Как скрепить много отдельных листов. Как скрепить листы в книгу

Как правильно и какими нитками подшить документы.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

  • Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
  • Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

  • Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Правила сшивания документов ГОСТ
  • Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
  • Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

  • Кадровая документация по итогам текущего года
  • Документация бухгалтерии
  • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  • Документы для налоговой
  • документы для сдачи отчетности в ПФР
  • документы в различные отделы банка
  • документы на тендер
  • копии уставных документов
  • документы при заключении особо важных соглашений
  • книги учета прибыли
  • нотариально удостоверенные копии и переводы
  • при подготовке документации к сдаче в архив


  • Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
  • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
  • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
  • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.



Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

  • документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
  • бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

  • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
  • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
  • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.


  • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
  • 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
  • Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.


Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками

Как прошивать документацию ниткой

Подготовка принадлежностей:

  • иглы с нитью подходящей толщины
  • документов, которые необходимо прошить
  • шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
  • печати организации
  • клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

  • Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
  • Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  • Сшиваем
  • Оформляем сопроводительную надпись.
  • Готовим внутреннюю опись.
  • Заверяем готовое дело

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  • упустить этап систематизации документов
  • распределить документы без нумерации
  • возможна подача документов без заверительной надписи


Этап 1:

  • Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
  • Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
  • Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.


На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата
  • Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
  • Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.


Правильно прошитый документ: тыльная сторона

  • Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

  • С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.
    Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
  • Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
  • Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
  • У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.
    Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.




Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

Видео: Как сшить диплом три дырки?

  • Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
  • Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.


Как прошить папку с 4 дырками: схема

На что стоит обратить внимание:

  • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
  • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
  • граница от края листа составляет 1,5-2 см
  • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа












Ведем нить в крайний прокол с обратной стороны









Видео: Как прошивать документы?

Как сшить документы на уголок: схема

Иногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео.

Видео: Как сшить документы?

Сшивание документов скрепкой степлера

Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

Видео: Как правильно прошивать документы?

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

  • Проставляем на листах арабские цифры
  • Используем для этого простой карандаш
  • Ставим цифры по возрастанию
  • Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
  • Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
  • Приложения нумеруем в общем порядке
  • Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
  • Несколько томов документов нумеруются по отдельности
  • Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
  • Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
  • Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись, а данный документ нумеруем в общем порядке.

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

  • количество листов в одной прошивке — не более 150
  • прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
  • инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
  • все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
  • Документы сшиваются способом в 2-4 прокола. Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.
  • На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.


Как сшивать документы для налоговой

  • Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
  • Документы нумеруются.
  • Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.


Для прошивки можно использовать такие материалы:

  • банковский шпагат
  • обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
  • тонкий длинный шнурок
  • суровая или прошивная нить
  • прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства

Процесс прошивки журнал учета:

  • готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
  • вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
  • выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
  • вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
  • при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
  • концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
  • клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
  • указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец

Видео: Как ИП прошить документы?

Прошивка документов для архива

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Видео: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание

Как прошить папку с документами?

Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике.

Видео: Подшивка дела

Как сшить дело?

Как правильно подшить дело смотрите в видеоролике.

Видео: Подшивка дела (1-й вариант).

Видео: Подшивка дела (2-й вариант)

Некоторое время назад мне захотелось прочитать цикл Дугласа Адамса «Автостопом по галактике». Я попробовал почитать несколько переводов и не один меня не устроил. Поэтому было принято решение - читать на английском! Найти эти книги в оригинале в наших книжных магазинах довольно сложно. А если и есть, то только первая часть цикла. В электронном виде найти несколько проще. Но я предпочитаю читать с бумаги (читалку на E-ink куплю обязательно - очень нравятся), поэтому книги я распечатываю.

Первые две книги выглядели так:

Я их прочитал с огромным удовольствием, но выглядели они не очень хорошо. И я решил, что «Life, the Universe, and Everything » нужно делать книжкой.

Процесс с картинками и комментариями под катом. Осторожно, действительно много картинок.

