Ошибки, недочеты, неверность в трудовых книжках россиян редкость, но не каждый работодатель, бухгалтер и специалист кадровой службы знает, как правильно их исправлять. Любые изменения в трудовой документации должны быть обоснованными.
Расскажем, когда трудовая признается недействительной, кто может внести изменения в документ, а также определим, какие ошибки бывают и как их исправляют.
При каких ошибках трудовая книжка становится недействительной – порядок признания её недействительной
В 2018 году порядок признания трудового документа такого типа недействительным с юридической точки зрения остается прежним.
Законом предусмотрено несколько условий, при которых этот документ теряет свою силу.
Перечислим их:
- Инициалы сотрудника прописаны неверно . Вопрос может подняться, даже если кадровик записал неправильно одну букву, например, вместо «ё» написана «е».
- На титульной странице-листе отсутствует печать компании/организации.
- Отсутствует подпись ответственного, должностного лица, заполняющего трудовую книжку.
- Дата заполнения документа прописана не та, каковой была на самом деле. Вписать другое число могут, чтобы увеличить трудовой стаж гражданина. Этого делать не стоит, ведь кадровика могут привлечь к ответственности и наложить штраф.
Как правило, признать недействительность документа может лицо, ответственное за его оформление. И это может быть даже специалист новой организации, в которую устраивается гражданин.
Напомним, что работодатель не имеет права отказать в трудоустройстве, если у соискателя была замечена недействительная трудовая.
При выявлении ошибок и для дальнейшего их исправления специалист должен опираться на разработанные инструкции и утвержденные требования.
|
Наименование нормативно-правового документа |
Комментарий |
|
Постановление Министерства труда и соцразвития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» № 69, от 10 октября 2003 года |
Указан порядок заполнения трудовых книжек, требования к каждому разделу. |
|
Устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек. Приведены примеры новых образцов трудовых книжек. Определен порядок ведения и хранения документации. |
Если просмотреть данные документы, можно понять, какие требования к трудовой выставлены и какие документы будут признаваться недействительными.
Кто правомочен вносить исправления в трудовую книжку – общие правила внесения изменений
Изменять записи в трудовой документации могут не все специалисты.
Обычно должностное лицо назначает руководство организации . Оно должно заниматься всеми трудовыми, кадровыми вопросами компании.
Это может быть:
- Сам руководитель. Но, заметьте, если он является физическим лицом, то он не имеет прав на исправление книжки.
- Директор. Например, в крупных организациях имеется не только непосредственный начальник, руководитель, но и директор, занимающийся всеми правовыми вопросами.
- Бухгалтер. Этот специалист занимается вопросами ведения и хранения трудовых книжек на малых предприятиях.
- Специалист кадровой службы. Как правило, такая служба организована в крупных предприятиях.
- Юрист. У компании может быть свой собственный юрист, решающий все правовые вопросы.
Запомните: любое изменение в трудовой книжке должно быть обоснованным. Для того, чтобы исправить запись, каждый из вышеперечисленных специалистов должен ознакомиться с документацией, подтверждающей неверность записи и наличие ошибки.
Общие правила внесения изменений в трудовой книжке в 2018 году:
- Чернила, которыми будет сделана запись, должны быть световодостойкими.
- Запись может быть сделана черной, синей или фиолетовой пастой.
- Можно использовать гелевую ручку, либо ручку-роллер, либо шариковую.
- Даты прописываются в документе арабскими цифрами. Число и месяц указываются двузначными, год – четырехзначными.
- Применять корректирующие средства в исправлениях нельзя.
- Старая запись не должна быть зачеркнута, заштрихована.
- Для исправления ошибки следует внести новую запись, где будет указана ошибка на старую запись и прописана верная информация.
- При исправлении новой трудовой, бланк можно уничтожить и оформить новую книжку.
- Каждая запись должна быть пронумерована, поэтому если ошибка была сделана в 5 записи, а специалист оформляет 8 запись, то в ней просто указывается этот момент.
- Ошибки могут быть сделаны не только в самой трудовой, но и на титульнике, вкладыше. При исправлении их действует такая же схема.
