У любой компании может рано или поздно возникнуть необходимость направить сотрудника в служебную командировку *.
*В соответствии со ст.166 Трудового кодекса, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются .
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749.
При этом, налогоплательщикам необходимо помнить, что гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе и связанные с командировкой, распространяются только на сотрудников, заключивших с организацией трудовой договор.
На сотрудников, работающих по договору ГПХ, нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями ст.11 Трудового кодекса.
Аналогичная норма содержится и в п.2 Постановления №749:
В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Соответственно, если сотрудник работает в компании по договору ГПХ, то направление его в поездку для служебных целей командировкой не является . А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует.
Поэтому, чтобы не увеличивать цену договора ГПХ (сумму вознаграждения) на сумму расходов, связанных со служебной поездкой, а так же - не платить «лишних» налогов, возможность выплаты компенсационных сумм исполнителю поручения необходимо предусмотреть в договоре ГПХ.
И в налоговом и в бухгалтерском учете при отражении хозяйственных операций, связанных со служебными командировками, возникает целый комплекс задач и вопросов, которые должна решить бухгалтерия.
Направление сотрудников в командировки является частью трудовых отношений между сотрудниками и организацией.
Этому вопросу посвящена 24 глава Трудового кодекса.
В соответствии с данной главой, необходимо применять особый порядок расчетов по заработной плате с командировочными сотрудниками. Ведь при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение:
- места работы (должности),
- среднего заработка ,
В статье будут рассмотрены нормы действующего законодательства, регламентирующего порядок оформления и учета хозяйственных операций, связанных с направлением сотрудников в служебные командировки.
ТРЕБОВАНИЯ ДЕЙСТВУЮЩЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА К ПОРЯДКУ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК
В соответствии с требованиями статьи 168 Трудового кодекса, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы на проезд до места назначения и обратно;
- расходы по найму жилого помещения;
- суточные - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
- расходы на провоз багажа,
- расходы по оплате услуг связи,
- расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз, других выездных документов,
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки,
- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
- иные обязательные платежи и сборы.
Таким образом, Трудовым кодексом не устанавливаются нормы компенсационных выплат на возмещение командировочных.
Работодателям предоставляется право самостоятельно определять в коллективном договоре или локальном нормативном акте (например, положении о командировках), порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, включая размер выплачиваемых суточных.
Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок, для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п.3 Постановления №749).
В соответствии с п.6 Постановления №749, цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании , которое утверждается работодателем.
На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение , подтверждающее срок его пребывания в командировке:
- дата приезда в пункт (пункты) назначения,
- дата выезда из него (из них),
Направление работника в командировку за пределы РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п.15 Постановления №749).
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник.
В случае, если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
В настоящий момент для документального оформления хозяйственных операций, связанных с командировками, применяются унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»:
1. №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
2. №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения данных документов составляет 5 10 лет).
3. №Т-10 «Командировочное удостоверение»,
служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения удостоверений составляет 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 лет).
4. №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения служебных заданий и отчетов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках - 10 лет).
СРОКИ КОМАНДИРОВКИ
В соответствии с п.4 Постановления №749, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
При этом, днем выезда в командировку считается дата отправления:
- поезда,
- самолета,
- автобуса,
- другого транспортного средства
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
ОПЛАТА СОТРУДНИКУ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНОЙ ПОЕЗДКОЙ
В соответствии с п.10 Постановления №749, при направлении сотрудника в командировку, ему выдается денежный аванс на оплату расходов:
- по проезду,
- найму жилого помещения,
- суточных.
- выходные и нерабочие праздничные дни,
- дни нахождения в пути (в том числе за время вынужденной остановки в пути).
В случае выдачи наличных денег из кассы предприятия, сотрудник, направляющийся в командировку, как подотчетное лицо, обязан составить письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчетных сумм.
Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются.
В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителем компании.
В настоящее время компании все чаще используют безналичные средства для расчетов с подотчетными лицами. А при нахождении сотрудников в командировка, безналичные расчеты становятся особенно актуальны.
Однако, при перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» пластиковые карты сотрудников могут возникнуть определенные налоговые риски.
Они связаны с переквалификацией денежных средств, перечисленных как подотчетные в заработную плату.
Налоговые органы при проведении проверки на такие суммы могут доначислить страховые взносы, НДФЛ, пени и штрафы.
Чтобы не вступать в конфликты с налоговыми органами и минимизировать налоговые риски, организации могут обезопасить себя следующим образом:
- Отразить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета организаций возможность перечисления безналичных денежных средств на выдачу подотчетных сумм с использованием любых реквизитов сотрудников.
