Счет на оплату транспортных услуг онлайн. Счет от ИП: образец. Порядок оформления счета

Коммерческие отношения, осуществляемые на договорной или бездоговорной основе, подразумевают оплату стороной-приобретателем товарно-материальных ценностей или услуг, полученных от стороны-продавца. Обычно речь идёт о денежных переводах, хотя, в соответствии с условиями заключённого контракта, оплата может быть произведена и в натуральном виде. В любом случае, действуя в рамках сложившейся практики, продавец должен выставить счёт на оплату, не дожидаясь напоминания приобретателя.

Составить документ значительно проще, чем разобраться в основных ; сделать это может как сотрудник бухгалтерского отдела, так и руководитель компании или индивидуальный предприниматель. А чтобы не тратить время на самостоятельное формирование бланка в Word или Excel, можно скачать шаблон и пример заполнения счёта на оплату в Интернете. Как заполнить документ и где можно найти готовые файлы - в следующих абзацах.

Как выставить счёт на оплату?

В соответствии с общей практикой счёт на оплату, как и , оформляется одним из контрагентов, в данном случае - продавцом товаров или услуг. Документ может быть направлен второй стороне любым из следующих способов:

1. Лично или через доверенное лицо . Оптимальный как по временным, так и по финансовым затратам вариант, если офисы компаний расположены недалеко друг от друга или бумагу было решено передать одновременно с поставляемым товаром.
2. Курьером . Если в организации-поставщике есть соответствующая штатная единица, её можно задействовать, чтобы обеспечить сохранность документа и полную конфиденциальность. Можно воспользоваться и услугами фирм-посредников - конечно, если они заслуживают доверия.
3. По почте . Как и письмо-просьба, счёт на оплату может быть отправлен через Почту России — обязательно заказным письмом с уведомлением о вручении. Учитывая неторопливость работы структуры и не слишком трепетное отношение её сотрудников к сохранности отправлений, этот способ рекомендовать нельзя. В настоящее время он используется редко, постепенно выходя из употребления.
4. В электронном виде — на виртуальный почтовый ящик или с использованием других средств онлайн-коммуникации (мессенджеров, социальных сетей, файлообменников и так далее). Способ необходимо обговорить заранее, чтобы не столкнуться с невозможностью контрагента получить или открыть файл.

Важно : поскольку единой формы счёта на оплату товаров или услуг законодателем не предусмотрено, продавец может напечатать свой бланк или воспользоваться любым из представленных в Интернете образцов. Найти нужный файл проще, чем ; главное - вовремя уведомить получателя о необходимости перечисления средств и позаботиться, чтобы документ был читаем и однозначно воспринимаем в каждом пункте.

Инструкция по заполнению бланка

Как и вычисление , создание и заполнение бланка счёта на оплату услуг или товаров осуществляется компанией по мере необходимости и исходя из соображений составителя об оптимальной структуре документа. Не существует ни обязательных условий, ни единой формы составления документа.

Тем не менее, чтобы избежать ненужной путаницы и дать контрагенту возможность в кратчайшие сроки обработать заявку и отправить перевод, рекомендуется придерживаться следующей схемы заполнения бланка счёта на оплату товарно-материальных ценностей или услуг:

