Довольно часто среди пользователей оргтехники возникает вопрос о том, как принять факс. В целом данную задачу можно смело отнести к категории простых, т.к. каких-то особых умений и навыков для её решения не требуется. Но для этого было бы неплохо разобраться в том, как работает факс. Углубляться в конструкцию данного устройства не будем, поэтому просто сравним работу принтера, модема и сканера с факсом для наглядного примера.
Когда осуществляется процесс отправки, данный девайс при помощи специальных датчиков светового типа производит сканирование листа бумаги. Затем полученное изображение преобразуется устройством в электрические сигналы, которые в зашифрованном формате отправляются по каналам факсимильной или телефонной связи. В режиме таких устройств, как принтер и модем, аппарат начинает функционировать тогда, когда он принимает документы. В дальнейшем осуществляется расшифровка данных и их распечатка на листе бумаги.
Таким образом, принцип работы телефакса является довольно простым. Безусловно, сегодня необходимые документы можно отправить на электронную почту, но бывают ситуации, когда выручить может именно старый добрый метод. Если вас интересует «инструкция факс», то ознакомьтесь с остальной частью данной статьи.
Как принять?
Задача, связанная с тем, как принимать факс может быть решена в автоматическом или ручном режиме. Последний вариант подразумевает такой порядок действия: вы поднимаете трубку и слышите просьбу о принятии документа или характерный сигнал аппарата, после чего отвечаете «принимаю» и нажимаете на кнопку Start/Fax и дожидаетесь полной распечатки отправленного документа. Но учтите, что класть трубку сразу не стоит, т.к. вам нужно проверить, правильно ли заполнен документ и не искажена ли на его листе читабельность текста. Если всё нормально, то сообщите об этом отправителю и только после этого, положите трубку на место.
Что касается автоматического режима, то в этом случае нужно будет произвести настройку количества гудков, после которого телефакс будет принимать документы самостоятельно. Для перевода устройства в данный режим, на его панели управления, как правило, имеется специальная кнопка. Данный режим удобен для любых моделей данных девайсов, которые на время праздников остаются без присмотра со стороны сотрудников.
Как отправить?
Что касается отправки документа с важной информацией посредством факса, то данная задача является немного более сложной. Для начала вам потребуется вставить лист бумаги в специальный приемник, делать это нужно, как правило, текстом вниз (зависит от модели аппарата). Дождитесь, пока устройство не захватит его и не подаст чуточку вперёд. Кроме того, решение задачи, связанной с тем, как вставить бумагу в аппарат может потребовать сдвига специальных ограничителей – это нужно в том случае, если размеры листа отличаются от стандартного.
Только с помощью ограничителей вы сможете избежать перекоса листа во время его отправки.
Далее наберите номер абонента, куда вы собираетесь отправить документ и дождитесь ответа с другой стороны. Если аппарат настроен на другом конце провода в автоматическом режиме, то в таком случае в качестве ответа вы услышите специальный сигнал. В противном случае вы услышите голос человека, которому предназначена отправляемая информация. В конце вам нужно нажать на кнопку старта и проследить за тем, чтобы аппарат «поглотил» вставленный документ.
Как можно поменять бумагу?
Что касается решения задачи о том, как поменять бумагу в факсе вам нужно открыть крышку устройства путем нажатия специальной кнопки, которая находится сбоку. Открыться крышка должна абсолютно автоматически. Внутри обычно имеется «инструкция факс» в виде рисунков относительно смены бумаги.
Чтобы заправить бумагу в факс вам потребуется вынуть трубочки из пластмассы или картона, на котором, в свою очередь, держался старый расходный материал. Откройте новый рулон, воспользовавшись обычными ножницами. Затем вам следует отмотать от него примерно 15-20 см бумаги и установить в углубление. Старайтесь заправлять факс бумагой предельно аккуратно, чтобы она не была слишком ослаблена/натянута.
