Товарная накладная на возврат может оформляться по форме, разработанной налогоплательщиком самостоятельно с учетом требований к первичному документу, установленных ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Однако часто возврат ТМЦ оформляют при помощи унифицированной формы ТОРГ-12. На ее примере мы и рассмотрим важные вопросы заполнения возвратной накладной.
В каких случаях допускается возврат товаров
Право сторон сделки на возврат товара может быть основано на законе или договоре.
Гражданское законодательство предусматривает право покупателя вернуть поставщику товары в случае их несоответствия согласованным в договоре требованиям к качеству (п. 2 ст. 475 ГК РФ), ассортименту (п. 3 ст. 468 ГК РФ), комплектации (п. 2 ст. 480 ГК РФ), упаковке (п. 3 ст. 482 ГК РФ).
Распространенное мнение, что других причин для возврата не существует, неверно: гражданское законодательство не запрещает возвращать поставленные качественные товары полностью или частично, даже если поставка оплачена покупателем. Следовательно, договором (или дополнительным соглашением к нему) могут быть предусмотрены и иные основания для возврата товаров:
- истечение срока годности;
- невозможность реализации;
- задержка оплаты;
- несоответствие качественного товара производственным целям покупателя;
- обновление ассортимента и др.
О том, как трактует возврат качественного товара Минфин, вы узнаете из материала «Какие особенности возврата товара с НДС при УСН?» .
Какими документами оформить отказ от приемки и возврат товаров
Покупатель обязан проверить количество, комплектность и качество товаров непосредственно при приемке или после нее в установленный договором или законом срок (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ). Если недостатки выявлены в процессе приемки, до оприходования, достаточно оформить акт о расхождениях по количеству и качеству полученных товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 или другой документ аналогичного содержания.
Подробнее об оформлении акта по форме ТОРГ-2 читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец» .
Если основания для возврата возникли после оприходования, в том числе на временное хранение, он должен оформляться товаросопроводительным документом — возвратной накладной.
Нужно позаботиться и о том, чтобы документально зафиксировать основания возврата. При возврате некачественного или некомплектного товара для этих целей могут подойти акты о выявлении скрытых недостатков, претензионные письма, при возврате качественных товаров по условиям договора или по дополнительному соглашению сторон сделки — предусмотренные соглашением акты, письма и прочие документы. На эти документы следует сослаться в возвратной накладной и при необходимости приложить их.
Порядок составления возвратной накладной не зависит от причины возврата. Все дополнительные обстоятельства должны быть изложены в документах, на основании которых покупатель возвращает товар, в том числе качественный, поставщику.
Заходите на наш форум, если остались вопросы. Например, обсуждаем, как правильно оформить возврат товара в случае предварительно полученного аванса.
Нюансы заполнения возвратной товарной накладной
Образец товарной накладной на возврат вы можете скачать на нашем сайте.
Поставщиком и грузоотправителем при возврате товаров выступает покупатель по договору. Ее наименование, адрес и банковские реквизиты указываются в соответствующих графах. При этом заполнение данных по грузоотправителю не является обязательным (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227@).
В графе «Грузополучатель» указываются наименование и реквизиты поставщика по договору. Он же является и плательщиком, если покупатель возвращает оплаченную продукцию и намеревается получить обратно деньги. Когда денежные расчеты не предполагаются, графу «Плательщик» можно не заполнять.
Графа «Основание» — самая важная в возвратной накладной. Здесь нужно указать содержание операции — «Возврат товаров», а также подробно перечислить:
- номера и даты накладных, по которым получены возвращаемые ТМЦ;
- номер и дату договора;
- наименования и реквизиты актов, дефектных ведомостей, писем и прочих документов, предусмотренных законом или договором.
Возвратной накладной присваивается номер в соответствии с принятой в организации системой нумерации. Если товар отправляется автомобильным транспортом, указываются номер и дата транспортной накладной.