В том случае, если трудовой документ был признан недействительным полностью, то гражданину выдают его дубликат . Например, при увольнении, или переводе на другую работу.
Получить новую, исправленную трудовую можно по заявлению .
Заметьте , обязательно на первой странице документа делается пометка «дубликат».
Самые распространенные ошибки в трудовой – примеры ошибок и их исправлений
Рассмотрим самые распространенные ошибки, которые делают в трудовой кадровые специалисты, укажем, по каким правилам вносить изменения, и приведем примеры правильно оформленных документов.
1.Ошибки в титульном листе книжки или в сведениях о работнике
Титульный лист содержит основные сведения о работнике.
Опирайтесь на такие правила при исправлении ошибок:
- Замазывать инициалы запрещено. Исключение – еле заметная, тонкая линия.
- Справа в верхнем углу, на свободном месте указываем основания для изменения. Если фамилия меняется впервые, то изменения могут быть зафиксированы так: «Фамилия изменена на фамилию «Сидорова» на основании…». В том случае, когда фамилия меняется или «Фамилия «Петрова» изменена на фамилию «Сидорова» на основании…».
- Новые инициалы прописываются рядом со старыми.
- Обязательно указывается документация, подтверждающая изменение данных.
- Надпись должна быть подкреплена печатью компании/организации и подписью специалиста.
- Чтобы изменить сведения в дате рождения, следует зачеркнуть их и написать правильную дату рядом.
- Изменять данные об образовании, профессии, специальности не надо. Достаточно дополнить нужными сведениями, прописать их рядом, через запятую.
Примеры правильно исправленных инициалов:
Пример 1. Изменение фамилии впервые
Пример 2. Изменение фамилии не впервые
Пример 3. Изменение имени
Пример 4. Изменение даты рождения
Пример 5. Дополнение информации об образовании, профессии, специальности
2.Ошибки в указании дат
Все даты в книжке должны быть прописаны верно, иначе могут быть проблемы с начислением пенсии.
Проверяйте даты, а если заметили ошибку - обращайтесь к специалисту.
Он должен исправить ошибку, согласно таким правилам:
- Прежде всего, следует оформить заявление на имя руководителя компании, где указать, какую дату следует изменить и по какой причине.
- Руководитель в свою очередь оформляет приказ.
- Кадровик создает новую запись в книжке, ссылаясь на новый приказ и указывая номер документа, верную дату.
- Зафиксировать запись нужно подписью кадровика/бухгалтера с расшифровкой и печатью предприятия/компании.
Пример правильного исправления даты:
3.Ошибки в разделе о работе
Внесение новых сведений должно проходить по таким же правилам, как при изменении дат, чисел.
Кадровик должен написать заявление, в соответствии с которым руководитель оформит приказ. Далее, на основании этого документа, будут вноситься сведения в книжку.
Информация должна быть прописана четко, аккуратно, без сокращений.
Приведем примеры:
Важно: все записи должны подкрепляться подписью специалиста и печатью организации!
4.Ошибки, выявленные после увольнения
Исправлять внесенные данные может работник новой компании, куда устроился гражданин.
Конечно же, исправления должны подкрепляться документацией – приказом руководства .
Если же россиянин не успел оформиться в новой организации, то вносить изменения должен предыдущий работодатель.
Записи могут касаться перевода на другую работу, приема на работу, неправильного увольнения, неверных дат, неправильно вписанных должностей и т.п.
Приведем примеры:
5.Неверные реквизитные данные
Ошибка связаны со сведениями сопутствующих документов.
Вариантов ошибок может быть несколько:
- Когда ошибку допустил специалист, внеся не те данные или нарушая последовательность (наименование документа, дата, номер). В этом случае делают повторную запись ниже, но только пишут ее безошибочно.
- Когда ошибка была сделана в сопутствующем документе, например, в приказе поставили не верный номер или дату. В этом случае следует оформить новый документ, который будет отменять действие указанного приказа. Запись фиксируется так же, как и в примерах выше. Пишется, что пункт является недействительным.
