Ф едеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений...» скорректированы сроки хранения документов по личному составу путем внесения в новой статьи с номером 22.1. На нее в настоящее время нацелено основное внимание специалистов нашей отрасли - экспертов и практиков.
В статье устанавливается новый критерий определения сроков хранения документов по личному составу – 2002 / 2003 гг. как условная граница при установлении 50-летнего или 75-летнего сроков хранения . Но на этом изменения не заканчиваются.
Необходимо еще обратить внимание на то, что теперь коммерческие организации, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить свои кадровые документы столько же, сколько госструктуры (т.к. они помещены вместе в единый пункт внутри частей 1 и 2 статьи 22.1) – там используется формулировка «в течение» 75 / 50 лет. А остальные коммерческие организации должны хранить эти документы «не менее» 75 / 50 лет (пункты 3 частей 1 и 2 статьи 22.1). В государственные и муниципальные архивы подлежат передаче документы по личному составу только ликвидированных организаций. Таким образом, основная функция обеспечения социальных и пенсионных прав граждан / работников фактически возлагается на работодателей .
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»
1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года , хранятся:
в течение 75 лет
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.
2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года , хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.
3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:
1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
Последний квартал года – время подготовки номенклатуры дел на следующий год. Мы помним, что номенклатура – это постоянно действующий документ, который отражает актуальный состав дел предприятия. Поэтому ежегодно она приводится в порядок. В правилах работы архивов это называется «уточнение». В этой статье разберемся, как привести в порядок действующую номенклатуру, чтобы на ее основе получилась номенклатура дел на 2017 год.
Внимание! Если номенклатуры дел в вашей организации еще нет и ваша цель составить ее, то вам лучше начать : в ней рассказывается о том, как составить номенклатуру дел с нуля.
Что такое уточнение?
Под уточнением номенклатуры дел подразумевается внимательный ее просмотр секретарем или делопроизводителем с целью:
- внести вновь заведенные дела;
- исключить завершенные;
- отметить переходящие.
Из многих ваших вопросов выходит, что в организациях номенклатуры дел действуют долгие годы. Это неверно. Состав дел организации – не бетонная стена, не может быть, чтобы он совершенно не изменился даже за год, не говоря уже о нескольких. Номенклатура пересматривается и уточняется ЕЖЕГОДНО.
Во время уточнения номенклатуры дел предстоит плотно поработать с коллегами из всех структурных подразделений организации. Именно от них делопроизводитель получит всю нужную информацию, и номенклатура дел на 2017 год будет, в том числе, и их рабочим документом.
Переходящие дела
При подготовке номенклатуры дел на 2017 год нужно сделать все, чтобы сохранить индексы переходящих дел. Если все-таки не удалось, то придется ставить отметки:
В номенклатуре в графе «Примечание» (картинка кликабельна):
Вновь заведенные дела
Перечень вновь заведенных в 2016 году дел должно структурное подразделение. Конечно, все нужно было делать в реальном времени: завели дело – вписали в номенклатуру. Но мне лично таких организаций не встречалось. Поэтому наводим порядок сейчас.
Во-первых, вновь заведенные дела от руки вносятся в действующую номенклатуру дел на 2016 год. Для этого мы и оставляли свободные строки в конце каждого раздела. Индексы дел получат нумерацию в валовом порядке. Если крайнее дело подразделения 07-12, то новое будет 07-13.
Во-вторых, номенклатура дел на 2017 год вместит в себя эти дела на общих основаниях. Если, конечно, их будут продолжать вести в 2017-м: очень часто бывает так, что дело было закрыто в том же году, что и заведено. Тогда в следующий год тащить его совершенно не нужно.
Закрытые дела
Одновременно выявляем закрытые дела. О них тоже сообщает нам структурное подразделение. Закрытые дела никак визуально не отмечаются в номенклатуре, ничего зачеркивать не надо. Если в следующем году не планируется вести это дело, то оно просто не попадает в номенклатуру. На освободившееся место (освободившийся индекс) может быть внесено вновь заведенное дело.
