Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.
Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:
- внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
- доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.
Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.
Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.
Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.
Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.
Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.
И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.
Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.
Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.
Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.
Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.
Полный текст семинара читайте в журнале "Главная книга. Конференц-зал" 2015, № 03
оформляется в соответствии с нормами ГК РФ с учетом особенностей конкретных разновидностей правоотношений. Изучим специфику данного документа подробнее.
Законно ли подписание документов за директора?
В случаях, когда это не запрещено действующими на момент подписания нормами законодательства - вполне. В доверенности прописывается объем полномочий, которые доверенное лицо вправе реализовывать при подписании документов от имени директора. При этом такой объем не должен быть необоснованно завышен (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 05.11.2015 № Ф04-24878/2015).
Доверяя какому-либо лицу подписание определенных документов, директор должен быть уверен (и иметь доказательства на случай претензий со стороны), что обойтись без соответствующей доверенности нельзя и что сам он объективно не может подписать данные документы. Например, в силу того, что уезжает в другую страну и вынужден передать свои ключевые полномочия лицу, которое остается в России).
Вместе с тем существуют документы, которые вправе подписывать только директор - без передоверия, в силу положений законодательства.
Какие документы компании не подписываются за директора?
Речь идет о документах, которые:
В соответствии с подп. «а» п. 1.3 ст. 9 закона «О государственной регистрации» от 08.08.2001 № 129-ФЗ, направлять такие документы имеет право директор или иное лицо, которое вправе действовать от имени юрлица без доверенности.
Кроме директора таким правом наделены учредители, конкурсные управляющие, руководство юрлица, которое является учредителем регистрируемой фирмы, а также лица, уполномоченные регистрировать организацию по закону или в силу действия норм, установленных государственным или муниципальным органом власти.
2. Подписываются в соответствии с уставом организации только ее руководителем.
Например, это может быть бухгалтерская и финансовая отчетность. Если же в уставе нет нормы о запрете передачи полномочий директора на подписание отчетности, то доверенность может быть оформлена (письмо ФНС от 27.06.2013 № ЕД-4-3/11569).
Где скачать образец доверенности на исполнение обязанностей директора?
Загрузить заполненный образец доверенности на генерального директора вы можете на нашем сайте.
В данном документе приведен механизм передачи доверенному лицу ключевых полномочий руководителя - связанных с подписанием договоров и документов, применяемых в рамках оформления хозяйственных сделок.
В ряде случаев для вступления в правоотношения доверенного лица круг делегированных ему полномочий требуется существенно расширить. Например, если требуется подписываться за директора в рамках процессуальных правоотношений - как в рамках гражданских споров (ст. 54 ГПК РФ), так и в рамках споров арбитражных (п. 2 ст. 62 АПК РФ). Отдельные требования к составлению доверенности на представителя установлены и административно-процессуальным законодательством.
Итоги
Директор вправе доверить подписание документов от своего имени другому лицу, если это явно не запрещено законом. Перечень полномочий директора по доверенности следует детально конкретизировать.
Узнать больше о порядке делегирования полномочий в корпоративных правоотношениях вы можете в статьях:
- ;
- .
При выполнении своих обязанностей руководитель фирмы или предприятия зачастую вынужден подолгу отсутствовать на своём рабочем месте. Даже если директора нет всего один день, то всё равно, в течение дня, может возникнуть срочная необходимость в том, чтобы он подписал те или иные договоры. Для того, чтобы работа компании не останавливалась при отсутствии директора, существует такой вид доверенности, как доверенность на право подписи документов. Благодаря наличию такой бумаги, фирма спокойно работает даже в отсутствие директора на рабочем месте.
Когда возникает надобность в таком документе?
Понятно, что доверенность на подписание документов за генерального директора необходима в условиях когда он не находится на рабочем месте. Давайте разберёмся, кто же может являться доверителем.
В соответствии с существующим законодательством написать такую бумагу может:
- юридическое лицо (возможность подписать эту бумагу имеют руководители или учредители, согласно уставным документам);
- индивидуальный предприниматель;
- физическое лицо.
