Начался очередной календарный год, график отпусков утвержден и доведен до руководителей подразделений. На кадровую службу возлагается дальнейший контроль за соблюдением этого документа. И хотя график отпусков составлен работодателем с учетом пожеланий работников, нередко его приходится изменять. Такие изменения вносить можно, но делать это нужно грамотно. Давайте вместе рассмотрим разные ситуации по внесению изменений в график отпусков.
Работаем с графиком отпусков
Еще раз напомним, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. В одностороннем порядке он не может быть изменен. Сводный график отпусков должен находиться в кадровой службе организации, а его копия – в бухгалтерии и в структурных подразделениях. В течение года с этим документом необходимо будет постоянно работать: вносить изменения, даты фактического предоставления отпуска, примечания и др.
В случаях расхождения между запланированной и фактической датой начала отпуска работником оформляется заявление, на основании которого кадровый работник вносит изменения в график отпусков и дает пояснения в графе «Примечание». Например, работник в течение года может обратиться к работодателю с заявлением о разделении отпуска на части или перенесении отпуска на другой период. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем (работодатель может и отказать работнику, если это нецелесообразно по производственным причинам).
При этом заявление работника визируется руководителем и передается в отдел кадров для внесения изменений в график отпусков и издания приказа об очередном отпуске. Для категории работников, которые могут использовать отпуск в удобное для них время (например, работник в возрасте до 18 лет, беременная женщина или работник, являющийся мужем беременной женщины), дата отпуска планируется условно, затем на основании заявления фактическая дата вносится в график отпусков (образец заявления см. ниже).
Перенесение или продление очередного отпуска
Обратите внимание на изменение в статье 124 Трудового кодекса, касающееся временной нетрудоспособности работника. Если раньше отпуск ввиду болезни можно было только продлевать, то теперь эти дни можно использовать в другое время, то есть перенести отпуск на основании листа нетрудоспособности. Срок такого переноса определяется работодателем с учетом пожеланий работника, оформленных в виде заявления.
Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска возможно в том случае, когда работник, получивший справку-вызов на учебный отпуск, решил воспользоваться частью второй статьи 177 ТК РФ и присоединить свой ежегодный очередной отпуск к дополнительному отпуску, согласовав такое присоединение с работодателем.
Если работника несвоевременно предупредили о времени начала отпуска или несвоевременно произвели оплату за время ежегодного оплачиваемого отпуска, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Не забывайте вносить в график отпусков отметки о перенесении или продлении отпуска!
Перенесение отпуска на следующий рабочий год
Согласно части третьей статьи 124 Трудового кодекса, в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (индивидуального предпринимателя), допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Исключительными могут считаться такие ситуации, как производственные аварии, стихийные бедствия и др.
Основанием для перенесения отпуска на следующий рабочий год могут быть докладная записка руководителя подразделения с обоснованием необходимости данной инициативы и заявление работника о согласии на перенесение отпуска с визой руководителя.
При перенесении очередного оплачиваемого отпуска на следующий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Это надо отразить в графике отпусков. Составляя график отпусков, надо проверить задолженность по отпускам с прошлого года и внести неиспользованные отпуска в график на следующий год. Необходимо учитывать, что трудовым законодательством запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.
Отзыв из отпуска
Рассмотрим ситуацию, когда возникает производственная необходимость отозвать работника из очередного отпуска. Прежде всего необходимо согласие работника. Получив согласие работника в форме письменного заявления, оформляется приказ (распоряжение) руководителя организации (образец см. на стр. 56). Вносятся изменения в график отпусков о перенесении отпуска с указанием предполагаемой даты оставшейся части отпуска.
Неиспользованную часть отпуска работник может использовать в удобное для него время: в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.
Вносим в график отпусков вновь принятых работников
Часто у кадровиков возникает вопрос: надо ли вносить в график отпусков вновь принимаемых работников и каким образом это можно сделать. Вносить новых работников в график отпусков нужно. Особенно это актуально в первом полугодии, так как принимаемые во втором полугодии работники войдут в график отпусков на следующий год.
Для новых сотрудников создается дополнение к графику отпусков. В качестве основы может использоваться унифицированная форма № Т-7. Для удобства издавайте дополнения к графику отпусков, например, ежемесячно. Так как дополнение является приложением к графику отпусков, следовательно, и утверждать его необходимо в том же порядке, что и сводные графики отпусков.
К концу года в графике отпусков должны быть заполнены все необходимые строки, поэтому внесением данных в график отпусков необходимо заниматься в течение всего года.
Срок хранения графика отпусков – один год.
Право на ежегодный отпуск с сохранением средней оплаты имеет каждый человек, официально работающий по трудовому договору (ст. 114 ТК РФ).
