Нормативно-методические документы по доу. Законодательная и нормативно-методическая база Нормативно методические документы регламентирующие хранение документов

Система государственных органов управления документацией в стране. В Российской Федерации, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.

В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение.

На Росархив возложена ответственность за организационно - распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства - разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно - распорядительной документации (УСОРД). Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Местные архивные органы выполняют соответствующие задачи в области управления документацией.

На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда.

Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу, Комитет по стандартизации и Министерство труда можно рассматривать как центральное звено управления документацией.

Следующей ступенью являются функциональные министерства и ведомства. Конечной ступенью -- руководители конкретных организаций, предприятий, исполнительных структур власти.

Состав нормативно-методической базы делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства -- это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента

Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения

Документационное обеспечение -- важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ). ГК РФ определяет правовое положение участников гражданского оборота, регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.

Наряду с ГК РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Закон Российской Федерации «О стандартизации» 5154-1 от 10 июня 1993 г. устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации, их применение и т. д.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г. определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы в информационных системах, категории информации по уровню допуска к ней, порядок правовой защиты информации. Документирование является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Порядок документирования устанавливается органами госвласти, ответственными за организацию делопроизводства.

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» 85-ФЗ от 4 июля 1996 г. направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» 5485 от 21 июля 1993 г. регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г.

Нормативно-методическая база ДОУ- это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и ме­тодических документов, регламентирующих технологию созда­ния, обработки, хранения и использования документов в те­кущей деятельности организации или учреждения. Эта база так­же включает регламентацию деятельности службы ДОУ и дру­гих служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

2.1.Состав нормативно-методической базы ДОУ

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

Постановления и распоряжения Правительства Россий­ской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регла­ментирующие вопросы документационного обеспечения управ­ления на федеральном уровне;

Государственную систему документационного обеспече­ния управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ - Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

Правовые акты органов представительной и исполни­тельной власти субъектов Российской Федерации и их терри­ториальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

Правовые акты нормативного и инструктивного характе­ра, методические документы по ДОУ различных организаций;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономичес­кой и социальной информации;

Нормативные документы по организации и охране уп­равленческого труда служащих службы ДОУ;

Нормативные документы по организации архивного хра­нения документов.

1.2 Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области ДОУ.

Основу гражданского законодательства составляет Граж­данский кодекс Российской Федерации, который устанавли­вает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды докумен­тов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5154-I устанавливает правовые основы стан­дартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной за­щиты интересов потребителей и государства посредством раз­работки и применения нормативных документов по стандар­тизации и в области документационного обеспечения управ­ления.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ уста­навливает, что информационные ресурсы (документы и мас­сивы документов) являются объектами отношений физичес­ких, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информаци­онных ресурсов.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-I регулирует отношения, возникаю­щие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безо­пасности Российской Федерации. К государственной тайне за­кон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведыватель­ной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятель­ности, распространение которых может нанести ущерб безо­пасности Российской Федерации. Закон устанавливает полно­мочия государственных органов и должностных лиц, призван­ных обеспечить сохранение и защиту государственной тайны; перечень сведений, составляющих государственную тайну; по­рядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носи­телей; распоряжение сведениями, составляющими государствен­ную тайну; порядок ее защиты, контроль и надзор за обеспече­нием государственной тайны и другие вопросы.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» отражены основные требования к веде­нию бухгалтерского учета, определены обязательные реквизи­ты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерс­кой отчетности коммерческих организаций и установлены сро­ки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного ар­хивного дела.

Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г. приняты Основы законодательства об Архивном фонде и ар­хивах Российской Федерации, в которых определены направ­ления совершенствования организации архивного дела в стра­не, а также меры по предотвращению порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вы­воза архивных документов за границу. Эти основы регулиру­ют формирование, организацию хранения, учет, использова­ние архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всесто­роннего использования в интересах граждан, общества и го­сударства.

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Фе­деральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положе­ниях и правилах.

