Приказ о списании литературы. Акт списания учебников в школьной библиотеке образец. Что происходит после утверждения акта

В ее состав необходимо включить директора библиотеки (он же будет председателем комиссии), его заместителя, заведующих отделами комплектования, книгохранения, абонемента, читального зала и главных библиотекарей этих отделов. Если библиотека является специализированной (вузовская, на предприятии и т.д.), обязательно привлеките к работе комиссии ведущих специалистов в сфере деятельности организации. Например, в комиссию по списанию литературы из фонда вузовской библиотеки должны войти проректоры по учебной и научной работе, а также руководители профилирующих кафедр.

Подготовьте литературу для списания. В большинстве библиотек отбор книг, подлежащих изъятию из фонда, ведется постоянно. В течение года сотрудники откладывают на отдельный стеллаж ветхие издания, не подлежащие восстановлению и ремонту, дублетные экземпляры, книги, имеющие существенные дефекты и т.д. В ходе регулярных проверок частей библиотечного фонда выявляются утерянные издания, непрофильная , а также книги и другие документы, не читателей и устаревшие по содержанию.

Ознакомьте членов комиссии с изданиями, подготовленными для списания. Окончательное решение примут специалисты после всестороннего анализа каждого наименования и экземпляра. Особенно внимательно нужно относиться к исключению непрофильной и устаревшей по содержанию литературы. Она может представлять, к примеру, исторический интерес или неординарный взгляд на научную проблему.

Разделите литературу по группам в соответствии с причиной списания. На каждую группу составьте акт списания в двух экземплярах (для бухгалтерии и библиотеки). В нем укажите состав комиссии, количество списанных изданий, их общую стоимость и причину исключения литературы из фонда. Подписать акт должны все члены комиссии. Обязательно приложите к нему полный список изданий, оформленный в виде таблицы со следующими графами:- номер по порядку;- инвентарный номер издания;- автор, заглавие, год издания;- цена одного экземпляра;- количество экземпляров;- общая стоимость.

Сделайте отметки о списании литературы во всех учетных формах: инвентарной книге, книге суммарного учета, регистрационных карточках. Из традиционных и электронных каталогов удалите карточки и описания изъятых из фонда изданий.

Решите, куда направить списанные издания. Есть несколько вариантов: продажа читателям (если такая возможность зафиксирована в Положении о платных услугах библиотеки), безвозмездная передача в другие библиотеки и информационные центры, вторичная переработка (макулатура), утилизация. Если вы планируете продажу литературы, получите предварительно согласие руководства и предупредите бухгалтерию организации.

Освободите помещения библиотеки от списанных изданий в соответствии с принятым решением. Сдайте документы в бухгалтерию и получите подтверждение, что данная литература снята с баланса библиотеки.

При принятии решения о выбытии документов из библиотечного фонда готовится акт о списании исключенных объектов. Форма подписывается членами постоянно действующей комиссии. Бланк содержит информацию о причинах списания, количестве исключенных экземпляров и итоговой сумме. Подробные характеристики по изданиям приводятся в приложении. В конце статьи можно скачать шаблон документа.

Акт о списании исключенных объектов из библиотечного фонда оформляется по единому шаблону 0504144. Документ подписывается участниками постоянно действующей комиссии.

Пометка об утверждении руководителем: его подпись с расшифровкой и дата.
Наименование бланка и его порядковый номер.
Название организации и данные структурного подразделения.
Причина исключения.
Бухгалтерская информация: дебет и кредит счета.
Табличка с кодами ОКУД, ОКПО.
Данные участников комиссии: должность, фамилия и инициалы.
Ссылка на приказ о назначении членов комиссии.
Краткие сведения об исключаемых позициях: сумма и количество экземпляров.
Подписи председателя и всех членов комиссии.
Таблица с указанием применения документов после выбытия.
Подписи и данные членов комиссии.

В бланке указывается, что произойдет со списанными объектами после исключения из фонда. Допускается передача в обменный фонд, в пункт приема макулатуры, а также утилизация. У библиотек есть право реализовывать списанные издания физическим лицам и организациям. Кроме того, имеет место безвозмездная передача изданий.

Как заполняются таблицы в приложении

Акт об исключении содержит сведения о направлении выбытия объектов, об их количестве и общей сумме. Подробная информация об изданиях отражается в приложении к бланку.

Форма 0504144 включает две страницы приложения. Вначале делается ссылка на основной акт. Указывается его номер и дата подписания. Далее в виде таблицы представлены следующие данные:

Инвентарный номер.
Название издания и краткие сведения о нем.
Единицы измерения.
Количество.
Стоимость в рублях.
Коэффициент переоценки.
Сумма.

В завершающей строке таблицы приведен итоговый результат. Заполненное приложение к акту о списании исключенных объектов библиотечного фонда заверяется подписью председателя и остальных участников комиссии. В конце листа ставится дата.

Правила заполнения документации

В акте, составленном сотрудниками библиотеки, отражается общая информация об исключенных объектах. В специально отведенных полях указывают наименование структурного подразделения, данные всех участников комиссии и причины выбытия изданий. Более подробная информация по списанной литературе приводится в приложении.

При заполнении стоит ориентироваться на следующие правила:

предписывается оформление в двух экземплярах;
допускается вносить сведения как вручную, так и с помощью компьютера;
в приложении ставится ссылка на акт.

После подписания один из экземпляров передается ответственному лицу, второй остается в бухгалтерии. Члены комиссии ответственны за проверку исключенных объектов. Их подписи с указанием должностей ставятся как в основном бланке, так и в приложении.

