Процесс движения исходящего документа. Разработка маршрута движения документа. Где должны регистрироваться документы

2. ДВИЖЕНИЕ ВХОДЯЩИХ. ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

В этом разделе будут кратко рассмотрены основные этапы движения документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

2.1 Входящие документы

Первичную обработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах - секретарь.

При приеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки - наличие всех указанных в документе вложений. На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер. Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Обычно в канцелярию передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам» а также нерегистрируемые в канцелярии, передают по назначению. Предварительно документы рассматривают в канцелярии XIя определении, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют.

Эту работу поручают специалистам службы ДОУ, секретарю или помощнику руководителя которые хорошо знают распределение обязанностей между должностными лицами организации и обладают доверием со стороны руководства организации.

После рассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.

После исполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в делопроизводстве.

2.2 Исходящие и внутренние документы

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы:

Подготовка проекта документа;

Оформление и согласование (визирование) проекта;

Подписание проекта;

Регистрации документа;

Отправка из организации.

Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.

Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций).

При параллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременно роздан участвующим в I подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений организации).

Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов. Для сокращения маршрутов движения целесообразно там, где это возможно, делегировать право подписи документов нижестоящим руководителям (заместителям водителя, руководителям структурных подразделений).

После подписания исходящий документ передают в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем - на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении.

Перед отправкой проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.

На отправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документы обрабатывают и отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующею рабочего дна после подписания.

Работу с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.

3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

К технологическим процессам обработки документной информации относят регистрацию документов.

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

При регистрации в информационно-поисковую систему (ИПС) организации вводят учетные данные о документе (его реквизиты и другие метаданные), а также присваивают документу уникальный регистрационный индекс. Это позволяет сформировать банк данных по всем документам организации и ОВД осуществлять поиск документов по внесенным в информационную систему параметрам (метаданным документа).

При регистрации электронных документов в системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) некоторые метаданные вводит система автоматически. Регистрируя документы в САДД, пользователь, как правило, имеет возможность «настроить» состав вводимых метаданных под свои требования либо самостоятельно, либо с помощью фирмы-разработчика системы.

Регистрация внутренних и исходящих документов, подтверждает факт их создания в данной управленческой системе и отправки адресатам, - необходимое условие придания эти документам официального характера и юридической силы.

Регистрация входящих документов не только подтверждает факт их получения, но и накладывает на получившую организацию ответственность за использование содержащейся в документах информации.

Международный стандарт ИСО 15489 также предусматривает регистрацию документов в информационной системе посредством присвоения ему уникального идентификаторам ввода краткой информации о нем или его метаданных, В некоторых странах, например США, документы не регистрируют. Регистрация также необходима для учета документов и контроля за их исполнением. По отношению к регистрации документы в организации делят на регистрируемые и нерегистрируемые.

В обязательном порядке регистрируют документы, которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения юридических обязательств и управленческих действий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшей деятельности организации.

Регистрации подлежат документы:

Поступающие от органов власти и управления или вышестоящих организаций, а также направляемые в их адрес;

Входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие;

Важнейшие внутренние (организационные и распорядительные) документы (приказы, распоряжения, протокол и т.д.);

Документы, содержащие информацию о деятельности организации (планы, отчеты, справки, акты, доклады, договор и т.д.);

Ценная и заказная корреспонденция.

Не регистрируют документы, присланные для сведения и не требующие ответа: поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п.

Форма регистрации может быть централизованной, при которой все документы регистрируют в одном месте – службе ДОУ или децентрализованной, когда регистрация происходит и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп, изображенный на рисунке 2.

Рисунок 2 – «Регистрационный штамп»

Категории не регистрируемых в организации, а также регистрируемых вне службы ДОУ документов должны быть определены в соответствующие перечнях документов, составляемых в качестве приложений к инструкции по делопроизводству.

Использование САДД сокращает затраты времени на ввод в ИПС учетных данных о документе и позволяет максимально централизовать регистрацию. При децентрализованной форме регистрации САДД предоставляет возможность создать единую базу данных обо всех документах организации, включая территориально удаленные структурные подразделения.

Основные правила регистрации документов:

Однократность регистрации (документ в организации регистрируют один раз, и при передаче документа из одного подразделения в другое его регистрационный номер не изменяют);

Регистрации подлежат документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по всем каналам: по почте, электронной почте, факсимильной связи, курьером;

Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие - в день подписания, телеграммы - немедленно после их получения, их сразу передают адресату.