Будущий руководитель должен знать положения:

Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);

Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять ком­мерческую тайну»;

Приказа Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерско­го учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (с изм. на 30.12.99);

Приказов Министерства финансов РФ об утверждении ПБУ по отдельным направлениям бухгалтерского учета;

Указания Центрального банка РФ от 3 декабря 1997 г. № 51-У «О введении новых форматов расчетных документов» (с изм. на 22.02.99);

Других нормативных правовых.документов.

Необходимо также знать основные положения Правил ока­зания услуг почтовой связи (Постановление Правительства РФ от 26.09.97 № 1239); Правил оказания услуг телефонной связи (Постановление Правительства РФ от 26.09.97 № 1235); Правил предоставления услуг телеграфной связи (приказ Госкомсвязи России от 03.10.97 № 43) и т.д.

2.3. Государственная система ДОУ. Основные требования к документам

Основу ДОУ составляет Государственная система документационного обеспечения управления, разработанная Все­союзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, одобренная Главархивом СССР 27.04.88. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организа­ции работы с документами в органах государственного уп­равления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверж­дена Типовая инструкция по делопроизводству в министер­ствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с це­лью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности пу­тем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабаты­вают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

2.4. Государственные стандарты на документацию.

К нормативным документам ДОУ относятся государствен­ные стандарты Российской Федерации (ГОСТ). Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государ­ственных органов управления и субъектов хозяйственной де­ятельности. Государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государствен­ную систему стандартизации - иерархически организован­ную систему классификации и кодирования самих государ­ственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содер­жит комплекс основополагающих стандартов, в которых зак­реплены положения о порядке разработки стандартов, о по­строении, изложении и оформлении стандартов, их утверж­дении, регистрации, введении в действие и т.д. Например, ГОСТ 1.РО-92 «Государственная система стандартизации Рос­сийской Федерации. Основные положения».

В системе государственных стандартов, представляемых ежегодно в 4 томах, содержится 7 частей. В разделе Т 5. Система документации выделены следующие подразделы:

Т 50. Государственная система стандартизации и норма­тивно-технической документации;

Т 52. Система проектно-конструкторской документации;

Т 54. Система планово-экономической, учетной, стати­стической, товаросопроводительной, потребительской, транс­портной, банковской и других видов документации;

Т 55. Система административно-управленческой докумен­тации, документооборота, организации архивного дела;

Т 62. Информация, библиотечное и издательское дело и т.д.

Для работников службы ДОУ и аппарата управления в це­лом наибольший интерес представляет подраздел Т 54, где отражены следующие государственные стандарты:

ГОСТ6.01.1-87 «Единая система классификации и ко­дирования технико-экономической информации»;

ГОСТ 6.10.1-88 «УСД. Основные положения»;

ГОСТ 6.10.3-83 «УСД. Запись информации унифициро­ванных документов в коммуникативном формате»;

ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы до­кументам на машинном носителе и машинограмме, создавае­мым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

ГОСТ 6.10.5-87 «УСД. Требования к построению форму­ляра-образца»;

ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой доку­ментации СЭВ. Формуляр-образец»;

ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов» (с изм. на 21.01.2000).

Из подраздела Т 62 для студентов и специалистов имеют большое значение следующие стандарты:

ГОСТ 7.1-84 «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления»;

ГОСТ 7.9-77 «Реферат и аннотация»;

ГОСТ 7.32-91 «Отчет о НИРС Структура и правила оформления».

2.5.Унифицированные системы документации.

Указанные выше государственные стандарты регламенти­руют создание унифицированных систем документации (УСД)- совокупности взаимосвязанных унифицированных форм доку­ментов, созданных по единым правилам и требованиям, содер­жащих информацию, необходимую для управления в опреде­ленной сфере деятельности.

В Общероссийском классификаторе управленческой доку­ментации (ОКУД) выделены следующие унифицированные системы документации:

Унифицированная система организационно-распоряди­тельной документации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и от­четной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

Унифицированная система отчетно-статистической до­кументации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгал­терской документации предприятий;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации;

Унифицированная система внешнеторговой докумен­тации.

Нормативно-методическая база делопроизводства

В свете вступления в силу 1 июня 2018 года нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 следует рассмотреть нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты .

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя следующее:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации; – нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативная база делопроизводства в РФ основана на Федеральном законодательстве и ГОСТ. Последние являются основой для ведения делопроизводства в организациях.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции РФ записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом..." . Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ . Не менее важны положения федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации".

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы "О Государственном гербе Российской Федерации", "Об электронной цифровой подписи", "О коммерческой тайне", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О бухгалтерском учете" и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов.

Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Указы Президента РФ относятся к числу нормативных актор регламентирующих делопроизводства. Перечислим ключевые Указы имеющие отношение к регламентации делопроизводства в РФ:

• Указ "Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ";
• Указ "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

Постановления Правительства РФ, регламентирующие делопроизводства регулирую различные аспекты документооборота. Самыми важными постановлениями правительства РФ в этой сфере являются:

• "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";
• "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности";
• "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации".

Особенности ГОСТ Р 7.0.97-2016

Вступивший в силу в 1 июля 2018 года ГОСТ имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть подробно. Итак, новый ГОСТ вступил силу согласно Приказу Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации".

Новый ГОСТ направлен на регламентацию следующих аспектов документооборота:

• состав реквизитов документов и бланков;
• правила их оформления реквизитов документов и бланков;
• виды и образцы бланков, схемы расположения реквизитов на деловых бумагах;
• правила создания документов.

Разработка нормативных документов по ДОУ

Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.

Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.

Литература

1. Басаков М.И. Современное делопроизводство: – М.: Ростов-на-Дону Феникс 2007
2. Конституция Российской Федерации
3. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2018 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати // Консультант Плюс – URL: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/49855.html/
4. Приказ Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации"

Нормативные документы по делопроизводству регламентируют этот важный вид организационной деятельности предприятия. Ими устанавливаются порядок обработки, учета и хранения документов, а также стандарты их оформления. Важно, чтобы на предприятии нормативная документация делопроизводства в 2016 году постоянно актуализировалась, поскольку это позволит обеспечить юридическую силу, аутентичность и подлинность всех документов, разработанных в организации.

Из статьи вы узнаете:

• какие правотворческие органы разрабатывают нормативные документы по делопроизводству;
• что входит в перечень нормативной документации делопроизводства;
• какие нормативные документы по делопроизводству должны быть в каждой организации;
• в каком направлении ведется работа по дополнению и изменению нормативных документов делопроизводства.

Нормативно-правовые документы в делопроизводстве имеют важное значение, поскольку регламентируют все процессы создания, обработки и хранения документов в организации. С помощью правил, устанавливаемых нормативными документами по делопроизводству, обеспечивается юридическая значимость и подлинность документации предприятия.

Кто разрабатывает нормативные документы по делопроизводству

В государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается определение термину «делопроизводство» как виду деятельности, направленной на обеспечение документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов. Документ - это юридически значимая информация на бумажном или электронном носителе, достоверность которой подтверждается наличием установленных реквизитов. Поэтому делопроизводство, в свою очередь, регламентируется нормативными документами, которыми устанавливаются общие правила и принципы его ведения.

Нормативно-правовые документы в делопроизводстве - это правовые акты многократного применения: законы, постановления, приказы, стандарты, инструкции и пр., которые изданы в соответствующей форме теми правотворческими органами, в компетенции которых находятся эти вопросы.

Основная регулирующая деятельность в сфере делопроизводства осуществляется Федеральным архивным агентством. В его функции входит контроль организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти, но, кроме этого, оно занимается методическими разработками и обеспечивает общее развитие общероссийской системы делопроизводства.

Вопросами унификации и стандартизации в сфере делопроизводства занимается Госстандарт, а в ведении Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) находятся научно-исследовательские и методические разработки в области архивного дела и документоведения. В этой организации разрабатываются многие нормативно-методические документы по делопроизводству.

Нормотворчеством в сфере делопроизводства также занимается Правительство РФ, федеральные и муниципальные органы исполнительной власти, ведомства, комитеты, службы, агентства, а также учреждения, организации и предприятия, разрабатывающие локальные нормативные акты, адаптирующие федеральное и отраслевое законодательство к реалиям и специфике производственной и организационной деятельности конкретной компании.

