Командировка – это поездка работника за пределы территории нахождения постоянной работы для выполнения служебных задач. Командировка может быть как по территории РФ, так и за ее пределами.
Особенности оформления командировки в пределах границ РФ, а также учет командировочных расходов при этом подробно рассмотрен в . Ниже рассмотрим особенности оформления командировки за границу, какие документы заполняются и как учитываются командировочные расходы на зарубежную служебную поездку.
Учет командировочных расходов на поездку за границу
Перечень командировочных расходов приведен в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ, к ним относятся расходы на:
- Проезд;
- Жилье;
- Суточные;
- Оформление визы;
- Оформление загранпаспорта;
- Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита транспорта, за пользование морскими каналами и др.
Первые три вида расходов рассмотрены в . Что касается проезда и проживания, никаких особых отличий нет.
Суточные
Суточные при зарубежной командировке также устанавливаются организацией самостоятельно. В пределах 2500 руб., согласно законодательству, суточные при выезде за границу не облагаются НДФЛ.
Организация может установить размер суточных разный для каждой отдельной страны. Суточные, установленные для определенной страны, начинают действовать с того момента, когда командируемый въезжает в эту страну.
Отметки о пересечении границы ставятся в загранпаспорт, который и будет являться документом, подтверждающим расходы на суточные.
Расходы на оформление визы
Этот вид расходов характерен именно для заграничной командировки. Выезд в другую сторону должен сопровождаться оформлением визы. Расходы на визу могут учитываться при налогообложении в том случае, если имеются документы, подтверждающие оказание услуг (консультационных, по доставке готовой визы и т.д.), оплату этих услуг, пошлин и прочих сборов, связанных с оформлением визы. Кроме того, необходимо сделать копию страницы с визой. Данная копия будет являться документом, подтверждающим данные расходы. Именно при наличии данной копии будет возможность учесть расходы при налогообложении.
Расходы на оформление загранпаспорта
Если работник не имеет действующего загранпаспорта, то расходы на его оформления также могут быть учтены при налогообложении. Документы, на основании которых можно списать эти расходы – это документы, подтверждающие оказание услуг и произведение оплат, а также копия листов загранпаспорта.
Документальное оформление зарубежной командировки
Оформление начинается с формирования служебного задания, например, по форме Т-10а. На основании служебного задания составляется приказ на командировку. Для этого можно воспользоваться унифицированным формами Т-9 или Т-9а. Первая форма заполняется при направлении в зарубежную командировку одного сотрудника, вторая – при отъезде группы работников.
При отъезде работника за границу ему выдается определенная сумма под отчет на основании . При возвращении из зарубежной поездки работник должен сдать заполненный авансовый отчет и приложить к нему все оправдательные документы.
При командировке по территории РФ работник должен также сдать командировочное удостоверение, содержащее отметки о посещении работником различных организаций в месте назначения.
При поездке за границу командировочное удостоверение заполнять не нужно. Его заменит страница загранпаспорта с таможенными отметками о пересечении границы. Именно на основании этих отметок бухгалтер сможет правильно установить сумму суточных, которые необходимо выплатить работнику за время нахождения в командировке.
Еще один момент, работнику на зарубежную командировку могут выдаваться денежные средства как в отечественной валюте, так и в иностранной. Во втором случае необходимо купить необходимую сумму валюты ().
Оформление командировки за границу и учет сопутствующих расходов процедура не такая простая, как кажется. На какие моменты нужно обратить внимания, отправляя своего работника в зарубежную командировку?
Любая командировка, за границу или в пределах страны, сопровождается затратами на проезд, проживание и суточными. О командировке в пределах РФ читайте здесь.
Кроме того, при зарубежной командировки добавляются расходы на оформление визы, а при отсутствии загранпаспорта у командируемого работника также еще расходы на оформление загранпаспорт.
Помимо указанных расходов, зарубежная командировка может сопровождаться и иными расходами, возмещаемыми работнику, перечень которых нужно закрепить в локальных актах организации. Это может быть, например, расходы на связь, медицинскую страховку, на провоз багажа и пр.