В конце захлопните крышку устройства и надавите на него с обеих сторон. Услышав при этом действии характерный щелчок, нажмите на кнопку, приводящую аппарат в действие, чтобы он мог распознать новый рулон бумаги и приготовиться к дальнейшей работе. Таким образом, решить задачу, связанную с тем, как заправить факс бумагой не так уж и сложно. Учтите, если заправить факс неправильно, то сообщения о готовности он не выдаст и вам придётся выполнить описанные манипуляции с самого начала.
Некоторые распространенные ошибки и способы их устранения
Нередко случается так, что факс не отправляет документы. Причины подобной неполадки могут быть разными. К примеру, нормально и грамотно установленный факс просто не может захватить документ, который вы планируете отправить. Источник проблемы заключается в том, что в документоприёмник попал мусор или какая-нибудь канцелярская мелочь, к примеру, скрепка.
Достать инородные предметы можно, воспользовавшись магнитом, пинцетом или, аккуратным образом перевернув аппарат.
Кроме того, причина того, что у вас не отправляется документ, может заключаться в телефонной линии, на которой возникли проблемы. Устранить неполадку можно вызвав квалифицированных специалистов. Следует отметить, что эта же причина является источником проблемы того, что пользователь не может принять отправленный ему документ.
Бывает также, что отправляемый вами документ распечатывается у получателя в виде листа с чёрным фоном. Проблема неполадки находится на вашей стороне, т.к. у вашего аппарата перестал нормально работать блок сканера/сканирующая лампа. Если же факс приходит абсолютно пустым, то источником проблемы является закончившийся у собеседника тонер в устройстве или неправильная отправка документа, который был вставлен в устройство не должным образом.
В целом освоить работу с таким устройством, как факс, очень просто. Главное, внимательно изучить всю инструкцию и последовательность действий.
Конечно, к каждому факсу всегда есть инструкция. Только вот не во всех случаях она хранится. Поскольку принципы работы аппаратов всех фирм одинаковые, зная их, вы легко сможете разобраться в этом деле. Итак, как же отправить факс?
Стоит сразу отметить, что чаще всего факсом пользуется одновременно несколько человек на предприятии. Чтобы ваше письмо получил адресат, обязательно составьте сопроводительное. Сопроводительное письмо должно состоять из таких данных:- должность и Ф.И.О. адресата;
- краткая информация о содержании письма, а также количество приложенных страниц;
- Ф.И.О. и контактный номер телефона отправителя (на тот случай, если получающая сторона захочет отправить факс в ответ или связаться для уточнения данных).
И помните, что передавать секретную или личную информацию можно лишь в том случае, если вы уверены – на другом конце провода тот человек, кому она адресована. Также нередки ситуации, когда машина адресата настроена на автоматический прием. Поэтому позвоните по личному номеру адресата и предупредите его о передаче документа.
Ваш вопрос:
Как с мобильного телефона отправить факс?
Ответ мастера:
Мобильный телефон позволяет не только оставаться на связи, но и передавать данные. Если работа связана с постоянной отправкой и передачей информации, и при этом приходится быть в разъездах, с помощью сотового телефона также можно проводить данные действия.
Абоненту нужно связаться с оператором службы поддержки клиентов, для чего нужно выполнить указания голосового меню. Нужно запросить подключение услуги приема и передачи информации с факсов. При этом обязательно нужно узнать стоимость услуги и держать на счету определенную сумму денег.
Телефон должен быть синхронизирован с компьютером. Удобнее процедуру провести с применением Bluetooth-соединения и дата-кабеля. Чтобы осуществить подключение с использованием Bluetooth, сначала активируют профиль на телефоне, а после включают поиск устройств на компьютере. На экране отобразится сообщение об обнаружении нового устройства и необходимости установки драйверов. Обязательно нужно дождаться завершения операции.
Если при подключении используется дата-кабель, на компьютере должны быть установлены драйвера. При отсутствии установочного компакт-диска, драйвера можно скачать с официального веб-сайта производителя вашего сотового. После загрузки нужно установить программное обеспечение для синхронизации. Мобильный телефон подключают к компьютеру, и на экране сразу же появится информация об обнаружении нового устройства. После окончания установочного процесса пользователь запускает программное обеспечение для проведения синхронизации.
