Счет - документ, который описывает предмет и, в некоторых случаях, условия сделки, которая планируется к заключению. Подписание счета плательщиком означает готовность заплатить, оплата, с приложением кассового либо товарного чека, равносильна заключенному договору.
Для чего применяется счет, в каких ситуациях выставляется?
Счет, выставленный для оплаты товара, работы или оказанной услуги, в своем роде уникальный документ. Его обязательное применение не прописано в законах, он не является первичным бухгалтерским документом, не служит подтверждением произведенных расходов и доказательством для принятия приобретенного имущества на баланс. Тем не менее без выставления счетов сейчас не обходятся почти никакие коммерческие отношения между контрагентами.
Счет, выставленный к оплате - это сформулированное предложение одной стороны - Продавца - к другой стороне - Покупателю (Плательщику) приобрести определенный товар или услугу.
Счет конкретизирует этот товар или услугу, а также, в некоторой степени, условия сделки. В нем содержится информация о продавце, наименование товара или услуги, количество (если объект сделки может быть измерен каким-либо способом), дата и другие реквизиты.
Как правило, счет применяется при необходимости предварительной оплаты. Когда одна организация направляет счет другой, он является конкретизированным предложением: организация А готова оказать организации Б такую-то услугу или поставить такую-то продукцию по зафиксированной в счете цене. Если руководитель организации Б подписывает счет в графе «Плательщик», это значит, что он согласен с предложением. Подписанный им счет становится основанием для бухгалтерии предприятия Б произвести наличный или безналичный расчет с организацией А. Подписанный и оплаченный счет обязывает фирму А выполнить услугу или поставить товар, т. е. исполнить свое предложение. Такой документ имеет силу оферты даже при отсутствии иного договора.
Таким образом, выставляется счет, как правило, для оплаты вперед, исключая специфические случаи, когда он служит для ускорения оплаты по контрактам, в которых сложно заранее указать конкретную стоимость объекта контракта. К таким контрактам относятся договора на сервисное обслуживание, на услуги связи и им подобные. Тогда счет является визуализацией суммы к оплате за уже оказанную услугу.
Кем и кому он может быть выставлен
Счет может быть выставлен любым юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем любому другому лицу, как физическому, так и юридическому. Грубо говоря, само по себе выставление счета никого ни к чему не обязывает - это форма предложения, удобная в силу своей наглядности. Подписанный, но не оплаченный счет также не имеет юридической силы. Только оплаченный, с приложенным документом об оплате, счет может считаться доказательством заключенной сделки.
Следует различать счет и счет-фактуру. Первый не имеет даже стандартного бланка, до момента оплаты не влечет за собой никаких последствий.
Но второй документ, счет-фактура - это подтверждение совершенной операции для налогового учета, он выписывается только исполнителем услуг или продавцом только после исполнения им сделки, и включается в себя не только общую цену, но и отдельно указанный НДС. Счет-фактура имеет типовую форму бланка, является документом строгой отчетности и сдается в налоговую инспекцию, тогда как счет - нет.
Счет выписывается в одном экземпляре. Счет-фактура - в двух. Счет содержит печать и подпись, счет-фактура - только подпись. И, наконец, счет-фактура может быть выставлен ТОЛЬКО плательщиком НДС.
Может ли счет быть выставлен физическим лицом?
Этот вопрос интересует многих, но его формулировка не совсем корректна. Просто счет - да, но для физического лица в этом нет смысла, а организация оплачивать его не станет: для нее это значит нарушить налоговое законодательство. Расчеты с физическими лицами за выполненные работы осуществляются по трудовым или гражданско-правовым договорам, приобретение какого-либо товара у физического лица оформляется договором купли-продажи.
Счет-фактуру же физлицо выставить не может, т. к. для этого надо быть плательщиком НДС, а этот налог платят только юрлица или индивидуальные предприниматели. Счет-фактура впоследствии используется для предоставления в налоговую инспекцию для получения вычета. Юридические лица, не платящие НДС (работающие по специальному режиму налогообложения), не могут составлять и счет-фактуру.
