Документ секретно на компьютере в отделении. Правовые основы режима секретности

Пролетарии всех стран, соединяйтесь! КОММУНИСТИЧЕСКАЯ ПАРТИЯ СОВЕТСКОГО СОЮЗА ЦЕНТРАЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

Совершенно секретно ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В АППАРАТЕ ЦК КПСС (фрагменты) (Утверждена постановлением Секретариата ЦК КПСС 12 февраля 1980 г.) I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящей инструкцией определяются правила работы с секретными документами в аппарате ЦК КПСС. Основные положения Инструкции распространяются также на работу с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", несекретными служебными документами и письмами трудящихся.

2. Документы в аппарате ЦК КПСС по степени секретности делятся на совершенно секретные особой важности ("Особая папка"), совершенно секретные и секретные. Гриф "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") ставится на документах, содержащих сведения, содержащие особо важную партийную и государственную тайну. Гриф "Совершенно секретно" ставится на всех других документах, содержащих сведения, составляющие партийную и государственную тайну. Гриф "Секретно" ставится на документах, не содержащих сведений, составляющих партийную и государственную тайну, но раскрывающих методы работы аппарата ЦК КПСС. Степень секретности документа определяют отделы ЦК, которые готовят документ.

3. Гриф "Для служебного пользования" ставится на документах, которые содержат несекретные, но не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах по телевидению и радио сведения. В отдельных случаях на таких документах, направляемых ЦК КПСС партийным комитетам, министерствам, ведомствам, организациям, может ставиться гриф "Не для печати".

4. Ответственность за организацию и состояние работы с секретными документами Политбюро и Секретариата ЦК КПСС возлагается на Общий отдел; ответственный за состояние работы с секретными документами в отделах ЦК- заведующие отделами и заведующие секретариатами отделов.

5. Отделы ЦК КПСС организуют учет секретных документов, обеспечивают их сохранность, своевременное использование, соблюдение требований настоящей Инструкции и указаний ЦК КПСС по сохранению партийной и государственной тайны. Заведующие секретариатами отделов инструктируют сотрудников по вопросам работы с документами в аппарате ЦК КПСС. Проверка наличия секретных документов в отделах ЦК КПСС возлагается на Общий отдел ЦК КПСС.

II. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ АППАРАТА ЦК КПСС ПО СОХРАНЕНИЮ ПАРТИЙНОЙ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ ТАЙНЫ

6. Работники аппарата ЦК КПСС обязаны:

а) проявлять высокую бдительность и строго сохранять партийную и государственную тайну;

б) выполнять установленные настоящей Инструкцией правила учета, хранения секретных документов, их подготовки и обращения с ними;

в) при переходе из аппарата ЦК КПСС па другую работу или в другой отдел ЦК отчитаться перед отделом за все числящиеся за ними секретные документы.

В случае ухода в отпуск или выезда в командировку сдать в секретариат отдела все полученные ими секретные документы.

7. Работникам аппарата ЦК КПСС не разрешается:

а) вести по телефону, радиотелефону переговоры секретного характера, а по аппаратам правительственной АТС-2 и "ВЧ"- совершенно секретного характера;

б) делать всякого рода записи по секретным вопросам в личных блокнотах, записных книжках. Записи секретного характера, необходимые в работе, могут производиться в рабочей тетради, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и заверена подписью заведующего секретариатом отдела. Тетрадь работнику отдела выдается под расписку и хранится на правах секретного документа. По миновании необходимости тетрадь уничтожается по акту;

в) знакомить с секретными документами лиц, не работающих в аппарате ЦК КПСС, а также сотрудников аппарата ЦК, не имеющих прямого отношения к этим документам, давать какие-либо справки и сведения о них без разрешения руководства отделов ЦК КПСС;

г) передавать секретные документы другим лицам помимо секретариата отдела, выносить их из зданий ЦК КПСС, выполнять секретную работу на дому;

д) брать с собой секретные документы при выезде в командировки и при возвращении из командировок.

V. ОБРАЩЕНИЕ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ЦК КПСС

31. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС получают лично товарищи, которым они адресованы, или их доверенные лица.

32. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС хранятся в металлических шкафах (сейфах), которые в нерабочее время опечатываются.

33. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС запрещается выносить из помещений организаций и учреждений, в которых работают получившие их лица.

34. Товарищи, получившие протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС, не могут знакомить с ними кого бы то ни было, если нет специального разрешения ЦК КПСС.

35. Снимать копии, перепечатывать постановления, делать выписки из протоколов заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС, постановлений и выписок из постановлений, а также ссылаться на них в открытой печати или в документах советских, профсоюзных, комсомольских и хозяйственных органов запрещается.

36. Материалы к повесткам заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС направляются в отделы по их просьбам только в том случае, если рассматриваемый вопрос имеет непосредственное отношение к работе отдела.

37. Необходимые для отделов справки по постановлениям Политбюро и Секретариата ЦК КПСС могут даваться заведующими отделами, их заместителями и заведующими секретариатами.

38. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС и выписки из них, Информационные бюллетени ЦК, повестки и материалы, рассылаемые отделам к заседаниям Политбюро и Секретариата, подлежат возврату в установленные сроки в Общий отдел ЦК. На возвращенные документы составляется опись в двух экземплярах, один из которых вместе с документами направляется в Общий отдел ЦК, а второй остается у отправителя и хранится два года, после чего уничтожается по акту.

39. Документы, адресованные ЦК КПСС, принимаются, учитываются и рассылаются только Общим отделом ЦК. Прием и учет документов, адресованных непосредственно Отделу ЦК КПСС по работе с заграничными кадрами и выездами за границу, отделу писем, КПК при ЦК КПСС, ведется ими самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

40. Работники, принимающие секретные пакеты, проверяют их целостность, сохранность оттисков печати, правильность адреса и расписываются за получение пакета. При обнаружении повреждений пакета или оттисков печати составляется акт в трех экземплярах в присутствии лица, доставившего пакет. Один экземпляр посылается отиравителю пакета, второй- фельдъегерской службе, а третий остается в Общем отделе ЦК. При вскрытии пакета проверяется соответствие учетных номеров, указанных на пакете, с номерами вложенных документов. В случае расхождения данных составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документов, а второй остается в Общем отделе ЦК.

41. Общий отдел ЦК проверяет правильность оформления документов, поступивших в ЦК КПСС. В случае, когда на документах отсутствует гриф секретности или проставленный гриф не соответствует содержанию документов, Общий отдел проставляет или изменяет гриф секретности.

42. На каждый документ, подлежащий возврату в Общий отдел ЦК, заполняется карточка учета. Два экземпляра карточки вместе с документом направляются в соответствующий отдел.

43. При регистрации документов в карточке учета заносится их краткое содержание без упоминания данных, составляющих партийную и государственную тайну, а также количество листов и экземпляров. На каждом документе, подлежащем возврату в Общий отдел ЦК, в верхнем правом углу проставляется штамп с указанием входящего номера, даты поступления. На каждом из имеющихся приложений проставляется входящий номер документа. Документы передаются в отделы под расписку в карточках учета.

44. Поступившие в ЦК КПСС документы: протоколы местных партийных комитетов, статистические и финансово-хозяйственные отчеты, сметы, отчеты по членским взносам, а также справочные и информационные материалы регистрируются в учетно-разносных карточках и передаются в отделы ЦК под расписку. На таких документах в левом нижнем углу проставляется штамп без указания о возврате в Общий отдел ЦК. Не регистрируются брошюры, журналы, газеты, книги, плакаты, извещения и другая корреспонденция подобного рода. Информационно-справочные и статистические материалы поступают в отделы ЦК от министерств, ведомств и организаций в соответствии с установленными перечнями этих материалов. Отделы ЦК ежегодно уточняют перечни и о внесенных в них изменениях сообщают в ЦК КПСС.