Все эти расходы прописаны в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.
Командировка за границу: основные расходы
Суточные при командировке за границу
Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника.
По своей сути, суточные – это денежная сумма, которая выдается работнику, находящемуся в командировке для произведения различных расходов, не связанные с проездом и проживанием.
Устанавливается их размер внутренними локальными актами организации или коллективным договоров, однако, стоит помнить, что суточные не облагаются НДФЛ при командировке за границу в пределах 2500 руб. Именно поэтому, как правило, применяется величина суточных, равная как раз 2500 руб.
Если же организация решает, что ее работникам нужно платить больше, то с суммы сверх 2500 руб. необходимо удерживаться подоходный налог.
Суточные выплачиваются по норме, установленной для зарубежных командировок, начиная с того дня, когда работник пересекает границу на выезде из РФ.
При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ.
Устанавливая размер суточных для зарубежных командировок, нужно ориентироваться на уровень жизни в той стране, в которую направляется командируемый. Так как уровень жизни, уровень цен может значительно отличаться в зависимости от страны, в которую направляется работник, то и суточные могут различаться в зависимости от страны.
Кроме того, работник может за одну командировку побывать в нескольких странах. В этом случае со дня въезде в новую страну суточные выплачиваются в соответствии с величиной, установленной для этой страны.
Дата въезда в страну определяется по отметке в загранпаспорте.
Расходы на проезд
Что касается расходов на транспорт, то организация может учесть в качестве командировочных расходов затраты на оплату транспорта до места отбытия к месту назначения (общественный транспорт, такси), на оплату проезда до места назначения и обратно (билет на поезд, самолет), на оплату проезда в месте назначения (за границей).
Документы, на основании которых учитываются эти расходы – это билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие оплату.
Расходы на проживание
В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.
Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.
Расходы на оформление загранпаспорта
Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.
Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.
Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.
Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.
Расходы на получение визы
Оформление визы также сопровождается определенными расходами и оплатой пошлин. Эти расходы также могут быть учтены на основании документов об оплате и наличии готовой визы, для чего делается ксерокопия страницы с визой.
Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера. Расходы на курьерскую доставку также можно учесть в качестве командировочных расходов. Для этого необходимо эти расходы отразить во внутреннем локальном акте организации, в котором привести перечень тех расходов, которые организация планирует возмещать работником в связи с командировкой.
Сюда же можно отнести и расходы услуги по оформлению визы через специализированные компании.
Главное, нужно не забыть собрать документы, которые подтвердят факт оказания услуг и их оплаты, и обеспечить их оплату через работника.
Прочие расходы на зарубежную командировку
Помимо указанные выше расходов, ст.264 НК РФ дает право учитываться также в качестве командировочных расходов, расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы, которые зачастую сопровождают командировку за границу.
Расходы на командировку учитываются при налогообложению на дату утверждения авансового отчета.
Важное отличие зарубежной командировки от поездки по территории РФ – не нужно оформлять . Так как в загранпаспорте указываются даты пересечения границы с той или иной страной.
Поэтому к авансовому отчету прикладывается копия страниц загранпаспорта, в котором стоят отметки таможни о пересечении границ.
Если работнику на расходы выдаются наличные средства в иностранной валюте, то необходимо ее закупить в необходимом количестве. О покупке валюты читайте . Кроме того, работнику могут быть выдана деньги и в рублях, в этом случае он самостоятельно производит их обмен на иностранную валюту.
При возвращении работника из зарубежной командировке он должен предоставить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы, а также составить подробный отчет о проделанном за границей. Оставшиеся подотчетные суммы как в отечественной валюте, так и в иностранной, должны быть возвращены в организацию.
Законодательство устанавливает обязанность руководства хозяйствующего субъекта при отправлении сотрудника в служебную поездку компенсировать утвержденные расходы, которые должны быть документально подтверждены. Однако, также работнику положены суточные в командировке, которые выдаются за каждый день нахождения в поездке.
