Авансовый отчет является документом, который отражает информацию о понесенных денежных затратах в служебной командировке. Его обязательное наличие и оформление четко прописано в законодательстве (ст.252; п.1 ст. 264 НК РФ; ст.313; ст. 314 НК РФ). На основании этого документа бухгалтерия перечисляет деньги по возмещению денежных затрат. Он подтверждает расходы и позволяет получить доплату, если весь аванс не был потрачен полностью или вернуть оставшиеся деньги.
Следует также владеть информацией о том, какие документы нужны для отчета по командировке. Вместе с ним бухгалтеру предоставляются оригиналы квитанций, билетов, накладных, чеков, которые служат доказательством затрат. После проверки на предмет целевого расходования средств, наличия удостоверяющей документации, правильности составления бухгалтером передает авансовый отчет на подпись руководителю организации.
Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 предложены рекомендации составления данного документа.
Сроки подачи
Крайним сроком предъявления является третий рабочий день с момента приезда сотрудника (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У). Во внимание принимаются только рабочие дни: например, если работник вернулся в пятницу, он будет иметь возможность отдохнуть и оформить авансовую документацию в начале рабочей недели.
Особенности оформления
Оформление подразумевает использование одного из трех вариантов:
Обратите внимание
Сотрудник может отказаться от командировки по уважительным причинам — нужно только их документально подтвердить. В ином случае за отказ от командировки может последовать дисциплинарная ответственность в виде выговора или замечания. Подробнее читайте
- Универсальная форма №АО-1;
- Специальная форма в электронном виде с наличием квалифицированной подписи (Письмо № 3-03-07/12250 от 12.04.2013).
- Составленный бланк самим работником, который утвержден директором учреждения и содержит обязательные реквизиты. Их отсутствие может повлечь проблемы с налоговой организацией.
Следует помнить, что ненадлежащее оформление собственной формы гарантирует отказ налоговых органов в принятии прописанных в документации денежных расходов. Поэтому каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, должен знать о том, как правильно заполнить авансовый отчет.
Если сотрудник расплачивался наличными, он прикладывает к отчету кассовые чеки и квитанции. В случае безналичного расчета прикрепляются оригинальные слипы (оформленные документы в случае оплаты покупок при помощи карты) и квитанции от произведенных операций в терминалах либо банкоматах.
В случае невозвращения остатков командировочных средств, они удерживаются из заработка последующем месяце. Эта процедура выполняется на вполне законном основании: все оставшиеся со служебной поездки деньги подлежат обязательному возврату в кассу организации. Данное решение следует принять в течение месяца после выполненной командировки.
Отчет о командировке: образец
Образец отчета о командировке в 2017 году состоит из 3 листов:
- Шапка документа . Здесь следует предоставить следующие сведения: указываем сумму остатка по уже выданным авансам (не забываем о задолженности), номинально израсходованных аванс (чеки) и итоговый остаток разницы этих сумм. Бухгалтером вносится особая запись (дебет -26, кредит 71).
- Расписка : прописывается размер отчета и подтверждение его проверки бухгалтером.
- Подробные факты затрат : номера и даты расходной документации; предмет израсходованных денег (билет, суточные и прочее). Здесь ставится подпись самого работника, который был в служебном отъезде.
Обязательно нужно приложить всю документацию, которая доказывает целевую трату авансовых средств.
Важно! Налоговые органы могут отказать в принятии затрат, если на авансовом документе отсутствует подпись руководства.
Пример заполнения авансового отчета по командировке
Заполнением авансового отчета занимается бухгалтер и командируемый сотрудник, который начинает оформление с написания основных сведений на лицевой стороне:
- полное наименование организации;
- ФИО, должность;
- дата оформления;
- цель авансовых средств (командировочные затраты);
- таблица на лицевой стороне должна содержать данные о наличии выданных денег, их расходе.
В графах 1-6 оборотной стороны должна быть перечислена вся необходимая документация, подтверждающая произведенные траты. Нумерация документов идет с учетом очередности по их перечислению:
Графа №1
содержит порядковый номер удостоверяющего документа.
Графы №2-3
: время оформления и соответствующий номер.
Графа №4
содержит сведения о типах затрат.
Графа №5
:размер понесенных расходов.
Графа №6
: в строчке «Итого» указывается общая сумма затрат.
После проведенной проверки документ подписывается бухгалтером. При этом прописывается дата и номер авансового отчета, общий размер расходов и число приложенной документации.
Заполненная расписка содержит дату подачи документа и передается сотруднику.
На лицевой стороне бухгалтером отмечаются:
- Денежный остаток/перерасход по уже выданным авансам.
- Сумма полученных из кассы авансовых средств.
- Сумма потраченных денег.
- Денежный остаток/перерасход размера аванса.