Товарный раздел заполняется в полном соответствии с данными накладных, по которым товары были приняты к учету. Накладная должна давать возможность однозначно установить соответствие между ранее поставленным и возвращаемым имуществом. Поэтому наименование, единицы измерения и упаковки, стоимость должны совпадать с указанными в первоначальной накладной. Другими словами, товар возвращается на тех же условиях, на которых был приобретен. Но вот НДС может оказаться нулевым, если покупатель, возвращающий товар, не является плательщиком НДС. Продавец в этом случае должен будет выставить ему корректировочный счет-фактуру (письма Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473, ФНС России от 14.05.2013 № ЕД-4-3/8562@).
Руководитель (заместитель) и главный бухгалтер санкционируют отгрузку по возвратной накладной своими подписями. Факт отгрузки фиксируется подписями материально ответственного лица и получателем — представителем контрагента или сотрудником транспортной организации.
О том, как учесть НДС при возвратных товарных операциях, читайте в материале «Какой порядок учета НДС при возврате товара поставщику?» .
Итоги
Право на возврат товара покупателем возникает у него по закону (когда возвращается некачественный или некомплектный товар) или по условиям договора (например, при возврате нереализованного до истечения срока годности товара). Если недостатки выявляются еще в процессе приемки, то для возвращения достаточно оформить акт о расхождениях по количеству и качеству.
При возврате товара, оказавшегося оприходованным, документы по этой процедуре оформляются так же, как при реализации (товарная накладная и счет-фактура). Особое значение при этом придается документам, обосновывающим возврат. На них будет дана ссылка в товарной накладной на возврат, и они же послужат приложением к этой накладной. Информация о товаре в этих документах дается идентичная поступившей при поставке. Изменения могут коснуться только НДС, который покупатель, работающий без этого налога, укажет нулевым.
Это документ, который, без преувеличения, является ключевым в отношениях, связанных с расторжением договора, заключенного между поставщиком и покупателем по вопросу купли-продажи неких товаров. Именно на его основании товар возвращается продавцу по сделке, а деньги – грузополучателю (покупателю).
Оформление накладной актуально для случаев, когда указанные отношения оформлены между субъектами коммерческой деятельности. Если товар поставлялся физ. лицу, то в подготовке бумаги, о которой идет речь, нет необходимости.
Для чего нужна?
Ответить на первый вопрос можно коротко: документ необходим, чтобы законно реализовать процедуру возврата товара . Нормы, регулирующие правоотношения, содержатся в ст. ст. 468 , , и 482 Гражданского кодекса РФ .
Случаи, когда грузополучатель может предъявить поставщику претензии и вернуть товар, таковы:
В общем, если поставленный товар не соответствует условиям, определенным законом или договором, то его можно вернуть, не забыв при этом составить соответствующую накладную.
Какую форму используют?
Специальной формы для документа, утвержденной каким-либо государственным органом, не существует . Между тем, в 1998 году Госкомстат утвердил форму ТОРГ-12, которую и используют многие организации. Законодательство это допускает.
ТОРГ-12 – бланк, который не является обязательным к применению. Важнее не то, как выглядит накладная, а то, какие сведения в ней содержатся.
Как оформить возвратный документ?
Вопрос подразумевает наличие некоторых нюансов, на которых необходимо остановиться.
Кто должен составлять?
Если возникла необходимость вернуть товар, то в этом заинтересован покупатель . Соответственно, именно он должен подготовить накладную, по которой ТМЦ будут переданы поставщику.
Сколько экземпляров нужно сделать?
Логично предположить, что каждой из сторон нужен будет свой экземпляр документа. В какие-либо контролирующие или иные органы обязанности направлять документ нет.
Таким образом, возвратная товарная накладная оформляется в 2 экземплярах:
- один – для поставщика;
- другой – для покупателя, которого, по тем или иным причинам, не устроил полученный товар.
Как заполнить ТОРГ-12?
В документе нужно указать следующее :
- Номер и дату подготовки бумаги.
- Реквизиты организации, осуществляющей возврат. В том числе, нужно указать и банковские данные (расчетный счет, ИНН, КПП, БИК и т. д.).
- Реквизиты поставщика. Их нужно указывать в графе «Грузополучатель».
- Адрес места разгрузки. Это может быть, например, адрес, по которому у поставщика находится склад.
Типичная ошибка: покупатель указывает юридический адрес поставщика, несмотря на то, что товар планируется разгрузить в другом месте.