45. Отправка секретной корреспонденции из аппарата ЦК осуществляется Общим отделом ЦК КПСС через фельдъегерскую службу. Отправка писем трудящихся на рассмотрение местными партийными комитетами и другими организациями осуществляется Отделом писем ЦК. При приеме документов на отправку Общим отделом проверяется правильность их оформления. Документы и материалы, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией требований, к отправке не принимаются. Предназначенные к отправке пакеты сдаются фельдъегерской службе под расписку в реестре. Секретная корреспонденция доставляется в отделы ЦК и возвращается в Общий отдел в закрытом конверте курьером или фельдъегерем. Документы и материалы Политбюро ЦК КПСС возвращаются отделами ЦК в Общий отдел через фельдъегерскую службу. О пересылке в другие организации документов, ранее зарегистрированных в Общем отделе ЦК, делается отметка в карточке учета.

46. Совершенно секретные особой важности ("Особая папка") документы направляются адресатам в пакетах с грифом "Совершенно секретно особой важности" серия "К" с пометками "Лично" или "Вскрыть лично". Совершенно секретные документы, а также документы, которые должны быть вручены адресату лично, отправляются в пакетах с грифом "Совершенно секретно" серия "К" с проставлением на пакете при необходимости пометки "Лично" или "Вскрыть лично". Вся остальная секретная корреспонденция отправляется с грифом "Секретно".

47. Секретные документы пересылаются в пакетах из плотной бумаги. При упаковке документов проверяется правильность их оформления. После этого пакет заклеивается и прошивается крест-накрест через все его клапаны ниткой или металлическими скобами. Если нельзя прокалывать содержимое, то прошиваются только клапаны пакета и нитка завязывается в центре упаковки. Прошитый с прокалыванием вложения пакет опечатывается одной сургучной печатью, а остальные- пятью сургучными печатями (в центре и по углам на клапанах пакета). Если пакет изготовлен из бумаги с внутренним полиэтиленовым покрытием и после вложения документа запечатан на специальном устройстве, то он не прошивается и не опечатывается сургучной печатью. Информационные бюллетени и закрытые письма ЦК КПСС могут направляться опломбированными пачками. Пакеты вручаются под личную расписку адресату или доверенному лицу, расписки возвращаются в Общий отдел ЦК.

48. Расписки и реестры на отправленную секретную корреспонденцию хранятся не менее одного года, а на корреспонденцию с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка")- не менее трех лет, после чего они уничтожаются по акгу.

VII. УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ХРАНЕНИЕ ИХ В ОТДЕЛАХ ЦК КПСС

49. Документы, подлежащие возврату в Общий отдел ЦК КПСС, учитываются секретариатами отделов по карточкам учета, заполненным в Общем отделе и приложенным к указанным документам[...]

55. Все исходящие из отделов ЦК документы, адресованные партийным комитетам, министерствам, ведомствам и организациям, подписываются заведующими отделов ЦК или их заместителями. Копии исходящих документов визируются исполнителями, па них указывается фамилия лица, подписавшего документ. Отдельные документы, подготовленные в секторах организационно- уставных вопросов, учета руководящих кадров, единого партбилета Отдела организационно-партийной работы, подразделениях Управления делами ЦК, по разрешению руководства этого отдела и Управления делами ЦК могут подписываться руководителями соответствующих секторов (подразделений). Секретариаты отделов проверяют правильность оформления документов, предназначенных к отправке. Исходящие документы регистрируются секретариатами отделов в карточках учета исходящих документов. На каждом документе и его копии проставляется исходящий номер, включающий индекс отдела и структурного подразделения, а также очередной регистрационный номер.

Исходящие документы передаются секретариатам отделов под расписку в карточках учета исходящих документов в Общий отдел ЦК в количестве, необходимом для отправки адресатам.

56. Секретные документы, находящиеся в отделах, хранятся в металлических шкафах (сейфах), которые имеют два ключа. Один ключ выдается под расписку работнику, а другой ключ в опечатанном конверте хранится в секретариате отдела. Металлические шкафы (сейфы) после окончания рабочего дня должны быть опечатаны. В случае необходимости металлические шкафы (сейфы) работников отдела могут быть вскрыты в их отсутствие с разрешения заведующего секретариатом. При этом вскрытие металлического шкафа (сейфа) производится в присутствии секретариата отдела. Сотрудники, вскрывшие металлический шкаф (сейф), обязаны оставить в нем справку об изъятых документах и опечатать его.

57. Секретариаты не реже одного раза в квартал проверяют наличие секретных документов у работников отдела. О фактах нарушения правил работы с секретными документами докладывается заведующему отделом. В случае утери секретного документа отдел докладывает об этом ЦК КПСС. Все информационные документы, подлежащие возврату в Общий отдел ЦК, находятся в отделах, как правило, не более одного месяца. Документы, направленные для ознакомления в несколько отделов, находятся в каждом из них не более 10 дней.

58. Документы, не подлежащие возврату в Общий отдел ЦК и сдаче в архив, хранятся в отделах согласно номенклатуре дел и в установленные сроки уничтожаются по акту, о чем делается отметка в карточке учета.

VIII. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНЫХ ОСОБОЙ ВАЖНОСТИ ("ОСОБАЯ ПАПКА") ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЕ С НИМИ

59- Учет совершенно секретных особой важности ("Особая папка") документов ведется отдельно от учета совершенно секретных и секретных документов.

60. Поступившие в ЦК КПСС документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") принимаются в Общем отделе ЦК и регистрируются в карточках учета.

61. В отделах ЦК поступившие документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") принимаются и учитываются заведующим секретариатом.

62. Документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") хранятся в сейфах, которые в нерабочее время опечатываются или опломбируются. Необходимость опечатывания или опломбирования кабинетов и помещений, в которых находятся эти сейфы, определяется отделами. Перед вскрытием этих помещений, а также опечатанных или опломбированных сейфов работники проверяют целостность оттисков печатей или пломб. При обнаружении повреждений оттисков печатей или пломб об этом составляется акт и сообщается заведующему отделом и в комендатуру.

63. Ознакомление работников аппарата ЦК КПСС с документами, имеющими гриф "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), производится только с разрешения секретарей ЦК КПСС или заведующих отделами ЦК Работники, ознакомившиеся с документами, расписываются на них разборчиво и ставят дату ознакомления. Информационные документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), направленные в отделы ЦК для ознакомления, находятся в отделах, как правило, не более 10 дней, после чего возвращаются в Общий отдел ЦК. Записи по "Совершенно секретным особой важности" ("Особая папка") вопросам, необходимые в работе, производятся в специальной рабочей тетради, зарегистрированной в Общем отделе ЦК.

64. Рукопись документа с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") регистрируется составляющим ее работником в специальной рабочей тетради, предназначенной для записи совершенно секретных особой важности сведений. Указанная рукопись передается работником лично заведующей машинописным бюро (старшей машинистке) под расписку в тетради. Перед печатанием заведующая машинописным бюро (старшая машинистка) регистрирует рукопись в отдельном журнале машбюро и проставляет на ней учетный номер.