- Собственная учетная запись.
Сведения для табличного заполнения находятся в графе №9 на обратной стороне.
В дальнейшем отчет отправляется на подпись к директору организации (ФИО с росписью + расшифровка) либо к лицу, временно исполняющему его должностные обязанности. Специально предназначенная для подписи строчка находится на лицевой стороне в верхней части документа. Затем он принимается к учету для списания выданного аванса.
Как сделать авансовый отчет — смотрите в видео ниже:
Загранкомандировка
Правило подачи авансового отчета в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки также действует на заграничную служебную командировку (п.6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У).
В таком случае при отправке работника за границу выдача авансовых денежных средств производится в виде иностранной валюты. Сумма указывается в валюте, а также в рублях. Необходимо заполнить строчки с реквизитами для иностранной валюты (1 «а» с лицевой стороны бланка, графы № 6, 8 оборотной стороны). Кстати, какие есть особенности расчета суточных для загранкомандировки — можно прочитать в этой статье
Обратите внимание — если имеются какие-либо подтверждающие траты документы на иностранном языке, их нужно перевести на отдельном листе на русский язык. Можно сделать перевод самому либо обратиться к услугам бюро переводов. В данной ситуации эти траты будут отнесены к пункту «прочие расходы».
В случае ухода сотрудника в отпуск сразу после возвращения, не обязательно спешить на работу и заполнять авансовый документ: срок подачи не будет нарушен (Постановление Правительства РФ от 13.10.2013 №749). Его заполнение можно сделать сразу же по выходу из отпуска.
Как правило, составление авансового отчета не является проблемой для сотрудников: бланк имеет четко указанные графы для заполнения. При возникновении трудностей на помощь придет бухгалтер. Наличие всех подтверждающих документов и соблюдение сроков подачи также гарантирует благоприятный исход процедуры.
Больше информации можно получить, задав вопросы в комментариях к статье.
Отчетность по командировкам - это внутренняя учетная документация организации, с которой работает и кадровик, и бухгалтер.
Работодатель, отправляя работника в служебную поездку, командировку, преследует определенные цели, на сотрудника возлагаются различные задачи, он должен решить рабочие моменты, получить сведения, выполнить работы, оказать услуги и т.д. Это возможные цели командировки и они должны быть достигнуты, о чем работник должен отчитаться. Например, если организация поставляет продукцию, командировка возможна для сопровождения партии товара и получения подтверждающих доставку документов.
С 2014 года составление документов, предусматривающих отчеты о выполнении возложенных задач — командировочного удостоверения и служебного задания, — является необязательным. Если в командировочном удостоверении отмечалось только время нахождения в поездке, то в задании гражданин кратко отчитывался о проделанной работе.
Законодательная основа
По сути, согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 , сейчас трудящимся необходимо составлять только один вид отчетности: авансовый отчет, в котором он отчитывается о произведенных расходах (п. 26 Положения). Эта форма нужна для производства налоговых отчислений, поэтому к ней предъявляются серьезные требования, суммы затрат сотрудник доказывает подтверждающими документами (билеты, квитанции и т.д.)
Однако это не мешает разработать на предприятии собственные локальные нормативные акты о порядке оформления командировки и обязать работников оформлять отчеты. В этом случае на предприятии можно использовать унифицированные формы Т-10 и Т-10а, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или использовать образец отчета по командировке в 2019 году, разработанный самостоятельно.
Бланк формы Т-10
Оформление направления сотрудника
О направлении работника в поездку по делам компании всегда издается приказ. Рекомендуется также сразу же составить командировочное удостоверение и служебное задание. Разрабатывать эти формы необходимости нет, имеющиеся бланки Т-10 м Т-10а вполне отвечают всем потребностям делопроизводства и содержат графы для внесения необходимой информации.
После возвращения на постоянное место работы сотруднику рекомендуется составить краткий отчет о выполнении задания; командировка, — пример взаимодействия гражданина практически со всеми службами предприятия: бухгалтерией, канцелярией, подразделением, где осуществляется трудовая деятельность. Поэтому лучше зафиксировать основные моменты хода выполнения работы в отчете о командировке. Также следует сохранять все документы о расходах в обязательном порядке.
Такие бланки используются в целях систематизации отчетности: рекомендуется строго придерживаться установленных форм, ведь это документальное подтверждение нахождения конкретного сотрудника и исполнение им трудового договора. Пример отчета по командировке, приведенный ниже, поможет работнику его правильно заполнить.
Оформление результатов проделанной работы
Отчет о командировке и другие документы должны быть сданы не позднее 3 дней после возвращения гражданина. Заполняет его не только сам работник, цели и задачи устанавливаются руководством соответствующего отдела компании. В принципе никаких сложностей не должно возникнуть при заполнении такого документа, как отчет по командировке, пример написания легко найти в делопроизводстве организации.