1. Вверху документа нужно указать (в сводной таблице или в отдельных строках) реквизиты банка-получателя денежного перевода.
2. Далее - полное наименование отправителя счёта на оплату, его идентификационный номер налогоплательщика, ОГРН, КПП и значимые коды статистики.
3. В строке наименования следует привести порядковый номер в соответствии с принятой у отправителя нумерацией исходящих документов и дату подписания бумаги.
4. В следующем блоке - сведения об исполнителе работ или поставщике товаров (полное и сокращённое официальные наименования; если необходимо - фамилии, имена и отчества ответственных лиц), получателе или заказчике (официальные названия — как полное, так и краткое, и имена уполномоченных лиц) и основании для выставления счёта (обычно это номер договора поставки или купли-продажи и дата его составления).
5. В основной сводной таблице нужно привести:
   • в первой графе - номер каждой позиции по порядку;
   • во второй - наименование проданных (поставленных) товаров или оказанных услуг, каждая разновидность по отдельности;
   • в третьей - количество единиц измерения (килограммов, литров, тюков, пачек, единиц, человеко-часов);
   • в четвёртой - наименование используемых для оценки количества единиц в российском и, если необходимо, международном форматах;
   • в пятой - цена (рыночная стоимость) единицы каждого вида продукции (используются ранее приведённые единицы измерения: килограммы, литры, часы и так далее);
   • в шестой - окончательная стоимость каждого товара или каждой услуги, полученная перемножением цены единицы измерения на общее количество единиц.
6. Ниже основной таблицы (под заключительной графой «Сумма») следует указать:
   • итоговую стоимость, полученную суммированием позиций;
   • размер налога на добавленную стоимость (НДС);
   • сумму к оплате.
7. Далее (опционально) составитель счёта может вписать следующие данные:
   • сумма к оплате прописью (рубли и копейки);
   • уточняющие сведения и примечания;
   • сроки перечисления денежных средств — за каждую позицию отдельно или за все вместе.
8. В конце документа должны содержаться подписи главного бухгалтера и директора предприятия. Если счёт на оплату выставляется индивидуальным предпринимателем, не имеющим в штате бухгалтера, ему достаточно будет поставить только свою подпись с расшифровкой.
9. Под подписями - печать или штамп ИП или организации. Если документ пересылается в электронном виде, составителю следует использовать ранее полученную квалифицированную электронно-цифровую подпись.
10. В заключительном блоке счёта на оплату услуг или товарно-материальных ценностей можно ещё раз привести дату составления документа или контактные данные адресанта.

Совет : чтобы не тратить время на простановку одинаковых данных, имеет смысл сохранить в шаблоне счёта на оплату данные продавца (поставщика), включая наименование, контактные данные и основные коды. Но при их смене важно не забыть внести в документ соответствующие коррективы.

Счёт на оплату — бланк (скачать бесплатно Excel)

Скачать бланк счёта на оплату для заполнения в MS Excel можно, перейдя по ссылке выше.

Счёт на оплату — бланк (скачать бесплатно Word)

Скачать бланк счёта на оплату для заполнения в MS Word можно, перейдя по ссылке выше.

Подводим итоги

Счёт на оплату услуг или товаров составляется поставщиком или продавцом и направляется в адрес покупателя или заказчика. Единой формы документа не существует: каждая организация может разработать свой собственный бланк. Счёт может быть передан лично, через посредника, направлен по обычной или электронной почте, а также доставлен с помощью других современных способов коммуникации.

В документе следует указать полное наименование продавца и покупателя, реквизиты для оплаты, привести перечень поставленных товаров или оказанных услуг и общую сумму к оплате. Если ранее была достигнута договорённость, следует также прописать срок перечисления средств. Счёт должен быть заверен подписями главного бухгалтера и директора предприятия, а также печатью или штампом - или, если пересылается в электронном виде, квалифицированной электронно-цифровой подписью.

После исполнения своих обязательств поставщик имеет право оформить счет на оплату, чтобы побудить другую сторону исполнить свою часть договора и в полном размере оплатить товар или услугу.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Что это такое

Счетом на оплату является дополнительным документом, в котором прописываются платежные реквизиты продавца, по которым покупатель должен перечислить денежные средства за предоставленные товары или услуги. Допускается безналичный или наличный расчет.

Исполнитель вправе отправить документ по факсу или электронной почте, а также ставить на нем подписи, факсимильные копии подписи и печать организации. Счет на оплату не является основным документом, поэтому требования по хранению на него не распространяются.

Обязательно ли он нужен

Счет на оплату не является обязательным документом для получения расчета за оказанные услуги, однако в деловой практике организации часто отправляют эту бумагу.

