Posted On 13.05.2018
1. Понятие и виды кадровых документов.
2. Приказы по личному составу.
3. Личная карточка.
4. Личное дело.
5. Прием на работу.
6. Трудовой договор (контракт).
7. Перемещение.
8. Увольнение.
9. Трудовая книжка.
10. Образцы документов.
11. Список используемой литературы.
Со-вокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой дея-тельности сотрудников, называется документацией по кадрам (личному составу, персоналу). К таким документам относятся:
Трудовые контракты, заключённые предприятием с работником;
Приказы по личному составу (увольнение, принятие на работу, перевод сотрудников);
Трудовые книжки;
Личные карточки ф. Т-2;
Личные дела;
Лицевые счета по заработной плате (хранятся в бухгалтерии предприятия).
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, они относятся к категории конфиденциальной информации.
- Приказы по личному составу.
Они являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать:
Личное заявление работника;
Контракт;
Докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);
Акт (например, о нарушении дисциплины);
Служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника;
Свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ».
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных- содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают.
При составлении сводных приказов следует учитывать, что в едином документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа, является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).
Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.
При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с … по …), с испытательным сроком (его продолжительностью).
При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗОТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).
При увольнении – причина увольнения, согласно статьям КЗОТа.
При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания.
При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.
При поощрениях и наказаниях– причина и вид поощрения или высказывания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Виды ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.
Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях – работником, ответственным за ведение кадровой документации).
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28/к – приказ о движении кадров, (прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации) № 45/лс – об отпуске.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.
- Личная карточка.
На всех сотрудников предприятия, принятых на постоянную или временную работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.
Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.
Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, и затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.
Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий.
Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий, и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.
Все записи в личной карточке делаются на основании документов предоставляемых работником:
I раздел - делаются записи на основании паспорта, трудовой книжки и документов об образовании, ИНН, пенсионное.
II раздел - данные берутся из военного билета работника.
В обязательном порядке ставится дата заполнения и подпись работника.
На оборотной стороне содержатся разделы:
III раздел - "Назначения и перемещения"
IV раздел - "Отпуска"
V раздел - "Дополнительные сведения" и "Дата и причина увольнения".
Записи в этих разделах должны содержать даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении. В разделе III , должна стоять подпись работника, в разделе V записывают данные о повышении квалификации и т.д.
Все записи в ф. Т-2 заполняются с особой аккуратностью, без сокращений.
Хранятся карточки формы Т-2 - 75 лет.
- Личное дело.
Особого внимания требует ведение личных дел.
Личное дело– совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.
Первоначально, в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может дополнятся другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.
Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.
За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Личное дело сотрудников хранятся в сейфе отдела кадров и выдается во временное пользование только определенным должностным лицам.
Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:
Внутренняя опись документов дела;
Дополнение к анкете;
Заявление о приеме на работу;
Анкета с фотокарточкой;
Трудовой договор;
Документы по личному составу
4. Документы по личному составу.