65. При печатании документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") должна применяться новая копировальная бумага. На оборотной стороне последнего листа документа указывается фамилия машинистки-исполнителя, количество отпечатанных экземпляров и на каждом листе- учетный номер по журналу и дата. Напечатанный документ передается исполнителю под расписку в журнале машбюро. Вместе с документом передаются также материалы, использованные при печатании (черновики, испорченные экземпляры, копировальная бумага и листки прокладки), которые уничтожаются в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией. Документы, подготовленные отделом в ходе рассмотрения поступивших материалов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), регистрируются заведующим секретариатом отдела в карточках учета Общего отдела ЦК. Другие документы, подготовленные отделом, регистрируются в специальном журнале.

66. Записка об исполнении документа с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") печатается в одном экземпляре.

67. Размножение документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), снятие с них копий и производство выписок осуществляется только Общим отделом ЦК Стенографирование и печатание под диктовку совершенно секретных особой важности ("Особая папка") документов запрещается.

68. Все поступившие и исполненные документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") вместе с записками об их исполнении возвращаются через фельдъегерскую службу либо сдаются лично заведующим секретариатом отдела или доверенным лицом в Общий отдел ЦК под расписку в карточке учета. Карточки, заполненные журналы учета документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") хранятся у заведующего секретариатом отдела в течение 5 лет, после чего уничтожаются по акту, один экземпляр которого направляется в Общий отдел ЦК.

69. Переписка по совершенно секретным особой важности ("Особая папка") вопросам ведется строго ограниченно.

Документы, предназначенные к отправке, сдаются в Общий отдел ЦК, который направляет их адресатам. На отправляемых из ЦК КПСС документах с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") должна быть надпись или штамп "Снимать копии и делать выписки запрещается".

70. Выдача из архива документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") производится с разрешения руководства Общего отдела ЦК.

71. Заведующие секретариатом отделов ЦК обязаны не реже одного раза в месяц лично проверять у исполнителей наличие документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка").

72. Вся шифрованная переписка ведется через Общий отдел ЦК. Шифротелеграммы министерств и ведомств, которые адресуются партийным комитетам, предварительно согласуются с соответствующим отделом ЦК.

73. Составление исходящих шифротелеграмм и работа с входящими шифротелеграммами в отделах ЦК производится при строгом соблюдении условий, исключающих возможность ознакомления с текстом шифротелеграммы лиц, не имеющих к ним отношения.

74. Текст шифротелеграммы пишется заведующим отделом или по его указанию работником отдела на специальном бланке в одном экземпляре от руки, чернилами, разборчиво, кратко, без сокращения слов, со всеми союзами, предлогами и знаками препинания. Все дополнения и исправления текста оговариваются и заверяются исполнителем или лицом, подписавшим телеграмму. В отдельных случаях разрешается писать текст исходящей телеграммы на простой бумаге. При этом в верхнем правом углу обязательно пишется "Сов. секретно", "Шифром", а в левом нижнем углу указывается количество листов чернового материала, дата и фамилия исполнителя. Черновики и испорченные листы шифротелеграмм (включая тексты, написанные не на бланке) вместе с подписанными подлинниками сдаются в Общий отдел ЦК. Если черновиков нет, то па шифротелеграмме делается пометка: "Составлено в одном экземпляре, без черновиков", которая заверяется исполнителем.

75. Входящие шифротелеграммы в отделах ЦК принимаются заведующим, заместителем заведующего отделом и заведующим секретариатом. Другие работники отдела могут быть ознакомлены с содержанием шифротелеграммы только по указанию заведующего отделом, а в его отсутствие- лица, замещающего заведующего.

76. Входящие и исходящие шифротелеграммы учитываются в специальном журнале, выданном заведующему секретариатом отдела Общим отделом ЦК. Краткое содержание шифротелеграмм в журнале пишется в перефразированном виде.

77. Пересылка шифротелеграмм из одного отдела ЦК в другой, в партийные комитеты, министерства, ведомства, организации производится только через Общий отдел.

78. Все лица, ознакомившиеся с содержанием шифротелеграммы, должны расписаться на ней и указать дату ознакомления. На свободном от текста месте или на обороте шифротелеграммы исполнителем делается пометка о решении поставленных в ней вопросов. Об исполнении поручения секретаря ЦК КПСС по рассмотрению шифротелеграммы составляется записка в одном экземпляре за подписью заведующего отделом или лица, его замещающего. На записке проставляется гриф "Совершенно секретно" и делается отметка об уничтожении черновика. Если поставленные в шифротелеграмме вопросы требуют решения ЦК КПСС, то соответствующий отдел готовит необходимые материалы и представляет их в ЦК в установленном настоящей Инструкцией порядке. На шифротелеграмме делается запись о принятом решении.

79. Все исполненные шифротелеграммы вместе с относящимися к ним записками и другими документами подлежат немедленному возврату в Общий отдел ЦК под расписку. На этих документах проставляется помер и дата соответствующих шифротелеграмм.

X. ПЕЧАТАНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ РАЗМНОЖЕНИЕ, СТЕНОГРАФИРОВАНИЕ И ЗАПИСЬ НА ЗВУКОЗАПИСЫВАЮЩИХ АППАРАТАХ

80. При печатании секретных документов, их размножении, стенографировании и записи на звукозаписывающих аппаратах необходимо соблюдать следующие правила:

а) печатание секретных документов и материалов производится в помещении машинописного бюро, специально оборудованном для этой работы. Вход в машинописное бюро разрешается только по служебной необходимости и с ведома заведующей машинописным бюро (старшей машинистки). Прием и выдача документов и все переговоры с исполнителями осуществляются через специально оборудованное окно в двери или оградительный барьер. Гриф секретности на документе проставляется исполнителем до передачи его для печатания в машинописное бюро. Все материалы, поступающие в машинописное бюро для печатания, учитываются в соответствующем журнале. Заведующая машинописным бюро (старшая машинистка) проставляет на последней странице черновика учетный номер по журналу;

б) документы, представленные на рассмотрение ЦК КПСС, печатаются на белой бумаге, на листах стандартного размера, по ГОСТу, с применением черной ленты, через два интервала. Число строк на одной странице документа (приложения к документу) не должно превышать 28. На левой стороне листа остается поле не менее 3,5 см, на правой- 1 см, внизу- 3 см. Документы, направляемые отделами ЦК в партийные комитеты, министерства, ведомства и организации, печатаются через полтора интервала. Внизу на лицевой стороне или на обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка указывает количество отпечатанных экземпляров, свои инициалы, дату и учетный номер по журналу Перепечатанные отдельные листы документа учитываются в специальной графе журнала (как дополнение к ранее учтенным и напечатанным материалам). Подвергшийся корректированию и полностью перепечатанный документ учитывается заново, в журнале делается ссылка на учетный номер документа, с которого он перепечатан. Протоколы Политбюро и Секретариата ЦК печатаются на специальной долговечной бумаге с водяными знаками;

в) стенографирование и печатание под диктовку секретных документов производится в изолированном помещении, в отсутствие лиц, не имеющих к этим документам прямого отношения. При расшифровке стенограммы стенографистка на последней странице расшифрованного текста в левом углу проставляет инициалы и дату. Если расшифровка стенографического текста производилась стенографисткой совместно с машинисткой, то на напечатанном материале рядом с инициалами стенографистки указываются и инициалы ма шинистки. Учет расшифрованного текста стенограммы производится в соответствующих журналах, хранящихся в машинописных или стенографических бюро;

г) стенографические записи по секретным вопросам производятся только в специальных тетрадях, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, опечатаны, заверены заведующей машинописным бюро или старшей стенографисткой. Эти тетради учитываются в журнале и выдаются стенографистке под расписку. По заполнении они хранятся, как секретные документы;

д) стенографическая запись и запись на звукозаписывающих аппаратах заседаний съездов, конференций, пленумов ЦК КПСС, совещаний, проводимых ЦК КПСС, производится с разрешения секретарей ЦК КПСС, а совещаний, проводимых в отделах ЦК КПСС,- заведующих отделами. Стенографические отчеты и магнитные пленки с записью работы съездов, конференций, пленумов ЦК КПСС и совещаний, проводимых ЦК КПСС, хранятся в Общем отделе ЦК, а совещаний в отделах ЦК- в секретариатах отделов. По миновании надобности стенографические тетради уничтожаются в установленном порядке с отметкой об этом в журнале учета. Запись, произведенная на пленку, уничтожается (стирается), о чем составляется акт.