Чтобы открыть , нужно собрать пакет документов — об этом вы узнаете в нашем материале.
Выставляем счет: ИП или ООО
Как говорилось выше, обязательной формы для этого документа (в отличие от счет-фактуры) нет.
Организация вправе оформлять его произвольно, но с течением времени были выработаны определенные требования к реквизитам, которые должен содержать этот документ. Соблюдение этих требований позволяет правильно производить оплату и превращает оплаченный счет в финансовый документ, который может быть доказательством в суде.
К таким требованиям относится:
- наличие реквизитов получателя платежа - продавца;
- порядковый номер счета и дата выставления;
- описание объекта предложения - название, количество, другие параметры;
- цена предложения;
- валюта;
- подпись и печать продавца (руководителя, главбуха, доверенного должностного лица
- наименование покупателя и строка «Плательщик».
В случае со счет-фактурой обязательно указывается НДС, отдельным пунктом — «В том числе», размер налога и его отдельная сумма.
Отдельно надо сказать, что в числе реквизитов продавца должны указываться как собственные - правовая форма и название (для ИП - строка «индивидуальный предприниматель» и полное имя), юридический и фактический адрес, все идентификационные коды, включая ИНН для ИП и ИНН/КПП для ООО/ЗАО, так и отдельной строкой - реквизиты обслуживающего банка, включая ИНН и БИК, наименование, расчетный и корреспондентский счета, коды ОКПО и ОКОНХ. Только счет, содержащий все указанные реквизиты, после оплаты (при наличии чека) может иметь юридическую силу.
Как выставить счет на оплату онлайн?
На самом деле способ, которым был передан получателю счет, не имеет значения. Он может быть вручен лично, через нарочного, отправлен Почтой России, курьерской службой или с помощью электронных средств - E-mail или Интернет. Документ, присланный через электронную почту или сформированный программно (например, сайтом интернет-магазина при оформлении товара) может быть распечатан плательщиком и соответственно оплачен.
С точки зрения законодательства, счет - документ, для подтверждения подлинности которого достаточно простой электронной подписи, которой являются логин и пароль от электронной почты отправителя, либо идентификационные данные администратора сайта.
Повторимся, что этот документ приобретает юридическую силу только после того, как он будет оплачен.
Как выставить счет на английском языке
В торговых отношениях с иностранными партнерами довольно часто приходится иметь дело с этим документом на английском языке. Российским законодательством допускается формировать счета на английском языке или при получении их использовать в документообороте без перевода. При этом, как правило, имеется в виду документ, который на языке туманного Альбиона называется «invoice».
Фактический аналог в РФ - это счет-фактура.
Invoice должен содержать следующие реквизиты:
- Дата выписки документа.
- Дата отправки заказа.
- Исходящий номер.
- Номер заказа (почтовый идентификатор).
- Реквизиты и контактные данные продавца.
- Реквизиты банка-получателя платежа.
- Данные заказчика/плательщика.
- Платежная сумма.
- Сведения о налогообложении.
- Условия платежа.
- Условия о применении штрафных санкций за несвоевременную доставку, утерю, повреждение, задержку оплаты и др.
- Условия возврата товара.
- Другие важные сведения.
Выставление счета иностранному контрагенту - ответственное дело, в котором нет мелочей. При формировании такого счета в нем должен быть указан максимум информации о контрагентах, предмете сделки, налогах, праве на возврат, штрафах и пенях, и т. д., потому что иностранное законодательство отличается от нашего. Поэтому чем более детально будет прописан счет, тем от больших проблем он сможет защитить в российских или зарубежных судах.
Лучше составлять его как на английском, так и на русском языке, слово «invoice» должно присутствовать в обоих вариантах.
Вконтакте
Вконтакте
Рост суммарной дебиторской задолженности в случае несвоевременной оплаты клиентами по договорам негативно сказывается на финансовом состоянии любого коммерческого предприятия. Исполнив свои обязательства по договору, организация-поставщик может оформить счет на оплату для побуждения контрагента к выполнению его части сделки — оплаты по договору.
