Как оформляется дубликат трудовой книжки. Как оформить дубликат трудовой книжки (наглядные примеры)

Сотрудники обращаются к работодателю с просьбой выдать дубликат трудовой книжки. Многие путают его с копией трудовой. Поэтому просят побыстрее подготовить дубликат, например на следующий день. Как объяснить работнику, что такое дубликат. Как его правильно оформить и в какой срок, расскажем в статье.

В каких случаях оформляют дубликат трудовой книжки

Дубликат подтверждает трудовую деятельность и трудовой стаж работника, как и трудовая книжка. В этом главное отличие дубликата от копии трудовой книжки.У копии нет статуса официального документа. Без оригинала книжки даже заверенная копия не подтверждает периоды работы.

В дубликат трудовой книжки вносят только те сведения, которые отражены в представленных документах. Сотрудник, ответственный за работу с трудовыми книжками, не вправе вносить информацию, не подтвержденную документами.

Дубликат трудовой книжки оформляют в случаях, когда:

• оригинал испорчен, порван, обгорел, утерян, уничтожен;
• произошла массовая утрата трудовых книжек;
• внесли запись об увольнении или переводе на другую работу, которую впоследствии признали недействительной.

В последнем случае в дубликат из трудовой книжки переносят все записи, кроме той, которую признали недействительной. Но в нем не будет печатей бывших работодателей и подписей кадровых работников с предыдущих мест работы.

Кто вправе выдать дубликат

Оформить дубликат трудовой книжки обязаны по последнему месту работы. Как правило, это тот работодатель, который внес последнюю запись в трудовую книжку.

Если бывший сотрудник обратился с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки, помогите ему получить документы, которые подтвердят стаж работы. Форму, в которой работодатель должен оказать помощь, закон не определяет. Можно самостоятельно собрать информацию о трудовом стаже работника или помочь написать письма-запросы. По ним сотрудник получит два вида документов: подтверждающие трудовой стаж до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица и подтверждающие страховой стаж после такой регистрации.

Если вы не последний работодатель, то имеете право отказать в оформлении дубликата

Предпоследний работодатель не обязан оформлять сотруднику дубликат трудовой книжки, даже в случае ликвидации последнего работодателя. На них такую обязанность не возлагают, и отказ в оформлении дубликата трудовой книжки будет правомерен. Однако работодатель может не знать о последнем месте работы сотрудника. В этом случае он оформляет дубликат трудовой книжки, восстановив трудовую биографию работника до момента увольнения от этого работодателя.

Если сотрудник поступит на другую работу, он обращается к работодателю с письменным заявлением оформить новую трудовую книжку, указав причину ее отсутствия. Можно попросить нового работодателя внести записи о пропущенном периоде трудовой деятельности. Основанием послужат документы, подтверждающие работу у бывших работодателей. В том числе у работодателя, прекратившего деятельность. Чтобы получить необходимые документы о работе в ликвидированной организации, рекомендуйте сотруднику обратиться в архив.

Какие документы подтвердят стаж работы

Записи в дубликат вносите на основании документов, которые подтверждают работу или стаж сотрудника:

• трудовых договоров с предыдущими работодателями;
• копий приказов или выписок из них, заверенных надлежащим образом;
• справок, подтверждающих факт и длительность трудовых отношений с предыдущими работодателями, архивных справок;
• решений суда об установлении трудового стажа.

Если необходимо подтвердить факт и стаж работы в ликвидированной компании, направляйте запрос в архив. При наличии сведений выдадут архивную справку.

Если нужной информации в архиве нет, посоветуйте работнику обратиться в суд. Сотрудник может подать заявление об установлении факта, имеющего юридическое значение. Например, подтвердить время работы в определенной организации. Перед обращением в суд или архив выясните, действительно ли организация ликвидирована, а не прекратила свое существование вследствие реорганизации. В этом случае вопросы нужно решать с правопреемником юридического лица.

Обратите внимание. Проверьте, чтобы все документы, подлинники или копии имели оригинальные подписи и печати работодателя, который их предоставил.