- Данные о поставщике. Им, в данном случае, является покупатель, а не организация-продавец.
- Сведения о плательщике, которым в отношениях возврата будет являться грузополучатель – первоначальный поставщик.
- В графе «Основание» указываются реквизиты документа, на основании которого изначально возникли отношения между сторонами.
- Данные о возвращаемом товаре: вид, количество, цена, упаковка и так далее.
Ниже указывается общее количество товара и его стоимость.
Подписание
На накладной ТОРГ-12 должны стоять следующие подписи
:
- Уполномоченного представителя грузоотправителя. Необязательно это будет подпись руководителя.
- Аналогичного лица, действующего от имени грузополучателя.
Подпись нужно расшифровывать.
Спорным является вопрос о том, нужна ли печать на документе.
Доводы за печать :
- В самом бланке ТОРГ-12 место для оттиска есть. Оно обозначено буквами «М.П.»
- В приказе Госкомстата разъяснено, что печать ставить нужно.
- Отношения по возврату товара возникают между двумя субъектами коммерческой деятельности.
Все документы должны быть оформлены так, чтобы к ним нельзя было придраться.
Аргументы против :
- Что означают буквы «М.П.» нигде не разъясняется.
- ФЗ «О бухучете» не говорит о том, что печать нужно ставить обязательно.
Учитывая изложенное, можно дать следующую рекомендацию: печать на документе лучше поставить. Это не будет лишним. Процедура быстрая и устраняет риски возникновения ненужных неприятностей.
Как зафиксировать факт составления?
Особых требований законодательство не устанавливает. Практикующие бухгалтеры со стажем рекомендуют распечатать реестр бумаг, о которых идет речь, подготовленный в 1С, и фиксировать в нем факт подготовки каждого из возвратных документов.
Нужно ли хранить данный документ?
Очевидно, да. Он является первичным отчетным бухгалтерским документом, который подтверждает факт того, что товар был возвращен поставщику, а деньги – получены покупателем. Срок хранения согласно ФЗ «О бухучете» — 5 лет . Иначе, как отчитываться перед налоговой?!
Таким образом, возвратная накладная – довольно важный документ, от правильного составления которого зависит многое. В её оформлении больших сложностей нет, но есть свои нюансы, которые нужно учитывать, чтобы не нажить проблем.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
При надлежащем качестве товара или поставляемой продукции важно вернуть отдельно взятые образцы или всю партию. Для этого требуются соответствующие документы. А именно необходимо оформить возвратную накладную. На сегодняшний день унифицированной формы для данной операции нет. Но существует особые бланки таких будет всего три: ТОРГ-12, ТОРГ-2 или ТОРГ-3.
Стоит сказать и о том, что в розничной торговле нет необходимости оформлять данную накладную. Достаточно предъявить чек, гарантийный талон или заявление покупателя. Но для более крупных партий и учёта больших поставок, необходимо будет провести составление возвратной накладной.
На данный момент времени возвратная накладная — это возможность вернуть партию товара, заполнив соответствующих образец. Основанием может быть несоблюдение сроков поставки или отсутствие заявленного качества на продукцию и отдельно взятую партию изделий. Также причиной оформления возвратной накладной может послужить не соответствие количеству поставлено продукции или повреждение упаковки отдельно взятой партии. Также, есть необходимость выписать документы в количестве двух экземпляров. Один из которых остаётся у покупателя, а другой направляется самом продавцу.
Стоит отметить и дополнительные причины для возврата товаров, и продукции, по которым может составляться возвратная накладная:
- Просрочка товара, в процессе длительной доставки или нахождении на таможне;
- Реализация невозможна, с наличием существенных повреждений в процессе транспортировки;
- Планомерная задержка оплаты, за поставляемую продукцию;
- Комплексное несоответствие ранее заявленным характеристикам товара и отдельно выбранным элементам продукции;
- Полноценно обновление ассортимента и появление новой продукции от аналогичного производителя;
- Окончание сроков лицензии и соответствующих документов, подтверждающих качество поставляемой продукции.