Печать

Казалось бы, что может быть проще, чем напечатать книгу? Но тут есть несколько важных моментов.
Во-первых, нужно правильно выбрать бумагу. Вся бумага, которая производится промышленным способом на ЦБК, имеет четко выраженное направление волокон. Абсолютному большинству читателей доступны только принтеры, которые могут печатать на листах не больше А4 формата. Почти вся бумага такого формата (я пробовал около 20 марок) имеет направление волокон вдоль длинной стороны (короткая-к-короткой-стороне гнётся значительно хуже, чем длинная-к-длинной). Попробуйте сами и сразу поймёте о чём речь. Нам же в идеале нужно, чтобы волокна были вдоль короткой стороны. К сожалению, упаковка обычной офисной бумаги по этому параметру не маркируется. Из тех 20 марок все были «неподходящими». Взято в кавычки потому, что результат не сильно ухудшается, и я считаю, что если у вас нет нужной бумаги, то переживать не имеет смысла и печатать на той, которая есть.

Во-вторых, страницы на книжных листах идут не по порядку.

Мы будем делать классическую книгу. Это означает, что в каждой тетради книжного блока у нас будет 16 страниц формата А5 - 4 листа А4 запечатанные с обеих сторон и согнутые пополам.

Начинаем с создания макета. Я пользовался OpenOffice Writer (далее - OOW). Выбираем нужную гарнитуру и кегль шрифта, задаем поля, нумеруем страницы. Обращаю внимание, что кегль должен быть побольше желаемого. Чуть позже станет понятно почему. Сохраняем и экспортируем в PDF.

OOW не умеет печатать страницы в произвольном порядке. То есть если задать номера страниц 16 и 1, то он напечатает сначала первую страницу, а потом шестнадцатую. А вот Foxit Reader, которым я пользуюсь для просмотра и работы с PDF, делает всё как нужно. В настройках принтера выбираем альбомную ориентацию листа, а в настройках печати FoxitReader - две страницы на одном листе. Тут нам и пригодится увеличенный размер шрифта, ведь реальный размер страницы уменьшится.

Каждые две строчки обозначают порядок печати страниц одной тетради. Сначала печатаем одну сторону (8 страниц), потом переворачиваем бумагу и печатаем вторую сторону.
Калькулятор можно взять у меня.

Печатать больше, чем одну тетрадь за раз может быть рискованно. Сначала нужно разобраться в особенностях подачи бумаги конкретным принтером. Да и работать нам потом с тетрадями. Так что печать по одной тетради - наш выбор.

Собираем книжный блок

Вот что у нас получилось:

В моём случае это 8 тетрадей.

Способов изготовления переплёта и сшивания книжного блока существует много, я буду рассказывать о тех, которыми пользуюсь сам.

Приступим.

Сначала нужно согнуть тетради пополам. Вот тут нам особенно пригодились бы листы с правильным направлением волокон. Можно сгибать каждый лист в отдельности, а можно - тетрадь (4 листа) целиком. Я предпочитаю второй вариант. Мне кажется, что так тетрадь получается более цельной. Ложка на предыдущей фотографии не осталась от обеда - ей очень удобно прижимать линию сгиба.

Дальнейший шаг желателен, но не обязателен. Неплохо бы зажать согнутый край всех тетрадей в специальный пресс. Но без фанатизма, иначе есть риск помять тетради.

Пока тетради под прессом, нам нужно разметить шаблон для прокалывания отверстий. Берём кусок картона. Обозначаем края (210 мм - по формату листа). Для шитья книжного блока будем использовать ленту шириной 5 мм. Для того, чтобы книжный блок был очень крепким, будем шить его на три ленты. Расстояния между отверстиями под ленты возьмём 6-7 мм. И по отверстию на расстоянии 10 мм от края. На картинке всё хорошо видно.

Размечаем по сгибу каждую тетрадь.

Прокалываем шилом отверстия изнутри. Вот что у нас получится снаружи.

Бёрем кусочки ленты и приклеиваем их на нужном расстоянии друг от друга скотчем. Клеим на самый край стола. Так удобнее всего.

