Знак применяется для разъединения по ошибке слитно напечатанных слов (например,

знакразъединения).

Знаки применяются для указания на перестановку слова или группы слов из одной строки в другую. При этом переносимые слова обводятся "кружком", а стрелка указывает на место переноса.

Знак указывает на необходимость уничтожения пробела между словами (например, большие пробелы между словами в строкеубирают знаком).

Знак ↓ применяют для указания на необходимость уничтожить знак или букву (например, лишние буквы в середине слов вычеркиваютзнааками соединения).

Знак, указывающий на необходимость убрать разрядку (слова, о ш и б о ч н о напечатанные в разрядку, восстанавливают).

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник).Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа.Оригинал - единственный экземпляр документа, оформленный

и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.Выписка из документа - заверенная часть текста подлинника.Дубликат - повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица - постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческохозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.),контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его

форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».Постановлением Госстандарта РФ от 21 января 2000 г. №9 в настоящий стандарт внесены изменения вводящиеся в действие с 1 апреля 2000 г . Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте, по сравнению с о стандартом действовавшим до 1997, года определено 29 реквизитов вместо 31. (Расположение их показано на схемах в прил. 1)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм)

и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

Оформление реквизитов документов

01. Изображение Государственного герба Российской Федерациипомещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02. Изображение герба субъекта Российской Федерациипомещают на бланках докумен-

тов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03. Эмблему организацииили товарный знак (знак обслуживания)помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.

05. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верхней части документа.

06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организаций) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документовОКУД (класс 0200000) .

В письме наименование вида документа не указывают.

09. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год.День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четыремя арабскими цифрами. Например: 06.01.2000 . Допускается оформление даты и в иной последовательности: год, месяц, день месяца.Например: 2000 .01.06.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).Например: 1 марта2000 г.

10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организациииндексом дела по номенклатуре дел, информацией

о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административнотерриториального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.

13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) простав-

ляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.Например:

Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например: Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Главному специалистуА.С. Сидорову

Президенту АОЗТ «Сиблитмаш» И.И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Администрации районов, городов Новосибирской области

В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Редакция журнала «Новый мир»

103806, ГСП, г. Москва, К-6

Малый Путенковский переулок, 1/2 При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию

и инициалы получателя. Например:

630102, г. Новосибирск ул. Мира, 11, кв. 12 А.Н. Гуляеву

15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.Например:

Утверждаю

Зам. главы администрации

Личная подпись А.А. Иванова

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из словаУтверждаю (без кавычек), наименования утверждающего документа втворительном падеже , его даты и номера.Например:

Утверждаю

Протокол общего собрания акционеров от 15.03.2000 № 12

Утверждаю

Приказ Председателя Правления банка от 30.09.2000 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.Например:

А.В. Зайцевой П.С. Никитину

Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2000

Личная подпись

05.02.2000

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке

к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов Других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение 1 к постановлению администрации области от 10.01.99 №30

21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

22. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица,

с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления начального профессионального образования Министерства образования

Подпись Е.Я.Бутко

12.03.2000

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания педагогического совета ПУ 45

от 10.02.2000 №5

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ от 10.02.2000 №01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23. Согласование документа оформляютвизой , которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего.Например:

Начальник юридического отдела

Подпись В.А. Сидоров

При наличии замечании по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются

Подпись А.С. Орлов

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.Например:

Начальник управления Печать Подпись Г.В.Сидоров25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже рекви-

зита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По курсу

« Основы делопроизводства»

Вариант 2

1. Классификация документов.


3. Дать определение делопроизводственным терминам: формуляр, нормативный документ, делопроизводство УСД, исковая давность.
Список литературы

1. Классификация документов.
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003.

