Трудовой договор (ТД) – основной документ, регулирующий отношения между работником и работодателем. Характер будущей работы, рабочие обязанности и функции, условия труда, порядок и размер оплаты, а также сведения о правилах трудового распорядка – таков далеко не полный перечень пунктов, которые в обязательном порядке входят в договор. Об особенностях и нюансах предоставления трудового договора работнику в 2017 году расскажет данный материал.
Из этой статьи вы узнаете:
- почему необходимо предоставления копии трудового договора работнику;
- как правильно предоставить сведения о трудовом договоре в пенсионный фонд;
- как и на основании чего осуществляется предоставлении копии трудового договора и других документов работнику;
- каков порядок предоставления трудового договора в УФМС.
Предоставление копии трудового договора
Предоставление трудового договора в пенсионный фонд
Если человек, состоящий на учете в пенсионном фонде, устраивается на работу и заключает договор, то согласно закону, остающимся актуальным и в 2017 году, он обязан уведомить об этом органы социального страхования. Лицо, получающее пенсионное обеспечение, обязан уведомлять ПФ обо всех изменениях, которые вносятся в его личную карточку . Делать это нужно в десятидневный срок. Работодатель официально принимающий на работу пенсионера обязан заключить с ним соглашение, а копию ТД предоставить в пенсионный фонд.
Какие документы обязан предоставить человек, состоящий на учете в ПФ?
В 2017 году такими документами будут:
- Трудовая книжка;
- Копия ТД;
- Справка из налогового органа, подтверждающая, что гражданин не является индивидуальным предпринимателем.
Безусловно, работодатель волен сам принимать решение, какие сотрудники будут работать в организации. Государство не вмешивается в процесс подбора и найма персонала. Однако после того как решение о трудоустройстве сотрудника принято, копии ТД должны быть предоставлены в 2017 году в Пенсионный фонд. Особенно важно в 2017 году предоставление трудового договора в налоговую инспекцию.
Предоставление копии трудового договора и других документов по заявлению работника
Такое заявление согласно статье 62 Трудового кодекса РФ работник может самостоятельно подать по месту работы. Сотрудник может потребовать предоставить копии следующих документов:
- трудового договора;
- приказов, издававшихся в его отношении;
- справку о размере своей заработной платы;
- справку о периоде своей работы и занимаемых им должностях;
- сведения о размере страховых взносов;
- характеристику.
Все указанные документы должны лично касаться данного сотрудника. Критерием здесь является наличие в документах фамилии заявителя.
Причины, по которым сотрудник требует предоставления копии ТД и других документов в 2017 году, как и ранее, можно не указывать.
Документы, запрашиваемые работникам, должны быть соответствующим образом оформлены и заверены руководством предприятия. В 2017 году они должны содержать:
- Дату и номер регистрации данного документа в компании;
- Подпись лица, утвердившего и составившего данный документ.
Если вместо основного документа выдается его копия, то обязательно приводятся данное о местонахождении оригинала. Копии заверяются подписью либо руководителя организации, либо подписью сотрудника отдела кадров, наделенного соответствующими полномочиями.
Для получения документов, указанных выше, в 2017 году достаточно составить заявление и зарегистрировать его у руководства. Можно составить заявление в двух экземплярах, один из них оставить у себя, но попросить сделать на нем отметку о принятии первого. Устный запрос согласно законодательству 2017 года не является основанием для предоставления копии ТД и других документов работнику. Все вышеуказанные документы руководство должно предоставить сотруднику в течение 3 рабочих дней.
Для чего могут потребоваться копии ТД и других документов работнику в 2017 году?
Они могут использоваться в качестве доказательств по трудовому спору. Конечно, в таком случае работодатель может и отказаться выдать эти бумаги. В таком случае подается ходатайство об истребовании доказательств.
Предоставление трудового договора в УФМС
Если руководство компании принимает на работу иностранного гражданина и заключает с ним трудовой договор, то копию ТД в 2017 году необходимо предоставить в отделение УФМС в течение трех рабочих дней.
