Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?
Кому это нужно
Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.
Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.
Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов - от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит - устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай - он просто ждет, пока выполнится операция.
А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.
Что писать
Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.
Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай - разумный) вид.
В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.
Цели отчетов
Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:
Обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;
Подтверждение квалификации того или иного сотрудника;
Демонстрация эффективной работы руководству;
Получение финансирования на следующий отчетный период;
Получение согласия на развитие направления (идеи);
Обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.
Известная формулировка - правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения - работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.
Структура документа
Если на предприятии нет разработанной то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.
В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.
Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.
Стилистика
Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.
Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.
В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей - это по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников. Примеры отчетов о проделанной работеговорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела». Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.
Оценка результатов
Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.
Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.
Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.
От проблемы к решению
Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.
Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема - причины ее возникновения - постановка задач - решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.
Представление количественных показателей
В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело - разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.
К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.
Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».
Как оформить документ
Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.
Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:
Старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;
Ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;
Разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;
Составьте четкое и лаконичное резюме отчета.
Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы - начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.
Оформляем образец отчёта по практике на предприятии для студента в 2019 году.
Обязательные данные в отчете по практике
Кем вы работали в данной организации, на какой должности проходили практику. Место практики всегда должно соответствовать специальности
Организационно-штатная структура организации. Лучше всего графически изобразить данную структуру. Делается это отрисовкой блок схеме древовидной структуры. Сама блок-схема вставляется в приложение.
Должностные обязанности каждого из работников. В произвольной форме описываются функции, которые выполняет все работники, представленные в древовидной структуре.
Порядок оформления документов, выполнения действий характерных для специальности, на которой вы проходите практику. Опишите все процессы, которые вы выполняли во время практики. Если это было оформление документов – предоставьте список этих документов и особенности их оформления. Перечислите госструктуры с которыми взаимодействовали во время практики.
Программы и инструменты, которые вы освоили во время прохождения практики. Если специальность требует работы в спец программах и средах разработки (Photoshop, VS, Office), опишите на каком уровен вы с ними взаимодействовали и чему научились.
Отчет по выполненным работам Если у вас нет дневника по практике, то в самом отчете необходимо описать каждый рабочий день. Делается это в свободной форме и не определяется ГОСТами.
Настройка рабочего места, установка необходимого ПО – 2 часа.
Знакомство с коллективом – 1 час.
Инструктаж по технике безопасности на предприятии – 1 час.
Изучение требований к отчетности – 2 часа.
Работа по проекту – 2 часа.
Оформление приложения Приложение оформляется в соответствии с теми же что и курсовые, дипломные работы. Нумерация приложений состоит из букв русского алфавита. Приложение А, приложение Б и т.д. Каждая страница приложения начиная с первой отделяется от предыдущей разрывом страницы.
Образец отчета по преддипломной практике
Стандартная
Образец отчета по производственной практике на предприятии
Образец отчета по учебной практике по профилю
Составляя отчет по практике, студент оценивает результаты работы и делает выводы о своей квалификации, знаниях и навыках, полученных в вузе. Чтобы работу приняли, она должна быть не только грамотной и содержательной. Оформление отчета по ГОСТу позволит вам получить «отлично» или хотя бы «хорошо».
Обычно требования к оформлению отчета прописывают в методичках. Если таковых не осталось на кафедре или в библиотеке, обратитесь к нормативным документам.
Оформление отчета по практике по ГОСТу отнимает много времени? Воспользуйтесь чужим опытом – скачайте работы, актуальные на текущий год, и посмотрите, как они оформлены. Главное, чтобы эти примеры сами соответствовали последним требованиям.
Структура отчета по практике
Отчет может содержать до 35-40 страниц. В некоторых случаях допускается увеличивать объем до 45 страниц. При этом на введение отводят две-три страницы. В работе может быть до четырех разделов.
Согласно ГОСТам, отчет по практике должен иметь следующую структуру:
Разделы и подразделы в отчете
Отчет по практике разбивают на разделы и подразделы. При необходимости в работу включают пункты и списки. Разделы практически всегда начинаются с нового листа. Их нумеруют арабскими цифрами в порядке очередности. Название раздела выравнивают по центру, для него используют полужирный шрифт Times New Roman (16 шингл).
Подразделы нумеруют арабскими цифрами. Для названия разделов используют прописные буквы, для подразделов – строчные (за исключением первой). Последние выравнивают по левому краю, используя красную строку. Для подразделов используют полужирный шрифт (14 шингл).
