб. + 15 000,00 руб.) : 312,848 дн. х 28 дн. = 20 316,58 руб.

За три дня до начала отпуска Сергеев А.Н. за вычетом НДФЛ (13%) получит 17 675,58 руб.

В расчетном периоде нет начислений и отработанных дней

Согласно п.6 положения «об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», если в расчетном периоде нет отработанных дней и начислений, для расчета отпуска берутся 12 месяцев, предшествующих расчетному периоду.

Пример №3.

Иванова С.П. с 12 мая 2014 года пойдет в очередной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней. С 1 мая 2013 года по 11 мая 2014 года находилась за ребенком до 1,5 лет. Поэтому расчетный период переносится и будет с 1 мая 2012 по 30 апреля 2013 года.

У работника совсем нет отработанных периодов и начислений

Согласно п.8 положения «об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», если у работника нет отработанных дней, ни учитываемых начислений, отпускные рассчитываются исходя из месячного оклада сотрудника и среднемесячного числа календарных дней.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Апрель вновь порадовал нас изменениями в Трудовой кодекс. На этот раз главное новшество — изменение ч.4 статьи 139 ТК РФ, которая регулирует порядок исчисления среднего заработка. Со 2 апреля 2014 года среднемесячное количество календарных дней равно 29,3 (ранее 29,4). Это связано с тем, что еще в 2013 году увеличилось число праздничных дней, «красными» стали 6 и 8 января. И весь 2013 год мы невольно занижали среднедневной заработок. А теперь все исправлено:

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Продолжительность отпуска

Предположим, работник идет в отпуск с 28 апреля на 14 календарных дней. Начинаем считать дни, перескакивая через праздничные 1 и 9 мая. Получается, что последним днем отпуска будет 13 мая. Праздничные дни увеличили время отдыха, но не сам отпуск. И в приказе о предоставлении отпуска работнику мы укажем, что отпуск предоставляется на 14 календарных дней с 28.04.2014. по 13.05.2014. на 14 к.д. (хотя фактически в этом периоде 16 к.д.).

Порядок расчета отпускных

1. Найти сумму заработка работника за год . То есть, нужно сложить зарплату работника за 12 полных месяцев, предшествующих отпуску. В эту сумму включаются все виды выплат, входящие в заработную плату: оклады, любые регулярные премии, надбавки, повышающие коэффициенты, доплаты. В эту сумму НЕ включаются выплаты, которые НЕ входят в заработную плату: материальная помощь, компенсация питания, проезда, обучения, мобильной связи и т.п.

3. Вычислить средний дневной заработок . Для этого нужно всю сумму, найденную в п.1, разделить п.2. (или, как сказано в законе, делим на 12, а потом еще на 29,3).

Пример 1
Оклад работника 7 000 руб. в месяц. Премия каждый месяц 2 000 руб. За год сумма выплат работнику составила 9 000 х 12 = 108 000 руб.
В отпуск он идет на 14 к.д.

Считаем среднедневной заработок: 108 000 руб. : 12: 29,3 = 307,17 руб.
Определяем сумму отпускных: 307,17 х 14 = 4 300,38 руб.

Но такой простой расчет встречается крайне редко. На практике все немного сложнее, потому что рассчитывается средний дневной заработок (СДЗ) только за фактически отработанное время, а в годовую сумму включаются только выплаты за работу .

Нерабочие периоды

Если работник болел (начислялось пособие), был в отпуске или отсутствовал по другим причинам, то эти периоды исключаются из рабочих дней, а выплаты за них (если сохранялась средняя з\пл) исключаются из суммы годового заработка.

Пример 2
Предположим, работник 10 дней был на больничном в марте 2014 года. В этом случае мы из зарплаты за март (для примера — 7 500 руб.) вычтем пособие по нетрудоспособности (см. таблицу ниже).

1. Сумма годового заработка уменьшится и составит: (9 000 х 11) + 6 000 = 105 000 руб.

А в марте считаем иначе: нужно среднемесячное количество дней (29,3) разделить на количество к.д. в данном месяце (в марте 31 день), а потом получившееся число умножить на число календарных дней, которые пришлись на отработанный период (т.е. уберем 10 дней нетрудоспособности).
Получаем: 29,3: 31 х (31 — 10) = 19,85.

Итак, получили расчетный период, равный 342, 15 календ. дней.

3. Считаем СДЗ: 105 000: 342,15 = 306,88 (руб.)
4. Считаем отпускные: 306,88 х 14 = 4 296, 32 (руб.)

Пример 3.
Работник еще не отработал у вас год, а просит предоставить отпуск авансом, стаж всего 2 месяца. В этом случае мы делаем аналогичный расчет, но за расчетный период принимаем не 12 месяцев, а столько, сколько он фактически отработал. Например, наш работник был принят только с 1 февраля, а 28 апреля уходит в отпуск на 14 к.д.

СДЗ: 15 000: 49,15 = 305, 19
Отпускные: 305,19 х 14 = 4 272,66 (руб.)

Налоговый учет отпускных

• Отпускные учитываются при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда на дату начисления (п. 4 ст. 272 НК РФ);
• Облагаются НДФЛ, так как признаются доходом работника;
• Облагаются страховыми взносами.