Она требуется для уведомления бухгалтерии получателя о том, что у продавца есть ожидания по получению финансовые средств для оплаты указанных в документе услуг, товаров или работы. Счет на оплату заполняется на основании договора на оказание услуг.

Причиной для оформления документа является наличие первичных документов, которыми подтверждаются исполнение поставщиком своих обязательств: акты выполненных работы, товарные или транспортные накладные, счета-фактуры и т.д.

В документообороте организации счет на оплату является внешним документом, который важен при сверке взаимных расчетов и учете средств организации. В документе можно указать как полученные, так и ожидаемые обязательства покупателя и поставщика.

Подтверждением реквизитов и структуры документа является подпись бухгалтерии и руководства, после получения счета на оплату он визируется директором другой стороны.

При оформлении и принятии к оплате документа контрагенты контролируют движение денежных средств. При судебных разбирательствах между сторонами счет на оплату является подтверждением того, что исполнитель пытался получить средства мирным способом.

Форма счета и где скачать бланк

Законодательством не установлено единой формы счета, но компании разработали наиболее предпочтительный шаблон, в котором содержаться полные реквизиты сторон. Документ не является возмездным, то есть бесплатным. В шапке указывается логотип компании и список товаров и услуг, затем прописывается графа об уплате налогов и сборов.

В документе должны содержаться следующие сведения:

1. Сверху заполняется название организации полностью, адрес с индексом, ИНН, ОГРН и КПП. Дополнительно ставятся способы связи, например, телефон, электронная почта или факс.
2. Ниже прописывается название организации-получателя.
3. Затем указываются реквизиты сторон. О продавце заполняется название полностью, адрес, ИНН и КПП, лицевой и расчетный счета, название финансовой организации, корреспондентский счет и БИК. Разрешено записать телефон, сайт компании или электронную почту.
4. Реквизиты покупателя заполняются в том же порядке, что и информация о продавце.
5. Номер счета ставится в соответствии с внутренней документацией организации. Например, можно поставить порядковый номер (с начала налогового периода) или составной учетный номер, если есть. В конце ставится дата оформления счета.
6. Под датой указывается короткое название товаров или услуг, которые прописаны в первоначальной документации (кассовых бумагах). Например, на ремонт техники, на предоставление услуг адвоката, на компьютерные комплектующие, изготовление определенной продукции.
7. Заполняется таблица, где перечислены все товары и услуги, цены, количество, в каких единицах измеряется, и налог.
8. После таблицы прописывают важные дополнения, например, время оплаты счета, период поставки товара или услуги.
9. В конце документа указываются реквизиты руководителя и главного бухгалтера организации. Необязательно ставить подписи и печать, но большинство контрагентов требуют, чтобы документ был заверен.

Кто должен выписывать

Ответственность за оформление товарного счета лежит на сотруднике бухгалтерии. Когда форма полностью заполнена, документ поступает руководителю, который проверяет его и ставит свою подпись. С 2016 года предпринимателям и юридическим лицам разрешили не использовать печать, поэтому ее ставить не требуется.

Счет на оплату оформляется в 2 экземплярах, каждый из которых заверяется главным бухгалтером и руководителем. Один отправляется покупателю, а второй остается у организации.

Разрешено заполнять документ на листа А4 или на фирменном бланке компании. Второй вариант используют чаще, так как не требуется каждый раз прописывать реквизиты организации.

У счета на оплату нет унифицированной формы, поэтому предприниматели и организации праве выписывать документ в любой форме, а также разработать и применять собственный шаблон.

Информация стандартна, меняются только сведения о получателе документа, названии товара и услуге, суммы и даты, поэтому у многих организаций есть свои бланки. Компании вправе дополнительно прописать условия поставки и получения оплаты (например, определенный процент или размер предоплаты), время действия документа и т.д.