Важно! Порядок заполнения акта о списании определяется учетной политикой организации.

Если для исключения объектов библиотечного фонда требуется подтверждение собственника, потребуется вначале провести согласование. Списание изданий с баланса происходит на основании заполненного акта и квитанции о передаче в пункт вторичного сырья.

На каких основаниях происходит исключение

В форме 0504144 указываются основания выбытия изданий. В отведенных для этого полях отражают номер объекта, его название и дату.

Причиной для списания из фонда библиотеки могут выступать:

моральное устаревание;
непрофильность;
дефектность;
утрата;
значительный износ.

Ввиду старения материалов может наблюдаться значительный износ документа, который делает его непригодным для применения. Под дефектностью подразумевают потери фрагментов текста, полиграфический брак, некачественные фотографии.

Еще одна возможная причина выбытия издания из библиотечного фонда - моральное устаревание. Это понятие указывает на неактуальность информации и отсутствие спроса у читателей. Непрофильность трактуется достаточно широко. По сути, она объединяет все основания для списания, не относящиеся к физическому или моральному износу публикации.

Что происходит после утверждения акта

После того, как бумага была подписана членами комиссии, соответствующая пометка делается в регистре суммарного учета выбытия объектов. В регистре учета документов ставится номер бланка и дата его составления.

После регистрации акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда штампы библиотеки погашаются особым штемпелем.

Далее проводятся мероприятия по выбытию изданий. Экземпляры, списанные ввиду ветхости, присутствия дефектов, морального устаревания, передаются в пункты вторичного сырья. Когда таковых поблизости не имеется либо это действие неоправданно экономически, списанные издания уничтожают. Утилизация производится в присутствии сотрудников, которые подписывают фиксирующий это документ.

Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Елена МОРЕВА, консультант

Известно, что библиотечные фонды относятся к необоротным активам бюджетных учреждений, а именно к прочим необоротным материальным активам. Вместе с тем такие объекты имеют определенные особенности в вопросах учета, оприходования, списания и проведения инвентаризации. Некоторые вопросы мы уже освещали на страницах нашей газеты (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 46; 2011, № 31). Далее рассмотрим, по каким причинам может проводиться списание библиотечной литературы и какими документами оформляются такие операции.

Причины списания библиотечных фондов

Согласно ст. 18 Закона Украины «О библиотеках и библиотечном деле» от 27.01.95 г. № 32/95-ВР учет, хранение и использование документов, находящихся в библиотечных фондах, осуществляются в соответствии с правилами, утвержденными специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере культуры, и установленными стандартами, техническими условиями, другими нормативными документами. Исключение из библиотечных фондов документов, в том числе ветхих, утративших актуальность, научную и производственную ценность или имеющих дефект, дублетных осуществляется в порядке, определенном специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере культуры.

Основными документами, определяющими порядок учета библиотечных фондов и отражения в бухгалтерском учете операций с такими объектами, являются:

— Инструкция по учету документов, находящихся в библиотечных фондах, утвержденная приказом Минкультуры от 03.04.2007 г. № 22 ;

- Инструкция по бухгалтерскому учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства от 17.07.2000 г. № 64 (далее - Инструкция № 64 ).

Списание библиотечных фондов осуществляется по следующим причинам:

Непригодность для дальнейшего использования, физический износ (изношенными считаются документы, которые в процессе многократного использования читателями пришли в состояние, усложняющее или делающее невозможным их дальнейшее использование, и которые не подлежат по своему состоянию ремонту или реставрации);

Устарелость по содержанию (такими считаются документы, утратившие свою информативность и актуальность);

Повреждение в результате аварии, стихийного бедствия;

Окончание срока хранения (списанию по окончании срока хранения подлежат периодические издания, брошюры, буклеты, открытки, информационные и другие материалы, имеющие указания об определенном сроке хранения, а также издания временного хранения);

Утрата пользователями или абонентами (утраченными считаются документы, утерянные или не возвращенные читателями, а также пропавшие при почтовых пересылках);

Выявление в результате инвентаризации как недостача (пропавшими по неизвестным причинам считаются документы, не выявленные на месте в условиях открытого доступа читателей в фонд, при экспонировании на выставках, а также в результате переучета библиотечного фонда);

Передача в обменно-резервный фонд (передачи подлежат непрофильные документы, а также имеющиеся в большом количестве, т. е. с чрезмерной экземплярностью для имеющегося читательского спроса).

Отметим, что существуют определенные особенности приобретения и списания библиотечных фондов в учебных заведениях. Школьные учебники и учебные пособия, относящиеся к библиотечным фондам, используются в учебно-воспитательном процессе не менее пяти лет.

Как предусмотрено Порядком обеспечения учащихся общеобразовательных и профессионально-технических учебных заведений учебниками и учебными пособиями, утвержденным совместным приказом Минобразования, Минфина и Минэкономики от 24.12.99 г. № 442/311/155 , Минобразования АР Крым, управления образования областных, Киевской и Севастопольской городских госадминистраций, районные и городские отделы образования, общеобразовательные и профессионально-технические учебные заведения ежегодно в апреле-мае проводят анализ пригодных для использования учебников и пособий библиотечных фондов, сравнивают их с реальной потребностью ученических контингентов, осуществляют (при необходимости) перераспределение книг между средними учебными заведениями.

