Вопрос аудитору
Организация представила СЗВ-М в надлежащий срок. Однако спустя неделю было обнаружено, что в форме нет сведений о нескольких физлицах. Что можно сделать, чтобы избежать штрафа?
Ежемесячно не позднее 15-го числа страхователи обязаны подавать в орган ПФР сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ).
Из самой формы следует, что она подается с кодом "исхд".
Если организация после подачи СЗВ-М обнаружила ошибки, необходимо представить форму повторно за этот же отчетный период с кодом:
- "доп" – если в исходной форме сведения о застрахованных лицах были указаны не полностью. Например, если в форму включены не все работники или по ним не отражены необходимые данные;
- "отмн" – если в исходной форме сведения о застрахованных лицах были отражены неверно. Например, организация указала неверный СНИЛС или ИНН либо включила в отчетность физлиц, которые не относятся к числу застрахованных.
Следовательно, указанная в вопросе организация должна подать форму СЗВ-М с кодом "доп".
Забыли включить сотрудника в СЗВ-М. Если компания включила в отчет не всех сотрудников, то ПФР считает, что сведения по забытым людям не сдали. Чтобы исправить отчет, направьте дополняющую форму СЗВ-М только на тех работников, которых не указали в первоначальном отчете.
Если сдали СЗВ-М позже срока
Если сдадите такую форму позже срока, то фонд выпишет штраф - 500 руб. за каждого забытого человека (ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). По мнению фонда, такой штраф обоснован, ведь раньше на этих людей сведения не сдавали.
В суде удавалось отменить штрафы, когда компания самостоятельно исправляла сведения в СЗВ-М еще до уведомления ПФР (определения Верховного суда от 15.05.2018 № 306-КГ18-4768, от 02.07.2018 № 303-КГ18-99 и др.). Как редакция журнала «Главбух» помогла читателю отменить штраф за СЗВ-М, читайте в статье «Главбух оспорил незаконные штрафы за СЗВ-М».
Теперь же Минтруд внес в свою инструкцию уточнение, что без штрафа можно исправить только те сведения, которые ПФР уже принял (приказ № 385н). Правило начнет работать с 1 октября 2018 года.
Чиновники из ПФР рассказали редакции Главбуха, какие ошибки в СЗВ-М они встречают чаще других.
Первая - компании путают код периода, вторая - включают не всех сотрудников. Смотрите, как не допустить такие ошибки.
Ошиблись в сведениях сотрудников. Если неправильно указали ИНН кого-то из сотрудников, то фонд пришлет протокол с кодом ошибки «20» (постановление Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п). Если же допустите ошибку в ФИО или СНИЛС застрахованного лица, то получите протокол с ошибкой «30».
Протоколы с кодами ошибки «20» или «30» означают, что фонд принял СЗВ-М частично. Не приняли ту часть, которая касается лиц с ошибочными сведениями. По ним компания получит от фонда уведомление с требованием исправить ошибки.
Организация должна скорректировать сведения в течение пяти рабочих дней после того, как получила уведомление (п. 39 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н). Тогда штрафа не будет. Чтобы исправить ошибки, подайте дополняющую форму на сотрудника. В ней укажите сведения о работнике правильно.
- Проверяйте СЗВ‑М так, как это делают сотрудники ПФР.
- Проставьте правильные коды.
- Включайте в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ директора-учредителя.
- Сдавайте СЗВ-М за подрядчиков.
- Не паникуйте, если компании пришло письмо о штрафе, которого не должно быть.
Если сдавали отчет в последние дни срока, а когда он окончился, нашли ошибку, например в ИНН, дождитесь ответа от фонда. ПФР тоже ее обнаружит и пришлет протокол. После этого у вас будет пять рабочих дней, чтобы исправить ошибку без штрафа.
Если же подадите дополняющую форму после крайнего срока, но до того, как вам пришло уведомление, то по новым правилам фонд вправе вас оштрафовать. С октября исправлять ошибки без штрафа можно будет только в тех сведениях, которые ПФР уже принял. По новой инструкции безопаснее будет не исправлять их сразу самостоятельно, а дождаться уведомления из фонда. Только после этого сдать дополняющую форму в пятидневный срок. Тогда штрафа не будет.
Допустили серьезную ошибку в отчете СЗВ-М.
