Как выглядит образец выписки из штатного расписания. Как сделать выписку из штатного расписания по образцу и что это такое? Пример заполнения данного документа Выписка из штатного расписания без окладов образец

Обобщенная информация, которая включает в себя все сведения о профессиональной структуре определенного предприятия, а также все данные о перемещении сотрудников и размере их заработной платы называется штатным расписанием. В связи с этим выписка из такого документа является востребованной не только у работников конкретной компании, но и у контролирующих органов.

Понятие штатного расписания

Данный документальный акт содержит информацию о каждом сотруднике организации. Такие сведения отражают профессию интересующего трудящегося, его оклад или тарифную ставку, а также процент положенной надбавки. Такой списочный документ не включает в себя конкретные Фамилии работников, поэтому дает возможность гарантировать не олицетворенный учет сотрудников. В нем имеются данные о количестве трудящихся на предприятии, которые разбиты по профессиям, а также размеры их тарифов.

Дополнительные сведения консолидированной таблицы включает выдержка из расписания. Которая может формироваться в свободной форме, или на специально разработанном бланке формы «Т – 3».

Такая выписка может понадобиться трудящемуся или должностному лицу компании для предоставления:

подтверждения предоставляемых сведений в судебные инстанции, когда разбираются производственные конфликты;
в качестве ответа на соответствующие требования в налоговые учреждения, инспекции по труду, пенсионные фонды и фонды страхования от несчастных случаев на производстве. Такие случаи в основном возникают при проверке предприятия, когда необходимо выяснить соответствие фактического количества работников, расчету. А также для правильного подсчета трудового или страхового стажа;
в комиссию для участия в торговых конкурсах.

Из-за того, что в организации число трудящихся, и их заработная плата время от времени меняется, и становится не актуальной. То время действия штатного расписания составляет не больше одного года, а срок хранения в архиве учреждения не меньше пяти лет.

Формирование и подписание выдержки из списочного расписания

Выписка из расписания штата составляется и оформляется сотрудниками организации в чьи обязанности это входит. Помимо этого ответственные за формирование назначаются приказом руководителя и к ним относятся:

трудящийся отдела кадров. В его компетенцию входит грамотное указание наименований филиалов или подразделений организации, название должностей и профессий, которые необходимы на предприятии, а также их зарплаты;
бухгалтерский работник, который в свою очередь несет ответственность за точное написание предусмотренных окладов, тарифных ставок и дополнительных выплат.

Сформированную справку подписывает каждый ответственный сотрудник, который принимал участие в ее составлении. Поэтому подписи должны стоять бухгалтера и работника кадров, и утверждаться их ним вышестоящим начальством, то есть начальником кадрового отдела главным бухгалтером компании.

Формирование выписки

Постановлением Федеральной службы государственной статистики (Гомкомстат) Российской Федерации №1 от 05 января 2004 года утверждена единая форма «Т – 3» выдержки из штатного расписания. Но законодательство разрешает руководителю организации менять на свое усмотрение содержание данной справки, или разработать личную форму, подходящую под условия конкретной компании.

Для формирования выписки из списочного расписания, необходимо выполнить следующий порядок действий, и отобразить:

полное название организации и его филиала (если таковой имеется). Данные сведения необходимо разместить в верхней части документа по центру;
заглавие справки, то есть по центру напечатать крупными буквами словосочетание «выписка из штатного расписания»;
число, когда была сформирована выдержка;
дату и номер приказа, каким было утверждено списочное расписание;
дату вступления в действие и дату окончания срока действия справки;
главную часть. Предполагает точного копирования данных из исходного документального акта;
фамилии и инициалы ответственных лиц, которые формировали справку, а также их подписи.

Чтобы трудящемуся получить нужный подтверждающий документ из штатного расписания, необходимо на разработанном бланке составить заявление и подать его для дальнейшей резолюции работодателю. С момента подачи заявления до получения выписки, руководителю предоставляется не больше трех суток. Данный порядок регламентирован статьей 62 «Трудового кодекса». Процесс получения такой выдержки является бесплатным.