81. Машинсткам и стенографисткам запрещается знакомить с содержанием печатного текста других лиц. За уточнением непонятного текста машинистка должна обращаться к заведующей машинописным бюро (старшей машинистке) или автору рукописи. По окончании рабочего дня все имеющиеся у машинистки секретные документы передаются заведующей машинописным бюро (старшей машинистке). Использованные ротопленки и контрольные листы к ним, копировальная бумага, испорченные листы печатного текста, листы- прокладки для предохранения валика пишущей машинки уничтожаются в бумагодробительной машине или опускаются в специальный опечатанный металлический бак для последующего уничтожения.

82. Размножение секретных документов, подлежащих возврату в Общий отдел, производится только с разрешения руководства Общего отдела. По миновании надобности все копии возвращаются в Общий отдел.

83. Размножение секретных документов, не подлежащих возврату в Общий отдел ЦК, а также документов, подготовленных в отделах ЦК, производится с разрешения заведую щих отделами или их заместителей в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Копии размноженных секретных документов учитываются в секретариатах отделов и выдаются работникам под расписку. Отметка о возврате и уничтожении копий производится на обороте последнего листа подлинника (первого экземпляра). Несекретные документы могут копироваться по просьбам ответственных работников.

84. Секретные документы размножаются и копируются в секторе полиграфического оформления и размножения документов Общего отдела, множительном бюро Управления делами ЦК КПСС, а также на копировально- множительных аппаратах, установленных в отделах ЦК. Копировально- множительные аппараты регистрируются в Управлении делами ЦК и устанавливаются в изолированных помещениях. Список лиц, которым разрешается работать на копировально-множительных аппаратах, представляется на согласование в Управление делами ЦК. Размножение (копирование) секретных документов производится только с подлинника (первого экземпляра) документа, в соответствии с заказом. Принимаемые для размножения документы учитываются в журнале и возвращаются вместе с размноженными копиями под расписку. Перед снятием копий па оборотной стороне последнего листа подлинника (первого экземпляра) в левом нижнем углу делается надпись или проставляется штамп с указанием количества снятых копий, шифра множительного (машинописного) бюро или подразделения, где установлен аппарат, и номера заказа. Надпись (штамп) повторяется на всех копиях. На каждой копии проставляется ее порядковый номер. Для повторного копирования оформляется новый заказ. Ответственность за организацию работы на копировально-множительных аппаратах в отделах ЦК и соблюдение условий, исключающих возможность бесконтрольного пользования множительной техникой, возлагается на заведующих секретариатами.

XI. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ, А ТАКЖЕ ХРАНЕНИЕ ИХ В АРХИВАХ

85. В целях установления единой системы группировки документов в дела секретариата каждого отдела ежегодно составляется номенклатура дел. Она согласовывается с Общим отделом ЦК, утверждается заведующим отделом и вводится в действие с 1 января. Номенклатура дел составляется в соответствии с Перечнем документальных материалов ЦК КПСС постоянного и временного хранения. Она должна учитывать всю документацию, образующуюся в результате деятельности отдела.

86. В отделах ЦК документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. При формировании дел соблюдаются следующие правила:

а) секретные документы формируются в отдельные дела. Несекретные документы приобщаются к секретным только в том случае, если имеют к ним непосредственное отношение;

б) документы постоянного хранения группируются в отдельные дела от документов временного хранения;

в) проверяется правильность отнесения документов в данное дело, а также наличие на документах номеров, подписей, виз, дат, справок об исполнении и т.д. Лишние экземпляры, копии, черновики изымаются и уничтожаются по акту;

г) устанавливается последовательность расположения документов внутри дела по тематике, хронологии, корреспонденту. В деле не допускается разобщенность документов по одному вопросу;

д) на обложке дела справа сверху ставится гриф секретности. Гриф секретности дела определяется по документу высшей степени секретности, находящемуся в данном деле. На обложке указывается: наименование отдела или его структурное подразделение, номера описи и дела, заголовок дела, даты его начала и окончания, количество листов. Если дело состоит из нескольких томов, то всем им дается одинаковый заголовок, а каждому тому присваивается порядковый номер. Объем формируемого дела (тома) не должен превышать 200 листов.

87. Секретные документы сдаются в архив в подлиннике. Если на других экземплярах данного документа есть указания, замечания или поправки членов Политбюро ЦК, кандидатов в члены Политбюро ЦК и секретарей ЦК КПСС, то они приобщаются к подлиннику.

88. Каждое дело должно иметь полистную нумерацию и заверительную надпись в конце о количестве листов, а дела, содержащие документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка")- Внутреннюю опись всех имеющихся документов. На каждое дело секретариатом отдела co-ставляется лист ознакомления, в котором отмечается, кто и когда ознакомился с помещенными в нем материалами.

89. Законченные делопроизводством дела постоянного хранения вместе с карточками учета документов по истечении установленного срока передаются в архив. Сформированные дела архив принимает по акту и описи. Работники архива проверяют правильность оформления документов и дел, сверяют их с описями. В случае несоответствия установленным требованиям секретариаты отделов устраняют выявленные недостатки.

90. Ознакомление работников аппаратов ЦК КПСС с секретными документами, хранящимися в архивах ЦК, производится с разрешения руководства Общего отдела.

91. Выдача документов из архивов по запросам отделов ЦК производится с разрешения руководства Общего отдела. Секретные документы выдаются под расписку в карточке учета или в книге учета документов архива. Полученные из архива ЦК документы подлежат возврату не позднее чем через 15 дней.

92. Изымать документы постоянного хранения из секретных архивных дел запрещается.

XII. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ"

93. Учет документов с грифом "Для служебного пользования" ведется в специальных журналах или по карточкам учета отдельно от другой несекретной документации.

94. Документы с грифом "Для служебного пользования" должны храниться в надежно запираемых шкафах. Пересылка этих документов в другие организации производится только через фельдъегерскую службу.

95. Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" производится заведующими отделов или их заместителями.

96. Использовать в открытой печати, передачах по телевидению и радио данные из документов с грифом "Для служебного пользования" запрещается.

97. Учет, хранение и использование документов с грифом "Не для печати" производится в порядке, установленном для документов с грифом "Для служебного пользования".

Обычно разрабатывают собственные правила документооборота государственные структуры, в которых ведется строгий учет бумаг и контроль их передвижений. В каждом ведомстве могут быть разработаны свои собственные регламенты по этому вопросу. Но и коммерческие организации часто самостоятельно устанавливают ряд требований к ведению дел. Такие правила пишутся на основании уже допущенных ошибок при ведении делопроизводства и документооборота. Если объем бумаг большой, имеет смысл разработать правила, которые не имеют строгой формы, но должны учитывать все стадии существования документов:

Создание (поступление)

Регистрация

Передача по назначению

Контроль перемещения

Контроль исполнения или возврата

Архивирование.

Также следует учесть и регламентировать сроки каждой стадии с целью установления порядка и дисциплины исполнителей.