6.Неверность в сведениях о награждениях
Внести изменения в этот раздел можно так же, без зачеркиваний, формируя новую запись.
Не забывайте, что она должна содержать информацию о подтверждающем документе, а также его реквизитах.
Пример:
7.Аннулирование сведений из любого раздела книжки
Чтобы отменить запись, указанную в любом разделе случайно, следует оформить новый пункт.
Прописывается номер записи - и то, что она считается недействительной. Ставится подпись и печать.
Пример:
8.Неверные данные во вкладыше
Сведения, которые вносятся во вкладыше, тоже можно изменять.
Сам вкладыш является продолжением книжки, поэтому требования к его оформлению - такие же.
Для внесения новых данных следует оформлять новые записи, подкрепляя их приказами с реквизитами, а также подписью кадрового специалиста и печатью.
9.Ошибочные записи, идущие подряд
В этом случае, нужно признать обе записи неверными - то есть, указывают вначале одну, затем – другую запись. Подкрепляются новые сведения документами.
Ставится обязательно фамилия кадровика, его подпись и печать предприятия.
Обобщенная запись к обеим предыдущим будет считаться неверной.
10.Забыли вписать информацию о реорганизации компании
При увольнении сотрудника может возникнуть неточность – название компании будет отличать от той, что на печати. Это возможно, если информацию о реорганизации забыли внести.
В случае такой неточности, кадровый агент должен:
- Утвердить запись об увольнении недействительной.
- Внести информацию о реорганизации.
- Вписать запись об увольнении сотрудника.
Как правильно исправить ошибки, если таковые все же имеются, и не допустить их появления в дальнейшем, разберем на конкретном примере.
Для чего нужно
Трудовая книжка - это основной документ установленного образца, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника.
Форма
Форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила). В нее вносятся сведения:
- о работнике;
- о выполняемой им работе;
- о переводе его на другую постоянную работу;
- об увольнении;
- о прекращении трудового договора;
- о награждениях за успехи в работе.
Вносимые записи производятся на русском языке и на основе соответствующих приказов.
Правила исправления ошибок в трудовой
Если в трудовой книжке была допущена ошибка, следует руководствоваться Правилами. Если допущены ошибки при первичном заполнении трудовой, исправления не допускаются. Бланк уничтожается, и заводится новый. В случае обнаружения ошибки, которую допустил предыдущий работодатель, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку, либо работодателем, непосредственно допустившим ошибку. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ее ликвидации – работодателем по новому месту работы.
Что касается исправления ошибок в разделах трудовой книжки, содержащих данные о работе или награждении, зачеркивание неточных или неправильных сведений не допускается. Для того чтобы исправить неправильную запись, необходимо написать, что сведения под номером таким-то недействительны, а ниже под другим номером внести правильную запись.
Изменения записей об имени, фамилии, дате рождения, образовании, профессии производятся на основе паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об образовании и других документов. Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается неверная дата рождения, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя и печатью организации.
Обратите внимание: записи дат во всех разделах указываются арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными.
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой – роллером, в том числе шариковой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Запрещено делать записи «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п.
Руководителям предприятий и кадровым работникам стоит знать, что именно можно исправлять в трудовой книжке, как правильно это сделать, а также какие способы исправления являются запрещенными.
Когда трудовая книжка недействительна?
Основаниями для признания этого документа недействительным могут быть такие ситуации :
- В книжке неправильно указаны фамилия, имя или отчество работника. При этом ошибка может состоять всего в одной букве – если данные книжки не совпадают с паспортом, документ является недействительным.
- На титульном листе документа отсутствует печать организации или подпись лица, который был уполномочен заполнять книжку.
- В трудовой книжке указана неправильная дата заполнения (например, раньше, чем был выпущен сам бланк документа). Часто это делается с целью увеличить трудовой стаж работника.
Работодателям следует помнить, что отказ гражданину в трудоустройстве по причине недействительности его трудовой книжки незаконен.
На основании письменного заявления сотрудника работодатель также может оформить ему новую трудовую, но записи с предыдущих мест работы в нее внесены не будут.
