Вы можете подписать PDF документ на вашем телефоне, планшете или любом другом компьютере и отправить его кому-либо. Но некоторые организации, по-прежнему, не принимают документы по электронной почте — вам может понадобиться отправить документы по факсу. Вы не сможете использовать ваш смартфон в качестве факсимильного аппарата или для модемного дозвона спомощью телефонного соединения. Вам нужно будет полагаться на приложение или стороннюю службу, которая отправляет факс, так же, как вы отправляли бы факс с вашего ПК.
Как отправлять и получать факсы в сети без факсимильного аппарата или телефонной линии
Вы не найдете приложения, которое позволяет отправлять неограниченное количество факсов бесплатно. Каждое приложение, которое вы найдете, будет стоить вам денег при регулярном использовании. Некоторые приложения смогут отправить вам несколько страниц бесплатно, но это все. Эти сервисы должны оплачивать телефонные номера и интерфейс с телефонной сетью для вас. Ваш смартфон не сможет осуществить модемного дозвона, поэтому перед вами достаточно не тривиальная задача.
И хотя, все эти сервисы будут стоить вам денег, вы можете выбрать более дешевый и удобный способ. Альтернативой является оплата за использования факсимильных аппаратов в отделениях связи или приобретение собственного факсимильного аппарата и подключение его к телефонной линии. Оба варианта, вероятно, будут значительно дороже, если вам просто нужно отправить несколько факсов. Если вы только что купили телефон в интернет-магазине MobiOK и хотите использовать его максимально — эта статья для вас.
Предлагаемый метод также позволяет вам делать все полностью электронным способом. Вы можете подписывать и заполнять PDF-документы на своем телефоне и отправлять их по факсу. Или используйте камеру своего телефона, чтобы сканировать бумажные документы и отправить их по факсу.
Приложения отправки факсвов для iPhone и Android
Введите «факс» в App Store, и вы найдете немало вариантов, но ни одно из приложений, на самом деле, не бесплатное. Те же немногие, которые предоставляют вам отправку несколько бесплатных факс-страниц, обычно ограничиваются лишь несколькими страницами, прежде чем они начнут требовать деньги.
Но есть большая проблема — подавляющее большинство случаев, когда вам нужно отправить факсом что-то, требует повышенной конфиденциальности. Вы отправляете факсом документ, содержащий очень личную информацию, — ведь организации здравоохранения, налоговые или правительственные органы, как правило, требуют отправки факсов, содержащих личную информацию.
Вы не можете доверять кому-либо, кто работает на факсимильном аппарате вашу личную информацию. Итак, у нас есть для вас несколько рекомендаций.
RingCentral Fax
Если вы будете отправлять конфиденциальные факсы постоянно или работаете в компании, которой нужна такая услуга, то RingCentral Fax, частично принадлежащий Cisco и AT&T, вероятно, лучший выбор для ваших нужд, Особенно потому, что у сервиса есть много отличных функций безопасности и поддержка нескольких пользователей с отдельными линиями факсимильной связи.
У них также есть действительно удобное мобильное приложение, которое, вероятно, является одним из самых комфортных способов работы с факсом. Кроме того, вы можете отправлять факсы по электронной почте. Приложение имеет все возмжные функции, которые вы можете себе представить, включая интеграцию с Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, и вы даже можете получить бесплатный номер. Сервис также имеет множество функций безопасности, которые могут быть полезны для компаний или людей, которые передают защищенную информацию.
Конечно, если вы просто хотите отправить несколько факсов, вы можете использовать один из их дешевых тарифных планов, стоящих менее чем 7 долларов США в месяц … а затем просто отменить подписку через месяц или два.
Отправка одного или нескольких факсов
Если вы просто хотите иногда отправлять несколько факсов, вы можете выбрать сервис eFax, который хорошо известен как компания, которая, в основном, придумала факсы в цифровом формате. У них отличное мобильное приложение, которое позволяет отправлять и получать факсы.
Если вам просто нужно отправить факс, мы также рекомендуем MyFax, который позволяет отправлять до 10 бесплатных страниц без необходимости платить. Это не много, но это больше факсов чем большинство пользователей отправлает за год. Если вам нужно отправлять больше страниц каждый месяц, вы можете перейти на обычный тарифный план.