Оригиналы документов, которые подтверждают стаж работы у других работодателей, верните сотруднику, после того как снимите и заверите копии. Надпись, которой заверяется копия, должна содержать реквизиты, установленные пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). В них входят:

• надпись «Верно»;
• должность;
• личная подпись;
• расшифровка подписи лица;
• заверившего копию (инициалы, фамилия);
• дата заверения.

Как оформляют дубликат

Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки, если бывший сотрудник обратился с письменным заявлением. Проверьте, чтобы сотрудник указал причину обращения. Если трудовая книжка испорчена, попросите приложить ее к заявлению и сделать об этом отметку в тексте заявления.

Если сотрудник оформил в двух экземплярах заявление о выдаче дубликата, на втором поставьте отметку о получении. Обязательно укажите дату. Это поможет избежать спора о сроке выдачи дубликата.

Изготовьте и выдайте дубликат трудовой книжки в течение 15 дней с даты обращения. Если оформляете дубликат взамен утерянной или утраченной трудовой книжки работающему сотруднику, документ выдайте на руки при увольнении.

На первой странице в верхнем правом углу дубликата трудовой книжки проставьте запись «Дубликат». На ней же укажите сведения о работнике.

В дубликат трудовой книжки внесите сведения об общем или непрерывном стаже работы до поступления к работодателю. Его подтверждают документами. Сведения о работе и награждении по последнему месту работы тоже впишите в дубликат.

Если работник до поступления в организацию уже работал, то, заполняя раздел «Сведения о работе», сначала в графу 3 внесите запись об общем или непрерывном трудовом стаже работы. Напишите общее количество лет, месяцев, дней работы. Когда вносите стаж, не указывайте названия компаний, занимаемые должности, периоды работы у бывших работодателей. После этого общий или непрерывный трудовой стаж работы, который подтвержден документами, записывайте по отдельным периодам работы.

Обратите внимание. После оформления дубликата трудовой книжки внесите сведения о нем в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В графу 2 впишите дату приема на работу; в графу 3 – наименование организации, где работал сотрудник, структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации. Если работника переводили на другую постоянную работу в той же организации, то сделайте об этом запись. Затем в графе 2 укажите дату увольнения, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном работником документе есть такие данные. В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесли записи в дубликат.

Какие особенности учесть в дубликате трудовой книжки

В зависимости от причины, по которой работнику требуется дубликат, его оформление имеет особенности. Если трудовая книжка обгорела или порвалась, записи в дубликат просто переписывают из трудовой книжки.

Если запись об увольнении или переводе признали недействительной, из трудовой книжки в дубликат после заполнения титульного листа переносят все сведения. Исключение составляет запись, которую признали недействительной.

В случае массовой утраты трудовых книжек при чрезвычайной ситуации дубликаты оформляют на основании акта комиссии. Ее создает орган исполнительной власти субъекта РФ с участием работодателей и иных заинтересованных лиц и организаций. Стаж у данного работодателя подтверждают справкой, профсоюзным билетом, показаниями двух и более свидетелей, знающих работника по совместной деятельности.

Нормативная база

Важные выводы:

1. Если трудовая книжка работника утрачена или испорчена, то по письменному заявлению сотрудника оформляют дубликат.
2. Дубликат выдают по последнему месту работы в течение 15 дней с даты обращения работника.
3. В стаж работы включают периоды работы, которые подтверждают официальные документы.

Статус и значение трудовой книжки установлены законодательством Российской Федерации. В соответствии со ст. 66 ТК РФ она является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Дубликат трудовой книжки — это ее повторный экземпляр, имеющий равную с ней юридическую силу.

Дубликат трудовой книжки должен быть правильно оформлен. Обязательное условие — полное соответствие по содержанию оригиналу (первому экземпляру). Исключение составляют неверные (неточные) записи, внесенные в трудовую книжку ранее, а также записи, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированных сведений).

Дубликат заполняется и ведется в соответствии с действующими нормами о порядке оформления и ведения трудовых книжек — Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).

Правила оформления дубликата

В вносятся следующие сведения:

— о работнике (на титульном листе);

— об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

— о награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (п. 32 Правил).

