Как правильно заполнять сзв-стаж, и кому поручить это дело? Форма сзв-стаж: как правильно заполнить новую отчетность для пфр

Предстоит впервые сдавать данную форму, поэтому они должны четко знать все правила заполнения бланков.

Кто заполняет

В вопросе кто должен заполнять эту форму разобраться довольно просто. С одной стороны может показаться, что ее должны оформлять кадровики, так в бланке детально расписываются все периоды, когда каждый конкретный находился или не находился на работе, то есть:

• человек выполнял трудовые функции;
• предприятие не работало;
• другие ситуации кадрового характера.

Вместе с тем, исходя из данных формы СЗВ — СТАЖ в ПФР будет фиксироваться информация про страховой стаж и перечисленные суммы страховых взносов. Отдел кадров не владеет этой информацией. Данные про дни, когда особа выходила на работу, и про различные формы нерабочих касательно конкретного человека кадровики передают сотрудникам бухгалтерии, так как те должны знать за какой период начислять человеку заработную плату. Исходя из этого можно сделать вывод, что форму СЗВ — СТАЖ должна заполнять бухгалтерия.

Об основах заполнения отчета СЗВ-СТАЖ вы узнаете из данного видео:

Как заполнять СЗВ-СТАЖ

Каждая форма должна быть заполнена грамотно и четко, поэтому специалисты должны полностью следовать всем правилам оформления отчетности, которые прописаны в нормах законодательства.

Правила

Алгоритм и порядок заполнения вышеуказанной формы четко прописан в разделе 2 Постановления Правительства Российской Федерации от 11 января 2017 года №3п. Каждый бухгалтер должен четко следовать данному порядку, потому что контролирующие органы не примут форму при наличии малейшей ошибки. Безусловно, подготовка и предоставление изменений (дополнений) в орган ПФР — это лишние и никому не нужные нервы, поэтому каждый российский должен очень четко изучить нормы порядка заполнения этого отчета.

Инструкция по заполнению

В форме СЗВ — СТАЖ предусмотрено 5 разделов, каждый из которых должен быть заполнен. Бланк доступен для скачивания .

1 раздел

В разделе 1 указывается следующая информация:

• регистрационный номер страхователя в рамках в органах ПФР;
• ИНН предприятия или физического лица, которое является по закону;
• . Данная информация берется из регистрационного свидетельства, которое выдано территориальным органом ФНС плательщику налогов;
• в разделе «Наименование (краткое)» ответственный сотрудник указывает либо полное ФИО ; название или ;
• в пункте «Тип сведений» прописывается информация про данную форму (исходная, дополняющая, для назначения пенсии сотруднику).

Раздел 1 «Сведения о страхователе»

Раздел 2

Раздел № 2 — самый короткий, потому что в нем надо только прописать отчетный период. Форма сдается раз в год, поэтому отчетным периодом будет календарный год, который предшествовал году на момент заполнения бланка. Например, до 1 марта 2018 года надо будет предоставить информацию за 2017 год.

Раздел 2 «Отчетный период»

Раздел 3

Раздел №3 — самый объемный и довольно сложный в заполнении, потому что по сути это табличка на 14 пунктов. В первом столбике бухгалтер прописывает порядковый номер каждой записи. Далее по столбцам:

• фамилия сотрудников;
• отчество (при наличии);
• номер полиса СНИЛС (согласно данных, которые ранее уже переданы в органы ПФР);
• периоды работы особы в рамках установленного отчетного периоды. Здесь надо отразить информацию про:
  • рабочие дни;
  • дни отпуска оплачиваемого;
  • период отпуска особы за свой счет либо другие дни, за которые оплата труда не начислялась;
  • даты работы в рамках гражданско-правового договора;
• в графе 8 указываются исходя из данных специального Классификатора, который прилагается к Постановлению от 11 января 2017 года №3п;
• в графе 9 отображаются периоды работы особы, которые предоставляют человеку право на получение пенсии досрочно;
• в графах 10 и 11 прописываются специальные коды, по которым исчисляется стаж особы (например ДЛДЕТИ, ДОГОВОР). Данные коды также есть в Классификаторе;
• пункты 12 и 13 заполняются только в случае необходимости досрочного ;
• графа 14 заполняется только в случае в рамках отчетного периода (года).

Раздел 3. «Сведения о периодах работы застрахованных лиц»

Образец

Теоретические основы заполнения формы рассмотрены. Для более четкого практического понимания приводим образец данной формы.

