Сзв м сдавать обязательно на флешке. Для чего нужен отчет сзв-м

Организации и ИП с работниками начиная с отчетности за апрель 2016 года обязаны ежемесячно сдавать на застрахованных лиц индивидуальные сведения по форме СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При этом если страхователь должен отчитаться о небольшом количестве работников - не более 24 человек, то он может направить этот отчет в ПФР на бумажном носителе (ч. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Для многих плательщиков взносов это достаточно удобный вариант представления СЗВ-М, поскольку не у каждой небольшой организации или предпринимателя есть возможность приобретать программные средства, обеспечивающие сдачу пенсионной отчетности в электронном виде.

Вместе с тем ехать в отделение ПФР, чтобы сдать СЗВ-М лично, хотят далеко не все и спрашивают: можно ли сдать СЗВ-М по почте? Да, СЗВ-М можно отправить по почте, как и многие другие налоговые, бухгалтерские или статистические документы. Но письмо должно быть с описью вложения.

СЗВ-М - 2016: как сдавать почтой

Отправлять СЗВ-М по почте лучше, конечно, не просто в конверте, а ценным письмом с описью вложения. Опись обязательно составляется в 2 экземплярах: один вкладывается в конверт, другой остается у отправителя ().

Кстати, в готовый бланк описи по форме Ф 107 можно вносить изменения. Или вовсе оформить ее так, как вам больше нравится. Главное, чтобы в ней были отражены все необходимые сведения:

• адрес и наименование получателя;
• отправитель;
• наименования вложенных в письмо документов и их количество.

Также в описи должна быть указана объявленная ценность пересылаемых предметов. При отправке документов ценность проставляется условно и может быть указана в целом за весь пакет одной суммой (п. 154 Почтовых правил, приняты Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи 22.04.1992).

СЗВ-М на бумажном носителе, безусловно, можно сдавать, как и любой другой отчет, представляемый во внебюджетные фонды. Когда СЗВ-М разрешено сдавать на бумаге и влияет ли способ сдачи отчета на срок его представления, рассмотрим в нашем материале .

Для чего нужен отчет СЗВ-М?

Отчет по форме СЗВ-М стал применяться страхователями после введения п. 2.2 ст. 11 в закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. При этом с первым отчетом организациям и ИП пришлось столкнуться при заполнении формы за апрель 2016 года. Указанный документ отражает информацию о сотрудниках, в частности, об их Ф. И. О., ИНН и СНИЛС.

На основании данных сведений у ПФР появилась возможность контролировать наличие у работодателя работающих пенсионеров. Обладая такой информацией, фонд исключает возможность индексации страховой пенсии таких лиц в соответствии со ст. 26.1 закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ.

Какие возможны способы представления отчета?

В соответствии с п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ, существует 2 способа представления отчета:

• на бумажном носителе;
• в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

При этом электронный способ можно использовать всем страхователям. Применение же бумажной формы зависит от среднесписочной численности сотрудников.

Кто может сдать СЗВ-М на бумаге?

Сдача СЗВ-М на бумажном носителе может быть осуществлена организациями и ИП, у которых среднесписочная численность сотрудников не превышает 24 человек за предыдущий отчетный период.

Следует отметить, что способ сдачи СЗВ-М на бумаге не влияет на срок представления отчета, т. к. для любого формата он единый — до 10-го числа месяца, следующего за окончанием отчетного периода (с 2017 года — до 15-го числа). Для сравнения: для РСВ-1 и 4-ФСС предусмотрены более ранние сроки представления бумажных форм в отличие от электронных.

Как сдать СЗВ-М на бумажном носителе?

Формат отчета СЗВ-М предусмотрен постановлением правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Заполнив все его разделы (их всего 4), необходимо:

• подписать отчет, при этом следует сделать расшифровку подписи и указать должность подписанта;
• указать дату отчета;
• проставить печать.

О применении печатей см. в материале .

Заполненный отчет работодатель вправе лично подать в территориальное отделение ПФР или направить по почте, при этом составив опись, на которой сотрудник почтового отделения сделает отметку о дате отправки.

Наказание за нарушение способа сдачи СЗВ-М

Законом № 27-ФЗ не предусмотрена ответственность за несоблюдение способов отправки новой ежемесячной формы. Однако в п. 2 ст. 46 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ выделено наказание за нарушение электронного способа представления, например отчета РСВ-1, который так же, как и СЗВ-М, является документом персонифицированного учета. По аналогии согласно указанной норме сумма штрафа, вмененная страхователю, неправомерно направившему отчет СЗВ-М на бумаге, составит 200 руб.

