Что такое локальные нормативные акты (ЛНА) или «локалка», как по-свойски называют эти документы кадровики? Это понятие не определяется в Трудовом кодексе, но упоминается в связи с правами и обязанностями работодателя.
Работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8, 22 ТК РФ).Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).
Определение ЛНА можно найти в судебных решениях. Арбитражный суд Новосибирской области в решении от 24.03.2008 года по делу N А45-2016/2008 выделил следующие признаки ЛНА:
Неоднократность применения;
Наличие волевого содержания;
Внутриорганизационный характер;
Распространение на неопределенный круг лиц.
Седьмой арбитражный апелляционный суд в постановлении от 11.06.2008 № 07АП-2847/08 указывает ещё один признак: «…в ряде случаев для принятия локального нормативного правового акта требуется учет мнения представительных органов работников…».
То есть локальный нормативный акт – это документ, регулирующий порядок действий в определённых ситуациях. Он действует в рамках данной организации и может распространяться как на весь коллектив, так и на часть коллектива. Содержащиеся в нём правила применяются всякий раз, когда фактические условия или результаты труда работников совпадают с указанными в данном акте.
Ознакомление с локальными нормативными актами организации
В каких случаях работник должен быть ознакомлен с ЛНА?
1. При приёме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
2. При принятии новых локальных нормативных актов (ст. 22 ТК РФ).
3. При внесении изменений и дополнений в существующие ЛНА.
4. При изменении своего статуса.
Последний пункт поясню на примере.
Допустим, вы работаете делопроизводителем в канцелярии. При поступлении на работу вас ознакомили с должностной инструкцией делопроизводителя и положением о канцелярии.
Затем вы переводитесь в отдел кадров на должность инспектора по кадрам. Теперь вы должны быть ознакомлены с другими ЛНА:
Положением об отделе кадров;
Должностной инструкцией инспектора по кадрам;
Инструкцией о порядке формирования, ведения, хранения и выдачи личных дел;
Инструкцией о ведении и хранении штатного расписания;
Приказом о порядке разработки графика отпусков
и т.д.
Такой же порядок действует, если вы будете совмещать должность инспектора по кадрам.
Или, допустим, вы остаётесь на своей должности, но вас включили в дисциплинарную комиссию – значит, должны ознакомить с положением об этой комиссии.
Избрали в коллегиальный орган управления организацией – должны ознакомить с ЛНА, регулирующим работу данного органа и т.д.
Лист ознакомления с локальными нормативными актами - образец данного источника поможет вам правильно его составить с учетом всех правовых нюансов. Рассмотрим, какие этот документ имеет особенности в части структурирования и заполнения.
Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?
В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ фирмы-работодатели обязаны знакомить сотрудников -- как уже нанятых, так и оформляющихся на работу, с локальными нормативными актами (далее - ЛНА), действие которых распространяется на трудовые правоотношения с участием данных работников. Такими актами могут быть, к примеру, положение о коммерческой тайне, правила внутреннего распорядка, коллективный договор.
Помимо законной обязанности работодателя по ознакомлению сотрудников с соответствующими ЛНА, у фирмы могут быть и объективные причины сделать это. Например, если она не ознакомит сотрудника с теми же правилами трудового распорядка, то будет не вправе спрашивать с работника за последствия их нарушения.
Законодатель не регламентирует, каким образом сотрудник должен знакомиться с локальной документацией. На практике распространено несколько механизмов обеспечения работодателем соответствия требованиям ст. 22 и 68 ТК РФ. В числе таковых - составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.
Структура документа
Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.
1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.
Данный документ:
- подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
- включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.
2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:
- подписывается всеми сотрудниками фирмы;
- содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).
В первом случае в форме журнала отражаются:
- тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
- перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
- даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.
В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.
Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:
- граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
- граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
- отметки о заверении документа руководителем фирмы - поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.
Где можно скачать образец листа ознакомления?
Загрузить заполненный образец листа ознакомления с ЛНА в обоих рассмотренных нами вариантах вы можете на нашем сайте.
Здесь вы можете скачать пример заполнения листа ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору.
"Отдел кадров коммерческой организации", 2013, N 6
Вопрос: С какими локальными актами работодатель обязан ознакомить работника?
Ответ: При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Обоснование: Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, коллективным договором.
На основании ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. При этом положения, содержащиеся в таких актах, не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленными действующим законодательством.
Конечно, в каждой организации перечень локальных нормативных актов свой. Но самыми распространенными локальными актами, с которыми работник должен быть ознакомлен, являются:
Положение о хранении и использовании персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
Должностная инструкция;
Положение о коммерческой тайне;
Положение об аттестации работников.
Отметим, что некоторые работодатели игнорируют требование ст. 68 ТК РФ. Однако ознакомление работника с локальными актами в интересах работодателя. Например, не получится применить меры дисциплинарной ответственности к работнику, разгласившему персональные сведения, если работодатель не разработал и не принял локальные акты, регламентирующие работу с конфиденциальной информацией, или сотрудники с ними не ознакомлены.