Требования к составлению документа:
- цель направления и конкретные задания описываются четко;
- соответствующую часть документа заполняет сам гражданин и самостоятельно описывает результаты выполнения возложенных задач.
Образец отчета о командировке (письменный) подтверждает выполнение возложенных задач, достижение результата, в нем командировочный указывает конкретные данные о произведенных в командировке работах. Это основное содержание документа, и исходя из него необходимо разработать соответствующий бланк.
Реквизиты документа, отчета:
- наименование организации;
- номер и дата составления;
- фамилия, имя, отчество командированного;
- отдел предприятия;
- должность сотрудника;
- пункт назначения поездки: район, город, конкретное предприятие;
- срок поездки, дата ее начала и окончания;
- основание для направления гражданина: служебная необходимость, план строительства и т. д.;
- источник финансирования;
- цель поездки и конкретные задачи работника;
- подписи начальника отдела и руководителя.
Эти разделы заполняются администрацией, работник кратко пишет отчет о проделанной работе в соответствующей графе и подписывает документ со своей стороны.
Отчет о командировке: пример заполнения формы 10а
Однако образец заполнения служебного задания на командировку и отчета о командировке можно создать самостоятельно, не используя унифицированные формы.
Если составлять форму самостоятельно
В случае принятия решения о разработке форм служебного задания и отчета о командировке самостоятельно руководству предприятия следует предусмотреть в обязательном порядке требования к оформлению и предоставлению таких документов — в частности, определить следующие моменты:
- срок заполнения и предоставления;
- обязательные реквизиты и объем предоставляемой информации (состав сведений, предоставляемых работодателю, в том числе);
- адресата предоставления сведений (конкретный отдел или конкретное уполномоченное лицо).
Отчет о командировке: пример написания в свободной форме
Эти решения работодателя нужно оформить локальным нормативным актом, с которым под роспись ознакомить всех существующих, а также вновь принимаемых сотрудников. Ознакомление производится строго под роспись.
Кого в командировки отправлять нельзя
При этом стоит учесть, что есть категории работников, которых ни при каких условиях нельзя направлять в командировки:
- несовершеннолетние сотрудники, то есть не достигшие восемнадцати лет;
- беременные женщины.
Отказаться от направления в служебную поездку имеют право:
- родители, воспитывающие детей-инвалидов;
- родители, воспитывающие в одиночку детей до 5 лет;
- родители детей, которым не исполнилось 3 лет;
- сотрудники, осуществляющие уход за больными близкими родственниками, если это необходимо в соответствии с официальным медицинским заключением.
Право на отказ не всегда известно представителям этих категорий трудящихся в силу юридической неграмотности. Поэтому они должны быть письменно уведомлены о возможности отказаться от направления в служебную поездку. В случае если такие работники согласятся выполнить подобное задание работодателя, необходимо получение их письменного согласия. От исполнения установленных на предприятии отдельным локальным актом обязанностей, в том числе, от составления отчета о командировке, такие сотрудники не освобождены.
Сотрудники большинства компаний периодически отправляются в командировки. Руководители ставят каждому специалисту собственную задачу для выполнения.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Когда работник возвращается, он обязан сообщить о том, какие задачи сумел выполнить во время поездки. Для этого оформляется отчет о командировке. Документ должен быть составлен правильно.
Чтобы заранее знать все особенности его заполнения, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.
Общие сведения
Цели, для которых гражданин отправляется в поездку, могут существенно различаться. Компания может послать сотрудника для:
- заключения договоров;
- участия в различных тренингах и семинарах;
- проведения переговоров;
- приобретения или реализации товарно-материальных ценностей;
- участия в обучающих мероприятиях;
- обслуживания удаленного структурного подразделения.
Вне зависимости от цели, которые преследовал специалист, после окончания поездки он обязан составить и передать отчет о выполнении поставленных задач. Документ важен для обеих сторон трудовых правоотношений.
На основании отчета руководство компании решает, насколько хорошо специалист справился с поставленными задачами в процессе командировке.
Работник же сможет избавить себя от необоснованных претензий и утверждений, что результаты поездки неудовлетворительные.
На основании документа руководство компании может наградить сотрудника или применить к нему дисциплинарное взыскание.
Формированием отчета занимается сам гражданин, приехавший из командировки.
На бланки документа в обязательном порядке проставляется подпись лица, которое приняло отчёт. Ее наличие будет свидетельствовать о том, что документ принят к рассмотрению.
Законодательная база
Чтоб разобраться с формой документа и выяснить основные нюансы его заполнения, стоит обратиться к действующему законодательству. Оно предусматривает только один вид отчета о командировке — авансовый.
Эта норма определена пунктом 26 в служебные командировки.
