Форма для отпуска т 7. Как заполнять график отпусков? Трудоустройство после утверждения

Один из обязательных кадровых документов предприятия – это график отпусков , бланк имеет типовую форму Т-7, которую вы можете скачать в конце статьи. Основное предназначение данной формы Т-7– это определять очередность ухода сотрудников предприятия в . Как правильно составить график отпусков? Образец заполнения формы Т-7 вы найдете ниже.

За две недели до начала нового года данный кадровый документ уже должен быть оформлен и утвержден руководством. Составляется график в конце года на год следующий. Прежде, чем начать заполнять график отпусков, нужно узнать у работников желаемый ими период отпуска. Эти пожелания необходимо учитывать при оформлении бланка.

График отпусков форма Т-7 образец заполнения

Для заполнения формы Т-7 можно использовать , из него берутся данные о сотрудниках: их ФИО, должность, структурное подразделение и табельный номер. Эти данные заносятся в таблицу в форме Т-7.

Когда наступит день ухода сотрудника в очередной оплачиваемый отпуск, нужно будет в таблице указать фактическую дату начала отдыха работника.

Когда график отпусков будет составлен и для всех сотрудников будут указаны планируемые даты начала отпуска, документ дается на ознакомления сотрудникам, после чего каждый из них должен поставить подпись напротив своей фамилии. Также на графике отпусков должны присутствовать подписи начальников структурных подразделений предприятия, работника кадровой службы и непосредственно самого руководителя, который и утверждает составленный график.

Если в дальнейшем появится ситуация, по которой работник решит изменить время своего отпуска (а такая ситуация возникает очень часто), то действовать нужно следующим образом. Во-первых, от работника нужно получить заявление, в котором он напишет свою просьбу о переносе даты начала отпуска и укажет причину, по которой он желает это сделать. Если руководство будет не против, то на основании этого заявления составляется приказ на изменение графика отпусков, а в график отпусков Т-7 вносятся необходимые поправки.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

★

Отпуск – это период отдыха работника от своих обязанностей, время, которое он может потратить на любые личные дела. Дата, когда человеку дается отпуск, определяется, прежде всего, желанием сотрудника, а также, решением администрации на основе производственной необходимости.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Чаще всего отпуск сотрудникам дается по очереди, чтобы одновременно все желающие, например, летом отдохнуть, не покинули свои рабочие места.

Регламентируется порядок предоставления ежегодных отпусков статьями 114-125 Трудового кодекса РФ.

График отпусков – это документ, имеющий хождение только внутри фирмы.

В нем указывается и утверждается руководством информация о датах ухода каждого сотрудника в положенный ему законодательством ежегодный оплачиваемый отпуск.

Как правило, график представлен в виде сложной таблицы, где указаны административные подразделения организации, персоналии, необходимая информация о работниках, и распределена по месяцам следующего года очередность ухода всего штата в отпуск.

Зачем необходим документ?

График отпусков нужен для упорядочения и регламентирования отсутствия на рабочем месте сотрудников организации согласно действующему законодательству.

Это документ внутреннего пользования, он не выходит за пределы организации. Составляется график отпусков для каждого структурного подразделения организации отдельно. При этом администрация должна учитывать желания работников, и соотносить их с планами работы организации.

Затем, этот документ подписывается профсоюзом (если он имеется), руководством предприятия или кадровой службой.

График отпусков является обязательным для исполнения, как работником, так и работодателем, и допускает изменения и дополнения в случае переноса даты выхода сотрудника в отпуск.

Форма (т 7)

Утвержденная Госкомстатом России единая для всех предприятий форма графика отпусков представляет собой бланк, в котором отражены следующие моменты: наименование и код организации, вынесенные в шапку документа, в которых указаны данные, соответствующие учредительным документам организации, дата составления графика, период, когда он действует, номер документа (как правило, №1).

Следующие данные заполняются в табличном виде:

Особенности составления и заполнения

Чтобы документ был составлен правильно и отражал реальное положение вещей, необходимо систематизировать все сведения, провести грамотное планирование, касающееся очередности отпускных периодов сотрудников, а также, учитывать различные факторы, которые могут оказывать влияние на продолжительность отпускного периода и его документальное сопровождение.