- Четко указывать назначение платежа именно как «перечисление подотчетных средств» и настаивать на своей позиции, в случае, если обслуживающий банк попытается изменить назначение платежа.
- Своевременно и в полном объеме вести учет авансовых отчетов и приложенных к нему подтверждающих документов.
Если сотрудник заболел во время своего пребывания в служебной командировке, то ему:
- возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении),
- выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
При этом временная нетрудоспособность должна быть подтверждена документально в установленном порядке (п.25 Постановления №749).
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ
В соответствии с п.24 Постановления №749, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п.26 Постановления №749):
авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, а так же - произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.
К авансовому отчету прилагаются оформленные надлежащим образом следующие документы:
- командировочное удостоверение,
- о найме жилого помещения,
- подтверждающие расходы на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей),
- об иных расходах, связанных с командировкой;
- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Ниже мы рассмотрим некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, связанные с командировками.
1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.
В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками.
«При направлении работника в командировку документами, подтверждающими его расходы по оплате билетов и (или) услуг гостиницы, являются:
- чек контрольно-кассовой техники;
- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате;
- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.»
Обратите внимание: Командированные сотрудники не должны забывать о документах, подтверждающих оплату произведенных расходов (чеках ККТ и слипах).
2. Как подтвердить расходы, если оформляются электронные проездные документы.
Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03−03−07/6:«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.»
3. Какие документы необходимы для подтверждения расходов в виде суточных, выданных командированному сотруднику.
Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741.
«Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).
В соответствии с пунктом 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 Положения.
Согласно пункту 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения. Объявления
Любой сотрудник организации при отправке в командировку должен собрать определенные документы для отчетности. Отчетные документы для командировочных должны быть оформлены четко по правилам, чтобы их могли принять. Данная статья поможет разобраться в этом вопросе.
Отчетность нужна в любом деле, которое касается работы. Особенно, если предполагается служебная поездка.
Отчетные документы для командировочных – первое, о чем обязан побеспокоиться работник, которого отправляют в командировку. Но, чтобы точно разобраться в данном вопросе, следует четко понимать, что собой представляет командировка. Итак, под ней подразумевается поездка сотрудника по распоряжению его работодателя. Она оформляется приказом и имеет четко указанные сроки. Целью подобной поездки является выполнение ответственным сотрудником определенного служебного задания. Кроме этого служебная поездка не предполагает сокращение, увеличение заработной платы или потерю рабочего места. В отчетные документы входят бумаги, которые касаются командировки (различных ее аспектов).
Поскольку все это предприятие предполагает определенные затраты на нужды работника, то для того, чтобы они были компенсированы, необходима соответствующая подтверждающая документация. Эти документы, подтверждающие расходы откомандированного работника, собираются им на протяжении всей поездки. Началом рабочей поездки считается время и дата отправления сотрудника. К примеру, это может быть время отправления поезда или автобуса. Окончанием считается время и дата прибытия сотрудника.
Возмещение расходов, который сделал откомандированный человек, регламентируется трудовым законодательством РФ. В возмещение включаются следующие расходы:
- на оплату проезда в транспортных средствах;
- съем жилья;
- любые дополнительные расходы, которые могут возникнуть в связи с проживанием вне места своего постоянного жительства. Такие расходы могут называться суточными или полевым довольствием;
- все расходы, которые были сделаны работником с разрешения своего работодателя.
Выполнение условий возмещения, согласного трудового кодекса, осуществляется только при предоставлении определенной отчетной документации. Причем их образец должен быть полностью соблюден. Какие нужны отчетные документы, подтверждающие наличие расходов, можно узнать у сотрудника отдела бухгалтерии или у своего непосредственного работодателя.
Следует помнить, что все условия рабочей поездки (кто может ездить, длительность и другие тонкости) должны быть оговорены коллективным договором, иными отдельными соглашениями, а также некоторыми локальными нормативными актами.
Теперь давайте разберемся, какие документы считаются командировочными. К этим документам относится та документация, согласно которой сотрудника отправляют в служебную поездку. К ним относятся:
Кроме этого в данный перечень может входить отчет о командировке, который составляет работник компании после своего возвращения из поездки. Сюда относится и служебное задание, которое составляется руководителем подразделения.
Необходимо отметить, что с конца 2014 года (29 декабря) правительством было отменено бывшее ранее актуальным требование к оформлению командировочного удостоверения, а также служебного задания. Теперь они не обязательны и оформляются по желанию. При этом авансовый отчет остался обязательным документом. Перед заполнением нужно внимательно изучить образец, т.к. его надо оформлять в строго установленном порядке. К отчету следует приложить всю документацию, подтверждающую факт поднесения работником конкретных расходов.