Документ- зафиксированная на материальном носителе информация о фак¬тах, событиях, явлениях объективной действительности и мысли¬тельной деятельности человека с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ - это письменное доказательство действительно¬го осуществления или права на осуществление хозяйственной операции. Юридическое значение документа чрезвычайно важ¬но для управленческой деятельности, которая зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления докумен¬тов.
Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.
По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:
письменные - документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и издан¬ные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;
графические - чертежи, схемы, планы, карты, графики, ри¬сунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;
фотокинодокументы - разновидность документов, кото¬рые дают возможность запечатлеть те объекты или процес¬сы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной. Фотодокументы дают представление об объекте или процессе в статическом состоянии, кинодокументы позволяют увидеть эти же са¬мые объекты или процессы в их динамике;
фонодокументы. - фонограмма - новое прогрессирую¬щее средство фиксации.
По видам деятельности независимо от средств фиксации нее документы принято разделять на три большие группы:
организационно-распорядительные;
по финансово-расчетным операциям;
по снабжению и сбыту.
Организационно-распорядительные документы имеют ис-ключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельно¬стью. Эти документы составляются работниками всех подразде¬лений предприятия. Документы по организации учета и отчетно¬сти составляют непосредственно работники отдела учета.
Документы по финансово-расчетным операциям составля¬ют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денеж¬ных средств.
Документы по снабжению и сбыту составляют преимущест¬венно работники планового отдела, отделов материально-техни¬ческого снабжения и сбыта, а также работники учета.
По месту составления документы подразделяются на:
внутренние, составленные работниками данного предпри¬ятия;
внешние, поступающие от других предприятий и лиц.
По содержанию документы делятся на:
простые, содержание которых посвящено одному вопросу;
сложные, содержание которых охватывает несколько во¬просов.
По форме документы бывают:
индивидуальные - содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка;
трафаретные - часть документа отпечатана, а часть впи¬сывается при составлении (документы такой формы увели¬чивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда);
типовые - созданные для группы однородных предпри¬ятий, например правила внутреннего трудового распо¬рядка.
По срокам исполнения документы подразделяются на:
срочные, требующие исполнения в определенный срок, ус-тановленный законом, инструкцией, приказом;
несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки - для телеграмм и три-пять дней - для корреспонденции.
По происхождению документы принято делить на:
служебные, затрагивающие интересы предприятия, цеха, отдела, группы работников;
личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
По назначению документы могут быть представлены в виде:
подлинников;
копий;
выписок;
дубликатов.
Подлинник - это документ, составленный в первый раз, под-писанный и надлежащим образом оформленный.
Копия - это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в ус¬тановленном порядке соответствующим должностным лицом.
Иногда для работы требуется выписка из определенных раз¬делов подлинного документа. При оформлении выписки необхо¬димо указывать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
При утере владельцем подлинного документа организации вправе выдать ему дубликат (с пометкой «Дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.
Дубликат - вторично воспроизведенный подлинный доку¬мент, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дуб¬ликат подписывают те же должностные лица, но это не обяза¬тельно. Слово «Дубликат» пишется вверху справа.
По юридической силе документы классифицируются на:
подлинные, которые выдаются уполномоченными работ¬никами организации с соблюдением всех правил;
подложные, содержание или реквизиты которых не соот¬ветствуют действительности.
Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т. е. имею¬щими в данное время юридическую силу, и недействительными, т. е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истек).
По степени обязательности документы подразделяются на-
директивные;
информационные.
По ограничению доступа к документу с целью защиты ин¬формации от несанкционированного доступа или ознакомления информацией посторонних лиц документы делятся на:
для служебного пользования, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;
конфиденциальные (коммерческая тайна) - ими может пользоваться ограниченный круг лиц;
секретные - документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, а также работники, имеющие специальное разрешение (доступ);
совершенно секретные - документы, с которыми имеет право знакомиться только адресат.