Допускаются ли исправления в трудовой?
Трудовая книжка – это практические единственный документ, на основании данных из которого высчитывается стаж работника для начисления ему пенсии.
При этом записи о работе, а также сам документ должны быть заполнены правильно – в противном случае сотрудники Пенсионного фонда просто не учтут их.
Регламентация ведения записей в трудовой книжке осуществляется несколькими документами:
- ТК РФ.
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
Если при заполнении документа была допущена ошибка (или сотрудник отдела кадров обнаружил ее), следует учесть, что не все из них могут быть исправлены. Все возможные ошибки делятся на три группы:
- Сведения о работе;
- Сведения о награждениях.
Ошибки, которые относятся к первой группе, нужно исправлять в соответствии с установленными требованиями – иначе внесенные изменения будут неправильными.
Правила исправления ошибок
Если в документе была обнаружена неправильная или неточная запись , ее может исправить:
- Работодатель или кадровая служба того предприятия, где была допущена ошибка;
- Нынешний работодатель, при наличии письменного и официального разрешения от предыдущего нанимателя.
Исправление записи должно происходить правильно и соответствовать требованиям законодательства.
Запрещается для этих целей использовать корректор, а также замазывать, подделывать или закрашивать запись.
В соответствии с Правилами и Инструкцией, которые регламентируют порядок ведения трудовых книжек, допускаются такие способы исправления ошибочно внесенной записи:
- Зачеркивание записи;
- Дополнение записи;
- Признание ее недействительной.
При этом применение конкретного способа зависит от раздела, в котором была обнаружена ошибка. Так, в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе и награждениях, запрещается зачеркивание записей. Единственный допустимый вариант исправления ошибки – признание записи недействительной и внесение новых, правильных данных.
Зачеркивание разрешается только в исключительных случаях – для исправления таких данных о сотруднике, как:
- Его фамилия, имя или отчество;
- Ошибка в дате рождения.
Для исправления старая запись зачеркивается тонкой линией, а рядом ставится новая – внизу или на этой же строчке, если есть место. При этом зачеркнутая запись должна хорошо читаться.
Также на внутренней стороне трудовой книжки указывается ссылка на документ, на основании которого вносится данное исправление (или на документы, если их несколько). В соответствии с Инструкцией, такими документами-основаниями могут быть:
- Паспорт;
- Свидетельство о браке;
- Свидетельство о расторжении брака;
- Документы, подтверждающие смену имени или фамилии.
Зачастую на внутренней стороне трудовой книжки должны быть указаны сразу несколько документов – например, свидетельство о браке и паспорт.
Такое требование связано с тем, что каждого документа по отдельности недостаточно для того, чтобы в полной мере проследить изменение фамилии сотрудника.
Стоит выделить основные ошибки при заполнении трудовой книжки , а также способы их исправления:
- В сведениях о работе – запись признается недействительной, вносится правильное название (структурного подразделения, должности и т.п.);
- На титульном листе – если ошибка касается неправильного имени, фамилии или отчества сотрудника, работодатель не имеет права исправлять такую ошибку, этот вопрос должен решаться в судебном порядке.
В связи с этим можно выделить несколько правил:
- Отменять или признавать недействительными записи, следующие за пропущенной, не стоит.
- Пропущенную запись можно внести в любое время, указав при этом в графе 2 дату ее внесения.
- Сама запись должна содержать дату того события, указание которого было пропущено. Например, запись от 09.10.2015: 12.06.2015 переведена на должность главного бухгалтера ООО «Изумруд».
Наименование указывается перед записью о принятии на работу – на печати или в письменном виде.
На практике ошибка исправляется следующим образом :
за последней записью в трудовой книжке пишется, что в названии организации была допущена ошибка;
указывается правильное название.
При этом не нужно указывать ни порядковый номер новой записи, ни документ-основание для исправления.
Стоит рассмотреть более подробно, как правильно признать запись недействительной и указать новые, уже исправленные данные.
Признание записи недействительной
Основной и наиболее распространенный способ исправления неточностей в записях трудовой книжки – это признание ошибочных данных недействительными. Рассмотрим порядок такого исправления на примере.