При оформлении дубликата используется утвержденная форма — чистый бланк трудовой книжки, запас которых должен быть у каждого работодателя. На титульном листе в правом верхнем углу пишется (проставляется штампом) слово «Дубликат».

На титульном листе (первая страница) дубликата трудовой книжки на основании представленных работником документов указываются сведения о работнике — фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность. Порядок внесения записей должен соответствовать п. 9 Правил, а также п. 2.1 Инструкции. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год). Эти сведения заносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Образование, профессия, специальность указываются на основании документов об образовании. Записи об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) и о квалификации делают только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Сведения о незаконченном образовании соответствующего уровня вносятся на основании надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

На титульном листе проставляется дата заполнения трудовой книжки. Согласно п. 2.2 Инструкции работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает работник кадровой службы (или иное должностное лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек). Его подпись заверяется оттиском печати организации (или печати кадровой службы). Сведения на титульном листе должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата.

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В раздел «Сведения о работе» вносятся записи о работе, в раздел «Сведения о награждении» — о награждениях и поощрениях. Основаниями для этих данных являются ранее изданные приказы или иные имеющиеся документы.

Согласно п. 7.2 Инструкции при заполнении дубликата трудовой книжки в третьей графе раздела «Сведения о работе» первая запись содержит сведения об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный сотрудник. Далее в раздел «Сведения о работе» в установленном порядке вписывают отдельные периоды работы. В графе 3 указывается наименование организации, после чего необходимо записать следующие данные:

— в графе 1 — порядковый номер записи;

— в графе 2 — дату приема на работу;

— в графе 3 — данные о приеме на работу с указанием структурного подразделения, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, на которую работник был принят;

— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу.

Если представленными документами подтверждается, что сотрудник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то запись о переводе делается в том же порядке.

После заполнения этих сведений по общим правилам вносится запись об увольнении:

— в графе 1 указывается порядковый номер записи;

— в графе 2 — дата увольнения (прекращения трудового договора);

— в графе 3 — причина (правовое основание) увольнения при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные;

— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

После заполнения раздела «Сведения о работе» содержащиеся в нем данные заверяются подписями сотрудника кадровой службы, оттиском печати организации (или кадровой службы) и подписью владельца трудовой книжки. Следует иметь в виду, что эти записи делаются на основании документов . Если документы не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Поскольку трудовая книжка является документом строгого учета, в книге учета движения трудовых книжек делается запись о выдаче дубликата, снятии с учета ранее зарегистрированной трудовой книжки.

Документы-основания для внесения записей о трудовом стаже

Какие основания есть у кадровой службы, чтобы внести такую запись? В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек (межведомственной унифицированной формы N Т-2), лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие подтверждающие наличие трудового стажа документы. Стаж может быть подтвержден удостоверениями, характеристиками, письменными трудовыми договорами и соглашениями с отметками об их исполнении, трудовыми, послужными и формулярными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы. В соответствии с п. 34 Правил при отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа работника принимаются расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).

Время работы лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, устанавливается по справкам о периоде уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати. На основании п. 7.2 Инструкции с представленных документов, подтверждающих стаж работы, кадровая служба снимает копии, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранении. Оригиналы документов возвращаются их владельцу.

Когда выдается дубликат?

Действующими правилами предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:

— утрата (потеря) трудовой книжки работником;

— невозможность дальнейшего использования трудовой книжки (ветхое состояние — если документ обгорел, порвался, испачкан и т.п.);

— наличие записи(ей) об увольнении или переводе, признанной(ых) впоследствии недействительной(ыми);

— наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.;

— массовая утрата трудовых книжек работодателем.

Оформление дубликата в каждом случае имеет свои особенности.

Утрата (потеря) трудовой книжки

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 31 Правил. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы. Сотрудник пишет заявление, в котором излагает просьбу о выдаче дубликата.

Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки или вкладыша. При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил в документ вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами, имеющимися в распоряжении работодателя (в т.ч. представленных сотрудником), сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы ее владельца.