Если авансовый отчет был оформлен неправильно или ненадлежащим образом, то возмещение затрат по нему будет невозможно осуществить. Так же данный отчет нельзя будет учитывать при подготовке налоговой документации и включать ее в базу по налогообложению.
К внутренней документации по командировке относятся служебное задание, приказ и отчет о командировке. Поэтому они считаются необязательными для признания совершенных человеком командировочных затрат.
Следовательно, при оформлении командировки у сотрудника должны иметься взятые с места работы следующие отчетные документы:
- служебное задание. В нем должна содержаться информация о сотруднике. ФИО, должность и прочие данные, а также место командировки, ее сроки, причины. Здесь же должно быть отмечено наименование компании, которая покрывает все расходы;
- удостоверение на командировку. Сюда заносятся сведения о начале и конце командировки. Удостоверение должно быть заверено печатью организации. На его основании осуществляется выплата суточных расходов. Не оформляется при необходимости поездки за границу или при возвращении из командировки в тот же день.
По возвращению, работник оформляет и сдает авансовый отчет. Он заполняется лишь в единственном экземпляре и отдается в бухгалтерию.
В этом отчете, перед отправлением в служебную поездку, следует указывать ориентировочные суммы, которые пошли на проживание и транспорт. По возвращению из нее происходит сравнение суммы, выданной сотруднику с размером реально осуществленных им расходов. В ситуации, если выданная перед поездкой сумма была потрачена не полностью, сотрудник остаток возвращает в кассу. Для этого необходим расходный кассовый ордер, исходя из которого и происходит возврат.
Также, после возвращения, работник обязуется сдать не только авансовый отчет, но и командировочное удостоверение. Кроме этого нужно сдать документы, подтверждающие размер понесенных работником расходов.
К отчетной документации по служебной поездке, относятся:
- все проездные билеты, которые были приобретены на транспорт;
- документ, правомочный подтверждать проживание в гостинице. Здесь указывается количество дней, которые человек провел в гостинице, а также сумма оплаты проживания;
- распечатка звонков, ведущихся по делам организации.
Все чеки, которые были оплачены сотрудником за определенные услуги, входящие в служебную поездку, он должен складывать и по возвращению приложить к авансовому отчету. Не стоит забывать, что они должны иметь нормальный и читабельный вид. Не стоит их комкать, а потом проглаживать. На чеках не должны быть пятна от еды или затертые участки. информацию с которых невозможно будет считать. Такие чеки не будут приниматься бухгалтерией и вы не получите положенную по закону компенсацию.
Оплата суточных расходов происходит по командировочному удостоверению. Размер суточных определяется, исходя из локальных актов компании. Также их размер может определяться коллективным договором. При этом максимальная и минимальная сумма выплат не является ограниченной, а определяется самостоятельно самой организацией. Так, объем суточных при командировке за границу будет примерно в 3-и раза выше, нежели по стране.
Суточные, которые определенны законодательством как норма (700 руб. для командировок по стране и 2500 руб. – за границу), не облагаются НДФЛ. Если организация устанавливает размер выплат выше установленной законом планки, тогда они облагаются НДФЛ.
Если человек в период командировки может возвращаться ежедневно на место своего постоянного проживания, тогда ему суточные не полагаются.
Необходимо помнить, что вся командировочная отчетная документация должна заполняться грамотно, так как малейшее отклонение от установленного и унифицированного образца может повлечь за собой невозможность получения работником возмещения своих затрат на командировку.
Если сотрудник вернулся со служебной поездки и не до конца выполнил полученное рабочее задание, то работодатель имеет право идти на сокращение его средней заработной платы, не выдавать работнику суточные и прочие выплаты. Если же невыполнение задания произошло не из-за плохой работы сотрудника (например, по причине форс-мажорных обстоятельств, со стороны другой организации), то штрафные санкции к работнику работодателем не применяются.
Таким образом, чтобы правильно выполнить служебное задание, а также получить причитающуюся по закону компенсацию за сопутствующие расходы, необходимо четко знать, какие командировочные отчетные документы нужно оформить. Помните, что правильное и аккуратное заполнение документации позволит вам без затруднений вернуть себе затраченные на командировку денежные средства.
Видео «Командировочные документы»
Посмотрев запись, вы узнаете, какие существуют особенности оформления документов, связанных с командировкой.