Распорядительные документы
Юридическим основанием возникновения распорядитель¬ных документов являются:
акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, Федеральными министерствами, государственными коми¬тетами РФ и другими органами исполнительной власти;
акты, издаваемые органами субъектов РФ, включая приня¬тие законов и иных нормативных правовых актов, которые действуют в пределах территории субъектов РФ (респуб¬лик, краев, областей, городов республиканского значения - Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и окру¬гов, а также территориальных образований);
правовые акты организаций, направленные на осуществле¬ние их исполнительной и распорядительной деятельности, для реализации задач в соответствии с их компетенцией.
Виды распорядительных документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.
В практике управления из распорядительных документов чаще других применяется приказ.
В зависимости от содержания различают приказы по основ¬ной деятельности и по личному составу. Приказы по основной деятельности могут издаваться по указанию вышестоящих ил контролирующих органов, по инициативе руководителя и на ос¬новании докладных записок должностных лиц. Если основанием для издания приказа послужило указание вышестоящего органа, то в приказе обязательно надо указать полное название, номер и дату документа.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констати¬рующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа, в распорядительной - пред¬писываются конкретные действия. Распорядительная часть при¬каза начинается словом «Приказываю».
Приказ оформляется на общем бланке организации или на бланке приказа. В состав формуляра приказа входят следующие реквизиты:
наименование вышестоящей организации (если имеется);
наименование организации;
название вида документа;
дата;
номер;
место составления;
заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чем?» (напри¬мер, «О повышении квалификации работников бухгалте¬рии», «Об учетной политике в 2004 г.» и т. д.);
текст;
подпись;
визы;
гриф согласования.
В констатирующей части излагаются причины издания приказa, цели и задачи предписываемых действий.
Если приказ издается во исполнение директивных указаний, то при ссылке в тексте на нормативный акт необходимо указать:
название документа (нормативного акта);
наименование органа, издавшего документ;
дату;
номер;
заголовок к тексту документа (если он есть), на который да¬ется ссылка, например: «Во исполнение решения управы, района «Мещанское» ЦАО г. Москвы от 10 мая 2004 г. № 56 «О мерах по...».
Констатирующая часть может быть опущена, если распоря¬дительная часть не нуждается в обосновании.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме с формулировки «ПРИКАЗЫВАЮ» (пишется прописными буква¬ми, с новой строки от нулевого положения табулятора).
В распорядительной части содержатся предписания, излагаемые по пунктам с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть приказа может излагаться в таблич¬ной форме.
После подписания приказы регистрируются, а затем размно¬жаются в количестве, необходимом для рассылки заинтересован¬ным организациям и структурным подразделениям. Список на рассылку готовит исполнитель. Список адресатов печатают либо на обороте последнего листа приказа, либо на отдельном листе бумаги.
Приказ вступает в силу с момента его подписания.
Все лица, указанные в приказе, расписываются на первом эк¬земпляре или на отдельном листе бумаги в том, что они ознаком¬лены с содержанием.
Приказами по личному составу производятся оформление на работу граждан, их перемещение, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и мер воздействия и т. п.
В крупных фирмах приказы подобного рода заменяются при-емными, отпускными, увольнительными и переводными запис¬ками.
Приказы по основной деятельности нумеруются и подшива¬ются отдельно от приказов по личному составу.
Распоряжение - это документ, издаваемый руководителем организации или его заместителями по вопросам их компетен¬ции.
Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности организаций и содержат следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (распоряжение);
дата;
номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
визы.
Структура текста распоряжения, так же как и приказа, со¬стоит из вводной и распорядительной частей. Во вводной части указывается, на основании какого нормативного документа или положения дел в данной организации требуется принятие каких-либо конкретных действий.
Распорядительная часть распоряжения начинается словами «УСТАНОВИТЬ», «УТВЕРДИТЬ», «ПРЕДЛАГАЮ ПРОВЕСТИ» и т. д.
Каждый пункт распорядительной части должен представлять конкретное действие с указанием исполнителя и срока исполне¬ния. Документ подписывается руководителем организации или его заместителем.
Решение - правовой акт, принимаемый в коллегиальном по¬рядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Порядок подготовки проектов решений совпадает с порядком подготов¬ки других распорядительных документов, разница лишь в том, что решения утверждаются коллегиально и записываются в протоколы.
Когда решения служат самостоятельными распорядительны¬ми документами, вместо содержания решения в протокольных записях может быть сделана ссылка на него с указанием заголов¬ка и номера решения.
В состав формуляра «решения» входят следующие реквизита
наименование коллегиального органа;
наименование вида документа (решение);
Дата;
номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подписи председателя и секретаря;
визы.
Текст решения содержит краткий, но исчерпывающий анализ и оценку сложившегося положения дел на конкретном участке.
Он должен состоять из двух частей: констатирующей и распо-рядительной.
Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать основному содержанию решения.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предпринимаемых действий и основания, вызвавшие принятые решения
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписывамые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть решения должна начинаться с на-именования коллегиального органа с последующим словом «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами с новой строки. После этого указывается, кому, какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.
Распорядительная часть может быть оформлена в виде табли¬цы. Возможно также сокращение распорядительной части за счет вынесения предписываемых действий в приложение в виде отдельного плана мероприятий. В последнем случае распоряди¬тельная часть может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого плана мероприятий.
На каждое принятое решение заполняются учетные карточ¬ки. В них указываются номер решения, дата принятия, номер протокола заседания, заголовок решения, наименование струк¬турного подразделения (кто готовил).