Протокол с кодом ошибки «50» означает, что отчет не приняли. Такое могло произойти, например, если неправильно указали ИНН компании.
В этой ситуации организация должна заново подать СЗВ-М с типом формы «исходная». Если не успеете исправить отчет до 15-го числа, следующего за отчетным месяцем, то вас оштрафуют на 500 руб. за каждого работника в отчете. В этой части правила остались прежними.
Все равно от ошибок никто не может быть застрахован. И чем больше сотрудников работает в компании – тем больше вероятность совершить оплошность. При этом следует помнить, что последствия для компании от неточностей в отчете, зависят от степени их тяжести.
Виды ошибок в СЗВ-М
Ошибки в проявляются при его , и по последствиям подразделяются на три типа:
- Отчет принимается и не требует исправления и вторичной подачи.
- Отчет принимается частично и есть необходимость в предоставлении допущенных ошибок.
- Отчет отклоняется, и после исправления подается.
Это можно понять по коду, присвоенному ошибке.
С кодами 10 и 20
Это незначительные ошибки, не влияющие на сдачу отчета. При приемке СЗВ-М «прощается»:
- Отсутствие ИНН сотрудника, так как его у физлица может вообще не быть.
- Написание ФИО латинским шрифтом.
- Ошибочная простановка знаков препинания (точки, скобки, дефисы, кавычки и другие символы).
- Не указано отчество.
С кодами 30 и 40
Этот уже серьезней. Ошибки данной группы требуют исправления посредством подачи дополнительного отчета СЧЗВ-М. Вот перечень таких неточностей:
- Код 40 присваивается, если в в графе сотрудников проставлены не допустимые символы, такие как лишний пробел, точка, дефис.
- 30-ый код ставится при не заполненной строке с инициалами работников.
- Несовпадение внесенных в отчет ФИО или СНИЛС с данными ПФ по этим физлицам.
- Неправильная нумерация сотрудников (не по возрастанию).
Ошибки с кодом 50
Их присутствие в отчете требует однозначной корректировки:
- При электронном отчете это ошибочная структура файла или неправильный формат электронной подписи.
- Ошибка в записи или .
- Ошибочный тип формы отчета (исходный или дополнительный).
- Ошибка в регистрационном номере от ПФР.
- Не правильно указанный отчетный период.
Ошибки в написании имени и фамилии сотрудника
Имеется в виду раздел 4, где должны быть перечислены все работники компании, попадающие в данный отчетный период. Если неправильное написание имени или фамилии в СЗВ-М было допущено, то надо:
- Отменить данную запись подачей СЗВ-М с с указанием записанных неправильно физлиц.
- И подать новый отчет с записью «доп» в 3-ем пункте и правильными инициалами.
Как их исправить
Цена каждой ошибки в отчете составляет 500 рублей. Поэтому для компаний с большим штатом сумма может оказаться внушительной. Самостоятельно исправить допущенные неточности можно, только если они были обнаружены и откорректированы новым отчетом до крайнего срока сдачи. Но когда прошел, исправления могут быть только официальные. И здесь есть два варианта:
- При не «фатальных» ошибках (код 30, 400) сданный СЗВ-М принимается, но подается дополнительный отчет по неточным позициям.
- Если ошибки серьезные (код 50) форма отклоняется и требуется ее замена.
Тля технического осуществления данной процедуры разработаны три типа формы СЗВ-М с различными кодами. Это:
- Исходный (исхд) – для первичной сдачи отчета.
- Дополняющий (доп) – для дополнения отчета при незначительных ошибках, или повторной сдачи, ели исходный отчет отклонен.
- Отменяющий (отмн) – для отмены отчета, сданного с ошибками.
Если забыли указать одного сотрудника
Такие ошибки могут происходить вследствие того, что:
- 1-го числа и поэтому его пропустили.
- Работник начал трудовую деятельность в последний день месяца.
- Работник долгое время не работает, но не уволен, например,
В этой статье мы перечислили основные ошибки, которые допускают исполнители при подготовке СЗВ-М для ПФР. Страхователи сотрудничают с разными физлицами и должны понимать, кого из них следует включать в отчет. Нужно внимательно фиксировать персональные данные сотрудников и отслеживать их изменения.
Мы рассказываем вам, как избежать ошибок при или своевременно их исправить, чтобы не платить .