Желательно, чтобы название разделов были максимально краткими – переносить слова нельзя. То же касается и подразделов. Расстояние между названием раздела и заголовком подраздела должно составлять 8 мм.
Поля, отступы и страницы
Как уже было сказано ранее, отчет по практике оформляется на листах формата А4. Это требование касается всех листов в работе, включая титульный. На листах не должно быть рамки и подобных элементов. Достаточно отступов: слева – 30 мм, справа – 10 мм, сверху – 15 мм, снизу – 20 мм.
Страницы нумеруют, отсчет начинается с титульного листа. Номер на титуле не проставляют.
Графика, таблицы и другие элементы
В отчете по практике могут присутствовать графические элементы, таблицы и формулы.. Согласно ГОСТ, изображения, таблицы и схемы можно разместить:
— сразу после абзаца, в котором упоминается элемент;
— на следующей странице;
— в приложении.
Наиболее удобен первый способ: человек, который начнет читать отчет, точно не потеряет важные данные. Он сразу ознакомится со всеми графическими элементами.
Формулы размещают непосредственно после упоминания. Их выравнивают по центру.
Формулу можно создать с помощью редактора Equation Editor, а затем вставить в текст работы. Обычно используют 14 шингл для символов в формуле.
Требования к форме изложения текста отчета
Отдельные символы в отчете по практике употреблять нельзя:
— значок диаметра (вместо этого пишут слово «диаметр»);
— символ «-« для обозначения отрицательной температуры (вместо этого пишут слово «минус»);
— индексы стандартов без регистрационного номера;
— математические символы <, > и = без чисел.
В отчете по практике может быть собственная система наименований или сокращений, но только при наличии соответствующего раздела. Его нужно разместить перед оглавлением.
Работа над отчетом по практике может показаться тяжелой и муторной, но это совсем не так сложно, как кажется. Текстовый редактор облегчит задачу.
Ленивому или просто занятому студенту проще доверить оформление отчета автору студенческих работ на сайт. Главное – предоставить все данные.
Каждый из нас множество раз в своей жизни сталкивается с написанием и оформлением различной документации. К этой документации также относится отчет, который могут потребовать как от студента по учебе, так и от работника на месте его профессиональной деятельности. Поэтому каждому важно знать, как написать отчет правильно и оформить его. Написание отчетов – тема довольно широкая, включает в себя множество нюансов, ведь отчеты бывают разными по форме и содержанию. Мы ограничимся наиболее популярными случаями, расскажем о том, как составить отчет по учебе и по работе, а также выделим основные требования к любого рода отчетам.
Общие правила написания отчетов
Как составить отчет правильно? Любой отчет должен обязательно соответствовать следующим критериям:
- Краткость. В отчете необходимо четко и лаконично изложить всю необходимую информацию, прибегая к простому деловому языку.
- Отчет должен начинаться с правильно оформленного титульного листа (обязателен для больших отчетов).
- Если все же необходимо написать большой отчет, то нужно также оформить оглавление и на одном дополнительном листе указать главные мысли и идеи отчета.
- Четкая структура. Отчет должен быть логично построен. В его начале необходимо ввести в курс дела, указав все необходимые данные, в середине – основные мысли отчета, в конце – выводы.
- Предложения в отчете должны быть короткими и правильно построенными, не должно быть огромных абзацев. Приветствуется использование заголовков и подзаголовков. Отчет должен быть читабельным.
- Для раскрытия темы, если это необходимо, оформляйте приложения к отчету: диаграммы, рисунки, схемы, таблицы.
- Отчет лучше всего преподносить в специальной папке.
Отчет по работе
Нередко от работников руководители и директора требуют специальных отчетов по проделанной работе. Как писать отчет в этом случае? Руководствуйтесь той формой написания и оформления отчетов, которая принята в вашей фирме, также Вам подойдут все вышеописанные советы. Кроме того, для рабочего отчета можно выделить и такие рекомендации:
Отчет необязательно оформлять на бланке, если он будет сопровождаться письмом или пояснительной запиской.
Если отчет о работе за определенный период передается начальнику, то сопроводительное письмо в этом случае не требуется.
Командировочный отчет необходимо сдавать вместе со всем пакетом необходимых документов.
Отчет следует писать на стандартных листах (А4) и оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Для большого отчета необходимо оформить титульный лист, для маленького заголовок отчета можно указать в верху на первом листе. Сначала надо указать слово «Отчет», затем – его тему и срок, за который дается отчетность.