Статус пребывания иностранца в России никоим образом не влияет на необходимость уведомления миграционных служб, т.е. информацию нужно предоставить о следующих лицах:
- временно пребывающих иностранцев, работающих по разрешению на работу и имеющих визу;
- иностранцев, работающих по патенту, не имеющих визы;
- временно проживающих иностранцев, имеющих разрешение на временное проживание;
- постоянно проживающих иностранцев, имеющих вид на жительство;
- граждан Казахстана, Армении, Белоруссии и Киргизии;
- беженцев или граждан, которым предоставлено временное убежище.
Заключение
- Наличие копии трудового договора в 2017 году является дополнительной гарантией того, что в договор впоследствии не будут внесены какие-либо изменения. Эта мера предусмотрена для защиты прав работника.
- Сведения о трудовом договоре в ПФ подаются либо самим работодателем, либо работником.
- Получить копию трудового договора и всех документов, в которых фигурирует фамилия работника можно по письменному заявлению работника без указания причин.
- Сведения о трудовом договоре в УФМС подаются обо всех иностранных гражданах, устраивающихся на работу, не зависимо от статуса их пребывания на территории РФ.
Советы Эксперта - Консультанта по вопросам Работы и Карьеры
Фото по теме
Трудовой договор представляет собой документ, заключенный между работодателем и работником.Он устанавливает определенные обязанности и отображает права обеих сторон. Копию любого вида договора, независимо от срока его действия, можно заверить. Необходимо руководствоваться набором определенных правил, которые дают возможность сделать это юридически грамотно. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере.
Что необходимо иметь
- трудовой договор (оригинал и копия);
- ксерокс;
- шило, нитки, игла;
- степлер;
- печать организации.
Краткое пошаговое руководство
Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат.Шаг -
1
Ознакомьтесь с содержанием оригинала трудового договора, копию которого необходимо заверить. Проверьте правильность написания фамилии, имени, отчества сотрудника, с которым заключен договор, его паспортные данные и адрес, обратите внимание на наличие подписи директора и печати организации, которые должны являться обязательной и неотъемлемой частью трудового договора. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
2
Используя ксерокс, сделайте копию всех страниц документа. Она должна быть односторонней и четкой. Если трудовой договор имеет несколько страниц, разложите их по порядку. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
3
Возьмите шило, сложив все страницы документа вместе. С левой стороны копии договора, не касаясь текста, проделайте два отверстия, расположенные на небольшом расстоянии друг от друга. Прошейте все страницы нитками насквозь. На последней странице обратной стороны договора скрепите нитки между собой, оставив несколько сантиметров их концов свободными. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
4
Наклейте небольшой квадратный листок белой бумаги на вытянутые концы ниток таким образом, чтобы они не были полностью скрыты. Скрепленные таким способом страницы документа избавят от необходимости заверять каждый лист договора, указывая, что копия верна. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
5
Напишите на последней странице копии трудового договора, начиная с середины приклеенного к нитям листка, слово «Верно». Ниже укажите количество листов, содержащихся в документе, обозначив их цифрами, а затем прописью, заключив в скобки. Далее напишите должность сотрудника, заверяющего документ, поставьте подпись и расшифровку, указав фамилию и инициалы, а затем дату, где число, месяц и год укажите цифрами. Печать ставить не обязательно, хотя в большинстве организаций это принято. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
6
На последней странице трудового договора поставьте пометку о том, что один экземпляр оригинала находится в организации, заверившей копию документа. В некоторых случаях принято указывать причину, в связи с которой заверяется трудовой договор. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
7
Если копия договора имеет несколько страниц, скрепленных при помощи степлера, то заверьте каждую из них в отдельности, подписывая нижнюю часть каждого листа словом «Верно». В конце договора под подписью сторон укажите должность, поставьте подпись, ее расшифровку, включающую в себя фамилию и инициалы, а также дату. Выполнив это, переходим к следующим действиям.
Шаг -
8
В случае возникновения затруднений, связанных с тем, чтобы правильно заверить копию трудового договора обратитесь в кадровый, юридический или бухгалтерский отделы организации для получения подробных разъяснений.
Надеемся ответ на вопрос - Как заверить копию трудового договора - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам в Работе и Карьере!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой -
Утеряны все трудовые договоры. Как работодателю можно их восстановить? Как правильно оформить дубликат трудового договора? Заключается ли трудовой договор заново? Работник обратился с просьбой заверить ему копию трудового договора. Как правильно эту копию заверить? Каких санкций ждать работодателю, не выдавшему на руки работнику экземпляра его трудового договора?