Как оформлять возвратную накладную поставщику
В роли поставщика или же грузоотправителя при процедуре возврата товаров должна выступать отдельная организация. Это будет иметь значение в заполнении каждого из пунктов возвратной накладной.
Последовательность выполнения операции:
1. В бланк вписывается наименование поставщика или же грузоотправителя.
2. Указывается адрес компании и реквизиты для банковского перевода, указываются в ниже расположенных пунктах.
3.
При заполнении пункта «Грузополучатель», требуется указать наименование и реквизиты самого поставщика, которые были ранее заявлены по договору.
(Так как он не выступает лицом, оплачивающим все процедуры по налогам и сборам, ведь покупатель возвращает оплаченную ранее продукции и ему будут возвращены все вложенные средства).
4. В случае, когда платеж не произведен графу «Плательщик» нет необходимости заполнять.
5. Далее следует графа «Основание». Она будет являться основанием и самым важным пунктом. Тут необходимо детально описать причины возврата продукции, с указание всей сопутствующей документации на партию или отдельно взятую продукцию:
- номера и даты накладных, именно возвращаемые ТМЦ;
- номер и дату составленного договора на данную продукцию или партию;
- перечень реквизитов актов, с дефектном ведомостей, соответствующих писем и прочей документации с учетом законодательства или имеющегося договора.
Для составленной возвратной накладной выставляется номер, с учетом существующей нумерации данного вида документов в компании составившей акты. Дополнительно если обратная отправка производиться автомобильным транспортом, есть необходимость указывают номер и необходимую дата сопутствующей накладной. После чего будет выставлен счет фактура на транспортные расходы по обратной транспортировке продукции.
Также стоит отметить, что:
- Указанный товарный раздел, заполняется учитывая данные по накладным, где указаны бракованные партии товара, которые уже внесены в учет покупателя.
(Таким образом накладная должна позволить составить процентное соотношение ранее поставленной продукции и той, которая будет возвращена. Все ед. изм. и цена по продукции должны быть идентичны, что в накладной. Так как продукция вернется на тех же условиях, что и был отправлен покупателю). - После чего представитель компани и гл. бухгалтер проверяют отгрузку. Фиксируя соответствие подписями. Также есть необходимость зафиксировать процесс получения продукции, представителями транспортной организации.
Формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12
Как токового одного образца накладной на возвращение товаров и продукции не предусмотрено. И только от того. Принята ли продукция и товар ненадлежащего вида, качества на учет или же брак был выявлен на момент приемки партии товаров применяться различные бланки. А именно:
- ТОРГ-12;
- ТОРГ-2 (заполняется на отечественные товары) или ТОРГ-3 (заполняется на импотрные товары).
В решении, когда продукция или доставленный товар уже принят на учет компании заказчика или покупателя и несоответствие обнаружили в процессе детального обследования документации или же обследования отдельно взятой партии. То будет оформлен бланк в соответствии с ТОРГ-12.
В противном случае, когда выявленное нарушение качества или же количества поставляемой продукции было во время самой приемки. То не будет необходимости в оформлении бланка по форме ТОРГ-12 и он не составляется. Потребуется написать акт об выявленном и установленном расхождении по ненадлежащему количеству и качеству.
Тогда при приемке всех доставляемых товаров и изделий будет нужна накладная по форме ТОРГ-2. Она применяется для отечественных товаров и продукции. В случае с использованием импортируемых видов изделий и товаров применяют или ТОРГ-3. При этом всем приемщик должен будет выполнить отметки в накладной, выставленной от поставщика.
В процессе заполнения данных актов важно точно указать все критерии и количество повреждений или имеющихся недостач.
Форма возвратной накладной: скачать бланки и образцы
Предложенный бланк позволяет зафиксировать необходимые параметры по возвращаемому товару или продукции. Также зафиксировать параметры товара. Давая возможности избежать неурядиц в судебном разбирательстве. При этом
Такие пункты, как:
- «грузоотправитель»;
- «грузополучатель»;
- «поставщик»;
- «плательщик»
Позволят выявить всю последовательность доставки товаров. Давая возможности выявить виновного в некачественной поставке или случаи повреждения в момент транспортировки или погрузки продукции.