Все остальные виды отчетов о командировке в 2019 году заполняются на основании организации.
Отчет о командировке
Сегодня существует несколько разновидностей командировочных отчетов. Чтобы разобраться в их особенностях, стоит ознакомиться с каждой из них.
Служебной
Согласно правилам, составить отчет о служебной командировке необходимо в течение 3 дней с момента возвращения.
Авансовый
Если необходимо заполнить авансовый отчет, нужно использовать бланк, соответствующий требованиям действующего законодательства. Документ заполняется по форме № АО-1.
Вносить данные в авансовый отчет должен сам работник, вернувшийся из командировки.
Если гражданин затрудняется самостоятельно заполнить бумагу, можно использовать готовый образец.
Документ заполняется в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию. При этом сотрудник обязан вносить данные только с лицевой и оборотной стороны. Остальную часть бумаги должна дополнять бухгалтерия.
Финансовый
Отправляясь в поездку, работник получает от организации денежные средства. Вернувшись, он обязан отчитаться о том, какие траты были совершены. Для этого составляется авансовый отчет.
Его необходимо дополнить финансовой документацией.
В качестве доказательств осуществленных затрат можно привести:
- чеки;
- квитанции;
- оригиналы оплаченных счетов с печатью;
- билеты.
Рукописные документы бухгалтер не примет.
За границу
Если работник был за границей, после возвращения он обязан составить отчет о выполнении поставленных задач, а также предоставить подтверждающую документацию о совершенных тратах.
Обязателен ли?
До 2019 года составление командировочного удостоверения было обязательным действием. Потребность в его закреплялась в действующих нормативно-правовых актах. Однако позднее подобная норма была упразднена.
Сегодня необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания зависит от решения руководителя.
Если в компании многие сотрудники периодически направляются в командировку, эксперты советуют не пренебрегать возможностью и обязывать их заполнять необходимую документацию. Это поможет избежать путаницы при начислении зарплаты и налогов.
Если компания обязывает своих сотрудников составлять командировочный отчет, этот факт необходимо отразить в локальных актах.
В небольших организациях эксперты советуют не обязывать сотрудников заполнять командировочные документацию. Это позволит уменьшить количество бумаг, с которыми необходимо работать.
Информацию о командировке сотрудника в этой ситуации можно получить из приказа, а не из отчета.
Как оформить?
Процедура оформления может существенно отличаться в зависимости от того, какую разновидность документа необходимо заполнить.
Чтобы заранее выяснить все нюансы процедуры, стоит ознакомиться с решением типичных вопросов, возникающих в процессе заполнения документации.
В свободной форме или нет?
Сегодня для составления отчёта обычно используется типовая форма т-10а.
Этот бланк считается стандартным. Он состоит из одного листа. В нём содержатся графы и колонки, обязательные к заполнению:
- В начальной части формы необходимо указать место отбытия.
- Затем фиксируются реквизиты уполномоченного лица, которое будет принимать документы ознакомлению.
- Далее работник обязан указать наименование работ, выполненных в период отсутствия. Список совершенных действий расписывается по дням. Это делается для того, чтобы работодатель мог проследить и сопоставить выполненные работы с расходами, которые были понесены на командировку.
Документ может быть составлен и по собственной форме организации.
Если компания решила самостоятельно разработать банк документа или просит сотрудников заполнять его в свободной форме, должен быть предусмотрен порядок оформления бумаги.
- период, в течение которого специалист обязан представить готовый отчет;
- лицо, которому необходимо сдавать готовые документы;
- сведения, которые в обязательном порядке должны быть отображены в бланке.
Сотрудников необходимо ознакомить с требованиями, закрепленными в нормативных документах организации. Работники предприятия должны оставить подписи, подтверждающие факт изучения требований.
Разрабатывая документ, работодатель должен учитывать, что существуют категории работников, которых нельзя отправлять в командировки.
В этот перечень ходят беременные женщины и лица, не достигшие 18 лет. Кроме того, некоторые сотрудники имеют право отказаться от командировки.
К ним относятся:
- родители, занимающихся воспитания детей-инвалидов;
- лица, у которых имеются дети возрастом до 5 лет;
- родители детей в возрасте до 3 лет;
- лица, которые осуществляют уход за больными родственниками в соответствии с медицинскими показаниями.
Если работник попадает в одну из категорий, он должен быть письменно проинформирован о своём праве. Направлять таких специалистов в командировку можно только их согласия. Оно должно быть зафиксировано на бумаге.
Пример написания
Правила заполнения документа не отличаются сложностью. Перед отправкой руководитель указывает работнику конкретную цель поездки. По итогу путешествия человек должен отчитаться о проделанной работе.
Нюансы заполнения документации зависят от индивидуальных требований организации.