Как заполнить и его образец

Стандартный счет на оплату включает в себя название обеих сторон, реквизиты, по которым их можно безошибочно идентифицировать, сумму, ожидаемую к оплате, и причину оформления документа.

Правильно заполненный счет на оплату содержит следующую информацию:

• дата и номер цифрами;
• сведения о поставщике вместе с реквизитами счета;
• сведения о покупателе;
• название, количество, цена услуг и товаров;
• сумма к оплате с учетом НДС, если он есть.

Счет на оплату заверяется подписью бухгалтера и руководителя, ниже ставятся расшифровки.

Образец заполнения:

Как выставить

В 2019 году счет чаще всего выставляется по электронной почте. Бухгалтер может распечатать документ и отправить бумажную копию контрагенту по почте. Второй экземпляр остается в компании и подшивается в папку со счетами.

Разрешается хранить документ в электронном виде и распечатать при необходимости (по требованию налоговой, при судебных спорах и т.д.).

Чем для ИП отличается от ООО

Если физическое лицо выступает в роли подрядчика, он не платит налоги за свою работу, однако организации не соглашаются брать налоговые обязательства на себя.

Физическое лицо не может выставить покупателю счет на оплату. Чтобы работа физического лица была оплачена, ему придется получить статус индивидуального предпринимателя или организации.

На счете на оплату руководитель или главный бухгалтер ставит подпись. Если ИП выставляет документ, требуется только его подпись и печать (если она есть).

Если вместо бизнесмена расписывается директор или доверенное лицо, требуется указать реквизиты доверенности, а также ФИО и контактные данные физического лица.

Типичные ошибки

Стандартными ошибками при оформлении счета на оплату являются:

Счет на оплату оформляется на основании первоначального документа и является дополнением к нему. Он является напоминанием о том, что покупатель обязан оплатить услуги или товары.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Счет на оплату - это документ, выдаваемый поставщиком покупателю для подтверждения платежа и суммы платежа за определённые товары (работы, услуги), перечисленные в счете. Счета для предварительной оплаты могут оформляться по типовой форме № 868.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Вы можете выставить счет на оплату онлайн и заполнять другие бланки автоматически в онлайн-программе Класс365! Забудьте об ошибках и экономьте свое время!

Подключитесь к КЛАСС365 сегодня и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматическое заполнение актуальных типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Создание фирменных бланков с вашим логотипом и реквизитами
• Составление лучших коммерческих предложений (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылка документов по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически выписывать документы. Бесплатная программа управление торговлей позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету.

Вы сможете легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. Для регистрации и освоения программы Вам понадобиться всего несколько минут! Начните работать быстрее и эффективнее уже сегодня!

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Часто к накладной или к договору прикладывается счет на оплату – очень специфический документ, который одновременно способен играть существенную роль в совершении сделки, но при этом не является документальным подтверждением расходов в целях бухгалтерского учета. Однако документ этот практически всегда присутствует в деловых отношениях, а потому требует правильного составления и своевременного исполнения.

Что это за документ

Основная цель этого документа в том, чтобы уведомить одну из сторон сделки о необходимости произвести перечисления средств в счет предстоящих работ, услуг или поставок активов и продукции, либо об оплате уже совершенной операции. Счет на оплату всегда выставляется продавцом покупателю и подлежит обязательной оплате. Обычно оплата по этому документу производится в безналичной форме, но это ничем не регламентировано. Поэтому счет может использоваться и для наличных расчетов.

Форма данного документа, порядок его составления и содержание не регулируются законодательством, а сложились в процессе длительной практики его применения. Как правило, счет содержит в себе:

• полные банковские реквизиты поставщика или подрядчика;
• дату выставления и порядковый номер;
• информацию о предмете договора (т.е. об услуге, товаре, и т.д.) и о его стоимости.

Для составления платежного поручения этого достаточно. Однако это не вся информация, которую дает счет, в частности:

В каких случаях оформляется

Единственное назначение у этого счета – уведомление о предоплате, в котором находит свое отражение базовая информация по сделке, а также банковские реквизиты продавца (подрядчика).

