Заявления сотрудников где хранить. Сколько хранятся заявления на увольнение. Сроки хранения заявлений работников

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения заявления на отпуск (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Апелляционное определение Судебной коллегии по уголовным делам Верховного Суда РФ от 17.10.2017 N 66-АПУ17-17
Приговор: По п. п. "а", "в" ч. 2 ст. 146 УК РСФСР за разбой; п. "а" ст. 102 УК РСФСР за убийство.
Определение ВС РФ: Приговор изменен: исключена ссылка на ст. 40 УК РСФСР при назначении наказания по совокупности преступлений, так как одно из преступлений, входящее в совокупность, совершено в период действия УК РФ; смягчено наказание по п. "а" ст. 102 УК РСФСР и по совокупности преступлений, так как судом допущена ошибка в выборе редакции ст. 62 УК РФ, применению подлежала данная статья в ред. ФЗ от 29.06.2009 N 141-ФЗ. Считает недостоверной справку УВД, подтверждающую, что Г. на момент совершения преступления находился в отпуске с выездом в г. Киев, поскольку на момент ее выдачи истекли сроки хранения соответствующих документов, о чем указано в ответе его защитнику на аналогичный запрос.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы : Срок хранения заявления на отпуск

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
На основании личного заявления о предоставлении отпуска с оплатой проезда на себя и членов семьи к месту отдыха и обратно, на основании справки, выданной Главным агентством воздушных сообщений Республики Саха (Якутия), о примерной стоимости проезда Т. была предоставлена предварительная компенсация расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно. После этого на основании личного заявления Т. с ним было прекращено действие трудового договора, поскольку Т. не представил подлинники проездных и перевозочных документов, подтверждающих целевое расходование денежной суммы в виде предварительной компенсации.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: ...Сотрудник без сообщения причин совершил длительный прогул, уведомления о даче объяснений, отправленные по почте, не доставлены (вернулись по истечении срока хранения). Через месяц он прислал заявление на льготный отпуск и оплату. Каковы действия работодателя? Обязан ли оплатить отпуск? Вправе ли уволить?
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2017) "Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2017

Нормативные акты : Срок хранения заявления на отпуск

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
(ред. от 16.02.2016)
"Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) 665

Позднее, ООО "В" в адрес <...> было направлено повторное письмо исх. N 583 от 11.12.2017, по содержанию аналогичному письму исх. N 911 от 22.09.2017, которое вернулось в ООО "В" по истечению срока хранения в почтовом отделении, в связи с неполучением указанного письма <...> 29.03.2018 г. <...> обратился в ООО "В" с заявлением о заключении договора на отпуск питьевой воды (вх. N 346) и с заявлением о разъяснении причин отказа в заключении договора на поставку холодной воды (вх. N 345). Ответ ООО "В" (исх. N 297 от 11.04.2018) на указанные заявления <...> получил лично на руки 12.04.2018 г.

Руководство компании должно решить:

• передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение;
• организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов;
• поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации.

Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел » со сроком хранения 5 лет. Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия.
Таким образом, если Вы осуществляете хранение заявлений в личном деле работника, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет.
Также необходимо отметить, что во избежание различных недоразумений, приказы целесообразнее оформлять в срок, т.е.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится пон ятие персональных данных работника.
Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений. Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных.

Внимание

Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством. Нужно ли заводить личные дела сотрудников организация вправе решить самостоятельно.

Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав).

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Важно

Указа Президента РФ от 01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности». Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям.

Как правило, в состав личного дела входят: внутренняя опись документов; анкета, личный листок по учету кадров; резюме (или автобиография); копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности; справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей); копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т.

Срок хранения заявления на отпуск

• Раздел 7.3 «Охрана труда», куда включены документы об аттестации рабочих мест (хранятся 45 лет), акты расследований профзаболеваний (хранятся 75 лет), сведения об авариях (хранятся 5 лет) и др.
• Раздел 8.1 «Прием, перемещение, увольнение работников», где упоминаются трудовые договоры, личные дела и личные карточки сотрудников (хранятся 75 лет) и др.
• Раздел 8.2 «Установление квалификации работников»: аттестационные заключения, документы о присвоении классных чинов и специальных званий (хранятся 75 лет) и др.
• Раздел 8.3 «Повышение квалификации», куда вошли документы о переподготовке, планы повышения квалификации (хранятся 5 лет) и др.
• Раздел 8.4 «Награждение», куда включены документы о представлении к награждению различными типами наград, присвоении званий (хранятся 75 лет) и др.

Личная карточка работника

Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет - в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).

• Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания - тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье. Итоги Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет.

Сколько лет хранятся заявления работников

Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы. В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником. Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки.
Все записи должны быть четкими, без сокращений. Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке.

Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа "Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел " со сроком хранения 5 лет. Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия.

Таким образом, по нашему мнению, заявления сотрудников можно хранить как в папке "Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел " со сроком хранения 5 лет, так и непосредственно в Личном деле каждого сотрудника со сроком хранения 75 лет.

Подкалывать заявления работников к приказам в данном случае не нужно, т.к. приказы хранятся отдельно от заявлений.

Важную информацию о Заявлении о приеме на работу вы найдете в материале здесь.

1. Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Ситуация: Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно

По общему правилу приказы формируются в дела по видам (в одно дело по основной деятельности, в другие по личному составу) и хронологии (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. Действующее законодательство не содержит требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по своему усмотрению.

При этом необходимо учитывать, что для приказов по личному составу и для заявлений предусмотрены различные сроки хранения - 75 лет и 5 лет соответственно. Пятилетний срок установлен и для других документов-оснований к приказам по личному составу (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления, представления и др.), если они не хранятся в составе личных дел.

Таким образом, если осуществлять хранение данных документов вместе, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления и приказы группировать по отдельным делам, то дела с заявлениями можно будет уничтожать гораздо раньше, чем дела с приказами, которые относятся к документам более длительного хранения.

Такой вывод следует из пунктов 656, 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей - постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда - 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения - один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

1. Нормативно-правовая база: Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Коллеги, с которыми мы встречаемся в процессе консультационной деятельности, высказывают мнение, что, наоборот, удобнее вести личные дела абсолютно всех работников организации, поскольку все документы о трудовых отношениях с конкретным работником у работодателя хранятся вместе, как комплекс. И сотрудники, назначенные ответственными за ведение, учет и хранение личных дел, сталкиваются сейчас с такими проблемами:

• во-первых, с проблемой архивно-технической обработки личных дел, поскольку в процессе их подготовки к сдаче в архив «вспомогательные» заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и командировках, как правило, должны быть изъяты из личного дела.
• во-вторых, копии персональных документов работников (страниц паспорта, СНИЛС, свидетельства ИНН, свидетельств о браке и рождении детей), которые по привычке формируются в личные дела, не должны в них храниться, т.к. содержат персональные данные (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Состав документов личного дела в настоящее время установлен только для работников государственных органов и органов местного само­управления. Остальные организации (их кадровые службы и службы делопроизводства) самостоятельно разрабатывают и утверждают правила формирования личных дел (и не только) в зависимости от категорий работников и должностных уровней руководителей. Не только в государственных органах и органах местного самоуправления, но и в коммерческих структурах сложилось правило «делового оборота», по которому в обязательном порядке формируются и ведутся личные дела руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера и внутреннего контролера / руководителя службы внутреннего контроля. Личные дела таких сотрудников имеют постоянный срок хранения по ст. 656 а) ПТУД 1 .

Если организация комплексно решает вопрос о регламентации формирования дел, то в ситуации, которая описана в вопросе, она может вместе с номинальным и предметно-вопросным признаками формировать дела с учетом взаимосвязи документов и их одинаковых сроков хранения. В номенклатуру дел могут быть включены следующие заголовки:

Свернуть Показать

Тогда все заявления, справки-вызовы и справки, которые являются основаниями для издания приказов о предоставлении всех видов отпусков, могут формироваться в одно дело вместе с приказами, тем более в небольшой организации с небольшим объемом документооборота (см. дело № 03-05 в Примере).

Только не забудьте, что если обучение осуществляется за счет самой организации или отпуск без сохранения заработной платы длительный, например, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, то соответствующие приказы и документы-основания будут иметь 75-летний (или 50-летний, если документы были созданы в период, начиная с 2003 г.) срок хранения, и могут быть сформированы в личное дело работника (см. дела № 03-10 и 03-11 в Примере). Срок «Пост.*» в ПТУД и в нашем Примере означает, что в небольшой коммерческой организации личные дела руководителей имеют срок хранения «до ликвидации организации». А после ликвидации организации они могут быть сданы в государственный или муниципальный архив вместе с личными делами остальных работников, где будут храниться с даты поступления в архив и до истечения 50 лет со дня создания документов личного дела с проведением экспертизы ценности уже в архиве после истечения указанного срока 50-летнего хранения.

А заявление работника о предоставлении материальной помощи с положительной резолюцией руководителя должно храниться в делах бухгалтерии («документы дня», особенно в небольшой организации) вместе с приказом (или его копией) и расходным кассовым ордером как основание для осуществления бухгалтерской операции (см. дело № 06-14 в Примере).