Обычно бланк должен включать следующую информацию:
- расход денежных средств по дням;
- место командировочной работы;
- использование авансовых платежей.
Эксперты советуют составлять отчет таким образом, чтобы при проверке документации налоговой инспекцией у ее сотрудников не возникли вопросы касательно необходимости поездки.
Если поставленную цель выполнить не удалось, необходимо указать причины произошедшего.
Если они уважительные, компания может решить не выполнять взыскание затрат, понесенных на командировку.
В основной части отчета должна быть указана точная дата прибытия и сдачи готового документа. Отчитаться необходимо в первый формальный день, после выхода на работу. Возможность продления сроков решается непосредственно с начальством.
Если места в бланке не хватает, разрешается продолжить изложение информации на обычном листе А4. Это не будет считаться нарушением действующего законодательства. По согласованию с работодателем может быть использована свободная форма. Для оформления документа можно использовать готовый пример.
Кто подписывает и согласовывает?
Согласно правилам, на документе должны присутствовать минимум 3 подписи. Их оставляют:
- работник, оформлявший командировку;
- руководитель структурного подразделения – проверяет правильность внесения данных в документ;
- руководитель организации – утверждает готовый отчет и ставит резолюцию.
Сроки предоставления
Согласно Постановлению №749, вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться перед начальством в трехдневный срок.
В учет принимаются только рабочие дни. В документе нужно отразить, что было сделано во время командировки.
Сопроводительные документы
Если сотрудника направляют в командировку, потребуется составить целый пакет сопроводительных документов.
Отправляя своих сотрудников в служебные командировки, каждый работодатель ставит задачи, которые необходимо выполнить во время поездки. Такие задачи закрепляются письменно в документе – служебном задании, где и описывается отчет о командировке.
Стоит отметить, что содержание задания должен вписывать в документ сам руководитель, а по приезду работника уже оформляется вторая колонка – краткий отчет. До 2015 года составление служебного задания было обязательным, однако сейчас оно считается упраздненным, но при желании работодатели все же могут его делать по нескольким причинам:
- Это позволяет четко сформулировать перед сотрудником поставленные задачи, которые он должен выполнить во время поездки: что он должен сделать, в какие сроки и т.д.
- Работник будет иметь наглядное представление о том, чем ему придется заниматься в командировке, а также сможет результативно спланировать свое время.
- Когда подчиненный вернется из поездки, работодателю будет проще понять, каких целей ему удалось достигнуть, а каких – нет, ведь зачастую многие забывают о том, какие указания давали своим работникам, например, неделю назад.
Что это за документ?
Исходя из вышеизложенного можно понять, что отчет о командировке является отдельной частью в служебном задании, которое, в свою очередь, ранее входило в список обязательных командировочных документов. Несмотря на то, что служебное задание на данный момент заполнять необязательно, при налоговой проверке оно также подлежит рассмотрению, поэтому бухгалтерам следует обращать внимание на правильность его оформления.
Составлением служебного задания должны заниматься руководители, но практике все бывает иначе: они поручают это сотрудникам своих отделов кадров на основании служебной записки с резолюцией, а когда документ будет готов – ставят на нем свою подпись.
Что касается отдельной части служебного задания – отчета о командировке, то его пишет сам командированный работник по возвращению, однако он должен быть согласован с руководителем в любом случае.
Таким образом, отчет о командировке представляет собой письменное разъяснение целей, которые необходимо достигнуть во время поездки, а также описание результатов, полученных по окончании выполнения заданий работодателя сотрудником.
Обязателен ли?
Ранее, до 2015 года, на каждого командированного работника должен был быть оформлен не только Приказ о командировке и авансовый отчет, но и служебное задание. Сейчас последний документ составлять необязательно, ведь это делается на усмотрение бухгалтера и руководителя.
Если в организации много направляемых в командировку сотрудников, то писать отчет все же рекомендуется, к тому же этот документ имеет два весомых преимущества:
- У бухгалтера появится дополнительное подтверждение пребывания сотрудника в командировке, это влияет на размер заработной платы и порядок ее начисления.
- Если у предприятия много филиалов и подразделений, генеральному директору будет проще понять суть командировки, ведь в этом случае заниматься заполнением служебного задания будет начальник структурного подразделения, в котором трудится работник, направляемый в командировку.
Если же организация не слишком большая и в ней мало сотрудников, то заниматься составлением служебного задания не рекомендуется, дабы избежать огромного количества лишних бумаг, ведь всю информацию о целях командировки можно почерпнуть из приказа руководителя.
Как составить отчет о командировке?
Постановлением Правительства РФ №1 «Об утверждении унифицированных форм…» утверждена и форма отчета о командировке, являющегося второй частью служебного задания. Чтобы его заполнить, руководитель подразделения должен сделать следующее:
- Указать наименование организации, номер и дату составления документа, Ф.И.О. направляемого в командировку сотрудника.