Перечень нормативных документов по делопроизводству

Руководствоваться в своей работе нормативными документами, регулирующими сферу делопроизводства, должны не только делопроизводители, но и исполнители, люди, которые разрабатывают документы организации и работают с теми, которые получены из внешних источников. Нормативная документация делопроизводства в 2016 году должна использоваться, прежде всего, чтобы были четко соблюдены все правила и требования к содержанию и оформлению документов, поскольку именно это обеспечивает их юридическую значимость. Поэтому желательно, чтобы в организации были правовые акты, входящие в данный перечень нормативных документов по делопроизводству:

• Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон № 53-ФЗ от 01.06.2005 «О государственном языке Российской Федерации»;
• Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»;
• Федеральный закон № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральный закон № 184-ФЗ от 24.12.2002 «О техническом регулировании»;
• Постановление Правительства Российской Федерации № 477 от 15.06.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 от 27.12.1995 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
• Приказ Росархива №76 от 23.12.2009 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
• ГОСТ Р 50922–2006. Защита информации. Основные термины и определения;
• ГОСТ 6.10.5–87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
• ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования;
• ГОСТ 9327–60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

Основные нормативные документы по делопроизводству

Кроме упомянутого ГОСТ Р 7.0.8–2013 к числу основных нормативных документов можно отнести следующие:

В кадровой службе каждого предприятия должны быть такие нормативные документы, регламентирующие кадровое делопроизводство:

• Постановление Правительства Российской Федерации № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»;
• Приказ Минфина России №117н от 2.12.2003 «О трудовых книжках»;
• Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

К числу основных относятся и те нормативные документы по делопроизводству, которые регламентируют порядок архивного хранения документации предприятия и используются для определения сроков хранения разного вида документов при составлении номенклатуры дел:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010
• Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
• Приказ Росархива № 2 о 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»;
• Основные правила работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
• Приказ Росархива № 176 от 18.08.1992 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».

Изменения нормативных документов по делопроизводству

Как и всякая нормативно-правовая документация, нормативные документы по делопроизводству в 2016 году могут изменяться - правотворческие органы приводят их в соответствие с реалиями сегодняшнего дня и требованиями действующего законодательства. В частности, большая часть изменений нормативных документов по делопроизводству обусловлена активным внедрением в практику электронных документов, как на уровне государственного управления, так и в деятельности коммерческих структур. Поэтому вопросы обеспечения правового статуса, подлинности и юридической значимости электронных документов, порядка их оперативного и архивного хранения сегодня особенно актуальны. Работа в направлении и совершенствовании нормативной базы делопроизводства также ведется с учетом повсеместного внедрения СЭД.

В задачу лиц, которые в своей работе руководствуются нормативной документацией делопроизводства, входит отслеживание вносимых в нее изменений и актуализация базы данных нормативных документов по делопроизводству.

Без изучения и использования нормативной базы невозможна организация эффективного делопроизводства, начиная с органов государственной власти и заканчивая работой небольшой коммерческой организации. Как внешние, так и внутренние коммуникативные взаимодействия организации будут нерезультативны в полной мере без изучения нормативно-правовой базы делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ).

Краткий экскурс в историю российского делопроизводства ясно дает понять, что эта область деятельности неразрывно связана с развитием государства. Действующая в Советское время государственная система повлекла за собой логичное для того времени единообразие в системе делопроизводства. Формализованные принципы создания и архивного хранения документов, утвержденные и обязательные к использованию формы документов, организованное оптимальное движение документов не могло не способствовать дальнейшему развитию системы делопроизводства.

Нормативно-правовая база делопроизводства сегодня - это ряд законов, актов, методических документов, которые помогают создать: технологию обработки документов, их хранения, использования в работе учреждения. Деятельность любой организации строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документированной информацией.

Как и кем регулируется сфера делопроизводства в рамках Российской Федерации

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти , координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации , включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти , разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Состав нормативной базы

Нормативную базу делопроизводства составляют:

Законы:

• Кодифицированные законы (кодексы)
• Федеральные законы РФ

Подзаконные акты на уровне федерации:

• Нормативные указы Президента Российской Федерации
• Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации:

Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.).