Рабочий отчет начинают с введения, в котором описывают проблему, задачи и цели проведенной работы. Если же отчет представляет собой стандартный документ с установленной периодичностью (например, ежеквартальная или ежемесячная периодичность), то вводная часть не нужна.
Как оформить отчет в его основной части? Здесь необходимо перечислить и раскрыть все те виды работ, которые вы выполнили, при этом надо указать сроки выполнения каждой конкретной задачи. Если есть, то следует указать трудности в ходе выполнения работы или причины, по которым работа не была выполнена должным образом, объяснить, почему так произошло.
В конце отчета идет заключение, в котором надо указать выводы и оценить эффективность проделанной работы в соответствии с поставленными задачами.
Рабочий отчет – это не просто бумажка, это важный документ, который может серьезно повлиять на Вашу карьеру, поэтому отнеситесь со всей серьезностью к его написанию и оформлению.
Отчет по учебе
Еще один вид отчетов – это студенческие отчеты, самый популярный среди них – это отчет по практике, поэтому поговорим о том, как его правильно написать.
Отчет по практике – это важный документ, подтверждающий успешное прохождение студентом практики. От этого отчета будет зависеть итоговая оценка за практику, которая пойдет в диплом, поэтому необходимо серьезно отнестись к его написанию и оформлению.
Как писать отчет по практике, с чего его начать? В отчете по практике нужно обязательно правильно оформить титульный лист. Наверняка в Вашем учебном заведении имеются шаблоны оформления титульных листов, Вы можете воспользоваться наиболее подходящим из них и оформить свой титульный лист на его примере. На титульном листе должны быть указаны Ваши фамилия, имя и отчество, предприятие, на котором Вы проходили практику, и период практики (с какого по какое число).
Отчет по практике начинается с описания предприятия, где Вы работали. Укажите основные необходимые данные – как называется предприятие, чем оно занимается, каковы его основные характеристики (как давно существует, насколько большая фирма и т.д.).
Если практика была полностью ознакомительной и Вы не принимали активного участия в работе, то достаточно будет указать основную информацию о предприятии. Иначе дело обстоит с производственной практикой – большая часть отчета должна содержать сведения о Вашей практической деятельности и о ее результатах.
Далее стоит указать цели и задачи (это пойдет Вам на пользу). Цель – это то, чего Вы хотите добиться от практики, опишите цель конкретно и точно, можно указать разные цели. Например, получить новые знания, связанные с профессией, закрепить и научиться применять теоретические знания на практике и т.д. Задачи – это пути достижения целей. Например, систематическое посещение предприятия, на котором студент проходит практику, и внимательное изучение его работы; беседы на профессиональные темы с работниками предприятия; выполнение различных видов работ по заданиям начальника и т.д.
Следующий важный и основной момент, который следует описать развернуто, - это все виды деятельности, которыми Вы занимались на практике. Многие преподаватели советуют своим студентам вписывать в отчет всю свою деятельность, даже если это был совсем короткий звонок клиенту или очень легкое поручение по работе. Одна из наиболее удобных форм написания этой части отчета такова: сначала – полная дата (отмечайте по порядку все дни практики), затем – чем занимался студент в каждый день практики, и после – микровывод (чему научился, какой опыт студент приобрел). Можно не делать вывод из каждой записи, а оформить его в конце, вписав туда всю необходимую информацию. Ваша главная цель в этой части работы – полностью и грамотно рассказать о том, чем Вы занимались на практике, какая у Вас была работа. Также можно отметить трудности, с которыми Вы столкнулись, и указать возможные причины их появления или сделать акцент на том, что больше всего понравилось на практике, объяснить, почему.
Заключительная часть отчета по студенческой практике – это вывод, заключение. Именно по выводам в отчете преподаватели будут судить, насколько хорошо Вы овладели профессией, чему смогли научиться, насколько Вы смогли применить свои знания на практике. Уделите особое внимание оформлению выводов. Четко и по порядку (можно списком) изложить все то новое, что Вы узнали и освоили на практике. В любом случае, пишите честно, не нужно придумывать того, чего нет, искусственность опытный преподаватель заметит. Пусть это будет простой и честный рассказ, но детальный и подробный.
Что касается оформления отчета, то оно должно соответствовать нормам и стандартам. Каким именно, Вы можете поинтересоваться на своем факультете, Вам наверняка расскажут. Ну а в целом, шрифт должен быть простым (Times New Roman), размер – 12 пунктов, междустрочный интервал – 1,5. Приветствуется четкое разделение на части, главы, параграфы и списки, если необходимо. Отчет должен быть читабельным и содержательным.