- Вписать табельный номер работника, отдел, в котором он работает, а также сроки поездки, город, в который он должен прибыть, основание для командировки, цели и задачи.
В течение трех дней после возвращения из командировки сотрудник должен предоставить отчет о проделанной работе. Если сразу после поездки у него по графику отпуск – документ оформляется после его окончания. Если работник уходит на больничный, то отчет заполняется также в течение трех дней после выписки.
Как правило, служебное задание выдается сотруднику вместе с командировочным удостоверением, а в дальнейшем подшивается в архив бухгалтерии.
Ниже приведем пример написания отчета о командировке :
Таким образом, отчет о командировке должен содержать основную суть проделанной работы: не нужно писать способы достижения цели и средства, которые для этого применялись, ведь в данном документе важен только результат.
Если же цели по каким-либо причинам не удалось достигнуть, информация об этом тоже указывается, как и причина: например, задание не удалось выполнить вследствие нехватки оборудования, несовременного технического оснащения и т.д. Стоит учитывать, что, если работник не выполнил поручение руководителя без уважительной причины, последний вправе применить к нему дисциплинарное взыскание.
Требования к документу
Утвержденная форма служебного задания и отчета о командировке содержится в Постановлении Госкомстата №1, однако с 2013 года руководители могут самостоятельно дополнять или сокращать по своему желанию содержание данного документа.
Существенное требование заключается только в том, что работодатели не могут изменять основную суть служебного задания, а сам бланк отчета о командировке заполняется не позднее трех дней после возвращения работника.
Форма и разделы
Как говорилось ранее, руководители имеют право самостоятельно корректировать содержание служебного задания, не меняя при этом суть. Оно обязательно должно состоять из двух разделов:
- Общий: название предприятия, номер и дата составления документа, Ф.И.О. командируемого сотрудника, его должность, структурное подразделение; место, дата и длительность пребывания в командировке; организация-плательщик (кто возмещает все расходы за поездку: отправляющая или принимающая сторона), а также основание (план командировок, приказ и т.д.).
- Отчет о командировке: содержание (цель) и сам отчет о выполненных заданиях. Первую колонку заполняет работодатель, а вторую – сам работник. Внизу руководитель указывает заключение о выполнении задания, ставит свою подпись с расшифровкой. Также необходима подпись работника.
Правила заполнения отчета о командировке
Законодательством строгие правила заполнения служебного задания не установлены, однако руководителям и их подчиненным следует придерживаться простых рекомендаций во избежание проблем с ИФНС:
- Цели поездки должны быть указаны начальниками отделов до отправки сотрудника в командировку.
- Документ должен содержать три подписи: руководителя структурного подразделения, работника и генерального директора.
- Печать организации ставить необязательно, т.к. для нее в документе место специально не отводится.
- Если при заполнении не хватило полей, можно перенести информацию на чистый лист формата А4.
- При невыполнении задания работник должен указать причину. Если она является неуважительной, руководитель имеет право не только применить к нему дисциплинарное взыскание, но и потребовать возместить расходы за командировку по авансовому отчету.
Как написать правильно?
Как правило, основной сложностью при заполнении отчета для работников является сама формулировка результатов проделанной работы. Недостаточно просто указать в документе «выполнено»: информация должна быть развернутой, но без лишних деталей.
Кто подписывает и согласовывает отчет о командировке?
Первым человеком, поставившим свою подпись на служебном задании, должен быть сам работник. В дальнейшем он должен отдать документ руководителю, от которого он был получен перед командировкой. Тот, в свою очередь, проверяет правильность заполнения, ставит свою подпись и отдает на резолюцию генеральному директору.
Сроки предоставления отчета о командировке
Вернувшись из поездки, сотрудник должен в течение трех дней предоставить своему непосредственному начальнику заполненный документ о проделанной работе. Кроме того, он должен оформить и авансовый отчет, приложив к нему все справки, подтверждающие затраты во время командировки.
Сопроводительные документы
Помимо служебного задания, при направлении в командировку оформляются и другие сопроводительные документы:
- Заявление на командировку (требуется от сотрудников, воспитывающих детей до 3-х лет; занимающихся уходом за пожилыми родственниками; имеющих на иждивении детей до 5-лет при условии воспитания их в одиночку).
- Служебное задание (графа «краткий отчет» заполняется по мере выполнения задач).
- Приказ об отправке работника в командировку (издается руководителем).
По возвращении из поездки сотрудник должен составить два отчета: о командировке и авансовый. К последнему документу должны прилагаться справки, подтверждающие целесообразность затрат: билеты за проезд, договор аренды квартиры, квитанция за проживание в гостинице и т.д. Служебное задание подписывается вышестоящим руководителем и направляется в бухгалтерию, где в дальнейшем хранится в архиве.