Оба этих сервиса являются авторитетными и принадлежат одной и той же крупной компании, которая работает на этом рынке в течение многих лет. Это не какая-нибудь операция «на ночь». Они могут не иметь предоставлять всех функций безопасности, которые дает RingCentral, но вам не нужно беспокоиться о том, что кто имеет доступ к вашей личной информации.
Отправка факса по электронной почте
Если вы используете Windows Phone, Blackberry, Fire Tablet или другую операционную систему, вы всегда можете подписаться на RingCentral , eFax или MyFax, а затем использовать веб-сайт для отправки факса — или вы можете использовать их факс по электронной почте.
Почти все сервисы позволяют отправлять факсы, отправляя документ по электронной почте на тот номер, на который вы пытаетесь отправить факс. Например, если вы хотите отправить факс на номер 800-666-3434, вы должны отправить документ по электронной почте, например, [email protected] (не реальный адрес).
Возможность отправлять факсы по электронной почте означает, что любое мобильное устройство может легко отправлять факсы, без установки дополнительных приложений.
В конечном счете, нет оптимального приложения факсимильной связи для всех. Если вам нужно отправлять довольно много страниц на постоянной основе, такой сервисный сервис, как RingCentral или eFax, может оказаться лучшим. Если вы хотите просто отправить один или несколько факсов, MyFax, вероятно, будет лучшим выбором.
Если вы используете смарт фона на другой мобильной платформе (например, Windows Phone), лучше всего найти службу факсимильной связи, которая позволяет отправлять факсы по электронной почте, что в общем случае является самым простым и лучшим способом отправки факсов.
Если вы в процессе работы впервые столкнулись с , то вам необходимо с ним как можно скорей разобраться, чтобы приступить к полноценному труду во благо предприятия. В статье мы опишем принцип работы факса, то, как им правильно пользоваться и какие основные неисправности факса можно встретить в повседневных рабочих буднях.
Для чего нужен факс?
Если говорить просто, то факс – это техническое устройство, при помощи которого можно принимать и получать документы на любом расстоянии. При этом в процессе его работы приходит сканирование документа, преобразование данных в электросигналы, их зашифровка и отправка по каналам телефонной связи. В момент приема факс работает как модем и принтер – он расшифровывает принятый сигнал и распечатывает документ на бумаге.
Как принять факс?
Чтобы разобраться, как пользоваться факсом, нужно поэтапно разобраться с приемом и передачей документов. Начнем с приема. Скажем сразу, что это сделать проще простого. Принимать факсы можно как в ручном, так и автоматическом режиме.
Ручной режим: вы снимаете трубку, слышите фразу «Примите факс», отвечаете «Принимаю» и нажимаете на зеленую кнопку. Остается лишь дождаться полного выхода документа. Не забудьте сразу проверить качество печати, читабельность текста, после чего подтвердите факт приема и только потом кладите трубку.
В автоматическом режиме вы настраиваете количество гудков, после которых аппарат начнет сам принимать послания. Этот режим удобен для специально выделенных факсов либо для факсов-телефонов в отсутствии сотрудника, ответственного за прием.
Как отправить документ по факсу?
Чтобы правильно отправить факс, вам нужно знать номер телефона абонента. Перед тем как начать звонить ему, нужно заранее подготовиться: вставить документ в приемник вниз текстом, убедиться, что он лежит ровно, без перекосов и набрать номер. Далее вы спрашиваете, готов ли человек принять факс от вас, и когда получите положительный ответ, нажмите на кнопку «Факс/старт».
После – спросите у собеседника, пришел ли факс, насколько он читабельный, ровный. Теперь можно разъединяться. В ряде 
случаев нужно как при приеме так и при передаче факсов говорить свои данные: «факс принял/факс отправил…» и свои Ф.И.О.
Если факс не принимает документы
Типичные неисправности в работе факса – это зажеванная бумага, в рулоне закончилась бумага, нет захвата отправляемого документа, пустой или черный факс. Если не уверены в своих знания тонкостей исправления этих неполадок, обратитесь к более знающим людям за помощью. Со временем вы всему научитесь сами, и работа с этим аппаратом станет сплошным удовольствием.