Статья 114 ТК РФ. Ежегодные оплачиваемые отпуска
Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Найм персонала
Как внести корректировки для вновь принятых сотрудников? Если на работу приняты новые сотрудники, график тоже может быть изменён. Однако надо иметь в виду следующее:
- Если работники не относятся к числу льготников, для изменения нужно, чтобы приём на работу произошёл не позднее 6 месяцев до конца календарного года, иначе у них не будет права на ежегодный отдых.
- Если новые сотрудники приняты взамен уволившихся, график не дополняется, а переиздаётся.
Изменения вносятся в следующем порядке:
- Руководство кадровой службы подаёт служебную записку о необходимости внести коррективы в график отпусков.
- Руководитель предприятия издаёт приказ о дополнении графика.
- В дополнительном листе указываются новые сотрудники. В форме Т-7 заполняются все необходимые графы, причём в десятой как примечание указывается дата приёма на работу нового сотрудника.
- Дополнения доводятся до сведения работников.
Уход на отдых не по графику
Если работник по закону наделён правом самостоятельно выбирать себе время для отпуска, он может этой возможностью воспользоваться и уйти отдыхать в удобный для себя момент. Как внести изменения при переносе отпуска на другие даты? График меняется следующим образом:
- Сотрудник подаёт заявление на включение в график отпусков руководству организации.
- Руководитель издаёт приказ о внесении изменений в график.
- Кадровая служба проставляет соответствующие отметки в восьмой, девятой и, при необходимости, десятой графах формы Т-7.
- Изменённый график доводится до сотрудника под роспись.
Разделение времени отдыха по инициативе трудящихся
Если работник хочет использовать отдых частично, изменения будут вноситься так:
- Подаётся заявление руководителю, где будет указана желаемая продолжительность отдыха и время использования оставшейся части (либо желание заменить её на компенсацию, если это допустимо).
- Руководитель визирует заявление и издаёт приказ о внесении изменений в график.
- Кадровики ставят в восьмой графе формы Т-7 новый вариант продолжительности, а в графе девять – реквизиты приказа как основания для внесённых изменений.
- Сотрудник знакомится с измененным документом.
-
, требуются следующие документы:
- Заявление от работника. Оно составляется на имя руководителя в произвольной форме.
- Приказ руководителя. Он тоже не имеет установленной формы, но должен содержать личные данные работника и информацию о том, какие именно изменения должны быть внесены.
Важно! Приказ должен быть составлен не менее чем за 14 дней до того, как сотруднику нужно будет уйти на отдых по новому графику.
Как делается дополнение?
Если недостаточно корректировки, а требуется именно дополнение, используется следующий алгоритм действий:
- Руководитель издаёт соответствующий приказ.
- Готовится новый лист документа (по форме Т-7 или по разработанному и утверждённом ранее на предприятии бланку).
- Руководитель своей визой или отдельным приказом утверждает дополнение.
- Лист дополнения доводится до сведения тех сотрудников, которых он затрагивает.
- Изменения вступают в силу.
Заключение
График ухода в отпуск – документ, изменение которого требует особого порядка. Поэтому коррективы должны вноситься лишь в особых случаях. Однако отказаться от изменений совсем и отправлять работников отдыхать лишь по приказу – тоже неправильно. Отсутствие графика или его несоответствие реальному порядку выхода в отпуск – это нарушение закона.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
График отпусков является важным и необходимым документов в организации. У каждого сотрудника есть право в соответствии с ТК РФ на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, причем планируется он заранее, на будущий год с учетом пожеланий всех работников организации. Утвердить график необходимо за 2 недели до наступления следующего года (ТК РФ ст. 123, ч.1). Но что если в течение следующего года необходимо внести в него коррективы и изменения, как поступить в этом случае?
Обратим ваше внимание, что довольно важно, чтобы информация в была актуальной по каждому сотруднику организации. Любая организация может быть проверена трудовыми инспекторами и неверный или не актуальный график может стоить довольно дорого!
Так инспекторы могут выписать штраф, согласно КоАП ст. 5.27, сумма которого может составлять от 30 до 50 тысяч рублей на организацию, а ответственное лицо за составление данного документа может быть оштрафовано от 1 до 5 тысяч рублей. Кроме того, инспектор вправе даже приостановить деятельность организации-нарушителя сроком на 90 суток.
Конечно же штрафы и приостановление деятельности организации это весьма крайние меры, как правило, инспектор первоначально выписывает предупреждение, согласно которому вы должны будете исправить обнаруженные нарушения. Оказанные выше меры применяются, в основном, в том случае, если вы проигнорировали предписание и не внесли исправления и коррективы.
