Организационные документы — это целый пакет документов, в них прописываются правила, по которым будут выстраиваться отношения между членами организации, базовые принципы создания организации и ведение всей ее хозяйственной и деловой деятельности. Такими документами определяется организационно-правовая формы предприятия, фирмы или организации, ее структура и поле деятельности, численность штата, а также руководствующий состав, число специалистов по разным направлениям.
Сведения, прописываемые в организационных документах
Любому новому шагу в организации предшествует подписание определенного документа. Все действия четко регламентированы сводом правил, положений и постановлений. В организационных документах прописывается внутренний распорядок, формирование органов управления, структура организации, режим работы, четко оговариваются основные моменты организации труда, прописываются тарифы на оплату труда специалистов разных профилей и много других моментов.
Что такое учредительные документы
Основными организационными документами для любого предприятия, фирмы или организации служат учредительные документы. Не имея учредительных документов невозможно оформление юридического лица. В таких документах содержится вся самая важная информация об организации: ее учредители, юридический адрес, правовой статус, сфера деятельности, степень ответственности, данные об имуществе и его использовании, а также обозначен порядок ликвидации или реорганизации организации, если в этом возникнет необходимость.
Выделяют три основных учредительных документа:
- устав организации
- положение об организации
- учредительный договор.
Порядок оформления организационных документов и общие положения о них приведены в ст. 52 Гражданского кодекса РФ.
Устав организации
Устав организации представляет собой правовой акт, в котором содержится перечень правил, которые были установлены государством или предприятием (организацией), которые наделены полномочиями регулировать деятельность таких организаций и управлять ими. Устав может быть дисциплинарный, строевой, ветеринарный, Устав ООО, Устав ОАО и другие. Такой документ утверждается учредителями и устанавливается правовой статус организации, как юридического лица. Будучи юридическим лицом можно уже проходить государственную регистрацию.
Положение об организации
Положение об организации – это еще один правовой акт. На основе положений работают бюджетные государственные организации, органы власти, а также отделения и филиалы организаций разных форм собственности. В положении обозначены права, функции, задачи, порядок деятельности и степень ответственности организации.
В положении некоммерческой организации прописывается:
- полное название организации с указанием рода деятельности
- организационно-правовая форма организации
- определяется род деятельности и ее цели
- управление деятельностью
- юридический адрес организации
- права и обязанности ее членов
- информация о филиалах и представительствах
- условия и членство, если оно есть
- источники формирования имущества
- порядок использования общего имущества в случае ликвидации, если организация некоммерческая
- порядок изменения учредительных документов для некоммерческих организаций.
Все положения прописаны в Федеральном законе "О некоммерческих организациях" от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ.
Для оформления Положения об организации разработан общий бланк организации.
Учредительный договор организации
Учредительный договор заключается между всеми учредителями организации (юридического лица) при ее создании. В договоре учредителями принимается обязанность по созданию юридического лица, определяется порядок и участие в совместной деятельности, оговариваются условия передачи имущества учредителей. Согласно договору также распределяется и прибыль между участниками или понесенные убытки. В учредительном договоре прописываются правила управления деятельностью организации, условия выхода участников из состава учредителей.
Юридическое лицо не может действовать без организационных документов. Обязательно должен быть устав или учредительный договор, или же и то, и другое. Если юридическое лицо является не коммерческой организацией, то оно может действовать только на основании положения, разработанного для организаций определенного вида.
Какие еще документы относятся к организационным документам?
К организационным документам кроме учредительных относятся и ряд других документов. К ним можно отнести:
- Положение о совещательном органе организации
- Положение о структурных подразделениях организации
- Положение о коллегиальном органе управления
- Документ о структуре и штатной численности организации
- Внутренний регламент организации
- Штатное расписание
- Инструкции по отдельным направлениям деятельности
- Должностные инструкции работников
- Положение о персонале (правила внутреннего трудового распорядка)
Могут быть и другие документы, предусмотренные организацией.
Каждый организационный документ должен быть оформлен на соответствующем бланке организации, а если такого нет, то на стандартном листке, но с обязательным нанесением всех реквизитов . Дата утверждения, обозначенная на документе, и является датой организационного документа.