Так, например, в 2011 году с этой целью в общеобразовательных и специальных учебных заведениях необходимо было произвести инвентаризацию библиотечных фондов учебной литературы в соответствии с письмами Минобразования от 14.04.2011 г. № 1/9-271 и № 1/9-277 «О проведении инвентаризации библиотечных фондов в 2011 г.». В ходе инвентаризации библиотечных фондов учебных заведений, которые участвуют в проекте по созданию единой системы централизованного электронного учета учебников, по состоянию на 1 июня 2011 г. надлежало определить в разрезе каждого учебного заведения обеспеченность по каждому учебнику по состоянию на 1 сентября 2011 года с учетом ожидаемого контингента учащихся на 2011/2012 учебный год. Учебники, непригодные для пользования, было предложено списать согласно Инструкции о порядке доставки, комплектования и учета учебной литературы, утвержденной приказом Минобразования от 15.06.95 г. № 1/9 -217.

Что касается списания учебников для учащихся 3 - 6 и 11 классов, срок использования которых свыше 5 лет или которые не соответствуют требованиям учебных программ, то, как отметило Минобразования в указанных выше письмах, такую операцию необходимо проводить по мере поступления новых учебников в учебное заведение. Учебные пособия и словарно-справочная литература, изданная в 1998 - 2006 годах, имеющие удовлетворительное состояние и внешний вид и соответствующие требованиям программ, могут продолжать использоваться в учебно-воспитательном процессе.

Документальное оформление списания библиотечных фондов

Списание библиотечных фондов осуществляется на основании Акта о списании с баланса бюджетных учреждений исключенной из библиотеки литературы (далее - Акт), типовая форма которого (форма № ОЗ-5 (бюджет)) утверждена совместным приказом Главного управления Госказначейства и Госкомстата от 02.12.97 г. № 125/70.

Акт составляется в двух экземплярах на основании Описи на исключение из библиотеки морально устаревшей и физически изношенной литературы (далее - Опись) и общих списков книг, подлежащих исключению из библиотек. Первый экземпляр Акта вместе с Описью сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. Образец заполнения Акта и Описи приведен на с. 18, 19.

В Описи указываются инвентарные номера исключенных изданий, автор книги и название, количество и цена за единицу, сумма, на основании каких документов проведено исключение. Как отмечала Государственная казначейская служба в письме от 14.09.2011 г. № 17-08/278-1569 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 40), в Описи указывается стоимость каждого экземпляра библиотечных фондов.

При составлении Описи примите во внимание: со вступлением в силу с 02.10.2010 г. приказа Госказначейства от 02.09.2010 г. № 312 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 37), которым внесены изменения в Инструкцию № 64 , расширен перечень необоротных активов, учет которых ведется в полных гривнях без копеек . Указанная норма распространяется также и на библиотечные фонды . Потому начиная с IV квартала 2010 года сумма стоимости необоротных активов, в том числе библиотечных фондов, указывается без копеек, т. е. в целых гривнях . На необходимость приведения (изменения) стоимости необоротных активов в соответствие с этими требованиям Госказначейство обращало внимание в письме от 26.11.2010 г. № 17-04/2979-22109 (см «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 45), а в комментарии специалиста к нему была детально описана эта процедура.

Также напомним: п. 7.7 Инструкции № 64 предусмотрено, что в месяце ликвидации объектов необоротных активов (в нашем случае- списания с баланса библиотечных фондов) необходимо начислить вторую половину износа таких объектов, т. е. остальные 50 % их первоначальной стоимости.

На каждую причину списания библиотечных фондов составляется отдельный Акт, к которому прилагается Опись. Как правило, в один Акт включается не более 300 документов, исключаемых по одной причине. Документы в Опись записываются в порядке возрастания инвентарных номеров.

На документы, которые передаются в обменно-резервный фонд, составляется Акт в трех экземплярах, а Опись - в двух. Заметим, что Акты и Описи необходимо оформлять четко, без сокращений, по установленной форме. Исправления в Акте и Описи не допускаются.

При исключении из фонда изданий, не состоящих на балансе (не подлежащих инвентарному учету), Акт и Опись составляются в одном экземпляре для отдела комплектования. При этом их стоимость в Описи не указывается, она не входит и в общую сумму в Акте.

Отдельно Опись составляется на изношенную литературу (порванные книги, утерянные страницы, не подлежащие восстановлению).

Вся информация об исключенной библиотечной литературе отражается во второй части Книги суммарного учета библиотечного фонда, в формах индивидуального учета фонда, каталогах и картотеках.

Особое внимание необходимо обратить на списание библиотечных фондов, утерянных пользователями. В этом случае списание документов, утерянных пользователями, осуществляется путем замены документов или их денежным эквивалентом.

Согласно Типовым правилам пользования библиотеками в Украине, утвержденным Минкультуры от 05.05.99 г. № 275 , пользователь, который потерял или повредил документ из фонда библиотеки, а также полученный через межбиблиотечный абонемент, внутрисистемный книгообмен по договоренности с библиотекой-фондодержателем, должен заменить его аналогичным или документом, признанным равноценным, либо возместить его рыночную стоимость. Размер возмещения определяется библиотекой.

Акты на списание документов, утерянных пользователями и замененных равноценными, составляются по общим правилам на основании Тетради учета документов, принятых от пользователей взамен утерянных (далее - Тетрадь). В Акте указываются начальный и конечный номера документов, которые изымаются/принимаются и соответствуют записи в Тетради, где указываются номер Акта и его дата. Дополнительно составляется один экземпляр Акта на поступление документов, которые передаются в отдел комплектования.

Средства, полученные от пользователей взамен утерянных библиотечных фондов, принимаются в кассу учреждения и оформляются приходными кассовыми ордерами.