Не стоит уповать на то, что все обойдется, лучше по максимум предотвратить любую возможность придраться к вам со стороны проверяющих органов. Рассмотрим методы внесения корректив.
Варианты внесения изменений в график отпусков
И так, каким образом можно внести коррективы в утвержденный в график отпусков? Вариантов не так уж и много, всего два:
- Утвердить новый график отпусков с учетом внесенных изменений, учитывая новых и уволенных сотрудников.
- Путем издания дополнений к существующему графику. Для этого, в унифицированной графика указывается название, например, с такой формулировкой: “График отпусков. Дополнение №…”. Чтобы не запутаться, при наличии нескольких дополнений лучше указывать их нумерацию с начала года и дату актуальности.
Первый вариант имеет небольшой плюс в том, что в нем проще найти необходимую информацию, так как все сотрудники, а также даты отпусков содержатся в одном списке. Но у инспектором по труду могут возникнуть при этом вопросы, что в организации составлено сразу несколько графиков, а не один на год, как это упоминается в законодательстве. Внесение корректив вторым способом решает эту проблему, именно этим вариантом лучше пользоваться на деле.
Что первый, что второй вариант подразумевает под собой одинаковый порядок действий по утверждению корректив в графике отпусков. Прежде всего необходимо получить согласие руководителей подразделений, далее при наличии профсоюза – его одобрение, а после этого документ подписывается у директора организации. Помимо этого издается приказ о внесении изменений в график отпусков, с указанием причины изменения, например, “В связи с приемом на работу с 3 февраля 2016 года Семену В.А.”.
Резюме: Более предпочтительно и менее рискованно применять 2-й метод внесения корректив в график отпусков. Для решения проблемы уволенных сотрудников можно делать соответствующие пометки в “Примечании”, колонка 10.
Разъяснение некоторых нюансов
Если в организации появляются новые сотрудники, то необходимо вносить изменение в ранее утвержденных график отдыха сотрудников. Однако это необходимо делать лишь для тех сотрудников, которые принимаются в первом полугодии. Связано это с тем, что работник имеет права на отпуск после того, как он проработает в организации не менее шести месяцев, таким образом, коррективы уже можно будет внести в график на будущий год.
В этой статье мы расскажем, как правильно наладить кадровую работу по предоставлению отпусков новым сотрудникам. В частности, дадим ответы на следующие вопросы: Нужно ли включать всех новых сотрудников в график отпусков? Как правильно включить в график отпусков новых сотрудников? Как оформить отпуск новому сотруднику при наличии и отсутствии графика отпусков? Как упростить работу по составлению графика отпусков при приеме новых сотрудников?
Нужно ли вносить новых сотрудников в график отпусков на текущий год?
Все сотрудники, работающие по трудовому договору, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Согласно статье 123 ТК РФ, работодатель обязан перед началом каждого календарного года определять очередность отдыха своих сотрудников. Однако в течение года на работу принимаются новые люди, которых еще нет в утвержденном графике отпусков. Как быть с ними?
Заметим, что по статье 122 ТК РФ у сотрудника возникает право на ежегодный отпуск уже после шести месяцев работы в организации. При этом у работодателя также есть право по согласованию сторон предоставить отпуск любому работнику, не отработавшему положенные шесть месяцев. Кроме того, статья 122 ТК РФ называет категории работников, которым отпуск должен быть предоставлен по их просьбе в любое время, независимо от стажа работы на предприятии.
Поскольку график отпусков составляется перед началом календарного года, то большинство новых сотрудников в этот график не включены. При этом право на отпуск у них уже есть или скоро может появиться. Стоит ли обновлять график отпусков для новых сотрудников?
Как правило, в этом случае рекомендуется узнать, планирует ли работник отдых в текущем году. Если нет, то лишний раз переделывать график не стоит. Если же новый сотрудник хочет воспользоваться своим правом на отпуск до конца года, то тогда желательно включить его график отпусков. В то же время изменение текущего графика не является обязанностью работодателя, и поэтому выполняется на его усмотрение.
Как включить в график отпусков новых сотрудников?
При необходимости внесения в график отпусков новых сотрудников можно применить два разных подхода. В первом случае в уже имеющийся график вносятся необходимые изменения, во втором составляется и утверждается дополнительный график отпусков для новых сотрудников, который приобщается к основному.
Второй подход проще реализовать на практике, так как в этом случае основной график не затрагивается и подписи работников на нем заново собирать не нужно. Вступление в силу дополнительного графика отпусков для новых сотрудников оформляется изданием соответствующего приказа.