С какой тетради (с первой или последней) начать - неважно. Главное, не перепутать их порядок. За номерами страниц надо внимательно следить. Иначе придётся переделывать. Хочу сразу обратить внимание, что до самого момента склейки книжного блока мы можем изменить всё, что захотим.
Тут можно сделать перерыв, немного расслабиться. Потому что шитьё блока - очень важная часть сборки книги.

Шьём! Для шитья я использую нитки для вышивания. Они прочные, послушные, разноцветные, достаточно толстые и их очень просто найти. Вы когда-нибудь видели книгу, сшитую сиреневой нитью? Я тоже не видел. Вот именно поэтому берём яркую. Индивидульность - одна из причин всем этим заниматься.

Использование груза очень желательно. Тетради не будут ездить одна относительно другой.
Ленты обшиваются снаружи.

Вот мы почти сшили две тетради. Закрепляем нить обычным двойным узлом.

С третьей и до последней тетради закрепляем нить таким способом.

Последнюю тетрадь снова закрепляем узлом.

Наш книжный блок почти готов!

Используем либо такой зажим, как у меня, либо обычный тяжёлый груз сверху.
Закрепляем блок так, чтобы край немного выступал. Промазываем клеем ПВА (канцелярский вполне подойдёт). Клея надо совсем немного, ровно столько, чтобы он чуть-чуть проник между тетрадями. И зажимаем под грузом, чтобы тетрадки склеились. Сильно затягивать не надо.

Далее приклеиваем форзацы. Если для печати мы использовали обычную офисную бумагу, то для форзацов надо использовать плотную, от 130 г/м2. Форзацы объединят переплёт и книжный блок в одно целое.

Тут важно, чтобы всё полностью высохло. Пока сохнет, нам надо приготовиться к обрезке блока.

Старая пластиковая папка, кусок ламината, струбцина и нож. Если у вас такой же нож, обязательно смените лезвие на свежее. Нож должен быть очень острым. Нет, не острым, а ОСТРЫМ. Полностью высохший блок зажимаем так, как показано на фото. Давим всем весом на край ламината, где лежит нож. Чёткими движениями обрезаем край. 3-4 листа за проход. Расслабляться нельзя, иначе блок «уедет». С первого раза может не получиться аккуратно. И, боюсь, что без подобной конструкции сложно будет обойтись. Простую линейку не удержать. Если есть друзья в типографии, то можно попросить их обрезать на гильотине.

Вот такая вот красота получилась.

Следующий этап - завершение сборки книжного блока. Сначала наклеиваем на торец слой марли. Ещё хорошо использовать фильтрующую бумагу. Цель - армировать торец, чтобы книга прослужила долго.

Чтобы защитить углы книжного блока, на них нужно наклеить капталы. Это кусочки ленты, у которой одна кромка толще другой. Можно наклеить чуть больше, чем нужно. Потом обрежем.

Оставляем всё сохнуть.

Делаем переплёт

Для переплёта нам понадобятся две картонки. По размеру они должны быть на несколько миллиметров больше с каждой стороны, чем обрезанный книжный блок. Переплётный картон можно купить в художественных магазинах (там его, правда, раскупают быстро) либо можно разобрать архивную папку. Я так и поступил. Строго говоря, эти картонки остались у меня от одного из предыдущих переплётов.

В этот раз я решил делать переплёт с тканью. В первый раз можно (да и нужно) взять кусок старых обоев. Будет красиво и всё замечательно приклеится. Если решили брать ткань, не забудьте её погладить.

Между толстыми картонками лежит полоска тонкого картона. Это будет торец книги. Расстояние между ними - 4–5 мм. Для надёжность проклеиваем середину конструкции фильтрующей бумагой. Ткань размечается. Картон приклеивается к ткани.

Далее заворачиваем и проклеиваем края. Всё должно хорошо просохнуть. Не пренебрегаем прессом.

Переплёт готов!

Собираем книгу

Как ни странно, это один из самых простых этапов.
Примериваем книжный блок и переплёт друг к другу. Отмечаем самое хорошее положение.
Между сгибами форзаца вклыдваем листы чистой бумаги, чтобы клей не расстекался. Промызваем клеем форзац и обложку. Используем кисточку, чтобы не было сухих мест.