Каким образом сегодня происходит отправка документов? Большую часть пересылают при помощи электронной почты - это факт, но в то же время факс до сих пор используется, более того, остаётся популярным средством для передачи тех или иных бумаг. Достаточно часто люди спрашивают: "Как отправить факс?" Многие действительно не знают, как это делается. На самом деле нет ничего трудного в том, чтобы этим способом отправлять бумаги. Чтобы процедура оказалась успешной, нужно выполнить несколько простых шагов - с этим справится любой человек.
Подготовка к отправке и требования к документам
Что делают перед тем как отправить факс? Сначала готовится документ, который будет отсылаться. Как правило, его распечатывают на А4, поскольку далеко не каждая модель факсимильного аппарата позволяет отсылать бумаги меньшего размера - так что выбирается оптимальный вариант. Если устройство может отсылать бумаги разных размеров, в нём обязательно имеются регуляторы размера листа.
Необходимо, чтобы документ, предназначенный на отправку, был напечатан очень качественно - в противном случае у получателя могут возникнуть сложности с расшифровкой информации, которая на нём содержится. Если в силу каких-либо причин изображение или текст вышли размазанными, лучше осуществить печать повторно.
Когда подготовка будет выполнена, открывают лоток подачи бумаг в факсе. Обычно он находится где-то с тыльной стороны устройства. Документ вставляется лицевой стороной вниз - это важно.
Как послать несколько листов
Если вы знаете, откуда можно отправить факс, всегда можно выслать сразу несколько листов - процедура отправки будет определяться тем, с каким типом аппарата приходится взаимодействовать. Определённые устройства рассчитаны на массовую отсылку документов, так что в лоток агрегата можно вставлять несколько листочков (как показывает практика, данное число не должно быть больше десятка).
Существуют такие модели факсов, где больше одного документа отправить нельзя - в такой ситуации все бумаги загружают в порядке очереди. Когда все листы будут загружены, следует дождаться одинарного сигнала. Далее устройство начинает захватывать документ.
Что следует сделать перед отправкой
Прежде чем отсылать документацию кому-то, нужно на аппарате набрать номер адресата, далее дождаться, когда возьмут трубку. После, согласно правилам этикета, следует представиться, попросить собеседника, чтобы он принял факс. Стандартная команда для передачи бумаг - «Стартуем», после этого на устройстве нажимают кнопку «Старт» (не только вы, но и человек на другом конце провода). Да, там тоже должны знать, как отправить факс, в противном случае ничего не получится. Трубку не кладут до тех пор, пока передача документов не закончится - это важно. Часто бывает так, что адресат имеет автоматический факс - в таком случае всё будет проще: нужно лишь набрать номер, дождаться специального сигнала и нажать стартовую кнопку. Когда процедура отправки закончится, нужно нажать кнопку «Связь»: интересуются, дошли ли документы, читаема ли информация. Если качество низкое, стоит повторить передачу ещё раз.
Где можно отправить факс
Определённые компании в наше время требуют, чтобы некоторые документы обязательно были переданы посредством Как быть, если такого устройства у вас нет? Можно ли, к примеру, отправить факс через Интернет?
Переслать документы всегда можно при помощи почтовых отделений. За вполне умеренную плату бумага будет выслана туда, куда это необходимо. Подобные услуги также предоставляются в специальных фирмах: отправка факсов для них - профильная деятельность.
Существуют и более лёгкие варианты: можно заглянуть в какой-нибудь офис и попросить, чтобы они переслали документы, обратиться к знакомым - наверняка есть такие, у кого в распоряжении имеется факсимильный аппарат. Но самый лучший совет: если вам часто приходится пересылать документы, лучше всего просто приобрести факс - и тогда точно не придётся сталкиваться с разными трудностями.
Переслать бумаги можно посредством Интернета и компьютера, но в комплекте должен быть сканер, чтобы делать копии с разных бумаг. Многие сайты в сети предлагают отправку факсов за символическую цену. Существуют специальные программы, которые гарантируют передачу документов на факсимильные устройства, в том числе и от популярных Интернет-сервисов типа Google. Как отправить факс таким способом, разберётся без труда каждый.
