Акт сверки - это документ, предназначенный для определения состояния взаиморасчетов между контрагентами. Законодательство не обязывает организации и индивидуальных предпринимателей составлять эти документы в обязательном порядке. Однако большинство работников бухгалтерии предпочитают периодически проводить данную работу с целью избежать ошибок в учете и возможных разногласий с поставщиками и покупателями.
Назначение документа
Акт сверки предназначен для документального подтверждения состояния расчетов между двумя организациями на определенную дату. С помощью данного документа можно проследить все хозяйственные операции, проведенные с участием контрагентов в разрезе договоров или в целом по конкретной организации, и вывести конечное сальдо на ту или иную дату. Этот остаток может быть подтвержден как обоими участниками сверки, так и только одним юридическим лицом или ИП. Если по данным бухучета существуют расхождения по сумме конечного сальдо, то их можно устранить путем изучения операций, которые указаны в акте сверки. В учете той или иной организации может быть неверно отражена сумма какой-либо продажи или оплаты. В случае обнаружения ошибок бухгалтер делает в учете исправления, после чего составляется новый акт сверки взаиморасчетов, который подписывается уполномоченными на это лицами.
Периодичность составления
Законодательством нашей страны не предусмотрена обязанность компаний составлять акты сверки в строго определенное время. Каждая организация самостоятельно решает, когда необходимо проводить проверку взаиморасчетов с контрагентами, да и стоит ли это делать вообще. При этом можно выделить несколько ситуаций, когда данная процедура может помочь избежать ошибок в бухучете и конфликтов с поставщиками и подрядчиками. Акт сверки необходим в следующих случаях:
1. Перед составлением обязательной годовой бухгалтерской отчетности.
2. При проведении инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами.
3. Если поставщик предоставляет покупателю рассрочку платежа.
4. Контрагенты сотрудничают длительное время.
5. Значительные суммы сделок или частые и объемные поставки товаров или услуг.
Акты сверки и составление годовой отчетности
Большая часть работников бухгалтерии предпочитает проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами перед сдачей годовых отчетов. Благодаря этой практике можно найти и исправить много ошибок в учете, которые могли бы повлиять на достоверность отчетности. Особенно это необходимо для крупных организаций с большим количеством различных подразделений. В таких условиях документы на приобретение какой-либо продукции, например, канцтоваров для какого-то отдела, могут просто не попасть вовремя в бухгалтерию.
Часто такое случается при поставке товара без осуществления предоплаты в конце отчетного периода. Материалы получены, их отгрузка отражена в учете контрагента, а в бухгалтерии принимающей организации ничего об этом не известно. В случае предоплаты внимательные бухгалтеры обычно сами пытаются выяснить, не было ли поставки, и получить соответствующие документы. Если же перечисления денежных средств не было и в ближайшее время не ожидается, поставка товара так и не будет отражена в учете получателя груза. Акт сверки с контрагентом позволяет проследить, все ли документы по совершенным хозяйственным операциям отражены в учете, а также проверить корректность их отражения. Многие сотрудники при выявлении расхождений своих данных с данными контрагента, наряду с актом сверки, подписанным с разногласиями, сразу же передают недостающий комплект документов. Это значительно ускоряет процесс исправления ошибок в учете.
Форма документа
На каждом предприятии может быть разработана и утверждена своя собственная форма акта сверки, которая будет устраивать всех заинтересованных лиц, и позволит корректно проводить проверку. Нормативными актами не предусмотрен унифицированный вид данного документа. Но, поскольку он является первичным, при его составлении должны быть учтены все требования, которые предъявляются законодательством к оформлению такого рода документации. В частности, акт сверки должен иметь следующие реквизиты:
1. Наименование.
2. Дата его формирования.
3. Данные о составителе.
4. Краткое содержание проведенной операции.
5. Измерители указанных хозяйственных операций.
6. Указание должностей лиц, ответственных за отражение хозяйственных операций и документальное их оформление.
7. Собственноручные подписи указанных должностных лиц.
Порядок заполнения
Основной частью акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является таблица. Она состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, мероприятия организации - составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом - ее денежное выражение по дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки. Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся - в хронологическом порядке - записи обо всех проведенных организацией, с участием конкретного контрагента, операций за определенный период. После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту, и определяется конечное сальдо на нужную дату.