Организационные документы Устав Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами…
Внутренние документы предприятия
Документы по личному составу
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. Это наиболее важные документы, которые требуют предельной тщательности…
Документационное обеспечение управления в организации
3. Требования, предъявляемые к оформлению документов по личному составу
Унифицированные формы документов по учету кадров имеют свои особенности оформления, тем не менее многие положения ГОСТа и Типовой инструкции вполне применимы по отношению к ним, например, правила датирования…
Документирование распорядительной деятельности
2.1 Приказы по личному составу
Приказы по личному составу в организации издаются в целях документирования трудовых отношений работодателя и работника…
3. Формирование личного дела
Какие документы включает личное дело? Резюме, состав реквизитов и порядок оформления…
Документы по личному составу. Справочно-информационные документы. Должностная инструкция
7. Документы, входящие в состав личного дела
Перевод на другую работу осуществляется по следующей схеме Приказы о переводе применяются для оформления и учета перевода работника на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы…
Документы по учету личного состава
2. Приказы по личному составу
Приказами по личному составу оформляются прием на работу, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового договора не исключает необходимости издания приказа по личному составу о его зачислении на работу (ст. 68 ТК РФ)…
Значение секретарской службы во 2 отделе милиции
4. Оформление орд и документов по личному составу
Личное дело: особенности оформления и ведения
3. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ И ИНТЕРПРЕТАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА
Работа с документами _ это важнейшая, серьезная и достаточно сложная робота, в процессе которой производится заблаговременное представление о работнике. Разбираются документы личного дела (автобиографии, заявления, анкеты, характеристики…
Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда
3.4 Систематизация документов по личному составу
Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении…
Организация делопроизводственной службы
2. Виды документов по личному составу, особенности их оформления. Трудовой договор
Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. К таким документам относятся: приказы по личному составу…
Особенности оформления заявления о приеме на работу
Глава 2. Документы по личному составу
Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами…
2.3 Приказы по личному составу
Задание № 5.2. Составить сводный приказ по ОАО “Альфадор” и выполнить формулировку записи в трудовую книжку: 1) об увольнении Кузьмича П.П., экономиста, за прогул без уважительных причин. Основание: докладная начальника цеха…
Оформление организационно-распорядительных документов
2.5 Документы, входящие в состав личного дела
Задание № 7. Перечислить документы, входящие в состав личного дела. Оформить аттестационную характеристику на служащего (руководителя или специалиста) по специальности “Маркетинг”…
Управление персоналом на предприятии ОАО «Международный аэропорт «Курумоч»
4.7 Документация по личному составу
Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии)…
ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Такая опись составляется в 3 экземплярах.
Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются отдельно и включаются в отдельную опись.
В годовой раздел включаются приказы по личному составу (включая дела уволенных работников, личные карточки, невостребованные трудовые книжки). От бухгалтерии включаются лицевые счета на выдачу зарплаты (заменяют их расчетно-платежные ведомости).
При внесении в сводный годовой раздел описи по личному составу дела систематизируются в порядке:
1. приказы по личному составу;
2. списки личного состава;
3. личные карточки;
4. личные дела уволенных работников (при отсутствии отдельной описи личных дел);
5. лицевые счета на выдачу зарплаты;
6. акты о несчастных случаях (хранятся 45 лет).
Личные дела уволенных работников выделяются в особый подраздел годового раздела, также как и невостребованные трудовые книжки (хранятся 50 лет), и систематизируются в описи по алфавиту фамилий, указанных в именительном падеже. По буква фамилий систематизируются и дела с личными карточками.
Несколько дел могут быть сформированы в одно дело.
При этом на обложку выносится «Личные дела работников «Д-Ф».
Личные дела вносятся в опись по году увольнения.
Допускается составление самостоятельной описи на отдельные категории дел (личные дела, лицевые счета).
При решении вопроса о включении в опись личных дел уволенных работников учитывается следующее:
ü Личные дела руководителей организации, работников, внесши крупный вклад в развитие отрасли, руководителей ключевых структурных подразделений могут храниться постоянно и включаться в описи дел постоянного хранения или будет составляться отдельная опись.
ü Годовой раздел сводной описи имеет установленную форму, порядок заполнения граф, нумерацию, которые аналогичны порядку составления описи дел постоянного хранения. Дополнительная графа – «Срок хранения дела(тома, части)».
ü В годовой раздел сводной описи дел временного хранения (свыше 10 лет) включаются заголовки дел, отложенных в течении года в деятельности структурных подразделений, имеющих срок хранения 10-25 лет.
Систематизация заголовков дел в такой описи соответствует систематизации заголовков сводной НД. Дела систематизируются с учетом специфики.
Опись по хронологически-номинальному принципу
Опись личных дел уволенных работников за 2003-2004 гг
| ФИО ФИО ФИО |
ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН
Регистрация ОГ
В индекс могут входить следующие составные части:
3/2/А-41/з
3-условное обозначение региона;
2 – условное обозначение тематики ОГ;
«з» – первая буква вида обращения.
Коллективные обращения можно обозначать так: Кл-41.
Обращения можно регистрировать: Гр-41.