В этой статье вы найдете
- Наглядную инструкцию по оформлению служебных командировок сотрудников
- Разъяснения, что делать, если ваш сотрудник командируется за границу
- Советы, как оптимизировать расходы на командировку
Оформление командировки должно соответствовать всем законодательным нормам. Сотруднику, отправляющемуся в командировку, должны быть предоставлены все гарантии, закрепленные трудовыми нормативными документами:
- сохранение среднего заработка на период командировки;
- сохранение работа и должности;
- оплата расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса. Распространяются соответствующие гарантии также на совместителей. Совместителю средний заработок за время нахождения в командировке нужно сохранять лишь у работодателя, направившего его в командировку. Если сотруднику одновременно направляют в командировку и по основному месту работы, также и по совместительству, должен сохраняться средний заработок у обоих работодателей.
Необходимо учитывать, что некоторые категории сотрудников могут направляться в командировку лишь при их письменном согласии, также при отсутствии запрета на их командировку по медицинскому заключению. Действует данное правило в отношении:
- женщин с детьми возрастом до 3 лет;
- матерей (отцов), которые без супруга (супруги) воспитывают ребенка возрастом до 5 лет;
- сотрудников с детьми инвалидами;
- сотрудников, ухаживающих за больными членами семьи (если имеется медицинское заключение).
У работодателя нет права направлять в командировку сотрудников следующих категорий:
- беременные женщины;
- работники в период действия ученического договора. Исключениями становятся лишь случаи, когда связана командировка с ученичеством;
- работники, не достигшие 18 лет. Исключениями становятся лишь спортсмены и творческие профессии. Определен список должностей и профессий творческих работников Постановлением Правительства РФ № 252 от 28 апреля 2007 г.;
- граждане, работающие по гражданско-правовым договорам.
Продолжительность командировки
У работодателя есть право устанавливать любой срок командировки в зависимости от сложности, объема и других особенностей поездки. При этом не обозначается максимальная длительность поездки. Следовательно, длиться командировка может сколь угодно долго.
При этом не урегулирован вопрос минимальной продолжительности поездки. Можно признавать командировкой поездку длительностью более 1 дня. При этом не считается командировкой поездка менее 24 часов.
Однако предприниматели и компании на практике нередко направляют сотрудники на поездки в течение 1 дня, оформляя их в качестве стандартных командировок – с выплатой суточных, компенсацией проезда и др.
- Внутренние командировки сотрудников, которые сэкономят вам несколько миллионов в год
Документы для оформления командировки
Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 внесло некоторые изменения в требования к оформлению командировочных документов. Согласно подпункту е) пункта 26 Поставления с работника не требуется предоставление командировочного удостоверения. При направлении сотрудника в командировку следует оформить пакет следующих документов:
- приказ о направлении сотрудника в командировку;
- табель учета рабочего времени;
- журнал учета командированных сотрудников;
- авансовый отчет;
- служебная записка, если сотрудник отправляется на место командировки и обратно на своем личном транспорте. l&g t;
- 3 способа снизить производственные расходы на 20% в течение одного года
- Правила мотивации: 15 способов заставить персонал работать на полную
Наглядная инструкция по оформлению командировки
Шаг 1. Оформите приказ о направлении в командировку. Для отправки сотрудника в командировку для начала требуется оформление приказа. Можно использовать форму Т-9 (либо форму Т-9а, если несколько сотрудников отправляются в командировку), утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Однако данная форма обязательной не считается, у компании есть право разработки своей Есть образец Если работаете с унифицированной формой Госкомстата, следует удалить строку с упоминанием служебного задания. Поскольку с 2015-го года это оформлять не требуется.
Шаг 2. Зафиксируйте факт отправки сотрудника в журнале учета командированных сотрудников. Утверждена форма журнала согласно приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н. Необходимо заполнить в данном журнале следующие данные – ФИО командировочного сотрудника, название компании, в которую отправляется, пункт назначения. Учитывая отмену командировочных удостоверений с 2015-го года, то ставьте прочерк в строке о командировочном удостоверении. Заслуживает внимания тот факт, что вскоре Минздравом будет утверждена новая форма журнала.
Шаг 3. Заполните табель учета рабочего времени. Также возможно использование унифицированных форм табеля Т-12 и Т-13, есть образец утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Дни командировки, в течение которых сотрудник на рабочем месте отсутствует, необходимо заполнить кодом К. При работе сотрудника в свой выходной день, необходимо указать в табеле учета рабочего времени 2 кода: К и РВ. Необходимо помнить – работа в выходной день, согласно статье 153 ТК РФ, подлежит оплате в двойном размере.
Шаг 4. Оформите авансовый отчет. При возврате из командировки, работнику в течение 3 рабочих дней необходимо заполнить авансовый отчет, сдав его в бухгалтерию. Советуем ему напомнить про сроки, ведь сотрудник после командировки часто переходит сразу на накопившуюся текущую работу. Работник в авансовом отчете по форме АО-1 есть образец указывает суммы, которые были потрачены в рамках поездки. Следует учитывать, что распространяется 3-дневный срок для сдачи финансового отчета в отношении и внутренних, и зарубежных командировок. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной либо праздничный день, должен отсчитываться указанный срок с 1-го рабочего дня, который следует за днем возвращения.