Об отмене РСВ-1 с 2017 года см. в публикации .

Итоги

Форма СЗВ-М — новый для страхователей отчет, который только начал применяться в персонифицированном учете. Его отличия от других форм, направляемых во внебюджетные фонды, связаны с тем, что он не содержит никаких расчетов, а его представление на бумаге производится в те же сроки, в какие этот отчет направляется по ТКС.

Форма не громоздкая и содержит минимум информации, но сдавать ее нужно каждый месяц. Крайний срок представления — 15-ое число месяца, следующего за отчетным.

Сроки сдачи СЗВ-М

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!

Попробовать

Инструкции по заполнению СЗВ-М не существует. Чтобы не забыть сдать форму СЗВ-М в положенный срок, установите напоминания в календаре бухгалтера .

Кто сдает

Все организации и ИП с работниками, работающими по трудовым и гражданско-правовым договорам. В отчет включаются даже сотрудники в декрете или в отпуске, главное условие — наличие договора.

Если в отчетном периоде договор будет расторгнут, данные на такого сотрудника также нужно отразить в СЗВ-М.

ИП без наемных работников не отчитываются по данной форме.

Состав СЗВ-М

Отчет включает четыре раздела:

• реквизиты страхователя;
• отчетный период;
• тип формы;
• сведения о застрахованных лицах.

Порядок заполнения раздела 1

В данном разделе пишется наименование организации, ее регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП.

Порядок заполнения раздела 2

Здесь следует указать месяц, за который сформирован отчет.

Порядок заполнения раздела 3

В этом разделе следует отметить тип формы. Всего их три.

Исходная форма — это первичный отчет.

Дополняющая форма СЗВ-М сдается, если в исходной форме указаны не все сведения.

Отменяющую форму нужно сдать, если исходная форма содержит ошибочные данные.

Порядок заполнения раздела 4

Этот раздел представлен в виде таблицы. Напротив ФИО каждого работника указывают его СНИЛС и ИНН. Если организация не обладает информацией об ИНН сотрудника, то эту графу можно оставить пустой.

Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М

Если страхователь забудет отчитаться вовремя, ему придется заплатить штраф в размере 500 рублей за каждого работника. Такой же штраф выставит ПФР за недостоверные или неполные данные в СЗВ-М (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Если в компании трудится ни один десяток работников, штрафы за ошибки и задержку отчетности могут быть существенными. Например, если в организации 70 сотрудников, штраф составит 35 000 (70 чел. Х 500 руб.).

Нулевой отчет СЗВ-М

В СЗВ-М отражаются данные по застрахованным лицам. Если такие лица отсутствуют, то и заполнять отчет не нужно. Соответственно, нулевых отчетов по этой форме быть не может.

Как заполнить и отправить отчет в ПФР на примере СЗВ-М

Как загрузить и отправить отчет в ПФР на примере СЗВ-М

Меньше месяца осталось до дня, когда страхователи впервые должны будут сдать ежемесячную отчетность в ПФР.

Как известно, с апреля 2016 года все страхователи обязаны ежемесячно представлять в территориальные органы ПФР сведения по каждому физическому лицу, с которым оформлены трудовые или гражданско-правовые отношения. Сведения надо будет подать по форме СЗВ-М, которая утверждена постановлением правления ПФР от 01.02.16 № 83п. Впервые сдать этот отчет нужно не позднее 10 мая 2016 года.

Кто должен представлять форму СЗВ-М.

Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны представлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении работающих у них застрахованных лиц, в том числе организации, не ведущие финансово-хозяйственную деятельность, в отношении руководителя. Сведения нужно сообщать и о тех физических лицах, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по таким договорам уплачиваются страховые взносы в ПФР. Об этом говорится в новом пункте 2.2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27-ФЗ).

Вопрос: нужно ли центрам занятости предоставлять отчетность по форме СЗВ-М?

Центры занятости предоставляют ежемесячную отчетность только на своих работников, с которыми у них заключены трудовые или гражданско - правовые договоры. На состоящих на учете безработных граждан отчетность не предоставляется.

Состав формы СЗВ-М.

Форма ежемесячного отчета СЗВ-М называется «Сведения о застрахованных лицах». Она состоит из четырех разделов.

Раздел 1. Реквизиты страхователя

В этом разделе следует указать сведения о страхователе: регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП.