Номенклатура дел на 2017 год: формируем раздел
Итак, мы владеем полной информацией о переходящих, вновь заведенных и закрытых, тех, что не будут вестись в следующем году, делах. Кроме того, у нас есть набор стандартных дел, которые будут закрыты в этом году, а в следующем начаты заново. Осталось только расположить их в разделе. Правила простые:
- «Стандартным» и переходящим делам нужно стремиться сохранить их индексы. Приоритет у переходящих: индекс «стандартного» дела можно изменить безболезненно, даже никаких отметок нигде ставить не нужно. Что делать с переходящими, если индекс все-таки изменен, я писала выше.
- Если есть возможность поставить на место закрытых дел новые, ставим.
- При расположении заголовков дел в разделе помним, что документы выстраиваются по степени их значимости.
Сложного, как видите, в уточнении номенклатуры дел нет. И самое главное: номенклатура дел на 2017 год делается на основании действующей, на 2016-й.
Image by stockimages / www.freedigitalphotos.net
|
УТВЕРЖДЕНА |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
приказом Министерства финансов Екатеринбург
Список сокращений
Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела) в муниципальном образовании (далее - управление). Примерная номенклатура дел является методическим пособием и используется при составлении конкретных номенклатур дел. Финансовые управления, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны иметь конкретные номенклатуры дел, которые составляются лицами, ответственными за делопроизводство и архив, в соответствии с разделом 2 Основных правил работы ведомственных архивов, М., 1986. При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной следует учитывать практику делопроизводства, сложившуюся в данном управлении и требования архивных учреждений к номенклатурам дел. Примерная номенклатура построена по функциональной схеме (по направлениям деятельности). Конкретная номенклатура строится по структурному принципу, в соответствии с утвержденным штатным расписанием, и должна отражать все документы, образующиеся в деятельности управления, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой. Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т. к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. Кроме того, состав документов, образующихся в делопроизводстве управления, может со временем меняться. Эти изменения также должны быть учтены при составлении конкретных номенклатур. При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в данном управлении не образуются. В конкретной номенклатуре заголовки дел могут конкретизироваться. Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры. В то же время несколько заголовков дел с одинаковыми сроками хранения при небольшом объеме документации могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело. При небольшом объеме статистических отчетов управления с одинаковыми сроками хранения, они могут формироваться в одно дело с перечислением указанных статей и форм. В графе 3 примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей «Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального Банка РФ, с указанием сроков хранения» (ПЦБ), М., 1994, «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М., 2000, «Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения» М., 2003, «Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», М., 2004. Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными органами и учреждениями сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечнями типовых документов, либо путем оценки специалистами, экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности, и согласуются с ЭПК Управления архивами. Документы с грифом «ДСП» группируются в отдельные дела. При небольшом количестве таких документов допускается группировать их в дела вместе с другими, по тому же вопросу, при этом данному делу присваивается гриф «ДСП» и соответствующие изменения вносятся в номенклатуру дел. Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистами данного управления, ответственными за делопроизводство и архив. Форма конкретной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Данные 1, 2 и 4-й граф конкретной номенклатуры проставляются на обложках дел. В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В отличие от примерной в конкретной номенклатуре 5 граф, в графе 3 конкретной номенклатуры против каждого заголовка дела по завершению его проставляется количество частей, томов. Уточнения к срокам хранения, указанные в графе 4 «Примечание» примерной номенклатуры, переносятся в конкретную, иные примечания могут быть опущены, однако учитываются при составлении конкретной номенклатуры. Кроме того, в последней графе рекомендуется производить отметку о лицах, ответственных за формирование дел, о переходящих делах, об ограничении доступа к документам, о выделении дел к уничтожению. По истечении года, на который была составлена номенклатура, в конце ее ответственным за делопроизводство лицом подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел, отдельно постоянного и временного хранения. Номенклатура дел оформляется на общем бланке управления в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела) в муниципальном образовании
Приложение 1 Формат А4 (210х297) Форма номенклатуры дел организации Приложение 2 Формат А4 (210х297) Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации |
Понятие номенклатуры образовательного учреждения
Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.
Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.
Она направлена на решение таких задач, как:
- классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
- облегчение поиска необходимых материалов;
- облегчение передачи материалов, составления описей;
- подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.
Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.
Требования к оформлению
Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.
Однако для образовательных учреждений установлен несколько иной примерный бланк, служащий основой для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.
Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.
Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:
- приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558;
- перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
Рекомендуемые разделы номенклатуры образовательного учреждения
Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы:
- Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.). О перечне учредительных документов можно прочитать в статье Перечень учредительных документов юридического лица - 2018 - 2019
- Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
- Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
- Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
- Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
- Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).
Составление номенклатуры в учреждении образования
Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:
- Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
- Составление заголовков. Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
- Разработка схемы расположения дел. Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:
- первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
- затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т. д.);
- далее распоряжения, приказы, решения и пр.;
- затем плановые отчетные документы (годовые, квартальные, ежемесячные);
- переписка и т. д.
Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.
- Определение сроков хранения. Не разрешается объединение дел с разными сроками хранения — временным и постоянным.
- Определение системы индексации и присвоение индексов. В общеобразовательных учреждениях принято введение номеров подразделений (отделов), а также номеров дел. Например, индекс 04-03 будет означать, что дело было сформировано в бухгалтерии (04) и содержит хозяйственные договоры (03).
- Составление и формирование самого бланка.
Номенклатура дел образовательного учреждения: форма-2018 - 2019
Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2018 - 2019 годах.
Она имеет следующее содержание:
- В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
- Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.
- По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
- Далее следует табличная часть:
- В графе 1 указывается индекс дела;
- графа 2 содержит наименование (заголовок) дела (тома, части);
- в графе 3 проставляется количество дел (томов, частей);
- графа 4 состоит из срока хранения материалов, а также статьи нормативного документа, его регламентирующей;
- графа 5 оставляется для внесения необходимых примечаний.
После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.
Номенклатура дел в ДОУ на 2018 - 2019 годы
Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.
Порядок заполнения аналогичен общему порядку.
- порядковый номер дела;
- полное наименование дела;
- срок его хранения.
Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:
- для отдела делопроизводства;
- архива учреждения;
- государственного архива;
- использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.
Утверждение номенклатуры в учреждении образования
Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.
Этапы утверждения номенклатуры следующие:
- Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
- Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:
- на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
- утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
- составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.
Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.
Работа любой организации сопряжена с множеством документов, которые отражают ее хозяйственную деятельность. Если изначально на этапе становления работы предприятия не организовать делопроизводство, то спустя время найти какой-либо документ будет сложно. С этой целью создается номенклатура дел организации. Фактически это перечень дел, в которых хранятся документы.
Для ее составления были разработаны нормативные акты. К 3 базовым относятся 2 Перечня, утвержденных Министерством культуры, о типовых управленческих документах, которые должны храниться в архивах, и номенклатуре дел, изданные в 2007 и 2010 гг. К третьему относится Акт о правилах, на основании которых необходимо строить работу архива любой организации, он был издан в 2002 г.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Примерная и типовая номенклатура может быть составлена на основании этих нормативных актов всего предприятия в целом. В каждом отделе предприятия должна быть составлена своя номенклатура дел. В этом случае делопроизводителю будет легко анализировать документы и подготавливать те, что на данный момент запрашивает руководство, контролирующий орган, другая инстанция или должностное лицо.
Организация может создать систему дел для хранения документов самостоятельно. Зачастую каждое предприятие работает по своей схеме, именно под нее должна быть настроена номенклатура. В другом случае это можно поручить за отдельную плату специальной компании.
При составлении необходимо учесть, что каждому разделу документа должен соответствовать отдел предприятия или структурное подразделение. Если организация небольшая, где не может быть четкой структуры, то разделами могут быть выбраны основные направления деятельности. Поэтому разделы номенклатуры (заголовки дел) должны быть названы так, чтобы было понятно, где он был создан и куда поступает.
Только таким образом можно создать сводную номенклатуру, на основании дел, принадлежащих структурным подразделениям или отделам. Для составления придется воспользоваться не только уставными документами, но и , планами о работе, различными отчетами, перечнем документов, где будут указанными сроки хранения каждого, номенклатурами, которые были составлены ранее.
Что это за документ?
Организовать правильно информационно-справочную работу компании, когда требуется постоянно обращаться к исполнительным документам, изданным ранее, невозможно без систематизации. В делопроизводстве, для того чтобы правильно систематизировать документы, их сначала необходимо классифицировать для размещения в соответствующих делах. Под делом понимается совокупность документов (один документ), которые относятся к определенному вопросу или области деятельности предприятия, которые требуется объединить и поместить в одну или несколько папок.