Теперь Вы знаете, как написать отчет по работе или по учебной практике. Мы изложили все основные требования, предъявляемые к такого рода отчетам, надеемся, что наши советы помогут Вам.
Оформление отчета по производственной практике должно соответствовать требованиям, предъявляемым к работам, направляемым в печать. В связи с этим студенту-выпускнику с самого начала подготовительного этапа и затем в процессе работы над содержанием рукописи необходимо соблюдать требования государственных стандартов к представлению текстового материала (ГОСТ 2.105-95 «Общие требования к текстовым документам»), иллюстраций, таблиц и формул (ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления. Издание официальное. Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации». – Минск, 17 с.), а также составлению списка использованных источников (ГОСТ 7.1-2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления», ГОСТ 7.82-2001 «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления») и библиографических ссылок на источники информации (ГОСТ Р 7.0.5-2008 «Библиографическая ссылка. Общие требовния и правила составления»).
При наборе текста на компьютере:
Шрифт должен быть Times New Roman Cyr или Times New Roman;
Размер шрифта основного текста – 14 пт;
Размер шрифта сносок, таблиц, приложений – 12пт;
Файл должен быть подготовлен в текстовом редакторе Word из пакета Microsoft Office 2003, при этом должны быть установлены следующие параметры документа (Файл / Параметры / Поля):
Верхнее поле – 2,0 см;.
Нижнее поле – 2,0 см;
Левое поле - 3,0 см;
Правое поле - 2,0 см;
Межстрочный интервал (Формат/Абзац) – полуторный;
Формат страницы (Файл / Параметры страницы / Размер бумаги) - А4.
Страницы текста нумеруются, начиная с титульного листа. Нумерация страниц должна быть арабскими цифрами, сквозной по всему тексту. Номер страницы проставляют в правом углу нижней части листа без точки. На титульном листе номер страницы не проставляется. Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных листах, включают в общую нумерацию.
Текст дипломной работы должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.
Если в тексте принята особая система сокращений слов и наименований, то перечень таких сокращений приводится в конце текста.
Наименования и обозначения в тексте и на иллюстрациях должны совпадать. При первом упоминании в тексте наименования организации, документа или какого-либо предмета, имеющих сокращенную обозначения (аббревиатуру), это наименование приводится полностью, а в скобках – его аббревиатура. Например, предметом исследования является организация закупки и поставки модной одежды в Торговый дом «Ростов» (ТД «Ростов»).
В тексте числа с размерностью следует писать цифрами, без размерности – словами, например, «оборот ТД «Ростова» за предыдущий год составил 40 млн. долларов» и «Договора на поставку коллекций модной одежды» заключают два раза в год».
Единица физической величины одного и того параметра должна быть одинаковой в пределах всего текста, Если оборот розничной торговли организации в начале текста оценивался в миллионах рублей (более 40 млн. руб.), то в другой части текста этот показатель должен оцениваться в тех же единицах.
При указании пределов изменения величины ставится многоточие (50 … 70 млрд. руб.), Если изменение происходит в пределах от отрицательной величины до положительной величины, то применяются предлоги «от» и «до», например, температура воздуха изменится от минус 1 до плюс 5 °С.
Для изложения содержания и логической последовательности заданий отчета целесообразно употреблять конструкции неопределенно-личных отношений (например, Для исследования спроса вначале определяют необходимую численность выборки …); форму изложения от третьего лица (например, Автор полагает …); предложения со страдательным причастием (например, Получен доход …). Подобные конструкции избавляют от необходимости вводить в текст работы личные местоимения («я», «мы») и выражения авторства.
Иллюстрации
Иллюстрации (графики, схемы, компьютерные распечатки, диаграммы, фотоснимки) следует располагать в отчете непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице. Иллюстрации могут быть в компьютерном исполнении, в том числе и цветные.
На все иллюстрации должны быть даны ссылки в отчете.
Графики, диаграммы, схемы, иллюстрации, помещаемые в отчете, должны соответствовать требованиям государственных стандартов Единой системы конструкторской документации (ЕСКД). Допускается выполнение графиков, диаграмм, схем посредством использования компьютерной печати.
Фотоснимки размером меньше формата А4 должны быть наклеены на стандартные листы белой бумаги.
Иллюстрации, за исключением иллюстрации приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1». Слово «рисунок» и его наименование располагают посередине строки.
Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например, Рисунок 1.1.
Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом: Рисунок 1 - Динамика показателей рентабельности ООО «Багет» за 2012-2013гг.
Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например, Рисунок А.3.
Составление таблиц необходимо для оформления цифрового или текстового материала с целью сопоставления, анализа данных и вывода определенных закономерностей или особенностей развития объекта исследования. Таблицы следует выполнять в «Microsoft Exsel» в книжной ориентации.
Таблица – это способ подачи информации, в котором цифровые показатели или текст в виде данных группируются в колонки, ограниченные линейками.
По содержанию таблицы подразделяются на аналитические и неаналитические.
Аналитические таблицы включают методики решения задач по анализу коммерческой деятельности: структуры ассортимента, товарных запасов, эффективности методов продаж и др. Аналитические таблицы используются для расчета показателей по заданному алгоритму решения в соответствующей ячейке электронной таблицы «Microsoft Exsel». По результатам полученных расчетов следует сделать вывод: «таблица позволяет сделать вывод, что …».
Неаналитические таблицы служат наглядным пособием при изучении материала и содержат необработанные статистические данные, необходимые лишь для информации.
Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире.
При переносе части таблицы название помещают только над первой частью таблицы, нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую таблицу, не проводят.
Таблицу следует располагать в отчете непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице.
На все таблицы должны быть ссылки в отчете. При ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.
Таблицу с большим количеством строк допускается переносить на другой лист (страницу). При переносе части таблицы на другой лист (страницу) слово «Таблица» и номер ее указывают один раз справа над первой частью таблицы, над другими частями пишут слово «Продолжение» и указывают номер таблицы, например: «Продолжение таблицы 1». При переносе таблицы на другой лист (страницу) заголовок помещают только над ее первой частью.
Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы. Если строки и графы таблицы выходят за формат страницы, то в первом случае в каждой части таблицы повторяется головка, во втором случае - боковик.
Если повторяющийся в разных строках графы таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее - кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.
Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.
Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.
Если в документе одна таблица, то она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В. 1», если она приведена в приложении В.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы в единственном числе, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят.
Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями. Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.
Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.
Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.
Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.
Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.
Примечания
Примечания приводят в документах, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или графического материала. Примечания не должны содержать требований.
Слово «Примечание» следует печатать с прописной буквы с абзаца и не подчеркивать.
Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания. Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставится тире и примечание печатается с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами без проставления точки. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.
Формулы и уравнения
Уравнения и формулы следует выделять из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки. Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (х), деления (:), или других математических знаков, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке, символизирующем операцию умножения, применяют знак «X».
Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле.
Формулы в отчете следует нумеровать порядковой нумерацией в пределах всего отчета арабскими цифрами в круглых скобках в крайнем правом положении на строке.
Пример А=а:b, (1)
В=с:е. (2)
Одну формулу обозначают - (1) .
Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В. 1).
Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).
Порядок изложения в отчете математических уравнений такой же, как и формул.
В отчете допускается выполнение формул и уравнений рукописным способом черными чернилами.
В тексте отчета представляют расчеты показателей. Порядок изложения расчетов определяется характером рассчитываемых величин. Расчеты в общем случае должны содержать:
а) описание предмета расчета;
б) формулировку задачи (словесную или математическую) с указанием того, что требуется определить в результате расчета;
в) исходные данные для расчета;
д) расчет;
г) выводы по результатам расчетов.
При ссылке на работы из библиографического списка порядковые номера записываются арабскими цифрами в прямоугольных скобках. Например: «Результаты исследований опубликованы в статье .При необходимости могут быть точно указаны страницы источника, например: . Не рекомендуется строить предложения, в которых в качестве слов применяется порядковый номер ссылки, например: «В показано …».
Если в тексте работы указано имя автора и (или) заглавие произведения, на которое дают внутритекстовую ссылку, то эти сведения в ссылке не повторяют; недостающие элементы приводят в скобках, например: В своей работе «Стратегическое рыночное управление» (СПб.:Питер, 2003) известный ученый Дэвид Аакер определяет следующие аспекты стратегии бизнеса: …(С.22).
Цитирование автора делается только по его произведению. Когда источник недоступен, разрешается воспользоваться цитатой автора, опубликованной в каком-либо издании, предваряя библиографическую ссылку на источник словами «Цитируется по» или в сокращенном варианте «Цит по».
Текст цитаты заключается в кавычки и приводится в той грамматической форме, в какой он дан в первоисточнике. Цитата может начинаться с прописной буквы, если цитируемый текст идет после точки, или со строчной буквы, если цитата вводится в середину авторского предложения не полностью (опущены первые слова), при этом после открывающих кавычек ставят отточие.