В разделе трудовой книжки под порядковым номером 14 имеется запись об увольнении сотрудницы Степаненко О.О. с 21.10.2015, сделанная на основании приказа № 121-к и заявления об увольнении по собственному желанию.
Утром 21.10.2015 руководитель заполнила трудовую книжку и подготовила все необходимые для увольнения документы, однако Степаненко О.О. отозвала свое заявление и решила продолжить работу в организации. Для отмены записи об увольнении руководителю необходимо предпринять следующие действия:
- Издать новый приказ, который отменяет приказ об увольнении (например, № 122-к).
- Внести в трудовую книжку под порядковым номером 15 новую запись от 21.10.2015 такого типа: «Запись за номером 14 недействительна».
- Указать после записи дату и номер нового приказа, на основании которого предыдущая запись признается недействительной (в данном случае это приказ № 122-к от 21.10.2015).
Образец аннулирования записи в трудовой книжке работника
Полезное видео по теме
Заключение
Правильное заполнение трудовой книжки – обязанность каждого руководителя и сотрудника кадровой службы предприятия , ведь именно от этого зависит начисление работнику трудового стажа. Если в книжке имеются ошибки или неточности, их нужно устранить – путем исправления записи или оформления нового документа.
Большинство записей подлежат исправлению, однако при этом также нужно соблюдать определенные правила – запрещается их замазывать, закрашивать или подделывать. Законодательно допустимые варианты исправления – это признание записи недействительной или ее зачеркивание (в некоторых случаях).
Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка
Работа кадровика связана с оформлением большого количества бумаг, в том числе таких важных, как трудовая книжка. Степень ее значимости сложно переоценить: несмотря на разговоры о переходе на электронный учет, в настоящее время стаж работника все еще подтверждается бумажной трудовой книжкой. Поэтому даже незначительная на первый взгляд ошибка, допущенная при заполнении документа, нередко приводит к печальным последствиям: некорректному расчету стажа, проблемам с назначением пенсионного или больничного пособия, необходимости собирать дополнительные справки для ПФР.
Найдите все ошибки в трудовой книжке с помощью тренажера от журнала «Кадровое дело»
Конечно, в идеале никаких неточностей в трудовой книжке быть не должно. Но следует принимать во внимание человеческий фактор: как сказано выше, кадровику приходится изо дня в день заполнять множество документов, а от ошибок в рутинных процедурах никто не застрахован.
Допустим, вы завели трудовую книжку новому работнику и неправильно указали фамилию или имя. Или правильно заполнили титульный лист, но забыли свериться со штатным расписанием, оформляя запись о приеме на работу, и вписали не ту должность. Более того, вы могли все сделать правильно, но в процессе оформления столкнуться с погрешностями, допущенными предыдущими работодателями. Как быть, если выявлена ошибка в трудовой книжке, как исправить неверную запись?
Кто обязан внести изменения в трудовую книжку при ошибке или изменении данных
Понять, как исправить запись в трудовой книжке и кто конкретно должен этим заниматься, помогут нормативные документы:
- Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003;
- Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.
Если неправильные данные внес кадровик по новому месту работы, он должен исправить свою ошибку сразу же, как только ее обнаружит. Для исправления неточных или неверных записей, внесенных по одному из прежних мест работы, можно обратиться как к работодателю, допустившему ошибку, так и по новому месту работы (п. 27,28 Правил №225).
Шпаргалка: ошибки в трудовой книжке
Скачать шпаргалку вы можете >>
Практика показывает, что лучше вносить все коррективы в трудовую книжку по месту актуального трудоустройства. Так экономится время, и права работника не ущемляются. Тем более что прежний работодатель, неправильно оформивший запись, к этому моменту уже может быть ликвидирован или реорганизован. А нового работодателя закон наделяет полным правом вносить необходимые данные и признавать прежние недействительными, если в его распоряжении есть необходимые подтверждающие документы: приказы, договоры, выписки.