Утеряны все трудовые договоры. Как работодателю можно их восстановить?
В трудовом законодательстве напрямую не прописан порядок восстановления трудовых договоров. Поэтому работодатель может своими силами его разработать индивидуально для своей компании. К примеру, составить отдельный локальный нормативный акт, посвященный этому вопросу, внести соответствующую графу в Инструкцию по кадровому делопроизводству ().
Заранее можно оговорить, что если в силу каких-либо причин произойдет утрата оригинала трудового договора, оформляется его дубликат (ГОСТ Р 7.0.8-2013).Одновременно необходимо указать, на основании каких документов происходит оформление и в какие сроки.
К слову, работодатель может определить такой порядок: утерянные оригиналы трудовых договоров можно восстановить на основании экземпляров, имеющихся на руках у работников. Таким образом, если это право работодателя будет прописано во внутренних нормативных актах компании, законным будет в течение трех рабочих дней с момента обнаружения утери затребовать у сотрудников их трудовые договоры. Работодатель, руководствуясь ими, составит дубликаты и возвратит экземпляры сотрудникам. Подобные действия должны быть ограничены определенными временными рамками. К примеру, работодатель или кадровик как его представитель обязуется все сделать в течение рабочей недели.
Внимание!
В трудовом законодательстве не прописаны сроки для составления дубликата трудового договора. Срок, следовательно, может быть любым, но в пределах разумного, а не растянут на долгие месяцы.
Работодатель может дополнительно занести свои экземпляры трудовых договоров в электронную базу. Тогда в локальном нормативном акте можно прописать, что бумажные дубликаты договоров будут составляться на основании электронных документов. Значит, не придется требовать у сотрудников их экземпляры, что поможет заметно снизить бумажную волокиту.
Как правильно оформить дубликат трудового договора?
Если оба экземпляра трудового договора утеряны, как правильно оформить его дубликаты?
Повторимся, что в законодательстве нет установленного порядка оформления дубликата трудового договора. Работодатель оставляет за собой право самостоятельно создать его, прописав в локальном нормативном акте.
При создании порядка оформления дубликатов кадровик не должен забывать про следующие обстоятельства:
По правилам, подлинник трудового договора в письменной форме заключается в двух экземплярах, на которых каждая из сторон ставит свою подпись (). Значит, и дубликаты утерянных документов тоже должны быть оформлены и скреплены подобным образом. Кроме того, работник обязательно должен расписаться на дубликате работодателя, заверив этой подписью получение своего экземпляра документа.
Внимание!
Сведения, указанные в дубликате, должны соответствовать содержанию утерянного подлинника трудового договора. Необходимые для составления трудового договора сведения и условия, прописаны в Трудового кодекса.
Работодатель может также воссоздать эти сведения и условия, руководствуясь приказами о приеме на работу, почерпнув их из трудовой книжки, личной карточки или других находящихся в наличии документов сотрудника.
Заключается ли трудовой договор заново?
В отделе кадров завода утерян трудовой договор с работником, сотрудник также не нашел свой экземпляр. Можно ли заключить трудовой договор заново, не оформляя его дубликат?
Ответ утвердительный. При отсутствии в законодательстве норм по восстановлению утраченных трудовых договоров, работодатель свободен в своих действиях при решении подобной проблемы. Даже если исчезли оба экземпляра, руководитель вполне может создать и оформить новый трудовой договор с работником, не прибегая к изготовлению дубликата, однако не забывая при этом про сведения и условия, которые были прописаны в утерянном первом документе (ст.57 ТК РФ).
Дату ставим фактическую, на момент заключения и подписания договора, а отдельным пунктом, выносим дату приема сотрудника на работу. Настоятельно рекомендуется включить в текст нового договора пометку о том, что заключен и подписан он взамен утраченного.
Работник, потерявший свой экземпляр, просит работодателя выдать ему копию трудового договора. Обязана ли компания удовлетворить просьбу сотрудника?