Когда делаются запросы, то их стоит регистрировать под таким индексом: 2-3/150/А-41 (2 – номер структурного подразделения; 3 – номер дела (валовой); 150 – валовой номер исходящего документа; А-41 – номер ОГ).
Анонимные ОГ
По закону они не рассматриваются, за исключением случаев, когда они содержат сведения о преступлениях. Вопрос, подлежат ли они регистрации, решается в каждой организации по-разному. Во многих положениях записано, что они должны регистрироваться. Например, АН-41 или Бн-41.
Документы по личному составу
Введение
Правильно организованное делопроизводство - залог удачного бизнеса, поэтому эффективности этой составляющей всегда уделялось большое внимание.
Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).
Функции документации по личному составу - оформление и закрепление трудовых отношений. К документам по личному составу относятся документы, которые составляются службой персонала организации и регламентируют отношения работодателя и сотрудников организации.
Составление и оформление кадровой документации - одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.
Цель данной работы: дать определение понятию «документы по личному составу» и кратко охарактеризовать основные виды документов.
1. Документы по личному составу: понятие и классификация
В кадровом делопроизводстве особую группу документов составляют документы по личному составу. Они отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию.
Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, способы расчетов по оплате труда и другие особенности, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. В каждой организации должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
Обязательное ведение большинства документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Пенсионным законодательством, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами. Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например для некоторых кадровых приказов, справок с места работы или учебы.
Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:
документация, связанная с комплектованием персонала организации;
документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.
Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы: по учету кадров и по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
В общем случае к документам по личному составу относятся:
трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты);
личные карточки формы Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате;
документы по аттестации сотрудников;
документы по социальному обеспечению (назначению пенсий) и др.
К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица сотрудника (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий и т.д.). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариального удостоверения не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.
К документации по личному составу следует отнести применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация на занятие той или иной должности.
Все документы, за исключением приказов, формируются, создаются и обрабатываются в подразделениях кадровой службы предприятия. Некоторые документы приходится обрабатывать секретарю, например это резюме, CV, анкеты, которые используются при отборе кандидатов на вакансии, а также документы, связанные с командированием сотрудников за пределы предприятия, в частности командировочное удостоверение.
Основная часть документов, оформляющих отношения работников, входит в состав унифицированной системы первичной учетной документации.Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например: трудовая книжка.
Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены следующие формы документов:
приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. Т-1);
личная карточка (ф. Т-2);
приказ (распоряжение) о переводе (ф. Т-5);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. Т-6);
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф. Т-8).
Обновление системы правовых отношений ведет к обновлению содержания традиционных кадровых документов, например анкета, трудовой договор и др., и к внедрению новых документов, не применявшихся ранее, например, резюме.
Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности. Журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении хранятся 75 лет, журналы учета приказов о командировании - 5 лет, журналы учета трудовых книжек и вкладышей к ним - 75 лет, журнал учета личных дел хранятся также 75 лет. Они должны храниться в помещениях, сейфах и шкафах отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.
Все документы по личному составу, имеющие срок хранения до 10 лет, могут не сдаваться в архив, а могут быть уничтожены в течении года, следующим за истечением срока хранения.
2. Работа с документами по личному составу
.1 Личное дело сотрудника
Личное дело сотрудника - это комплект документов, отражающий все стадии отношений работника с организацией, и содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.
К ним относятся документы, связанные с приемом сотрудника на работу, с процессом его продвижения по службе или перемещения, с выполнением работником требований трудовой дисциплины и с прекращением трудовых отношений работника с организацией (увольнением).
Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.
Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество сотрудника, дату поступления на работу.
На документы личного дела составляется внутренняя опись. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники отдела кадров.
Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.
Внутренняя опись документов дела;
Заявление о приеме на работу (если работник посылал в организацию свое резюме, то оно располагается перед заявлением);
Автобиография;
Анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);
Дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);
Экземпляр трудового договора с приложениями;
Приказ о приеме на работу (копия), а также копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
Документы об образовании (копии)
Копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть);
Копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
Другие справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно);
При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника;
Лист - заверитель дела.
Личное дело ведут в одном экземпляре.
Внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается, необходимо предъявление соответствующих документов.