Проделываем ту же операцию и с другой стороны.

Помещаем книгу под груз.

Через пару часов вынимаем и даём полностью высохнуть.
Наша книга готова.

Читаем, получаем удовольствие и помним главное правило «Don"t panic!»

Маи ашипки

Или что можно было сделать по-другому, чтобы результат был лучше.
Я взял слишком светлую и неплотную ткань. Темнее и плотнее было бы наряднее.
Форзац получился в складках.

Я налил слишком много клея. И бумага для форзаца у меня была недостаточно плотной. В идеале были бы видны только следы лент, на которые шился блок.
Первые страницы с внешних краёв немного пошли волной. Это из-за большого количества клея и из-за направления волокон.

Заключение

Конечно, было бы проще просто напечатать и прочитать. Или прочитать с экрана. Но мне просто нравится сам процесс создания книги. Можно выбрать шрифт, бумагу, оформление переплёта, а не пользоваться тем, что предложит издатель. Получается уникальная книга. Это, с моей точки зрения, один большой плюс.

К минусам можно отнести достаточную трудоёмкость. На одну книгу у меня ушёл почти целый день.

И прошу прощения за неровное качество фото. Освещение в течение дня сильно менялось.

Самостоятельное изготовление книг, альбомов и блокнотов в твердой обложке – не самое распространенное занятие. Однако умение делать книжный переплет может пригодиться, например, если вы захотите сохранить и оформить распечатанную книгу. Предлагаем попробовать изготовить классический переплет книг быстро и просто своими руками по приведенной ниже пошаговой инструкции.

Учимся делать качественный переплет книг своими руками в мастер-классе

Необходимые материалы и инструменты:
  • две небольшие ровные доски;
  • две струбцины;
  • тонкая пилка для работы по металлу;
  • прочные нитки белого цвета;
  • марля;
  • картон высокой плотности (можно использовать тонкий картон, склеенный в 2-3 слоя);
  • валик для книжного корешка (вместо него можно использовать тесьму);
  • цветная плотная бумага для оформления обложки;
  • клей ПВА;
  • ножницы;
  • кисть для клея;
  • канцелярский нож.

Книги бывают сшитые и склеенные. Самостоятельная прошивка книги – очень трудоемкое занятие для выполнения в домашних условиях. Поэтому предлагаем мастер класс по изготовлению переплета для склеенной книги.

Распечатываем на принтере книгу, которую планируем переплетать. Выравниваем полученную стопу бумаги по краю, осторожно постукивая ее торцами о ровную поверхность стола. Необходимо подойти к процессу с максимальной ответственностью, так как от него будет зависеть внешний вид будущей книги.

Оформление корешка.

Осторожно кладем стопку бумаги на стол корешком к себе таким образом, чтобы край стопки слегка выступал за границы столешницы, и кладем сверху достаточно тяжелый груз. С помощью кисточки на поверхность густо наносим клей ПВА и оставляем подсохнуть на пару минут. Затем убираем груз и сдвигаем стопку листов чуть дальше от края стола. Сверху очень осторожно кладем доску и зажимаем полученную конструкцию струбцинами.

Через 3-4 часа снимаем струбцины и снова сдвигаем стопку листов вместе с доской таким образом, чтобы они выходили за поверхность стола примерно на 2-3 мм. С помощью карандаша делаем поперечные отметки на торце стопки листов с одинаковыми интервалами (в нашем случае 2 см). Затем по полученным отметкам с помощью пилки для металла делаем пропилы глубиной около 1 мм. Необходимо следить, чтобы они были строго перпендикулярны листам бумаги.

Готовим марлю и специальные валики для корешка. Раскраиваем марлю так, чтобы ее длина была примерно на 1 см меньше длины корешка, а ширина – примерно на 4 см больше (по 2 см с каждой стороны). Таким же образом выкраиваем два валика, но их ширина должна точно соответствовать ширине корешка. Края валиков аккуратно смазываем клеем.

Аналогичным образом делаем заготовку полоски из бумаги, которая будет наклеиваться на корешок. Ее ширина должна быть равна ширине корешка, а длина на 7-8 мм меньше.