Какие виды отпусков заносятся в график?

• Ежегодный оплачиваемый отпуск.
• Дополнительный ежегодный отпуск. Причем дополнительный отпуск без содержания не вносится в график.
• Неиспользуемые отпуска за прошедший год.

Как заполнить, если отпуск переносится в связи с болезнью работника?

Если работник заболел во время отпуска, то он может его продлить или же перенести на другой срок.

При этом, он должен написать заявление на предмет переноса отпуска на другую дату, в котором указать причины переноса и предоставить для подтверждения .

Администрация организации, после подписания руководством заявления работника, вносит новые данные в график отпусков в колонки 8 и 9.

Как оформить перенос в связи с производственной необходимостью?

Если текущее положение организации требует, чтобы работник отдыхал в другой временной промежуток текущего года, то работодатель имеет право перенести отпуск.

Однако же происходить это должно только, если работник не возражает. Все это отражается в бланке: в колонки 8 и 9 вносится номер приказа о переносе и новая дата отпуска.

Нужно ли включать в график сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в т.ч. работающих на условиях неполного рабочего времени?

Если сотрудница находится в декретном отпуске, то ее не нужно вносить в график отпусков. Однако если молодая мать совмещает воспитание ребенка и уход за ним с работой на условиях неполного рабочего дня, то она, также, как и другие сотрудники, имеет право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск.

При этом продолжительность отпуска и порядок его предоставления, а также образец заполнения графика не отличаются от условий предоставления ежегодного отпуска остальному персоналу.

Единственное отличие – она получит меньшие отпускные, поскольку этот параметр зависит от ее зарплаты, которая за неполное рабочее время пропорционально меньше, чем при полной занятости.

Нужно ли вносить изменения, если сотрудник решил взять отпуск в другое время?

График отпусков - документ важный и абсолютно необходимый. Поверьте, инспектор ГИТ, придя с проверкой соблюдения права работников на отдых, в первую очередь попросит предоставить именно график отпусков. И хорошо если этот документ у вас идеальный - и по форме, и по содержанию... Закон содержит строгое правило - график должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления нового года. Но до этого нужно собрать все необходимые сведения, составить проект документа, учесть мнение профсоюза. На все это требуется время, а значит, начинать готовить график отпусков нужно уже сейчас. И мы вам в этом поможем.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ ). График утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7.

Время работы кадровика над проектом графика отпусков зависит от численности работников компании, а также от того, как в ней организован процесс подготовки этого документа.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а значит, именно работники отдела кадров несут ответственность за составление и оформление этого документа

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты () содержат правило: при составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников.

Что можно отнести к положениям действующего законодательства, которые необходимо учитывать при составлении графика отпусков?

Это, безусловно, те нормы, которые определяют правила предоставления отпуска:

1. Общие правила предоставления отпуска. Так, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у работодателя.

2. Правила исчисления продолжительности отпуска. Продолжительность ежегодных основного и дополнительного оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Экспертные статьи о любых видах дополнительных оплачиваемых отпусков вы можете найти в Электронной системе кадровика.

3. Особенности использования отпуска отдельными категорииков. В определенных ТК РФ или иным федеральным законом случаях отдельным работникам отпуск предоставляется с учетом специальных правил. Например, работники в возрасте до 18 лет имеют право использовать отпуск в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ ).

Таблицу особенностей использования отпуска отдельными категориями работников см. на .

4. Особая продолжительность отпуска. Отдельным работникам в соответствии с законом предоставляются удлиненные основные, а также дополнительные отпуска.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

Фактически график отпусков может быть составлен и утвержден работодателем, особенно если в организации нет профсоюза, мнение которого следует учитывать при утверждении документа.

Однако для соблюдения баланса интересов сторон трудового договора желательно, чтобы работники имели возможность принимать участие в планировании своих отпусков.