Правом на утверждение организационных документов обладает руководитель организации, а в филиалах руководитель структурного подразделения или вышестоящей организации.
Заголовок в организационном документе должен отвечать виду самого документа. К примеру:
- должностная инструкция референта
- штатное расписание
- положение о персонале.
Все организационные документы в обязательном порядке должны проходить установленный порядок согласования, которое осуществляется с каждым из заинтересованных должностных лиц и подразделений, а также с юридической службой, которая проверяет их на соответствие действующему законодательству.
Организационно-правовые документы бессрочны по времени, они действуют до замены их новыми или до полной отмены, могут вноситься некоторые дополнения и изменения, если нет необходимости полностью менять документ.
Если у вас остались вопросы по теме статьи — задавайте их в комментариях
1. Штатное расписание
3. Положение о структурном подразделении
4. Баланс предприятия.
ТЕМА 5
К организационным документам относятся?
1) решения
2) постановления
3) положения
4) все ответы верны
1. Документы, определяющие и закрепляющие вид деятельности, структуру предприятия
2. Бухгалтерские документы
3. Документы, предписывающие какие-либо действия
4. Документы, несущие справочную информацию
Какой реквизит определяет подлинность документа?
3. Подпись
Какой из этих документов не относится к организационным документам?
1. Инструкция;
2. Постановление;
4. Положение
Какой вид документа определяется как свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности?
1. Положение,
2. Приказ,
4. Решение
Охарактеризуйте назначение организационных документов?
1. Документы, определяющие и закрепляющие вид деятельности, задачи, структуру организации
2. Бухгалтерские документы
3. Документы, предписывающие какие-то действия
4. Документы, фиксирующие ход мероприятий
ТЕМА 6
К распорядительным документам относятся?
1. Постановления
2. Должностная инструкция
4. Все ответы верны
Распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д. называется?
2. Решение
3. Положение
4. Распоряжение.
Из каких частей состоит ПРИКАЗ?
1. Вступительной
2. Констатирующей
3. Распорядительной
4. Констатирующей и распорядительной
Текст унифицированного документа может быть оформлен в виде?
1. Связного текста
3. Таблицы
4. Соединения перечисленных форм
5. Все ответы верны
Какие из этих документов направляются от вышестоящего уровня управления к нижестоящему?
1. Приказ;
2. Заявление;
3. Указание;
4. Служебная записка
Какой из этих документов относится к распорядительным документам?
1. Объяснительная записка;
2. Постановление;
3. Инструкция;
Какое слово используется в распорядительной части приказа?
1. Приказывают;
2. Предлагаю;
3. Приказываю,
Какие из этих документов издаются единолично руководителем организации?
1. Постановление;
2. Приказ;
3. Решение;
4. Распоряжение
ТЕМА 7
Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведет в пределах?
1. Одного года
2. Двух лет
3. Пяти лет
4. Постоянно
Как разрешить ситуацию, когда письмо необходимо разослать более четырём адресатам?
1. Разместить адресаты на свободное от текста место
2. Выбрать только наиболее важные адресаты
3. Перечислить всех адресатов в реквизите «адресат» с сокращениями
4. Дать список адресатов и составить «циркулярное письмо»
Что такое формуляр письма?
1. Первый экземпляр письма
2. Дубликат оригинала письма
3. Карточка учета писем
4. Совокупность реквизитов официального письма
В каких случаях обязательно надо заполнять реквизит «ссылка на дату и индекс входящего письма»?
1. При составлении любого письма
2. При составлении первоначального письма переписки
3. Только в случае составления дубликата документа
1. Да, зависит от адресата
2. Да, так как служебный документ оформляется только на бланке
3. Да, зависит от важности послания
4. Нет, бланк может быть использован только юридическим лицом, реквизиты которого отражены на бланке
6. К какому виду ОРД относится АКТ?
1. Смешанный документ
2. Распорядительный документ
3. Информационно-справочный документ
4. Нормативный документ
Особенности оформления реквизита «подпись» в акте?
1. Наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи, дата
2. Личная подпись, расшифровка подписи, дата
3. Обозначение роли в соответствии с членством в комиссии, личная подпись, расшифровка подписи
4. Личная подпись, дата
Как правильно сократить в деловом письме название организации?
1.Название приводится в том виде, в каком оно дано в документах этой организации
2. По своему усмотрению
3. По первым буквам (аббревиатура)
4. Название организации сокращать нельзя
Какие документы не относятся к информационно-справочным документам?
1. Служебная записка
2. Справка
4. Должностная инструкция
В каких документах необходим реквизит «гриф утверждения» ?
1. Заявление;
3. Приказ;
В каких документах необходим реквизит «печать» ?
1. Приказ;
3. Справка;
4. Указание
В каких документах отсутствует реквизит «наименование документа» ?
2. Инициативное письмо;
3. Письмо-ответ;
4. Указание
Где на листе документа помещается гриф утверждения?
1. В левом верхнем углу;
2. В правом верхнем углу;
3. В левом нижнем углу;
4. По центру
Конверты с какой корреспонденции не уничтожаются при поступлении в организацию?
2. Присланной на имя руководителя
3. С просроченными сроками поступления
4. От физических лиц (граждан)
Организационно правовые документы на предприятии являются основными - без них невозможно нормальное и законное функционирование организации. Более подробно об этом расскажем в материале статьи.
Из статьи вы узнаете:
Организационно-правовые документы: что к ним относится
Организационная деятельность фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих нормы, положения, правила, определяющие статус компании, ее компетенцию, структуру, должностной состав и штатную численность. Организационно правовые документы содержат права, обязанности работников, ответственность и другие аспекты.
Для чего предназначены организационно правовые документы:
- создания организации и выбора организационно-правовой формы;
- определения штатной численности и номенклатуры должностей;
- установления структуры;
- регламентации деятельности имеющихся структурных подразделений и сотрудников;
- формирования совещательных управляющих органов;
- регламентации деятельности управленческого аппарата;
- лицензирования деятельности;
- установления режима работы, а также системы охраны;
- организации труда сотрудников и оценки труда;
- реорганизации или же ликвидации организации.
Организационная деятельность учреждения связана с разработкой и утверждением комплекса организационно правовых документов предприятия, которые в последующем утверждаются уполномоченным на это лицом или органом. Это может быть вышестоящая организация, руководитель, коллегиальный орган, начальник структурного подразделения - зависит от разновидности и вида документа. Датой считается число утверждения бумаги, а не ее составления.
Особенности оформления документации:
- состоят из разделов, которые имеют заголовки. Для удобства восприятия информации текст может разделяться на пункты, подпункты, нумероваться арабскими цифрами.
- документы оформляются на стандартном листе бумаги формата А-4 или на общем бланке, при этом следует указывать обязательные реквизиты: наименование организации или подразделения, вид документа, дату, номер, заголовки к тексту, подпись уполномоченного лица, гриф утверждения.
Несмотря на то, какие документы входят в систему организационно-правовой документации, они все относятся к числу бессрочных, поэтому действуют вплоть до даты их официальной отмены. Исключением является только штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.
По мере внесения изменений в характер деятельности и организации труда в документацию могут вноситься корректировки, при этом руководитель обязан издавать соответствующий приказ или распоряжение. Если этого не происходит, организационно правовые документы действуют до тех пор, пока не произойдет реорганизация деятельности или иные изменения.
Организационно правовые документы: виды
Документы закрепляют статус компании как юридического лица, фиксируют порядок оформления организационно-правовой формы, определяют организационную структуру, а также формы и методы управления, обязанности и права должностных лиц и работников. Они реализуют нормы административного и гражданского права.
- устав;
- положение об организации;
- положения обо всех подразделениях, входящих в структуру;
- положения о совещательных, а также коллегиальных органах учреждения;
- регламенты работы совещательных, коллегиальных органов;
- регламенты работы управленческого аппарата;
- инструкции по видам деятельности работников;
- должностные инструкции специалистов;
- штатное расписание;
- правила предприятия.