Регистрационный номер в ПФР ХХХ-ХХХ-ХХХХХ Стр. 0001

ИНН 123456789012 КПП ХХХХХХХХ

Форма СЗВ-СТАЖ

Сведения о страховом стаже застрахованных лиц

1. Сведения о страхователе
   • Регистрационный номер в ПФР 086- 086- 12345
   • ИНН 123456789012 34567890
   • Тип сведений ИСХОДНАЯ
   • Наименование (краткое) «ФК «Спартак (Москва)»
2. Отчетный период: Календарный год — 2017
3. Сведения о периодах работы застрахованных лиц

Можно ли заполнить онлайн

Заполнить и передать данную форму в режиме реального времени невозможно, так как на предприятии ведется специальная опись распечатанных форм СЗВ — СТАЖ. Допускается три возможных способа внесения информации в бланк.

СЗВ – это отчет, отражающий информацию обо всех наемных работниках, трудящихся по соглашениям трудового и гражданско-правового типа. Данная форма подлежит ежемесячной подаче в территориальное отделение ПФР на основании бланка, утвержденного Постановлением 83п от 01.02.16. В статье рассмотрим на примерах заполнение СЗВ-М, дадим образец с конкретными данными.

Кто заполняет отчет СЗВ-М

Сведения должны подавать ИП, организации, частнопрактикующие лица, у которых имеются работающие по:

• Трудовым соглашениям;
• Гражданско-правовым соглашениям;
• Иным видам договоров из п.2.2 ст.11 Закона о персонифицированном учете.

Также необходимо подавать информацию о тех лицах, с которыми подписаны или расторгнуты обозначенные выше соглашения в отчетном месяце. Если сотрудник хотя бы 1 день отработал в отчетном месяце, и является при этом застрахованным лицом, то сведения о нем нужно показать в СЗВ-М за этот месяц.

Сроки сдачи заполненного отчета СЗВ-М

Отчет носит ежемесячный характер, поэтому сдавать его нужно по завершению каждого месяца не позднее пятнадцатого дня следующего месяца. Выпавшее 15-тое число на выходной день подлежит переносу на рабочий день, идущий за 15-тым числом. Для страхователей доступна как электронная форма подачи, так и бумажная, если среднее число работающих лиц находится в пределах 24 человек, в противном случае обязательно сдавать СЗВ-М в электронном формате.

Электронно отчет подается через оператора по ТКС, заверенный УКЭП. Днем представления считается число, указанное в уведомлении от оператора о получении электронного документа.

Бумажную форму отчета можно традиционно принести в пенсионное отделение или отправить почтой. Однако первый способ предпочтительнее, так как документ быстрее дойдет до адресата и будет проверен ПФР. При передаче СЗВ-М через доверенное лицо необходимо прикладывать доверенность или иную бумагу, позволяющую выполнить данное действие.

Инструкция по заполнению формы СЗВ-М

Форма содержит 4 раздела, в каждом имеются пояснения по заполнению, которыми нужно руководствоваться при подготовке ежемесячного отчета. Порядок заполнения указан в таблице:

Заполнение СЗВ-М при увольнении работника

Аналогично нужно действовать и при приеме нового работника в отчетном месяце, сведения по нему также подлежат включению в четвертый раздел.

Образец СЗВ-М за декабрь 2016 г.

В компании ООО «Медведь» в декабре трудилось 8 человек, с 7-ю работниками подписан трудовой договор, с одним – гражданско-правовой. Двое из 8-ми работников уволились, даты расторжения договоров 09.12 и 22.12. Отчет нужно оформить таким образом:

Особенности подачи нулевой СЗВ-М

Нулевая СЗВ-М представляет собой отчет, в котором заполнены три первых раздела, но отсутствуют сведения в четвертом разделе. Нужно ли его сдавать? СЗВ-М – это сведения о работающих лицах, подается в ПФР, чтобы показать персональные данные о застрахованных сотрудниках. Если таких лиц нет, то и смысл формирования СЗВ-М теряется.

Вопрос о необходимости подачи нулевого отчета может возникнуть в случае, когда компания не подписывала договора трудового или гражданско-правового типа ни с кем. То есть фирма имеет учредителя, но не имеет работников, при этом с учредителем договор также не заключался. Также такая ситуация возможно у ИП, когда гражданин как предприниматель зарегистрировался, но работников не нанимал. Нужно ли подавать в подобных случаях нулевую СЗВ-М с незаполненным четвертым разделом?

Ошибки при подготовке СЗВ-М

При формировании СЗВ-М наиболее часто допускаются следующие ошибки:

• В отчет включены сведения по работникам, уволенным в предшествующем периоде;
• В отчете не показаны данные о лицах, оформленных на работу в отчетном месяце;
• В форму не включены работники, находящиеся в отчетном месяце в одном из видов отпуска (основной, без зарплаты, декретный или иной) или на больничном.