Изъятие документов из личного дела возможно только с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, где указывается с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан и когда будет возвращен.
Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.
Хранятся личные дела в закрываемых шкафах по порядку номеров, дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов только с разрешения руководства организации. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников.
Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются по описи на хранение в архив организации и хранятся 75 лет.
При работе с личными делами и другими кадровыми документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.
Итак, какие же документы ведутся по личному составу?
2.2 Краткое описание документов, входящих в состав личного дела
персонал документ дело личный
Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, которые представляет лицо при трудоустройстве. Резюме, по сути, представляет собой саморекламу специалиста. Задача претендента в сжатом конкретном виде на одной странице представить информацию о себе в ответ на требования, изложенные в заявке или объявлении.
Единых правил составления резюме нет, однако в нем принято отражать следующие блоки информации о себе: личные данные (Ф.И.О., возраст, адрес, семейное положение); цель, которую ставит перед собой претендент, поступая на работу; опыт работы (должности и организации, которые занимал соискатель, отдельные успехи), обычно указывается в последовательности от последнего места работы к предыдущему и т.д. до самого первого; образование; владение иностранными языками; навыки работы с оргтехникой и ПК, знание компьютерных программ. Черты характера важных, по мнению соискателя (коммуникабельность, аккуратность, целеустремленность).
Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности. Внизу ставится дата написания, подпись работника и ее расшифровка.
Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки поступающим на работу и заверяется сотрудником отдела кадров.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.
Заявление - это документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу (увольнении, переводе, предоставлении отпуска). Работник пишет заявление, как правило, от руки в произвольной форме или же на трафаретном бланке, разработанном в данной организации. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется. На заявление о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда. Руководитель организации, наделенный правом найма работников, накладывает свою резолюцию о принятии работника. После этого заявление поступает в отдел кадров.
При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.
Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.
Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины, установление должностных окладов, командировки, смена фамилии и т.п. оформляются приказами по личному составу.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составления этого документа. В номере приказа (индексе) проставляется буква «к», означающая, что это приказ по кадрам. Каждый приказ или пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).
Приказ оформляется на бланке приказа. В тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть, приказ начинается с глагола, обозначающего действие: «Принять», «Перевести», «Уволить» и т.д. В тексте необходимо указать Ф.И.О. работника, на какую должность, с какого числа, с каким окладом он принимается на работу. Указывается основание (например, личное заявление, представление начальника). Приказ визируется, подписывается и регистрируется, первый экземпляр подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела кадров.
Прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного договора. В приказе при приеме на работу следует указывать: на какую должность принимается работник; в какое подразделение: с какой оплатой; с какого числа; вид работы - постоянная с испытательным сроком; со стажировкой, временная (на какой срок), по совместительству; особые условия работы- с принятием материальной ответственности; с сокращенным или ненормированным рабочим днем и т.д. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
В приказе при увольнении работника с работы указывают причину увольнения, со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса РФ. В основании дается ссылка на личное заявление работника или докладную записку руководителя подразделения (при увольнении по инициативе администрации). В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество рабочих дней, даты начала и окончания отпуска. Копии приказа подшиваются в личное дело и передаются в бухгалтерию. Дело с подлинниками приказов по личному составу (прием, увольнение, перевод) в конце года сдается в архив организации, где хранится 75 лет.
Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку в отдел кадров. В нее вносятся все записи о приеме, переводе на другую работу, увольнении, награждении и поощрении. Записи вносятся после издания приказа и должны точно соответствовать тексту приказа. Порядок ведения трудовых книжек изложен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятии. Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках, в сейфах, ведутся только по месту основной работы. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2 , которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Работник заполняет листок (анкету) от руки при поступлении на работу. Ответы на вопросы дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов - паспорта, трудовой книжки, документов об образовании. На личный листок наклеивается фотография работника. Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником
Дополнение к личному листку - указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). В нем указывают Ф.И.О. работника и два раздела: 1 - фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это обстоятельство; 2 - фиксирует изменения в образовании, семейном положении, награждениях и т.п. Все изменения также должны быть подтверждены соответствующими документами.