2. Оформить документ информационно-справочной группы по образцам ОРД.
ЗАО «Роснефть»
ПРОТОКОЛ № 8
Общего собрания акционеров
г. Москва 22 мая 2005 г

Председатель - Голов В.П. Секретарь - Михеева Л.В.
Присутствовали: акционеры ЗАО «Роснефть» - 56 человек (список при-лагается).
Повестка дня:
1. Об утверждении годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в т.ч. отчетов о прибылях и убытках Общества за 2003 г.
2. Распределение прибыли Общества, полученной по итогам 2003 г.

1. Слушали: Иванцову К.Г. (текст доклада прилагается). Выступили: Матвеев О.П. - поддержал утвердить годовой отчет за 2003 г. Наумов А.И. - поддержал утвердить годовой отчет за 2003 г. Решили (постановили): утвердить годовой отчет, годовую бухгалтер¬скую отчетность, в т.ч. отчет о прибылях и убытках (счетов прибылей и убытков) Общества за 2003 г.
Голосовали: «за» - единогласно.
2. Слушали: Борисова Е.Е. (текст доклада прилагается). Выступили: Романов А.И. - поддержал предложения Борисова Е.Е. Решили: прибыль Общества, полученную по итогам 2003 г. в сумме 1 500 000 руб., распределить следующим образом:
500 000 руб. направить на хозяйственную деятельность Общества.

Председатель Подпись Голов В.П.
Секретарь Подпись МихееваЛ.В.

3. Дать определение делопроизводственным терминам: формуляр, нормативный документ, делопроизводство УСД, исковая давность.

1. Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа.
2. Делопроизводство УСД - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
3. Нормативный документ – письменный официальный документ, принимаемый уполномоченным органом государства. Он устанавливает, изменяет или отменяет существующие нормы.
4. Исковая давность – в гражданском праве – установленный законом срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено в суде.

Список литературы

1. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. 3-е издание. М., 2005.
2. Богатая И.Н., Кузнецова А.Н. Делопроизводство и бухгалтерия. 2-е издание. М., 2003.
3. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. Казань, 2000.
4. Давыдова Э. Делопроизводство. М., 2002
5. Кирсанов М. Современное делопроизводство. М., 2003.
6. Оглоблина ОМ. Образцы договоров по гражданскому зако-нодательству. М., 2003.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное автономное образовательное

учреждение высшего образования

«Самарский национальный исследовательский университет

имени академика С.П. Королева»

Классификация документов

Самара, 2017

Введение……………………………………………………………..……….….С. 3

ГЛАВА I. ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ» И ЕГО ОБЩЕСТВЕННАЯ РОЛЬ.….С. 6

1.1. Происхождение документа…………………………………………...С. 6

1.2. Место документоведения в системе наук………………………....…С. 11

ГЛАВА II. ВИДЫ И КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ………..…...…..С. 15

2.1. Классификация документов по М.В. Стенюкову………………...…С. 15

2.2. Классификация документов по М.В. Кирсановой……………..……С. 19

2.3. Классификация документов по Н.М. Березиной………….…………С. 20

2.4. Классификация документов по Г.Б. Блау……………………….……С. 20

ГЛАВА III. ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ………………………..…………..…С. 24

3.1. Определение функции документов………………………………...…С. 24

3.2. Классификация функций документов…………………………...……С. 25

Заключение…………………………………………………………………....….С. 29

Список использованных источников и литературы…………………………...С. 30

Введение

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые опытные члены общества

Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации . Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение .

Хрестоматийным стал приведённый древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: «Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю».

Позднее на смену символической пришла условная сигнализация , в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договорённости людей о том, что будет означать определённый предмет. В результате появились системы мнемонических знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также более сложное «узелковое письмо»: у древних инков (кипу ), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода «письмо» имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение «завязать узелок на память», т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. В качестве условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками - в торговых, финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались «носами», так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение «зарубить на носу», т.е. запомнить крепко-накрепко.

Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.).

Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ .

Актуальность данной темы объясняется тем, что в деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах.

В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации важно основание - признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Цель данной работы - изучить систему документации и определить понятие документа. Исходя из поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

1. Определить понятие документа и его роли для общества;
2. Рассмотреть виды и классификацию документов;
3. Изучить функции документов.