Пункт «Основание», позволит понять причину возврата товаров и продукции и обратной отгрузки, с указание дополнительно документации и номенклатуры всей партии или отдельно взятой продукции. При этом есть отдельно взятая таблиц, где будет указано: количество изделий, единицы измерения, стоимость и все расходы по транспортировке.
К данной форме прикрепляться дополнительно ксерокопии накладных и сертификаты качеств, если такие имеются на выбранную партию или отдельно взятую продукцию. Давая возможности сверить причины и варианты несоответствия, указанные в пункте «Основание».
Смотрите видео, как создать возвратную накладную:
Статьи по теме:
Интернет-сервис «Мое дело»: реальная помощь бухгалтеру
Любой купленный товар можно вернуть - для этого оформляется возвратная накладная поставщику. Образец и бланк можно бесплатно скачать в МоемСкладе, а если не знаете, как заполнить, - читайте нашу инструкцию.
Бесплатно скачать бланк возвратной накладной в excel
Чаще всего возвращают некачественный товар, но причины возврата могут быть разные:
- истек срок годности,
- невозможно продать товар,
- задержка оплаты и другие.
Возвратная накладная: образец
«Возвратная накладная поставщику» - это неформальное название. Чаще всего берут форму ТОРГ-12.
Можно взять и другой бланк:
- ТОРГ-2 - для оформления российских товаров до того, как вы поставили их на учет,
- ТОРГ-3 - для таких же операций, но для импортной продукции.
В 2019 году возвратная накладная должна содержать:
- номер и дату составления,
- наименование продавца и покупателя,
- основание для возврата,
- характеристики товара: название, количество, единицу измерения,
- сумму,
- подписи сторон.
Нужно оформить два экземпляра документа.
Если недостатки обнаружились в процессе приемки, возвратную накладную оформлять не обязательно - достаточно акта о расхождениях по количеству и качеству .
В сервисе МойСклад можно бесплатно скачать не только бланк возвратной накладной, но и другие унифицированные формы: счета, накладные, ТТН, акты, счета-фактуры, кассовые ордеры и прочие.
Все документы можно составлять и внутри сервиса, есть интеграции со всеми популярными системами документооборота - вы можете сразу отправлять бланки контрагентам, не скачивая их на компьютер. Таким образом, вы экономите до 70% времени на бумажной работе и получаете архив со всеми созданными документами.
Оформить возвратную накладную несложно, но иногда возникают вопросы. Ответим на самые распространенные.
Как оформить возвратную накладную поставщику, если товар отправляли автомобильным транспортом?
В графе «Основание возврата» укажите номер и дату транспортной накладной . В остальном документ заполняется как обычно. Бесплатно скачать бланк возвратной накладной в excel можно
Товарная накладная ТОРГ-12 - это документ, которым сопровождается поставка товарно-материальных ценностей. Форма не является обязательной для применения.
Что такое форма ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ 12 довольно часто применяется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (ТМЦ), измеряемых в штуках или весе. Руководитель организации может не использовать данную форму (см. ФЗ-402 «О бухучете»). Товарная накладная (скачать ее можно будет ниже) имеет ряд преимуществ, о которых расскажем в этой статье.
Скачать ТОРГ 12 можно в конце статьи.
Форма товарной накладной ТОРГ 12 входит в альбом унифицированных форм (ОКУД 0330212). Однако с вступлением в силу закона 402-ФЗ первичные документы не обязательно должны быть унифицированной формы. Достаточно того, чтобы документ содержал весь перечень обязательных реквизитов, поименованных в законе.
Однако унифицированная форма ТОРГ 12 (скачать бланк можно ниже) настолько удобна, что многие предприниматели не отказались от использования этой товарной накладной по нескольким причинам:
- Она привычна и понятна.
- Отвечает требованиям нормативных актов.
- В случае необходимости товарная накладная послужит основанием при решении спорных ситуаций, например, претензий к качеству приобретенного товара (Закон № 2300-1).
- Подтверждает факт получения или отгрузки товара (ст. 458 ГК РФ ).
- Является обоснованием принятия НДС.
- Служит подтверждением истечения гарантийного срока (Закон № 2300-1) и т. д.