Делопроизводство и архивоведение

Эти понятия неотделимы друг от друга, невозможно представить существование лишь одного из них. Прошедшие свой путь документы попадают в архив. Организовать грамотное хранение бумаг в архиве - значит обеспечить быстрый и легкий поиск документов при необходимости.

Каждому делу нужно присвоить номер по номенклатуре дел. Дела в архиве сортируются отдельно по годам и номерам. В журнале регистрации документов делается пометка с номером дела, в который вшито письмо или приказ.

На каждом деле указывается срок его хранения. Ежегодно нужно проводить уничтожение дел с истекшим сроком хранения. Существуют дела с постоянным сроком хранения, например, по личному составу. Уничтожать архивные дела самостоятельно не следует, сжигание их запрещено. Лучше обратиться в специализированные организации, уничтожающие отжившие свой век бумаги в соответствии с требованиями экологии.

Важно подобрать подходящее помещение для архива, в нем не должно быть повышенной влажности и опасности возгорания - старой проводки, деревянных стен и потолков. Оно также должно быть ограждено от посторонних лиц, запираться на замок, а ключ от него выдается только лицам, имеющим право доступа в архив.

Секретное делопроизводство

Во многих государственных структурах существует ведение секретного делопроизводства. Это особый способ сопровождения дел, порядок управления им также является тайной. Все, кто имеет отношение к «секретке», дают обязательство о неразглашении сведений и системы такого документооборота.

Секретное делопроизводство существует в органах МВД, военкоматах, и других госструктурах. Оно ведется по специальным инструкциям и требует строгой регистрации и высокого уровня ответственности исполнителей.

Ведение воинского учета

Согласно законодательству, вести служебное делопроизводство по вопросам воинского учета обязаны все организации, независимо от формы собственности. Эта обязанность часто возлагается на отдел кадров. Но если военнообязанных в штате более 500 человек, нужно иметь выделенного специалиста, освобожденного от другой работы. А если их более 2000 - понадобится уже два таких специалиста.

В основные обязанности ответственного за воинский учет входит:

Проверка наличия документов воинского учета у новичков

Хранение и контроль актуальности картотеки военнообязанных

Уведомление военкомата о приеме и увольнении сотрудников

Проведение ежегодных сверок с военкоматом

Проведение сверок данных военных билетов с учетными документами

Утверждение плана работы на год с военкоматом

Ежегодное утверждение инструкции

Ведение отчетности

Прохождение проверок

Кроме этого, некоторые компании организуют бронирование сотрудников на случай учений или военных действий. Эта работа требует строгого контроля и регулярного взаимодействия с военными комиссариатами.

Вопреки устоявшемуся мнению, воинскому учету подлежат не только лица призывного возраста. Уволенные в запас военнослужащие и даже те, кто не служил вовсе, являются военнообязанными в случае войны. Среди них есть и женщины, это медработники или бывшие военнослужащие.

При приеме на работу предъявляется приписное свидетельство (лица до 27 лет) или военный билет. Если такой документ отсутствует, это может быть основанием для отказа в принятии на работу. Иногда в военном билете нет отметки о постановке на учет по месту жительства, об этом необходимо сообщить в военкомат и разъяснить сотруднику о необходимости исправить это упущение.

Сведения из военного билета переносятся в карточку Т-2. Это, в первую очередь, номер ВУС (военно-учетная специальность), категория, звание и отдел ВК по месту проживания. В некоторых военных билетах вложено мобилизационное предписание, в котором указано, куда и во сколько должен явиться данный военнообязанный в случае объявления мобилизации. О наличии моб. предписания также нужно уведомить ВК.

Получить инструкции по ведению воинского учета можно в отделе ВК по месту регистрации вашего юридического лица или по месту его нахождения.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Задачи руководителей по соблюдению режима секретности

1. Руководитель обязан организовать обучение и проверить знания основных положений документов по режиму секретности;

2. Для исполнения секретных документов использовать только специальные блокноты, зарегистрированные тетради или предварительно учтенные в секретариате отдельные листы бумаги;

3. Обеспечение контроля за тем, чтобы передача секретных документов от одного работника другому осуществлялась только под роспись;

4. Снабдить всех сотрудников, работающих с секретными документами металлическими сейфами с двумя экземплярами ключей и личными печатями сотрудников;

5. При формировании документов в дела необходимо производить отметки в журналах или карточках в какой том и на какой странице подшит документ;

6. Исключить вынос секретной документации за пределы ведомственных зданий в обход существующих правил;

7. Исключить перевоз секретных документов без надлежащей охраны на личном или общественном транспорте.

Секретное делопроизводство

Делопроизводство – документирование и организация работы с документами (документооборот).

Документирование – составление, оформление и печатание, размножение документа.

Документооборот – движение документа внутри органа с момента его получения или создания до отправки или уничтожения.

В зависимости от документооборота учет документов ведется в журналах или карточках. При организации делопроизводства разрабатывается номенклатура дел и оформляется журнал учета журналов и карточек. Данный журнал является переходящим. В секретном делопроизводстве используется журналы и карточки для входящей, исходящей и документации внутреннего обращения.

Журналы и карточки входящих и исходящих, документов внутреннего обращения заводятся ежегодно, остальные ведутся до окончания.

Оформление журналов

Каждый журнал или карточка регистрируются и выдаются исполнителю под расписку. Листы журналов должны быть прошиты, пронумерованы и опечатаны. На последнем листе каждого журнала делается заверительная надпись работника секретариата о количестве опечатанных в журнале листов.

Всем документам и входящим и исходящим регистрируемый номер присваивается один раз, под которым они затем везде учитываются. После регистрационного номера указывается: ОВ, СС или С.

Документы ОВ учитываются отдельно, а СС и С – вместе. Если в журнал внесены исправления, они заверяются подписью и датой. Запрещено надписи подчищать и замазывать.

Порядок хранения секретных документов

Требования к помещениям:

1. Должны находиться в средних этажах зданий и не должны иметь вблизи различных сооружений, облегчающих возможность проникновения (пожарных лестниц, водосточных труб, балконов, крыш, пристроек).

2. Помещение должно быть изолированным, отвечающее требованиям противопожарной безопасности, желательно с капитальными стенами и перекрытиями.

3. Должны иметь металлические или деревянные обитые железом двери с надежными замками.

4. Окна должны оснащаться средствами, исключающими возможность просмотра через них секретных документов, а также проникновения через них в помещение.

5. При необходимости окна и двери блокируются сигнализацией.

6. Возможна охрана людьми.

В целях исключения доступа посторонних лиц в местах хранения секретных документов, они оборудуются специальными окнами для приема и выдачи документов.

Работа с документами, не подлежащими выдаче на рабочие места, осуществляется в специальных изолированных комнатах. Доступ в эти помещения разрешен исключительно руководителям органов, работникам секретариата и лицам, отвечающим за сохранность документов.

Документы Особой Важности хранятся только в сейфах отдельно от других документов. С и СС могут храниться на открытых стеллажах.

Работники, работающие с секретными документами должны иметь сейф, второй ключ от которого находится у ответственного лица. По окончании рабочего дня опечатывается сейф, помещение. Рабочий день начинается с осмотра печатей. Если печать нарушена, об этом докладывается руководителю и проводится проверка. Если в отсутствии лица необходимо вскрыть его сейф для изъятия документов, то создается комиссия и составляется акт вскрытия помещения и изъятия документов.

В случае пожара и других стихийных бедствий разрабатывается инструкция, утвержденная начальником, предусматривающая порядок вызова ответственных должностных лиц, вскрытия помещений, очередность спасания дел и документов, а также порядок их последующего размещения.

Печатание и учет документов в машинописном бюро

Помещение, где работает машинистка должно отвечать безопасности.