Телефон для приёма и отправки документов
Несколько слов стоит сказать о современных сотовых телефонах. На данный момент это не просто аппараты для переговоров, а полноценные устройства связи практически любыми способами. Как отправлять факс с телефона? Очень просто: достаточно позвонить своему сотовому оператору и попросить, чтобы подключили услугу по отправке и приёму факсимильных документов. Придётся, правда, подключить ещё один дополнительный номер - его и нужно будет использовать для пересылки бумаг. У каждого оператора свои расценки за предоставление такой услуги, так что насчёт этого следует обязательно проконсультироваться, чтобы избежать неприятных сюрпризов.
Современный мир информации требует быстрого обмена различных сведений. Значительное место в этом потоке занимает факсимильная связь. С её помощью передаются текстовые сообщения, графические схемы, рисунки. В офисах установлены факсимильные аппараты, но не все умеют ими пользоваться, несмотря на широкую распространённость такой техники. Также можно отправлять/принять факсы посредством интернета . Ниже найдёте рекомендации, как отправить факс разными способами.
При наличии в офисе телефакса несложно принять либо отправить документ. Ниже подробно расскажем, как принять факс, затем как отправить факс с телефона.
Приём факса
Если вам позвонили, просят принять факс, вы отвечаете: «Принимаю» либо условным сленговым словом «Стартуем», означающим, что вы готовы к процедуре.
- После тонального сигнала нажмите зелёную кнопку «Start».
- Дождитесь полной распечатки пересылаемого документа.
- Приняв документ, нажмите «Stop».
Для получения документа сообщите отправителю о готовности и нажмите кнопку «Start».
Если передача прошла с искажениями текста, графики, сообщите об этом передающему, чтобы тот повторил отправку.
Во время пересылки трубку можно положить уже после того, как начнётся передача. Работа тогда не прервётся. Если вы хотите подтвердить передачу либо продолжить разговор, оставайтесь на линии, когда передача завершится, вновь заработает аудиовызов, вы сможете сообщить об успешности процедуры и продолжить беседу.
Существует автоматический режим, позволяющий устройству самому, без вашей помощи, принимать документы. Настроить его можно в специальном меню «Параметры - Количество звонков», включить выделенной для этого на панели кнопкой. Автоматический режим удобен, когда возможна передача ночью, в праздничные дни, при отсутствии в офисе работников.
Отправка факса
Если вы ни разу не работали с офисной техникой, мы объясним, как отправить документ по факсу.
Приготовьте документ, обычно используется формат А4 . Проверьте качество печати, чтобы потом у адресата не возникало проблем с чтением. При размазавшихся чернилах, наличии подтёков могут возникнуть сложности, лучше распечатайте лист повторно. Перед отправкой снимите с листа скрепки, скобы. Пронумеруйте страницы, чтобы избежать путаницы потом.
- Откройте крышку, обычно для этого есть небольшая кнопка на боковой панели.
- Вставьте лист в специальный лоток лицевой стороной обязательно вниз. Лоток в большинстве аппаратов находится в тыльной части, прикрыт крышкой. Прозвучит щелчок, короткий сигнал, означающий, что лист вставлен правильно, аппарат его захватил.
- Позвоните адресату, сообщите о пересылке факса, количестве отправляемых страниц.
- Когда адресат готов принять документ, он отвечает: «Стартуем». Затем нажимает кнопку «Start». Бумага станет двигаться через ролики, значит, передача началась. Если лист остановился, произошла ошибка, на табло высветится информация о ней. Получатель не должен класть трубку до завершения передачи.
- Свяжитесь с адресатом, узнайте, получил ли он информацию, не смазался ли текст. Если качество неудачное, перешлите повторно документ.
- Закройте крышку, опустив её до щелчка.
Вставьте в лоток документ лицевой стороной вниз и нажмите «Start».
Если вам нужно отправить несколько листов, вставляйте их поочерёдно. Есть аппараты, поддерживающие массовую отправку, тогда в лоток можно положить сразу до 10 страниц.
Специализированные программы отправки
Если у вас есть встроенный модем , можно отправить факс с компьютера через него. Вам потребуется специализированная программа наподобие VentaFax либо встроенная в Windows функция. Настроив функцию отправки, вы сможете переслать отсканированный документ получателю на его факсимильный аппарат.