Командировочное удостоверение - это важный документ, который удостоверяет полномочия сотрудника, направленного на временную работу в другую организацию. В командировочном удостоверении указывается, куда и зачем командирован сотрудник, номер приказа, срок командировки и документ, удостоверяющий личность. Вот пример командировочного удостоверения.
Доверенность - это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия или гражданина). Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, документов, ТМЦ, или других действий от имени предприятия. В тексте доверенности указывают следующие данные - должность, паспортные данные, предприятие, в котором производятся действия по доверенности, вид деятельности, образец подписи лица, получившего доверенность, срок ее действия. Она должна быть зарегистрирована, иметь номер, дату, подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером. Бухгалтер ведет учет доверенностей по журналу или по корешкам доверенностей, остающихся в бухгалтерии. Доверенности выдаются либо для совершения однократных действий, либо на определенный срок.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями на получение пенсий, пособий, стипендий.
Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.
Таким образом, совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).
Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.
Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.
К документам по личному составу относятся - приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления, характеристики, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий, а также все документы, входящие в личное дело.
Личное дело з аполняется работодателем и отражает все необходимые сведения о работнике и другие.
Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, ложатся в основу характеристик при определении возможностей и перспективности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии и пр.
Заключение
Таким образом, документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу.
К документам по личному составу относятся: резюмесоставляет потенциальный работник организации, в нем отражается образование, семейное положение, трудовая деятельность; автобиографияописывается вся жизнь сотрудника от школы и до последнего места работы; анкета з аполняется по заданной форме и отражает всю трудовую и семейную жизнь сотрудника; заявлениясоздаются работниками на протяжении всей их трудовой деятельности, например, при приеме на работу, при уходе в административный, или учебный отпуск, при переводе, увольнении и в других различных ситуациях; к приказам по личному составу относят: приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, о направлении работника на работу и другие, связанные непосредственно с сотрудниками организации; трудовой контракт заполняется и подписывается работником и работодателем при приеме на работу: здесь оговариваются все условия, на которых будет проходить трудовая деятельность человека в данной организации; трудовые книжки -обязательный документ, который необходим при приеме на работу, здесь отражаются все изменения трудовой деятельности работника: прием на работу, переводы, поощрения, увольнения; личные карточки отражают все сведения о сотруднике: дата рождения, семейное положение, образование и другое.
К документам по личному составу относят также документы, которые оформляются в других подразделениях (бухгалтерия, плановый отдел): штатное расписание организации, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, документы по социальному обеспечению, характеристики, и все документы, входящие в личное дело.
Личное дело заполняется работодателем и отражает все необходимые сведения о работнике.
Список литературы
1.Постановление Госкомстата России от 5.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2.Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие / Г.И. Балибардина. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002. - 77 с.
.Делопроизводство на предприятии. Документы по личному составу / Под общей редакцией М.В. Стенюкова. - М.: Приор, 2001. - 208 с.
.Кадровое делопроизводство (1 часть) / Под ред. А.П. Паршиной. - Курск: РФЭИ, 2010. - 143 с.
5.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие / М.В. Кирсанова. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.
.Клоков И.В. Эффективное делопроизводство / И.В. Клоков, В.С. Пташинский. - СПб.: Питер, 2008. - 224 с.
.Cерикова Г.Н. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / Г.Н. Серикова. - Томск: Изд-во ТПУ, 2007. - 111 с.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Ключевые вопросы:
Как Федеральный закон изменил сроки хранения документов по личному составу?
Какие документы относятся к группе документов по личному составу?
Как теперь следует применять утвержденные Минкультуры России сроки хранения документов?
Президент России В.В. Путин 02.03.2016 подписал Федеральный закон № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» (далее - Федеральный закон № 43-ФЗ). Закон вступил в силу 13.03.2016.
Два важных изменения
1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу .
2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу» , где определен новый срок хранения документов по личному составу - 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).
Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.
- созданные до 2003 г.
Срок хранения - 75 лет; не изменился ;
- созданные начиная с 2003 г.
Срок хранения — 50 лет; изменился ;
- образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.