Внесение исправлений в трудовую книжку: образец и инструкция по каждому типичному случаю
Каждый кадровик должен знать, как внести исправления в трудовую книжку при обнаружении ошибки. Но есть один случай, когда неверная запись не корректируется. При первичном оформлении трудовой новому работнику исправления на титульном листе не допускаются (п. 42 Правил №225).
Это значит, что в случае ошибки бланк придется признать недействительным и заменить новым, не взимая с работника плату за испорченный экземпляр. В остальных ситуациях требуется исправление ошибки в трудовой книжке (образец корректирующей записи с подробной инструкцией даны отдельно по каждой распространенной ошибке).
Если неправильно указано название организации:
- Сделайте запись без порядкового номера в разделе «Сведения о работе». Напишите, что в названии допущена ошибка, и укажите корректный вариант.
- Не заполняйте 1,2 и 4 графу. Поскольку речь идет об исправлении неточности, не связанной с профессиональной деятельностью работника, и никакой подтверждающий документ в данном случае не требуется. Так будет выглядеть исправление в трудовой книжке (образец):
Исправление грамматической ошибки
Скачать образец вы можете >>
Пропуск записи в разделе «Сведения о работе» - частая ошибка в трудовой книжке. Чтобы ее исправить, следует сначала уточнить, не следует ли за ней запись об увольнении. От этого зависит порядок оформления.
Если после пропущенной записи еще нет отметки об увольнении:
- В разделе «Сведения о работе» сделайте новую запись. Укажите порядковый номер, поставьте текущую дату и внесите пропущенные сведения по общим правилам со ссылкой на документ-основание.
- Заполняя графу 3, укажите дату, с которой фактически вступило в силу изменение , например, перевод или присвоение разряда. При этом не нужно признавать недействительными записи, следующие за пропущенной.
Оформление записи о работе, пропущенной текущим работодателем
Скачать образец вы можете >>
Если после пропущенной записи уже есть отметка об увольнении:
- Создайте новый блок в трудовой книжке. Название организации напишите в виде заголовка без порядковой записи.
- Поставьте порядковый номер и внесите пропущенную запись с указанием реквизитов приказа или иного документа-основания и даты, с которой изменение фактически вступило в силу. Дату поставьте текущую.
- Закройте блок. Поставьте подпись и печать, как при оформлении увольнения (приказ Минтруда №589н от 31.10.2016). Ознакомьте работника со внесенными изменениями под подпись.
Внесение записи о переводе сотрудника после записи об увольнении
Скачать образец вы можете >>
Если в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» есть лишняя запись:
- Признайте ее недействительной. Для этого внесите под следующим порядковым номером новую запись, указав, что предыдущие сведения внесены по ошибке. Дату поставьте текущую.
- Укажите в графе 4 реквизиты приказа о внесении исправлений или иного документа-основания. Поскольку закон не требует издавать такой приказ в обязательном порядке, можно оставить последнюю графу пустой.
Внимание! Если кадровик ошибочно внес запись об увольнении, у работника есть выбор: дать работодателю возможность исправить запись в трудовой книжке или потребовать дубликат, оформленный без ошибок .
Признание ранее внесенной записи об увольнении недействительной
Скачать образец вы можете >>
Если в записи о работе допущены ошибки:
- Признайте запись недействительной. Присвойте отменяющей записи очередной порядковый номер, в графе 3 напишите номер отменяемой записи, а в графе 4 - реквизиты приказа, на основании которого она вносилась. По этой схеме отменяются любые неточные или неверные записи в разделе «Сведения о работе»: о трудоустройстве, переводе, увольнении (в том числе по решению суда или ГИТ). Аналогичным способом отменяются записи в разделе «Сведения о награждении».
- Внесите правильный вариант записи. В графе 4 снова укажите реквизиты приказа или иного документа, послужившего основанием для ее оформления. Если же ошибка была допущена в самом приказе, который со временем отменили, в графе 4 укажите реквизиты отменяющего документа. Так выглядит образец исправления записи в трудовой книжке сотрудника, уволенного по ошибке и в настоящее время продолжающего работу:
Исправление ошибочной записи об увольнении
Скачать образец вы можете >>
Если сразу несколько записей подряд нуждаются в исправлении, при этом ошибки допущены в формулировках, датах или реквизитах, признайте их недействительными по отдельности.