Несмотря на то, какие организационно-правовые документы используются, что к ним относится и какая информация содержится, они являются обязательными для исполнения, так как реализуют нормы административного права. При этом главная цель их составления - кооперация и рациональное разделение труда между работниками и подразделениями.
Организационно-правовые документы учреждения подразделяются на:
учредительные юридического лица: учредительный договор и устав;
организационные: положения о подразделениях, коллегиальных органах, штатное расписание, инструкции по вопросам деятельности, регламент организации и т.д.
Юридическим лицом является организация , имеющая в собственности, оперативном управлении или хозяйственном ведении обособленное имущество. Лицо может приобретать и осуществлять неимущественные и имущественные права, исполнять обязанности в соответствии с уставом, быть ответчиком или истцом в суде. Поэтому организационно правовые документы в организации действуют на все сферы деятельности, распространяются на права и обязанности.
Организационно правовые документы: что содержат
Учредительный договор
Если рассматривать организационно правовые документы, к ним относятся учредительные бумаги, в которых указано наименование юридического лица, место нахождения, порядок управления, предмет и цели деятельности, иные сведения, предусмотренные законом. Учредительные договоры приобретают силу после государственной регистрации.
Учредительный договор, относящийся к организационно правовым документам, включает список данных:
- наименование, а также нахождение организации;
- правовой статус;
- уставной капитал, вклады в него;
- порядок и сроки вкладов в уставной капитал;
- ответственность учредителей за нарушения обязанностей вносить вклад;
- порядок и объемы распределения прибыли;
- состав органов управления;
- порядок ликвидации или реорганизации.
Учредительные организационно правовые документы относят к документам первой важности. Договор подписывается всеми учредителями, выдается каждому участнику, а один экземпляр хранится в архивах юридического лица. Порядок составления и оформления, его заключения, вступления в законную силу, а также прекращения действия регламентируется ГК РФ.
Устав
Устав - учредительный документ, представляющий свод установленных правил, регулирующих правовое отношение и внутренние распорядки. Кроме того, он определяет правовой статус. Требования к содержанию регулируются законом. Для оформления устава используется эмблема и наименование организации, справочные данные, наименование документа , отметка о регистрации, гриф. Структура и содержание определяется разработчиком. Заполнять организационно правовые документы, перечень пунктов в них, нумерацию следует по установленному порядку, но текст может отличаться в ряде организаций.
Обычно устав содержит:
- общие положения;
- правовой статус;
- цели и задачи;
- уставной капитал организации;
- резервный и иные фонды;
- права и обязанности участников;
- органы общества;
- распределение прибыли;
- выход участников из общества;
- порядок реорганизации и ликвидации общества;
- правила регистрации устава.
Устав может включать и иные пункты, отражающие специфику деятельности. Он оформляется на стандартном листе с внесением необходимых реквизитов бланка организации, грифа, отметки о регистрации в органе государственного управления. После этого он подписывается руководителем и заверяется печатью.
Положение
Положение определяет статус организации, задачи, функции, права, ответственность, а также порядок деятельности. Положение утверждается государственным органом или уполномоченным лицом организации. Оно оформляется аналогично уставу, включает пункты, подпункты, нумерацию арабскими цифрами.
Организационно правовые документы этого вида содержат:
- общие положения;
- руководство;
- основные задачи;
- права и обязанности;
- взаимоотношения;
- функции;
- сведения о том, как проходит контроль, проверка и ревизия деятельности;
- данные о реорганизации и ликвидации.
Все сведения должны излагаться четко, понятно, быть актуальными на данный момент. Рассматривая организационно-правовые документы, их виды, можно отметить, что положение является одним из основных документов. Оно обязано быть в каждой организации.
Регламент
Регламент, он же правовой акт, устанавливает порядок деятельности руководящих лиц, совещательных или коллегиальных органов. Текст оформляется по аналогии с другими документами. В нем необходимо перечислить статус органа, порядок планирования, подготовки материалов для рассмотрения, порядок их рассмотрения и принятия решения, ведения протокола, оформления решений, доведения решений до исполнителей, а также материальное обеспечение. Регламент можно оформлять на общем бланке, после чего его следует заверить.