Зачастую такая бумага выдаётся работнику, который отправляется в командировку, чтобы он мог полноценно заключать договора от лица компании, во время поездки.
Также такой документ выдаётся, если руководитель в силу тех или иных обстоятельств отсутствует на рабочем месте.
Без доверенности на право подписания просто не обойтись в следующих ситуациях:
- при получении сотрудником товарных или материальных ценностей;
- при принятии коммерческих предложений, договоров и различной иной документации (при отсутствии руководства);
- при составлении документов на выдачу заработной платы, её начисления, составлении отчётов и тому подобного;
- при составлении любых других документов, на которых должна стоять подпись директора.
Доверенность на право подписи документов за директора – необходимый документ, когда руководитель предприятия регулярно покидает свое рабочее место. Она позволяет доверенному лицу подписывать документы во время его отсутствия, в результате чего будет предотвращен риск сбоев в деятельности компании и простоя производства.
Он нужен для того, чтобы доверенное лицо директора получило право оставлять подпись в официальных бумагах, имеющих отношение к хозяйственной деятельности организации.
Иногда доверенность на право подписи документов оформляется для работника, которого собираются отправить в командировку. На основе бумаги он будет представителем интересов предприятия перед ее партнерскими компаниями. Лицо получит право ставить подпись от имени директора на контрактах и соглашениях, которые впоследствии станут основой для выполнения определенных работ, поставок товаров и т. д.
Есть несколько ситуаций, требующих выдачи рассматриваемой бумаги:
- наличие документов, на которых отсутствующий директор должен поставить подпись;
- передача материальных ценностей, товаров доверенному лицу;
- подпись коммерческой документации, предложений, договоров – всех бумаг, составляющих документооборот компании, которые имеют отношение к оформлению отчетов, начислению и выплате зарплат (в данной ситуации составляется доверенность за главного бухгалтера, если тот вынужден на время покинуть свое рабочее место);
- желание руководителя делегировать часть своих обязанностей для того, чтобы освободить себе время на другие виды работ.
Продолжительность действия и порядок прекращения
Российское законодательство утверждает, что продолжительность действия не может превышать 3 лет. Если она не указана, то наибольшее время, в течение которого доверенное лицо наделяется соответствующими правами, – 1 календарный год (начало отсчета – дата выдачи).
Важно! Когда указана продолжительность времени, превышающая 3 года, она все равно будет иметь 3-летний срок действия.
Есть несколько ситуаций при досрочном окончании действий:
- сотрудник, обладавший данными полномочиями, был уволен, потерял трудоспособность, погиб;
- сотрудник отказался от рассматриваемых полномочий, оформив свой отказ в письменной форме;
- руководитель по определенным причинам отозвал и аннулировал ее;
- доверитель лишился дееспособности, погиб;
- коммерческая организация лишилась статуса юрлица;
- была проведена реорганизация доверителя;
- произошло банкротство участников заключения договора;
- одна из сторон начала злоупотреблять своими полномочиями.
Существуют 3 вида доверенности, которые утверждены ГК РФ, – генеральная, разовая и специальная.
Наиболее широкими полномочиями сотрудника наделяет генеральный вид. Последний получает право представлять организацию во всех деловых сделках, заключать соглашения от имени руководства, подписывать важную документацию.
Разовый вид требуется работнику для того, чтобы он выполнил определенное действие – например, получил товар, заключил сделку в деловой поездке.
Специальный вид необходим, когда сотруднику необходимо выполнить определенное действие, порученное начальством, несколько раз.
Есть отдельный вид – с правом передоверия. Он предоставляет доверенному лицу передоверять свои полномочия, предварительно уведомив об этом доверителя. При составлении такой доверенности заверение у нотариуса не обязательно – оно нужно только тогда, когда доверенное лицо решит делегировать свои полномочия другому сотруднику. Срок действия передоверия не превышает период, установленный у первоначальной деловой бумаги. Если он не указан, то продолжительность действия равна ровно одному календарному году с даты составления.