Многие подразделения формируют справку без указания суммы оклада или тарифа. Это самая распространенная ошибка. Так как без указания, каких либо сведений предусмотренных Распоряжением Госкомстата выданная справка не будет иметь юридической силы.

Составление выписки для тендера

Конкурсы среди различных предприятий на закупку всевозможного товара, производства работ или оказания услуг осуществляется для определения самого качественного, порядочного и дешевого субъекта хозяйствования.

Для нужно подготовить, и предоставить определенные документальные акты, которые включают в себя следующее:

справку с информацией о штатном расписании;
ксерокопии трудовых соглашений и конкретных трудовых книжек, которые в обязательном порядке должны быть подписью нотариуса.

Формат выдержки из списочного расписания «Т – 3»

Для формирования выписки данного образца, необходимо в интернете скачать ее типовую форму, после чего внести необходимые изменения для каждого предприятия индивидуально.

Стандартная форма «Т – 3» обычно содержит такие сведения:

название организации, которое должно отображаться в полном и сокращенном виде;
номер справки и дата ее составления;
период, по который действует оригинал штатного расписания;
основную часть. Зачастую она отображается в виде десяти столбцов, которые работодатель на свое усмотрение может увеличить или уменьшить.

В основную часть выписки (столбцы) вносятся следующие сведения:

идентификационный шифр налогоплательщика;
наименование филиала или подразделения основной организации;
профессии и должности, существующие в подразделении, а также их категории и разряды;
общее число трудящихся, в том числе требующихся сотрудников, и работающих по совместительству;
общая сумма заработной платы за прошедшие месяца, которая включает оклады или тарифные ставки, плюс существующие надбавки и премии. При этом установленный напрямую зависит от исполняемых должностных обязанностей, а надбавка является дополнительной суммой, которая выплачивается по результатам качества, безопасности и производительности труда;
дополнения и рекомендации, которые вносятся главой организации.

Подписание и заверка выдержки

Подписывается выдержка из списочного расписания лицами составителями, и утверждается главой предприятия. Необходимость в подтверждающей подписи возникает при использовании данной справки за пределами предприятия. это могут быть судебные, пенсионные и страховые учреждения.

Чтобы заверить такую выдержку, оформителю нужно:

вписать в нижнюю часть документа словосочетание «копия вена» или слово «верно»;
рядом прописать фамилию, имя и отчество лица чьей подписью заверяется справка;
указать должность, с полной ее расшифровкой;
поставить подпись ответственного лица, и заверить ее мокрой печатью предприятия;
если выписка содержит более одной странице, то на каждой обязательно должна стоять заверительная подпись.

Если соблюсти все нюансы и правила , то получится многофункциональный документ, обладающий юридической силой. А также при его анализировании, получить все необходимые сведения, которые касаются кадровой политики компании в целом и отдельно взятого трудящегося этой фирмы.

Поэтому лица, составляющие штатное расписание и выписки к нему, обязаны с должным вниманием подходить к каждому пункту документа. Что в дальнейшем предостережет от неприятного общения с контролирующими службами.

Вконтакте

Законодателем не устанавливаются правила относительно составления выписок из различной документации. Когда требуется составить ее из штатного расписания, составителю следует руководствоваться требованиями, установленными для заполнения расписания. Также необходимо учитывать общие требования по составлению различных актов.

Как составить?

Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.

В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».

В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.

Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.

Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.

Правила составления выдержек из документов регламентируется локальными актами, принятыми организацией, где необходимо сделать выписку. Акт может составляться на бланке, разработанным предприятием. Когда в документах отсутствует часть, являющаяся вводной, то необходимый фрагмент вписывают, как пример, «утверждаю», «приказываю» и прочее.

Когда документация используется в пределах одного предприятия, то допускается не заверять ее печатью о подлинности копии. Содержание документа должно быть полностью идентичным оригиналу расписания.