Пример 1. С сотрудником А.А. Кротовым расторгнут трудовой договор в ноябре 2016г. При подготовке СЗВ-М за декабрь 2016г. данный работник ошибочно внесен в список застрахованных лиц. Что делать?

Страхователю следует еще раз составить СЗВ-М, в разд. 3 поставить код «отмн», в разделе 4 привести правильный список лиц, из которого будет исключен уволенный ранее сотрудник. Таким образом, ранее поданный документ с типом «исхд» с ошибочно указанными данными ПФР отменит, а новый отчет с типом «отмн» примет к учету.

Пример 2. Сотрудник А.А. Енотов оформлен в штат на работу в декабре 2016г., но в СЗВ-М за декабрь сведения о нем не показаны в разд. 4. Как исправить ошибку?

Страхователю следует сформировать еще одну форму СЗВ-М, дополняющую исходную, в разд. 3 поставить код «доп», а в раздел 4 включить только данные о принятом работнике, которого не учли в исходном отчете. Включать в дополняющую форму отчета ранее указанные в исходном отчете сведения не нужно.

Если работник весь отчетный месяц проболел, находился в трудовом или ином виде отпуска, его все равно следует показать в отчете. Если ошибочно данные лица не показаны в списке разд.4, то ошибку нужно исправлять в том порядке, который приведен в примере 2.

Ст.17 Закона 27-ФЗ, устанавливающая ответственность для страхователей, гласит, что за каждого застрахованного, по которому передана ошибочная или неполная информация, компания работодатель обязана платить штраф 500 руб. При этом данная статья не содержит точных сроков, в пределах которых допускается подача отменяющей или дополняющей СЗВ-М без взимания штрафов. Однако говорится, что страхователь должен исправить выявленную ПФР ошибку не позже 5-ти дней с даты получения уведомительной бумаги из фонда.

Что делать, если работодателю не хватает сведений о работниках для заполнения СЗВ-М? Например, работник не предоставил свидетельство, в котором прописан ИНН, или не предоставил пенсионное свидетельство с номером СНИЛС. Если у страхователя не хватает ИНН для заполнения сведений, то штрафных санкций для организации, подавшей СЗВ-М без ИНН не последует. В самом отчете в графе для указания ИНН даются пояснения, что данный реквизит не относится к обязательным.

При этом графа СНИЛС является обязательной, в отношении каждого указанного в таблице застрахованного сотрудника нужно внести персональный номер его пенсионного свидетельства. Если такового у работника нет, задача работодателя – как можно быстрее узнать СНИЛС. Для этого работнику следует обратиться с документами в ПФР. Процесс подготовки СНИЛС может занимать до 5 недель, поэтому вопрос о заполнении СЗВ-М в подобной ситуации лучше уточнить в ПФР, перед которым отчитывается страхователь. Возможно, можно изготовить свидетельство за более короткий период, или же подать своевременно исходный СЗВ-М без СНИЛС, после чего направить дополняющий СЗВ-М с указанием полученного работником номера пенсионного свидетельства.

С 2017 года в составе пенсионной отчетности применяется новая форма, утвержденная Постановлением Правления ПФР № 3п от 11.01.2017. СЗВ-СТАЖ отражает сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах, направляемых в Пенсионный фонд по каждому сотруднику за определенный отчетный период.

Отчитываются по данной форме все работодатели:

• бюджетные и коммерческие организации;
• индивидуальные предприниматели;
• самозанятые лица, адвокаты и нотариусы.

Сведения предоставляются по каждому работнику учреждения, получающему оплату за труд с последующими отчислениями взносов, в том числе и по сотрудникам, занятым по договорам гражданско-правового характера.

Куда и когда сдавать

Отчет подается непосредственно в ПФР в срок до 1 марта года, следующего за отчетным (п. 2 ст.11 27-ФЗ от 01.04.1996). Таким образом, до 01.03.2019 принимается СЗВ-СТАЖ 2018, если зарплата не начислялась, то учреждение также отчитывается в вышеуказанный период. С 1 января 2019 г. вступило в силу новое Постановление Правления ПФР № 507п от 06.12.2018 г., утвердившее новую форму и порядок ее заполнения (Приложение 1).

Скачать бланк

Как заполнять

Порядок составления отчетности закреплен Постановлением Правления ПФР № 507п в Приложении 5. Форма заполняется как в бумажном, так и в электронном вариантах. Исправления и помарки не допускаются. Страницы должны быть пронумерованы по порядку. Отчетность подписывается руководством и заверяется печатью (в случае ее использования учреждением). В этой статье мы рассмотрим частный случай — регламент подачи СЗВ-СТАЖ без начисления зарплаты. О мы подробно рассказывали в специальном материале.