Где найти образец
Бланк доверенности доступен по следующим ссылкам:
Порядок и особенности составления
Доверенность имеет 2 особенности составления, определенные ГК РФ:
- пишется на бумажном носителе;
- должна содержать требуемые реквизиты, описывать права доверенного лица (при этом допустима свободная форма доверенности).
Чаще всего компании самостоятельно составляют форму и утверждают бланк со своим фирменным знаком – унифицированного образца не существует.
К реквизитам относятся:
- наименование компании, данные о ней (юрлицо, ОГРН, устав организации, адрес, а также информация о начальстве);
- место написания (указывается город);
- дата оформления;
- продолжительность действия;
- данные о доверенном лице (информация из паспорта, идентификационный номер, должность);
- список официальных бумаг, которые уполномоченный вправе подписывать от имени директора.
В конце директор ставит подпись и печать.
При написании генеральной разновидности официальной бумаги также требуется указать пункт о том, вправе ли доверенное лицо передоверить свои полномочия.
Есть особенности составления рассматриваемой бумаги за главного бухгалтера. В обязанности этого сотрудника входит контроль над составлением отчетов и их отправкой в соответствующие органы, оформлением первичного учета, движением документов по организации и т. д. Если он отсутствует, то его обязанности передаются сотруднику с соответствующим образованием (экономическим), который способен выполнять данную работу на должном уровне и знаком с текущим законодательством РФ.
При составлении подобного типа документа требуется указать ряд реквизитов:
- данные о компании;
- дата, когда была составлена официальная бумага;
- продолжительность действия (чаще всего она выдается исключительно на период отсутствия бухгалтера);
- данные о лице, наделяемом полномочиями (паспортная информация, идентификационный номер, должность).
В конце директор ставит свою подпись и заверяет ее печатью.
Нужно ли нотариальное заверение
Заверение у нотариуса требуется для тех документов, которые предполагают проведение нотариально удостоверяемых сделок. Поскольку генеральный тип доверенности предполагает заключение сделок, в число которых входят и нотариально заверяемые (например, договор ренты), то в этом случае требуется заверение у нотариуса.
Помимо этого, нотариальное заверение необходимо оформить в том случае, если бумага выдается от ИП наемному сотруднику.
Нотариус для заверки потребует паспорта сторон, экземпляр доверенности. Могут понадобиться и другие справки.
Вывод
Таким образом, доверенность на право подписи наделяет сотрудника определенными полномочиями. Есть особенности ее составления и ситуации, когда она аннулируется.
По общему правилу документ, в котором отображается воля того или иного лица (например, договор или заявление), должен быть подписан им лично. Но в некоторых случаях допускается передача права подписи путем оформления доверенности. Как именно это происходит, будет описано дальше.
Мы расскажем о том, кто и на кого может выдать такой документ и как правильно его оформить. Кроме того, нами подготовлены образцы доверенностей на право подписи для разных ситуаций, воспользовавшись которыми, можно ускорить и упростить подготовку собственного документа и при этом избежать потери каких-либо важных реквизитов.
Кто и на кого может выдать доверенность на право подписи?
Доверенность, наделяющая лицо правом подписания документов, может выдаваться как от имени как компании, так и гражданина. На предприятии правом подписи обладает руководитель (генеральный директор, президент и т.д.), а также главный бухгалтер. При их временном отсутствии в связи с командировкой, больничным, отпуском или по другой причине оформляются доверенности на подпись документов заменяющими главного директора и бухгалтера лицами из числа сотрудников компании. Это одна из форм доверенностей на представление интересов юридического лица. По такому документу предоставляется возможность выступать от имени компании при заключении различных сделок.
Такую доверенность может выдать и физическое лицо (как зарегистрированное в качестве частного предпринимателя, так и не ведущее бизнес), уполномочив тем самым кого-либо на подписание разного рода заявлений, в том числе исковых, договоров и других документов.