Акты на списание документов, выбывших в результате аварий, стихийных событий, установленных и зафиксированных краж составляются по общим правилам. К Акту о списании прилагается Акт об аварии, стихийном событии с объяснением возникших причин, и указываются меры, принятые в отношении виновных лиц, или заключение, протокол из милиции в случае краж.

Акты на списание библиотечных фондов, выявленных в результате инвентаризации как недостача, а также когда конкретные виновники не установлены (потери от нераскрытых краж и т. п.), составляются только после выводов комиссии по инвентаризации и после тщательной проверки действительного отсутствия виновных лиц и принятия нужных мер с целью недопущения фактов утерь в дальнейшем. Такие акты составляются по общим правилам, в них указываются причина выбытия и меры, принятые для предупреждения таких потерь.

После оформления соответствующих Актов на списание также необходимо сделать записи о выбытии библиотечных фондов в Инвентарной карточке группового учета основных средств в бюджетных учреждениях типовой формы № ОЗ-9 (бюджет). Для учета библиотечных фондов открывается отдельная карточка по предметам одного наименования, записи в которую осуществляются только в стоимостном выражении общей суммой.

Данные о библиотечной литературе, которая была исключена из фондов, заносятся в соответствующие графы части 2 Книги суммарного учета библиотечного фонда.

Что делать со списанной библиотечной литературой

Макулатура, образующаяся в процессе деятельности заведения, в том числе в результате списания библиотечных фондов, должна оприходоваться с целью ее дальнейшего использования в собственной деятельности заведения либо сдаваться специализированным предприятиям, занимающимся сбором и переработкой такого вида вторичного сырья.

Реализация макулатуры - это операция, связанная с передачей права собственности на нее другому собственнику в обмен на эквивалентную сумму средств. Расчеты предприятий, осуществляющих операции со вторичным сырьем, должны проводиться в безналичной форме путем перечисления надлежащих к выплате средств на специальные регистрационные счета бюджетных учреждений. Вопросы, касающиеся учета макулатуры, освещались специалистом контрольно-ревизионной службы в статье «Учет макулатуры» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2009, № 1-2).

При осуществлении операций с макулатурой необходимо руководствоваться Законом Украины «Об отходах» от 05.03.98 г. № 187/98 ВР. В частности, в соответствии со ст. 1 данного Закона отходами определены любые вещества, материалы и предметы, образовавшиеся в процессе производства или потребления, а также товары (продукция), которые полностью или частично утратили свои потребительские свойства и не имеют дальнейшего использования по месту их образования или выявления и от которых их собственник будет избавляться, намеревается или должен избавиться путем утилизации или удаления. При этом утилизацией отходов является их использование в качестве вторичных материальных или энергетических ресурсов.

Отметим, что макулатура не отнесена к перечню отдельных видов отходов как вторичного сырья, сбор и заготовка которых подлежат лицензированию (постановление КМУ от 28.02.2001 г. № 183 ). Поэтому предприятия, занимающиеся ее сбором, не должны иметь соответствующей лицензии для таких операции.

Средства, полученные от сдачи макулатуры, зачисляются в доходы специального фонда сметы заведения. Полученные от реализации макулатуры поступления относятся к четвертой подгруппе первой группы собственных поступлений бюджетных учреждений (п. 4 ст. 13 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI ) и в полном объеме остаются в распоряжении заведения. Используются такие поступления на:

Ремонт, модернизацию или приобретение новых необоротных активов и материальных ценностей, покрытие расходов, связанных с организацией сбора и транспортировки отходов и лома на приемные пункты;

Хозяйственные нужды бюджетных учреждений, включая оплату коммунальных услуг и энергоносителей.

Средства, полученные заведением от сдачи макулатуры, зачисляются на его специальный регистрационных счет. Подтверждением о поступлении таких средств будет выписка из специального регистрационного счета, предоставленная органом Госказначейской службы. Бюджетные учреждения на основании этой выписки в Отчете о поступлении и использовании средств, полученных как плата за услуги (форма № 4-1д, № 4-1м), отражают такие поступления в строке 050 «Поступления средств от реализации в установленном порядке имущества (кроме недвижимого имущества)».

Учитывая, что распорядители бюджетных средств берут бюджетные обязательства и осуществляют платежи только в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметами, при поступлении незапланированных средств возникает необходимость внести изменения в смету согласно требованиям пп. 47 - 49 Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228.

Такие изменения вносятся в случае, если общий объем фактических поступлений в специальный фонд вместе с объемом остатков средств на его счетах на начало года будет большим, чем соответствующие поступления, учтенные в смете на соответствующий год. Следовательно, если на счет заведения поступают средства, которые не запланированы в специальном фонде сметы, но при этом общая сумма поступлений (с учетом остатков на начало года) не превышает объемы собственных поступлений, учтенные при утверждении его сметы, то распорядители бюджетных средств не вносят изменения в смету в части поступлений спецфонда (см. письмо Госказначейства от 26.03.2010 г. № 15-06/662-5434 ).

		Корреспонденция субсчетов	Сумма, грн.
			Сумма, грн.
	Начислена вторая половина износа библиотечных фондов, которые подлежат списанию (50 % первоначальной стоимости)
	Списаны библиотечные фонды на основании Акта и Описи:
	Первоначальная стоимость

	Оприходована макулатура
	Передана макулатура в приемный пункт вторсырья по накладной
	Поступили средства за сданную макулатуру на специальный регистрационный счет
* Поскольку предусматривается реализация макулатуры, в органы Госказначейства нет необходимости подавать Справку о поступлении в натуральной форме. В случае оприходования макулатуры для дальнейшей реализации субсчет 711 «Доходы по средствам, полученным как плата за услуги» использовать нецелесообразно. Доходы по специальному фонду учреждение отражает при поступлении средств за сданную макулатуру на специальный регистрационный счет.