Раздел 2. Отчетный период

Под отчетным периодом понимается месяц, за который представляется форма СЗВ-М (абз. 13 ст. 1 Закона № 27-ФЗ). Значения, которые следует вписать в поле «отчетный период», указаны в пояснении к разделу 2 формы. Например, при формировании отчета за апрель 2016 года нужно поставить «04».

Раздел 3. Тип формы (код)

В этом разделе следует отметить один из трех кодов, которые обозначают тип представляемой формы:

• «исхд» — исходная;
• «доп» — дополняющая;
• «отмн» — отменяющая.

Исходная форма — это та форма, которую страхователь представляет за отчетный период впервые. Например, если он сдает первичный отчет за апрель 2016 года, то в разделе 3 нужно проставить код «исхд».

Код «доп» следует вписать в том случае, если страхователь решил дополнить сведения, которые ранее были приняты органом ПФР. Например, если работодатель по какой-то причине не указал в исходном отчете сведения о сотруднике, который был оформлен в отчетном периоде, то необходимо дополнить уже сданную отчетность информацией об этом работнике. Для этого нужно заполнить форму с кодом «доп».

Что же касается кода «отмн», то он вносится в форму СЗВ-М, которая подается с целью отмены ранее представленных сведений. Например, отменяющую форму нужно сдать в том случае, если страхователь в исходной форме указал работника, который был уволен до начала отчетного периода.

Раздел 4. Сведения о застрахованных лицах

Данный раздел представляет собой список застрахованных лиц, на которых сдаются сведения. В отношении каждого работника нужно указать:

• СНИЛС;

В пояснении к разделу 4 формы СЗВ-М сказано, что в данный раздел вносятся сведения о работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, а также гражданско-правовые договоры (на выполнение работ, оказание услуг и другие виды договоров, с выплат по которым перечисляются взносы в ПФР). Обязанность страхователя представить сведения на работника никак не связывается с фактом перечисления этому работнику каких-либо выплат в отчетном периоде. Поэтому в раздел 4 формы СЗВ-М следует включить данные на всех сотрудников, у которых в отчетном периоде имелись действующие трудовые договоры со страхователем. В том числе, сведения нужно указать и на тех сотрудников, которые не получали выплат (например, были в отпуске без сохранения заработной платы или в отпуске по уходу за ребенком). По этой же причине в ежемесячные отчеты СЗВ-М необходимо вписывать данные о всех работниках, оформленных по договорам гражданско-правового характера, даже если вознаграждения по ним выплачиваются не каждый месяц.

Может возникнуть вопрос о том, надо ли сдавать «пустую» ежемесячную отчетность, если компания не ведет деятельность? Ответ: если все таки предприятие не закрыто, то СЗВ-М представляется на руководителя.

Можно ли сдать форму СЗВ-М до окончания отчетного месяца, например, представить отчет за апрель 2016 года непосредственно в апреле (до майских праздников)?

В законодательстве никакого запрета на этот счет нет. Предусмотрен лишь крайний срок сдачи отчетности — 10-е число месяца, следующего за отчетным. Поэтому страхователь вправе представить форму СЗВ-М до окончания текущего отчетного месяца.

Но необходимо отметить, что если работодатель сдаст СЗВ-М до окончания отчетного месяца, но в этом же месяце, после предоставления в ПФР отчета примет на работу нового сотрудника, то на него необходимо заполнить и направить в ПФР до 10 числа месяца, следующего за отчетным дополняющую форму СЗВ-М. В случае непредставления отчета - это будет являться нарушением.

При представлении формы СЗВ-М по телекоммуникационным каналам связи необходимо соблюсти три условия:

1. направление формы СЗВ-М осуществляется в рамках формализованного документооборота «Сведения ПФР»
2. документ направляется в транзакции «сведения», имеет тип «пачкаИС» (недопустимо применение типа СведенияПриложения)
3. в одной транзакции допустимо отправлять только один XML-файл, содержащий форму СЗВ-М.

Ответственность за непредставление формы СЗВ-М.

Штраф за непредставление формы СЗВ-М в установленный срок составит 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором не сообщены сведения (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Также штрафом в 500 рублей будет наказываться представление неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Расшифровка семантики букв «СЗВ-М»

Буквенное сочетание «СЗВ-М» не имеет конкретной узаконенной расшифровки. Принято считать, что таково условное обозначение вида унифицированной отчетности, по которой страхователь отчитывается ПФР. Условное обозначение нашло свое отображение в надлежащей инструкции по заполнению формы. Собственно сам документ именуется как «Сведения о застрахованных лицах».