На практике чаще всего в составлении графика отпусков участвуют все заинтересованные лица, в т. ч. работники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений, кадровая служба. Информация о желательном времени использования отпусков работниками поступает в кадровую службу различными способами.

В некоторых компаниях руководители структурных подразделений составляют перечень планируемых дат отпусков работников подразделения и согласовывают их с работниками. Затем перечень оформляется (например, докладной запиской) и передается в отдел кадров.

Все пожелания работников, оформленные тем или иным образом, анализируются работниками кадровой службы и корректируются с учетом положений закона и специфики деятельности организации. А по каждому работнику необходимо учесть и его индивидуальные особенности использования отпуска (продолжительность отпуска, текущий рабочий год, продолжительность использованных отпусков за предыдущие периоды и др.).

При этом подготовку графика работодатель организует на свое усмотрение. Если процедура, сроки, ответственные за составление и оформление графика сотрудники будут закреплены в локальном нормативном акте, не будет необходимости ежегодно организовывать работу по планированию отпусков.

Например, работникам в возрасте до 18 лет положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 31 календарный день. Работники с ненормированным рабочим днем ежегодно получают дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 3 календарных дней.

5. Особенности предоставления отпуска отдельным работникам. Исключения из общих правил предоставления и использования работниками отпуска предусматриваются законом и должны учитываться при составлении графика.

ПРИМЕР

Например, работник может не использовать полностью или частично отпуск за предыдущий рабочий год, а значит, этот отпуск (часть отпуска) должен быть ему предоставлен в следующем рабочем году, что должно найти отражение в графике отпусков.

Далее, при составлении графика отпусков учитывается специфика деятельности работодателя таким образом, чтобы использование отпуска работниками не влияло на нормальный ход работы организации. Здесь желательно принимать во внимание взаимозаменяемость работников, планы работы на следующий календарный год, сферу деятельности организации.

ПРИМЕР

Например, в образовательных учреждениях в силу специфики учебного процесса отпуска всем работникам предоставляются в летние месяцы (после окончания очередного учебного года и до наступления следующего).

Определите процедуру, сроки составления и лиц, ответственных за составление графика отпусков, в локальном нормативном акте, например в инструкции по кадровому делопроизводству

Что касается учета пожеланий работников, закон не предусматривает правило о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон. Учет пожеланий – это рекомендация, а фактически график отпусков утверждает работодатель с учетом мнения профкома.

Изменение графика отпусков

Если работник принят на работу уже после утверждения работодателем графика отпусков, то нет необходимости вносить в него изменения и дополнения.
В первом рабочем году отпуск предоставляется работнику в указанный им в заявлении период, но при соблюдении одного условия – должно истечь шесть месяцев непрерывной работы у работодателя. При этом работники, которые в первом рабочем году используют отпуск не по графику отпусков, а по заявлениям, будут включены в график на следующий календарный год.

Форма Т-7

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» ) (пример 2).

Структурные подразделения;
должности (специальности, профессии) по штатному расписанию;
фамилии, имена, отчества и табельные номера работников;
количество календарных дней запланированного отпуска;
запланированная и фактическая даты отпуска;
сведения о перенесении отпуска (основания и даты предполагаемого отпуска).

Оформление графика отпусков внесением этих сведений не ограничивается.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Рассмотрим каждый реквизит приказа подробнее.

Часть 1. Заголовочная. Это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о документе.

1. Наименование организации

Наименование организации указывается во всех ее официальных документах, в т. ч. и в графике отпусков, в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке (если они имеются).

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Код формы по ОКУД

Этот реквизит проставляется только на документах, имеющих унифицированную форму, и название которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

3. Код организации

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и включает 8 знаков.

График отпусков - сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.

График составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При составлении графика отпусков заполняются только графы 1-6 таблицы. Посмотрим, как должна заполняться каждая графа графика отпусков.

4. Структурное подразделение

В этой графе таблицы графика отпусков указываются структурные подразделения, имеющиеся в организации (если такое структурное деление предусмотрено в компании).