08.04.2015, 20:29

Официально для школьных библиотек методическим центром является государственная научная. Фонд учебников в настоящее время учитывается отдельно. Т.е. в. В акт списания вносятся издания, исключаемые по одной какой-либо причине. Образец в.

Списанию по ветхости подлежит 40 изданий, до 70 отраслевой литературы морально устарела и не. Таким образом, рекомендуем согласовывать списание учебной литературы с учредителем учреждения, органами государственной власти, уполномоченными регулировать имущественные отношения между образовательными учреждениями и их учредителями.

Настоящее положение создано на основе примерного положения о библиотеке общеобразовательного учреждения районная акция подари книгу школьной библиотеке с 10 сентября по года в далматовском районе проходила акция подари книгу школьной библиотеке белоярская сош, дсош 2, дсош 3, днош, кривская сош, крутихинская сош, п-колединская сош, тамакульская сош, уксянская сош, уральцевская. Если книга без цены (согласно сопроводительного документа) или подарена учреждению, то в графах 6 и 7 можно сделать запись в графе 8 указываем номер и дату акта выбытия книги (списания). Тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных учет утерянных и принятых взамен книг и других документов библиотеки ведется в тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных.

Списание учебной литературы в

Книга учета библиотечного фонда школьных учебников. Акты на списание. В библиотеку.

18 закона украины о библиотеках и библиотечном деле от г. Школьные учебники и учебные пособия, относящиеся к библиотечным фондам. Образец заполнения акта и описи приведен на с.

Списание учебной литературы и

Школьная библиотека. Полученная от списания учебников. Учреждения акта о списании. Образцы по виду. Акт. Акт n о списании. Ветхость литературы в библиотеке и. На списание учебников. В школьной библиотеке. В библиотеке для акт на.

КАК ОФОРМИТЬ СПИСАНИЕ БИБЛИОТЕЧНЫХ ФОНДОВ

Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома Фактор

Елена МОРЕВА, консультант

Известно, что библиотечные фонды относятся к необоротным активам бюджетных учреждений, а именно к прочим необоротным материальным активам. Вместе с тем такие объекты имеют определенные особенности в вопросах учета, оприходования, списания и проведения инвентаризации. Некоторые вопросы мы уже освещали на страницах нашей газеты (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 46 2011, № 31). Далее рассмотрим, по каким причинам может проводиться списание библиотечной литературы и какими документами оформляются такие операции.

Причины списания библиотечных фондов

- Инструкция по учету документов, находящихся в библиотечных фондах, утвержденная приказом Минкультуры от 03.04.2007 г. № 22

Списание библиотечных фондов осуществляется по следующим причинам:

Устарелость по содержанию (такими считаются документы, утратившие свою информативность и актуальность)

Повреждение в результате аварии, стихийного бедствия

Утрата пользователями или абонентами (утраченными считаются документы, утерянные или не возвращенные читателями, а также пропавшие при почтовых пересылках)

Как предусмотрено Порядком обеспечения учащихся общеобразовательных и профессионально-технических учебных заведений учебниками и учебными пособиями, утвержденным совместным приказом Минобразования, Минфина и Минэкономики от 24.12.99 г. № 442/311/155 . Минобразования АР Крым, управления образования областных, Киевской и Севастопольской городских госадминистраций, районные и городские отделы образования, общеобразовательные и профессионально-технические учебные заведения ежегодно в апреле-мае проводят анализ пригодных для использования учебников и пособий библиотечных фондов, сравнивают их с реальной потребностью ученических контингентов, осуществляют (при необходимости) перераспределение книг между средними учебными заведениями.

Так, например, в 2011 году с этой целью в общеобразовательных и специальных учебных заведениях необходимо было произвести инвентаризацию библиотечных фондов учебной литературы в соответствии с письмами Минобразования от 14.04.2011 г. № 1/9-271 и № 1/9-277 «О проведении инвентаризации библиотечных фондов в 2011 г.». В ходе инвентаризации библиотечных фондов учебных заведений, которые участвуют в проекте по созданию единой системы централизованного электронного учета учебников, по состоянию на 1 июня 2011 г. надлежало определить в разрезе каждого учебного заведения обеспеченность по каждому учебнику по состоянию на 1 сентября 2011 года с учетом ожидаемого контингента учащихся на 2011/2012 учебный год. Учебники, непригодные для пользования, было предложено списать согласно Инструкции о порядке доставки, комплектования и учета учебной литературы, утвержденной приказом Минобразования от 15.06.95 г. № 1/9 -217.

Документальное оформление списания библиотечных фондов

При составлении Описи примите во внимание: со вступлением в силу с 02.10.2010 г. приказа Госказначейства от 02.09.2010 г. № 312 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 37), которым внесены изменения в Инструкцию № 64 . расширен перечень необоротных активов, учет которых ведется в полных гривнях без копеек. Указанная норма распространяется также и на библиотечные фонды. Потому начиная с IV квартала 2010 года сумма стоимости необоротных активов, в том числе библиотечных фондов, указывается без копеек, т. е. в целых гривнях. На необходимость приведения (изменения) стоимости необоротных активов в соответствие с этими требованиям Госказначейство обращало внимание в письме от 26.11.2010 г. № 17-04/2979-22109 (см «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 45), а в комментарии специалиста к нему была детально описана эта процедура.