Принимает машинистка черновики, только на зарегистрированной бумаге (листы, спецблокнот). Эти черновики регистрируются в журнале машбюро.

На отпечатанном документе в правом верхнем углу гриф секретности и номер пункта перечня, в соответствии с которым проведено засекречивание и номер экземпляра. На обороте каждого листа указывается номер машбюро, количество отпечатанных экземпляров и для кого отпечатаны, фамилия машинистки и фамилия исполнителя. Если секретный документ печатает сам исполнитель, то документ вначале регистрируется в машбюро, а затем туда же сдается для оформления.

Оформление, учет, хранение рабочих тетрадей, специальных блокнотов и порядок их уничтожения

Рабочие тетради предназначены для ведения секретных записей. Эти тетради учитываются в журнале. Листы тетради нумеруются, прошиваются, опечатываются и заверяются подписью работника секретариата.

Спецблокноты для подготовки черновиков также учитываются в журнале, листы и корешки нумеруются.

Отдельные листы бумаги, выдаваемые исполнителем для составления документов и черновиков также учитываются в журнале. На таких листах проставляется штамп с указанием регистрационного номера и даты.

Для учета и передачи секретных документов, находящихся у исполнителей секретариат выделят внутренние описи, которые регистрируются в журнале.

Порядок уничтожения секретных документов

Приказом начальника создается комиссия. Комиссия отбирает документы, подлежащие уничтожению и составляет акт, в котором перечисляются документы, отобранные для уничтожения. Уничтожаются обычно в топках или измельчением в специальных машинах.

Акт уничтожения документов

________________

(гриф секретности)

РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ

_________________________________

(должность)

____________ __________________

(подпись) (фамилия)

«___»___________________20__ г.

АКТ №________

Комиссия в составе _________________________________________________________

(должности и фамилии)

________________________________________________________________________________

Отобрала для уничтожения, утратившие практическое значение и не имеющие научной и исторической ценности, следующие документальные материалы:

Всего подлежит уничтожению _________________________________ наименований (прописью)

документальных материалов в ________________ экземплярах, в _______________ томах.

(прописью) (прописью)

Члены комиссии:

1. ________________________________

2. ________________________________

3. ________________________________

(подписи)

«____»_________________20__ г.

Правильность произведенных записей в акте с данными учета сверил _________________________________________________________

(фамилия, подпись)

Документальные материалы перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью уничтожили путем ___________________________________________________

«____»________________20 г.

Члены комиссии:

1. _______________________________

2. _______________________________

3. _______________________________

(подписи)

Отметки в учетах об уничтожении документальных материалов произвел _________________________________________________________

(фамилия, подпись)

«____»________________20__ г.

Без составления акта, но с отметкой в журнале учета и проставлением даты уничтожения, уничтожаются следующие материалы:

· черновики и проекты секретных сведений;

· испорченные листы спецблокнотов;

· корешки спецблокнотов и внутренние описи,

· испорченные секретные бланки и т.д.

Порядок обращения со сведениями ограниченного распространения

Касается служебной информации. Эти сведения не составляют государственной тайны, однако ее разглашение может нанести ущерб интересам ведомства. Обычно на таких документах ставится гриф ДСП. За утрату данных сведений, наступает только дисциплинарная ответственность.

Проверка наличия документов

Осуществляется в целях предупреждения их утраты и соблюдения порядка их хранения и работы с ними. Осуществляется комиссией, которая по результатам проверки составляется акт.

Сроки проверки: документы особой важности проверяются ежемесячно; секретные и совершенно секретные документы, не подшитые в дела – один раз в полгода; по окончании года проверяются все документы; документы с грифом ДСП проверяются один раз в год.

В ходе проверки не требуется сдача документов исполнителями, однако, их наличие на рабочем месте обязательно.

С разрешения начальника органа могут проводиться внезапные проверки.

Проведение служебного расследования

По каждому факту разглашения секретных сведений, утраты документов, содержащих такие сведения, проводится служебное расследование. Для этого приказом начальника создается комиссия из трех человек, которые не заинтересованы в исходе дела. Комиссия вправе производить осмотр помещений, сейфов и других мест, где могут находиться утраченные документы, проверять полистно секретную документацию, опрашивать сотрудников, виновных в разглашении секретных сведений, либо утрате документов, а также других сотрудников, которые могут оказать содействие в установлении обстоятельств разглашения, либо утраты документов.

На проведение служебного расследования, отводится срок не более месяца. По окончании расследования комиссия составляет заключение, к которому прилагаются объяснение лиц, акт осмотра и другие документы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

по факту утраты

ООО «Вихрь»

г.Брянск «__» __________ 20__ г.

Я, начальник службы безопасности ООО «Вихрь» ____________________, рассмотрев факты утраты документа, установил, что «__» __________ 20__г. сотрудник ______________ получил секретный документ, о чем расписался в журнале учета секретных документов.

Обеспечение режима секретности в других государствах

Самая жесткая система защиты информации в США. Она предусматривает возможность проверки сотрудников на благонадежность путем перлюстрации корреспонденции (прочтения, просмотра), прослушивания телефонов, слежки, провокации. Осуществляется контрразведывательное образование населения, включающее воспитание ответственности за охрану секретов, бдительности, выработку умения давать правильную оценку действиям, представляющим угрозу национальной безопасности.

В Великобритании защита информации базируется на законе «О Государственной тайне» 1911 года, который предусматривает радиоперехват, подслушивание телефонов, перлюстрацию корреспонденции.

Во Франции информация защищается на основании закона 1960 года «О секретах», который предусматривает смертную казнь. Ответственность также наступает за разглашение сведений по неосторожности.

В Германии защита информации регулируется нормативными актами МВД. Директива «О безопасности» 1988 года предусматривает создание федеральных органов, уполномоченных по охране секретов. Согласно этой директиве не допускаются к работе с секретной документацией лица с политической неблагонадежностью, психическими расстройствами, половыми извращениями, лиц, чьи биографические сведения нельзя подтвердить.

Отныне секретное делопроизводство - прерогатива не только государственных органов. Документы с грифом секретности сегодня есть почти в каждой крупной коммерческой организации. В этой статье будет рассказано все о грамотном ведении тайной документации.

Понятие тайны в делопроизводстве

Любая трудовая деятельность, так или иначе связанная с тайной или секретной документацией, всегда хранит в себе множество трудностей, проблем и рисков. С чем это связано? Существует множество причин, среди которых основной является банальное неумение грамотно работать с бумагами, носящими гриф секретности.

Для начала стоило бы определиться с тем, что вообще является тайной. Тайна имеет несколько значений. Есть брать в расчет наиболее распространенное определение, то данное понятие стоит трактовать как некую информацию, доступную только ограниченному кругу лицу. Тайна не подлежит разглашению, она должна держаться в секрете. Как правило, тайна вскоре утрачивается, и информация становится доступной большому числу людей. Соответственно, и организация секретного делопроизводства становится ненужной.

Грифы секретности

На данный момент секретность имеет несколько основных типов. Если речь идет про секретное делопроизводство, так или иначе связанное с государственными делами, то все документы делятся на три основных типа:

особая важность;
совершенно секретно;
служебное пользование.

Закрепляется эта классификация специальным Федеральным законом от 21 июля 1993 года "О гос. тайне". Что представляет собой каждый из представленных выше грифов?

Гриф "особой важности" представляет собой самую высокую степень секретности. Естественно, подобный статус может получить далеко не каждый документ. Так, в случае раскрытия грифа особой важности может быть нанесен значительный ущерб государству или какой-то группе людей. Именно поэтому и защита у подобного рода документов соответствующая.