Отправка через интернет
Если отсутствует телефонная связь по каким-либо техническим причинам, закончилась бумага в аппарате, можно для отправки с компьютера воспользоваться услугами всемирной паутины. Также может быть так, что принимающая сторона требует отправки документов через факс, а у вас отсутствует данный аппарат либо он сломался. Почтовые отделения могут помочь вам в отправке, но это требует временных и финансовых затрат. Когда есть интернет, вы можете действовать в удобное для вас время. Не все юзеры знают, как отправить факс с компьютера через интернет. Вам нужно лишь отсканировать документ, найти сайт-посредник, занимающийся пересылкой факсов. Назовём некоторые из них.
MyFax
Для примера приведём сервис MyFax, позволяющий бесплатно переслать через интернет 2 факса в сутки до 10 страниц каждый. Регистрация не требуется. Преимуществом сервиса является возможность посылать информацию в 41 страну мира. Кроме того, предлагается тестовый период в 30 дней, когда вы сможете получить личный факс-номер, отправлять неограниченное количество документов, получать их. Пересылать документы можно в нескольких форматах. Есть платный контент.
Для отправки факса заполните блоки отправителя и получателя, прикрепите документ и перешлите, нажав кнопку «SEND FAX».
На адрес электронной почты , указанный вами, придёт ссылка на подтверждение отправки. После доставки информации придёт сообщение об этом либо извещение об ошибке в пересылке.
Freepopfax
Сервис позволяет без регистрации переслать через интернет бесплатно 5 факсов до 14 страниц. Отправка осуществляется в 48 стран, к сожалению, по России не работает. На первой странице отправленных документов будет размещена реклама Popfax.com. Поддерживается несколько форматов документов. После отправки на почту вам придёт извещение.
FaxOrama.com
Интернет-сервис, позволяющий бесплатно отправлять факсы в США, Канаду. Нет регистрации, не добавляется реклама на отосланные документы. Разрешено пересылать 2 документа в день по 5 страниц. Есть приложения для IOS, Android, позволяющие сделать фото, затем отправить его с телефона. Поддержка нескольких форматов.
Сервисов отправки/получения факсов через интернет существует много, платные обычно предоставляют тестовый период для бесплатного пользования. В бесплатных часто размещается реклама на пересылаемых страницах. Если вам нужно часто пересылать либо получать информацию, рекомендуется пользоваться платными услугами, для одноразовой же отправки подойдёт бесплатный ресурс глобальной сети.
Как видите, вопрос, как отправить факс, несложный. Процедура занимает мало времени. Использование электронной вычислительной машины, интернет-сервисы, мобильные приложения позволяют работать с факсами в удобном для вас режиме.
Довольно часто среди пользователей оргтехники возникает вопрос о том, как принять факс. В целом данную задачу можно смело отнести к категории простых, т.к. каких-то особых умений и навыков для её решения не требуется. Но для этого было бы неплохо разобраться в том, как работает факс. Углубляться в конструкцию данного устройства не будем, поэтому просто сравним работу принтера, модема и сканера с факсом для наглядного примера.
Когда осуществляется процесс отправки, данный девайс при помощи специальных датчиков светового типа производит сканирование листа бумаги. Затем полученное изображение преобразуется устройством в электрические сигналы, которые в зашифрованном формате отправляются по каналам факсимильной или телефонной связи. В режиме таких устройств, как принтер и модем, аппарат начинает функционировать тогда, когда он принимает документы. В дальнейшем осуществляется расшифровка данных и их распечатка на листе бумаги.
Таким образом, принцип работы телефакса является довольно простым. Безусловно, сегодня необходимые документы можно отправить на электронную почту, но бывают ситуации, когда выручить может именно старый добрый метод. Если вас интересует «инструкция факс», то ознакомьтесь с остальной частью данной статьи.
Как принять?
Задача, связанная с тем, как принимать факс может быть решена в автоматическом или ручном режиме. Последний вариант подразумевает такой порядок действия: вы поднимаете трубку и слышите просьбу о принятии документа или характерный сигнал аппарата, после чего отвечаете «принимаю» и нажимаете на кнопку Start/Fax и дожидаетесь полной распечатки отправленного документа. Но учтите, что класть трубку сразу не стоит, т.к. вам нужно проверить, правильно ли заполнен документ и не искажена ли на его листе читабельность текста. Если всё нормально, то сообщите об этом отправителю и только после этого, положите трубку на место.