Нужно ли сдавать, если зарплата не начислялась

Итак, давайте разберемся, как же сдать СЗВ-СТАЖ при отсутствии начисления зарплаты. Работодатели не всегда заключают трудовые гражданско-правовые договоры со своими работниками. В том случае, если договорные отношения сотрудника и страхователя не установлены и для отражения в отчете СЗВ-СТАЖ зарплата не начислялась в течение всего отчетного периода, то нулевой отчет предоставлять не нужно. Более того, в вышеуказанном случае его невозможно подготовить в специализированных программах, так как при формировании отчетных файлов необходимо указывать сведения о физическом лице (работнике), его стаже в организации и СНИЛС.

Заполнение СЗВ-СТАЖ без зарплаты в нулевой форме возможно, если в течение отчетного периода были заключены трудовые соглашения, но при этом начисления и выплаты не были зафиксированы. Отчет предоставляется в ПФР, если сотрудники предприятия в течение отчетного периода находились в неоплачиваемых отпусках. Такой отчет не считается нулевым, а в 11 графе необходимо проставить значение «НЕОПЛ».

Что будет, если не сдать отчет

За несвоевременное предоставление или непредоставление отчетности в ПФР на страхователя налагаются штрафные санкции в размере 500 рублей за каждого застрахованного работника, который должен быть внесен в отчетную форму.

С 2019 года форма СЗВ СТАЖ обновлена. Как заполнять новый отчет – читайте в статье, здесь построчный образец заполнения с примерами, документы для скачивания, справочники на 2019 г. и полезные ссылки.

Без проблем отчитываться в Пенсионный фонд помогут следующие документы, их можно скачать:

Форма СЗВ-СТАЖ – это один из персонифицированных отчетов, которые сдаются в Пенсионный фонд. Данная отчетность появилась в 2017 году – с изданием постановления от 11.01.17 N 3п. Цель отчета – довести до ПФР информацию о страховом стаже физлиц, получающих вознаграждения по трудовым или ГП договорам, лицензиям, за авторские произведения, исключительные права и т.д.

До 2019 года все вопросы по персонифицированным отчетам были урегулированы. Однако постепенно условия работы меняются, госрганы переходят на электронное взаимодействие, и Пенсионному фонду потребовалась дополнительная информация, персонифицированные сведения в новом формате. В связи с этим ведомство с 1-го января 2019 г. уточнило бланки отчетности и порядок их заполнения. Правки затронули, в том числе, форму СВЗ-СТАЖ.

Не исключено, что ПФР не в последний раз корректирует отчетные формы. Чтобы не следить постоянно за изменениями и не сверять бланки вручную, удобнее составлять и сдавать персонифицированные отчеты автоматически – в программе БухСофт.

Программа БухСофт автоматически подготовит СЗВ-СТАЖ для сдачи в Пенсионный фонд с учетом всех изменений законодательства на актуальном бланке. Форма будет протестирована всеми проверочными программами ПФР. Попробуйте бесплатно:

Скачать СЗВ-СТАЖ онлайн

Другие документы по работе с персоналом

Ознакомившись с образцом заполнения СЗВ-СТАЖ , не забудьте посмотреть следующие документы, они помогут в работе:

Для чего нужен образец заполнения СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ предназначена для предоставления ПФР информации о страховом стаже физического лица, с которым фирма или ИП:

• состоят в трудовых отношениях, в том числе в рамках трудовых договоров;
• оформили договоры гражданско-правового характера, по которым физлицо выполняет для компании работы или услуги;
• заключили договоры лицензии или авторские договоры.

ПФР нужно знать страховой стаж, чтобы отслеживать возникновение прав на оформление пенсии, в том числе досрочной. Страховой стаж - это временной промежуток в годах и месяцах, в течение которого физическое лицо было застраховано в рамках системы обязательного пенсионного страхования. На протяжении этого временного промежутка фирмы и ИП начисляют обязательные пенсионные страховые взносы с выплат физическим лицам.

Что отражено в образце заполнения СЗВ-СТАЖ

Бланк персонифицированного отчета включает пять разделов.

1. Информация о фирме или предпринимателе, подающем отчет.
2. Отчетный год.
3. Данные о стаже физлиц.
4. Информация о пенсионных взносах к начислению и к уплате.
5. Данные о взносах на пенсионное негосударственное обеспечение.

Однако разделы 4, 5 в общем случае не заполняют.

Актуальный бланк СЗВ СТАЖ представлен в окне ниже, этот документ можно скачать:

Чтобы не собирать информацию непосредственно у физлиц по всей стране, функцию по сбору и предоставлению информации о стаже возложили на бизнесменов, которые выплачивают физлицам вознаграждения. Они сообщают в Пенсионный фонд о каждом человеке следующие сведения:

• фамилию и инициалы;
• пенсионный номер СНИЛС физлица;
• длительность работы по трудовому или ГП договору с разбивкой по периодам, которые включаются либо не включаются в трудовой стаж;
• коды условий труда – территориальных и особых;
• есть ли условия для досрочного оформления пенсии;
• информацию об увольнении.