Наименования структурных подразделений указываются по одному из следующих вариантов:
Вариант 1. В алфавитном порядке;
Вариант 2. По степени функциональной значимости;
Вариант 3. В порядке убывания штатной численности;
Вариант 4. В соответствии с классификатором структурных подразделений, утвержденным работодателем.

Наименования структурных подразделений указываются без сокращений, в полном соответствии с принятым в организации внутренним делением, в именительном падеже, в единственном числе.

Если же компания не имеет внутреннего деления, эта графа таблицы графика отпусков не заполняется (можно проставить в ней прочерки).

5. Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Эта графа графика отпусков обычно заполн

яется в следующем порядке:
наименования должностей группируются по категориям и приводятся в порядке их значимости (от руководителя структурного подразделения до технического исполнителя);
наименования профессий обычно приводятся в алфавитном порядке.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском

На практике наименования должностей (профессий, специальностей) могут указываться в графике и в порядке очередности предоставления отпусков. Многие кадровики предпочитают такое заполнение графы 2 таблицы, поскольку оно позволяет наглядно отобразить очередность предоставления отпусков работникам.

Наименования должностей (профессий, специальностей) переносятся без сокращений из штатного расписания и указываются в именительном падеже, в единственном числе.

6. Фамилия, имя, отчество

Фамилии, имена и отчества работников указываются в графе 3 таблицы графика отпусков в соответствии с личными карточками работников или иными документами кадрового учета.

7. Табельный номер

В графике отпусков указываются табельные номера работников.

Табельный номер присваивается каждому работнику при приеме его на работу для целей табельного учета фактически использованного им рабочего времени.

8. Отпуск. Количество календарных дней

В этой графе таблицы графика отпусков указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику.

Продолжительность отпуска каждого работника определяется исходя из условий трудовых договоров, на основании данных личных карточек работников и иных учетных документов.

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Более продолжительный основной отпуск предоставляется отдельным категориям работников в соответствии с ТК РФ и отдельными федеральными законами (сводную таблицу работников, которым положены удлиненные основные отпуска, см. на портале ).

Некоторым работникам в соответствии с требованиями закона должен предоставляться дополнительный оплачиваемый отпуск (сводную таблицу работников, которым предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска, см. на портале ).)

Общая продолжительность отпуска, положенного каждому работнику, исчисляется путем сложения продолжительности ежегодного основного и всех дополнительных оплачиваемых отпусков.

Определенная суммарная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска указывается в графике отпусков без разделения на основной и дополнительный оплачиваемый отпуска.

ПРИМЕР

Например, должности начальника отдела кадров и инспектора по кадрам входят в перечень должностей с ненормированным рабочим днем, утвержденный работодателем. Режим ненормированного рабочего времени закреплен и в трудовых договорах указанных работников.

Коллективным договором, действующим у работодателя, предусмотрено предоставление дополнительного отпуска работникам с ненормированным рабочим днем, продолжительность которого зависит от занимаемой работником должности. Так, руководителям структурных подразделений, имеющим режим ненормированного рабочего дня, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 4 календарных дня. Остальным работникам - 3 календарных дня.

Таким образом, общая продолжительность оплачиваемого отпуска, предоставляемого начальнику отдела кадров, составит 32 календарных дня (28 дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска + 4 календарных дня дополнительного оплачиваемого отпуска). Продолжительность отпуска инспектора по кадрам будет равна 31 календарному дню.

Обратите внимание, в графике отпусков нельзя фиксировать разделение отпуска на части. Это объясняется тем, что в соответствии со ст. 125 ТК РФ разделение отпуска - предмет соглашения сторон трудового договора. График же отпусков - это локальный нормативный акт, при составлении и утверждении которого пожелания работников могут вообще не учитываться. И так как предоставление отпуска частями - это исключение из общего правила, то не следует закреплять такое исключение на локальном уровне.

9. Отпуск. Запланированная дата отпуска

В этой графе таблицы графика отпусков указываются запланированные календарные даты отпуска.