Теоретическая значимость:

Вопрос о классификации документов относится к теоретической части документоведения и рассматривался многими авторами. В интересах настоящей курсовой работы и в целях максимального раскрытия предмета исследования мною были использованы монографии, исследования и публикации в периодической печати, в области документоведения и архивного дела, что в последующем может помочь определиться начинающему предпринимателю с той классификацией документов в его будущей организации, с которой ему и его персоналу будет работать удобно и лаконично. А также, вероятно, стать автором собственной классификации документов.

ГЛАВА I . ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ» И ЕГО ОБЩЕСТВЕННАЯ РОЛЬ.

• Происхождение документа

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» - «учу» или «извещаю» и означало как раз «свидетельство», «доказательство». Важно заметить, что термин «документ» более старый, нежели термин «информация». К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство ) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

Посмотрим несколько определений. Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». В толковом словаре В. Даля видно, что: «Документ - всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ - деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ - это текст или изображение, имеющее информационное значение».

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

• «документ» - материальный объект;
• «документ» - носитель информации;
• «документ» - документированная информация.

С позиций ДОУ наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая.

Так в первой половине XX столетия было существенно пересмотрено содержание понятия «информация», которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине XX в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия «информация» не могли не отразиться также и на определении понятия «документ».

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию «информация». Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной.

Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.

Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

• «Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;
• Информация - это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;
• «Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)»;
• «Информация - это то, что уменьшает неопределённость события».

Однако в конечном счёте все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Неоднозначное толкование понятия «информация» вызывает в ряде случаев необходимость более чёткого его определения и фиксации в отдельных нормативных актах.

К настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов. Вместе с тем определение понятия «документ» в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике , например, документ нередко определяется как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе». Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений.

В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего, как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему.

Международным советом по делам архивов, документ (Dokument) рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».

Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: «Документ - информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем».

Почему уделяется так много внимания термину «документ» и определению его понятия как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления. Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку «язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё». Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Вместе с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент - возможность идентификации информации через реквизиты.

В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» определяется как «обязательный элемент оформления официального документа». Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Таким образом, стандартизованное определение понятия «документ», с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины. Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

К настоящему времени у понятия “документ” есть информационное предназначение, ряд функций, а также он выступает как материальный носитель.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

1.2. Место документоведения в системе наук

Документоведение относится к циклу наук об обществе, со многими из которых находится в тесной взаимосвязи и взаимодействии.

Документоведение самым тесным образом связано с исторической наукой, так как объектом документоведения является документ в историческом развитии.

Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в этом своём качестве тесно примыкает к источниковедению - одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Источниковеды также изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии.

По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением. Их объединяют общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования - документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.

Немало общего можно обнаружить также между документоведением и книговедением. Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования - документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации.

Документоведение взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право.

Нельзя не сказать и о связи документоведения с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д.

Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация.

Появление и успешное развитие в последние годы новой научной дисциплины - информационного менеджмента ещё сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, поскольку большая часть информации фиксируется в документах. Более того, некоторые авторы (М.В.Ларин) в перспективе прогнозируют объединение служб документационного обеспечения управления и информационного менеджмента.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления и делового общения.

В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики прежде всего с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.

Особо следует остановиться на связи документоведения с науками об информации. Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине 20 столетия не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно с этими науками документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.

Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

Вывод :

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. В повседневной жизни человека документ играет не менее важную роль (например, документы, удостоверяющие личность). Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д.

ГЛАВА II. ВИДЫ И КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ.

2.1. Классификация документов по М.В. Стенюкову

Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

Например, М.В. Стенюков предлагает следующую классификацию документов.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально- личные (именные).

По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)

По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия - документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово "копия") и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка - копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

По срокам хранения документы делятся на постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно - распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т. д.

Классификация, предложенная М.В. Стенюковым , строится на следующих признаках.

1. По способу документирования:

Рукописные;

Электронные;

Графические;

Кино-, фото-, фонодокументы.

1. По сфере использования:

Организационно-распорядительные;

Финансово-бухгалтерские;

Научно-технические;

По труду;

Отчетно-статистические.

1. По месту составления:

Входящие (поступившие в организацию);

Исходящие (отправляемые из организации);

Внутренние (составленные и используемые в самой организации).