Гриф "совершенно секретно" также присваивается документам, содержащим какую-то государственную тайну. Строгая регламентация при работе с подобного рода бумагами является в данном случае отличительной чертой.

Гриф "служебное пользование" не предоставляет документам особенную секретность, однако значительно ограничивает пользование ими. Подобного рода секретное делопроизводство устанавливается, как правило, в коммерческих структурах.

Порядок засекречивания

Порядок засекречивания все также устанавливает ФЗ о гос. тайне, названный выше. Согласно этому документу, в тайну, подлежащую государству, могут входить:

информация о военной сфере;
сведения об экономике, технике или науке;
информация о внешнеполитической или экономической сферах;
сведения о контрразведках, оперативной или розыскной деятельности, об антитеррористической политике и т. д.

Каким образом документы подлежат засекречиванию? Основное, что стоит отметить, это наличие специально уполномоченных экспертов. Лица с определенной квалификацией занимаются разработкой безопасного хранения тех или иных бумаг. Подбирается наиболее подходящий гриф секретности, в соответствии с которым и происходит дальнейшая работа. По сути, секретное делопроизводство - это громадная сфера со своими работниками и руководителями.

Системный принцип определения секретности

Для наиболее грамотного определения степени секретности необходимо периодически применять особенные принципы. Далее речь пойдет о самом виде определения тайны в делопроизводстве - о принципе системности. Что он собой представляет?

Основная черта системного подхода - особое внимание к проблеме засекречивания в целом. Основной его функцией является сохранение двух взаимовлияющих тенденций: с одной стороны, не допустить распространения важной информации; с другой - избежать массового засекречивания и вытекающих отсюда проблем.

Как происходит ведение секретного делопроизводства? Здесь основными являются два механизма: завышение и занижение грифа секретности. Завышение значительно сужает возможность обмена необходимой информацией, занижение несколько ослабляет этот процесс.

Другие принципы

Какие еще принципы и правила секретного делопроизводства можно выделить? Помимо системности, стоит отметить также объективность. В чем здесь смысл? Если давать краткую характеристику, то звучит она следующим образом: при работе с тайной документацией нельзя руководствоваться разного рода субъективными мнениями и предположениями. Должен существовать определенный перечень правил, в соответствии с которым и будут разрабатываться все необходимые меры.

Принцип оптимизации - еще один неотъемлемый элемент секретного делопроизводства. Его основной смысл заключается в том, что наименьшее количество данных в засекреченных документах - это лучшее и оптимальное решение. Излишки информации будут лишь нарушать необходимый уровень безопасности.

Принцип периодического осмотра заключается в постоянном контроле за тайной документацией.

О внесении изменений в секретные документы

Как уже было сказано, степень секретности того или иного документа определяется в соответствии со специальным перечнем сведений. После засекречиваются и отправляются на хранение. А возможно ли внесение изменений в эти документы?

Инструкция по секретному делопроизводству, которую содержит ФЗ о закрепляет ряд объективных ситуаций и обстоятельств, согласно которым, документы могут в разной степени подлежать пересмотру. Стоит, однако, отметить, что срок рассекречивания или изменения документации не должен превышать 30 лет. Исключение - решение специальной межведомственной комиссии. Как и в случае с засекречиванием, работы по снятию или снижению грифов секретности производятся специальной, уполномоченной на то группой лиц.

Уничтожение секретных документов

Решение об уничтожении того или иного тайного документа зависит от грифа секретности, наложенного на него. Если гриф с пометкой особой важности или совершенной секретности, то все вопросы опять же решает межведомственная комиссия. Если речь идет о коммерческой тайне, секретной документации какого-либо предприятия, то необходимо созывать специальную экспертную комиссию и руководителей. Она будет решать организационные вопросы, а руководство должно дать разрешение.

Процесс уничтожения проходит, как правило, в составе трех или более человек. Бумаги уничтожаются при помощи специальных машин - бумагоперерабатывающих аппаратов. Должны быть проставлены отметки в регистрационных формах, определяющих учет документации. Стоит также отметить, что уничтожение секретной документации должно происходить параллельно с уничтожением внутренней описи.

Правила ведения секретного делопроизводства

Далее речь пойдет о секретной документации фирм или прочих коммерческих структур. При работе с тайными документами необходимо учитывать несколько основных правил и требований. Стоит выделить самые важные моменты:

необходимо соблюдать строжайший контроль над доступом посторонних лиц к документам. Речь идет и о персонале. Так, безопасность должна устанавливаться через службу охраны или безопасности.
Необходимо точно определить лиц, имеющих право работать с секретной документацией. Соответственно, их стоит наделить и особыми полномочиями.
Должна быть разработана четкая инструкция (памятка) по работе с тайной документацией. Вся дальнейшая работа должна организовываться в строгом соответствии с ней.
С сотрудников должно быть взято соглашение о неразглашении коммерческой и производственной тайны.
Должно происходить постоянное материальное стимулирование лиц, имеющих право доступа к секретной документации. В частности, любой специалист секретного делопроизводства должен быть под личным контролем руководства.

Это все основные правила, которые необходимо соблюдать при работе с секретными или тайными документами.

Обязанности специалистов по секретным документам

Обязанности сотрудников, допущенных к работе с тайным делопроизводством, на каждом предприятии разные. Во всяком случае не существует какой-то единой инструкции по работе с секретной документацией. Однако все же можно выделить наиболее общие и распространенные моменты, о которых должен помнить каждый сотрудник, имеющий дело с тайными бумагами. В частности, речь идет о том, что:

Сотрудник несет персональную ответственность за хранение, сохранность или изменение документов.
Сотрудник должен быть бдительным, ответственным и внимательным. Любые попытки посторонних лиц получить доступ к документации должны незамедлительно пресекаться.
Сотрудник должен знать и соблюдать положения инструкции о работе с секретными документами.

Помимо этого, необходимо выделить то, что специалисту делать запрещено. Сюда относятся:

сообщения любым посторонним лицам секретных сведений;
вынос, транспортировка или изменение документации без ведома руководства;
ознакомление с документацией по вопросам, которые не входят в ведение сотрудника;
уничтожение документов без ведома руководства.

секретной документации

Стоит привести наиболее общие сведения о том, как должна выглядеть обложка тайных документов. Практически любой отдел секретного делопроизводства закрепляет следующие нормы:

правый верхний угол - гриф секретности;
под грифом - инвентарный номер;
у документов с грифом совершенной секретности должна быть красная линия из правого верхнего угла;
листы должны нумероваться и прошиваться ниткой.

Естественно, существует и множество других требований к подобного рода бумагам. Однако названные выше моменты относятся практически к любым формам секретных документов.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив таможенного органа (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству ФТС России.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

9.1. Составление номенклатур дел

9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве таможенного органа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения видов, состава и содержания документов, образующихся в деятельности таможенного органа.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о таможенном органе и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

9.1.3. Номенклатура дел таможенного органа (сводная) составляется по установленной форме (приложение 35) на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 36).

9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется ответственным за делопроизводство данного подразделения в последнем квартале текущего года, согласовывается с архивным отделением ОДО, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в ОДО.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в ОДО таможенного органа.

9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется ОДО на основе номенклатур дел структурных подразделений, подписывается начальником ОДО, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) таможенного органа, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) архивного учреждения, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем таможенного органа. Согласовывается номенклатура дел с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в таможенном органе.

9.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения таможенного органа получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел ОДО. Второй используется в ОДО в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве таможенного органа. Четвертый - в государственном архиве.

9.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем таможенного органа и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренного изменения функций и структуры таможенного органа.