Характеристику «СЗВ-М» определяет буквенное, установленное стандартом обозначение, код. Исходя из этого, можно выделить следующую трактовку букв в данном сочетании:

1. «В» - подразумевает, что данные отчета передаются в ПФР, т. е. они «входящие». К слову, в кодировке исходящих от фонда документов имеется «И».
2. «М» - отображает отчетный период, т. е. указывает на помесячную сдачу отчета.

Формат отчетного документа с данным условным обозначением вводился постановлением № 83п от 01.02.2016. Отчитываться по этой форме обязаны все категории страхователей, у которых имеются работники. В их числе: организации со своими подразделениями, ИП, а также лица, занимающиеся частной практикой по части адвокатуры, нотариата и т. д.

Важный фактор - документальное оформление трудовых отношений. Т. е. организация может не вести деятельность, но при наличии хотя бы одного оформленного работника должна подавать «нулевой» отчет ПФР. Характер договора роли не играет. Это может трудовой либо гражданско-правовой договор. Сам факт заключения подобных соглашений свидетельствует об оформлении трудовых отношений.

К примеру, если с единственным директором (учредителем) оформлено трудовое соглашение, ему выплачивают зарплату, то СЗВ-М составляется и сдается. В то же время фонд должен будет принять за ноябрьский период текущего года отчет, в котором отображен один директор, но с ним не заключался договор.

Актуальный бланк СЗВ-М - это страница Его структура включает 4 позиции. Три из них - рядовая часть документа, а четвертая представляет собой таблицу. Настоящий формат одинаково действителен для электронного и бумажного варианта отчета.

Основные составляющие бланка - сведения о застрахованных лицах, период, за который страхователь отчитывается, и реквизиты обязанного лица. Документ может принимать следующие формы:

• исходная (версия первого отчета, сдаваемого за конкретный период первый раз);
• дополняющая (версия уточняющего отчета, дополняется и сдается после первого документа);
• отменяющая (версия отчета, которая представляется с целью аннулирования ранее поданных сведений).

Исходная форма документа сдается по месту регистрации до 15 числа месяца, следующего сразу после отчетного. Этот последний срок сдачи отчетности утвержден ФЗ №27 и действует с 2017 года. К примеру, за ноябрьский период СЗВ-М сдается до 15 декабря. За последний месяц 2017 года декабрь страхователи отчитываться будут до 15 января следующего года.

Дополняющая и отменяющая версии носят уточняющий характер, посему ограничений по срокам их сдачи не имеется. Бухгалтер самостоятельно решает, когда возникает необходимость в их подаче. Следует принять во внимание, что сдача документа после указанного выше 15 числа может повлечь за собой привлечение к административной ответственности.

Крайний срок подачи СЗВ-М с 2018 года не изменится. Так, за январский период уже нового года отчет страхователям нужно будет сдать до 15 февраля.

С 2017 года наниматель обязан будет выдать работнику копию СЗВ-М по требованию либо при его увольнении. В стандартном случае копия данного документа по обращению выдается за 5 дней. При увольнении ее отдают в день расторжения договора либо на дату увольнения. Следует принять во внимание, что наниматель должен выдать не копию всей формы, а лишь выписку по конкретному увольняемому (обратившемуся) человеку.

Особенности составления СЗВ-М

Порядок заполнения формы, как в электронном виде, так и на бумажном бланке, одинаков. Сведения вносятся по всем позициям, требования к оформлению не отличаются. Позиции 1.2,3 заполняются в обязательном порядке. Страхователь руководствуется следующими правилами:

1. Позиция »1» включает реквизиты страхователя (ИНН из 10 цифр, КПП из 9 цифр, название кратко, № регистрации в ПФР). КПП предприниматели не указывают.
2. Позиция «22» определяет отчетный месяц календарного года. В позицию вписывается цифровое значение месяца: 01 - январский период либо 02 - февральский и т. д. сообразно приведенному в позиции списку значений.
3. Код подаваемой формы прописывается в зависимости от типа формы отчета: «ИСХД» (для исходной), «ДОП» (для дополнительной), «ОТМ» (для отменяющей). Пояснения по обозначениям указаны в рассматриваемой позиции формы.
4. Позиция «4» содержит информацию по инициалам в именительном падеже, СНИЛС, ИНН каждого застрахованного лица, с которым заключался трудовой либо ГП договор. ИНН страхователь записывает только, если у него есть информация о нем. Также не пишется отчество, если оно отсутствует.