Штатное расписание
Этот документ входит в систему организационно-правовой документации. Он определяет структуру организации, перечень должностей в структурных подразделениях и в целом, оплату труда. Штатное расписание нужно составлять и утверждать 1 января календарного года. Оно оформляется на листах А3, включает общие реквизиты, утверждается руководителем. Текст всегда оформляется в табличной унифицированной форме с указанием: кодов подразделений и должностей, штатных единиц, надбавок , должностных окладов, фонда зарплаты.
Инструкция
Инструкция - это документ, который входит в систему организационно-правовой документации. Он издается с целью установления правил, регулирующих научно-технические, организационные, финансовые и иные стороны деятельности. Требуется указывать общие положения, категории специалистов, квалификационные требования и прочую информацию. Нужно полностью раскрывать обязанности специалистов, прописывать права, ответственность. Для удобства можно использовать типовые инструкции, дополнять их при необходимости.
Справка
Выводы
В организациях, в которых систематизирован документооборот, а все организационно правые бумаги заполняются в едином стиле и в полном соответствии с требованиями законов, в результате проверок не возникает проблем. Так как требования могут изменяться, важно отслеживать поправки к законам, пересматривать бумаги и своевременно выявлять недочеты.
Возможно, вам будет интересно узнать:
В составе организационно-распорядительных документов можно выделить:
Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления , штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении учреждения, должностная инструкция работнику.
Распорядительные документы: приказ, распоряжения, указание, инструкция.
Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.
Подготовка и оформление основных видов документов
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов учреждения, называется организационными документами.
К организационным документам относятся:
Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений - специалистом, занимающем данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком, утверждается директором учреждения, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку (Приложение № 3).
ПОЛОЖЕНИЕ
Положение - это организационно-юридический документ, регламентирующий деятельность органов управлений , учреждений и их структурных подразделений.
Как правило положения состоят из следующих разделов:
Общая часть (общие положения). Раздел включает в себя:
· определение статуса подразделения в системе управления;
· указание о том, кем оно возглавляется и кому подчиняется;
· степень самостоятельности;
· участие в реализации целевой программы или выполнении целевых функций управления;
Основные задачи. Раздел определяет:
· направление деятельности управления, подразделения;
· задачи, за выполнение которых несет ответственность данное управление, подразделение;
Функции (обязанности) (раздел содержит перечень функций, выполнение которых обеспечивает решение задач, поставленных перед управлением, подразделением с определенной конкретизацией работ по каждой функции);
Права (раздел определяет права управления, подразделения, обеспечивающие выполнение установленных функций);
Организация управления (раздел содержит описание организационной структуры управления, подразделения, указания о подчиненности руководителей, определяет периодичность, время и вид проводимых организационных мероприятий (планерок, совещаний, советов и т. д.);
Взаимосвязи с другими подразделениями (раздел разрабатывается на основе входящей и исходящей документации с определением основных взаимосвязей; в этом разделе могут устанавливаться взаимосвязи данного подразделения с общественными подразделениями (организациями), всевозможные общественные советы и комиссии, профсоюзы);
Ответственность (раздел предусматривает установление ответственности подразделения и его руководителя за выполнение задач и реализацию функций; этот раздел отличается наибольшей сложностью разработки, так как здесь необходимо указать применение санкций за выполнение или некачественное выполнение задач, функций, а также определить условия, при которых наступает та или иная ответственность; как правило в этом разделе делается такая запись: “подразделение несет ответственность за выполнение закрепленных за ним задач и функций”).
Другим распространенным регламентом, с помощью которого определятся место и деятельность работника, являются должностные инструкции. Должностные инструкции как юридические документы вводятся в действие решением руководителя (утверждение инструкции подписью; приказ, распоряжение, постановление о введении инструкции).
ИНСТРУКЦИЯ
Инструкция - “правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, учреждений (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан”.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказ). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.