Проведение сверки
Компания, получившая акт сверки от контрагента, сравнивает данные своего бухгалтерского учета с информацией, представленной организацией-составителем в документе. Проверяется дата совершения хозяйственной операции, ее вид и сумма. Работник бухгалтерии сверяет также сальдо на начало периода. В случае обнаружения несоответствий лучше всего сначала проверить правильность отражения документов в собственном учете. Для этого потребуется поднять накладные и счета-фактуры, представленные контрагентом или выписанные ему. В случае обнаружения ошибки данные учета подлежат корректировке, после которой сверка проводится заново. Если же ошибка не обнаружена, сотрудник указывает в правой части акта свою информацию, подсчитывает обороты и конечное сальдо. Акт сверки отправляется контрагенту с расхождениями.
Правила подписания
Документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером компании. На отведенном для этого месте ставят печать организации. Она должна зацепить последние пару букв подписей. При отсутствии руководителя или главного бухгалтера акт сверки заверяется подписями других должностных лиц организации, имеющих право на подписание таких документов. При этом указывается их должность.
Статус документа
Акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если, например, дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность тем самым оплатить долг. Акт сверки с некоторыми другими оправдательными документами служит также основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности. Подписанный обеими сторонами документ необходим также при обращении компании в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать всех активов и обязательств.
Сверка взаиморасчетов может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности отношений с организацией-контрагентом за определенный период.
В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, как правило, должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров.
В конце формы акта сверки взаиморасчетов с контрагентами должны быть указаны дебетовые и кредитовые обороты за период и конечное сальдо, показывающее итоговую сумму задолженности.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляется бухгалтерией организации, подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами составляют в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента.
При этом, чтобы акт сверки взаиморасчетов с контрагентами стал законным документом, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.
Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Сверка расчетов: подробности для бухгалтера
- Сверка расчетов с контрагентами по договорным обязательствам
Статье рассмотрены вопросы проведения сверки расчетов с контрагентами перед составлением... расчетных обязательств осуществляется в виде сверки расчетов. Смысл сверки расчетов – сверить данные сторон, ... Обозначенная процедура документально оформляется актами сверки расчетов с контрагентами, в которых... согласие подписью. Является ли акт сверки расчетов первичным документом? Документами, подтверждающими... периодичность проведения сверки расчетов с контрагентами, а также форму акта сверки расчетов. 2. ...
- Об отражении в учете и отчетности переплаты по экологическим платежам
Воздействие на окружающую среду; акт сверки расчетов сумм платы за негативное воздействие... предусмотренная в таких случаях процедура сверки расчетов внесенных и (или) начисленных сумм...
- Расчеты УК с РСО при отрицательном объеме КР на СОИ
Составления РСО и исполнителем акта сверки расчетов по договору ресурсоснабжения, а также... форма данного акта. Акт сверки расчетов составляется не реже одного раза... обязанность РСО по составлению актов сверки расчетов установлена независимо от наличия в... РСО должен быть составлен акт сверки расчетов, из которого было бы видно...
- Проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками
Задолженности, а также наличия актов сверки расчетов с дебиторами и кредиторами. Порядок... актах приемки-передачи, выполненных работ, сверках расчетов, не заполнено поле «основание» в...
- Как вернуть переплату по налогам и сборам
...). Поэтому желательно каждый квартал проводить сверку расчетов с ИФНС, заявление о желании...
- Как уточнить невыясненный платеж?
Платежного документа, налоговый орган после сверки расчетов с плательщиком вправе сделать запрос... заявления налогоплательщика и акта совместной сверки расчетов (если она проводилась) инспекция принимает...
- Готовимся к уплате страховых взносов по-новому
Представленной статье. Проведение сверки расчетов по страховым взносам. Сверка расчетов с внебюджетными фондами является... смены администратора. Следует отметить, что сверку расчетов желательно проводить не реже одного... применяются: форма 21-ПФР – если сверка расчетов проводилась с территориальным отделением ПФР... к занижению суммы страховых взносов; сверки расчетов с ФСС и ПФР. // Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] /Компания «Консультант Плюс».
- Налоговый кодекс Российской Федерации: часть первая: [принят Государственной Думой 16 июля 1998 г., № 146-ФЗ, с изменениями и дополнениями] // Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс».
- Налоговый кодекс Российской Федерации: часть вторая: [принят Государственной Думой 5 августа 2000 г., № 117-ФЗ, с изменениями и дополнениями] // Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс».
- О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ // Собрание законодательства РФ. - 2011. - № 50. Ст. 7344.
- Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: приказ Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49 // Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] /Компания «Консультант Плюс».
- Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: приказ Министерства финансов Российской Федерации от 6 мая 1999 г. № 33н // Российская газета. - 1999. - № 116 (начало - п. 16 Положения), № 117, 23 июня (п. 16 Положения - конец).