Визирует составленный документ глава организации либо ИП. Обязательно указывается его должность, подпись расшифровывается. Не допускается визирование отчета представителем.

Рядом вписывается дата составления в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Печать ставится при наличии. Сдавать готовую отчетность страхователь должен сам.

Способы подачи СЗВ-М: преимущества и недостатки

Страхователь обязан представить электронный вариант отчетности, если у него работает больше 25 человек. Если численность работающих составляет менее 25 человек, отчет подается на бумаге. В зависимости от этого выбирается приемлемый способ доставки, сдачи СЗВ-М.

Каждый способ по-своему хорош. Единственное ограничение, которое встает перед обязанным лицом, - численность работников. Так, формировать и сдавать электронную версию отчетности тогда, когда у него работает до 25 человек, не допустимо. Это будет нарушением. Соответственно и способ сдачи посредством ТКС здесь не подойдет.

И наоборот. При числе работников более 25 человек, страхователь не вправе выбрать отправку отчета на бумажном носителе посредством почтового отделения. Это будет правонарушение, за которое его накажут финансовыми санкциями.

Распространенные ошибки при составлении СЗВ-М

Большая часть ошибок при составлении формы связана именно с правильностью ее оформления, внесения полных и точных сведений. Совершенные ошибки могут быть незначительными, тогда СЭВ-М принимается фондом без их корректировки. В остальных случаях ПФР принимает отчет полностью либо частично, но обязывает страхователя исправлять имеющиеся погрешности и давать уже уточненные сведения.

Если отчет не принят, это значит, что в бланке найдены серьезные ошибки (неверный ИНН, отчетный период и др.). Тогда все ошибки исправляются, отчет сдается заново.

Включать в надлежащие позиции нужно данные тех застрахованных граждан, с которыми оформлен договор (трудовой либо ГПХ) и действие его в отчетном месяце отмечается хотя бы днем. При этом наличие начислений, выплат и удержание общеобязательных взносов по ним за этот же период не обязательно.

Если допущены грубые ошибки и фонд не принял отчетность, то, не исключено, что в отношении страхователя будут применять финансовые санкции. Стандартно за ошибку (одну либо несколько) по одному работнику ПФР вправе взыскать 500 руб.

Ответственность за не сдачу и нарушение сроков подачи СЗВ-М

Нарушение установленных сроков и порядка сдачи СЗВ-М, сдача неполной отчетности либо указание в ней ложных сведений признается правонарушением. Страхователя как нарушителя в подобных случаях привлекают к ответственности на основании ФЗ № 27, ст. 17. В качестве наказания к виновному применяют штрафные санкции.

При получении требования об уплате штрафа страхователь обязан в течение 10 последующих дней заплатить сумму по санкции. Если он этого не сделает либо заплатит частично, ПФР вправе осуществить взыскание через суд.

Перечисленные финансовые санкции могут списываться ввиду их безнадежности. ПФР идет на это тогда, когда взыскать деньги невозможно по причинам юридической, экономической, социальной направленности.

Страхователя не наказывают за правонарушение, если на момент принятия решения о привлечении к ответственности прошло 3 года (из-за срока давности). К этому времени юридические последствия прекращаются.

Пример 1. Образец составления СЭВ-М за ноябрьский период

ООО «Проект» составляет СЗВ-М за ноябрьский период текущего года. В него страхователю следует включить сведения по двум работающим у него застрахованным гражданам. Оба трудятся на основании трудового соглашения. В таблицу страхователь вносит данные по Григорьеву Валентину Петровичу (только СНИЛС, т. к. по ИНН информации нет). По второму работнику Петровской Галине Семеновне вносятся все данные.

В первой позиции записываются реквизиты ООО «Проект» (№ в ПФР, ИНН, кратко название, КПП). Отчитывается компания за ноябрь, следовательно, в надлежащей позиции по периоду вписывается «11». Далее указывается «ИСХД», т. к. отчет сдается впервые.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Обязаны ли сдавать СЗВ-М некоммерческие организации без работников?

Подавать не нужно при наличии следующих обстоятельств: в НКО нет застрахованных работающих граждан, с и. о. председателя некоммерческой структуры (товарищества, общества) не оформлен договор ГПХ (либо трудовое соглашение).