Законодательно установлено, что на документы, связанные с работой, работодатель обязан выдать работнику копии по его письменному заявлению (). Так как перечень этих бумаг открыт, работник имеет право истребовать копию трудового договора. Работодатель обязан совершенно бесплатно в течение трех рабочих дней предоставить сотруднику такую копию после подачи заявления.
Совет
Может так получиться, что в отделе кадров совершенно случайно, по недоразумению, взяли у работника деньги за изготовление копии трудового договора. Тотчас же верните ему сумму с извинениями.
Работник обратился с просьбой заверить ему копию трудового договора. Как правильно это сделать?
Законодательно установлен порядок заверения копий (), значит выданная сотруднику копия трудового договора должна быть заверена надлежащим образом ().
Для правильного закрепления бумажной копии необходимо в нижней части листа после всех внесенных сведений написать слово «Верно» (без кавычек и прочих знаков препинания), указать должность уполномоченного лица, заверившего копию, попросить его поставить подпись и расшифровку, проставить дату заверения документа ().
Стоит ли проставлять на копии договора печать, решает работодатель, но, для придания документу юридической значимости, копия скрепляется печатью.
На требование сотрудника выдать ему нотариально заверенную копию трудового договора работодатель вправе ответить отказом. По трудовому законодательству (ст. 62 ТК РФ) он вовсе не обязан выдавать такие документы, если, конечно, подобное не прописано в локальном нормативном акте. При наличии такой записи работодатель должен выполнить требование сотрудника, при этом оплатить услуги нотариуса из своего кармана (ст. 62 ТК РФ).
Каких санкций ждать работодателю, не выдавшему на руки работнику экземпляр трудового договора?
Сотрудника приняли на работу, он подписал два экземпляра трудового договора, после чего документы были переданы руководителю на согласование. Прошло некоторое время, но сотрудник так и не получил обратно свой экземпляр договора. Грозит ли это наказанием работодателю?
Трудовой договор оформляется в двух экземплярах. И если один документ находится на хранении у работодателя, то второй непременно передается на руки работнику ().
Нормы трудового законодательства обязательны к исполнению. Если работодатель нарушает существующее правило, вольно или невольно, он может подвергнуться административному наказанию (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях).
За подобное правонарушение грозит штраф, для должностных лиц - в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб., организация, кроме штрафа от 30 тыс. до 50 тыс. руб., может быть подвергнута административному приостановлению деятельности на срок до 90 суток.
Должностное лицо, не передавшее сотруднику его экземпляр трудового договора и ранее совершавшее аналогичное правонарушение по данной статье, может быть подвергнуто дисквалификации на срок от года до трех лет.
Внимание!
Под совершением аналогичного правонарушения понимается не только повторная невыдача работнику его экземпляра договора, но и совершение иного нарушения трудового законодательства.
Когда может потребоваться копия трудового договора?
Согласно ст. 62 ТК РФ работник имеет право в любой рабочий день обратиться за документами, имеющими отношение к его трудовой деятельности, и их копиями. Трудовой договор не исключение. Обращение при этом должно быть письменным. Срок оформления копии работодателем, как сказано выше, составляет три рабочих дня с момента получения заявления.
Заверенная копия трудового договора может понадобиться работнику в следующих случаях:
- при оформлении кредита в банке (чаще всего требуется справка 2-НДФЛ, но кредитор может запросить и документы, подтверждающие трудоустройство);
- для получения визы;
- при трудоустройстве на новую работу;
- в судебном процессе;
- при подаче заявления в Пенсионный фонд РФ о назначении пенсии.
Заверенная копия трудового контракта может понадобиться и работодателю (например, при ответе на запрос контролирующего органа или участии в судебных разбирательствах). При этом стоит помнить, что дубликат договора имеет юридическую силу лишь в том случае, если заверен надлежащим образом. Если он оформлен с нарушениями, банк или иная принимающая документы сторона имеет право отказать в приеме документа.
Кто вправе удостоверять копии кадровых документов?
Перед тем как заверять копию трудового договора, важно разобраться, кто имеет на это право. Когда идет речь о заверке копий документов, исходящих от организации, имеет место представительство (глава 10 ГК РФ). Ведь копия нужна для предъявления третьим лицам, а это значит, что заверять ее могут не все.