В результате действующий бланк содержит информацию о СНИЛС, ФИО физических лиц, дате заключения трудового договора или договора ГПХ, дате увольнения или прекращения договора, а также информацию о периодах работы с особыми условиями или на Крайнем Севере, которая позволяет назначить пенсию досрочно. Пенсионному фонду важно получать эту информацию вовремя и без искажений, поскольку от этого зависит право граждан на пенсию и ее размер. Поэтому установлены санкции на нарушения по персонифицированным отчетам.

Невыполнение обязанностей по направлению отчетов в ПФР грозит штрафами и фирмам, и их сотрудникам. Подробнее об этом читайте в таблице 1.

Таблица 1. Санкции по персонифицированным отчетам в ПФР

СЗВ СТАЖ: как заполнить – на бумаге или файлом

Вариант по СЗВ СТАЖ как заполнить зависит от количества физлиц – получателей вознаграждений по трудовым, лицензионным, ГП договорам у соответствующего работодателя, заказчика, лицензиата и т.д. Подробнее о форме сдачи персонифицированного отчета читайте в таблице 2.

Таблица 2. СЗВ СТАЖ: как заполнить – на бумаге или файлом

Как правильно заполнить СЗВ-СТАЖ в общем случае

В общем случае заполнение формы СЗВ-СТАЖ необходимо по итогам отчетного (календарного) года. Документ представляют в ПФР не позднее 1 марта года следующего за отчетным. То есть отчитаться за 2018 г. необходимо к 1-му марта 2019 г.

К общему случаю не относятся следующие ситуации.

Ситуация 1. Гражданин – получатель вознаграждений оформляет пенсию и написал заявление на выдачу персонифицированного отчета.

Ситуация 2. Фирма ликвидируется в течение года.

Ситуация 3. В фирме происходит реорганизация в течение года.

Ситуация 4. Лицо, ведущее частную практику и выдающее физлицам вознаграждения, утрачивает свой статус.

Отметим: увольнение работника, не связанное с выходом на пенсию, относится к общим случаям. Как заполнить отчетность в этих случаях, расскажем далее, а сначала – разберемся, как правильно заполнить СЗВ СТАЖ для сдачи в общем порядке по итогам года. Она состоит из шапки и пяти разделов.

СЗВ СТАЖ: как заполнить первый раздел

В разделе 1 заполните строки:

• «Регистрационный номер в ПФР»,
• «ИНН»,
• «КПП»,
• «Наименование (краткое)» (согласно учредительным документам).

В поле «Тип сведений» укажите символом “Х” нужную форму:

• "Исходная",
• "Дополняющая",
• "Назначение пенсии”.

СЗВ СТАЖ: образец заполнения второго раздела

В разделе 2 цифрой укажите соответствующий отчетный год.

Оформление третьего раздела отчета

В разделе 3 впишите периоды действия трудовых договоров и договоров ГПХ с физлицами. Номера записей в графе 1 делайте в порядке возрастания. Когда делаете несколько записей по одному физлицу, нумеруйте только первую.

• В графах 2–4 укажите ФИО физлица.
• В графе 5 - номер СНИЛС.
• В графах 6–7 укажите периоды работы физлиц.
• Если фирма или ИП ведут деятельность, которая предусматривает досрочную пенсию для физлиц, нужно заполнить графы 8–10, 12, 13. Это информация об условиях труда, досрочного назначения пенсии. Соответствующие коды, необходимые для заполнения, вы можете найти в Классификаторе параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, утв. Постановлением № 3п.
• В графе 11 укажите периоды, в которые человек не работал в силу временной нетрудоспособности, ухода в отпуск и т. п., а также периоды, когда он был занят на вредных работах. В рамках отношений по договору ГПХ, укажите «ДОГОВОР», если делали по нему выплаты в отчетном году либо «НЕОПЛДОГ»/«НЕОПЛАВТ», если не делали выплаты.
• В графе 14 укажите физлиц, увольняющихся в отчетном году.

С 2019 года Пенсионный фонд внес изменения в порядок заполнения отчета СЗВ СТАЖ. Постановлением от 06.12.18 N 507п уточнено наименование и оформление графы 14 раздела 3.

До 1-го января текущего года этот реквизит был предназначен только для информации об увольнении наемных сотрудников. И если человек увольнялся 31-го декабря, то в графе 14 раздела 3 нужно было проставлять знак «Х». Теперь же данный реквизит содержит еще и сведения о промежутках времени, которые зачисляются в стаж безработных. Эти сведения вносят службы занятости.