1. По ограничению доступа:

Открытые (несекретные);

С грифом ограничения доступа.

1. Документы могут иметь следующие грифы:

- «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

- «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

- «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

- «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).

1. По происхождению:

Официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

Личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными).

1. По юридической значимости:

Подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

Копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

Заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

Дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

1. По форме изложения:

Индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);

Трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

Типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.

1. По срокам хранения:

Постоянного хранения;

Долговременного хранения (свыше 10 лет);

Временного хранения (до 10 лет).

2.2. Классификация документов по М.В. Кирсановой

В учебном пособии «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки:

По наименованиям - служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;

По срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

2.3. Классификация документов по Н.М. Березиной

В учебном пособии «Современное делопроизводство» Березина Н.М. приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки:

По стадиям создания - черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;

По степени гласности - обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);

По юридической силе - подлинные, подложные;

По роду деятельности - система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;

По форме - табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

2.4. Классификация документов по Г.Б. Блау

По моему мнению, самая полная и удачная классификация документов была предложена и опубликована коллективом кафедры коммерции и внешнеэкономической деятельности Красноярского государственного торгово-экономического института в учебном пособии Г.Б. Блау:

1. По способу фиксации информации:

Письменные (рукописные и печатные);

Фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);

Кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);

Фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);

Аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);

Электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.

1. По месту составления:

Внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;

Входящие документы, поступившие в организации;

Исходящие документы, отправляемые из организации.

1. По содержанию:

Простые документы, в которых рассматривается один вопрос;

Сложные документы, охватывающие несколько вопросов.

1. По степени гласности:

Обычные (открытые, несекретные);

Секретные документы с грифом ограничения доступа;

Секретные документы могут иметь следующие грифы:

Для служебного пользования (ДСП) - служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;

Конфиденциально - информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;

Коммерческая тайна (КТ) - информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.

1. По форме изложения:

Индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;

Трафаретные - структура, часть документа, стандартные фразы

заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

Типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

1. По стадиям создания:

Черновик - предварительная редакция документа;

Беловик - чистовик;

Отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

1. По юридической значимости:

Подлинник или оригинал - документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;

Копия документа - точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления - ксерокс, факс, фотокопия);

Дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

1. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;
2. По срокам хранения:

Документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

Документы, имеющие длительные сроки хранения - свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

Документы временного хранения - до 10 лет;

1. По происхождению:

Служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);

Личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).

1. По срокам исполнения:

Срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;

Несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.

Вывод:

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.

ГЛАВА III. ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ.

• Определение функции документов

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Как по капле воды, её внутреннему составу, можно получить определённую информацию о водоёме в целом, так и по отдельному документу можно составить некоторое первоначальное представление о характере и особенностях породившего его общества. Именно идентификация социальной сущности документа, ставшего историческим источником, лежит, в частности, в основе исторической науки и такой важнейшей её отрасли как источниковедение.

Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией (от лат. «functio» - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

• Классификация функций документов

Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций. Точно также, как, скажем, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона демонстрантов и т.д.

Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. (Рис. 1)

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию , что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

• ретроспективную (относящуюся к прошлому);
• оперативную (текущую);
• перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Вывод:

Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций.

Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Тем самым, документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Список источников и литературы

Источники:

1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. М.: Издательство стандартов, 2017.
2. Государственный стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 . «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: Издательство стандартов, 2013.

Литература:

1. Березина Н.М. Современное делопроизводство: учеб. пособие / Н.М. Березина Л.М. Лысенко Е.П. Воронцова. 3-е изд. М.: ИНФРА-М, 2007. С. 241.
2. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001. С. 271.
3. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. 6-е изд. М.: ИНФРА-М; НГА, 2006. С. 364.
4. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. АСТ, 2006. С. 17-23.
5. Ларин М.В. Развитие понятия «документ» / Делопроизводство. 2005. №1.

1. Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. Красноярск, 2008. С. 92.
2. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. Саратов, 2005. С. 10.
3. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2007. С. 254.
4. Стенюков М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. - М.: Книга-сервис, 2003. С. 160.
5. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005.

Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. АСТ, 2006. С.17

Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций: Конспект лекций. Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2005. С.2-3

Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. АСТ, 2006. С.18

Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. АСТ, 2006. С.19

Ларин М.В. Развитие понятия “документ” // Делопроизводство. 2005. № 1. С.5-9

Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. 6-е изд. М.: ИНФРА-М; НГА, 2006. С. 364

ГОСТ Р 7.0.8-2013 . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 2013

Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. АСТ, 2006. С. 19

Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г. Б. Блау. Красноярск, 2008. С. 92

Стенюков М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. М.: Книга-сервис, 2003. С. 160

Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков. М.: Приор, 2007. С. 254

Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. 6-е изд. М.: ИНФРА-М; НГА, 2006. С. 364

Березина Н.М. Современное делопроизводство: учеб. пособие / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2007. С. 241

Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. - Красноярск, 2008. С. 92

Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. Саратов, 2005. С. 10

Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. АСТ, 2006. С. 23

Скачать: У вас нет доступа к скачиванию файлов с нашего сервера.

Вся официальная документация подлежит четкой классификации, оформляется по единым стандартам. Вначале следует разобрать основные виды документов.

Основная классификация документов

Данная классификация - наиболее популярная в делопроизводстве, а также в вузах, готовящих соответствующих специалистов. Итак, вся документация подразделяется на группы согласно:

• уровню обязательности;
• времени хранения;
• датам исполнения;
• разновидности изложения;
• по свой юридической силе;
• источникам, происхождению;
• степени ограничения доступа (гласности);
• месту создания;
• содержанию;
• названию, наименованию;
• области использования;
• разновидности документирования.

Разновидности документации

Подробно разберем виды документов по каждому пункту упомянутой классификации.

По обязательности исполнения:

• директивные (принуждают к исполнению, использованию);
• информационные (содержат данные, сведения для ознакомления).

По продолжительности хранения:

• временные (до 10 лет);
• долговременные (более 10 лет);
• постоянного хранения.

По дате исполнения:

• срочные (с указанием четкой даты исполнения);
• несрочные.

Виды документов по разновидности изложения:

• унифицированные (составленные по строгой форме-стандарту какой-либо системы);
• примерные (образцы, по аналогии с ними создается другая документация);
• типовые (описывающие типовой, стандартный процесс, явление);
• трафаретные (с заранее подготовленной структурой, "костяком" текста, например анкета);
• индивидуальные (свободная форма изложения информации).

По наличию юридической силы:

• оригиналы, подлинники (единственный или первый экземпляр документации);
• копии (стопроцентно точно повторяющие оригинал, но не имеющие юридической силы);
• отпуски (форма-копия, заготавливаемая "под копирку" непосредственно при составлении подлинника);
• заверенные копии (формы копий, содержащие ряд реквизитов, придающих им юридическую силу);
• выписки (отрывки из документов, обязательно содержащие данные о том, откуда они взяты, заверенные визой ответственного лица);
• дубликаты (повторенные формы подлинника с равной ему юридической силой, составляются при уничтожении, утере, краже оригинала).

Виды документов по происхождению:

• личные (касающиеся интересов определенного гражданина);
• служебные, официальные (затрагивают интересы организации, их составитель - как физическое, так и юридическое лицо).

По степени гласности:

• "совершенно секретно", "особая важность" (содержащие государственную тайну);
• "конфиденциальная информация" (доступ ограничен законодательством России);
• "коммерческая тайна" (открытый доступ несет вред обладателю данных);
• "только служебное пользование" (документ только для работников организации);
• открытый доступ.

Виды документов по месту создания:

• исходящие (направляются за пределы учреждения);
• входящие (приходят в учреждение извне);
• внутренние (используются только в самом учреждении).

• первичные (оригинальная информация);
• обобщающие (вмещающие в себя данные из нескольких источников).

Виды документов по области использования:

• статистика, отчеты;
• документация по труду;
• научно-техническая сфера;
• финансы и бухгалтерия;
• организационно-распорядительная.

• сложные (разбор нескольких вопросов);
• простые (посвященные единственной теме).

По разновидности документирования:

• рукописи;
• электронные печатные;
• графические;
• фото-, видеоформата.

Формы и виды документов внутри организации:

• информационно-справочной направленности;
• распорядительные;
• организовывающие деятельность.

Оформление документов

Виды оформления документов подразделяются на следующие стадии:

1. Проект.
2. Оригинал.
3. Копия.
4. Дубликат.
5. Выписка.