Обратите внимание ! С 1 октября 2018 года изменились требования к СЗВ-М
Включение в отчет не всех застрахованных лиц
Для того, чтобы избежать ошибок в СЗВ-М, нужно четко отслеживать сроки действия договоров, на основании которых установлены трудовые или гражданско-правовые отношения страхователя с наемными работниками. Руководствоваться следует двумя правилами:
- Договор должен предусматривать вознаграждение, на которое начисляются взносы в ПФР, причем даты и периодичность выплат значения не имеют.
- Включать в СЗВ-М застрахованное лицо следует с первого по последний день действия договора включительно.
При заполнении формы надо сверить с отделом кадров или менеджером по персоналу данные о приеме и увольнении работников с бессрочными трудовыми договорами в течение всего отчетного месяца. Уволенных первым числом или принятых последним в отчет следует включать обязательно.
Включение «лишних» сотрудников
В качестве «лишних» в форму СЗВ-М иногда попадают лица, в отношении которых отчитывающаяся организация не является страхователем. Это могут быть ИП, оказывающие услуги по договору купли-продажи, или физлица, получающие выплаты по договорам аренды. Еще один вид контракта, не предусматривающий получение облагаемого вознаграждения – ученический договор. Стипендия, выплачиваемая организацией, в базу для начисления взносов не входит. Ученики в СЗВ-М не включаются.
В отношении иностранных граждан следует руководствоваться ст.7 . Не начисляются страховые взносы только на заработную плату высококвалифицированных специалистов, временно пребывающих в стране. Такие работники в СЗВ-М не включаются. Как только они получают вид на жительство и становятся уже временно проживающими, надо на их зарплату начислять страховые взносы и показывать их в отчете.
По договору ГПХ гражданин Латвии оказывает нам услуги режиссера-постановщика. У иностранца нет отчества, нет СНИЛС и ИНН. Как заполнить отчет СЗВ-М? –
Неверно указаны данные о работнике или исполнителе
Допущенная ошибка в СЗВ-М в фамилии, имени, отчестве, ИНН и СНИЛС застрахованного лица чаще всего является результатом невнимательности того, кто вводит данные в отчет. Чтобы исключить так называемый человеческий фактор существует множество возможностей.
Для тех, кто предоставляет отчет в электронном виде через оператора, предусмотрено ведение справочников сотрудников, а также опции проверки данных, например, корректности номера лицевого счета или ИНН, которые не просто являются набором цифр, а выстраиваются по определенному алгоритму.
Если у работодателя несколько или всего один наемный работник, можно воспользоваться бесплатной программой пенсионного фонда, которая так же выполняет проверки и позволит избежать ошибок. Выгружать электронный отчет не обязательно, можно распечатать форму на бумаге.
Неправильно указан отчетный период
Эта ошибка также свойственна для тех, кто сдает отчет на бумаге. Система телекоммуникационной связи контролирует этот показатель и не пропустит новую форму за тот месяц, за который уже принят исходный отчет.
Неправильная форма предоставления
Работодатели, включившие в СЗВ-М, свыше 25 человек, включая штатных сотрудников, уволенных и принятых, работающих по гражданско-правовым договорам, обязаны сдать отчет в электронном виде. За нарушение формы предоставления предусмотрен штраф 1000 руб. за документ.
При сдаче электронного отчета может возникнуть ошибки с .
Ошибка 50 в СЗВ-М: что значит и как исправить
Постановлением правления ПФ РФ № 1077п от 07.12.2016 года утверждены форматы для электронной формы отчета СЗВ-М. В таблице 7 приведены коды, присваиваемые ошибкам, обнаруженным в процессе автоматизированной проверки. Наиболее критичными являются погрешности с кодом «50», означающим, что форма полностью не принята ПФР. К таким ошибкам относятся:
- не соблюдение требований по корректному заполнению XML-документа;
- несоответствие переданного файла XSD-схеме (обычно является следствием предыдущего нарушения);
- нарушение целостности электронной подписи;
- недостоверные сведения об отчетном периоде: отмечен месяц, за который уже принята исходная форма, или месяц, который наступит позже даты проверки.
Для ошибки 50 в СЗВ-М есть один способ, как ее исправить – это переформировать отчет полностью и сдать заново, как исходную форму.
