Нумерация трудовых договоров — правила ведения нумерации. Правила ведения нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений Как идет нумерация трудовых договоров в организации

Нумерация трудовых договоров не является обязательной с точки зрения законодательства, а значит - работодатель вправе сам решать, как ему нумеровать документы на собственном предприятии или в организации.

В нашей статье мы подробно расскажем о существующих правилах нумерации, а также прольем свет на интересующие вас вопросы.

В Трудовом кодексе Российской Федерации не прописаны какие-то нормы или особенные правила, которые касаются нумерации трудовых договоров . Тем не менее, в письме Роструда от 09 августа 2007 года под номером 3045-6-0 сказано, что номер не является обязательным сведением, которое было бы предусмотрено в пятьдесят седьмой статье ТК РФ.

При этом существует унифицированная форма ведения учетной документации по учету труда и его оплаты, которая была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 года под номером 1, она же и предусматривает сам факт нумерации таких документов.

Все же это постановление является рекомендованным, а не обязательным, а значит, работодатель сам решает, как ему вести нумерацию трудовых договоров.

Задачи нумерации

Нумерация предусматривает присвоение каждому трудовому договору или свой собственный номер. Подобное принято в деловодстве для упрощения и систематизации работы с , а также, чтобы нивелировать возможные путаницы и не состыковки.

На практике нумерация помогает вести учет трудовых договоров и других соглашений, которые были оформлены в организации и как следствие - упрощенный поиск этих документов в кадровом отделе или архиве фирмы.

Нюансы нумерации дополнительных соглашений

На практике принято также вести и нумерацию дополнительных соглашений, используя рекомендации выше или же собственно выработанную систему ведения учета.

Некоторые организации ведут упрощенный учет дополнительных соглашений, используя лишь номер соглашения и год оформления документа. В таком случае нумерация будет выглядеть следующим образом: 08-2016 или 082016. Где 08 - личный номер дополнительного соглашения, а 2016 - год оформления документа.

Таким образом, все, что касается нумерации соглашений и трудовых договоров в законодательстве имеет сугубо рекомендательный характер, а значит - не обязательно для выполнения именно в таком виде. Все же нумерацию стоит вести для упрощения учета и систематизации документации, особенно если организация имеет большой масштаб и серьезную «текучку» кадрового состава.

При этом особенности и нюансы в таких случаях являются индивидуальными и напрямую зависят от конкретной фирмы или предприятия, от ее масштабов, количества кадров и желания вести точный учет оформленных соглашений и трудовых договоров.

Присвоение трудовым договорам порядковых номеров – задача добровольная.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Основная ее цель – упорядочение делопроизводства, а также идентификация и облегчение поиска документов в архивах.

Каковы же особенности проставления порядковых номеров на подобных документах? Разберем вопрос в этой статье.

Нормативное регулирование

На законодательном уровне порядок составления договоров о найме сотрудников на работу никак не регламентируется.

Так, в ст. № 53 ТК РФ, где и установлен список обязательных к указанию пунктов, значатся место работы, функция сотрудника, дата вступления в должность и т.д. Но в этот перечень проставление нумерации не включено.

При этом унификация форм первичных документов учета, которая была утверждена Постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004, нумерация трудовых договоров в организации все же предполагается.

Ознакомиться с текстом документов можно здесь:

Нужно ли вести нумерацию?

Как стало ясно из актуальных нормативных актов, нумерация на документы не ставится в обязательном порядке, а значит, можно встретить и договоры без номера.

Но нумерация желательна, поскольку это способствует повышению качества делопроизводства на предприятии. Кроме того, номера трудовых договоров требуется указывать в некоторых формах отчетности, например, переносить их в приказ о найме под номером Т-1.

Каждый руководитель компании, фирмы решает для себя самостоятельно, как следует присваивать номера.

Какой она должна быть?

При ведении нумерации трудовых договоров руководители и делопроизводители могут придерживаться собственных алгоритмов и систем.

Номера могут включать в различные знаки: дроби, тире.

Однако общими для них являются:

наличие порядкового номера заключенного договора о найме;
наличие года, в который документ был составлен и подписан.

Как формируется номер?

Так все-таки, как присваиваются номера?

Формирование номера во многом зависит от частоты приема сотрудников на работу.

Так, в небольших компаниях, малых организациях, где наем сотрудников – дело нечастое, номера традиционно состоят из двух чисел: непосредственного порядкового номера и года. Выглядеть они могут так: 09/2015, 07-2014 и т.д. В данном случае порядковый номер следует расшифровывать так: 9-й или 7-й договоры, заключенные в 2019 и 2019 годах соответственно.

Для крупных предприятий, заводов, предприятий, где наем сотрудников происходит не просто каждый день, а по несколько раз на дню, целесообразна разработка более сложной системы нумерации.