9.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел таможенного органа являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) таможенного органа.

9.1.11. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности таможенного органа.

Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

9.1.12. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) таможенного органа. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например, отдел документационного обеспечения, отдел бухгалтерского учета и финансовой экспертизы и др.).

9.1.13. Графы номенклатур дел таможенного органа, его структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в таможенном органе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 02-03, где 02 - обозначение структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре сохраняются одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например:

"Приказы и распоряжения по вопросам деятельности отдела" (05-03, 06-03, 07-03, 08-03, 09-03 и т.д.).

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);

название таможенного органа или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу; например:

"Документы к протоколам заседаний коллегии таможенного управления".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

9.2. Формирование и оформление дел

9.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.

9.2.2. Дела формируются в таможенном органе децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

9.2.3. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем ответственному за делопроизводство структурного подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой.

9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется ОДО и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

9.2.5. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

в дело помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в таможенном органе;

раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

ксерокопии факсограмм, телефонограмм помещаются в дела на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры;

по объему дело не должно превышать 250 листов;

при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

9.2.6. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления), вопросно-логической последовательности или их сочетании, или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

9.2.7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. При больших объемах приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности таможенного органа (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группируются в отдельные дела;

документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, документы к заседаниям коллегии;

протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам; документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления <*>;

лицевые счета должностных лиц по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.2.8. Дела таможенного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка его к хранению и включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится должностными лицами ОДО и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

9.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

9.2.10. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя (приложение 37): составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 38); оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 39), внесение необходимых дополнений, изменений и уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия таможенного органа, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела); подшивку и переплет дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.2.11. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются простым карандашом арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы, другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу.

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый.

9.2.12. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение 37). В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов). Заверительная надпись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составителя.

В случае перенумерации листов дела составляется новый лист-заверитель; при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

9.2.13. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (дела с приказами и распоряжениями, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 38), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

9.2.14. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 39). На ней указываются реквизиты:

наименование таможенного органа - наименование управления, таможни, таможенного поста указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - название отдела записывается в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел таможенного органа, согласованной с ЭПК архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность;

дата дела (тома, части) - указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (протоколы, письма, доклады и т.д.), а также дел, состоящих из нескольких томов(частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, входящих в дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено:

количество листов в деле проставляется в соответствии с заверительной надписью;

реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку из номенклатуры дел; на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";

архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) - проставляется чернилами на обложках дел постоянного хранения в архиве таможенного органа только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела, кодов государственного архива и таможенного органа по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

9.2.15. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Делопроизводство секретное

особая отрасль административной (управленческой) деятельности ведомств, учреждении, организации, предприятий, содержанием которой является составление (изготовление), учет, хранение, пересылка, пользование в установленном порядке и уничтожение документов разной степени секретности.

Все сведения (документы, изделия и работы) по степени секретности делятся на особой важности, совершенно секретные и секретные. Секретное делопроизводство осуществляется по особым правилам, строго и четко регламентированным административно-правовыми нормами, разрабатываемыми по указанию Советского правительства Комитетом государственной безопасности и утверждаемыми Советом Министров СССР.

На подразделения (секретные отделы, отделения, группы), занимающиеся секретным делопроизводством и осуществляющие контроль за его ведением, нормативными актами Советского правительства и Комитета государственной безопасности при Совете Министров СССР возложены следующие задачи:

изучение всех сторон деятельности ведомств, учреждений и предприятий с целью выявления и закрытия возможных путей утечки сведении, составляющих государственною тайну, и других секретных сведений;

разработке и осуществление мероприятий, обеспечивающих режим секретности при работе с особой важности, совершенно секретными и секретными документами;

систематический контроль за работой с секретными документами, за выполнением нормативных актов, регламентирующих декретное делопроизводство, за правильным определением степени секретности работ и документов (см. Гриф секретности); за обеспечением режима секретности при проектировании, производстве, учете, хранении, движении и испытаниях специзделий в цехах, лабораториях, на складах, испытательных участках и на территории учреждений или предприятий;

контроль за порядком изготовления, размножения, учета, хранения и использования бланков служебных удостоверений (пропусков) и чистых бланков.

Все сотрудники органов КГБ в силу особых условий работы соприкасаются с секретными документами, представляющими государственную тайну. Малейшее проявление недисциплинированность в работе с секретными документами, утрата политической бдительности могут открыть агентуре противника доступ к интересующим ее сведениям о работе органов государственной безопасности.

Бдительность и конспирация должны быть профессиональными качествами каждого сотрудника КГБ, работающего с секретными документами.

Строгий порядок и учет ведения документации, которого требуют условия работы органов госбезопасности, может быть обеспечен только правильно и четко поставленным секретным делопроизводством. В этом случае секретное делопроизводство будет содействовать успеху оперативной работы и предупреждению разглашения сведении, составляющих государственную тайну.

Секретными отделами (отделениями) ведомств, учреждений, предприятий и организаций предоставляются изолированные служебные помещения с прочными дверями и надежными запорами, исключающими возможность проникновения туда посторонних лиц.

В зависимости от сроков хранения документы бывают:

· временного хранения (до 10 лет включительно);

· долговременного хранения (свыше 10 лет);

· постоянного (вечного) хранения.

Документы постоянного хранения передаются в государственные архивы, остальные подлежат хранению в структурных подразделениях организации или в ее архиве. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом их оформления. Основным нормативным актом, устанавливающим порядок хранения документов в организации, является Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 N 105.

В бухгалтерском учете организации движение первичных документов регламентирует график документооборота. Он утверждается приказом руководителя предприятия и может быть оформлен в виде схемы (перечня) работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями, с указанием взаимосвязи и сроков выполнения. Цель создания графика – улучшение всей учетной работы в организации, усиление контрольных функций бухгалтерского учета, повышение механизации и автоматизации учетных работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, их надлежащую передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Составление графика, контроль за его соблюдением, сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. До передачи в архив документы должны храниться в бухгалтерии, в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности следует держать в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.

Документы текущего месяца (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки из банка и т. д.), обработанные вручную и относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Отдельные бумаги допускается хранить непереплетенными, но во избежание утери или злоупотреблений они должны быть подшиты в папки. Как группировать документы в дела? Каждый бухгалтер выбирает способ самостоятельно, особый порядок установлен только для счетов-фактур, хранение которых осуществляется в соответствующих журналах 1 .

В зависимости от объема документооборота архив создается или как самостоятельное структурное подразделение, или как подразделение в составе службы делопроизводства (секретариата). Работа архива ведется согласно принимаемому положению, которое разрабатывается на основании Основных правил работы архивов организации, одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. В нем необходимо закрепить порядок передачи дел в архив, график передачи дел сотрудниками подразделений организации, регламент выдачи документов из архива в пользование (выдача осуществляется на основании оформленного бланка заказа на срок, не превышающий три месяца).

Обязанностью организации является обеспечение сохранности документов бухгалтерского и налогового учета, управленческих документов, образующихся в деятельности организации. За подготовку хранения отвечает единоличный исполнительный орган. В настоящее время действует немало нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения документов юридического лица.

Конкретные сроки хранения документации определены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (далее – Перечень). Однако сроки хранения определенных документов устанавливают и другие нормативные акты.

Подготовка и передача документов в архив

10.2.1. В архив федерального органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив федерального органа исполнительной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.2.4. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

10.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив федерального органа исполнительной власти сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

10.2.6. Прием каждого дела производится заведующим архива федерального органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи заведующего архивом федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив федерального органа исполнительной власти передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.