Под номенклатурой понимается систематизированный перечень с названиями дел, которые заводятся на конкретном предприятии. Каждое дело, как и документ должно иметь срок хранения, установленный требованиями законодательных актов.
Для оформления номенклатуры дел ответственному сотруднику следует руководствоваться Основными правилами работы архивов предприятия, а также Типовой инструкцией по делопроизводству. Обязанность составлять номенклатуру на каждом предприятии также оговорена Правилами по делопроизводству.
Номенклатура дел, если ее требуется сменить в процессе работы предприятия, должна быть введена с начала календарного года. Поэтому, чтобы новая система заработала в 2019 году, ее следует разработать на протяжении 4-го квартала 2019 года.
В это же время структурные подразделения или отделы предприятия должны составить свою номенклатуру и согласовать ее с руководством и работником, который отвечает за ведение архива. Когда предприятие только создается, то номенклатуру дел лучше создавать сразу в начале ее деятельности.
Зачем она нужна для организации?
Для того чтобы ответить на вопрос, зачем нужна номенклатура, необходимо понять, как ее можно использовать.
С ее помощью можно:
- Сгруппировать документы в делах в соответствии с системой, по которой работает конкретное предприятие. Это позволит не только сохранять документы, но и при необходимости быстро находить их.
- При регистрации каждого документа присваивать ему не только регистрационный номер, но и индекс дела, в котором он впоследствии будет храниться.
- Номенклатуру можно использовать, как основной документ, когда дела, срок хранения которых истек, отбираются для сдачи в архив и дальнейшего уничтожения.
- Использовать, как учетную документацию для дел, которые имеют равные сроки хранения. В таком случае дополнительные описи можно не создавать.
- Она может одновременно являться основой для составления описи к делам, требующим долговременного и постоянного хранения.
- Создание актов для уничтожения бумаг намного облегчается при наличии номенклатуры.
Особенно важно создавать номенклатуру на муниципальных предприятиях или в государственных органах, которые обязаны сдавать документы для хранения в специальные архивы. Деятельность нотариусов, акционерных обществ, например, также требует создания номенклатуры в обязательном порядке. Даже на небольшой фирме наличие номенклатуры облегчает ее работу, тем более что в процессе деятельности объем документов на каждом предприятии только увеличивается.
Виды номенклатуры дел организации
Номенклатура может быть нескольких видов:
- Благодаря структурному виду документацию можно разделить в соответствии с отделами и структурными подразделениями, в которых она создается и откуда поступает. В этом случае необходимо учитывать особенность работы каждого конкретного предприятия, значимость его отделов, как действует каждый из них. Название подразделов номенклатуры должно соответствовать имеющимся на предприятии отделам. От степени важности отдела для работы всего предприятия зависит, на какой позиции в номенклатуре будет значиться его раздел. Обычно в самом низу перечня дел помещают названия отделов, которые менее значимы для работы предприятия, например:
- в секретариате формируется большинство приказом и документов к исполнению, также здесь формируется сама номенклатура дел;
- отдел кадров учитывает сотрудников, сюда также можно отнести приказы по назначению на должность, о приеме на работу и другие;
- бухгалтерия занимается учетом имущества предприятия, к такому разделу номенклатуры могут относиться распоряжения относительно выдачи денег под отчет и другие;
- охрана труда является отделом, который не приносит предприятию прибыли, но с ним могут быть связаны большие расходы, такой раздел в перечне дел предпочтительно поместить внизу.
- При использовании производственно-отраслевого вида документы классифицируют по сферам деятельности, которой может заниматься одно предприятие. Этот вид один из самых понятных его руководству, например, перечень дел может выглядеть так:
- производство бумаги;
- обслуживание населения;
- отгрузка товара сторонним организациям;
- управление кадрами;
- другое.
В данном случае уже по названию можно понять, какие документы находятся в этом деле. Созданная по такому виду номенклатура станет понятной любому заинтересованному лицу, спустя несколько лет, когда предприятие наберет обороты, а перечень дел, которым занимается предприятие, будет значительным.