Если документ составляется на нескольких листах, то допускается не заверять каждый лист отдельно. То есть на каждой странице не требуется проставлять печать и подпись.

В таком случае применяется особый порядок заверки: листы подлежат сшиванию между собой, на обороте последнего листа нить подлежит опломбировке и наложению бирки.

На бирке указывается, сколько листов прошиты, скреплено и пронумеровано, также вставляется слово «верно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.

Форма выдержки

Рассматриваемый акт имеет следующие составные:

название документации;
дата ее принятия (например, «Выписка из штатного расписания за 01.01.2019»);
название предприятия, которым издана документация («ООО 1234»);
заполняются графы аналогичные тем, что содержатся в ШР;
примечания;
занимаемая должность заверившего и его подпись;
печать для заверки документов.

Кто может запрашивать?

Правомочиями на запрос рассматриваемых актов из расписания обладают органы, выполняющие проверки. В этом случае документ оформляется в соответствие со всеми правилами. Согласно трудовому законодательству указывается, что каждый работник имеет возможность на получение выдержки. Для этого требуется направить запрос, оформленный в письменной форме.

Готовый документ должен в себе содержать информацию, касающуюся определенного работника, его должности и выплаты, которые причитаются. Сведения о других работниках не подлежат включению в рассматриваемый акт.

Связано это с законодательным запретом на передачу данных, относящихся к разряду персональных. Защита таких прав устанавливается в Трудовом кодексе.

Документ может направляться в структурные подразделения главным учреждением. Как правило, основная организация совершает действия, направленные на формирование и утверждение расписания. После этого процесса, выписки из акта направляются по подразделениям.

Нюансы

При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.

Порядок составления

Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.

Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:

надпись «Верна»;
дата заверки документации;
должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.

Образец заверенной выписки из ШР

Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.

Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.

Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:

приказ, согласно которому человек принят на работу;
выдержка из трудовых книжек и прочее.

Название должностей во всех документах должно полностью совпадать. Кроме того, акт содержит все реквизиты, присвоенные штатному расписанию. В том числе не документе проставляется дата и регистрационный номер расписания.

Кто утверждает?

Правомочиями на утверждение обладает лицо, выполняющее руководящие функции на предприятии. Также руководителем может быть уполномочен отдельный сотрудник на выполнение данного действия. Полномочия сотрудника относительно составления и утверждения выписок должны находить отражение в соответствующих приказах руководства.

Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.

Сколько она действует

Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.

Согласно локальным актам, документ подлежит хранению на протяжении пятилетнего периода.

Правила составления

Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.

Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.

Пример составленной выдержки из штатного расписания

Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В таком случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с ….». Окончательный срок действия не указывается.

Изготовленный акт подписывается главбухом компании и руководителем отдела кадров. Заверка документации производится лицом, составившим его.

Основанием для оформления акта является заявление, составленное в письменной форме. После подачи заявления уполномоченный на то работник вносит необходимую информацию в разработанный бланк. Правом на составление акта наделяются: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Зависит это от размеров компании.

Когда речь идет о крупной организации, то выписку утверждает руководитель отдела кадров, руководство структурного подразделения либо начальник. Также ставится подпись сотрудника, которому требуется выдержка.

Если акт представлен на нескольких страницах, то его необходимо оформить особым образом. Все листы подлежат прошиванию одной нитью, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должны опломбировать. На пломбе прописывается количество листов, подпись исполнителя.

Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.

Когда выдержка применяется внутри компании, то оформлять ее как исходящую документацию не требуется.

Соответствие оригиналу

Составленная выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному ШР. Это является важным моментом, так как представляться документ может в судебную систему и использоваться в качестве доказательства.

Пример выписки из ШР

Для приобретения юридической силы проводится заверка надлежащим способом. Сотрудник, имеющий необходимые полномочия, внизу делает пометку «Верна», указывая должность, которую он занимает, свои инициалы и подпись.