Невозможность дальнейшего использования трудовой книжки по назначению

Выдача дубликата в этом случае предусмотрена п. 33 Правил. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность, то работодатель по последнему месту работы выдает рабочему или служащему ее дубликат. При этом на титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат серия… номер…». В дубликат переносят записи в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале.

После этого трудовая книжка оформляется в установленном порядке: на первой странице (титульном листе) в правом верхнем углу делается (проставляется штампом) надпись «Взамен выдан дубликат серия… N…», документ снимается с учета и возвращается владельцу. Трудовая книжка представляется в дальнейшем в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Вместе с ней работнику возвращаются оригиналы документов, подтверждающих стаж работы. Перенос в новый бланк трудовой книжки записей, сохраняющих свою силу, делается в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале трудовой книжки.

Правила внесения записей в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию, такие же, как в предыдущем случае.

Наличие записи об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной

Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, предусмотрена п. 1.2 Инструкции. Как правило, такая запись выявляется либо при увольнении работника, либо в случае, когда ему требуется копия трудовой книжки. В таком случае сотрудник составляет заявление, в котором излагается просьба к работодателю о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

По резолюции руководителя на заявлении кадровая служба оформляет дубликат, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Так же, как и в предыдущем случае, на титульном листе дубликата делается надпись «Дубликат», а на первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат серия… N…», и она возвращается владельцу .

Наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.

Согласно п. 22 Правил признаются недействительными записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью их участия в совершении преступления.

Запись признается недействительной на основании оправдательного приговора или постановления (определения) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, отсутствием в деянии состава преступления или недоказанностью участия работника в совершении преступления. В случае признания записи недействительной согласно п. 33 Правил работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается в порядке, рассмотренном выше.

В этом случае, как и в предыдущем, на титульном листе дубликата делается надпись «Дубликат», а на первой странице прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат серия… N…», и она возвращается владельцу.

Массовая утрата трудовых книжек работодателем

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем предусмотрена п. 34 Правил. Обычно массовая утрата связана с чрезвычайными ситуациями (экологические и техногенные катастрофы, пожары, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). Трудовой стаж работников пострадавших организаций определяется на основании акта комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти Российской Федерации. В ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется специально уполномоченной комиссией (на местном уровне) на основании документов, имеющихся у работника (трудовые договоры, справки, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.). Возможные документы перечислены в п. 34 Правил. Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом оформленные документы, а в случае отсутствия последних — их копии (выписки из документов). В случае отсутствия документальных подтверждений трудового стажа комиссия рассматривает показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации. Комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих факт трудовой деятельности, например направляет запросы о представлении документов в соответствующие организации (органы управления (власти), архивы, предприятия, где ранее трудился работник). Периоды трудовой деятельности, установленные указанными комиссиями на основании частично сохранившихся документов и показаний свидетелей, включаются в общий стаж, а также в специальный стаж, дающий право на пенсию на льготных условиях и за выслугу лет, как время работы, подтвержденной документами. По результатам деятельности комиссии составляется акт, в котором устанавливаются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа каждого сотрудника. На его основании работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.

Особые случаи

Нередко по заявлению работника оформляется дубликат трудовой книжк и взамен утерянной, которая по прошествии времени обнаруживается. Действующими правилами такие случаи не предусмотрены. Однако представляется логичным, что в подобной ситуации дубликат становится основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже, т.к. он зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек, что подтверждает его официальный статус. Трудовую книжку следует вернуть работнику, разъяснив, что при оформлении пенсии необходимо будет представить ее в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа. Дальнейший учет трудового стажа кадровые службы ведут именно по дубликату.

Бывает, что работник обращается с просьбой выдать ему новую трудовую книжку, а не дубликат. Статья 65 ТК РФ предусматривает такую возможность только при приеме на работу — в случае когда работник утратил трудовую книжку. Работникам следует разъяснять, что новый документ будет содержать сведения о трудовом стаже только с даты приема на работу.

Новая страница 1

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Выдача копий и их заверение

Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан . Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.

Нотариальное заверение копий документов

В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).

Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:

Если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;

Если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования , кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

Дубликат

Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».