Работнику необходимо приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие свои затраты. Такими доказательствами могут быть приходные ордера, чеки, квитанции, договоры и пр. Больше не требуется оформление командировочных удостоверений. Они использовались для подтверждения факта и времени нахождения сотрудника в месте командировки. Теперь свидетельством действительного нахождения сотрудника в командировке становятся проездные документы – железнодорожный билет, авиабилет и пр.
Как подтвердить сроки командировки, если сотрудник ездил на своем автомобиле? В таком случае должна быть составлена служебная записка в произвольной форме, с отражением физического срока командировки, приложив документы для подтверждения использования автомобиля – квитанции, счета, путевой лист, кассовые чеки и пр.
Компенсация расходов в командировке
Суточные полагаются сотруднику за каждый день пребывания в командировке, в том числе праздничные, выходные дни, дни нахождения в пути. Каждый работодатель может устанавливать размер суточных, который считает подходящим.
Суточные в налоговом учете списываются на расходы без ограничения. Суточные освобождаются от НФДЛ в пределах лимита – при командировке в стране 700 рублей за день, при заграничных командировках – 2.5 тыс. рублей за каждый день. Если установлена в компании величина суточных более указанных сумм, то необходимо будет уплата с превышения налога на доходы физических лиц.
При служебных поездках длительностью менее 24 часов суточные не полагаются. Хотя большинство компаний производит их выплату. Минфином был предложен такой вариант учета. Если сотрудником предоставлены подтверждающие документы, необходимо расценивать суточные в качестве возмещения других расходов, которые связаны с командировкой. Они в данном случае полностью освобождаются от НФДЛ. Если отсутствуют документы, необходимо применение лимита, подобно более продолжительным командировкам.
Встречаются в арбитражной практике примеры, когда судьи подтверждали – при однодневной командировке суточные освобождаются от взносов в ПФР.
Оплата проезда. В стоимость переезда к месту командировки и обратно могут входить затраты на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Можно применять «входной» НДС к вычету. При возмещении командировочному работнику затрат на дорогу не требуется удержание НДФЛ и плата страховых взносов.
Но применяться указанные нормы могут лишь в случае подтверждения затрат на проезд первичными документами. Если сотрудник добирался к месту на рейсовом транспорте, необходимо предоставить проездной билет. Необязательно, чтобы предоставлялся билет установленной формы. Основное требование – указание на билете реквизитов, печати и подписи перевозчика, наименования пунктов отправления и прибытия, цены.
В случае с такси, то в качестве подтверждающих документов используются заказ-наряд на предоставление транспорта для перевозки пассажиров и багажа, и квитанция на оплату услуг легкового такси.
При авиаперелетах необходимо предоставление 2 первичных документов – билет с указанием цены, и посадочного талона.
Оплата жилья. Потраченные на жилье для командировочного сотрудника средства могут учитываться компанией при налогообложении прибыли. У компании при этом есть право списания стоимости дополнительных услуг гостиницы (кроме ресторанов, баров, саун, фитнес-центров, обслуживания в номерах).
При возмещении сотруднику затрат на жилье не нужно удержание НДФЛ.
Но указанные нормы могут использоваться лишь в ситуации, когда подтверждены расходы на жилье первичными документами – бланк строгой отчетности, который самостоятельно разработан отелем. Обязательно требуется указание в нем реквизитов, перечисленных пунктом 3 положения постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359. Необходимо при этом указание в бланке и суммы НДС.
Налоговики на практике часто выдвигают претензии, если указан на гостиничном документе «чужой» либо несуществующий ИНН. Однако по этому вопросу арбитражная практика положительна для налогоплательщиков.
Оплата питания. По мнению налоговиков, необходимо оплачивать питание в период командировки за счет суточных. Следовательно, если сотрудник возмещает затраты на питание отдельно, нельзя учитывать подобные затраты при налогообложении прибыли, с них требуется уплата НДФЛ и страховых взносов.
Даже если компания вовсе не производит выплату суточных, а лишь компенсирует расходы на питание, подобные траты не будут уменьшать прибыль, включаются в базу по НДФЛ и взносам.
При этом следует отметить противоречивую практику по данному вопросу. Некоторые дела компании выиграли, однако порой выигрывают и инспекторы. Всё же безопаснее предотвратить конфликт, не отражать затраты на питание в налоговом учете, лучше заплатить НДФЛ и взносы.
