14.01.2018, 21:48
Существует несколько причин, по которым позволено прекращать трудовой договор вне зависимости от решения сторон, заключивших сделку. Увольнение в связи со смертью работника – одна из таких причин, хотя далеко не единственная. Несмотря на то, что в этом случае существуют свои тонкости в оформлении документов, ничего сложного здесь нет. Каждый руководитель или работник отдела кадров должны запомнить последовательность действий и уметь грамотно их применить. Какую запись сделать в трудовой книжке в 2018 году? Какой датой издавать приказ? На какую статью ТК РФ ссылаться в увольнительных документах? Давайте разбираться.
Расторжение соглашения между работником и работодателем
Окончание трудового договора утверждается приказом работодателя. Такое правило действует во всех случаях, смерть сотрудника – не исключение. Приказ, расторгающий трудовой договор, публикуется в день получения работодателем документа, который свидетельствует о смерти работника. Увольнение в связи со смертью выделяется среди обычных тем, что в этом случае даты расторжения договора и смерти гражданина аналогичны.
Приказ об увольнении – это документ, содержащий в себе распоряжение о совершении такого факта, как расторжение договора между сотрудником и работодателем, и, как следствие, – увольнение этого сотрудника. Как и другие, приказ об увольнении по смерти сотрудника имеет четкую структуру, которая позволяет учитывать все нюансы увольнения.
Согласно специальной конфигурации, приказ содержит необходимые официальные данные о реквизитах организации и данные о сотруднике. Далее – дата, в которую произошло увольнение, причина, обязательно ссылающаяся на документы или статью. Ставятся подписи руководителя и сотрудника (с расшифровкой). В случае прекращения трудового договора в связи со смертью работника основой является документ, подтверждающий его смерть.
Обычно увольнение по общим правилам происходит при участии того сотрудника, который увольняется. Работник должен лично ознакомиться с приказом о своем увольнении и подписаться. Соответствуя тому же Трудовому кодексу РФ, ни один родственник не имеет права поставить свою подпись под приказом об увольнении сотрудника в связи со смертью. Из этого можно заключить, что единственным на этом документе подпишется руководитель.
Оформление документов
Руководитель должен знать, как уволить работника в связи со смертью, то есть весь ряд действий, начиная с возвращения личных вещей родственникам работника и оканчивая правильным оформлением всех документов. После расторжения трудового договора по определенным обстоятельствам, не зависящим от власти сторон, порядок увольнения в связи со смертью работника таков.
Запись в трудовой книжке
В трудовой книжке делается запись о том, что трудовой договор был прекращен и основания на это со ссылкой на статью 83 Трудового кодекса РФ. Может появиться такая запись: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 ТК Российской Федерации».
В трудовой книжке обязательно подписывается руководитель и ставится печать (только при ее наличии). Основания и причины самой смерти работника в трудовой книжке не должны указываться.
Выдача трудовой книжки
После регистрации увольнения по смерти сотрудника при помощи записи в трудовой перед сотрудниками отдела кадров и руководством организации встает следующая проблема: надо ли хранить трудовую книжку бывшего работника? Трудовую книжку всегда держит при себе работодатель, а после смерти работника и оформления увольнения родственникам позволяется ее забрать.
Если на трудовую книжку претендует сразу несколько родных, то работодатель в лице официальных представителей обязан, сверив личности родственников, которые доказывают родство, выяснить ее степень. И на основании этих фактов организация обязана выдать, а при отсутствии возможности – послать почтой этот документ родственникам работника.
Для того, чтобы не возникло неприятных эксцессов, работодатель вправе попросить оформить передачу этого документа официально. Это значит, что получатель обязан написать на имя директора заявление, где должна быть изложена просьба о выдаче трудовой книжки после увольнения по смерти родственника (с указанием степени родства). Первоочередное право на этот документ имеют супруги и дети умершего. При получении документа родственник бывшего работника должен подписать расписку в том, что действительно получил документ.
Как правильно уволить сотрудника в связи со смертью и грамотно оформить все его документы? Должны ли родственники расписываться вместо бывшего работника? Подпись родственника не должна ставиться нигде, кроме заявления и расписки: ни в приказе, ни в трудовой книжке, ни в его личной карточке. Выдача постороннему лицу возможна только в случае оформленной по всем правилам доверенности. После увольнения по причине смерти работодатель не может отказать родственникам в выдаче трудовой книжки и не имеет на это прав. Если ни один из родственников не претендует на документы, то работодатель должен сохранить трудовую книжку в течение 75 лет. После приказа об увольнении в связи со смертью и проведенных операций с трудовой книжкой сотрудник отдела кадров должен сделать запись в личной карточке аналогично записи из в трудовой.
Выплаты родственникам
Увольнение работника в связи со смертью, а также соответствующий приказ является основанием для выдачи родственникам умершего причитающиеся ему деньги. Это может быть зарплата, премия, материальная помощь, оформленная до смерти сотрудника, компенсация за неиспользованный отпуск и т.д.). Согласно Семейному кодексу РФ к членам семьи в первую очередь относятся: супруги, родители или усыновители, дети, в том числе, усыновленные.
На обращение родственников к работодателю по закону дается четыре месяца после издания приказа об увольнении по смерти. На выплату необходимых сумм организации дается неделя с того дня, когда родственник (или иждивенец) подал все необходимые документы:
- правильно оформленное заявление с просьбой о выплате;
- паспорт родственника;
- документ, подтверждающий родство.