Например: “Должностная инструкция инспектору по контролю…”, “Инструкция о порядке предоставления льгот лицам, работающим в районах Крайнего Севера”, “Инструкция о ведении делопроизводства”.
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Начинается, как правило, инструкция разделом “Общие положения” , в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).
Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: “должен”, “следует”, “необходимо”, “имеет право”, “не допускается”, “рекомендуется”, “запрещается” и т. д.
Текст инструкции излагается от третьего лица (например, “Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания…”) или в безличной форме (например: “Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационно-контрольный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационно-контрольные индексы первого предложения, заявления, жалобы”). Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
Объяснительная записка
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. д.); или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы .
К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляют на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов:
· акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);
· приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т. д.);
· проведения испытания;
· списания;
· инвентаризации;
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос.
Текст акта делится на три части:
введение, констатирующая часть и выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом “Основание” , которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова “Основание” ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже , его дата, номер и заголовок.
Например:
Основание: приказ директора школы от 17.04.95 № 2
“О проведении инвентаризации на складе школы”
С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово “Составлен” и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Например:
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту . В название должности входит и название учреждения. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. В заключительной части акта делаются выводы, или даются рекомендации, Эта часть текста необязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна.
Например:
Составлен в 2-х экземпляров:
1-й экземпляр направлен в Департамент образования
2-й экземпляр - в дело.
Завершающий текст акта: подписи
Акт подписывают председатель и все составители.
При подписании должности перед фамилиями не указываются.
Например:
Председатель комиссии подпись
Члены комиссии подпись
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога “О” (“Об”) и формулируемый с помощью отглагольного существительного: “О проверке”, “О приеме-передаче”, “О списании”, “Об уничтожении”. Ряд разновидностей актов требует утверждения.
Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения.
Служебные письма
Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования, и т. п.
Текст служебного письма должен быть простым, т. е. освещать один вопрос.
Текст письма, как правило, состоит их двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т. п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации письма можно рекомендовать изменения традиционный порядок изложения текста письма и начать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.
Информационно-справочные документы
Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и направляемых им, являются информационно-справочными . Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них.
Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. Текст обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщают сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа “настоящая справка ”, “действительно учится ” и т. д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.
Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Как и в справках, от адресата зависит оформление этого вида документов. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги.
Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений местных администраций, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоначалия . Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права , регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений , инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т. п. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
Организационные документы - это документы, устанавливающие порядок создания организации и ее работы, организующие коллективную деятельность в рамках организации. Несмотря на то, что в общем объеме документации организационные документы занимают небольшое место, они играют существенную роль в деятельности организации. Фактическое существование любой организации начинается с введения в действие именно организационных документов. Они обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций.
По своему содержанию организационные документы являются сложными документами, они велики по объему. Составляются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или назначаемой) при участии юристов. После обсуждения и согласования текста документа они подписываются руководителем организации и утверждаются. Организационные документы имеют длительный срок действия, они перерабатываются только лишь в случае реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия.
К видам организационных документов в первую очередь относятся уставы, положения, правила, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание.
Устав - это документ, определяющий структуру, порядок образования, компетенцию организации, ее функции и права, задачи, порядок работы. Он является основным организационным документом в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава (например: Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав государственного унитарного предприятия и т.д.).
Как организационный документ устав настолько важен, что требования к тексту для ряда его разновидностей установлены в законодательном порядке. Например, в соответствии с Федеральным законом «О банках и банковской деятельности» Устав банка должен содержать, кроме наименования банка и его местонахождения, перечень осуществляемых банковских операций и сделок; сведения о разделе уставного капитала; сведения о системе органов управления, в том числе исполнительных органов и органов внутреннего контроля; сведения о порядке их образования и их полномочиях.
Уставы могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые уставы разрабатываются для ряда однородных предприятий, на их основе составляются индивидуальные уставы.
Текс устава предполагает наличие следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Основные функции предприятия.
3. Права и обязанности.
4. Руководство.
5. Взаимоотношения и связи.
6. Производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность.
7. Имущество и средства.