Оформляется документ продавцом или исполнителем работ при совершении любых сделок – по приобретению активов или товаров, по аренде, на возмездное оказание услуг, по транспортировке грузов, и т.д. Выставляется он обычно, как уже было указано, на предоплату. При этом не имеет значения каким образом будет производиться эта предоплата – в безналичной или наличной форме.

Однако нередко счет на оплату сопровождает и те операции, по которым предварительный расчет не предусмотрен. В этом случае сам платеж по сделке осуществляется на основании накладных, актов или счетов-фактур, а счет используется для правильного перевода средств, поскольку в нем содержатся действующие банковские реквизиты поставщика.

Стороны могут обойтись и без счета, используя для этого иной документ, но обязательно предусмотренный в договоре. Но обычно используется именно счет.

Видео — пояснения о порядке выставления счета на оплату:

Как правильно оформить и выставить счет на оплату

Стоит отметить, что счет на оплату не является бухгалтерским документом, поскольку по нему нельзя принять актив, продукцию или услугу на учет; он не служит документальным подтверждением расходов. А это значит, что требования закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ в отношении первичных документов на счет на оплату не распространяются. Поэтому им можно в строгости не следовать.

Несмотря на то, что унифицированной формы у этого документа нет и нигде не прописано, как его составлять, в нем все-таки должны найти свое отражение следующие реквизиты:

• — продавца, включая ее правовую форму. Например, ООО «Квадрат»;
• если продавцом является предприниматель, то указывается его наименование в полном объеме, т.е. без сокращений, и обязательно дается ссылка на правовую форму бизнеса. Например, «Индивидуальный предприниматель Петров Роман Сергеевич»;
• полный юридический адрес или адрес фактического осуществления деятельности;
• для предпринимателя – обязательно ИНН, и КПП;
• порядковый номер счета и дата его выставления. Как правило, в платежных документах ссылка делается именно на эти реквизиты. Кроме того, дата выставления счета важна для корректного определения срока действия данного документа и предложения продавца;
• предмет сделки – точное и полное наименование товара, актива, услуги;
• количество, если объект может быть выражен количественно. Например, услуга или работа не имеют единицы измерения;
• цена за единицу и (или) общая цена всей сделки;
• валюта, в которой производится расчет. Если сделка оценивается в иностранной валюте, то в бухгалтерии придется производить перерасчет операции, исходя из действующего на момент оплаты курса этой валюты, установленного Банком России;
• наименование покупателя или заказчика. Очень часто счет дополняется строкой «Плательщик», в которой указывается лицо, оплачивающее документ. Этим лицом может быть и не заказчик.

В обязательном порядке должна быть отражена сумма налога (если предприятие платит НДС). Как правило, цена и стоимость в счете уже выставляются, . Это называется «в том числе» и выглядит следующим образом:

Например, стоимость операции 200 000 рублей, НДС – 10 %.

Сумма налога составит = 200 тысяч х 10 / 110 – 18 181,82 руб.

Конечная стоимость по счету будет указана 200 тыс.рублей, поскольку налог включен в нее. Но, тем не менее, сам налог будет выделен отдельно.

А вот если цена и стоимость даны без учета налога и он начисляется сверху, то:

Стоимость сделки 200 тысяч рублей, НДС – 18 %.

Сумма НДС «сверху» = 200 000 х 18% = 36 000 рублей.

Конечная стоимость операции 236 000 рублей.

Компании и предприниматели, которые находятся на налоговых спецрежимах и освобождены от НДС, в счете на оплату не должны выделять налог. Они просто делают следующую запись: «Без НДС».