Использование работ других авторов оуществляется с обязательным указанием всех выходных данных задействованных работ (фамилия и инициалы автора, название работы, год и место издания, страница, с которой заимствован текст). Текст, взятый из данной работы, приводится в кавычках и сопровождается соответствующей сноской. Знак сноски в виде цифры следует располагать в том месте текста, где по смыслу заканчивается мысль автора. Например:
В тексте:
Классик менеджмента Д. Аакер утверждает: « …стратегическое рыночное управление включает в себя четыре системы управления: бюджетирование, характерное для долгосрочного планирования прогнозирование, элементы стратегического планирования и инструменты принятия стратегических решений в реальном времени» 1 .
1.4 Приложения
Приложение оформляют как продолжение отчета на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.
В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа.
Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение», его обозначения и степени. Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.
Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, И, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.
Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и O.
В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.
Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А».
Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.
Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц. При необходимости такое приложение может иметь «Содержание».
Список использованных источников
Сведения об источниках оформляют в соответствии с ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления и ГОСТ 7.82-2001 Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления.
Список помещается после выводов и предложений и содержит библиографическое описание использованных источников, на которые делались ссылки по тексту. Сведения об источниках следует располагать в порядке появления ссылок на источники в тексте отчета и нумеровать арабскими цифрами без точки и печатать с абзацного отступа.
В списке использованных источников после фамилии и инициалов автора, заглавия книги и статьи ставится точка; перед сведениями об авторах, помещенных после заголовка – косая черта (/); перед сведениями о месте издания ставится точка и тире (.-); перед издательством – двоеточие (:); перед годом издания – запятая (,); внутри остальных элементов ставятся точки. Информация о страницах, которые использовались в работе отделяется от предшествующих записей посредством тире, например: - 257 с.
В разделе 10 приведены примеры библиографического описания различных видов использованных источников информации.
При описании электронных ресурсов локального и удаленного доступа – электронных документов, баз данных, порталов, сайтов, веб-страниц, форумов и др. – указывают:
Общее обозначение материала для электронных ресурсов ();
- системные требования к документам, для доступа к которым использовалось специальное программное обеспечение (например:);
- ограниченность доступности к документам из локальных сетей и полнотекстовым базам данных, доступ к которым осуществляется на договорной основе или по подписке (например, «Кодекс», «Гарант», «Консультант Плюс» и т.п.);
- последнее обновление или пересмотр ();
- электронный адрес унифицированного указателя удаленного доступа ().
ЭТАП 2
1. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРЕДМЕТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
Историю создания предприятия, учредительные документы;
Организационную структуру предприятия, состав, задачи и функции его основных и управленческих подразделений, составить организационную структуру управления предприятием;
Цели и стратегии развития предприятия, охарактеризовать основные факторы внешней среды;
Формирование образа, культуры имиджа и фирменного стиля предприятия;
Состояние учета, планирования и анализа на предприятии.
Выполнить анализ основных показателей деятельности, их динамику, структуру за 2 последних года и в результате дать оценку сильных и слабых сторон предприятия. Эти требования обязательны для всех аналитических разделов программы.
2. РЕСУРСЫ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
В указанном разделе необходимо изучить и отразить в отчете нижеследующие вопросы:
Основные фонды предприятия, их состав и структура, источники формирования имущества предприятия, возрастной состав основных фондов.
Оборотные средства предприятия, их состав и структура;
Квалификационный и профессиональный состав кадров коммерческого предприятия, штатное расписание предприятия, система найма, основные положения контракта либо договора найма, действующие системы привлечения, отбора и обучения работников, повышения квалификации персонала, стимулирования труда;
Произвести анализ производительности труда (в сопоставлении с темпами роста объема реализации) и оценить возможности повышения производительности труда.
3. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
По данному разделу необходимо выполнить:
Охарактеризовать подразделения, осуществляющие сбор, обработку и хранение информации на предприятии; их обязанности и функции;
Дать оценку информатизации управленческой деятельности, источников и каналов поступления информации, системы сбора, обработки внешней информации и получения внутренней информации;
Дать анализ компьютеризации управленческой деятельности и оценку эффективности использования ЭВМ и Интернет;
Дать предложения по совершенствованию информационного обеспечения предприятия.