Процесс переплета.

Корешок книги обильно смазываем ПВА, чтобы клей попал в каждый сделанный пропил. В пропилы вставляем смоченные клеем нитки, чтобы их концы торчали на 2-3 см с каждой стороны. Снова смазываем корешок с нитками клеем и сверху фиксируем марлевую заготовку, затем валики и в последнюю очередь полоску бумаги, максимально плотно прижимая каждый слой пальцами. Полученную конструкцию оставляем сохнуть на 8-12 часов.

После высыхания клея снимаем струбцины, обрезаем лишние части веревочек.

Далее приступаем к изготовлению форзацев. Их будем делать из плотной бумаги типа ватмана (белой или цветной). Делаем заготовки в размер будущей книги. Наружный край форзаца необходимо немного подрезать, чтобы его было удобно приклеивать.

Смазываем клеем полоску у сгиба (примерно 3-4 мм) и наклеиваем форзац на блок листов. Затем переворачиваем заготовку книги и аналогичным образом клеим другой форзац. Ставим конструкцию под пресс на некоторое время.

Оформление обложки.

Выкраиваем три детали из картона: корешок и две корочки. Корочки должны быть на 8 мм длиннее склеенной книжной заготовки, а по ширине равны ей. Корешок должен быть по высоте равен корочкам, а по ширине – толщине блока.

Затем выбираем подходящую по цвету бумагу и чертим заготовки следующим образом:

  • ширина одной детали равна ширине корешка + по 8 мм с обеих сторон;
  • ширина других двух деталей равна ширине корочек + 2-3 см с обеих сторон.

Склеиваем полученную конструкцию и обрезаем углы по диагонали. Промазываем ПВА края бумаги, загибаем и приклеиваем их к картону, особенно тщательно прижимая уголки обложки.

Для оформления обложки можно использовать готовую суперобложку, нанести надпись с помощью трафарета или распечатать и наклеить бумагу с необходимой информацией по вашему усмотрению. Широко используется при оформлении обложек книг такая технология, как скрапбукинг: украшение изделий вырезанными или вырубленными элементами декора, бумагой с необычным орнаментом и ажурными краями.

Склеиваем внутренний блок и обложку. Предварительно примеряем обе детали и только после этого начинаем клеить. Ошибку, допущенную на этом этапе, исправить будет практически невозможно.

Смазываем клеем один край марли и прижимаем к поверхности форзаца. Затем мажем ПВА весь форзац с марлей. Переворачиваем книгу намазанным форзацем вниз и монтируем форзац к обложке, начиная с его краев. Смазываем клеем марлю на верхней стороне и приклеиваем к форзацу, затем мажем второй форзац целиком и приклеиваем его аналогичным образом. Для того, чтобы излишки клея не испачкали книгу, ее следует проложить ненужной бумагой большего размера. При приклеивании каждой заготовки необходимо следить, чтобы не образовывались воздушные пузыри и складки.

Переплет книги готов! После изготовления желательно положить книгу на ночь под пресс.

Намного упрощается процесс изготовления переплета, если склеивание деталей происходит с помощью термоклея. В этом случае необходимо приобрести специальную машинку для термопереплета и собственно термоклей. Все выкроенные заготовки (обложка, корешок книги и форзацы) вместе с распечатанным блоком бумаги вставляются в машинку и обжимаются с ее помощью. Обложка затем приклеивается вручную. Однако если вы не планируете постоянно работать с книжной продукцией, покупка машинки не будет целесообразной.

Видео по теме статьи

Для тех, кто освоил классический переплет книг в пошаговом уроке своими руками и хочет продолжить работу с книгами, предлагаются следующие видео с подробными уроками переплетного дела.

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

  1. В крайний прокол с тыльной стороны

  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

  1. И соединяем концы нитки

  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

  1. Остается завязать нитку узлом

  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ (_____________) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг . Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации . Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

Возьмите отрезок переплетной клейкой ленты на 5 см длиннее высоты вашей книги. Клейкая лента может быть цветной или обычной. Она должна быть достаточно прочной, чтобы надежно скреплять страницы. Откажитесь от малярного или прозрачного скотча. Купите льняную или хлопчатобумажную клейкую переплетную ленту, чтобы добиться необходимой прочности.