Как только документ полностью оформлен, его подписывают:

— обязательно руководитель компании и главный бухгалтер. Вместо них могут поставить свои подписи те, кто уполномочен на это. В таком случае рядом должны быть указаны реквизиты документа, дающего право подписи, а также расшифровка подписей – Ф.И.О. и должность. Например: «Менеджер Иванов В.В., по доверенности №1 от 17.04.16»;

— дополнительно — лицо, ответственное за совершение сделки, подлежащей оплате. Подпись данного лица не обязательна. Все зависит от величины компании и от уровня контроля сделки.

В случае выставления счета предпринимателем, он ставит свою подпись вместо руководителя и главного бухгалтера. Если, конечно, он выполняет функции указанных лиц.

И еще один важный момент в оформлении документа: организация обязательно должна поставить печать, а вот у предпринимателя ее может и не быть. Кроме того, подписи на счете могут быть и факсимильные, если это предусмотрено договором.

Как направить контрагенту

Для ускорения процесса оплаты счет может быть направлен и по электронной почте в виде отсканированного документа, и по факсу. Для целей оплаты подойдет и копия. Тем более документ в электронной форме (в случае передачи его по электронной почте) признается законом равным по юридической силе оригиналу. В этом случае такой документ считается подписанным электронной подписью, т.е. логином и паролем от почты передающей стороны.

Но можно и подстраховаться, если речь идет о самом начале сотрудничества, затребовав сразу оригинал. Оригинальный счет на оплату может быть направлен непосредственно заказчику через курьера, по почте или выставлен при подписании договора.

Срок оплаты

Оплачивается счет обязательно в тот срок, который предусмотрен либо договором, либо самим документом. Соблюдение этого срока важно для сделки: в течение него поставщик или подрядчик не вправе изменить условия договоренности или расторгнуть их. В случае если при оплате счета в безналичной форме обнаружились неверные банковские реквизиты, следует немедленно и письменно уведомить об этом поставщика. Это продлит срок действия счета!

Выводы

Счет на оплату не имеет унифицированной формы и его содержание не регулируется никаким законом. Однако у этого документа есть свой перечень обязательных реквизитов, которые помогают заказчику быстрее и без труда оплачивать сделку. Выставляется счет, как правило, для внесения предоплаты и действует в течение срока, оговоренного в договоре. Поэтому очень важно оплачивать его вовремя. Именно в этот период поставщик не вправе отказаться от сделки!

• Зачем нужен счет на оплату?
• Что он должен содержать?
• Как выставить счет автоматически ?
• С помощью каких программ можно оформить счет?
• Пример заполнения счета

Чтобы заполнить счет на оплату товаров или услуг автоматически , используйте удобный бухгалтерский сервис (для ИП и ООО на УСН).

Счет на оплату нужен для проведения платежа за предоставляемые услуги или продаваемые товары. Продавая товары (или предоставляя услуги) Вы оформляете счет на оплату этих товаров (услуг), подписываете его, ставите печать (при наличии) и отправляете покупателю (заказчику). Форма счета не регламентирована.

Несмотря на отсутствие строгой формы счета, в нем необходимо указать:

1. Номер счета и дату его оформления. Счета нумеруются по порядку, каждый номер должен быть уникальным, т.е. повторения номеров не допускаются. Номер и дата указываются в заголовке счета. Каждый год нумерация счетов начинается заново.
2. Реквизиты продавца и покупателя (наименование, ИНН, адрес, КПП, наименование и БИК банка, номера расчетного и корреспондентского счетов).
3. Наименование , количество , цена и единицы измерения оплачиваемых товаров (услуг).
4. Наличие или отсутствие НДС (налога на добавленную стоимость)

Где скачать бланк счета на оплату?

Скачать бланк счета на оплату в формате ".xls" можно . В бланке замените текст выделенный красным цветом на свои данные и замените цвет на черный ("Правка" - "Выделить все" - "Цвет шрифта"). Если счет выставляется не от имени индивидуального предпринимателя, а от организации, в области подписи нужно заменить "Индивидуальный предприниматель" на "Руководитель предприятия". При необходимости добавьте вторую подпись (главного бухгалтера).