Для чего нужен счет на оплату
В деловой практике наблюдается крайне частое использование счетов на оплату, хотя они и не являются обязательными для осуществления расчетов документами. Счет на оплату нужен для того, чтобы уведомить бухгалтерию клиента о том, что у их поставщика имеются ожидания по перечислению денежных средств в оплату за указанные в счете товары, работы или услуги.
Основанием для оформления поставщиком счета на оплату является наличие первичных учетных документов, подтверждающих исполнение им своей части договора: счетов-фактур, актов выполненных работ, товарных и транспортных накладных.
Фактически счет на оплату является для документооборота фирмы внешним документом, имеющим большое значение в управленческом учете и сверке взаимных расчетов (в том числе ожидаемых) поставщика и покупателя.
Правильность оформления счета заверяется подписями руководства и бухгалтерии поставщика, распоряжение на оплату счета, как правило, визируется руководством покупателя. Таким образом, контрагенты, оформляя и принимая к оплате счета, осуществляют управленческий контроль за движением денежных средств и за общим исполнением договора.
Реквизиты счета на оплату
Как внешний документ счет на оплату должен иметь наименование, реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать стороны документооборота, причину оформления документа и его сумму.
Корректно оформленный счет на оплату должен содержать следующие данные:
- дату и номер документа;
- информацию о поставщике, включая банковские реквизиты;
- информацию о покупателе;
- наименование, количество и стоимость товаров, работ, услуг;
- итоговую сумму к уплате и НДС в случае его наличия.
Заверяется счет на оплату подписями руководителя и бухгалтера с обязательной расшифровкой.
Счет на оплату — это первичный документ?
Зачастую принято считать, что без наличия счета на оплату производить оплату по договору преждевременно, а сам счет на оплату является тем официальным документом, который позволяет руководству санкционировать, а бухгалтерии осуществить перевод денежных средств.
Таким образом, фактически признается, что счет на оплату — это первичный документ, без которого производить бухгалтерские проводки по расчету с поставщиками и оформлять платежные документы нельзя, однако эта точка зрения является ошибочной по ряду причин.
Во-первых, любая операция по поставке товаров, выполнению работ и оказанию услуг уже имеет первичные учетные документы: счета-фактуры, товарные и транспортные накладные, акты выполненных работ, которые подтверждают для покупателя факт исполнения договора со стороны поставщика, а значит, и возникновения обязательств по оплате.
По отношению к перечисленным документам, а также исходному договору счет на оплату является вторичным, производным документом.
Во-вторых, согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» оформлению первичным учетным документом подлежат любые факты хозяйственной жизни предприятия. Счет на оплату фиксирует не сам хозяйственный факт как таковой, а высказанное желание получить оплату по свершившемуся факту.
В-третьих, счет на оплату не может считаться первичным документом потому, что он не обладает важным для учетного документа свойством безусловности. Счет можно считать в широком смысле ожиданиями поставщика — офертой, которая ожидает акцепта покупателя — согласия произвести оплату и отсутствия возражений, чего может и не произойти.
В-четвертых, счет на оплату является внешним документом, который передается от одной организации к другой. Соответственно, если считать его первичным учетным документом, то на этом основании произвести бухгалтерские проводки обязаны обе стороны, что невозможно, так как поставщик уже учел отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг как факты своей хозяйственной деятельности.
Счетом на оплату называют документ, который выставляется продавцом товаров или услуг покупателю. Таким образом, подтверждается факт продажи и возникают основания для внесения оплаты.
Как выставить счет на оплату?
Счет выставляется как без договора, так и на основании договора. Он направляется покупателю услуг по электронной почте или вручается лично. Документ оформляется в бумажном или электронном виде (в формате Word, Excel и PDF и т. д.). В зависимости от договоренности сторон счет выставляется до или после оказания услуг/поставки товаров.
Чем отличаются счета на оплату от ООО и ИП?
Счета от ИП (индивидуального предпринимателя) и от ООО (общества с ограниченной ответственностью) отличаются друг от друга только тем, что предприниматель расписывается на документе один раз, а в ООО нужно две подписи и за руководителя предприятия, и за главного бухгалтера.