Также ставится печать. Когда в документе несколько листов, то допускается заверка не каждой страницы по-отдельности. В таком случае достаточно прошить выписку и опломбировать нить.

Образец заполнения

На фото представлен образец:

Пример заполнения выдержки

На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:

копия выписки из утвержденного ШР;
документ, оформленный в печатной форме.

Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.

Главным отличием копии от печатного документа является то, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. В то время как откопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.

Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.

Пример копии выдержки

Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.

Без окладов и выписка с завода

Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.

В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.

Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.

Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.

Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.

Штатное расписание - внутренний акт компании, подтверждающий распределение обязанностей между сотрудниками, кадровую структуру, тарифную сетку. Его часто требуют контролирующие организации в ходе проверок, работники в случае трудовых споров. Если нецелесообразно предоставлять копию целого документа (например, из-за опасности разглашения коммерческой или личной тайны), готовят выписку из штатного расписания.

Общие сведения о выписке из штатного расписания

Предназначение

Выписка из штатного расписания - точное воспроизведение части документа, информацию из которой необходимо донести до сведения заинтересованного лица. Она может понадобиться:

сторонним организациям, например ПФР, налоговой инспекции или ГИТ;
для проведения тендеров, торгов, при вступлении компании в СРО;
для рассылки ШР в филиалы и представительства;
работникам для предоставления в суд, ГИТ, профсоюз при отстаивании своих прав. Выписка часто требуется для подтверждения трудового стажа при получении социальных льгот или ипотеки.

Нормативное регулирование

Отдельных актов, регулирующих оформление выписки из ШР, не существует. При ее подготовке следует руководствоваться общими нормами, предусмотренными для ведения документов первичного учета в компании, например:

Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., в котором приведены инструкции по формированию штатного расписания, рекомендованный бланк № Т-3;
ГОСТами Р 6.30-2003, Р 7.08-2013, включающими общее понятие «выписка из документа», стандарты ее составления, оформления, заверения;
локальными инструкциями по делопроизводству.

Выписка действительна 1 год (как и оригинала). В архиве такие документы хранятся 5 лет.

Внешний вид

А как же выглядит выписка из штатного расписания? Выписки часто делают на фирменном бланке.

В рекомендованной форме № Т-3 достаточно исправить табличную часть, удалив ненужные строки, и распечатать получившийся документ. Иногда готовят фото- или ксерокопию, которую заверяют в обязательном порядке, или электронную версию с цифровой подписью.

Порядок получения

Выписка предоставляется по запросу сторонней организации или письменному заявлению сотрудника на имя непосредственного руководителя или в кадровый отдел. Ст. 62 ТК РФ гласит: ответственное лицо обязано в течение 3 рабочих дней подготовить, заверить и передать необходимый документ. В журнале учета делается запись о запросе и выдаче выписки. Выписки содержат сведения по одной или нескольким штатным единицам.

При ее составлении необходимо учитывать положения ст. 88 ТК РФ, которая защищает личные данные сотрудников. Так, выписка для работника может касаться только его должности.

Как составить выписку?

«Шапка» состоит из названия предприятия и его организационно-правовой формы, кодов ОКУД (0301017) и .
Чуть ниже с левой стороны пишут наименование документа («Выписка из штатного расписания») с регистрационным номером, датой принятия и периодом действия оригинала.
В правой части указывают реквизиты внутреннего акта, согласно которому утверждено ШР, и суммарное количество единиц в штате.

Столбец	Заполнение
1,2	название отдела (структурного подразделения) с кодом
3	должность, разряд, квалификация
4	количество действующих штатных единиц, включая открытые вакансии и должности по совместительству
5	оклад
6–8	премии, дополнительные выплаты и иное материальное стимулирование работников
9	общая сумма в месяц, которая тратится на вознаграждение сотрудника
10	примечания

В конце исполнитель вносит свои должность и ФИО с расшифровкой, расписывается. Стандартно выписку составляет HR-специалист (руководитель кадрового отдела), бухгалтер заверяет правильность финансовой информации. Подпись того, кто утвердил штатное расписание, не требуется.