Срок хранения — 75 лет; не изменился .
Наша справка
Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.
Документы по личному составу , созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г. , хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):
- в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
- в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
- в иных организациях (АО, ООО и др.).
Вопрос в тему
военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);
правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);
федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.
Из истории вопроса
В 2014 г. Министерство культуры РФ совместно с Федеральным архивным агентством (Росархивом) подготовило и представило в Правительство РФ «Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года» (далее - Концепция). Раздел 4 Концепции «Основные направления реализации» предполагает уменьшение сроков хранение документов по личному составу: «предлагается, в частности, подготовить проекты нормативных правовых актов по: сокращению сроков хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет».
У архивистов как ведомственных, так и государственных (муниципальных) архивов эта информация вызвала недоумение и опасение. Возник ряд закономерных вопросов: почему так радикально снижаются сроки хранения? Для каких именно документов по личному составу будет сокращен срок хранения? Не вызовет ли такое сокращение негативные последствия в социальной сфере?
Можно предположить, что в Концепции ставилась задача уменьшить количество документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы, при ликвидации, реорганизации, прекращении финансово-хозяйственной деятельности, банкротстве организаций, ведомств, управлений. С середины 90-х годов прошлого века процесс ликвидации организаций принял катастрофический характер. Архивы не справлялись с тем объемом документов по личному составу, который должен быть поступить к ним на хранение. Встал вопрос об оптимизации и сокращении физических объемов документов, находящихся на ведомственном хранении в архивах организаций. Предполагалось, что сокращение объемов хранящихся в архиве организации документов позволит уменьшить объем документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы. Проблему архивной полки еще никто не отменял, ведь архивы не резиновые, многие не имеют свободных площадей.
Следует отметить, что примерно в это же время начали увеличиваться сроки хранения документов по личному составу.
Ранее, в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988; далее - Перечень 1988), срок хранения на основные категории документов составлял 75 лет ЭПК минус возраст. В указаниях по применению Перечня 1988 можно найти такую информацию: «Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - «В» ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - «В», где «В» - возраст лица к моменту окончания дела.». То есть когда человеку исполнялось 75 лет, его документы по личному составу можно было уничтожать. Например, в 2000 г. можно было уничтожать документы, работников 1925 г. рождения, в 2000 г. им исполнилось 75 лет. Предполагалось, что к этому возрасту человек уже оформил себе пенсию, ему не требуется подтверждение стажа работы, заработной платы и т.п.
В 2000 г. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден новый Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), и срок хранения документов по личному составу изменился. Новый срок - 75 лет с момента закрытия дела (создания документа).
Увеличение сроков хранения документов по личному составу в новом Перечне аргументировалось тем, что надо сохранять историю страны на примере истории жизни отдельных граждан, а также сохранить историю семьи отдельного человека.
В 2010 г. новый Перечень увеличивает сроки хранения личных невостребованных подлинников документов (например, трудовых книжек). Несомненно, данная инициатива носила бы положительный характер, если бы опиралась на реальную материально-техническую базу. Однако государство оказалось не готово к увеличению затрат на создание новых площадей для хранения документов по личному составу.
Проблему хранения, на наш взгляд, необходимо было решать путем оптимизации состава документов временного (свыше 10 лет) срока хранения. На данный момент есть предпосылки для оптимизации состава документов по личному составу. В соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» создана и ведется информационная база индивидуального персонифицированного учета, ее сведения пополняются в отношении каждого застрахованного лица в период его трудовой деятельности.
Расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом РФ по электронным базам данных и документам его ведомственных архивов. Информационная база индивидуального персонифицированного учета, заработала в полном объеме в 2003 г. По мнению Правительства РФ, сокращение сроков временного хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет позволит сократить расходы на их содержание в государственных и муниципальных архивах, в архивах органов государственной власти и местного самоуправления, организациях независимо от формы собственности. Кроме того, в данных архивах появятся дополнительные площади для приема документов постоянного срока хранения.
При обсуждении законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» в первых чтениях для документов, созданных после 2003 г., предлагалось установить срок хранения 20 лет. Однако к третьему чтению законопроект увеличил этот срок до 50 лет. Полагаем, это можно рассматривать как победу здравого смысла над сиюминутным желанием сэкономить деньги на социальных расходах.