Оформление отпуска для новых сотрудников при наличии и отсутствии графика отпусков
Как мы уже убедились, существует много ситуаций, когда собравшийся отдохнуть работник еще не упомянут в графике отпусков. В этом случае, чтобы пойти в отпуск, работнику нужно написать заявление. В заявлении указывается желаемая дата отпуска, а подается заявление минимум за две недели до этой даты.
Если работник имеет предоставленные законодательством льготы на получение отпуска в удобное для него время, то работодатель обязан предоставить ему отпуск на основании заявления. В противном случае работодатель вправе не отпустить сотрудника на отдых.
Однако если новый сотрудник уже был внесен в график отпусков на текущий год, то заявление писать не обязательно. Он имеет полное право начать отдых согласно утвержденному графику. Более того, работника обязаны уведомить за две недели до планируемого отпуска о его начале и минимум за три дня до начала отдыха перечислить ему отпускные.
Приняв решение о предоставлении отпуска, работодатель издает на основании заявления или на основании графика отпусков соответствующий приказ (типовые формы № Т-6, Т-6а) и составляет записку-расчет (форма Т-60).
Рекомендации по составлению графика отпусков при поступлении на работу новых сотрудников
Принимая на работу в течение года нового сотрудника, стоит сразу поинтересоваться о его намерении брать отпуск в текущем году. Если сотрудник не планирует отдыхать или до истечения года у него не возникнет право на получение отпуска (например, не успеет проработать необходимые шесть месяцев), то вносить его в график отпусков не нужно.
Если сотрудник намерен использовать отпуск до конца года, то работодателю желательно включить его в график отпусков, предварительно согласовав сроки с работником и профсоюзом (при его наличии). При этом удобнее всего составить дополнительный график отпусков для новых сотрудников, а не заменять старый.
В любом случае, вопрос включения новых сотрудников в график не является обязанностью работодателя и решается на его усмотрение.
Вложенные файлы
- Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (образец).doc
- Форма № Т-7. График отпусков (бланк).xls
Доступно только подписчикам
- Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (бланк).doc
- Пример заполнения графика отпусков.doc
Необходимость наличия графика отдыха сотрудников установлена ст. 123 ТК РФ. В нем отражается информация о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого работника предприятия. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Составляется документ с использованием унифицированной формы Т-7 , утвержденной Госкомстатом РФ. В ней указываются следующие разновидности отпусков:
- оплачиваемые ежегодные;
- оплачиваемые дополнительные;
- неиспользованные.
Если был принят новый работник
Тем не менее, не всегда составленный документ остается неиз-мен-ным в те-че-ние всего года. Могут возникнуть обстоятельства, тре-бу-ю-щие внесения в форму Т-7 новых данных (например, при приеме на работу нового работника).
Что делать в этой ситуации? Как было отмечено выше, по закону отдых трудящемуся предоставляется на основании графика. И составляется он за две недели до конца года. Однако часто работодатели принимают на работу новых работников после утверждения графика. Поэтому человек, пришедший в фирму, например, в январе, в документе учтен не будет (т. к. его составляли в декабре). Но через шесть месяцев принятый на работу в январе сотрудник может воспользоваться правом на отдых.
Сотрудникам, трудоустроившимся после утверждения графика, отдых можно предоставить на основании заявления без включения их в план. А можно офор-мить до-пол-не-ние к нему в виде от-дель-но-го до-ку-мен-та, ука-зав в нем све-де-ния об от-пус-ках новых ра-бот-ни-ков. Правда, эта мера не является обязательной.
В этом случае, когда у новичка появляется право на получение отдыха (как правило, по прошествии шести месяцев труда), его можно внести в план.
Дополнение составляется по той же форме, что и основной. Образец дополнения к графику отпусков на новых сотрудников представлен в начале статьи.
Выше реквизита «Утверждаю» вносят дополнительный реквизит: «Дополнительный график отпусков на ____ год».
Т. к. дополнение — это приложение к основному документу, то его следует утвердить в том же порядке. Сначала его визирует начальник отдела кадров. Затем документ согласовывается с профсоюзным органом (если он есть). После этого дополнение утверждает своей визой руководитель организации.
Внести время отдыха новых сотрудников в форму Т-7 желательно. Но эта процедура актуальна только в отношении тех граждан, которые трудоустроились в организацию в первом полугодии. Ведь сотрудники, принятые на работу позже, как правило, используют право на длительный отдых только через 6 месяцев. А значит, будут внесены в план на следующий год.
Образец дополнительного графика отпусков на новых сотрудников
Образец дополнения к графику отпусков при приеме нового сотрудника
Ответственность работодателя
Согласно ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ, каждая организация должна составлять план отпусков. При проверке предприятия сотрудники Трудинспекции наверняка захотят убедиться в его наличии. Поэтому за его отсутствие работодатель может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 50 000 руб (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