Образец ниже покажет, как сделать выписку из штатного расписания, бланк формы Т-3 можно .

Пример-образец выписки из штатного расписания сотрудников

Заверение необходимо при предоставлении документа в стороннюю организацию. Составитель пишет «Копия верна», свою должность, ФИО, расшифровку, проставляет роспись и «мокрый» оттиск печати. Ниже обязательно указывает, где хранится оригинал. Нужно ли заверять выписки, предназначенные для внутреннего использования, определяется обычно локальными инструкциями предприятия.

Теперь вы знаете, как сделать выписку из штатного расписания, рассмотрим и важные нюансы, связанные с этим.

Выписка из штатного расписания в 2019 году может потребоваться как сотруднику, так и самой организации. Рассказываем о том, как правильно ее оформить, предлагаем скачать образец

Читайте в нашей статье:

В каких случаях требуется выписка из штатного расписания

Cведения из документов организации сотрудник может получить только в виде выписок, содержание которых относится непосредственно к нему. Это же касается и штатного расписания , которое, помимо этого, довольно объемный массив данных, а также внутренний документ, содержание которого составляет коммерческую тайну.

Выписка из штатного расписания в 2019 году может потребоваться работнику для предъявления в госорганы, например, в Пенсионный фонд, в ФСС (Фонд социального страхования), в банк или иную кредитную организацию, в налоговую инспекцию или ГИТ (трудовую инспекцию), а также в судебные органы в случае рассмотрения трудовых споров.

Кроме того, выписка может потребоваться юридическому лицу для участия в тендере на выполнение госзаказа или для вступления в СРО.

Чем отличается выписка от оригинального документа

Как правило, штатное расписание содержит три основных раздела:

Во-первых шапка, содержащая заголовок документа, дату его утверждения, срок действия, регистрационный номер.

Во-вторых основной раздел, содержащий наименования структурных подразделений, количество и состав штатных должностей с указанием квалификаций, надбавки и тарифные ставки по должностям.

В-третьих заключительный раздел, в котором указаны должности, фамилии и инициалы составителей документа, их подписи, а также реквизиты юридического лица.

Как составить выписку из штатного расписания

Форма документа может быть разработана и утверждена работодателем самостоятельно. Важно, чтобы в выписке из штатного расписания были предусмотрены поля, в которые будет внесена следующая информация и реквизиты:

полное и сокращенное наименование предприятия;
присвоенные предприятию коды по ОКУД и ОКПР;
наименование документа, его регистрационный номер и дата выдачи;
информация об оригинале: наименование, номер и дата приказа, которым было утверждено штатное расписание , срок его действия, общее количество штатных единиц в данной организации.

Основную часть для удобства восприятия лучше оформить в табличной форме. Так, выписка из штатного расписания в Excel может содержать графы:

Наименование структурного подразделения предприятия.
Специальный код подразделения.
Наименование должности, профессии, специальности с указанием разряда, категории, квалификации.
Количество штатных единиц, работающих в данной должности.
Оклад (тарифная ставка) по данной должности.
Все виды и величина надбавок, если они имеются.
Итоговая суммарная величина заработной платы.
Примечание.

Основная задача кадровика - составить документ таким образом, чтобы информация была достоверной, соответствовала оригиналу и не содержала лишних данных.

Кто выдает и заверяет выписку из штатного расписания в 2019 году

Выписка из штатного расписания в 2019 году подписывается начальником отдела кадров, главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на составление этих документов. Если документ выдается по заявлению сотрудника, он также должен поставить свою подпись под надписью «Копия верна». Заверить документ своей подписью должен руководитель или главный бухгалтер. Каждая подпись должна иметь расшифровку с указанием должности, фамилии и инициалов.