Новшество по заполнению графы 14 раздела 3 для работодателей заключается в том, что по сотрудникам, дата увольнения которых приходится на 31-е декабря, в графе 14 нужно указать эту дату.

СЗВ СТАЖ: как заполнить четвертый и пятый разделы

В общем случае разделы 4, 5 не заполняют.

СЗВ СТАЖ: образец заверения отчета

На заполненной форме должен расписаться руководитель компании. Также поставьте на ней печать компании, если она применяет печать в своей деятельности

СЗВ-СТАЖ: образец отчета на новом бланке

Пример оформления персонифицированного отчета за 2018 г. на новом бланке смотрите в окне ниже, этот документ можно скачать:

Как правильно заполнить отчет на пенсионера

Когда физлицо увольняется из компании по причине выхода на пенсию, нужно заполнить персонифицированный отчет и сдать его по особым правилам. Подготовьте на этого человека отдельный бланк и сдайте его в Фонд не позже, чем три календарных дня с момента, когда физлицо обратилось в компанию с заявлением о достижении пенсионного возраста.

Как правильно заполнить СЗВ СТАЖ в общем случае, мы рассказали выше. При оформлении пенсии отличия заключаются в том, что в поле «Тип сведений» нужно выбрать реквизит «Назначение пенсии».

Кроме того, необходимо заполнить разделы 4 и 5.

В разделе 4 знаком «X» помечают поле о начислении и уплате страховых взносах.

5 Раздел заполняют при наличии соответствующего договора с НПФ.

СЗВ-СТАЖ: образец отчета на пенсионера

Пример оформления на новом бланке персонифицированного отчета для оформления пенсии смотрите в окне ниже, этот документ можно скачать:

Как отчитаться в ПФР в особых ситуациях

В заключение отметим иные случаи, при которых срок сдачи формы отличается от общеустановленного. К ним относятся:

• закрытие юрлица (отчитаться нужно в течение месяца, следующего за месяцем утверждения промежуточного баланса);
• реорганизация юрлица (отчитаться нужно в срок, равный месяцу, начинающемуся с момента утверждения передаточного акта, но до подачи перерегистрирующих документов в ИФНС);
• потеря статуса частнопрактикующего лица (отчитаться в ПФР нужно одновременно с подачей в налоговую заявления на снятие с учета в качестве плательщика налогов и сборов).

Также возможны две ситуации, когда составить отчетность необходимо в связи с действиями сотрудников:

• при увольнении (копия формы СЗВ СТАЖ выдается сотруднику в последний день работы вместе с прочими кадровыми документами);
• при получении от сотрудника заявления с просьбой выдать копию отчета (копия с информацией только об этом человеке выдается ему в течение 5 дней с даты обращения).

Нужно ли сдавать отчет, если не было выплат?

Возможна ситуация, когда физлица, с которыми заключены договоры, какое-то время не получают вознаграждений. Например, если в фирме нет наемных сотрудников, а физлицо-исполнитель выполняет длительный заказ по ГП договору, оплата за который будет перечислена позже. В таких случаях неоплаченный период не формирует страховой стаж физлица, ведь если нет выплат, но и взносы начислять не на что. В связи с этим возникает вопрос – нужно ли отчитываться в ПФР за такие периоды?

Официальный отчет – сдавать отчет необходимо, если в течение периода продолжает действовать хотя бы один договор с физлицом, по которому должно быть выплачено вознаграждение. Отчитаться необходимо «нулевкой», то есть сдать форму СЗВ СТАЖ образца с нулевыми показателями. В таком случае исключены штрафы со стороны Пенсионного фонда за просрочку с отчетностью.

Нужно ли сдавать отчет, если не было деятельности?

Бизнес не всегда идет гладко. Иногда ситуация складывается так, что деятельность приостанавливается – нет выплат, нет продаж, может даже не быть объектов налогообложения за отчетный период. В таких случаях неясно, обязательно ли сдавать персонифицированный отчет.

Согласно официальной позиции, отчитаться необходимо – опять-таки «нулевкой». Факт предоставления отчетности, пусть даже нулевой, избавляет от риска штрафных санкций. Фирму, которая сдала отчет СЗВ-СТАЖ образца с нулевыми показателями, Пенсионный фонд отличит от экономического субъекта, который не отчитался вообще или отчитался с задержкой, за что ведомство привлекает к ответственности.

СЗВ-СТАЖ: образец заполнения нулевого отчета

Нулевая отчетность подается с типом сведений «исходная». Разделы 1 и 2 оформляются по общим правилам, а в разделе 3 будут заполнены только первые семь граф:

• графа 1 – номер записи;
• графы 2-4 – ФИО физлица;
• графа 5 – СНИЛС физлица;
• графы 6-7 – период работы физлица по договору.