Рассказывает практик
Ян Заяц, заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting
Несмотря на революцию на рынке телекоммуникаций, сложно представить нынешний бизнес без проведения командировок. За счет оптимального распределения бюджета удается добиться оптимизации своего тревел-бюджета.
Сначала предстоит сформировать регламент деловых поездок. Полезным данный регламент будет даже при условии нескольких командировок в год. Следует указать в документе правила перелета, проживания, планирования тревел-бюджета. Внутренние перелеты в некоторых компаниях организуются только эконом-классом. Для международных компаний может быть установлено следующие правило – до 3 ч. полета в эконом-классе, для более продолжительного перелета предпочитается бизнес-класс. Часто зависит размер затрат также от должности специалиста.
Не нужно жалеть времени на анализ бюджета деловых поездок. Благодаря этому возможно выявление неэффективных решений при организации командировки с оптимизацией затрат.
Командировка за границу
Зарубежные служебные поездки предполагают некоторые особенности. Предоставленные в валюте суточные следует пересчитывать в рубли по курсу в день их выдачи. Размер суточных, которые освобождены от НДФЛ, за день, при выезде за рубеж, составляет не 2.5 тыс. рублей, а 700 рублей.
Если командировочные расходы оплачены валютой, необходим перевод их стоимости в рубли. Использовать в таком случае нужно курс, который указан документами на покупку валюты.
Средний заработок, который сотруднику выплачивался за период командировки, будет считаться его доходом, который получен от источника в РФ. Если работник находился в зарубежной поездке недолго, сохранив при этом статус налогового резидента, считаться НДФЛ с его среднего заработка будет по ставке 13%. При утрате статуса налогового действует ставка 30%.
Как оптимизировать расходы на командировку
1. Определите стратегические принципы организации командировок. Основное условие – получение максимальной отдачи от нахождения сотрудников в командировках. Необходимы следующие приоритеты – результативная работа в отъезде, с быстрым возвращением в офис. Поэтому авиаперелеты более предпочтительны железнодорожных переездов, несмотря на большие расходы. Не стоит покупать работникам в поезде билеты лишь в купе, чтобы обеспечить для них комфортную поездку.
Следует заранее определить основные планы сотрудников на командировки, делая их по возможности насыщеннее. Маршрут следует рассчитать таким образом, чтобы работник в течение одной поездки смог справиться с максимально возможным объемом работы. Компания может помочь сотруднику, предлагая не только корпоративную связь, но также мобильный Интернет.
Другим важным обстоятельством становится – рабочие процессы не должны страдать, пока работник находится в отъезде. Для безболезненного выстраивания совместных планов следует ввести «график отсутствий» на корпоративном электронном портале. Укажите в нем все плановые поездки минимум на неделю вперед – отмечая имя, место командировки, даты отсутствия.
2. Ведите виртуальные переговоры. Если необходимости в физическом присутствии на переговорах нет, либо вы ограничены в бюджете, можно задуматься над вариантом с виртуальными переговорами. Для этого сегодня доступны разные полезные технологии, в том числе услуга видео-конференц-связи public telepresence с высокой четкостью графики и эффектом присутствия.
3. Назначьте ответственного. Отвечать за организацию командировок может офис-менеджер. Он займется планированием поездок, заказом наиболее экономичных билетов, подборов времени планирования, поиском гостиницы, с оформлением виз и пр.
Сам работник не отстраняется от подготовки к поездке. Если планируется командировка в другую страну, либо в очень отдаленный регион страны, сотрудник может сам узнать прогнозируемую погоду, подготовить карту местности, изучить местные особенности, чтобы лучше понимать ситуацию и избежать возможных проблем.
Главное в планировании командировок – по возможности раньше сообщить ответственному сотруднику о поездке и оформить документы для командировки.
Говорит Генеральный Директор
Андрей Медведев, Генеральный Директор «Промышленные силовые машины», Москва
Действуют в нашей компании такие лимиты на командировки в пределах страны. Суточные установлены в размере 1500 рублей. Гостиница – не дороже 5 тыс. рублей в день. Практика подтверждает, это средние затраты на участие в деловой поездке, обеспечивая достаточный комфорт для сотрудников без излишеств. Также предусмотрено возмещение услуг такси, если работник едет с багажом. Максимальные суточные для заграничных командировок установлены в размере 2.5 тысяч рублей.
Расходы на командировки можно контролировать с помощью виртуальных банковских карт, которые не имеют материального носителя, предназначаются для интернет-покупок. Данные карты могут быть привязаны к единому корпоративному счету с централизованным управлением.