4. ЛОГИСТИКА ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ПРОЦЕССОВ И СБЫТОВАЯ (РАСПРЕДЕЛИТЕЛЬНАЯ) ЛОГИСТИКА
Эффективность организационного построения службы сбыта, распределение прав, обязанностей, сложившейся системы взаимоотношений с другими подразделениями предприятия;
Состояние планирования и анализа показателей производства и сбыта продукции;
Состояние производственных мощностей и научно-технического потенциала предприятия;
Дать оценку состояния отрасли, ключевых факторов успеха для отрасли и перспектив ее развития;
Проанализировать производимую предприятием продукцию, выявить ее сильные и слабые стороны.
Проанализировать мероприятия по повышению конкурентоспособности продукции и состояние работы по ее обновлению и усовершенствованию, разработке ассортиментной политики на предприятии;
Определить круг реальных и потенциальных конкурентов, проанализировать сильные и слабые стороны конкурентов и данного предприятия;
Выполнить анализ структуры, качества, ритмичности выпуска продукции;
Проанализировать выполнение договорных обязательств;
Проанализировать динамику объемов реализации продукции, выполнение плановых показателей, выявить основные факторы изменения объема реализации продукции;
Проанализировать в динамике за 2 года в поквартальном разрезе изменение объемов производства, ассортимента, реализации, остатков готовой продукции, себестоимости, прибыли от реализации продукции;
Оценить сложившуюся систему формирования взаимоотношений с потребителями, поиска новых и закреплению традиционных потребителей;
Проанализировать рынки сбыта, охарактеризовать его сегменты;
Изучить географию сбыта продукции, каналы товародвижения, выявить основных потребителей, классифицировать их по объему, стабильности закупок, формам расчета и т. д.;
Провести оценку эффективности каналов распределения продукции;
5. ЗАКУПОЧНАЯ ЛОГИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ – ПРОИЗВОДИТЕЛЯ
По данному разделу необходимо изучить и отразить в отчете:
Номенклатуру используемых материальных ресурсов;
Провести анализ структуры закупок материальных ресурсов с использованием АВС и ХYZ – анализа;
Оценить используемых при закупке материальных ресурсов поставщиков и посредников;
Оценить состояние организации и планирования закупок на предприятии, управления материальными ресурсами;
Анализ стратегий снабжения;
Анализ организации хозяйственных связей по закупке материальных ресурсов, поиску и выбору поставщиков;
Анализ состава и динамики затрат на закупочную деятельность и показателей деятельности службы отдела закупок, отдельных работников;
Анализ выполнения плана материально-технического снабжения и обеспеченности производства материальными ресурсами;
Анализ использования материальных ресурсов;
Анализ состояния, динамики производственных запасов и выполнения их норм;
Определить удельный вес материальных затрат в себестоимости продукции, в объеме продаж, динамику этих показателей за 2 года.
6. ЗАКУПОЧНАЯ ЛОГИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ СФЕРЫ КОММЕРЧЕСКОГО ПОСРЕДНИЧЕСТВА
По данному разделу необходимо изучить и отразить в отчете следующие основные вопросы:
Организационную структуру и функции группы (отдела) по закупкам товаров;
Анализ конъюнктуры рынка по профилю деятельности предприятия;
Хозяйственные связи по процессу закупки товаров, поиск и критерии выбора поставщиков, оценка их надежности, методы заключения сделок;
Оценка состояния планирования объема закупок;
Определение метода закупок;
Организация завоза товаров, приемки и оформления их на складе;
Дать оценку работы подразделений, занимающихся закупкой товаров;
Провести анализ структуры закупок товаров с использованием АВС и ХYZ – анализа;
7. СБЫТОВАЯ ЛОГИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ И СФЕРЫ КОММЕРЧЕСКОГО ПОСРЕДНИЧЕСТВА
Необходимо изучить и отразить в отчете:
Организационную структуру подразделений по продаже товаров, основные их задачи и функции;
Применяемые методы изучения спроса, прогнозирования продаж торговыми посредниками, разработки ассортиментных планов;
Оценить ассортимент реализуемой продукции: ширину и глубину ассортимента, возможности расширения ассортимента, упорядочение и обновление ассортимента;
Оценить целевые сегменты;
Описать используемые методы установления цены (наценки), действующую политику ценообразования, применяемую на исследуемом предприятии;
Оценить состояние и качество обслуживания клиентов; состояние сервисного обслуживания клиентов (если имеет место);
Состояние учета, отчетности и анализа сбытовой работы предприятия;
Для системы оптовой торговли, помимо вышеперечисленного изучить дополнительно: каналы товародвижения, географии сбыта, характеристику посредников, методы их поиска и выбора;
Описать процесс получения и кодирования поставляемой продукции;
Оценить сложившуюся систему проверки качества и количества полученных товаров;
8. ЛОГИСТИКА ЗАПАСОВ
По указанному разделу необходимо изучить и отразить в отчете:
Структуру товарных запасов предприятия, по товарным (номенклатурным) группам;
Дать оценку состояния нормирования товарных запасов, определения оптимальной величины товарных запасов по предприятию в целом и по каждому виду товаров;
Провести анализ соблюдения нормативов товарных запасов по предприятию за один год (в сумме и в днях), при отсутствии нормативов (плановой величины) проанализировать динамику фактических остатков товаров на конец каждого месяца в увязке с динамикой объема продаж (товарооборота);
Изучить условия хранения товарных запасов, действующую систему оперативного контроля;
Изучить методику установления (расчета) общего количества товарных запасов на данном предприятии и определение интервала времени между заказами;
Определить принадлежность к системе управления запасами (с фиксированным размером заказа, с фиксированным интервалом времени между заказами, прочие системы).