Исправление нескольких неверных записей
Скачать образец вы можете >>
★ Для сведений, изначально внесенных по ошибке, можно применить другой, более простой порядок. Сделайте одну отменяющую запись, признающую недействительными несколько ранее внесенных (п. 30 Правил №225, п. 1.2 Инструкции №69).
Внесение изменений в трудовую книжку: пошаговая инструкция
Внесение изменений в трудовую книжку при ошибке - не единственная ситуация, когда приходится корректировать ранее сделанные записи. Иногда сведения просто устаревают. Сотрудник может получить новую профессию или специальность, сменить имя или фамилию. Какими бы кардинальными ни были изменения, переоформлять документ не нужно: исправление записи в трудовой книжке поможет актуализировать данные.
Если изменились персональные данные сотрудника:
- Запросите подтверждающие документы. Это может быть паспорт, свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о рождении или изменении фамилии, имени, отчества. Вносить изменения только со слов работника или на основании документов, не входящих в этот список, запрещается.
- Зачеркните устаревшие данные. Не используйте корректирующую жидкость, достаточно одной аккуратной чертой перечеркнуть запись (она должна легко читаться даже в зачеркнутом виде).
- Рядом впишите новые сведения. Например, сбоку в той же строке, если в ней осталось место, или сверху.
- Сделайте пояснительную запись на внутренней стороне обложки. Укажите название и реквизиты документа, на основании которого вносились изменения, заверьте надпись подписью и печатью организации.
Внесение изменений в титульный лист
Скачать образец вы можете > >
Если сотрудник получил новую профессию или специальность:
- Запросите документ, подтверждающий получение образования. Работник должен предъявить оригинал диплома. Без подтверждающего документа запись не вносите, неоконченное высшее образование в трудовой не отражайте.
- Дополните сведения в графе «Профессия, специальность» . Прежние сведения не зачеркивайте, а новые просто впишите рядом через запятую (или выше, если места рядом не осталось).
Если диплом получен после 1 января 2014 года, сведения о высшем образовании отражайте с указанием образовательного ценза. Всего уровней четыре: бакалавриат, специалитет, магистратура и подготовка кадров высшей квалификации (см. закон №273-ФЗ от 29.12.2012). Поэтому сначала внимательно ознакомьтесь с дипломом и узнайте, какой квалификационный уровень присвоен сотруднику. , читайте в журнале «Кадровое дело».
- Просто заполните пустые строки , если ранее в трудовой книжке работника не было никаких записей о полученном профессиональном образовании.
Внимание! Повышение квалификационного разряда, не связанное со сменой профессии или специальности, отражайте не на титульном листе, а в разделе «Сведения о работе».
Не спешите паниковать, если допустили ошибку при заполнении трудовой книжки или обнаружили неверную запись, внесенную предыдущим работодателем. Внести коррективы можно в любой момент, главное - следовать инструкциям и правильно указывать реквизиты документов-оснований. А если речь идет об ошибочном или незаконном увольнении, впоследствии отмененном по решению самого работодателя, суда или ГИТ, по требованию работника выдайте ему дубликат документа, заполненный без ошибок.
Исправление в трудовой книжке - образец 2017 года , как это сделать правильно, должен быть настольным документом кадровика в любой организации. Знать, как внести исправление в трудовую книжку, важно не только в случае, когда ляп допущен самой фирмой, но и если кто-то из сотрудников обратился с просьбой исправить ошибку своего предыдущего работодателя.
Внесение исправлений в трудовую книжку: общие правила
Как установлено ТК РФ, фирма-работодатель должна не только внести в трудовую книжку специалиста информацию о его приеме в штат, но и поддерживать книжку в актуальном состоянии (ст. 66 ТК РФ). Это подразумевает также исправление ошибок в трудовых книжках - образец такого исправления представлен ниже.