Суточные командировочные - это дополнительные расходы работника, который осуществляет исполнение своих трудовых обязанностей вне своего основного места работы, на найм жилья, питание и т. д. Норма суточных на один день определяется в локальных документах предприятия.
Эти денежные средства выдаются работнику перед самой исходя из ожидаемой продолжительности поездки. Документально подтверждать расходование этих средств работнику не нужно.
Если на предприятии применяется , то количество дней командировки для исчисления суточных, можно определить по отметкам в нем.
Когда этот документ не оформляется, то число дней служебной поездки определяется по представленным работником документам на проезд (билетам) или квитанциям гостиниц и т. д.
Если во время командировки происходит задержка работника по независящим от него причинам, администрация должна за все эти дни при предоставлении подтверждающих данный факт документов, компенсировать работнику суточные. При этом суточные выплачиваются за выходные и праздничные дни, если такое время попадает на период командировки.
Внимание! ТК РФ устанавливает, что работодатель обязан компенсировать дополнительные расходы по командировке (суточные) своему работнику, поэтому не платить суточные в командировке нельзя. Их нужно оплачивать, даже если работник предоставляет документы на жилье и питание, потому что понятие дополнительные расходы включают в себя не только это.
Единственная возможность в этом случае снизить такие расходы – установить небольшой размер суточных в локальных документах фирмы. Но устанавливать величину суточных в размере 0 рублей тоже нельзя. Это будет приравнено к их невыплате.
Важные изменения в 2017 году
В 2017 году произошла передача администрирования страховых взносов от внебюджетных фондов в налоговые органы. В связи с этим произошли важные изменения и в отношении суточных.
Размер этих выплат определяется каждым субъектом бизнеса самостоятельно и закрепляется в его нормативных актах. Но при исчислении НДФЛ суточные не облагались только в пределах действующих норм. Данное правило не распространялось на страховые взносы.
Если оформлена командировка на 1 день суточные также нужно выплачивать, и это правило распространяется на компенсацию и этих расходов.
Внимание! С 2017 года, если размер суточных в командировке больше 700 рублей (по России) или 2500 рублей (иностранные командировки), то бухгалтер с превышения этих сумм должна исчислять не только НДФЛ, но страховые выплаты на пенсионное, медицинское и социальное страхование.
Не облагаются сверх норм суточные только страховыми взносами по травматизму. Здесь действуют старые правила.
Суточные при командировках по России
Новый год не принес ожидаемой многими работодателями отмены суточных. В настоящее время командировка сотрудников должна сопровождаться их выплатой. Кроме этого платить эти суммы надо и при однодневных поездках, а также при исполнении работником трудовых функций, если у него в определен разъездной характер работы.
Размер суточных – нормы по России
Администрация компании, по прежнему, размер суточных определяет самостоятельно, закрепляя его в , или другом компании. Верхних пределов, ограничивающих эти размеры не существует.
Внимание! При обложении НДФЛ и исчислении страховых взносов действует норматив в размере 700 рублей. С выше этой суммы суточные облагаются подоходным налогом.
Однодневная командировка
Так как ранее действовавшее Постановление было отменено, а новые нормы не устанавливают минимальный срок командировки, то ею признается и поездка на один день. ТК РФ устанавливает, что должно сопровождаться выплатой суточных.
Их размер также определяется локальными актами фирмы, и действует норматив в размере 700 рублей при налогообложении НДФЛ и страховыми взносами.
При разъездной работе
Разъездной характер работы сотрудников должен сопровождаться выплатой компенсации произведенных работником дополнительных расходов, то есть суточных.
Однако, работодатель, должен быть готов, что ему придется подтверждать разъездной характер такими документами как трудовой договор с работником, в котором обязательно данное условие должно быть указано, отчеты сотрудника о служебных поездках и т. д.