Согласно Типовым правилам пользования библиотеками в Украине, утвержденным Минкультуры от 05.05.99 г. № 275 . пользователь, который потерял или повредил документ из фонда библиотеки, а также полученный через межбиблиотечный абонемент, внутрисистемный книгообмен по договоренности с библиотекой-фондодержателем, должен заменить его аналогичным или документом, признанным равноценным, либо возместить его рыночную стоимость. Размер возмещения определяется библиотекой.

Что делать со списанной библиотечной литературой

Средства, полученные от сдачи макулатуры, зачисляются в доходы специального фонда сметы заведения. Полученные от реализации макулатуры поступления относятся к четвертой подгруппе первой группы собственных поступлений бюджетных учреждений (п. 4 ст. 13 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI ) и в полном объеме остаются в распоряжении заведения. Используются такие поступления на:

Хозяйственные нужды бюджетных учреждений, включая оплату коммунальных услуг и энергоносителей.

На сданную макулатуру общеобразовательному заведению предприятием, которое принимало макулатуру, должна быть выдана справка приблизительно такого содержания:

Поделись ссылкой на страницу с друзьями

Твои друзья и помощники – книги

Театрализованный урок-игра по теме:

Этот ролик интересно рассказывает малышам о библиотеке

Еще раз о сроках хранения документов в библиотеке

2014 год в России объявлен Годом культуры

В предверии будущей даты коллеги из России интересуются какими же мероприятиями можно отметить этот Год в своей библиотеке. Еще Н.К. Рерих сказал: "Если мы мыслим о Культуре, это уже значит – мы мыслим и о Красоте, и о Книге как о создании прекрасном". Культура страны неразделима с книгой и библиотекой. Итак.

В Год культуры в библиотеке можно организовать:

В МИР РУССКОЙ НАРОДНОЙ КУЛЬТУРЫ.doc

Microsoft Word документ

Войти или зарегистрироваться

ДОКУМЕНТАЦИЯ В ШКОЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКЕ

Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства (ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Основные документы библиотеки подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.

Официально для школьных библиотек методическим центром является Государственная научная педагогическая библиотека имени К.Д.Ушинского в Москве. По рекомендациям ГНПБ в школьной библиотеке должны вестись 17 текущих учетных форм, не считая актов о списании и паспорта каталогов (см. брошюры «Технология работы школьной библиотеки», «Организация фонда школьной библиотеки»). В настоящее время добавились новые документы: Типовое положение о школьной библиотеке, Правила пользования библиотекой, паспорт библиотеки. Итого получается свыше 20 документов.

Итак, для начала вспомним, что большинство бухгалтерий, как правило, ведет только суммарный учет библиотечного фонда (стоимость) без количественного показателя и без деления на фонд художественной и научно-популярной литературы. Фонд учебников в настоящее время учитывается отдельно. Т.е. в бухгалтерии учитываются основной и учебный фонды.

Тем не менее, библиотекарь должен иметь все сведения о своих фондах, потому что он за них отвечает (даже при том, что основную ответственность за все имущество школы несет директор, независимо от того, подписывал библиотекарь или нет договор о материальной ответственности). Любая проверка вправе спросить с библиотекаря подробные сведения о фонде, а не только суммарный учет, который ведет бухгалтерия. Такие сведения, естественно, нужны и для комплектования фонда. Учет основного фонда и фонда учебников ведется отдельно. Впрочем, в «Инструкции об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений» от 24.08.2000 года 2488 не прописано, что библиотека должна вести 2 книги суммарного учета, разрешая добавлять в единую книгу суммарного учета факультативные записи.

Итак, все поступившие книги после сверки с сопроводительным документом и штемпелевания учитываются прежде всего суммарно.

ДОКУМЕНТЫ УЧЕТА ОСНОВНОГО ФОНДА

Книга суммарного учета основного фонда.

Новая книга суммарного учета библиотечного фонда имеет целью вести суммарный учет фондов в соответствии с изменениями в существующей библиотечно-библиографической классификации.

В основу распределения изданий по содержанию легла систематизация ББК, охватывающая основные области научного знания:

Естественные науки, Прикладные науки, Общественные и гуманитарные науки литература универсального содержания Педагогические науки (в том числе).

Книга суммарного учета библиотечного фонда – основной учетный документ суммарного учета всех изданий (кроме газет) и аудиовизуальных документов. Записи в книгу производятся от руки производятся только ручкой. Вместе с тем библиотека имеет право вести учет в карточной форме, в виде распечаток, полученных на компьютере, в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение. Книга суммарного учета состоит из трех частей: Поступление в фонд. Выбытие из фонда. Итоги движения

Часть 1. Поступление в фонд.

отдельной строке

очередным

каждый год с первого номера.

подлежат записи в инвентарную книгу.

стоимость

без указания стоимости

Брошюры, как и книги, распределяются по содержанию. Рекомендуем

контролировать правильность записи в графы 6 и 9 . их сумма должна

соответствовать записи в графе 5 .

аудиовизуальные документы

20,22,24,26,28.

3,4,5.

общественным

гуманитарным наукам

литература универсального содержания

60, 63, 65, 66, 67

68, 70/79

74), 80/83, 85, 86, 87, 88, 9.

74.

10, 11, 12, 13, 14, 15,

16, - сумма чисел должна соответствовать записи в графе 5 .