Во втором поле вносится информация о представленном готовом задании. Служебное задание необходимо для отправления работника в поездку. Помимо этого, оно считается базой при составлении итогового документа.
Документ подписывается работодателем или директором отдела, в котором работает сотрудник.
Затем утверждается работодателем компании или доверенной личностью. Отправляется в кадровый отдел для формирования приказа о направлении в командировку.
Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке в 2018 году
При заполнении авансового отчета могут возникнуть некоторые трудности. Обычно это происходит в ситуации, когда сотрудник отправляется в служебную командировку за границу или сразу по возвращении из командировки выходит в отпуск. Реквизиты, отнесенные к иностранной валюте (строчка 1а на лицевой стороне бланка, графы шестая и восьмая на обратной стороне), заполняются в случае предоставления работнику денег в иностранной валюте, согласно определенному российским законодательством порядку.
Командировки в 2018 году: новые правила учета
Рассчитываются и выдаются суточные затраты сотруднику на все время пребывания в поездке. Руководитель предприятия (любая правовая форма) не имеет полномочий инициировать командировку (по служебным обязанностям) человека, если с гражданином не оформлены никакие трудовые отношения (не заключен контракт).
Закон запретил отправлять в поездку граждан, которые оказывают разовые или многократные услуги предприятию по гражданско-правовому контракту.
Как правильно написать отчет по командировке
нахождение работника в командировке;
- наименование организации (полное или сокращенное);
- номер документа и дата составления (должна совпадать с командировочным удостоверением);
- фамилия,
Авансовый отчет по командировке в 2018 году (образец)
166 Трудового кодекса РФ.
При направлении в руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии: на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место; сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007
«Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»
; сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст.
Пример задания и отчета о служебной командировки
№ 3107230-16-21/11582 (его текст вместе с редакционным комментарием читайте в газете «Все о бухгалтерском учете» №71 за 2011 год на стр.
49). В нем следует оговорить, кого и куда командируют (пункт назначения, название предприятия и т. п.). Далее, полагаем, указывают цель поездки, ее срок и другие задания, которые надо выполнить.
Не лишним будет вписать маршрут перемещения и правила отчетности.
Пример цели командировок для правильного оформления
До 2013 года требовалось также готовить служебное задание и командировочное удостоверение.
Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?
В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение.
Задание служебное подписывает и составляет начальник подразделения, а руководитель предприятия утверждает его. Вторая часть №Т-10а разбивается на два подраздела. В первом перечисляется содержание цели (задания) командировки, а во втором – небольшой отчет о выполнении цели.
Если при оформлении этой части не возникло никаких проблем, то достаточно после каждой графы написать «Выполнено», а после слова «Работник» указать свои инициалы, фамилию и поставить дату.
Служебное задание и командировочный отчёт: как оформить их по правилам 2018 года
Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания.
Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник. Составлением служебных заданий на предприятии занимаются руководители подразделений, под руководством которых трудится отправляющийся в поездку работник.
Авансовый отчет за командировку
Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких обязательных документов, подтверждающих траты во время командировки и позволяющий в случае необходимости сделать доплату или вернуть непотраченные средства, соответствующим образом оформив это в бухгалтерской документации.
Авансовый отчет представляет собой двухсторонний документ, актуальные бланки можно скачать напрямую из приложения к Постановлению Госкомстата № 55 от 01.08.2001 или на нашем сайте, посвященном отчасти и бухгалтерской помощи.
Авансовый отчет
— это документ, который применяется для учета денежных средств, выданных сотрудникам организации под отчет. Он является подтверждением израсходованных сумм подотчетными лицами. Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в, завизированного руководителем заявления на выдачу денег.
Начиная с 1 января 2002 года, юридическими лицами всех форм собственности, за исключением бюджетных организаций, применяется унифицированная форма авансового отчета № АО-1 (прим.
Документальное оформление командировок
Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В настоящее время Унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление №1).
С введением новых форм признаны утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года №26 (пункт 3 Постановления №1).
В соответствии с Постановлением №1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:
Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета при направлении работников в.
Как написать отчет о командировке
Отчет входит в состав командировочного документооборота.
Он пристально проверяется налоговыми органами на НДФЛ и ЕСН.
Отчет о командировке – образец
Перед тем, как написать отчет о командировке следует позаботиться, о правильном оформлении всех бумаг входящих в данный пакет. Предприятие часть бумаг составляет само, а другую часть составляет командированный сотрудник.
Кроме командировочного удостоверения и приказа о командировке, сотрудник должен еще получить служебное задание, которое должно быть составлено по форме №Т-10а.