Нормативные акты предприятия определяют размер суточных, полагающиеся в этом случае работнику. При этом лимит в 700 рублей здесь также должен учитываться.
Суточные при командировке за границу
Командировка сотрудника может осуществляться за пределы страны, и при ней также надо ему выдавать суточные.
Нормы выплат при поезде за границу
Нормы суточных при заграничных командировках также устанавливаются хозяйствующим субъектом самостоятельно. Однако в этих случаях, если организация относится к бюджетной сфере следует учитывать Постановление Правительства № 812, которое устанавливает максимальные размеры суточных для каждой страны, выраженные в долларах США.
Остальные фирмы при установлении собственных нормативом, могут использовать положения этого акта.
Внимание! В целях налогообложения НДФЛ и исчисления страховых взносов действует норматив 2500 рублей. Свыше него выдаваемые суммы будут облагаться налогами.
В какой валюте выплачивать?
При решении вопроса в какой валюте, надо выдавать суточные по заграничным командировкам, следует учитывать дни когда работник будет находиться в своей стране, и дни когда он будет в заграничной поездке.
Законодательством установлено, что за дни нахождения на территории собственного государства работник суточные получает в рублях, а за дни заграничной командировке в валюте той страны, куда он направляется. Надо учитывать, что в день отбытия из страны суточные считаются в иностранной валюте, а день прибытия - в рублях.
Фирма имеет право в своих нормативных документах устанавливать иной порядок определения валюты суточных.
Порядок выплаты
Выплата суточных может производится как сразу в иностранной валюте, так и рублях в эквиваленте полагающейся валюте. Этот вопрос решается руководством компании самостоятельно.
Работнику в последнем случае придется самостоятельно обращаться в соответствующие учреждения, и обменивать полученные деньги на иностранную валюту.
Как учесть разницу курса
Курсовые разницы по заграничной поездке могут возникать в связи с тем, что ЦБРФ может устанавливать различные курсы валюты на день выдачи в подотчет денег и на день представления авансового отчета.
Если образуется отрицательная курсовая разница, то ее следует учитывать в составе прочих расходов компании, а положительную – в составе прочих доходов.
Сотрудник купил валюту в поездке
Организация может не выдавать работнику суточные в валюте, а дать распоряжение произвести обмен самостоятельно, по прибытию в страну назначения. Подтверждающим документом в этом случае является справка об обмене из банка, в которой указывается курс, и сумма приобретенной валюты. А вот затраты в валюте, например, на гостиницу, уже переводятся в рубли на основании установленного курса ЦБ.
Особенности поездок в страны СНГ
При поездках в страны, входящие в СНГ, штамп в паспорте не ставится. Поэтому дата пересечения границы в этом случае определяется по проездным билетам, исходя из даты и времени прибытия в страну назначения.
Таким образом, сутки, в которые транспортное средство (поезд, автобус, самолет и т. д.) прибыло в место назначения в иностранном государстве, считается сутками въезда.
Внимание! Суточные в командировке по СНГ выплачиваются по норме иностранной поездки. Сутки, в которые транспортное средство прибыло на место назначения в России, считаются сутками возвращения, и на них суточные выплачиваются по нормам поездок внутри страны.
Что если сотрудник заболел в командировке
Если работник заболел во время нахождения в командировке, компания обязана зачесть ему суточные в полном размере, даже если он не смог из-за болезни выполнить задание. Такую позицию определило Минздравсоцразвития.
Больничная выплата производится на основании листка нетрудоспособности. Разрешается открыть его на месте командировки, а закрыть уже по возвращению домой. Но в этом случае нужно будет пройти дополнительное обследование, после чего лечащий врач оформить новый больничный, который продлит предыдущий.
Кроме этого, за время болезни компания полностью оплачивает расходы на найм помещения. Но есть исключение - за дни нахождения в лечебном учреждении на стационаре жилье оплате не подлежит.
Отдельной проблемой является оплата больничного, если работник заболел в иностранной командировке. Больничный иностранного образца не признается на территории России и оплате не подлежит.