В качестве лица, которому предоставляются полномочия по подписи официальных бумаг, может выступать дееспособный гражданин, то есть достигший 18-летия. Если подписывать документы нужно от имени генерального директора или главного бухгалтера, доверить это можно только сотруднику компании.
Особенности составления доверенности на подписание документов
При оформлении доверенности на подпись необходимо следовать общим правилам составления подобных документов (в частности, установленным в Гражданском кодексе). При этом форма может быть произвольной, в том числе электронной. По желанию лица, выдающего доверенность, она удостоверяется у нотариуса. В тексте должна присутствовать следующая информация:
- Название . Чтобы не возникало разночтений и было сразу понятно, каким объемом полномочий наделяется представитель, в названии следует уточнить, что доверенность выдана с целью подписания определенных документов.
- Место оформления . Упоминается населенный пункт, где подписывается доверенность.
- Сведения о доверителе . Если составляется доверенность на право подписи за генерального директора, указывается информация о компании: ее наименование, местонахождение и регистрационные данные. Кроме того, упоминаются фамилия, имя и отчество генерального директора. При оформлении доверенности на право подписи от имени физического лица указываются его фамилия, имя, отчество, паспортные данные и место проживания. Могут быть упомянуты и другие данные.
- Информация о лице, которому предоставляется право подписи : фамилия, имя, отчество, место проживания, должность, паспортные данные. С целью улучшения идентификации лица могут указываться и другие сведения, например дата рождения.
- Суть полномочий, которые получает представитель . Это может быть право подписи от имени генерального директора, главного бухгалтера, частного предпринимателя или другого физического лица определенных видов документов либо одного конкретного.
Важно: чтобы избежать превышения представителем своих полномочий, необходимо четко прописать рамки, в которых он может действовать. Если необходимо подписать только один документ, то нужно подробно описать, какой. При передаче полномочий на постоянное подписание бумаг стоит внести в доверенность их исчерпывающий перечень.
- Дата составления . Этот реквизит критически важен, поскольку без его указания доверенность считается недействительной. Если не указана дата выдачи доверенности, невозможно определить, когда она утрачивает свою силу.
- Срок действия доверенности . В законе нет никаких ограничений по поводу такого срока, и доверитель может по собственному усмотрению его выбирать. Причем можно не только указать дату прекращения действия документа или период, когда он действует, но и событие, при наступлении которого он теряет силу. Срок может и не упоминаться. В таком случае доверенность будет действовать 3 года.
- Подпись физического лица, если доверенность выдается для подписания документов от его имени, или генерального директора компании, когда он передает соответствующие полномочия.
Для оформления доверенности на право подписи следует предварительно подготовить определенные бумаги:
- Паспорт лица, которому будет доверено подписание бумаг.
- Паспорт доверителя.
- Учредительные документы юридического лица.
- Документы на имущество (если предполагается подписание соглашения о его отчуждении).
Образец доверенности на право подписи документов
Ниже представлены разные образцы.
Доверенность на право подписи документов ИП
Доверенность на право подписи документов директора
Доверенность на право подписи документов физического лица
В рамках рассматриваемой темы об оформлении доверенностей полезным будет ознакомиться с информацией о том, что собой представляют другие типы таких документов. Рекомендуем узнать о
Кроме того, вы можете осведомиться о предстоящих затратах, ознакомившись с материалом о .
Подводим итоги
Доверенность на подписание документов оформляется в случае необходимости передать полномочия проставлять подпись по причине невозможности это сделать самостоятельно. Такой документ может быть выдан от имени компании, частного предпринимателя или гражданина, не ведущего бизнес.
При оформлении доверенности на право подписи следует придерживаться общих требований, предъявляемых к таким документам. При этом особое внимание следует уделить четкой формулировке полномочий доверенного лица, то есть перечню бумаг, на подписание которых оно получает право. Упростить и ускорить составление доверенности позволяет образец ее оформления.