Как написать отчет
Обычно отчет не пишут на имя руководителя. Он является отдельным документом и может быть приложением к сопроводительному письму или служебной записке. Поэтому его можно не писать на бланке предприятия, а использовать обычные листы стандартного размера писчей бумаги. Сверху или посередине, если вы решили сделать титульный лист, напишите слово «Отчет» и заголовок, который пояснит, по какому виду деятельности вы отчитываетесь.
Если это обычный отчет о работе, то никаких вводных данных и пояснений можно не давать, суть его будет понятна из названия.
Как писать отчет о командировке
Командировка - это новые впечатления, эмоции, калейдоскоп лиц и информации. Но наряду с положительными моментами сложностей также немало - здесь и стресс, и нелегкие переезды, да и банальное непонимание поставленных задач. Четкое, ясное и документально подкрепленное служебное задание - вот лучший помощник. О том, как правильно его оформить, дабы потом требовать отчет о выполненной работе - сегодняшняя беседа.
По привычке многие, отправляя работника в командировку, ограничиваются приказом.
Как составить отчет о командировке? (1 из 2)
Важно знать, что каждый документ, которым оформляется командировка, должен быть оформлен в соответствии с законом. Причем следует отметить, что некоторые из них должен заполнить сам командировочный, а остальные заполняет ответственное за данный участок работы лицо. Поэтому важно уточнить, как составляется отчет о командировке на конкретном предприятии, где работает служащий. Следует помнить, что прежде чем отправиться в командировку, сотрудник предприятия должен ознакомиться с приказом, на нее, а также получить на руки командировочное удостоверение и служебное задание на командировку форма №Т-10а.
Отчёт о командировке
Что это за документ
Любая отчетность подразумевает некий доклад о проделанной работе. В данном случае о том, что сделано за период исполнения трудовых обязанностей за пределами офиса или производства. Отчитаться можно кратко или развернуто — конкретные требования устанавливает работодатель.
Несколько слов о служебном задании. Оно содержит краткий перечень того, что необходимо сделать. Образец заполнения служебного задания на командировку поможет правильно составить документ и не упустить важные моменты.
Требования и структура
Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер.
Но работодатели хотят знать, чем же сотрудник был занят, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.
Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции. Можно использовать краткий отчет о выполнении задания командировка (пример такого есть в служебном задании). Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит насколько итог поездки соответствует выданному заданию.
Скачать бланк служебного задания на командировку
Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого лучше использовать полноценный отчет по командировке (пример написания можно скачать ниже). Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров, а также заключить несколько долгосрочных контрактов. По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.
Скачать образец отчета
Кто готовит и в какие сроки
Готовит отчет работник.
Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки
Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Так, работник должен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.
Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человек, оказывающий услуги или выполняющий работы по договору гражданско-правового характера, не может быть отправлен в служебную поездку.
Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник должен сдать проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).
Что же такое Задание на командировку и Отчет о выполненной в поездке работе?» - поинтересуетесь вы. Действующее законодательство относительно служебных командировок работников хозрасчетных2 предприятий на необходимость их оформления даже не намекает. Но наш совет: чтобы избежать вопроса: «Почему часть поручений, данных перед поездкой, осталась без внимания?», а также облегчить работу коллегам (особенно если им предстоит посетить несколько организаций, решить различные проблемы) и т. п., лучше заранее составить для сотрудника Задание на командировку.
Отчет по командировке образец
Тогда, как говорят, и волки будут сыты, и овцы целы.
НА ЗАМЕТКУ О том, что руководитель определяет задание, которое надлежит выполнить работнику во время командировки, и вправе требовать от него предоставления соответствующего отчета о выполненной в командировке работе, в свое время упоминал Минфин Украины в письме от 05.05.11 г. № 3107230-16-21/11582 (его текст вместе с редакционным комментарием читайте в газете «Все о бухгалтерском учете» №71 за 2011 год на стр. 49).
Задание на поездку
В нем следует оговорить, кого и куда командируют (пункт назначения, название предприятия и т. п.). Далее, полагаем, указывают цель поездки, ее срок и другие задания, которые надо выполнить. Не лишним будет вписать маршрут перемещения и правила отчетности.
Другой важный вопрос - кому поручить составление задания? Как нам кажется, инициатору поездки (непосредственному руководителю командированного лица). То есть если в поездку направляют менеджера по сбыту, то задание напишет начальник отдела сбыта. Когда же фирма небольшая и начальники отдела не существуют в природе, то этим займется тот, на кого укажет руководитель (например, экономист или бухгалтер на основании приказа директора).
Пора перейти к наглядному примеру, который, безусловно, вы можете перекроить под себя (см.
образец 1).
Отчет о служебной командировке
По завершении поездки «турист» напишет Отчет о выполненной работе (далее - Отчет). Его форма еще произвольнее, нежели у вышеупомянутого Задания.