Основание для оформления товарной накладной ТОРГ-12
Если предусмотрена продажа товара, то основанием оформления товарной накладной является договор.
Как правило, цена и количество передаваемой продукции указываются в договоре или в приложениях (спецификациях). Возможен вариант, когда по условиям договора цена товара определяется действующим прейскурантом компании, а количество — в заявке от покупателя.
Альтернативой формой является универсальный передаточный документ (Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/).
Товарная накладная ТОРГ-12, правила заполнения
Товарную накладную ТОРГ 12 составляет продавец. Форма содержит информацию о продавце, покупателе, наименовании товара, его количестве и стоимости, сведения о материально-ответственных лицах, которые товар отгрузили и получили.
Графа накладной ТОРГ 12 |
Накладная ТОРГ 12, правила заполнения |
Организация-грузоотправитель, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты |
Наименование вписывается и полное, и краткое. |
Максимально полная информация (наименование, контактные данные). |
|
Поставщик |
Полное и краткое наименование, адресные и банковские данные. |
Грузополучатель |
То же, что для поставщика. |
Плательщик |
Указывается организация-покупатель (если самостоятельно покупает и оплачивает груз). |
Основание |
Указываются данные договора или заказа-наряда, на основе которых состоялась сделка. |
Коды ОКУД и ОКПО, вид деятельности по ОКДП |
Указываются коды, присвоенные организации органом статистики при постановке на учет. |
Табличная часть ТОРГ 12 |
Поставщик перечисляет реализованные товары, их единицы измерения и количество, массу брутто и нетто, цену и ставку НДС. Здесь же указана сумма товара с НДС и без него. |
Груз получил грузополучатель |
Подпись руководителя или сотрудника, имеющего право подписи (приказ, доверенность). |
Груз принял |
Подпись материально-ответственного лица, принимающего товар (кладовщик, водитель, менеджер и пр.). |
По доверенности № |
Данные доверенности сотрудника, получившего груз. Не заполняется в случае, если в строке «Груз получил грузополучатель» расписался руководитель. |
Груз получил грузополучатель |
Заполняется в случае получения груза руководителем организации. |
Место печати со стороны поставщика |
Проставляется печать поставщика, при ее наличии. |
Место печати со стороны грузополучателя |
Проставляется печать грузополучателя. Если груз получен по доверенности, то печать не обязательна. |
Показатель даты |
Фактическая дата отгрузки должна совпадать с датой в накладной. |
Сроки хранения документа
Срок хранения накладной бухгалтер должен начать отсчитывать после окончания отчетного года. Для определения срока обратимся к ст. 17 402-ФЗ: для всех первичных документов этот срок составляет пять лет. Необходимо придерживаться его и для накладной ТОРГ 12, но только в том случае, если данным документом организация не подтверждает размер убытка, переносимого на будущее. Если же это происходит, то, в соответствии со ст. 283 НК РФ , документ может храниться дольше.
Ответственность за составление и учет
Сотрудники организаций должны обращать внимание на детали заполнения документа. Зачастую это помогает минимизировать правовые и налоговые риски компаний.
Обратите внимание на печать! Так, например, печать не является обязательным реквизитом (не поименована в списке обязательных реквизитов в 402-ФЗ). Но в товарной накладной ТОРГ 12 печать должна стоять, т. к. она предусмотрена формой. По данному вопросу могут возникнуть разногласия при зачете НДС с налоговой инспекцией. С другой стороны, если грузополучатель получил товар по доверенности, заверенной печатью организации, то в накладной ее ставить не обязательно. В этом случае достаточно прикрепить к накладной доверенность и обеспечить хранение этих двух документов вместе.
Лица, которые подписали накладную со стороны продавца и грузополучателя, несут, в том числе, и уголовную ответственность в случае, например, хищений или краж товара. Поэтому бухгалтерам необходимо обращать особое внимание на наличие всех необходимых подписей в документе при принятии его к учету.
ТОРГ 12 также заполняется покупателем в случае возврата товара поставщику. В данном случае происходит «обратная» реализация. Правила заполнения документа в этом случае остаются неизменными.