Остальные графы раздела 3, а также разделы 4 и 5 не заполняются.

Отчет СЗВ-СТАЖ - это относительно новый формат отчетности в Пенсионный фонд. Эту форму работодатели должны сдавать ежегодно. Для отчетности за 2018 год утвержден новый бланк. Рассмотрим подробнее порядок составления отчета для ПФР, актуальный образец можно скачать бесплатно.

Порядок отчетности российских организаций и индивидуальных предпринимателей, которые являются страхователями своих работников в пенсионном, социальном и медицинском страховании, существенно изменился с 2017 года. Администрированием страховых фондов теперь занимается ФНС России, которая принимает от плательщиков взносов новый единый расчет.

Однако фонды, которые сохранили ряд своих функций, тоже ввели новые отчеты. В частности, Пенсионный фонд принял Постановление от 11.01.2017 № 3п , которым утвердил сразу четыре новые формы. Но в 2018 году бланки были скорректированы. Обновления закреплены в Постановлении Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п. Страхователи обязаны предоставлять:

• «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)»;
• «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)»;
• «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)»;
• «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)».

Сдавать новые формы работодателям придется по итогам 2018 года. Самая основная из них — форма СЗВ-1 (стаж), на которой остановимся подробнее.

Отчет СЗВ-СТАЖ: срок сдачи

Новый отчет СЗВ-СТАЖ частично заменяет персонифицированные разделы упраздненной формы РСВ-1. Этот документ все работодатели должны заполнять по каждому работнику отдельно, поэтому по своей сути он является персонифицированным отчетом.

Сдать СЗВ-СТАЖ за 2018 год, срок — 01.03.2019. Поэтому время на ознакомление с бланком и порядком его заполнения у предпринимателей еще есть. Обязанность по сдаче этого документа предусматривает пункт 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ . Форма, формат и порядок заполнения нового бланка утверждены в Постановлении Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.

Кто сдает

Заполнить форму СЗВ-СТАЖ придется на всех лиц, с которыми у организации или ИП заключены трудовые договоры или гражданско-правовые договоры, авторские договоры. Примечательно, что ПФР ждет данную отчетность также на тех лиц, которые являются застрахованными и официально признаны безработными. На них данные будет предоставлять служба занятости.

Какие сведения следует указывать в новом отчете о стаже

Предусмотрено, что на одной странице формы страхователь будет отражать следующую информацию на каждого застрахованного лица:

• фамилию, имя, отчество;
• СНИЛС;
• период работы в организации;
• код условий труда;
• код оснований для досрочной пенсии.

Каждый бланк заполняется только по одному работнику и заверяется лицом, которое его заполнило. Делать это можно как от руки печатными буквами, так и с использованием компьютерной техники. Цвет заполнения может быть любым, за исключением зеленого и красного. Никакие исправления и помарки традиционно не допускаются.

Новый отчет можно предоставлять в электронном формате, который ПФР также приводит в своем Постановлении.

Для того чтобы корректно заполнить отчет, работодателю потребуются следующие данные о застрахованном лице:

• сведения о зарплате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу работника;
• сведения о начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах;
• сведения о периоде работы гражданина, в том числе корректирующие.

Важные изменения 2019 года

Как мы отметили выше, чиновники разработали и утвердили новый бланк СВЗ-СТАЖ. Определим, что именно изменилось в структуре образца отчетного документа, на что обратить пристальное внимание при заполнении формы.

Итак, важные изменения формы СЗВ-СТАЖ (2019 год) в части бланка:

1. Реквизит «стр.» полностью исключен из структуры отчетного образца. Теперь указывать номер страницы отчета больше не нужно.
2. Раньше такие реквизиты, как ИНН, КПП и регистрационный номер страхователя, дублировались в форме образца. Теперь неточность устранена, дублировать данные о страхователе не придется.

Изменения в части правил составления:

1. Графа 8 отчетного образца теперь не заполняется, если в 11 графе отчета указан код «ДЕТИПРЛ». То есть если отпуск по уходу за ребенком в возрасте до трех лет был предоставлен бабушке, дедушке или же иному близкому родственнику или даже опекуну.
2. Круг лиц, по которым должен быть подготовлен отчетный образец в ПФР, расширена. Дополнения внесены в пункт 1.5 Правил заполнения. Так, в число лиц, по которым следует заполнить форму, внесены руководители организаций, которые являются единственными учредителями и(или) участниками. Напомним, что ранее данная ситуация спровоцировала довольно большое количество споров.
3. Также скорректирован порядок заполнения отчета Центром занятости населения в отношении безработных граждан, которые встали на учет и получили официальный статус безработного. Теперь в графе 14 отчетного образца напротив фамилии гражданина следует указать «БЕЗР».