ПРИМЕР

Например, графиком отпусков запланировано предоставление отпуска начальнику отдела кадров в августе 2011 г. С 8 августа по 4 сентября ему будет предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск. С 5 сентября по 8 сентября 2011 г. - дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день. Всего отпуск продолжительностью 32 календарных дня будет предоставлен с 8 августа по 8 сентября 2011 г. Инспектору по кадрам запланирован отпуск в июле 2011 г. С 1 по 28 июля 2011 г. работнику будет предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск, с 29 июля по 31 июля 2011 г. - дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день. Всего отпуск продолжительностью 31 календарный день будет предоставлен с 1 по 31 июля 2011 г

На практике часто возникает вопрос - можно ли указать в этой графе таблицы не конкретные даты, а календарный месяц, в котором будет предоставлен отпуск работнику?

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации сказано, что унифицированная форма № Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков на календарный год по месяцам. При этом в самой унифицированной форме № Т-7, в графах 6 и 7 требуется указывать запланированную и фактическую даты. Реквизит «Дата», как правило, содержит три элемента, проставляемых в определенной последовательности: день, месяц, год. Таким образом, из содержания Указаний и наименования граф таблицы графика отпусков нельзя сделать однозначный вывод о том, можно ли при планировании отпуска указывать только календарный месяц. Поэтому на практике используются оба варианта планирования.

Не забудьте, что работодатель должен соблюдать порядок предоставления отпуска, предусмотренный законом. Так, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ ). Начало отпуска определяется по графику отпусков. И если в графике не будут предусмотрены календарные даты, работодателю будет сложно исполнить обязанность по предупреждению работника о начале отпуска.

НЕЛЬЗЯ!

«Разбивать» в графике отпусков ежегодный оплачиваемый отпуск на основной и дополнительный, а также закреплять предоставление отпуска по частям

Мы рекомендуем указывать в графе 6 таблицы точную дату отпуска еще и для того, чтобы облегчить оформление предоставления отпуска работнику. Если в графике отпусков не указана конкретная календарная дата начала отпуска, то для того чтобы оформить необходимые документы (приказ о предоставлении отпуска, записку-расчет), работнику необходимо каждый раз писать заявление на отпуск. На практике довольно часто имеет место ситуация, когда работники отказываются использовать отпуск в течение нескольких рабочих лет подряд. Между тем ответственность за непредоставление отпуска в любом случае несет работодатель. В подобных ситуациях, запланировав точные даты начала отпуска в графике отпусков, вы имеете возможность «принудительно» отправить работника в отпуск, выполнив требования ч. 3 ст. 123 ТК РФ и известив работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Часть 3. Оформляющая. В ней содержатся реквизиты, подтверждающие подлинность нашего документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Планируя отпуск работников, закрепляйте в графике конкретные календарные даты его предоставления

10. Мнение выборного профсоюзного органа

Если в организации есть профсоюз, то график отпусков утверждается с учетом мнения профкома в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ. Для этого перед утверждением графика отпусков проект документа и обоснование по нему следует направить в профком (ч. 1 ст. 372 ТК РФ ). Проект графика отпусков - это заполненная по всем правилам унифицированная форма № Т-7, не подписанная руководителем кадровой службы.

Профком не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет мотивированное мнение по проекту в письменной форме. После получения этого документа на графике отпусков делается отметка о том, что мнение профкома учтено при планировании отпусков.

Этот реквизит не заполняется, если в организации нет профсоюза, а также в том случае, если профком в указанные сроки не представил мотивированное мнение по проекту графика отпусков.

11. Дата составления

Этот реквизит позволяет установить, когда кадровая служба приступила к работе по определению очередности отпусков. Поэтому в этой графе проставляется дата составления первого проекта сводного графика отпусков.

Дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц фиксируются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

График отпусков составляется на предстоящий календарный год, начинающийся 1 января и заканчивающийся 31 декабря. В этой графе унифицированной формы проставляется следующий год.

13. Подпись руководителя кадровой службы

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы.

14. Гриф утверждения

График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.