Итак, с момента вступления в силу Федерального закона № ФЗ-43 архивисты при формировании дел и передаче их в архив организации должны указывать на делах новый срок хранения. При составлении описей дел необходимо разделять массив документов на две части в соответствии с датой создания документа, а описи составлять отдельно на документы, имеющие 75-летний и 50-летний срок хранения.
Кроме того, по-видимому, следует ждать изменения в Перечень.
МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА
И.В. Журавлева,
научный редактор журнала «Кадровые решения»
Обращаем ваше внимание на то, что сроки хранения документов теперь предписывается отсчитывать не с года увольнения работника, а «со дня создания». В случае ликвидации организации документы передаются в архив на хранение в течение указанного срока.
Те номенклатуры дел, которые были утверждены за период 2003-2015 гг. переделывать, разумеется, не нужно, а вот номенклатуру дел на 2016 г., как нам представляется, нужно подкорректировать и переутвердить.
Напомним, что срок хранения трудовых книжек в 2010 г., напротив, был увеличен с 50 до 75 лет (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Причем трудовые книжки не относятся к документам по личному составу, создаваемым работодателями, так как являются «подлинными личными документами» работников (см. Перечень). Следовательно, срок их хранения остается 75-летним.
В таблице перечислены основные виды документов по личному составу, а также документы по их учету (журналы, регистрационные книги и т. п.) в соответствии с Перечнем и указаны сроки их хранения после вступления в силу Федерального закона № 43-ФЗ.
Поскольку изменения в Перечень пока не внесены, старые сроки хранения документов по личному составу укажем в столбцах 3, 4, 5 таблицы, а в столбцах 6, 7, 8 - новые (измененные).
Обратите внимание
Определяя сроки хранения на документы по личному составу (графы 6, 7, 8), автор выражает только свое видение данного вопроса. Возможно, при внесении изменений в Перечень некоторые категории документов по личному составу получат срок хранения 75, а не 50 лет или будут понижены сроки хранения на документы, созданные после 2003 г. и имеющие срок хранения «Пост.» на 50 лет.
С.В. Тиханович,
Начальник отдела государственного архива
Купить этот номер в электронном видеУзнать больше:
- Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика
- Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
Документы по личному составу: виды, состав, хранение
Электронные документы включаются в самостоятельные описи. Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах.
Внимание
Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив. Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.
На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.
Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
Приказы по личному составу В документах службы персонала выделяют два вида приказов:
- приказы предприятия по основной деятельности, но касающиеся работы сотрудников;
- приказы по личному составу фирмы.
Они отличаются способом оформления, порядком утверждения, подписания и издания. Кроме того, с персональными приказами чаще всего работают сотрудники отдела кадров. Там же они и хранятся, отдельно от других документов.
Инфо
Такие приказы входят в состав документов по личному составу организации. Большая часть личных приказов имеет унифицированные формы. Удобство работы с такими бланками подразумевает их единство для фирмы.
Однако обязательное использование стандартизованных бланков предписывается только государственным структурам и бюджетным организациям. Предприятия с иной формой собственности могут не придерживаться этих правил.
Архив документов
Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно.
Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно. Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела.
Документы по личному составу
Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации. В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.
Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Сдача документов на хранение в государственные архивы
Некоторые приказы создают в унифицированном виде, заполняя в дальнейшем в дальнейшем только нужные графы. Все же остальные составляются по надобности, но при этом все документы должны соответствовать определенным требованиям. Организация документов по личному составу, в том числе и приказов, осуществляется на основании сроков их хранения.
Логично подшивать их в дела, которые имеют одни и тот же сроки. Так, например, приказы о приеме и увольнении должны сохраняться 75 лет, а значит, они должны находится отдельно от ежегодных документов, регламентирующих отпуск и хранящихся всего пять лет. Если предприятие большое и документооборот достаточно приличный, то можно разные типы бумаг оформлять в отдельное дело (например, приказы по отпускам – одна папка, приказы по командировкам — другая).