9. ЛОГИСТИКА СКЛАДИРОВАНИЯ
По данному разделу изучить и отразить в отчете:
Состояние складского хозяйства предприятия, их техническое оснащение;
Описать организацию логистического процесса на складе: контроль за поставками, разгрузка и прием грузов, внутрискладская транспортировка и перевалка грузов, складирования и хранение грузов, комплектацию заказов и отгрузку:
○ транспортировка и экспедирование;
○ сбор и доставка порожних товароносителей;
○ контроль за выполнение заказов;
○ информационное обслуживание склада;
○ оказание дополнительных услуг клиентам;
Провести оценку системы складирования; оценить оптимальность размещения груза на складе, а также рациональность управления им по следующим показателям:
○ складируемая грузовая единица (поддоны, кассеты)
○ вид складирования;
○ оборудование по обслуживанию склада;
○ система комплектации;
○ управление перемещением груза;
○ обработка информации;
○ конструктивные особенности зданий и сооружений.
10. ТРАНСПОРТНАЯ ЛОГИСТИКА
В указанном разделе изучить и отразить в отчете:
Виды транспортировки грузов предприятия;
Организация процесса транспортировки;
Состояние транспортного парка предприятия;
Документы, используемые при подготовке к отправке и сопровождению грузов;
Дать оценку: оптимальности грузопотоков всеми видами транспорта;
○ способам распределения перевозок между различными видами транспорта;
○ оптимальности комплектования групп товаров;
○ порядка заключения договоров на перевозку.
11. МАРКЕТИНГОВАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ
По данному разделу выполнить:
Охарактеризовать организацию маркетинговой деятельности, составить организационную структуру управления, оценить выполняемые на предприятии функции маркетинга, распределение задач, прав и ответственности между подразделениями и работниками;
Оценку состояния планирования маркетинговой деятельности и контроля;
Дать предложения по совершенствованию организации и планирования маркетинга на предприятии;
Проанализировать направления и методы проведения маркетинговых исследований;
Оценить использование результатов проведенных исследований для принятия управленческих решений;
Охарактеризовать используемые на предприятии методы маркетингового анализа, пакеты программ;
Описать используемые методы установления цены (наценки), действующую политику ценообразования и используемые ценовые стратегии;
Оценку различных методов стимулирования сбыта продукции и их эффективности;
12. ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ
Необходимо выполнить:
Оценить организацию и планирование внешнеэкономической деятельности предприятия;
Дать оценку экспортных возможностей предприятия, экспортной товарной политики, конкурентоспособности продукции, ценовой политики, методов стимулирования сбыта;
Охарактеризовать рынки сбыта и выделить перспективные, выделить круг основных конкурентов и охарактеризовать их;
Отразить специфику работы коммерческого посредника по экспортно-импортным операциям, нормативно-правовое регулирование внешнеэкономической деятельности предприятия;
Охарактеризовать содержание и порядок преддоговорной работы и усилий по совершении сделки, условия взаимодействия с таможенными органами, основные таможенно-лицензионные документы и порядок их оформления;
Показать механизм взаимодействия с банками; открытие и ведение валютных счетов, формирование валютного фонда предприятия;
Привести договоры с перевозчиками грузов, выбор перевозчика и условия перевозки;
Страхование сделок и валютных рисков;
Состояние организации международных расчетов со странами дальнего и ближнего зарубежья;
Анализ показателей внешнеэкономической деятельности;
Оценить эффективность внешнеэкономической деятельности предприятия и использования маркетинга.