Положите отрезок ленты на плоскую поверхность, затем приложите к ней переплет своей книги. Так вам будет проще добиться ровного результата, чем в том случае, когда вы будете пытаться наклеить ленту на книгу. Проследите за тем, чтобы корешок книги лег строго посередине переплетной ленты, так как второй ее край будет необходимо завернуть на противоположную сторону книги.

  • Если у вас достаточно толстая книга, оставьте больший запас на то, чтобы вам хватило ширины ленты проклеить корешок и немного завернуть ленту на противоположную сторону книги.

  • Оберните переплетную ленту вокруг корешка книги. Пальцами заверните переплетную ленту таким образом, чтобы она прилипла к корешку книги. Далее заверните ленту до самого конца, чтобы она фиксировала корешок книги, а ее края немного торчали на первой и последней страницах книги.

    Укрепите переплет толстой книги несколькими слоями клейкой переплетной ленты. Если в вашей книге много страниц либо она состоит из нескольких блоков, ее можно попробовать оклеить несколькими слоями переплетной ленты. Повторите процесс склеивания несколько раз, пока переплет не станет достаточно прочным.

    Обрежьте лишние концы ленты. Так как изначально вы использовали более длинные отрезки переплетной ленты, их концы будут торчать сверху и снизу вашего переплета. Возьмите ножницы или нож для поделок и обрежьте излишки ленты как можно ближе к страницам книги.

    • Все лишнее следует срезать. Не пытайтесь завернуть излишки ленты, так вашу книгу будет труднее открыть.

    Создание переплета с помощью дырокола и ленты

    Создание прошивного переплета

    1. Согните листы пополам. Промните место сгиба ребром линейки или ногтем. Сгибать листы можно по отдельности либо группами (в зависимости от их количества).

      С помощью линейки измерьту высоту будущей книги. Если вы изначально знаете размеры листов, то измерять их нет необходимости. В ином случае или при использовании нестандартной бумаги, проведите точные замеры.

      Разделите мерку на шесть. Данный метод переплета потребует от вас сделать пять отверстий по линии сгиба сшиваемых листов. Они должны находиться на одинаковом расстоянии друг от друга, но это расстояние будет зависеть от размеров самой бумаги.

      • Например, если вы использовали стандартную бумагу А4 для принтеров, высота книги будет равна 21 см, и если ее поделить на шесть, получится 3,5 см.

    2. Наметьте карандашом пять точек по линии сгиба листов. Сделайте это с внутренней стороны сгиба. Пользуйтесь линейкой, чтобы все было точно. Первая точка должна располагаться в нижней части сгиба, а пятая - в верхней.

      • Например, если вы работаете с бумагой А4, первая точка будет располагаться в 3,5 см от нижнего края сгиба. Каждая последующая точка должна также располагаться в 3,5 см от предыдущей. Пятая точка при этом окажется в 3,5 см от верхнего края сгиба.

    3. Проделайте шилом отверстия в намеченных точках. Шило - специальный инструмент, которым создают небольшие отверстия в различных материалах, начиная от бумаги и заканчивая кожей и древесиной. Убедитесь в том, что используемое вами шило предназначено для бумаги. Если у вас нет шила, можно воспользоваться большой иглой.

      Проведите иголку с ниткой через третье отверстие в направлении изнутри сгиба наружу. Сначала вытяните за иглой лишь около 5 см нити. Остальной конец нити придержите другой рукой, чтобы случайно не упустить его.

      • Нитки могут быть любого цвета, только помните о том, что они останутся на виду!

    4. Проведите иголку с ниткой через четвертое отверстие. Теперь игла с нитью снова окажутся с внутренней стороны сгиба. Отпустите нерабочий конец нити и вытяните ее за иголку так, как требуется.

      Проведите иголку с ниткой через пятое отверстие и обратно через четвертое. Нить должна выйти из пятого отверстия и петлей вернуться к четвертому отверстию, снова оказавшись внутри сгиба.