Регистрационный индекс (номер) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный индекс документа означает его принадлежность к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри этой группы. Как правило, индекс состоит из арабских цифр, к которым могут добавлять буквы. Порядковый номер присваивают, начиная с номера 01, с 01 января по 31 декабря включительно (при регистрации в рамках календарного года). Для разделения документов по классификационным группам используют номенклатуру дел, в которой каждой группе документов (делу) присваивают свой индекс. Индекс дела состоит из условного, чаще всего цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и номера дела в этом структурном подразделении. Например, индекс дела 02-06 означает, что дело заведено под номером 06 в структурном подразделении с индексом 02. Таким образом, регистрационный индекс документа из индекса дела и порядкового номера документа, а регистрируемом массиве. Например, если порядковый номер входящего документ 645 и после исполнения он будет помещен в дело индексом 02-06, то регистрационный индекс этого документа – 02-06/645.

Исключение составляют внутренние распорядительные документы, индексами которых являются их порядковые в каждой группе документов, присваиваемые им в течении календарного года, учебного года (для учебных заведений) срока полномочий органов. К индексам приказов по личному составу могут быть добавлены буквы «л/с» (личный состав) или «к» (кадры).

Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов.

Из статьи вы узнаете:

Схема документооборота на предприятии

Централизованная

Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций (единоначалия). Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией.

Децентрализованная

Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности.

Децентрализованная форма оборота документов предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.

Смешанная

При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы.

Пример схемы документооборота

Маршрутная схема движения документов является основным принципом системы оборота деловых бумаг. В данной схеме каждому документному потоку присваиваются общие признаки, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры.

В данной схеме указываются:

1. исполнители (т.е. подразделения, принимающие участие в обработке данного потока);
2. маршрут (т.е. порядок следования исполнителей);
3. наличие реверсивных движений (попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю);
4. характер операций, осуществляемых каждым конкретным исполнителем).

Пример схемы документооборота организации представлен на Рис. 1:

Рисунок 1. Схема документооборота предприятия

Читайте также:

Виды документных потоков

Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом остается одним и тем же.

Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения.

Первая классификация

• горизонтальные потоки (возникают между отделам одного уровня);
• вертикальные потоки (возникают межу отделам разных уровней);
• восходящие (бумаги от подчиненных структур движутся к руководящим);
• нисходящие (документы от руководящих структур движутся к подчиненным).

Вторая классификация

• входящий поток образуют бумаги, поступающие из внешних источников;
• исходящий поток образуют документы, отправляемые из организации;
• внутренний поток образуют бумаги циркулирующие внутри организации.

Этапы документооборота в организации

Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:

Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.

Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т.д.

Направление руководству. На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения.

Обработка. На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение.

Основным принципом всех этапов является рациональное движение, т.е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.

Как составить схему документооборота

Оптимальным вариантом графического отображения всех этапов прохождения документов является схема. Каждый вид работы внимательно анализируется, а итогом этого анализа становится разработка блок-схемы, визуализирующей весь процесс.

Последовательность действий, необходимых для решения задачи, получает графическое оформление.

Унифицированной схемы графика не существует. Каждому предприятию необходимо его разрабатывать самостоятельно. Чем больше предприятие, чем больше у него видов деятельности, тем более детальным должен быть график.

Этап второй.

Назначаем ответственных за оформление бумаг

С первичной документацией это сделать достаточно просто – тот кто составляет, тот и отвечает за оформление. Для остальных бумаг такого ответственного придется назначить. Если этого не сделать, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого.

Этап третий.

Устанавливаем сроки.

Срок, в который ответственный работник должен предоставить документ, - самая важная часть всего графика. Срок может быть установлен в месяцах или днях, прошедших со дня исполнения бумаги.

Этап четвертый.

Выбираем оформление

Как уже говорилось выше, удобный способ оформления графика – блок-схема. Но он может быть оформлен и в виде текста, и в виде таблицы. Текстовая форма подойдет для небольшой организации, для более крупной – удобнее окажется таблица. Главный принцип – вашу схему должно быть удобно читать сотрудникам, ответственным за оборот документов.

ТЕМА 8. ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

1. Понятие, виды и основные этапы документооборота

2. Принципы и методы организации документооборота

3. Регистрация документов и построение поисковой системы

4. Контроль исполнения документов

Понятие, виды и основные этапы документооборота

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Организация движения документов нацелена на: а) сокращение пути и времени движения документов, б) исключение возвратного, дублирующего и неритмичного движения документов, в) унификацию процедур прохождения и обработки конкретных документов, г) применение современной оргтехники. Движение конкретных документов различается длиной пути, этапами обработки документов и сроками их хранения. В "Государственной системе документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" рассматривается документооборот организации. Все документы организации делятся на три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Документооборот входящих документов

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение от сторонних организаций или лиц: вышестоящих, подчиненных, государственных, муниципальных, частных, депутатов и граждан.