Судебная практика. В Апелляционном определении Белгородского областного суда от 21.08.2012 по делу N 33-2616 суд удовлетворил требования работника, так как вопреки требованиям ст. 68 ТК РФ при приеме на работу работодатель не ознакомил истца с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, из которых следовало бы, что рабочее место истца находится в офисе работодателя.
О том, когда нужно направлять работников на медосмотр, читайте . Какие документы могут заменить паспорт при приеме на работу, и как истребовать с работника необязательные документы, смотрите .
До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить лицо, поступающее на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (часть 3 ст. 68 ТК РФ).
Закон, как мы видим, не устанавливает форму и порядок ознакомления работника с необходимыми документами работодателя. Установлены только два основных требования:
- ознакомление должно производиться под роспись,
- и до момента подписания трудового договора.
Выполнить требование «под роспись» можно следующими способами:
1. Приложить к каждому локальному нормативному акту (или коллективному договору) листы ознакомления , на которых работники будут проставлять визы ознакомления. Виза ознакомления должна включать:
- личную подпись,
- дату ознакомления,
- расшифровку личной подписи.
Лист ознакомления можно заготовить в виде таблицы:
Можно добавить столбцы: должность, подразделение. Но это не обязательно.
Листы ознакомления подшиваются к локальному акту.
2. Оформить специальный Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Журнал нужно пронумеровать, прошить, сделать контрольную надпись. Например: «В журнале пронумеровано и прошнуровано 96 (девяносто шесть) листов. Должность, подпись, расшифровка подписи» . И заверить надпись печатью.
В Журнале ознакомления можно выделить блоки для ПВТР, Положения о защите персональных данных, Положения об оплате труда, прочих ЛНА.
А крупным компаниям с большой численностью работников целесообразно для каждого локального акта оформить отдельный Журнал ознакомления.
3. Для каждого работника составить Лист ознакомления с локальными актами. В этом листе перечислить все документы, с которым необходимо знакомить работника при приеме на работу. После прочтения документа, работник расписывается в листе ознакомления напротив соответствующего документа (подпись, дата, расшифровка подписи).
Оформленный перечень приложить к трудовому договору, заключенному с работником. Если ведется личное дело работника, лист ознакомления с ЛНА можно поместить туда.
Все способы удобны и применяются на практике. Выбирайте.
Как выполнить требование «до подписания трудового договора»?
Это можно сделать двумя способами:
- Проставлять время ознакомления с ЛНА и время подписания договора, дополнив таблицу графой «Время ознакомления».
- В тексте трудового договора перед блоком «Подписи сторон» разместить текст, примерно следующего содержания: «С локальными актами (перечислить) ознакомлен до подписания договора. Подпись, расшифровка подписи, дата.»
Может быть, многим покажется, что не стоит обращать внимание на такие пустяки. Но если Вы не сможете доказать, что при приеме конкретного работника был соблюден порядок, штраф Вам обеспечен. Нарушение порядка приема на работу является длящимся, поэтому наказание за него наступает с момента обнаружения.
В мы поговорим о заключении трудового договора.
Перед подписанием трудового договора и зачислением в штат работник должен быть ознакомлен с внутренними нормативными актами. Это норма законодательства, обязательная к исполнению. В связи с этим кадровые специалисты нередко задаются вопросом, с какими локальными нормативными актами должен быть ознакомлен работник. Расскажем кадровикам, как провести эту процедуру правильно, ознакомив работника со всеми нужными документами.
Обязанность работодателя
Одним из этапов в процедуре приема работника является ознакомление с локальными нормативными актами организации (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Ознакомление с внутренними документами должно обязательно предварять подписание трудового договора. Сначала знакомство с документами, обязательно под роспись, затем, подписание договора.
На практике существует несколько вариантов, как оформлять знакомство работника с документами. В зависимости от ряда факторов можно использовать, как один или несколько способов. Перечислим варианты оформления:
- включение фразы об ознакомлении с документами в текст трудового договора;
- использование листа ознакомления (с указание ФИО, подписи и даты), прикладываемого к каждому локальному акту;
- ведение журнала ознакомления с локальными актами, в который включены все внутренние нормативные документы предприятия.
Документы, с которыми нужно ознакомить обязательно
Будущего работника нужно ознакомить со всеми локальными актами организации, имеющими отношение к его работе (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Как минимум, к таким документам относят Правила внутреннего распорядка и коллективный договор, если он заключен на предприятии. С локальными актами предприятия должны быть ознакомлены все сотрудники компании, вне зависимости от должности.
Правила трудового распорядка – это локальный нормативный акт, в котором описан порядок приема и увольнения сотрудников, их основные права, обязанности, режим работы, отдыха, поощрения и взыскания, которые могут применяться к персоналу, а также иная информация. При наличии в компании коллективного договора Правила трудового распорядка являются, как правило, его приложением (ст. 189, ст. 190 ТК РФ).