1 Это сокращенное обозначение Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 №558).

Существует строгое регламентирование хранения на предприятиях, разных видов собственности и юрисдикции, документов, в том числе срок хранения заявления работников. Определяются сроки хранения Правилами, в которых четко расписаны все виды документации и условия их хранения и уничтожения.

В этой статье мы рассмотрим:

• как организовать хранение документации;
• общие положения хранения документов;
• какая предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения;
• как правильно хранить заявления работников;
• сроки хранения заявлений работников.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Предприятия и ИП обязаны обеспечить хранение архивной документации в том числе по личному составу, в течение установленных законом сроков. При хранении документации существует две крайности – желание избавится от ненужных на первый взгляд документов и вторая крайность - сохранять даже самые ничтожные бумажки. Как результат в отделе кадров храниться гора неразобранной документации. Если знать сроки хранения документации, то можно избежать обеих крайностей.

Организация хранения документации

Регулируется организации, комплектация и хранение документов ФЗ № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Основным нормативным документом при установлении сроков хранения и уничтожения документов организациями используется Перечень типовых управленческих документов. В Перечень входит 12 разделов, в которых отражены типовые направления функционирования предприятия и перечень документов, образующихся при однотипных управленческих функциях. Для специфических функций предприятий, отраженных в документах, существуют ведомственные перечни. Наименования типов документации располагаются виде логической последовательности и по степени значимости документов.

Общие положения хранения документов

Указанные в Перечне сроки хранения документации касаются всех организаций, не зависимо, хранится ли их документация в государственных или муниципальных архивах. Также, временный срок хранения, указанный в Положении, является общими для всех. Для организаций чьи документы поступают на хранение в архивы (государственные или муниципальные) определен постоянный срок хранения. Организации, не сдающие документацию в архив должны хранить документы таким образом:

Муниципальные или государственные предприятия и организации - 10 лет;

Частные и коммерческие организации и компании не менее 10 лет, по истечении которых срок хранения определяется законодательством или необходимостью использования документов.

Кроме того, Перечнем определен список документов, которые подлежат постоянному хранению на всех предприятиях, не зависимо от форм собственности. Такие документы, если они не поступают в архив должны хранится до полной ликвидации предприятия.

В определенных случаях в Перечне помимо указанных сроков используют особые примечания, уточняющие или комментирующие сроки и условия хранения. Примечание "до минования надобности" говорит о том, что документ имеет практическое значение и поэтому срок его хранения остается на усмотрение организации, однако он должен составлять не менее 1 года.

Примечание "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), означает, что данные документы могут представлять научное, историческое или иное значение, и поэтому должны быть переданы в муниципальные или государственные архивы, или хранится на предприятии. Данное примечание касается всех предприятий, независимо от подчинения и формы собственности.

Согласно п. 3.1 Указаний по использованию Перечня, в организациях должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) которая должна проводить работу по отбору, уничтожению и определению сроков документов.

ЭК совместно с делопроизводственной службой и архивом определяет последовательность отбора документации на уничтожение или хранение, определяют ценность документов и осуществляют надзор за выполнением решений.

Ответственность за нарушение правил хранения документов

Согласно пункту 2.11 Указаний по использованию Перечня, самовольное снижение установленных сроков хранения запрещено. Тогда как увеличение сроков хранения возможно, если этого требует специфика работы организации.

Без утверждения архивным органом документов, подлежащих постоянному хранению или нарушение сроков хранения, влечет за собой административную и правовую ответственность ст. 27 Закона об архивном деле.

Как правильно хранить заявления работников

Заявления работников, как и их личные дела хранятся в организации согласно указаний в Перечне. Так как в графе есть пометка ЭПК, то помимо хранения заявления работников подлежат периодической проверке ЭК, для определения срока дальнейшего хранения

Сроки хранения заявлений работников

В том случае, если на предприятии существует практика формирования личных дел, то заявления работников хранятся 75 лет, для руководящего звена срок определен как постоянный.

В случае если на предприятии не ведутся личные дела, срок хранения заявлений работников составляет 5 лет.

Вложенные файлы

• Заявление сотрудника о замене выдачи молока денежной компенсацией (образец).doc
• Заявление сотрудника о предоставлении другого дня отдыха за работу в выходной день (образец).doc

Доступно только подписчикам

• Заявление о выплате среднего заработка на период трудоустройства от сотрудника, уволенного по сокращению (образец).doc
• Заявление сотрудницы о продлении срочного трудового договора в связи с его окончанием в период берем (образец).doc