Обработка входящих документов включает: а) прием и первичную обработку документов; б) предварительное рассмотрение и распределение документов; в) регистрацию; г) рассмотрение документов руководством; д) передачу на исполнение.

Прием и первичную обработку поступающих документов производит служба ДОУ, или секретарь, или централизованная экспедиция в зависимости от объема корреспонденции, в нерабочее время по необходимости - дежурный сотрудник. Экспедиция - специальный отдел организации, производящий прием, отправку и рассылку доку­ментов и грузов. Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены курьером и посетителями, переданы средствами электрической связи.

При получении корреспонденции:

1) проверяется правильность ее доставки: ошибочно присланная корреспонденция возвращается на почту;

2) проверяется целостность упаковки и документов, их повреждения (неполное получение факсимильного сообщения, отсутствие указанного в документе приложения); составляется акт о повреждениях или отсутствии документов, который пересылается вместе с полученными документами их отправителю;

3) не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично" или адресованная общественным организациям;

4) заказные письма принимаются под расписку;

5) на документ с надписью «СРОЧНО» проставляется время получения;

6) упаковка при вскрытии уничтожается, кроме случаев, когда в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке); в документе нет даты, и она устанавливается по почтовому штемпелю.

Предварительное рассмотрение и распределение документов нацелено на оперативное получение документов исполнителями, освобождение руководства от рассмотрения второстепенных вопросов.

Оценка поступившего документа учитывает: а) вид документа и важность его содержания; б) сложность и новизну поставленных вопросов; в) общественное положение автора документа; г) срочность исполнения документа.

В ходе первичного рассмотрения документы делятся на 2 потока: 1) для рассмотрения руководителем организации; 2) для направления в те структурные подразделения, которые согласно Положению о структурном подразделении будут исполнять документы. Руководству обычно направляются документы вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства, а также жалобы на действия подчиненных должностных лиц. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан предаются в специальное подразделение по рассмотрению писем граждан. Всю эту работу делает опытный человек, хорошо знающий структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Помощь ему оказывают справочные материалы: примерный перечень документов для рассмотрения руководством, перечень должностных лиц и их обязанностей и др.

Регистрация входящих документов состоит в проставлении на первом листе документа в правом нижнем углу отметки о поступлении документа в организацию, которая пишется от руки и включает регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Это может быть регистрационный штамп - штамп, содержащий наименование организации, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Факсимильное изображение имеет дату поступления, поэтому указывается лишь порядковый номер. На невскрытой корреспонденции регистрационный штамп ставится на конверте и упаковке пакетов.

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция переносится в регистрационную форму. Руководитель может попросить сделать для себя копии некоторых документов. Он не должен, как правило, принимать лично без регистрации документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций.

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководителем. Документы должны быть переданы на исполнение в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. При нескольких исполнителях документ передается ответственному исполнителю; при его отсутствии – первому из состава исполнителей, для остальных делаются копии или документ передается поочередно. Необходимость размножения документов и количество копий определяется исполнителем.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Требования к документообороту, обязательные для соблюдения во всех учреждениях. Этапы технологического процесса обработки и движения поступивших документов. Централизованная и децентрализованная регистрация корреспонденции, индексирование документов.

контрольная работа , добавлен 29.06.2013


Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Количественный анализ документов на предприятии. Автоматизации делопроизводства как решение проблем в нормативном обеспечении и документообороте.

курсовая работа , добавлен 05.03.2015


Задачи службы делопроизводства, порядок регистрации документов. Организация документооборота в ГУ "1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской обл.". Формы регистрации документов и значение для оперативного принятия управленческих решений.

курсовая работа , добавлен 12.01.2012


Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.

презентация , добавлен 16.04.2012


Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

реферат , добавлен 11.12.2010


Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.

курсовая работа , добавлен 05.10.2014


Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.

контрольная работа , добавлен 09.03.2016

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения.

Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда Документирование управленческой деятельности / Под ред. В.В. Маковецкого. М., 2005. С. 63..

Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

• - горизонтальные - связывают организации одного уровня;
• - вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней.

Восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций. Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту:

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства предприятия, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Движение входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами обозначено:

Рис. 1. Схема движения входящих документов Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. СПб., 2003. С. 73.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления предприятия, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов на предприятии.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп. М., 2006. С. 86..

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации) Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А.В. 4-е изд. М.: ИНФРА-М, 2002. С. 75..

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.