Оформление документации ведется по строгим требованиям, которые обеспечивают ей юридическую силу. Ряд документов допускается составлять только в электронном варианте, ряд - от руки (расписки, объяснительные записки, доверенности, заявления).

Оформление официальной документации в РФ регулируется следующими актами:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
• ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Юридические документы

Правовая, или же юридическая, документация - это бумаги, обязательно включающие в себя правовую информацию.

Она содержит ряд признаков:

• регуляция общественных отношений;
• печатная/электронная форма;
• соответствие всем правилам оформления документа по юридической технике ;
• обязывающий характер;
• составляется компетентными лицами;
• создается в процессе юридической деятельности;
• данные, значимые для юриспруденции;
• основание создания и публикации: законодательство РФ, волеизъявление граждан, юридических лиц.

Виды юридических документов:

1. Фиксация фактов-доказательств.
2. Фиксация юридических фактов.
3. Содержание индивидуальных решений.
4. Правовые нормативные акты.

Разновидности юридической документации

Разберем классификацию детально:

1. Фиксация фактов-доказательств. Обоснование каких-либо фактов, обладающих юридическим значением, но по своей сущности никоим образом не являющихся юридическими. К примеру, процессуальная документация.

2. Фиксация юридических фактов. Самая многочисленная категория, которая делится на такие составляющие виды документов:

• фиксация фактов, которые определяют правовые статусы (удостоверения личности, паспорта, свидетельства о рождении, браке и т. п.);
• фиксация фактов, которые задают правовой режим (использование земельных угодий для строительства жилого здания или для сельскохозяйственных надобностей);
• фиксация фактов волеизъявления (доверенность, сделка, договор и т. д.)

3. Документы с индивидуальными решениями, влекущие последствия, властно-обязательные по характеру. Возникновение, изменение, прекращение прав и/или обязанностей: приказы руководителей, решения ответственных лиц, приговоры судов и т. п.

4. Правовая нормативная документация так или иначе содержит в себе правовые нормы. Они устанавливают, видоизменяют или вовсе прекращают действие юридических правил. Создаются только компетентными органами, обязательны к исполнению.

Нормативные документы

Основные виды нормативных документов в РФ:

• ГОСТ Р - национальный государственный стандарт;
• ОСТ - стандарт определенной отрасли;
• СТП - стандарт данного предприятия;
• СТО - стандарты научно-технических объединений и обществ;
• ПР - определенные правила;
• Р - рекомендации;
• ТУ - технические условия производства.

Разновидности нормативных документов

Виды нормативных документов, описание:

1. ГОСТ Р - государственный стандарт России. Устанавливает обязательные требования безопасности к определенному виду продукции, а также методы контроля производства, условия хранения, транспортировки, упаковки и утилизации.
2. ОСТ - отраслевые стандарты качества, введенные для каждой отрасли производства, работ, услуг. На сегодня их насчитывается более 22 тыс.
3. СТП - стандарты предприятия; разрабатываются непосредственно им самим.
4. СТО - действие распространяется на новые виды продукции, услуг, методологий, технологий - всего инновационного.
5. ПР - правила, устанавливающие обязательные порядки, методику произведения деятельности.
6. Р - добровольные рекомендации для осуществления каких-либо работ.
7. ТУ - технические условия; схожи со стандартом, но применяются, когда его разрабатывать бессмысленно, например при разовом производстве. Документ при этом не должен противоречить в своем содержании ГОСТу.

Вид документа "Паспорт"

Рассмотрим все виды документов, удостоверяющих личность гражданина:

1. Паспорт РФ.
2. Заграничный паспорт гражданина РФ.
3. Паспорт моряка.
4. Военный билет офицеров в запасе.
5. Удостоверение беженца.
6. Документ, регистрирующий обращение иммигранта присвоить ему статус беженца.
7. Вид на жительство.
8. Иностранный паспорт.
9. Билет военнослужащего.
10. Офицерское удостоверение личности.
11. Свидетельство о рождении.
12. Документ, фиксирующий освобождение из мест лишения свободы.
13. Дипломатический паспорт для российского гражданина.

Классификация документов призвана объединить все их разветвленное разнообразие в четко структурированные группы, актуальные в любой деятельности. Система помогает в работе документоведам, юристам, финансистам, а также всем гражданам, чье положение дел приводит к работе с бумагами.