Копию трудового контракта в организации заверить может:
- ее руководитель, т. к. именно он является ее представителем в силу закона, действуя без доверенности на основании устава. Законом допускается наличие в организации нескольких лиц, которые имеют право действовать без доверенности (это должно быть прописано в уставе компании);
- лицо, временно исполняющее обязанности руководителя (только при наличии доверенности);
- внешний или конкурсный управляющий (при банкротстве предприятия);
- любое лицо, если у него имеется действующая доверенность, в которой закреплено право заверять соответствие копий документов оригиналам (чаще всего такими полномочиями наделяются руководитель кадровой службы и главный бухгалтер).
Если работодатель — индивидуальный предприниматель, заверить копию контракта может он сам или уполномоченное им лицо (по доверенности).
Не знаете свои права?
Возможно удостоверение копии договора у нотариуса (за плату), однако такая возможность существует только в отношении документов, в подлинности которых не возникнет сомнения. Все их страницы должны быть подписаны либо прошиты и скреплены подписью в месте прошивки. Если это требование не выполнено, нотариус откажется заверять копию на основании абз. 1 ст. 45 Основ законодательства о нотариате.
Как заверить трудовой договор — дубликат: пошаговая инструкция
Чтобы заверить дубликат соглашения, нужно выполнить следующие действия:
- Проверить оригинал на наличие всех страниц.
- Сделать копии со всех страниц, используя одностороннюю печать.
- Проверить копии на читаемость.
- Сложить все страницы вместе по порядку и приступить к заверке. Здесь возможен один из вариантов на выбор:
- не сшивать документ и проставить на каждой странице надпись «Копия верна», подпись с указанием должности и Ф. И. О., реквизиты доверенности (если заверяющее лицо действует на ее основании), текущую дату, печать (при ее наличии у предприятия);
- прошить документы и сделать удостоверяющую надпись только на обороте последней страницы. Помимо сведений, указанных выше, в этом случае необходимо будет написать «Прошито и пронумеровано на (указывается количество листов в документе) листах».
Как прошить документы:
- По левому краю документа делаются два отверстия.
- Документ сшивается прочными нитками, которые скрепляются на обороте последней страницы.
- Концы ниток вытягиваются и заклеиваются небольшим прямоугольным бумажным листом таким образом, чтобы они не были полностью скрыты.
- На приклеенном бумажном листе делается удостоверяющая надпись.
Если заверка копии осуществлялась по доверенности, нужно сделать ее копию, заверив аналогичным образом. Кто ее может заверить? Если доверенность не ограничивает круг документов, которые представитель вправе заверять, то удостоверить копию своей доверенности может он сам. Если же полномочие ограничено (например, заверкой только кадровых документов), потребуется удостоверение руководителем предприятия.
Как составить заявление на выдачу копии трудового контракта?
Чаще всего процедура оформления заверенной копии трудового соглашения происходит очень просто: сотрудник устно обращается с соответствующей просьбой к работнику отдела кадров, тот сразу достает трудовой договор, снимает копии и заверяет их. На все уходит, как правило, не более 10 минут, при этом отсутствие письменного заявления от работника нарушением не является.
В случае же конфликта с работодателем работнику желательно действовать по правилам ст. 62 ТК РФ и подать заявление непременно в письменном виде. В нем необходимо отразить следующую информацию:
- Ф. И. О. и должность руководителя организации;
- наименование организации;
- должность и Ф. И. О. заявителя;
- ссылку на норму ст. 62 ТК РФ, согласно которой запрашиваемые документы должны быть выданы в течение трех рабочих дней;
- просьбу о выдаче заверенной копии трудового соглашения.
Завершается документ простановкой даты составления и подписи работника. Далее заявление следует копировать и только затем передать в кадровую службу. При подаче нужно попросить кадровиков проставить на копии заявления дату его приема.
Итак, заверенная копия трудового договора может понадобиться как работнику, так и работодателю. При этом удостоверение исходящих от предприятия документов является представительством, поэтому заверить копию трудового соглашения может только представитель организации в силу закона (руководитель или предприниматель) либо доверенное лицо с соответствующими полномочиями. Даже работник, в должностные обязанности которого входит заверка копий, без соответствующей доверенности делать этого не имеет права.