- На основании функционального вида документы классифицируются в зависимости оттого, кем они были созданы и чем занимается данный отдел предприятия. Например, перечень номенклатуры может выглядеть так:
- делопроизводство;
- руководство;
- и т. д.
В данном случае этот вид номенклатуры не всегда может быть удобен, потому что в конкретном деле нередко оказываются документы, которых там на самом деле не должно быть.
Типовая
Если предприятие принимает для себя типовой вид номенклатуры, то в ней достаточно обозначить базовые разделы и подразделы. На этом примере все остальные отделы предприятия могут создавать свою номенклатуру. Но типовой перечень является обязательным к исполнению всеми лицами, которые работают с документацией. На основе базовой формы можно наращивать со временем остальную часть.
Примерная
Примерная форма может использоваться каждым отделом для создания своей, которой будет удобно пользоваться в конкретном отделе. Чаще всего используется усредненный, общий пример документа, который будет удобно подогнать под работу конкретной организации, и ее отделов. Поэтому, собрав нужную информацию, сотрудник, занимающийся созданием номенклатуры, изучает ее, а потом создает примерный образец, который может использоваться всеми отделами.
Особенно это важно для предприятий, которые только начинают свою работу. Созданный вначале документ в процессе хозяйственной деятельности претерпевает сильные изменения до тех пор, пока не будет выбран оптимальный вариант, который удовлетворит не только руководство, но и ответственных сотрудников.
Индивидуальная
Обычно к индивидуальному типу номенклатуры предприятие приходит с годами, когда выработана определенная структура. Индивидуальный вариант устраивает именно конкретную организацию и применяется только в ней. В процессе работы она может постоянно меняться в зависимости от деятельности предприятия и издаваемых на нем бумаг.
Составление подобного документа возлагается чаще всего на самих сотрудников отделов, которым приходится работать с документами. Индивидуальную форму лучше всего разрабатывать на основе типовой.
Приказ о составлении
Номенклатура дел может быть на предприятии утверждена 2 способами:
Приказ может быть сформулирован по-разному, например, когда:
- утверждается и вводится в действие номенклатура дел, прилагаемая к приказу;
- вводится в действие номенклатура дел, утвержденная директором, при этом к приказу ее прилагать не нужно.
Для составления приказа не существует унифицированной формы, но в нем должна содержаться информация о:
- сроках представления проектов документа структурными подразделениями, на основании которых будет оформлена сводная номенклатура;
- данных сотрудников, которые отвечают за разработку окончательного документа;
- дате представления сводного проекта на рассмотрение специальной комиссии, которая будет выступать от имени архивного учреждения;
- данных сотрудника, отвечающего за исполнение приказа.
Приказ заверяет руководитель предприятия, с ним знакомят должностных лиц и ответственных сотрудников.
Порядок составления и утверждения
Предприятие сможет применить новый документ в 2019 году, если он будет составлен и утвержден к его началу, а подобную работу невозможно выполнить за несколько дней.
Условно процесс разработки делится на 4 этапа:
- Выбирается оптимальный вид номенклатуры.
- Оформляются заголовки и подзаголовки.
- Согласно установленным срокам хранения в форме номенклатуры располагаются заголовки и подзаголовки.
- Документ утверждается руководством.
Процесс составления и утверждения поэтапно может выглядеть следующим образом:
- Изучается содержание документов, которые формируются на предприятии.
- Создается приказ для руководителей подразделений или отделов, которые ответственны за разработку проектов, в нем устанавливаются четкие сроки подачи документов.
- Руководители отделов или структурных подразделений, в свою очередь, составляют список всех документов, которые были сформированы в процессе работы подотчетного им отдела, и составляют индивидуальную номенклатуру. Если предприятие только начинает свою работу, то это может быть проект. Документ следует заверить руководителю и передать в головной офис.
- На основании индивидуальных документов или проектов, разработанных в отделах предприятия, создается сводная форма. Ее должна заверить экспертно-производственная комиссия и архивное учреждение.
- После согласования сводного проекта он заверяется руководителем предприятия, после чего номенклатура приобретает юридическую силу.
- Далее номенклатуру дел следует распечатать в 4 экземплярах – два для службы делопроизводства и по одному для ведомственного и государственного архива.