Бланки счетов на оплату 2018-2019 года
Предлагаем вам бесплатно скачать пустые бланки счетов на оплату, действительные в 2019 году.
Как заполнить бланк счета на оплату?
Форма счета на оплату не регламентируется законодательными документами. Каждая организация разрабатывает бланк документа самостоятельно, включая в него обязательные реквизиты, или использует общепринятые шаблоны.
При выставлении счета на оплату в него включают:
- Номер счета (нумерация ведется с января текущего года) и дату его создания.
- Название продавца, юридический адрес и банковские реквизиты для перечисления оплаты.
- Название (ФИО), адрес, ИНН и КПП (при наличии) плательщика.
- Данные об услуге или товаре: наименование, единицы измерения, количество, цена и итоговая стоимость.
- Данные об НДС.
- Срок оплаты счета (при необходимости).
- Подписи директора предприятия (ИП) и главного бухгалтера, печать (при наличии).
Почему в КУБе удобнее выставлять счета. Видео.
Образцы заполнения счетов
Чтобы правильно внести в бланк реквизиты своей организации (или ИП) и плательщика, бесплатно скачайте шаблоны заполнения счета на оплату услуг и товаров.
Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.
Как отражать НДС в счете на оплату?
В счете на оплату с НДС (при использовании ИП или организацией основной системы налогообложения – ОСНО) отдельно прописывается сумма налога на добавочную стоимость – 18% от стоимости товаров или услуг.
В счете без НДС (при использовании ИП или организацией упрощенной системы налогообложения – УСН) указывается: «Без НДС» или «НДС не облагается».
Когда нужно указывать в счете срок его оплаты?
Срок оплаты счета указывается в документе в том случае, когда в договоре между поставщиком услуг и товаров и их получателем указаны временные рамки осуществления финансового расчета между сторонами.
Для получения оплаты товаров и услуг индивидуальному предпринимателю по безналичному расчёту требуется выставлять счета своим клиентам. Для этого нужно знать, как составить этот документ, что следует в нём указать, кто должен подписать счёт и какими способами его предоставить плательщику.
Общие правила выставления счетов
Выписываются счета на оплату как на основании договоров, так и без них. Готовый документ можно переслать по электронной почте либо вручить лично покупателю. У счёта документа нет узаконенного формата, то есть вы его разрабатываете самостоятельно в любом текстовом редакторе с таблицами.
Для его оформления можете использовать фирменный бланк или пустой лист, это тоже нигде не регламентировано. И также можно воспользоваться онлайн-порталами (например, сервисами «Моё дело» или «Эльбой») либо бухгалтерскими программами, которые упрощают данный процесс. Самым распространённым из них является программное обеспечение компании 1С.
Видео: способ выставления счёта с помощью приложения
Обязательные элементы счёта на оплату
Чтобы ваш контрагент смог оплатить счёт, в нём должны быть указаны следующие данные:
- Название ИП.
- ИНН предпринимателя.
- Реквизиты банковского счёта (номер счёта, номер корреспондентского счёта, БИК, ИНН, КПП, форма собственности и название банка).
- Форма собственности и название или Ф. И. О. заказчика (в зависимости от того, это юридическое или физическое лицо).
- Порядковый номер счёта (по нарастанию в журнале регистрации) и дата его выставления.
- Наименование товаров/услуг, на поставку/выполнение которых выставляется счёт.
- Количество товаров или услуг.
- Цена за единицу и общая стоимость.
- Выделенный НДС (если ИП работает на общих основаниях) либо указание на его отсутствие.
- Подпись ИП и печать (при наличии).
Так может выглядеть ваш счёт на оплату, хотя полные реквизиты покупателя совершенно необязательны
Скачать бланки счетов можно по ссылкам: .docx , .xlsx .
Некоторые нюансы для счетов от ИП
Клиентами предпринимателя могут быть как организации, так и частные лица. Компании и ИП оплату выставленных счетов производят либо со своего расчётного счёта, либо наличными средствами через кассу. Для индивидуальных предпринимателей возможен также вариант оплаты со своих личных/карточных счетов.