Ошибка 30 в СЗВ-М: что значит и как исправить
Код «30» в протоколе проверки СЗВ-М означает, что отчет принят частично, в нем выявлены ошибки по отдельным застрахованным лицам:
- графа ФИО не заполнена;
- данные в графе ФИО не соответствуют СНИЛС;
- СНИЛС указан неправильно, не соответствует ФИО;
- номер указанного лицевого счета числится в ПФР с пометкой «УПРЗ», то есть упраздненный, не действующий.
Для ошибки 30 в СЗВ-М есть свои правила, как ее исправить. Следует заполнить дополнительную форму только на тех застрахованных лиц, по которым допущены ошибки.
Как исправить ошибку в СЗВ-М
Корректирующей формы для СЗВ-М не предусмотрено. Для того, чтобы добавить пропущенных сотрудников, нужно создать новый отчет, указать тип формы «Дополнительная» и внести в перечень только тех, кого не в исходной. Для удаления излишне внесенных физлиц, создается форма «Отменяющая», в которую вносятся те, кого следует удалить. Способ корректировки СЗВ-М из-за ошибки в фамилии, СНИЛС, других реквизитах сотрудников зависит от того, кто обнаружил неточность отчете:
- Если ошибку заметил отправитель отчета, он составляет две формы: отменяющую с указанием только тех сотрудников, чьи данные исправляются, и дополнительную, с перечнем тех же физлиц, но с обновленными данными.
- Если требование об исправлении ошибок пришло из ПФР, отменяющую составлять не нужно, потому что отчет принят частично и указанные в запросе фонда физлица уже исключены, сведения по ним в лицевые счета не разнесены. Достаточно отправить дополнительную форму с правильными данными.
Подробно о том, как исправить ошибку в СЗВ-М, описано в инструкции, утвержденной . В июне 2018 года в нее внесены изменения, которые будут действовать с 01.10.2018 года:
- Внести самостоятельные изменения можно будет только в принятый ПФР отчет, если сотрудники фонда не выявили ошибку.
- В требовании из ПФР дается 5 рабочих дней на исправление неверных сведений без применения штрафных санкций. В новой редакции уточнено, что это касается исправлений по тем сотрудникам, которые перечислены в запросе фонда.
При подготовке и сдаче отчета за август в сентябре 2018 года эти моменты можно не учитывать.
Штрафные санкции за ошибку
Размер штрафов за нарушения, допущенные при сдаче отчета СЗВ-М, определен в ст.17 :
- За отсутствие сведений, неполные или недостоверные данные – 500 руб. за каждое застрахованное лицо.
- За непредставление отчета в электронном виде в случаях, предусмотренных ст.8 27-ФЗ, – 1000 руб. за документ.
Как ИФНС и фонды сверяют зарплатные отчеты – .
Общая сумма санкций зависит от количества застрахованных, а не от числа ошибок. Если в СЗВ-М требуется исправить ошибку в отчестве и СНИЛС сотрудника, это считается одним нарушением.
Избежать штрафов можно в таких случаях:
- Если ошибки выявлены страхователем или ПФР и исправлены до наступления крайнего срока сдачи отчета, то есть 15 числа месяца, следующего за отчетным.
- Если исправления внесены в пятидневный срок с момента получения уведомления из ПФР.
- Если страхователь самостоятельно исправил допущенные ошибки до выявления их сотрудниками фонда.
Серьезная проблема для отправителя отчета – пропущенные застрахованные лица. В отношении этих людей сведения считаются не ошибочными, а непредставленными, поэтому за добавление сотрудника после отчетной даты придется платить штраф.
11 августа Организация подала отчет СЗВ-М за июль, ошибочно указав месяц. Как теперь Организации уточнить отчет за июль, исправив отчетный месяц, и избежать штрафа?
Вопрос. 11 августа Организация подала отчет СЗВ-М за июль, ошибочно указав в качестве месяца, за который сдается отчет, август вместо июля. Был получен положительный протокол. Отправив в ПФР отчет за август 01.09, организация получила отрицательный протокол. По разъяснениями ПФР отчет, сданный 11.08, принят фондом как отчет за август. Отчет за июль считается не сданным. Правомерно ли такая позиция фонда? Может ли организация уточнить отчет за июль, исправил отчетный месяц, и избежать штрафа?