В трудовой книжке содержатся как личные сведения о ее владельце, которые приводятся на титульном листе, так и информация, касающаяся его профессионального пути и полученных награждений, которая вносится в 2 соответствующих раздела.
Подробнее о том, как корректно внести в книжку указанную информацию, см. в статье .
Законодатель определил 3 возможных способа исправления записей в трудовой книжке:
- зачеркнуть неправильные и указать сведения, соответствующие действительности;
- признать какую-то из ранее сделанных записей недействительной;
- просто добавить актуальную информацию, не изменяя и не удаляя того, что было внесено в книжку ранее.
В 2017 году указанный порядок изменений не претерпел, поэтому ответ на вопрос, как исправить ошибку в трудовой книжке, по-прежнему зависит от того, в каком именно разделе книжки была допущена неточность/ошибка.
Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки
На титульном листе кадровик компании может ошибиться при указании Ф. И. О. специалиста, его даты рождения, а также уровня образования.
П. 2.3 инструкции по заполнению книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, предписывает в случае ошибки в личных данных специалиста:
- зачеркнуть недостоверные сведения одной чертой, после чего рядом (в той же графе титульного листа) указать актуальную информацию;
- при этом слева, на внутренней стороне обложки книжки прописать, на основании какого подтверждающего документа было внесено исправление;
- ответственному кадровику поставить свою подпись под указанной на обложке книжки ссылкой, а также подтвердить достоверность информации печатью фирмы.
Указанный выше порядок применяется как в случае, если изначально информация о специалисте была внесена неверно, а ошибку нашли только спустя годы, так и если, например, сотрудница сменила фамилию в связи с замужеством.
Если ошибка была допущена при первичном оформлении трудовой книжки (к примеру, сотруднику — выпускнику вуза), то исправлять ничего не надо. Следует просто уничтожить бланк с неверными данными и заполнить новый, содержащий корректные сведения (п. 42 правил заполнения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Если на титульном листе необходимо отразить актуальную информацию об уровне образования работника (к примеру, он был бакалавром, а стал магистром), зачеркивания также не нужны. Достаточно просто прописать сведения, соответствующие действительности на текущий момент (п. 2.4 инструкции № 69).
А как исправить запись в трудовой книжке, сделанную не на титульном листе, а в других разделах? Расскажем далее.
Как исправить ошибку или неверную запись в трудовой книжке
Если ошибка допущена в разделах, в которых фиксируется информация о местах работы специалиста и его наградах, зачеркивать ничего нельзя (п. 30 правил № 225).
Исправление в данном случае будет производиться посредством признания ранее сделанной записи недействительной (путем внесения в книжку новой отдельной записи соответствующего содержания) с последующим указанием актуальной информации.
Важно! Исправление может внести кадровик не только компании, где была допущена ошибка, но и фирмы, выявившей ее, если сотрудник теперь работает в ее штате. При этом обязательно наличие официального подтверждающего документа из организации, которая допустила такую ошибку (п. 27 правил № 225).
Данный порядок исправления ошибок применяется в большинстве случаев: если было неправильно указано наименование компании, должность специалиста, департамент/отдел, в котором он трудился, и т. д. А также в случаях, если в книжку была внесена запись о переводе/увольнении, впоследствии признанном незаконным.
Подробнее о том, как признать запись недействительной, см. в статье .
Исправление ошибочной записи в трудовой книжке: образец-2017
Основываясь на приведенных выше правилах, кадровики любой компании смогут без труда исправить допущенные ошибки как на титульном листе, так и в содержательной части трудовой.
Скачать образец исправления записи в трудовой книжке вы можете на нашем сайте.
Итоги
В 2017 году исправления в трудовой книжке по образцу, приведенному нами, необходимо производить, руководствуясь несколькими базовыми правилами:
- Во-первых, если неточность была допущена на титульном листе (при этом ошибка выявлена не сразу при оформлении книжки), неверные сведения надо зачеркнуть, а рядом написать правильные.
- Если же ошибка кроется в записи о месте работы специалиста либо его наградах, такую запись нужно сначала признать недействительной (посредством новой записи в книжке), после чего внести актуальную информацию.