Что касается автоматического режима, то в этом случае нужно будет произвести настройку количества гудков, после которого телефакс будет принимать документы самостоятельно. Для перевода устройства в данный режим, на его панели управления, как правило, имеется специальная кнопка. Данный режим удобен для любых моделей данных девайсов, которые на время праздников остаются без присмотра со стороны сотрудников.
Как отправить?
Что касается отправки документа с важной информацией посредством факса, то данная задача является немного более сложной. Для начала вам потребуется вставить лист бумаги в специальный приемник, делать это нужно, как правило, текстом вниз (зависит от модели аппарата). Дождитесь, пока устройство не захватит его и не подаст чуточку вперёд. Кроме того, решение задачи, связанной с тем, как вставить бумагу в аппарат может потребовать сдвига специальных ограничителей – это нужно в том случае, если размеры листа отличаются от стандартного.
Только с помощью ограничителей вы сможете избежать перекоса листа во время его отправки.
Далее наберите номер абонента, куда вы собираетесь отправить документ и дождитесь ответа с другой стороны. Если аппарат настроен на другом конце провода в автоматическом режиме, то в таком случае в качестве ответа вы услышите специальный сигнал. В противном случае вы услышите голос человека, которому предназначена отправляемая информация. В конце вам нужно нажать на кнопку старта и проследить за тем, чтобы аппарат «поглотил» вставленный документ.
Как можно поменять бумагу?
Что касается решения задачи о том, как поменять бумагу в факсе вам нужно открыть крышку устройства путем нажатия специальной кнопки, которая находится сбоку. Открыться крышка должна абсолютно автоматически. Внутри обычно имеется «инструкция факс» в виде рисунков относительно смены бумаги.
Чтобы заправить бумагу в факс вам потребуется вынуть трубочки из пластмассы или картона, на котором, в свою очередь, держался старый расходный материал. Откройте новый рулон, воспользовавшись обычными ножницами. Затем вам следует отмотать от него примерно 15-20 см бумаги и установить в углубление. Старайтесь заправлять факс бумагой предельно аккуратно, чтобы она не была слишком ослаблена/натянута.
В конце захлопните крышку устройства и надавите на него с обеих сторон. Услышав при этом действии характерный щелчок, нажмите на кнопку, приводящую аппарат в действие, чтобы он мог распознать новый рулон бумаги и приготовиться к дальнейшей работе. Таким образом, решить задачу, связанную с тем, как заправить факс бумагой не так уж и сложно. Учтите, если заправить факс неправильно, то сообщения о готовности он не выдаст и вам придётся выполнить описанные манипуляции с самого начала.
Некоторые распространенные ошибки и способы их устранения
Нередко случается так, что факс не отправляет документы. Причины подобной неполадки могут быть разными. К примеру, нормально и грамотно установленный факс просто не может захватить документ, который вы планируете отправить. Источник проблемы заключается в том, что в документоприёмник попал мусор или какая-нибудь канцелярская мелочь, к примеру, скрепка.
Достать инородные предметы можно, воспользовавшись магнитом, пинцетом или, аккуратным образом перевернув аппарат.
Кроме того, причина того, что у вас не отправляется документ, может заключаться в телефонной линии, на которой возникли проблемы. Устранить неполадку можно вызвав квалифицированных специалистов. Следует отметить, что эта же причина является источником проблемы того, что пользователь не может принять отправленный ему документ.
Бывает также, что отправляемый вами документ распечатывается у получателя в виде листа с чёрным фоном. Проблема неполадки находится на вашей стороне, т.к. у вашего аппарата перестал нормально работать блок сканера/сканирующая лампа. Если же факс приходит абсолютно пустым, то источником проблемы является закончившийся у собеседника тонер в устройстве или неправильная отправка документа, который был вставлен в устройство не должным образом.
В целом освоить работу с таким устройством, как факс, очень просто. Главное, внимательно изучить всю инструкцию и последовательность действий.