Бланк и порядок заполнения отчета СЗВ-СТАЖ

В новом отчете СЗВ-СТАЖ всего пять разделов:

1. Раздел 1. «Сведения о страхователе».
2. Раздел 2. «Отчетный период».
3. Раздел 3. «Сведения о периоде работы застрахованных лиц».
4. Раздел 4. «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование».
5. Раздел 5. «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».

Бланк формы СЗВ-СТАЖ

Отчет называется «СЗВ-СТАЖ», но фактически в нем указываются данные о начисленных и уплаченных страховых взносах за работника. Поэтому его формирование будет в некоторых показателях дублировать данные «Единого расчета», который страхователи должны сдавать в ФНС.

Заполнить его не сложно. Существуют всего несколько особенностей, на которые следует обратить внимание.

Так, при заполнении поля «Регистрационный номер в ПФР» нужно указать регистрационный номер страхователя из 12 знаков, а в поле «ИНН» — индивидуальный номер организации или ИП, который может состоять из 10 или 12 знаков. Если знаков меньше, чем ячеек, в последних двух следует поставить прочерки. В графе «Тип сведений» следует отметить тип отчета при помощи знака «Х». Всего три таких типа:

• исходный;
• дополняющий;
• назначение пенсии.

Если указан последний тип, то форма подается без учета сроков отчетности только на тех лиц, которым необходимо учесть стаж работы за текущий календарный год для установления пенсии. Дополняющий отчет в ПФР ждут на застрахованных лиц, которые не были учтены по тем или иным причинам в основном отчете.

При заполнении Раздела 3 следует учесть, что в нем предусмотрена сквозная нумерация. Это значит, что порядковый номер надо присваивать записи по каждому застрахованному лицу. Даже если о периоде работы нужно заполнить несколько строк, номер присваивается только первой из них. Важно помнить, что все номера проставляются в порядке возрастания без пропусков и повторений.

В графе «Период работы» даты нужно указывать только в пределах отчетного периода, который был проставлен в Разделе 2 отчета. В случае перерыва в работе нужно начинать новую строку, не дублируя при этом данные работника и СНИЛС.

После заполнения формы ответственное лицо должно указать наименование должности руководителя, а сам отчет заверить его подписью. Печать ставится при ее наличии.

Для отправки в орган ПФР заполненные формы СЗВ-СТАЖ нужно собрать и составить к ним дополнительную опись по форме ОВД-1. Их примут только в таком виде.

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ 2019

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ при увольнении работников

Обязанность сдать новый отчет в ПФР наступила в 2018 году (ранее она была лишь при ликвидации организации), но работодатели и ранее обязаны были выдавать выписки из СЗВ-СТАЖ всем работникам при их увольнении или по отдельному требованию.

При этом данные в форме должны быть приведены именно на того сотрудника, которому должен быть выдан документ, поскольку сведения персонифицированного учета относятся по закону к персональным данным, которые нельзя разглашать в силу статьи 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152.

Кроме штатных работников, право на получение выписки имеют подрядчики по договорам гражданско-правового характера по окончанию срока договора. При этом никакого письменного заявления о выдаче выписки не нужно, поскольку, в силу статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27, это является обязанностью работодателя. Выдать документ необходимо в день увольнения вместе со всеми остальными документами.

Вот так выглядит заполненная выписка на одного работника:

Если несколько работников увольняются в один день, то выписка СЗВ-СТАЖ выдается каждому из них, заполненная индивидуально. Также любой сотрудник может затребовать у работодателя эту выписку, будучи трудоустроенным. Тогда она подготавливается в течение 5 дней с даты получения соответствующего заявления. Оформляется документ всегда в двух экземплярах: один выдается на руки, а на втором работник расписывается в получении.

Наказания, штрафы, ответственность

Теперь нарушать сроки сдачи и правила заполнения СЗВ-СТАЖ стало дорого. Так, за каждого работника, по которому отчет был подан в ПФР с опозданием, либо если в предоставленных сведениях имеются существенные ошибки, грозит штраф в 500 рублей.

Если подать отчет на бумажном носителе при обязанности подачи электронной отчетности, компании выпишут штраф за такое нарушение в сумме 1000 рублей. Напомним, что подавать электронный отчет обязана компания или ИП, в штате которой работают более 25 человек.

Если не выдать образец СЗВ-СТАЖ работнику при увольнении, то компанию оштрафуют на 30 000-50 000 рублей. На руководителя организации или индивидуального предпринимателя наложат взыскание в сумме 1000-5000 рублей.