4. Контролируйте расходы и отчетность. Руководителю нужно контролировать поездки своих работников, обоснованность трат. Важно, чтобы работники понимали список необходимых документов в рамках отчета о командировке.
Сотрудники в течение 3 дней после поездки должны сдать офис-менеджеру соответствующие документы (счета, билеты). Если сотрудник не предоставляет какие-либо из подтверждающих документов, к примеру, не везде могут выдать чек из такси, можно поверить на слово.
Сотрудники по результатам командировки должны предоставить отчет о сделанной работе, с детальным описанием результатов проведенных переговоров и встреч. Сотрудники, которые были на обучении, могут предоставить и копию сертификата для отчетности.
Составление авансового отчета по итогам командировки следует поручить бухгалтерии, такой вариант более надежен.
Рассказывает практик
Юлия Кутина, исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва
По моему мнению, тревел-политика (положение о служебных командировках) является обязательным условием для успешного управления корпоративными поездками. Рекомендую в тревел-политике фиксировать допустимые лимиты затрат на деловые поездки, с жесткой регламентацией верхних пределов цен проживания в гостинице, регламентируя категорию авиабилетов, сумму представительских трат, наличие трансферта и пр. При этом должны действовать единые стандарты для всех уровней специалистов, чтобы не возникло эффекта демотивации.
Лишь при документальной регламентации стандартов классов удастся аргументировано объяснить сотруднику, почему он вынужден проживать в такой гостинице либо летит эконом-классом.
Travel Management Consulting (TMC) – один из лидеров российского рынка делового туризма. Компания предлагает своим клиентам профессиональное решение комплекса задач, связанных с организацией бизнес туров и деловых поездок.
Андрей Медведев окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова (факультеты информатики и вычислительной техники и экономический). Работал в ТД «Автодизель» ведущим специалистом отдела продаж и заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания в 2005 году инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины».
ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Основана в 2005 году. Штат - 300 сотрудников.
Ассоциация бизнес-туризма - независимое объединение корпоративных покупателей тревел-услуг. Партнер Ассоциации корпоративных управляющих деловыми поездками (ACTE) и немецкой Ассоциации бизнес-туризма (VDR). Сотрудничает с ведущими поставщиками бизнес-тревел-услуг.
Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.
С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала "Упрощенка".
Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году
Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.
Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.
Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.
Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных
Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.
Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье
Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем
Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:
|
Основание для отправки в командировку |
Письменное распоряжение руководителя |
|
Дата начала командировки |
Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской. |
|
Дата окончания командировки |
Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами. |
|
Размер суточных |
700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ) |
|
Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка |
Загранкомандировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем
Для загранкомандировки шпаргалка такая:
|
Дата начала загранкомандировки |
Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам). |
|
Дата окончания загранкомандировки |
Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России. |
|
Размер суточных |
2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ) |
|
Основание для начисления командировочных расходов |
Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов). |
Как оформить по шагам
2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.
3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки .
4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.
Особенности оформления командировки генерального директора
Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.
Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.
Особенности оформления однодневной командировки
Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.
Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).
Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.
В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.
Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?
Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например. Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника. В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.
Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?
Порядок оформления командировки в 2019 году
Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.
Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.
Бухучет командировочных расходов в 2019 году
Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:
- Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
- Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
- Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
- Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).
Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.
В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.
Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:
- Женщин, с которыми заключен , ожидающих появления ребенка.
- Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
- Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.
К ним относятся:
- Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
- Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
- Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
- Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
- Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.
Важно! Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников, запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.
Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.
Положения закона запрещают в этот период оформлять ему или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.
Длительность служебных поездок
Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.
Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.
Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.
Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.
В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.
Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.
Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.
Документы для командировки
Обязательные
С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:
- Приказ или распоряжение работодателя - основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
- - документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.
Дополнительные документы
Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:
- Командировочное удостоверение - содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
- Служебное задание - содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
- Отчет о выполнении задания - документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
- Журнал работников, уезжающих в командировку - служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
- Служебная записка - необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.
Как оформить командировку сотрудника в 2019 году: инструкция для бухгалтера
Шаг 1. Составить приказ на командировку
Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.
Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.
Работник, на которого составлен приказ, знакомится с ним и ставит свою подпись.
Внимание! Если для командировки используется свой транспорт, то это нужно включить в имеющийся приказ, либо выпустить дополнительное распоряжение.
Шаг 2. Выдать деньги подотчет
При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.
Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.
Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.
При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.
Внимание! Если требуется оформление командировки за границу, то суточные за дни, когда работник будет находиться в России выдаются в рублях, а за дни пребывания на территории иностранного государства - в его валюте.