Регламентируют вопросы документационного обеспечения как общественного, так и ведомственного характера (могут быть использованы как информационно-справочные материалы для предприятий и организаций, не попадающих в зону подчинения):

Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Унифицированные системы документации.

Государственная система документационного обеспечения управления.

Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения управления разрабатываются собственные локальные нормативные акты - документы организационного, инструктивного, методического характера, действие которых ограничивается деятельностью служб, подразделений и работников издавшего его учреждения.

Развитие законодательной базы

В современных условиях законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего развития и совершенствования, особенно в части электронного документирования, электронного документооборота и создания электронных архивов.

Если говорить о состоянии нормативно-правовой базы сферы делопроизводства в современных условиях, то нельзя не отметить, что законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего и скорейшего развития и совершенствования.

В большей степени это в первую очередь касается электронного документирования и документооборота, а также создания электронных архивов.

Основные тенденции развития законодательно-нормативной базы в области управления документами в России

1. Попытка гармонизировать российское законодательство в области управления документами с законодательством Европейских государств, а также стран ближнего зарубежья и СНГ.
2. Ужесточение требований к определенным видам деятельности, в том числе к документированию этой деятельности .
3. Активное расширение сферы использования электронных документов, как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности.

Сложности переходного периода обусловлены многоуровневостью законодательно-нормативного регулирования не только на федеральном, но и на региональном и муниципальном уровнях.

Принятые законодательные изменения и те изменения, которые планируется внести в законодательство в ближайшее время, показывает, насколько они масштабны и значительны. Принятое законодательство пока не может в полной мере эффективно применяться, поскольку для этого необходимо разработать значительное число подзаконных нормативных актов.

Самый, пожалуй, актуальный вопрос в нормативной базе сегодня - это обеспечение правового статуса электронного документа в течение его жизненного цикла.

В ближайшее время нормативно должна быть решена задача по обеспечению юридической силы, аутентичности и подлинности электронных документов.

Разрозненный характер законодательства не дает возможность сформировать государственную конструкцию информационной системы, обеспечивающей эффективное функционирование СЭД, в т.ч. в различных архивах.

Несмотря на трудности, работа по развитию и совершенствованию нормативной базы делопроизводства движется.

Отдельные примеры последних разработок нормативных актов

В 2013 году ВНИИДАД разработаны «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций » и «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах ». Также ВНИИДАД проводилась работа по теме «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти ».

Проводится актуализация Общероссийского классификатора управленческой документации .

Идет работа по подготовке новой редакции Основных правил работы архивов .

Завершена разработка терминологического госстандарта «Делопроизводство и архивное дело ».

Издан словарь «Управление документами. Термины и определения »

Идет работа по созданию словаря видов и разновидностей современной управленческой документации.

Назрела острая необходимость в переработке ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ».

Планируется к разработке стандарт «Информация и документация - Система управления документами - Основные положения и словарь ».

На заседании Правительства РФ 19 июня 2014 г. был одобрен законопроект об отмене ограничений на использование электронных документов, что позволит увеличить объем документооборота в электронной форме. Это в свою очередь будет способствовать повышению эффективности взаимодействия юридических лиц, индивидуальных предпринимателей с органами государственной власти и органами самоуправления.

В целях модернизации правового регулирования использования электронных документов в уголовном, гражданском и арбитражном судопроизводстве Минюстом создан проект ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Инициаторы законопроекта подчеркивают возможность использования в уголовных или арбитражных процессах в виде доказательств электронных документов или данных, которые не имеют бумажных аналогов. Если Госдума РФ одобрит данный законопроект, он вступит в силу с 1 января 2016 года.

Этот перечень можно продолжать и далее. Поэтому в задачи службы ДОУ должны входить обязанности по отслеживанию изменений в нормативной базе делопроизводства, актуализации своих нормативных актов, а также доведение этой информации до управленческого аппарата организации.

Проверь себя

Проверьте свои знания по заданиям:

1. Перечислить актуальные нормативные акты по делопроизводству одной из категорий:

• Законы
• Подзаконные акты на уровне федерации
• Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.

В следующей статье рассмотрим локальные нормативные акты как организационную основу делопроизводства.

(4,20 - оценили 10 чел.)