Это значительно облегчит работу с документами.
Внимание! Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов. При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел.
Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе. Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т.п. Особое внимание уделяется соответствию внутренней описи документов личного дела, составленной кадровиком, фактическому содержанию дела.
Если личные дела не велись, обязательно должны быть личные карточки работников.
Порядок подготовки дел к передаче в архив
Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации. Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку.
На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам, например: ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 1 документов ед. хр. N Nп/п Индексдокумента Датадокумента Заголовок документа Номералистов ед. хр. При -меча-ние 1 2 3 4 5 6 1 02-10 03.05.1993 Невостребованнаятрудовая книжкаРыбкина ПетраЛьвовича 2 02-10 20.10.2004 То же, ВолковойНадежды Семеновны 2 (два) Итого документов. (цифрами и прописью) 1 (один) Количество листов внутренней описи.
Какие документы по личному составу сдаются в архив
Основные виды документов Приведем типичный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности:
- ОРД – приказы и распоряжения (о приеме, увольнении и т.д.);
- различные базы регистрации или учету кадров (в электронном виде или на бумажном носителе – журналы, списки и т.д.);
- личные дела и личные карточки;
- невостребованные личные документы (аттестаты, трудовые книжки и т.д.);
- по оплате труда (лицевые счета и др.);
- по расследованию несчастных случаев (акты, заключения и др.);
- по награждению работников (представления, копии решений и др.);
- по аттестации и тарификации (протоколы и др.);
- связанные с вредными условиями труда.
Работа с перечисленными разновидностями документов в дальнейшем будет рассмотрена более детально.
Все листы дела нумеруются и прошиваются, после чего составляется опись. Папки с документами следует размещать в строгом порядке. В самом помещении надо поддерживать оптимальную температуру и невысокую влажность, а также не допускать попадание прямого солнечного света.
Стеллажи следует регулярно очищать от пыли, а комнаты с документами обрабатывать от грызунов и других вредителей. Уничтожение персональных документов Несмотря на длительное хранение, документы по личному составу могут быть уничтожены. Перед этой процедурой проходит заседание специальной комиссии, которая коллегиально принимает решение о дальнейшей судьбе персональных документов.
Уничтожение всегда происходит строго по описи, в присутствии всех членов комиссии. Это может быть сжигание, уничтожение методом измельчения, прессование и другие способы. Состав персональных документов многолик и разнообразен.
Какие документы по личному составу для архива
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. Кроме перечисленных документов, составляется опись дел по личному составу. При составлении описи дел отдела кадров необходимо выполнить ряд требований: — каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером.
Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится под самостоятельным номером; — графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; — при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же»; — систематизация дел в описи и присвоение ей номера устанавливаются архивной службой.
Документы по личному составу - это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким документам относятся:
· трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работникам - соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставить работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 ТК Республики Беларусь);
· приказы по личному составу - оформляются в следующих случаях: прием, увольнение, поощрение, премирование, наложение дисциплинарного взыскания и др.;
· трудовые книжки - относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек;
· личные карточки формы Т-2 - основной документ по учету персонала организаций;
· личные дела - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения дела 75 лет;
· лицевые счета по заработной плате и др.
Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с такими документами необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации. Личное дело - это совокупность документов, отражающих трудовую деятельность работника и сведения о нем. Заводятся на всех работников, но могут только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных оформляются личные карточки формы Т-2.
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
· внутренняя опись документов личного дела;
· дополнение к личному листку по учету кадров;
· личный листок по учету кадров; автобиография;
· копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
· заявление о приеме на работу;
· копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы;
· списки научных трудов и изобретений;
· заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
· копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
· иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь. По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.
Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).
В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.
Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке.
Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:
· фамилия, имя, отчество;
· дата и место рождения;
· полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
· трудовая деятельность;
· профессия;
· общественная работа, участие в выборных органах;
· отношение к воинской службе и воинское звание;
· наличие правительственных и других наград и поощрений;
· сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.
Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:
· название вида документа (характеристика);
· имя, отчество, фамилия характеризуемого;
· текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики. Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.