8. Контроль, проверка и ревизия.
9. Реорганизация или ликвидация.
10. Порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций).
11. Порядок распределения прибыли.
12. Порядок образования организации, порядок управления и прекращения деятельности.
13. Органы управления (внутренняя организационная структура).
Положениеопределяется как организационно-правовой документ, устанавливающий статус, место в системе управления, внутреннюю структуру, порядок образования, функции, компетенцию, основные правила деятельности организации, их структурных подразделений, а также подведомственных организаций. Положение может определять организацию работы и основные функции системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах Российской Федерации), одного органа (например, Положение об общем отделе администрации области и т.д.), структурного подразделения, комиссии и т.д. На основе положения работают, как правило, бюджетные организации, органы власти и управления. Но и коммерческие структуры, действующие на основании устава, могут разрабатывать положения для своих филиалов, представительств и отделений.
Положения бывают:
· общие - разрабатываются для однородных организаций;
· типовые - действуют обычно в пределах одной отрасли, одной системы, утверждаются вышестоящими органами управления;
· индивидуальные - разрабатываются на основе типовых, в них отражается специфика данного органа или должностного лица, утверждаются руководителями организации и предприятий.
Текст положения включает следующие разделы:
1. Общие положения - указывается точное официальное наименование организации (полное и сокращенное), цели ее создания, степень самостоятельности, орган управления (или должностное лицо), в чьем распоряжении находится данная организация, непосредственный руководитель, наличие печатей и официальных бланков. Здесь же дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данная организация.
2. Основные задачи организации, характер и основные направления ее деятельности.
3. Структура - приводится характеристика внутренней организационной структуры, дается перечень подразделений, указывается характер взаимосвязей между ними, определяется порядок распределения обязанностей между работниками.
4. Функции - дается всесторонняя характеристика деятельности организации, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение поставленных задач.
5. Права и обязанности - перечисляются права и обязанности, необходимые для выполнения функций, порядок их осуществления (к правам относятся: право запрашивать информацию, право ведения переписки, право представительствовать в вышестоящих органах, право издавать распорядительные и нормативные документы и др.; к обязанностям относятся действия, необходимые для выполнения основных задач). При изложении прав и обязанностей подчеркивается их соответствие действующему законодательству.
6. Ответственность - излагаются позиции, по которым руководитель организации несет личную ответственность за невыполнение поставленных задач.
7. Руководство - устанавливаются принципы руководства организацией, порядок назначения (освобождения) на руководящую должность, сфера компетенции руководителя.
8. Контроль, проверка и ревизия деятельности - определяется, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок предоставления итоговых документов.
9. Реорганизация и ликвидация - устанавливается порядок осуществления реорганизации и ликвидации организации
Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является Положение о структурном подразделении. Оно должно быть разработано на каждое подразделение организации. В данном документе должны быть закреплены основные функции и задачи, которые должны выполнять подразделения для выполнения общих задач. Так, в акционерном обществе, руководимом советом директоров, разрабатывается Положение о совете директоров, в котором закрепляется статус совета, компетенция совета директоров, порядок избрания совета, полномочия его членов и их срок, порядок созыва заседаний и формирования повестки дня, порядок проведения заседаний и принятия решений, ведения протокола, ответственность членов совета директоров и другие организационные вопросы.
Под положением может пониматься также свод правил, регулирующих определенное направление деятельности, например Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, многочисленные разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и т.д.
Правила - это документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении какой-либо деятельности, определяющий, как и в какой последовательности должна вестись работа на том или ином участке.
По сфере применения правила можно разделить на:
· общие, имеющие значение для всех отраслей (например, Правила по технике безопасности);
· отраслевые, относящиеся только к одной отрасли (например, Правила приема в высшие учебные заведения или Правила бытового обслуживания населения).
В каждой организации существуют Правила внутреннего трудового распорядка. В ст. 189 Трудового Кодекса Российской Федерации указывается, что «трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом Правила внутреннего распорядка и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работниками меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя».
Обычно Правила внутреннего распорядка содержат следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Порядок приема и увольнения работников.