Трудовая книжка – это главный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Несмотря, на планы по ее отмене, данный документ продолжает использоваться в обязательном порядке. Однако на практике возникают ситуации, когда трудовая книжка приходит в негодность или может быть утрачена. В этом случае оформляется дубликат. О том, как правильно оформить дубликат трудовой книжки, - читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях оформляется дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформляется в ситуациях, когда дальнейшее использование действующего документа уже не представляется возможным. Это происходит в случае:

• утраты трудовой книжки;
• порчи документа. Например, документ может быть порван, испачкан или же страницы документа могут обгореть.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Скачайте документы по теме:

Таким образом, в том случае, если документ утерян или пришел в негодность и по нему уже невозможно или проблематично определить период работы сотрудника, оформляется дубликат.

Отметим, что трудовое законодательство содержит еще одно основание для оформления дубликата. Происходит это в ситуации, когда в документе имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, но эта запись была признана недействительной. В этом случае сотрудник также вправе написать заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки, а работодатель, в свою очередь, обязан такой документ оформить.

Нормативные акты

Оформление и заполнение дубликата трудовой книжки регулируется двум нормативными актами:

• Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;
• Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Отметим, что данные документы регулируют как порядок заполнения самих трудовых книжек, так и правила оформления дубликата. Образец оформления дубликата трудовой книжки мы приведем ниже.

Итак, для оформления дубликата необходимо наличие факта о невозможности дальнейшего использования трудовой книжки , а также заявления работника.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Как правило, большинство вопросов возникает в ситуации, когда происходит восстановление трудовой книжки при утере работником. Образец оформления дубликата приведен ниже. Объясняется это тем, что работнику в этом случае потребуется собрать документы, подтверждающие его прежний трудовой стаж.

Отметим, что организации хранят трудовые книжки как документы строгой отчетности, в сейфе, поэтому случаи утраты и порчи этих документов происходят крайне редко. Между тем, работники, в период перерыва между работами получают трудовую книжку на руки и хранят документ дома. В результате неаккуратного хранения ситуации, когда трудовая книжка утеряна, не так уж редки. В этой связи предусмотрен специальный порядок действия для восстановления сведений о трудовом стаже и оформлении дубликата документа.

Для того, чтобы оформить дубликат, надо предпринять ряд действий, который состоит из нескольких шагов. Оформляет дубликат работодатель по последнему месту работы сотрудника.

Сотрудник должен самостоятельно собрать документы, подтверждающие его трудовой стаж. Так, периоды работы могут подтвердить трудовые договоры, справки от работодателей, копии или выписки из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

Если у сотрудника возникли проблемы с оформлением этих документов, работодатель должен оказать ему содействие. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Здесь отметим, что работодатель не должен собирать документы за работника. Но он может рассказать сотруднику порядок действий, подсказать, куда обратиться, какие документы потребовать. Также кадровик может помочь составить официальный запрос бывшим работодателям.

Сотрудник должен написать заявление о выдаче ему дубликата трудовой книжки. Образец этого документа приведен ниже. К заявлению надо приложить документы с прежних мест работы, подтверждающие трудовой стаж сотрудника.

Работодатель на основании заявления и представленных документов, оформляет дубликат трудовой книжки. Отметим, что при оформлении документа, организация должна руководствоваться представленной сотрудником подтвержденной информацией.

Работник не смог собрать нужные данные.

Если те документы, которые предъявил сотрудник, не содержат полных сведений о трудовой деятельности или же работник вообще не смог собрать нужные данные, то в дубликат надо внести только ту информацию, которая подтверждена надлежаще оформленными документами. Это установлено пунктом 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пунктом 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Образец дубликата трудовой книжки

Итак, получив подтверждающие документы от работника и заявление, кадровику необходимо правильно оформить дубликат трудовой книжки. Для помощи в практической работе приведем образец заполнения дубликата трудовой книжки.

Начнем с того, как правильно оформить дубликат трудовой книжки (образец). В первую очередь отметим, что для оформления дубликата необходимо взять чистый бланк трудовой книжки. Специальных бланков – дубликатов не предусмотрено.