18. После 16 графы можно добавить дополнительные графы для ведения суммарного

учета учебников, а также для учета изданий тематики, актуальной для данной

Не ставятся на баланс библиотеки брошюры (объем до 48 страниц,), листовки (объем до 4 стр.), календари, плакаты, методические разработки, программы, материалы, подлежащие списанию после раздачи учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотека определяет самостоятельно).

По окончании каждого учебного года подводятся итоги поступления за год, которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи на новый год начинают подсчитывать

Часть 2. Выбытие из фонда.

19. Каждая партия книг, выбывших из библиотеки, после составления и утверждения акта записывается во 2-й части книги суммарного учета фонда на отдельной строке под очередным порядковым номером. Порядковые номера записей во 2-й части продолжаются из года в год.

20. В акт списания вносятся издания, исключаемые по одной какой-либо причине .

По окончании каждого года подводятся итоги выбытия за год . которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи за новый год начинают подсчитывать заново, не суммируя с итогами предыдущего года.

Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1 % от объема книговыдачи.

Исключение документов производить не реже одного раза в 2 года.

Часть 3. Итоги движения библиотечного фонда.

21. По окончании года в части 3 подводятся итоги поступления и выбытия. Количество и стоимость изданий, записанных в инвентарную книгу, должны соответствовать данным бухгалтерии

См.образец книги суммарного учета

Инвентарная книга.

После того, как сделан суммарный учет, литература учитывается индивидуально. Основная форма индивидуального учета – инвентарная книга (форма 1). Страницы в ней нумеруются, книга прошнуровывается (прошивается), место скрепления подшивки удостоверяется подписью директора и круглой печатью школы.

Инвентарную книгу нельзя переписывать . за исключением особых случаев, на которые издается отдельный приказ, согласованный с высшей инстанцией (это может быть комитет по образования, централизованная бухгалтерия).

Инвентарная книга постоянно хранится в библиотеке, также как и книги суммарного учета. На поступившей книге инвентарный номер ставится в штампе библиотеки на титульном листе и на 17-й странице. В инвентарную книгу не записываются брошюры объемом до 48 страниц, тонкие книжки для младшего абонемента, листовки, календари, программы и литература, которая подлежит списанию после раздачи учителям и учащимся (разрезные альбомы и дидактический материал), а также плакаты. В инвентарную книгу можно не записывать книги, полученные в дар. Однако, в качестве подарков в библиотеку поступают очень ценные книги, нужные школе. Зачастую это едва ли не единственный способ комплектования фонда. Поэтому рекомендуем вести инвентарные книги для дареной литературы и для брошюр, присваивать им инвентарные номера с пометками «Б» - для брошюр, и «Д» - для дареных книг. Тогда вы сразу будете видеть, как учитывается эта книга, да и дубляж номеров будет вам не страшен.

Например, номер 225 – это номер по основной книге, а номер 225Б или 225 бр – это брошюра, и учет только ваш внутренний, поскольку в книге суммарного учета брошюры учитываются только количественно.

Если в качестве подарка получены ценные книги, которые желательно поставить на баланс, то они принимаются актом с указанием цены на каждую книгу, относятся бухгалтерией на баланс школы и оформляются так же, как любое новое поступление. Акт считается сопроводительным документом.

Образец ведения инвентарной книги (форма 1)

Цена дается с учетом индексации и деноминации.

Подготовить электронную версию перечня книг на дискете в Word .

Перечень заверяется школьной печатью.

2. Приказ о назначении комиссии по списанию.

Комиссия состоит из председателя и трех членов. В состав комиссии обязательно должен входить бухгалтер, если приказ специально для библиотеки - председатель или член родительского комитета. Библиотекарь не входит в комиссию.

3. Сопроводительное письмо на имя Главы Администрации района: (см. 2лист)

Все копии должны быть заверены, иметь запись секретаря «копия верна», печать, подпись руководителя ОУ, расшифровку.

Сопроводительное письмо регистрируется в канцелярии школы, т.е. дается исходящий №..

Документы подшить в картонный скоросшиватель.

Если сдается одновременно списание учебного фонда и художественной литературы – на 1 дискете – одним списком в Word.

Все документы принести – методисту (Фонтанка, 134а),

затем сдать в

материальный отдел бухгалтерии (Загородный, 58).

(В администрации района списанием занимаются - Измайловский, 10, комн.203, отдел бухгалтерского учета и отчетности, начальник Янченкова Татьяна Ивановна, Светлана Викторовна)

После получения распоряжения Бухгалтерии Администрации района о списании – в течение месяца -

Утилизация книг

4. Книги сдаются в организацию «Вторсырья».

5. Получаете квитанцию, заверенную печатью «Вторсырья».

6. В отдел бухгалтерского учета и отчетности Администрации (у Светланы Викторовны) взять Акт о списании.

7. получить на нем все подписи членов комиссии

8. Вернуть в отдел бухгалтерского учета и отчетности Администрации

Акт (в случае списания учебников) о передачи списанных учебников в кабинеты для изготовления дидактического материала.

В библиотеках образовательных учреждений

Организация учета библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений

Общие правила учета библиотечного фонда для государственных и муниципальных библиотек независимо от их статуса, структуры фонда, организационно-технологических особенностей утверждены Приказом Минкультуры России от 01.01.2001 N 590 "Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда" (далее - Приказ N 590).