3. Основные права и обязанности работников.
4. Основные права и обязанности работодателя.
5. Режим труда и отдых.
6. Поощрения за успехи в труде.
7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан (например, Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Ленинградской области, Должностная инструкция инспектора по контролю). Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Как и другие виды организационных документов, инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. Так, при составлении инструкции по делопроизводству в конкретной организации используется Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. В первом случае в приказе или распоряжении руководителя определяется срок введения инструкции, перечисляются необходимые мероприятия по реализации рекомендаций инструкции, указываются ответственные исполнители.
Отдельной разновидностью инструкции является должностная инструкция, определяемая как правовой акт, который издается в целях регламентации организационно-правового положения специалиста, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Значение должностной инструкции очень велико. Она, играя организационную, регламентирующую и регулирующую роль, способствует четкому разграничению обязанностей и прав между работниками, исключению параллелизма в работе, обеспечению взаимосвязи в работе сотрудников, занимающих различные должности. На должностную инструкцию часто опираются при конфликтных ситуациях между работодателем и работником.
Должностная инструкция разрабатывается руководителем отдела, сотрудниками отдела кадров или специалистом по работе с персоналом на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, кроме руководителей, деятельность которых регламентируется положением. При ее разработке необходимо опираться на такие основополагающие документы, как классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (берется соответствующая квалификационная характеристика).
Трудовой кодекс РФ, а также положение организации и структурного подразделения. Основные положения инструкции должны быть согласованы с юрисконсультантом, а затем она утверждается руководителем предприятия и при заключении трудового договора доводится до сведения сотрудника под расписку. Все изменения в должностной инструкции должны вносится специальным приказом руководителя.
Основной текст должностной инструкции включает следующие разделы:
1. Общие положения. В разделе указывается точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления, т.е. название структурного подразделения и подчиненность; устанавливается сфера деятельности сотрудника, режим работы, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения по должности во время отсутствия; определяются требования к профессиональной подготовке и опыту работы. Кроме того, в разделе содержатся указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми специалист руководствуется в своей деятельности.
2. Функции и должностные обязанности. Этот раздел требует как можно большей детализации. Здесь в максимальном объеме перечисляются обязанности работника, согласующиеся с задачами структурного подразделения; приводится перечень видов работ (в последовательности от главных к второстепенным), которые должен выполнять сотрудник; указывается форма его участия в управленческом процессе; определяются этические нормы, которые должен соблюдать сотрудник.
3. Права. В разделе описываются права и полномочия работника, необходимые для выполнения его обязанностей: право принимать решения по определенному кругу вопросов, получать необходимую информацию, визировать или подписывать документы, контролировать действия каких-либо сотрудников и т.д.
4. Ответственность. В данном разделе указываются формы ответственности работника за результаты его деятельности, возложенные на него обязанности; устанавливаются виды наказаний за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей.
5. Взаимоотношения. Данный раздел призван регулировать трудовые взаимоотношения между должностными лицами. В нем устанавливается круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления документов и др.
6. Оценка работы. В этом разделе обычно указывают критерии своевременности работы и ее качество, например отсутствие жалоб, претензий, соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т.д.
Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условием пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, вызвавшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, внедрение компьютерных технологий и др. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (три года или пять лет).
К организационным документам относятся и такой документ, как структура и штатная численность - правовой акт регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Его составление предусматривается уставом (положением) об организации. В нем устанавливаются состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого отдела и всей организации в целом. Обычно этот документ утверждается на календарный год, а если в течение происходят изменения, то они оформляются приказом руководителя.
Документ представляет собой таблицу, основными графами которой являются:
· название структурного подразделения;
· код структурного подразделения;
· штатная численность (по отделам и организации в целом).
В каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, разрабатывается и утверждается штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Штатное расписание, как и другие документы, разрабатывается в соответствии с уставом (положение) организации. В нем определяются структурные подразделения (наименование и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы. Документ оформляется по унифицированной форме. Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономический отдел и отдел кадров.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Все изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом руководителя организации.