Начнем с оформления титульного листа. Для того, чтобы обозначить, что происходит оформление именно дубликата, на титульном листе в правом верхнем углу надо написать слово «Дублика т». Далее происходит заполнение титульного листа по общим правилам. Но здесь надо обратить внимание на следующие нюансы.

Данные о работнике, которые вносятся в документ должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата, а не его утраченной или испорченной книжки.

Кадровик на титульном листе проставляет свою подпись и текущую фактическую дату заполнения дубликата трудовой книжки.

Пример заполнения дубликата трудовой книжки

После оформления титульного листа необходимо внести информацию о стаже работника. Для этого существуют специальные правила. Так, в разделе «Сведения о работе » (это графа 3) надо вписать суммарный стаж работы сотрудника, который он имел до поступления в вашу организацию. Иными словами, надо просто указать общее количество лет, месяцев и дней работы. Здесь уточнять в какой именно организации был получен этот стаж не надо.

Следующий этап – это уже уточнение стажа и разбивка периодов работы по конкретным организациям. На этом этапе надо стаж разбить по отдельным периодам работы. Эта информация вносится на основе представленных сотрудником документов.

Порядок внесения этой информации следующий:

• в графе 2 надо указать дату приема на работу;
• в графе 3 отразить наименование организации- работодателя, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник.

В графе 4 после каждой записи надо указать наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

Образец заявления на дубликат трудовой книжки

Для того, чтобы получить трудовую книжку, работник должен обратиться в организацию с соответствующим заявлением. Специальная форма такого документа отсутствует. Работник составляет заявление в произвольной форме. В заявлении следует отразить причину, по которой работник просит оформить дубликат. Например, в качестве причины может быть указана утеря трудовой книжки.

В заявлении надо проставить дату и подпись. Также в заявлении могут быть перечислены документы, которые к нему прилагаются.

Трудовое законодательство не предусматривает оформление специального приказа на выдачу трудовой книжки. Отметим, что по общему правилу, никакой приказ не оформляется и при выдаче трудовой книжки сотруднику, который впервые устраивается на работу.

Между тем, если правилами организации предусмотрено составление такого приказа, этот документ может быть подготовлен.

Вместе с тем для оформления дубликата кадровому сотруднику надо получить новый бланк трудовой книжки. Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию заявку о выдаче такого бланка.

Скачать в.doc

Скачать в.doc

Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку. При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2018 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.

Как получить дубликат трудовой книжки при утере

Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.

При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал. Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником.

Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин.

Соискатель вправе восстановить утерянный документ. Для этого может потребоваться:

1. Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки . С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
2. Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
3. Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.

Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере ? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.

Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки .

Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки. При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника. Единой обязательной формы для такого обращения нет. Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки. Образец может быть выполнен в произвольной форме.

Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников. А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы. Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом.

Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей. Делают это в случае непредвиденных бедствий и т. п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций.

В состав комиссии, по итогам деятельности которой нужно сгенерировать образец оформления дубликата трудовой книжки по справкам , могут входить руководители подразделений, представители профсоюзов и прочие заинтересованные лица.

Установление факта работы допустимо на основе показаний не менее 2-х свидетелей.

По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже. В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации.

При невозможности получения сведений об опыте работы иным путем допустимо установление стажа и в судебном порядке.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Используя полученные данные, работодатель вносит соответствующие записи. Среди них могут быть и сведения об имеющихся трудовых наградах. Если документы не содержат все требуемые показатели, то заносят лишь имеющиеся сведения. Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере следующий :

Помимо данных о приеме на работу, следует указывать информацию об увольнениях. Образец, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в этом случае полностью соответствует приведенному выше алгоритму.

После внесения в продублированный документ данных о местах работы и отражении продолжительности стажа наниматель, согласно требованиям законодательства, снимает копии со всех предоставленных справок, приказов и прочих документов, возвращая оригиналы владельцу книжки. Те же действия проводят и при необходимости оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку .

Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.

Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.

На нашем сайте бланк этой книги .

Теперь вы знаете, как оформить дубликат трудовой книжки по образцу 2018-го года. Процедура особой сложности не представляет. Достаточно иметь заявление сотрудника и внести требуемые сведения в новый бланк с пометкой «дубликат».