Внимание! Чтобы подтвердить факт болезни за рубежом, необходимо произвести нотариальный перевод документа с иностранного языка, и заверить его в консульстве той страны, где был оформлен оригинал.
На основании предоставленного перевода врач уже должен открыть российский больничный. Однако все эти операции работник должен будет выполнить самостоятельно и за свой счет.
Сотрудник вернулся из поездки и в этот же день уехал
При отправлении работника в командировку может возникать ситуация, при которой он утром возвращается из одной поездки, и уже вечером уезжает в другую.
Закон не запрещает это делать, правда и не устанавливает, как именно это необходимо оформить. В результате, могут использоваться два способа.
Первый способ - две разные командировки. Работодатель должен оформить на новую поездку полный пакет документов – , командировочное удостоверение, (оба – при необходимости). При таком варианте оформления отдельное внимание необходимо уделить суточным.
Эту выплату работодатель должен произвести за каждый день нахождения в командировке, включая дни нахождения в пути. День, в который будут пересекаться обе поездки, подлежит двойной оплате - поскольку это заключительный день предыдущей командировки и первый день следующей. Правда, в таком случае вероятно возникнет спор с налоговой из-за сверхнормативных выплат.
Второй способ - объединение поездок. Если сразу известно, что работнику придется посетить сразу несколько мест, то на командировку оформляется полный пакет документов. В него вносится вся информация, через запятую указываются пункты назначения, цели, проставляется общая длительность.
Внимание! При этом закон не ограничивает продолжительность поездки, оставляя это на усмотрение компании. Суточные рассчитываются и выплачиваются сразу на весь срок поездки. Если во время командировки предстоит посещение двух и более стран, поездка разбивается на отрезки, и суточные для каждого рассчитываются исходя из установленных норм для этой страны.
Как отчитаться по поездке
С 2015 года законом было разрешено не оформлять . В этом случае для подтверждения общей продолжительности поездки нужно использовать проездные билеты, посадочные талоны, счета из гостиницы и прочие бумаги.
Если работник не сумел предоставить их, то из принимающей компании можно запросить официальный документ, подтверждающие работу командированного, с оттиском печати и подписями.
С 2016 года разрешено при поездках на место командировки и обратно использовать личный автотранспорт. В качестве подтверждения периода поездки в этом случае применяются чеки заправки ГСМ и служебная записка на имя руководителя.
Таким образом, период дней, за которые выплачиваются суточные в командировке подтверждаются документально бланками, предоставляемыми сотрудником.
А вот предоставлять документы, которые подтверждали бы расходование суточных, и вообще сам факт, что ни были использованы, работник не обязан. Работодатель по закону должен произвести данную выплату, а вот на что их работник потратит - уже его личное дело.
Оплачиваются ли выходные дни?
Во время нахождения в командировочной поездке часть ее дней могут приходиться на выходные. Оплата таких дней производится в зависимости от условий поездки.
Если сотрудник в эти дни не выполнял никакой работы на месте командировки, то такие дни считаются как дни отдыха. Однако закон обязывает выплатить за них суточные, а также компенсировать прочие расходы (например, за гостиницу).
Оплату за выходной день необходимо произвести, если:
- Выполнял порученную работу;
- В этот день выехал в командировку или вернулся из нее;
- Находился в дороге.
При этом она должна быть начислена не менее чем в двойном размере. Либо по желанию самого сотрудника дни могут быть оплачены в одинарном размере, и еще в любой удобный для него день будет предоставлен отгул.
Внимание! Локальными актами фирмы, коллективным либо трудовым соглашением могут устанавливаться другие нормы оплаты , однако они не могут быть меньше, чем устанавливает ТК РФ.
Сотрудник вернулся после 24.00
Согласно положение о командировках №749, дни поездки за границу необходимо разделить на промежутки, с целью правильного расчета суточных.
При этом:
- День выезда из страны должен включаться во время нахождения за границей;
- День прибытия в страну должен включаться в период нахождения в России.