Есть ещё особенности, которые следует знать при выставлении счетов:
- Предприниматель имеет право работать без печати, поэтому достаточно только лично расписаться либо поставить факсимиле.
- Подпись главного бухгалтера не нужна, если его нет в штате.
- Юридические адреса прописывать нет надобности, так как они не участвуют в платёжной операции.
- Если предприниматель использует специальные налоговые режимы, например, УСН, то после общей суммы следует указать «Без НДС», в противном случае НДС должен быть посчитан и вписан в счёт отдельной строкой.
В наше время очень просто создавать счета на оплату от ИП даже новичку. Для этого не нужно получать какое-то специальное образование или иметь опыт бухгалтера - нужен лишь компьютер (смартфон) и интернет под рукой.
Давайте разберем порядок выдачи счета на оплату: кто имеет право его оформлять, в каких случаях он выписывается и как правильно составляется. Также мы детально рассмотрим образец счета на оплату услуг, чтобы избежать основных ошибок, которые допускаются начинающими предпринимателями и кассирами.
Введение
Зачем вообще необходим счет? Давайте разберем простой пример. Два контрагента собираются заключить какую-то сделку. Они подписывают договор, в котором четко указаны сроки выполнения сделки, сроки проведения оплаты, различные форс-мажорные условия и т.д.
Образец счета на оплату
Российское законодательство не предусматривает проведение сделок между двумя контрагентами без наличия договоров/контрактов, поэтому они должны быть заключены в любом случае. В договоре обычно не указывается необходимая сумма, поэтому продавец выставляет счет покупателю, а покупатель – оплачивает его. Если в условиях договора прописано, что счет может не выставляться, то его может и не быть (или он выписывается по требованию одной из сторон). Тогда клиент оплачивает необходимую сумму по устной договоренности, и она никак не контролируется. Подобная практика применяется при совершении сделок между двумя частными лицами либо между организацией и частным/юридическим лицом в случае, когда заранее сумма контракта неизвестна. К примеру, вы заключаете договор на междугороднюю/международную связь, но заранее не знаете, сколько минут наговорите и с какой страной, а оплата производится по факту.
Если контракт заключается по операциям, подлежащим налогообложению (попадающим под налог на добавочную стоимость), то выписывается бланк для выставления счета-фактуры. Этот документ обязательно выдают следующие организации:
- Освобожденные по той или иной причине от выплаты НДС согласно статье 145 НКР.
- Продающие услуги или товары по общей системе или агентскому договору.
- Оформившие получение аванса от заказчика в счет последующей поставки и реализации партии товара.
Зачем это нужно
Счет на оплату является своеобразным договором между продавцом и покупателем товаров/услуг. Продавец предлагает клиенту свои услуги по такой-то цене, и если покупатель их оплачивает, то он соглашается с условиями договора. Фактического договора между двумя сторонами нет, но счет как бы легализует взаимоотношения сторон. Все остальные документы оформляются уже после оплаты (обычно при получении товара/услуг).
Обратите внимание: счет – это ответственный документ, который доказывает процесс заключения сделки между двумя сторонами. Он может являться доказательством в суде и применяется для решения хозяйственных споров. Обычно счет выдается юрлицами и индивидуальными предпринимателями, которые оплачивают НДС.
Электронное заполнение счета экономит время
Фактически фактура подтверждает, что покупатель уплатил акцизные сборы и НДС в результате проведения сделки. Данный документ имеет строго регламентированную форму и заполняется по общепринятым правилам. Изменения или исправления в нем недопустимы.
Классическое заполнение счета
Можно автоматизировать процесс выдачи подобных документов, используя в работе соответствующее бухгалтерское – складское ПО наподобие 1С. Это позволит вам автоматически проставлять номера фактур, вести их учет, подсчитывать общие суммы, выписывать товары с учетом их наличия на складе и новой цены, следить за проплатой, автоматически вносить реквизиты и пр. Это очень удобно, плюс экономит массу времени.