Чтобы выписка имела юридическую силу, она должна иметь все необходимые для такого вида документов реквизиты. Ее форма и содержание должны быть утверждены . Этим же актом необходимо установить единые правила выдачи и оформления выписок. Произвольное заполнение должно отвечать цели запроса и не относится к этим важным реквизитам.

Независимо от того, с какой целью потребовалась выписка из штатного расписания в 2019 году - по заявлению сотрудника или при оформлении организацией документов на тендер или вступления в СРО, оформлением ее занимается уполномоченное на это лицо. Его полномочия должны быть подтверждены приказом и входить в должностные обязанности, перечисленные в трудовом договоре или должностной инструкции. Это может быть сотрудник отдела кадров или бухгалтерии. Чаще всего именно кадровый работник оформляет этот документ.

Обратите внимание!

Информация обо всех выданных выписках должна вноситься в специальный журнал учета выдачи подобных документов. Этот журнал также ведет уполномоченное лицо - специалист по делопроизводству или кадровик.

Сегодня на законодательном уровне установлена необходимость формировать определенные виды документов на предприятии.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Также законодательно установлена необходимость ведения документооборота внутри предприятия. Единый порядок не установлен, но существуют определенные правила, которые необходимо соблюдать.

Одним из обязательных для составления документов является штатное расписание. В некоторых случаях допускается составление специальной выписки из него. Формат её в каждом случае индивидуален.

Основные моменты

Сегодня процедура составления выписок из различных документов имеет свои особенности и нюансы. Особенно когда касается дело предоставления документов в какие-либо серьезные государственные учреждения.

Достаточно просто разобраться, как сделать выписку из штатного расписания. Образец можно будет найти в интернете.

Стоит ознакомиться с ним предварительно, до момента формирования. Так можно будет избежать большого количества самых разных ошибок.

К наиболее существенным вопросам, ознакомиться с которыми стоит заблаговременно, необходимо отнести следующие:

что это такое?
с какой целью создается;
правое регулирование.

Что это такое

Прежде всего, необходимо будет ознакомиться с самим понятие штатного расписания. Под ним понимается специальный нормативный документ, присутствие которого строго обязательно на предприятии.

Штатное расписание включает в себя следующее:

штатный состав;
кадровую структуру;
численность сотрудников на предприятии;
величина заработной платы в зависимости от занимаемой работником должности.

Данный документ отражает уже имеющее место или же планируемое в ближайшее время разделение трудовых обязанностей между различными сотрудниками.

Наиболее существенные моменты, связанные с данным документом, отражаются в .

Штатное расписание является основным условием использовании труда сотрудников с максимальной эффективностью.

Основное назначение такого расписания:

выполнение сравнительных операций;
разделение по численности, квалификации, трудовой нагрузке и иным параметрам сотрудников на отдельные группы;
позволяет осуществить оценку целесообразности самого факта существования определенной структуры.

Следует помнить, что стандартное штатное расписание в обязательном порядке составляется по . Данный формат установлен на законодательном уровне.

При этом следует помнить, что порядок его заполнения также должен осуществляться в соответствии с установленным в законодательстве порядке.

Разобраться, как оформить выписку из документа подобного типа, достаточно просто. Этот вопрос в законодательстве также отражается.

Под термином «выписка» в данном случае подразумевается копия какой-либо части документа – штатного расписания.

Место изготовления копии определяется целями, для достижения которых изготавливается сам этот документ.

Важно помнить, что изготовление выписки целесообразно только в том случае, если создание копии по какой-то причине невозможно или же не целесообразно.

Например, в некоторых случаях размер штатного расписания составляет более 10 листов. Соответственно, делать копию в таком случае не стоит.

С какой целью создается

Копия выписки, её оригинал может потребоваться в различных случаях. На данный момент существует множество различных ситуаций, когда рассматриваемого типа документ необходим.

Чаще всего выписка из штатного расписания требуется в следующих случаях:

Сотруднику отдела кадров необходимо помнить о том, что простому работнику предприятие обязано предоставить все установленные законом документы по первому требованию.