- Затем на основании документа оформляются выписки, которые распечатываются для соответствующих отделов предприятия, как руководство для формирования дел, а также поиска необходимых документов.
Каждый раз перед началом нового календарного года номенклатуру, которая уже была ранее согласована с архивным учреждением, необходимо снова уточнять, перепечатывать и утверждать у руководителя.
Несмотря на это, государственный и ведомственный архив должны давать согласие на ее использование только 1 раз в 5 лет. Если в номенклатуре будут наблюдаться коренные изменения, ее необходимо пересогласовывать и утверждать независимо от того, на протяжении какого срока она используется.
Ответственный за оформление
Если предприятие не привлекает специалиста для составления номенклатуры, то традиционно этот вопрос поручается:
- секретариату;
- общему отделу;
- канцелярии;
- другому.
Лица, которые в силу должностных обязанностей формируют и сортируют документы, могут наилучшим образом распределить их. Никто лучшее не подберет названия разделам номенклатуры, как сотрудники, знакомые со спецификой работы предприятия. Так, руководитель предприятия может назначить ответственным за проведение важного поручения сотрудника, который руководит одним из отделов на протяжении многих лет.
Ему удастся быстрее других изучить состав документов, которые требуется расформировать по делам, а также другие бумаги предприятия. В связи с тем, что утверждается документ не только руководителем, но и архивным учреждением, для проведения работы потребуется выделить достаточно времени.
Пример и форма для скачивания
В оформлении документа нет ничего сложного, для начала можно использовать базовую форму, которую легко найти в интернете.
Документ вверху должен содержать название – «Номенклатура дел», а также:
- название предприятия;
- дату оформления;
- регистрационный номер;
- поле для руководителя с грифом «Утверждаю» и местом для подписи.
Сам документ необходимо оформить в виде таблицы, где должны быть колонки для:
- Индексов.
- Заголовков дел.
- Количества единиц. Например, дело может состоять из 2–5 томов, где в каждом будет по 300 страниц.
- Сроков, в течение которых необходимо хранить те или другие документы в данном деле.
- Примечания.
В конце документа должна быть подпись сотрудника, который его составлял, и руководителя. Так, образец номенклатуры дел организации, занимающейся малым бизнесом, можно найти в интернете.
Из примера видно, что его номенклатура состоит всего из 2 разделов, куда вносятся различные подразделы по мере расширения деятельности компании:
| Канцелярия |
|
| Отдел кадров |
|
Из представленного примера видно, что документы предприятия не подлежат государственному хранению, а значит номенклатура не должна согласовываться с ведомственным или государственным архивом.
Сроки хранения
Законодателем установлены сроки хранения для различных документов, которые в обязательном порядке формируются на предприятии, или в случае необходимости.
Они устанавливаются на основании Типовых перечней, в которых указаны документы:
- изданные государственными органами и местного самоуправления, муниципальными предприятиями, подлежащие хранению в течение определенного периода;
- сформированные в результате деятельности производственных предприятий, проектно-строительных организаций, а также других, которые занимаются научно-технической деятельностью.
Структура перечней продумана законодателем.
Но помимо вышеуказанных перечней на территории РФ действуют:
- ведомственные, где указаны документы, издаваемые Налоговой службой РФ, Федеральным органом, учреждениями, относящимися к уголовно-исправительной системе или образовательной, другими, имеющими государственное значение;
- указанные в отраслевых нормативных актах, издаваемых государством в виде законов, правил, инструкций;
- устанавливаемые экспертной комиссией на случай, когда руководителем предприятия или ответственным сотрудником не найден срок хранения определенных документов в нормативных актах;
- определенные генеральным директором предприятия на основании приказа при отсутствии возможности пригласить экспертов из архивного учреждения.
Сроки, указанные в нормативных актах, не могут быть уменьшены или увеличены на усмотрение конкретного предприятия. Если вдруг срок хранения документа устанавливается неодинаковый на основании разных нормативных актов, то лучше выбрать больший.
Номенклатура дел, которую должна составить каждая организация, является важным документом, призванным улучшить качество ее работы в области документооборота и делопроизводства. Составить ее несложно, а в интернете лучше скачать типовой образец.