Но в библиотеках учреждений образования учет библиотечного фонда имеет ряд особенностей, которые отражены в Приказе Минобразования России от 01.01.2001 N 2488 "Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений" (далее - Приказ N 2488) и заключаются в следующем:

Библиотеки образовательных учреждений входят в общую структуру образовательного учреждения и не являются самостоятельными юридическими лицами
;

Библиотеки приобретают учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, учет которых осуществляется безынвентарным методом, при котором предусматривается суммарная запись многоэкземплярных документов по названиям. Многоэкземплярными документами считаются документы, приобретенные в количестве свыше 10 экземпляров.

Кроме того, Приказ N 2488 содержит Методические рекомендации по применению Приказа N 590 библиотеками образовательных учреждений.

Причины выбытия литературы из библиотечного фонда

Следует указать, вследствие чего учебная литература подлежит списанию из библиотечного фонда. Одной из причин является исключение из фонда библиотек образовательных учреждений литературы, устаревшей по содержанию, причем списание должно производиться не реже одного раза в два года. Ранее рекомендуемые сроки использования учебников и учебных пособий в пределах четырех лет считаются ориентировочными (п. 9.8 Приказа N 2488).

Также подлежит списанию литература, выбывшая в результате пропажи из фондов открытого доступа, утери читателями, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача).

В соответствии с п. 5.1.2 Приказа N 590 библиотекам разрешено распоряжаться списанными из фонда документами, кроме случаев, предусмотренных законодательством. Таким образом, списанные книги можно реализовать как макулатуру. Порядок сдачи макулатуры должен быть предусмотрен положением или уставом библиотеки (п. 9.10 Приказа N 590).

Обязанность согласования списания учебной литературы с вышестоящей организацией

Далее рассмотрим, как отражается выбытие библиотечного фонда по причине морального и физического износа и вследствие недостачи.

Списание по причине морального и физического износа

Бухучет списания библиотечного фонда в государственных образовательных учреждениях ведется в соответствии с Инструкцией N 25н Приказ Минфина России от 01.01.2001 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету". Выбытие литературы из библиотечного фонда, согласно п. 21 названной Инструкции, осуществляется на основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением ее списков. В библиотеках образовательных учреждений акты на списание утверждаются ректором, проректором, директором учебного заведения (п. 9.8 Приказа N 2488). При этом в Акте указывается одна из перечисленных выше причин списания.

Согласно п. 22 Инструкции N 25н учет выбытия библиотечных фондов осуществляется на счете "Библиотечный фонд", так как их относят к объектам основных средств. Учет ведется в рублях и копейках. В соответствии с п. 43 Инструкции N 25н библиотечные фонды не являются амортизируемым имуществом.

Рассмотрим на примере бухгалтерский учет операций по выбытию библиотечных фондов.

Пример 1. Школьная библиотека, на основании утвержденного директором школы Акта о списании материальных запасов, списала учебники на суммуруб. Из них:

Руб. - по причине морального износа содержания;

4590 руб. - по причине физического износа.

Оприходована макулатура, полученная от списания учебников, по рыночной цене - 8000 руб.

Для библиотек высших учебных заведений (Приложение 1 к Приказу N 2488);

Для библиотек средних специальных учебных заведений (Приложение 2 к Приказу N 2488);

Для библиотек общеобразовательных учреждений (Приложение 3 к Приказу N 2488).

Книги, в которых фиксируется литература, утерянная читателями и принятая взамен, следует хранить 3 года, акты на списание книг и периодических изданий, учетные карточки, книжные формуляры списанных изданий - 10 лет (п. 11 Приказа N 2488).

Отражение в учете операций по сдаче макулатуры

В соответствии со ст. 321.1 НК РФ бюджетные учреждения, финансируемые за счет средств бюджетов всех уровней, признаются плательщиками налога на прибыль . За исключением доходов, не подлежащих налогообложению согласно ст. 251 НК РФ, налогом облагаются доходы, полученные от иных , то есть доходы от реализации товаров, работ, услуг юридическим и физическим лицам . В целях налогообложения бюджетные организации обязаны вести раздельный учет доходов и расходов, полученных в рамках целевого финансирования и за счет коммерческой деятельности. Таким образом, полученные средства от реализации макулатуры учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Для образовательных учреждений, в том числе дополнительного образования , освобождение от уплаты НДС предусмотрено пп. 4, 5, 10, 14 п. 2 ст. 149 НК РФ. В этот перечень включены услуги, освобождаемые от налогообложения, а реализация товаров, работ, услуг, как собственного производства, так и приобретенных на стороне, подлежит налогообложению, даже если доход от этой реализации направляется на развитие и совершенствование образовательного процесса. Таким образом, если учреждение не получило освобождение от уплаты НДС на основании ст. 145 НК РФ, то доходы от продажи макулатуры облагаются НДС.

Пример 3. Дополним условия примера 1. Макулатура реализована на сумму 9000 руб., в том числе НДС - 1372 руб. 88 коп.

В бухгалтерском учете операции отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Начислен доход от реализации макулатуры

Списана макулатура при ее реализации

Получены в кассу учреждения
денежные средства от сдачи макулатуры

Сданы в Госбанк денежные средства

Начислен налог на прибыль <*> (9,8руб.

Начислен НДС

Перечислен налог на прибыль в бюджет

Перечислен НДС в бюджет

<*> При исчислении налога на прибыль учреждение не может уменьшить налогооблагаемую базу на всю стоимость макулатуры, полученную при списании учебников, а только на сумму налога на прибыль с дохода, исчисленную в соответствии с п. 13 ст. 250 НК РФ (8000 руб. x 24% = 1920 руб.).