Точная дата определяется согласно штампу, проставленному на паспортном контроле.
Если самолет прилетел до 24:00, и в это же время был пройден паспортный контроль - датой прибытия в страну считается текущий день, и за него выплачиваются суточные по России.
Если самолет прилетел до 24:00, но таможенный контроль пройдет после 24:00 - датой пересечения границы будет считаться следующий день (в аэропорту границей считается таможенная зона). Таким образом за день прилета выплачиваются суточные в норме иностранной поездки, а за день пересечения границы - в норме поездки по России.
Внимание! Если самолет прилетел после 24:00, и в это же время был пройден контроль на таможне - день прилета и прохождения считаются днем нахождения в России, за этот день выплачиваются суточные по нормам поездок внутри страны.
Из этого правила есть исключение - при перемещении между странами СНГ штамп в паспорте не ставится. Даты выезда из страны и возвращения будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении или датах на проездных документах. В этом случае всегда суточные за дату отъезда будут выплачиваться по норме заграничной поездки, а за дату возвращения - по норме поездок внутри страны.
Налогообложение суточных
Для целей налогового учета установлены следующие размеры суточных:
- 700 рублей за сутки - для командировок внутри России;
- 2500 рублей за сутки - для поездок в другие государства.
Суточные в командировке в пределах этих норм не подлежат обложению НДФЛ, и не отражаются в каких-либо отчетах. Если же размер выплат был больше, то на сумму превышения необходимо начислить налог. Это производится в заключительный день месяца, в котором был утвержден сданный авансовый отчет, а рассчитанная сумма удерживается из зарплаты работника.
Также, эти суммы необходимо будет отразить в отчетах и 6-НДФЛ.
С 2017 года, с передачей прав по управлению взносами в ФНС, сверхлимитные суммы суточных необходимо также облагать взносами во все фонды, кроме отчислений на травматизм. Производить расчет взносов нужно по итогам того месяца, когда был утвержден авансовый отчет, путем включения сумм превышения в общую базу.
Внимание! Применять нормы суточных при расчете налога на прибыль в 2017 году не нужно. Компания их принимает к учету в размерах, закрепленных локальными актами компании, и относит в число прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Они включаются в базу по определению налога на прибыль в день принятия авансового отчета.
Командировка за границу часто требуется для ведения профессиональной деятельности. Оформление такой поездки подразумевает, что будут созданы соответствующие документы, рассчитаются расходы и суточные начисления на проживание и работу. Размер этих выплат будет определять налог и входить в расчет НДФЛ, поэтому их размер важен для определения.
Какие нужны документы на командировку за границей?
Чтобы направлять работника за пределы РФ, необходимо изучить нормы текущего законодательства. Трудовой Кодекс в государстве Россия обязывает подтвердить направление через служебный приказ, образец которого рассматривается отдельно от другой документации.
Объявления в категории «работа с командировками за границу вакансии» интересны многим, ведь это отличная возможность на временное проживание заграницей и более высокие нормы заработной платы (хотя придется научиться разбираться в оформлении командировки). Командировочный пакет могут составлять разные документы, которые следует подробно рассмотреть.
Сотрудник имеет такие документы, подтверждающие нахождение в выезде по корпоративным целям:
- Приказ о том, что назначается заграничная командировка;
- Чеки, зарубежный билет и другие проездные документы;
- Чеки на расчет заправки бензином, если иностранный выезд осуществляется на машине;
- Квитанция или чек на проживание на время поездки в руб. или дугой валюте.
В дальнейшем работник отдаст эти документы, чтобы сделать расчет того, какие расходы производились, и не было ли превышение их нормы. Чтобы состоялось пересечение границы, работнику может понадобится предварительное оформление визы или заграничного паспорта.
Для этого оформление потребует предоставить и другие документы, которые подтверждают корпоративный характер поездки, материальное обеспечение и согласованность маршрута.