Шаг 3. Составить командировочное удостоверение (если нужно)
Если данный шаг указан в локальных нормативных актах, то когда выполняется оформление командировки нужно составить . В зависимости от того, какой бланк применяется в компании, он также может включать в себя отчет о произведенной работе, расчет суточных, задание работнику на поездку.
Необходимость составлять журнал отбывающих в командировку также отменена. Фирмы могут продолжать его использовать по своему усмотрению. Но предварительно им необходимо закрепить форму журнала.
Как правило, в журнал включаются следующие сведения:
- Личные данные о работнике;
- Наименование компании, в которую он отбывает;
- Название населенного пункта;
- Даты отбытия и прибытия;
- Отметка о получении отчета бухгалтерией.
Внимание! В командировочном удостоверении есть место для проставления печатей принимающей стороны. Но их наличие теперь не является обязательным в документе, так как документ не является обязательным.
Шаг 4. Оформить и сдать авансовый отчет
В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.
Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.
К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:
- Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке - счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
- Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно - билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
- Документы, подтверждающие найм такси - чеки, билеты, бланки.
- Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт - путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
- Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
- Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).
Внимание! При передаче авансового отчета в бухгалтерию, бухгалтер делает отметку на отрывном корешке и передает его работнику. Это необходимо для подтверждения факта передачи сотрудником документов в бухгалтерию.
Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они остались)
Если по возвращении из поездки у сотрудника остались денежные средства, он должен вернуть их в кассу в срок 3 дней с момента оформления им авансового отчета. Для этой операции предусмотрен .
По закону, работодатель имеет право удержать эту сумму из зарплаты работника, но только в том случае, если еще не прошел месяц с момента завершения срока для добровольного возврата. Когда месяц прошел, то произвести удержание возможно только путем оформления судебного решения.
Работник также может добровольно согласиться на удержание долга из зарплаты. Для этого ему необходимо написать заявление. На основании этого документа создается приказ на удержание. Нужно помнить, что сумма удержанных средств не может превышать 20% от начисленной за этот месяц зарплаты.
Шаг 6. Компенсировать перерасход средств работником (если необходимо)
Может возникнуть ситуация, что работник во время поездки израсходовал больше денежных средств, чем ему выдавалось. В этом случае нужно, в первую очередь, выполнить проверку его авансового отчета. Если траты были обоснованы, то они подлежат компенсации путем выдачи денежных средств из кассы по .
Чтобы определить обоснованность перерасхода, необходимо изучить:
- Были ли затраты произведены по неотложным причинам;
- Есть ли документы на данные затраты, и оформлены ли они верно;
- Правильность написания авансового отчета.
Внимание! Произвести выдачу излишних сумм нужно в срок трех дней с факта передачи отчета. Иначе у работника есть право обратиться в суд, чтобы произвести взыскание с работодателя не только данных сумм, но и процентов за их использование.
Если организация не имеет возможности погасить всю сумму целиком, то желательно оформит график погашения, который должен быть подписан обеими сторонами.
Можно ли отправить сотрудника в выходной день
Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.
Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником - чтобы выполнить оформление , необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня - этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.
Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.
Можно продлить или перенести служебную поездку?
В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.
Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.
Во все документы для командировки после этого вносятся исправления - старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.
Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.
Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.
Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно - ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.
Можно ли совместить отпуск с командировкой?
Закон определяет, что - это такой период, во время которого сотрудник полностью освобожден от исполнения своих обязанностей. И если у работодателя возникает необходимость произвести оформление командировки в тот период, когда работник на отдыхе, нужно произвести отзыв его из отпуска.
Во время выполнения этой процедуры нужно учитывать, что по ТК существуют типы работников, которых отзывать категорически нельзя. Кроме этого, в обязательном порядке сотрудник должен подписать письменное согласие на отзыв.
Если все же возникла необходимость отозвать работника с целью отправления в поездку, нужно выполнить следующее:
- Оформить приказ, который произведет отзыв работника из отпуска;
- На приказе работник должен дать письменное согласие путем проставления в графе слов «Не возражаю».
- Оформить приказ о направлении в командировку.
- Выдать суточные и другие средства на покрытие расходов.
Также нужно учесть, что отзыв из отпуска требует обязательного внесения поправок в . Поэтому, важно с работником сразу обсудить, в какое время он возьмет оставшиеся не использованные дни. Если он желает уйти в ежегодный отпуск сразу при возвращении из поездки, это нужно будет оформить снова.
Внимание! Еще один важный момент, о котором нельзя забывать - пересчет отпускных. Это можно не выполнять, если работник хочет взять дни отдыха сразу при возвращении, и эти дни входят в текущий месяц. Иначе лишнюю сумму нужно будет вернуть в кассу, либо зачесть ее в счет суточных либо будущих отпускных.