Через меню «Пуск» открывают строку поиска и вводят название «факс». Затем запускают приложение «Факсы и сканирование Windows». Открыв раздел «файл», выбирают необходимую операцию: сканирование, новое сообщение или факс-отправку фото. На экране отобразится список факсовых устройств, из которых выбираю нужный. Из списка выбирают пункт «Подключиться к факс-модему». После установки настроек в окнах на экране появится форма отправки факса. Здесь нужно вписать телефонный номер, тему и текст сообщения. Когда нужные изображения будут прикреплены к сообщению, нажимают кнопку «Отправка».
Отправка документа по факсу может вызвать затруднение у человека, который не знаком с данной процедурой. Однако ничего сложно в этом нет, для того чтобы отправить документ по факсимильной связи достаточно выполнить алгоритм из нескольких действий, которые не требуют много времени и быстро запоминаются.
Инструкция
Вам понадобится
- - телефонная связь;
- - факсимильный аппарат;
- - документ для отправки или его копия.
Инструкция
При ответе поздоровайтесь с собеседником, представьтесь (не обязательно полностью, достаточно названия компании, в некоторых случаях представляться не обязательно) и попросите собеседника принять факс. Не будет лишним назвать также количество страниц.
Услышав подтверждение («стартую» или иное), нажмите на кнопку «Старт».
Если в трубке слышен характерный звук после нескольких гудков, значит, факс стоит на автомате и вы можете стартовать.
По завершении передачи факс издаст характерный звук. Если аппарат получателя не стоит на автомате, не будет лишним снять трубку и спросить, прошел ли документ, сколько страниц получено и читается ли текст или виден ли рисунок.
В иной случае не будет лишним перезвонить по тому же или иному, если знаете, номеру и уточнить эту информацию.Видео по теме При передаче официальных документов лучше вставлять в аппарат не оригинал, а светокопию.Если вы отправляете документ, в котором больше одной страницы, при подготовке к отсылке по возможности пронумеруйте их во избежание путаницы. Как передать факс - версия для печати
Несмотря на все большую распространенность сети интернет и те очевидные удобства, которые несет с собой пересылка различных документов с помощью электронной почты, многие организации продолжают использовать различные факс-машины в своем документообороте. Сложно сказать чем это обусловлено. То ли страхом перед освоением чего-то нового (компьютер для многих людей старшего поколения так и продолжает оставаться чем-то сложнопостижимым), а может быть ностальгией по сакраментальной фразе «Я стартую!».
По этой причине нередки ситуации, когда вам нужно срочно переслать в определенную организацию документ, но у вас нет факса, а на другой стороне никогда не слышали и не пользовались электронной почтой. Как быть в данной ситуации и можно ли отправить факс с компьютера?
Для решения этой проблемы можно использование внутренний или внешний факс-модем и компонент «Связь и факс» из дистрибутива операционной системы Windows. Но в наше время это уже практически не актуально, так как данные модемы работают на Dial-Up подключении к интернету, которое тихо доживает свои дни и мало кем используется.
Лучшим вариантом будет использование различных сервисов по отправке отсканированных документов по факсу. Адреса сайтов данных сервисов можно легко найти в интернете, но чтобы сэкономить ваше время, мы подскажем адреса подобных сервисов и дадим краткие инструкции по их использованию. Среди них будут два сайта, которые предоставляют данную услугу бесплатно, и еще два, выполняющих то же самое за деньги.
Бесплатные сервисы для отправки факса с компьютера.
Платные сервисы.
На данном сайте присутствует также режим рассылки факсов по различным номерам, которые нужно загрузить в виде файла CSV-формата.
Единственная сложность, которая может возникнуть при использовании любого из описанных сервисов - это прием факсов в ручном режиме. Не у всех офисных работников, поднявших трубку и услышавших характерные звуки факса хватает сообразительности нажать кнопку «Старт» для начала приема. В этом случае может помочь предварительный звонок в данную организацию и просьба перевести их факсовый аппарат в автоматический режим.