Так, номер трудового договора традиционно будет состоять из таких элементов:

указание дня и месяца составления документа;
обозначения года формирования документа;
порядковый номер договора либо принятого сотрудника.

Таким образом, выглядеть номер документа будет примерно так: 1609-15/10.

В этом случае расшифровывается число следующим образом: 10-й по счету договор (число после дроби) был принят на работу 16 сентября (цифры до тире) 2019 года.

Каждый год начинается заново или продолжается?

Немало вопросов у делопроизводителей и кадровиков вызывает нумерация с нового года, проставляемая на документы.

Следует ли начинать отсчет заново, присваивая порядковые номера с числа 1, либо стоит продолжать присваивать номера в уже установленной последовательности?

Согласно мнению Правового управления Федеральной службы труда и занятости, поскольку законодательно проставление порядковых номеров на трудовые договоры не было регламентировано, начинать присвоение порядковых номеров документам можно каждый год, начиная с 1 января.

Куда заносятся номера?

Существует ряд документов, в которые требуется заносить присвоенные трудовым договорам порядковые номера:

журнал регистрации трудовых договоров, заключенных дополнительно соглашений;
приказ о найме на работу в качестве постоянного сотрудника по форме № Т-1;
трудовая книжка работника, принятого в организацию.

В приказе номер договора о найме должен проставляться в обязательном порядке.

Следовательно, все данные, обозначенные в этом документе, должны быть отображены и в записях трудовой книжки.

Что касается Журнала для регистрации трудовых договоров, то он не является обязательным к ведению, однако представители Службы труда и занятости при проверках интересуются подобными учетными записями. Да и общие правила документооборота на предприятиях предписывают подвергать регистрации все составляемые документы, которые, к тому же, имеют юридическую силу и значимость.

Стоит отметить, что Журнал регистрации трудовых договоров необходимо заверять у нотариуса.

В этом случае он будет иметь юридическую силу, а потому, может использоваться при ведении судебных разбирательств с работниками как подтверждения наличия и юридически правильного оформления договора найма.

При сдаче в архив подобного типа регистрационные журналы обычно опломбируются (срок хранения журналов в соответствии с п. «Д» ст. № 358 Перечня управленческой типовой документации, утвержденного Росархивом, составляет 75 лет).

В регистрационном журнале обычно присутствуют такие графы:

номер по порядку заполнения;
дата заключения описываемого договора;
номер, присвоенный документу;
ФИО принятого сотрудника;
занимаемая согласно договору найма должность;
подразделение, в котором числится работник;
заключенного договора между сотрудником и организацией (работодателем);
указание на совместительство или основное место труда;
сведения о дополнительно заключенных соглашениях;
примечания и отметки.

Обратите внимание: если сотрудник принят на должность по совместительству, то подобная информация также должна быть отражена в журнале регистрации.

Как регистрируются дополнительные соглашения?

Регистрация дополнительных соглашений – документов, которые вносят изменения в текущий трудовой договор или полностью расторгают его – ведется аналогично самим договорам.

Она также не регламентируется на законодательном уровне, однако присвоение заключаемым соглашениям порядковых номеров – эффективный способ ведения учета документов, их систематизации.

Если в организации часто дополнительно заключаются трудовые соглашения, целесообразно вести отдельный журнал учета.

На развороте такого журнала традиционно присутствуют такие графы:

порядковый номер документа в журнале;
дата его формирования (заключения соглашения);
непосредственный номер соглашения;
ФИО сотрудника;
занимаемая должность;
подразделение в организации;
порядковый номер трудового договора и дата его составления;
дата подписания договора найма (вступления в силу) и срок его действия;
содержание дополнительно сформированного соглашения вкратце;
примечания и пометки.

Стоит отметить, что для маленьких фирм ведение такого журнала вовсе не обязательно.

При составлении периодических дополнительных соглашений их порядковые номера можно вносить непосредственно в журнал регистрации трудовых договоров. И хотя в них не содержится специальной графы для этого (в графе «Номер договора» лишь один столбец), занести номер соглашения можно в 10-ю графу.

Подводя итог, следует еще раз подчеркнуть: хотя присвоение номеров трудовым договорам не является обязательным, не предписано на законодательном уровне, без него документооборот предприятия, фирмы, ИП с сотрудниками заметно осложняется.

Вот почему нумерация составляемых договоров найма рекомендуется большинством специалистов в области кадрового учета.

Но в то же время необходимо помнить о том, что подобного рода упорядочивание документации существенно упрощает процедуру проведения камеральных проверок, что является причиной более лояльного отношения со стороны всевозможных контролирующих органов. Особенно это касается налоговых служб, а также трудовой инспекции.