В перечень таких обязательных к предоставлению документов сегодня относится также и штатное расписание.

Чаще всего подобная выписка необходима для получения определенной информации. Работнику необходимо будет написать специальное заявление – на его основании выдается выписка.

Правовое регулирование

При формировании выписки необходимо в обязательном порядке ознакомиться предварительно с законодательными актами, регулирующими данный вопрос.

Штатное расписание должно составляться непосредственно с учетом основных нормативно-правовых актов.

Наиболее существенными документами такого рода на данный момент являются следующие:

Важно помнить, что при составлении штатного расписания обязательно должны учитываться все положения трудового законодательства.

При обнаружении каких-либо нарушений такой документ может быть признан незаконным. Что приведет к необходимости проведения судебного разбирательства.

Как следствие – большое количество сложностей при организации коммерческой деятельности. Важно помнить, что судебная практика по трудовым спорам достаточно неоднозначна.

Законодательных актов, которые регулируют непосредственно формат составления выписки, не существует.

Именно поэтому в каждом отдельном случае необходимо составлять документ в зависимости от большого количества различного рода обстоятельств.

В первую очередь это касается формата самого штатного расписания, а также отраженных в нем данных. Сегодня можно найти в интернете образец в excel выписки из штатного расписания.

Как можно сделать выписку со штатного расписания сотрудников

Необходимо помнить, что рассматриваемого типа расписание должно обязательно соответствовать некоторым существенным требованиям.

В нем отражаются следующие данные:

Порядок составления выписки в каждом случае индивидуален, но чаще всего используется следующий алгоритм:

Важно помнить, что выписка вне зависимости от различного рода факторов всегда приравнивается к копии. Существует множество нюансов, связанных как с составлением выписки, так и с отображаемой в ней информации.

К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заранее, можно отнести следующие:

где взять бланк;
если без окладов;
для тендера;
для СРО;
заполненный пример.

Где взять бланк

Наименьшие сложности при составлении выписки обычно возникают на этапе составления бланка.

Так как он имеется в свободной доступе и является частью – форма №Т-3. Важно лишь помнить о необходимости соответствия данного документа установленным форматам.

Какие-либо расхождения не допускается. Проще всего скачать данный документ в формате Excel. После чего внести все необходимые данные.

Сам документ может быть составлен как на персональном компьютере, так и в письменной форме. Все зависит в первую очередь от технических возможностей работодателя.

Если без окладов

Нередко на многих предприятиях руководство с целью уменьшения величины оклада пытается составить штатное расписание без оклада.

Важно помнить, что подобное не допускается. Данный момент отражается в Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г.

В разделе, где рассматривается формат документа №Т-3 указывается, что в графе №5 обязательно необходимо будет проставлять «Тарифную ставку».

Данный раздел может отражать:

заработную плату в виде оклада;
тарифную сетку;
процентную ставку в зависимости от выручки;
процент от прибыли;
коэффициент трудового участия;
иное.

В то же время важно помнить, что полное отсутствие оклада попросту не допускается. Данный момент отражается на законодательном уровне.

Кроме того, сегодня в соответствии с трудовым законодательством запрещается платить менее, чем МРОТ – минимальный размер оплаты труда.

На основании всех обозначенных выше причине недопустимо формировать выписку и само штатное расписание без окладов.

Для тендера

Сегодня для выполнения определенного заказа нередко назначается проведение торгов. При этом для выигрыша тендера потребуется формировать определенный пакет документов.

Он обязательно должен включать в себя штатное расписание. На основании данных из него будет осуществляться выбор определенной компании для решения каких-либо задач.

Для СРО

Для ведения определенного рода деятельности обязательно необходимо вступление в СРО – саморегулирующийся орган. Регистрация в подобного рода организациях необходима для монтажа пожарных систем и множества иных.

Необходимо обязательно подавать при регистрации специальный набор документов. Он включает в себя также выписку из штатного расписания. Для СРО она оформляется стандартным образом, каких-либо отличий не имеется.