15. Номер документа

Унифицированная форма графика отпусков содержит графу «Номер документа». График отпусков - это локальный нормативный акт, выпускаемый один раз в году в одном экземпляре, поэтому на практике этому документу присваивается номер 1.

Ознакомление работников с графиком отпусков

Часть 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работника под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Форма ознакомления работников с графиком отпусков нормативными актами не предусмотрена, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с графиком. Поэтому есть несколько вариантов ознакомления работников с этим документом, выбор остается за работодателем.

Вариант 1. Использовать для ознакомления специальную учетную форму, например Журнал ознакомления работников с графиком отпусков. Такой журнал очень удобен, т. к. его можно использовать в течение нескольких лет.

Вариант 2. Дополнить унифицированную форму графика отпусков графой для оформления виз ознакомления работников с графиком. Такие изменения должны быть оформлены приказом работодателя (пример 1).

После издания такого приказа унифицированная форма графика отпусков, используемая кадровой службой для составления графика, дополняется специальной графой, предназначенной для проставления отметки об ознакомлении с графиком работников организации. После утверждения графика руководителем организации кадровая служба знакомит всех работников организации с графиком под роспись, при этом визы ознакомления оформляются на самом графике (пример 2).

Хранение графика отпусков

График отпусков хранится, как правило, в кадровой службе организации. Выписки из графика могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения.

В течение календарного года лицо, ответственное за ведение графика отпусков, заполняет графы 7-10 таблицы графика, внося сведения о фактической дате отпуска, перенесении отпуска, а также делая необходимые примечания.

Срок хранения графика отпусков - один год (ст. 693 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 ).

Скачать чистый бланк формы графика отпусков № Т-7

Приказ о дополнении унифицированной формы № Т-7 графой 11

График отпусков (форма № Т-7) (образец)

Журнал: Всё для кадровика, Год: 2010, Номер: №5

На основании ст. 123 ТК РФ работодатели регулярно утверждают план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже, чем за 2 недели до окончания текущего года. К примеру, график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно ниже) должен был появиться в организации не позже 15.12.2017, а график отпусков 2019 в excel нужно утвердить до 17.12.2018. Такой небольшой перенос связан с тем, что 15 декабря выпадает на субботу, выходной день. Поэтому последний срок можно перенести на ближайший рабочий день, уточняет Минтруд в Письме от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.

Компания вправе разработать собственный шаблон-образец, график отпусков утверждать по этому документу. Но его реквизиты должны обязательно совпадать с теми, которые включает унифицированная форма Т-7 график отпусков, бланк которой утвержден Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1.

Шаблонный график отпусков на 2019 год (бланк)

Унифицированная форма Т-7 график отпусков: образец заполнения

Заполнение и работу с этим документом можно разделить на несколько этапов. На примере — образец заполнения графика отпусков на 2019 год. Предложенный вариант актуален для оформления формы Т-7 на будущий период в бумажном варианте и поможет, если вам необходимо узнать, график отпусков на 2019 год как составить, заполнить и утвердить в 1С. Правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях первым делом выпускают приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год. Образец такого документа организации разрабатывают самостоятельно. Но мы его в статье не рассматриваем, поскольку он не является обязательным распоряжением.

Этап первый. Заполнение

1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, согласно .

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его можно посмотреть либо в , либо в .

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, здесь они все суммируются — получится вот такой умный график отпусков на 2019 год в excel (скачать бесплатно бланк можно в начале статьи).

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отпуска.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Этап шестой. Убытие в отпуск

После того как график отпусков (форма Т-7 скачать бесплатно 2019) утвержден, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить данный документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносятся сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. Например, вы можете подготовить и скачать график отпусков на 2019 год excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Кроме того, надо учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае это будет руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 необходимо помнить, что все они вносятся тем же порядком, которым форма была утверждена (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берутся либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график отпусков.

Если по соглашению сторон между работником и работодателем было принято решение, что первый не идет в отпуск в 2019-м, он пишет заявление на перенос своего отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"