В каком порядке должна осуществляться нумерация трудовых договоров с нового года в организации?
Трудовым законодательством установлено, что трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании заключенного трудового договора. Кадровый состав в организации может быть большим, новые работники приходят, старые уходят, соответственно, учет таких документов, как трудовые договоры, не может не вестись. Но как это правильно организовать? Делать нумерацию сплошной с первого работника и на все года существования организации? Или каждый год нумерация должна меняться?
Нумерация трудовых договоров с точки зрения ТК РФ
Статья 57 Трудового кодекса РФ устанавливает содержание трудового договора. Указанная норма закрепляет реквизиты работника и работодателя, которые должны быть отражены в трудовом договоре. Обязательные и дополнительные условия трудового договора. Анализ статьи 57 ТК РФ показывает, что о номере трудового договора в ней не говориться.
Откуда тогда возникает вопрос о необходимости нумерации трудовых договоров? Все просто. Если обратиться к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, то именно там мы и столкнемся с необходимостью присваивать трудовому договору порядковый номер.
В качестве примера форма приказа о прекращении трудового договора
Таким образом, действующим законодательством не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, но при этом она необходима, так как позволяет упорядочить договоры с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификации.
Например, трудовой договор, заключенный в апреле 2018 года может иметь следующую нумерацию:
10/2018; 10-2018; 10/04.2018

Подводя итог
Порядок нумерации на федеральном уровне не установлен. Вместе с тем нумеровать трудовые договоры необходимо. Порядок нумерации можно утвердить локальным нормативным актом, чтобы при смене работника кадров каждый новый сотрудник не вводил собственные правила нумерации.
Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты «

Присвоение номера трудовому договору производится работодателем, составляющим документ. Нумерация носит хронологический порядок и может обнуляться с начала календарного года. Присвоение номера производится при регистрации документа в журнале учета договоров, ведущихся отдельно от форм хозяйственного назначения. Книги учета позволяют исключить дублирование номеров, обеспечивают простоту поиска нужного документа и контроль сроков действия для форм со ограниченным сроком действия.

Потребность в нумерации трудовых контрактов

В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит. Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете. В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний.

Нумерация трудовых договоров используется лицами:

Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.

При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.

Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.

При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.

При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.

Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации.

Присвоение номера дополнительным соглашениям

Для соответствия требованиям законодательства изменение любого из условий труда подтверждается дополнительным соглашением. Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора. Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем.

Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации. В доп соглашении к трудовому договору нумерацию часто заменяет ссылка на основной документ. В преамбуле к тексту документа вносится запись: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № … от …. ».

При составлении соглашения должно быть соблюдено условие о наличии даты документа – обязательного реквизита, придающего юридическую силу деловой бумаге. Дополнительное соглашение должно быть обозначено в порядке, позволяющем идентифицировать его принадлежность к основному документу и даты начала действия.

Учет соглашений к трудовым контрактам

Вне зависимости от наличия номера данные о соглашении вносятся в книгу учета в строке записи основного договора или в порядке хронологии. Учет соглашений ведется в журнале с указанием даты составления и параметров трудового контракта, неотъемлемой частью которого выступает дополнительный документ. В ряде случаев предприятия для записи соглашений отводят вторую половину книги регистрации. Учет по нумерации дополнительных соглашений к трудовому договору ведется в случаях присвоения номера при большом количестве изменений контракта.

Ведение журнала учета не является обязательным требованием кадрового документооборота, но обеспечивает достоверный учет данных и архивацию. Дополнительное соглашение хранится одновременно с основным договором с исполнением сроков, обязательных для архивации форм, подтверждающих трудоустройство и получение вознаграждения.

Важные моменты регистрации соглашений

В отличие от хозяйственных договоров в журнале учета трудовых контрактов фиксируется факт выдачи документа работнику. При возникновении спорных ситуаций важным моментом для урегулирования вопроса служит получение работником на руки экземпляра соглашения. Отметка о вручении, сделанная работником собственноручно в журнале регистрации, создает возможность для упрощения разрешения трудовых споров.

Регистрация дополнительных соглашений позволяет определить даты изменений условий труда и отдыха. Решение, нужно ли регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, каждое предприятие принимает самостоятельно из расчета принципа целесообразности. Для упрощения учета, исключения трудовых споров регистрация дополнительных соглашений – оптимальное условие документооборота.

Инструкция

Если это первый ваш договор с , проще всего присвоить ему порядковый номер 1. Но при этом надо учитывать, что таких у вас может быть много. И если все нумеровать одинаково, недолго и запутаться.
Помогут дополнительные идентификаторы: на основе наименования партнера, текущего , которому посвящен договор и подобное.Одна или несколько букв обычно следуют за порядковым номером после дефиса (-). Например, первый по счету договор с фирмой «Рога и копыта»: № 1-РК.