Ответ. ПФР не станет самостоятельно исправлять код периода с 08 на 07. У специалистов нет таких полномочий. Второй исходник с кодом 08 не примут. Компания получит отрицательный протокол, так как в базе фонда уже есть отчет за этот период. За несдачу или сдачу позже срока СЗВ-М за июль все равно выпишут штраф. Бухгалтер вправе подать в отделение ПФР письменные возражения к акту. Срок — 15 рабочих дней с момента получения акта. В нем указать, что «по ошибке в отчете был указан неправильный код отчетного периода - август, вместо июля 2017г. Ошибка связана со сбоем компьютерной программы. Ошибка в коде является технической и не отменяет тот факт, что отчет сдан вовремя. Мы полагаем, что 11.08.17г. нельзя сдавать отчет за август 2017г. При приеме специалист ПФР должен был перепроверять за какой месяц сдается отчет. Но никаких замечаний со стороны фонда не поступало. Данное нарушение не нанесло ущерб бюджету ПФР, никакого умысла в наших действиях не было». Если фонд не отменит штраф, то в суде его можно оспорить. Судьи придерживаются мнения, что главное организация отправила СЗВ-М вовремя, пусть и с ошибкой. Даже если ошиблись в коде месяца, за который сдавали отчет (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 19 мая 2017 г. по делу № А12-47145/2016).
В июльский СЗВ-М случайно попал код августа
Некоторые коллеги замечают ошибку в коде периода, только когда начинают сдавать следующий отчет. К этому времени сроки сдачи предыдущей формы уже прошли. Если отправить ее текущей датой, то это будет опоздание. В ПФР нам сообщили, что компания в этой ситуации тоже должна сдать исходный отчет за июль. А за опоздание заплатить штраф — 500 руб. по каждому человеку в отчете ().
Некоторые коллеги решили поступить иначе. Они не стали сдавать исходник с кодом 07. Вместо этого отправили в ПФР письмо о том, что по ошибке поставили в июльском отчете код 08 и просят исправить его в базе на код 07. Когда наступит время сдавать августовский отчет, коллеги отправят еще один исходник с кодом 08. То есть будут настаивать на том, что в прошлый раз отчитывались за июль и только теперь — за август.
Мы выяснили, какими в этом случае будут действия со стороны фонда. Самостоятельно исправлять код периода с 08 на 07 в ПФР не станут. В фонде нам сообщили, что у его специалистов нет таких полномочий. Второй исходник с кодом 08 не примут. Компания получит отрицательный протокол, так как в базе фонда уже есть отчет за этот период. Штраф за несдачу июльского СЗВ-М все равно выпишут. Рассчитать его проверяющим будет несложно. Ведь организация сдаст РСВ-1 за девять месяцев. Из него будет видно, сколько человек работало в июле.
Допустим, вы готовы оспаривать этот штраф. Тогда подайте в свое отделение ПФР письменные возражения к акту. Срок — 15 рабочих дней с момента, когда организация получила документ (ч. 5 ст. 38 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Все аргументы в защиту компании — в образце.
В СЗВ-М за июль поставили код прошлого месяца
Зачем исправлять: чтобы ПФР не заявил, что вы не отчитались, и не выписал штраф в 500 руб. за каждого сотрудника в СЗВ-М.
До 15 августа нужно сдать СЗВ-М за июль. Перед отправкой отчета убедитесь, что в нем стоит верный код отчетного месяца — 07, а не 06. А если уже ошиблись, как можно скорее исправьте отчет, чтобы избежать штрафа от проверяющих из ПФР.
Зачастую коллеги просто берут предыдущий отчет и вносят в него свежие данные. Это удобно, но у такого способа есть опасность. Если забудете обновить в отчете код месяца, то СЗВ-М за нужный период в базу фонда не попадет. Проверяющие не будут разбираться, почему вы дважды отчитались за один и тот же месяц. Когда срок сдачи СЗВ-М пройдет, они просто выпишут вам штраф за отчет, который не увидели в своей базе. Размер штрафа — 500 руб. за каждого сотрудника в отчете, так что итоговая сумма санкций может выйти внушительной (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). В суде такой штраф можно оспорить. Судьи уверены: главное, чтобы компания отправила СЗВ-М вовремя, пусть и с ошибкой. Даже если ошиблись в коде месяца, за который сдавали отчет (