Командировка за границу - оформление
Когда организация отправляет сотрудника в заграничный выезд, она также ожидает, что будет оформлен акт о выполненных задачах. Как правило, любая командировочная работа потребует также составить авансовый отчет. Это актуально только тогда, когда авансовая выплата будет выплачиваться сотруднику перед отъездом. В дальнейшем потребуется поискать образец отчетности в теме «командировка за границу как оформить авансовый отчет».
Образец такого документа как авансовый отчет регламентирует расходы работника, поэтому следует самостоятельно позаботиться о подтверждении покупки билетов, оплаты на проживание и питание. Расходы, которых требует заграничная работа, подтверждаются через чеки, билеты и другие документы. Авансовый отчет составляется на рубль, либо может использоваться другая валюта, в которой было решено выплачивать сам аванс. Авансовый отчет может иметь приложения в виде чеков, где отображены расходы за каждый день.
Образец приказа на командировку за границу
Перед тем, как отправить работника, и рассчитывать суточные, проходит оформление приказа. Образец этого документа регламентирует, когда произойдет поездка, кто к ней будет относиться, какое место и территория отправки. Через стандартный образец можно составить приказ на однодневный выезд или для поездки на много дней. Оформление заграничного выезда часто оформляется не на один день, поэтому указывается предел пребывания в поездке.
Постановление пишется руководителем и заверяется его подписью. В нормы приказа вписывается должность и имя рассматриваемого лица. Документы часто содержат нормы о том, какие задачи в какой день необходимо выполнить. Образец может упоминать суточные выплаты, предполагаемые расходы и их размер или условия оплаты. Подробнее о том, какая сумма попадет в размер расчета расскажет авансовый отчет. Также отдельно производится расчет на суточные.
Проживание в командировке за границей - расходы
Поскольку работником составляется расчет расходов и образец на авансовый отчет, актуальна тема «командировка за границу как пересчитать расходы в валюте». Размер того, какая прибыль или расходы образуются, может облагаться через государство по НДФЛ, поэтому делается расчет.
Также расходы и их нормы проходят возмещение, например, суточные расходы на проживание и прочее, чего потребует работа. В подтверждение этому должны оставаться чеки, билеты, квитанции. Размер этой суммы проходит расчет и может быть конвертирован в валюту, которую поддерживает страна.
Командировка за границу - суточные нормы 2018
Нормы Трудового законодательства постановляют, что работа и суточные выплаты попадают под расчет, который определяется руководителем. Размер суточных на проживание и работу может проходить изменение по усмотрению работодателя.
Работа государственных структур часто определяет суточные за командировку за границей через средний образец нормы суточных в зависимости от страны отправки. В этом случае суточные определяются по официальному Постановлению.
Размер суточных при командировках за границу
Расчет по командировкам за границу по работе зависит от количества проведенных дней. Суточные насчитывают на проживание вне места постоянного жительства, а в данном случае, если был приказ на выезд и проживание по корпоративным целям заграницей. Несмотря на то, какая работа будет выполняться, суточные насчитываются по тарифу предприятия. Работа бюджетных учреждений определяет денежные выплаты для поездки в США на уровне 72 долл., Германию – 65, Украину – 53, Белоруссию – 57, Францию – 65.
За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. Работодатель обязан возмещать суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные возмещаются работнику:
- за каждый день, пока он находится в командировке;
- за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
- за 9 дней — 40 евро за каждый день;
- за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
Курс (условно) евро:
- на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
- на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.
Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:
40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
Суточные по России = 700 руб.
Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб
Размер суточных при командировках по России и за границу
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.
Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).
По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:
- 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
- 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.
Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Комментирует Юлия Бусыгина, ведущая программы повышения квалификации « » в Контур.Школе :
«Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам».
Суточные в иностранной валюте
Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Суточные при однодневной командировке
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
Суточные по однодневным командировкам:
- за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
- по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
- Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
- Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
Суточные при командировке в страны СНГ
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Отчет по суточным в командировке
Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
- окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.
684 292 просмотра