При постоянном сотрудничестве самая удобная форма скрепления отношений - один договор с автоматическим продлением действия каждый год, где оговариваются оказываемые услуги, порядок их предоставления, цена и прочие существенные условия взаимодействия. В этом случае все изменения в договоре или описания отдельных крупных проектов целесообразно оформлять дополнительными соглашениями, отсылающими в нужных местах к тем или иным пунктам договора. Не будет лишним учесть этот вариант при заключении договора и прописать в его тексте такую возможность.При нумерации соглашений можно использовать те же дополнительные идентификаторы, что и в договоре, но можно обойтись порядковыми номерами.

При долгосрочном сотрудничестве можно добавлять к нумерации соглашения год, в котором оно было заключено. Например, 1-2010 и далее, а по наступлении следующего года уже начинать с 1-2011, затем 1-2012 и далее.
Те же принципы можно использовать при нумерации приложений к договору при их наличии, акты, счета и другие возможные документы.

Обратите внимание

В тексте всех документов, где упоминается договор (счета, акты оказания услуг или приема-передачи работ или товара, дополнительные соглашения, приложения, исковые заявления при надобности и т.д.) должен упоминаться не только номер договора со всеми идентификаторами, но и дата его заключения. Например: «договор № 1-РК от 01.01.2011»).

Полезный совет

Единожды выработанные принципы нумерации договоров помогут избежать путаницы на всем протяжении сотрудничества с постоянными клиентами.

Совет 2: Банковский счет: понятие и принципы присвоения номера

Одна из ключевых ролей государственных и частных банков заключается в предоставлении клиентам возможности открытия счетов для хранения денег. Длина и другие особенности номера банковского счета вовсе не являются случайными и имеют под собой определенную юридическую основу.

Понятие банковского счета
Официально банковский счет - это юридический договор между банком и физическим либо юридическим лицом, основным предметом которого выступают денежные средства. В соответствии с договором клиент получает право аккумулирования собственных финансов в текущем банке и возможность обращения к ним в любой (либо определенный) момент. Средства размещаются среди внутренних активов организации, которая в свою очередь обязует сохранять конфиденциальность заключенного соглашения.
Договор на открытие банковского счета обладает несколькими характеристиками. В первую очередь, он предназначен для учета и оборота денежных средств клиента, который выступает их полноправным владельцем. При этом в соглашении отражаются обязательства банка перед владельцем «ячейки» по размещаемым в ней средствам. Данные обязательства зависят от вида счета, и в современной банковской практике существует немало разновидностей соответствующей услуги.
Виды банковских счетов
Физическими лицам чаще всего предоставляется возможность открытия счетов двух видов - текущих и депозитных. Первые предназначаются для расчетных операций, а вторые - для накопления денежных средств. К текущем счету предоставляется свободный доступ, в то время как депозитные «ячейки» предполагают длительное сохранение денег с возможностью получения их через определенный период, включая начисленные банком проценты.
Юридические лица могут открыть расчетный, временный или текущий счет. Функция первого - зачисление доходов и других поступлений, а также переводы средств для различных целей. Второй обычно предназначается для аккумулирования уставного капитала только что созданной компании. Что касается текущего, он является основным расчетным счетом для некоммерческих организаций.
Выделяют также бюджетные счета, право на открытие которых имеют предприятия, получающие целевые денежные средства от государственных структур. Наконец, существуют корреспондентские счета, принадлежащие банку и размещаемые в различных кредитных организациях, в том числе за рубежом. Через них на специальных условиях производятся международные денежные переводы.
Общепринятым в мире условием является то, что банковский счет должен состоять из двадцати цифр. Большинство из них выбираются не случайным образом, а с определенной целью. Прежде всего, это необходимо самим банкам, которые получают возможность учета данных о каждом клиенте. Кроме того, зная порядок и особенности присвоения номера, становится сложнее допустить ошибку при использовании счета для совершения платежей и других финансовых операций.
Особенности присвоения номера счета
Любой номер банковского счета состоит из пяти блоков. Первый включает в себя пять цифр, указывающих на тип владельца «ячейки». К примеру, число 40702 означает, что владельцем является негосударственная коммерческая организация, а 40802 - индивидуальный предприниматель. Соответствующие правила регулируются специальным внутренним положением банка по ведению бухгалтерского учета (302-П).
Следующая комбинация из трех цифр указывает на валюту, которая хранится на счете. Самыми распространенными в российской практике являются значения 810 (рубль), 840 (доллар) и 978 (евро). Далее идет цифра-ключ (контрольный разряд) для уникализации счета и его проверки электронными системами. Четыре цифры сразу после нее означают номер банковского филиала. Наконец, заключительные семь цифровых символов чаще всего являются порядковым номером текущего лицевого счета, однако кредитные организации вправе самостоятельно выбирать их порядок и целевое предназначение.