После снятия денег со счета бывшего работника, у родственников есть пять рабочих дней, чтобы их забрать. В противном случае, деньги кладутся на депонент. После увольнения в связи со смертью, бухгалтерия выплачивает родственникам полную сумму, без удержания, поскольку эти средства по Налоговому кодексу РФ НДФЛ не облагаются. Организация может по собственной инициативе, а также согласно трудовому договору выплатить родственникам умершего работника материальную помощь. НДФЛ такой вид помощи также не облагается.
В жизни может случиться всякое, часто судьба подстерегает человека в самый неожиданный момент. Бывает так, что сотрудник однажды не появляется на работе или не выходит с больничного, и лишь потом выясняется, что его отдых будет теперь вечным. Как поступить работодателю, чтобы законно прекратить трудовые отношения? Как распорядиться заработанными умершим сотрудником деньгами? Кому отдать трудовую книжку, и какую запись в ней сделать?
Смерть не зависит ни от чьей воли
Правовые основания увольнения из-за кончины – это п.6.ч.1. ст.83, «прекращение действия трудового договора по причинам, не зависящим от воли его сторон». Смерть или исчезновение сотрудника с последующим признанием его мертвым или без вести пропавшим, естественно, относятся к таким причинам.
Документальным доказательством прискорбного факта будет государственный документ – свидетельство о смерти, выдаваемое родственникам в отделе ЗАГСа. Медицинское свидетельство, выданное врачом, в этом случае не годится: его выдают только для регистрации смерти в ЗАГСе. Ближайшие родичи покойного должны принести работодателю копию этого свидетельства.
К СВЕДЕНИЮ! Если человек длительное время, более полугода, не дает о себе знать ни на работе, ни дома, с согласия родственников работодатель может инициировать установление его гражданского состояния. После обращения в суд и решения, набравшего юридическую силу, пропавший человек признается умершим или пропавшим без вести. Решение суда и станет документальным обоснованием увольнения (п.1. ст.45 Гражданского кодекса).
Документальное сопровождение «вечного» увольнения
Все гражданские процессы в нашей жизни связаны с определенным «бумажным» сопровождением. Любые значимые изменения фиксируются и подтверждаются документально. Поэтому важно во всех случаях соблюдать формальную сторону процесса, не пренебрегая подготовкой соответствующих документов.
Какие бумаги понадобятся для увольнения сотрудника по причине его смерти?
- Обоснование – свидетельство о смерти (или вступившее в законную силу решение суда о статусе исчезнувшего сотрудника).
- Приказ об увольнении скончавшегося сотрудника, изданный по установленной форме № Т-8.
- Личное дело сотрудника с соответствующими отметками.
- Трудовая книжка с правильно оформленной записью.
- Заявление родственников на передачу им причитающихся сотруднику выплат.
Алгоритм для работодателя
Получив известие о смерти работника, документально подтвержденное копией свидетельства о смерти, работодатель может начать процедуру увольнения.
Если информация получена не самим работодателем, а руководителем низшего звена, являющимся непосредственным начальником умершего, ему нужно подать на имя руководства докладную записку об этом факте, указав все личные данные выбывшего работника и приложив копию документа о смерти.
- Издание приказа () об увольнении по п.6 ч.1. ст.83 ТК РФ. Естественно, почивший сотрудник не сможет поставить подпись в графе «с приказом ознакомлен», а кроме него, никто этого сделать не вправе. Так что в этом случае строка остается пустой.
- Регистрация этого приказа в журнале регистраций распоряжений и приказов, касающихся личного состава.
- Производится запись в личную карточку работника о причине расторжения трудового договора со ссылкой на статью ТК.
- Внесение в трудовую книжку: формулировка та же, что и в личной карточке.
- Бухгалтерия осуществляет вычисление полагающихся выплат и вносит их в расчетный документ Т-61.
- Трудовая книжка отдается родственникам умершего или, с их письменного согласия, высылается им почтой. В об этом должна быть соответствующая пометка. Родственникам необходимо предъявить документ, подтверждающий родство. Если родственники не являются или не выражают письменного согласия на получение трудовой книжки, она должна сохраняться в архиве предприятия не менее 3 лет, а затем уничтожается в соответствии со специальным актом.
- После росписи в ведомости, родственникам выдаются соответствующие денежные выплаты. Это должно произойти не позже недели после письменного обращения-просьбы о начислении выплат. При этом ведомость будет выписана на умершего работника (должна содержать информацию о его тарифной ставке, должности, табельный номер и т.п.), а в графе «Деньги получил» распишется тот, кому они выдаются, то есть родственник.
Как согласовать даты
Заявления об уходе с определенной датой нет и быть не может, как и положенной перед увольнением двухнедельной отработки. Какой датой расторгать трудовой договор? Ведь от этих цифр зависит:
- расчет полагающейся заработной платы;
- вычисление неиспользованных отпускных дней;
- компенсация за дополнительный отпуск, положенный сотрудникам с малолетними детьми;
- перечисление взносов за сотрудника в Пенсионный, страховой и другие фонды;
- многие нюансы, связанные с должностью, например, водительская страховка и т.п.
При автоматическом прекращении трудовых отношений днем увольнения принято считать последний рабочий день сотрудника (ст.84.1 ТК РФ). Но так как о смерти подчиненного руководитель узнает не сразу, тем более на оформление подтверждающих документов нужно время, официальной датой, которая будет фигурировать во всех сопутствующих бумагах, будет считаться та, что обозначена в свидетельстве (или в решении суда).
Поскольку обосновательный документ (свидетельство) попадает на предприятие позже, работодатель вынужден оформлять документы «задним числом». В такой ситуации это не является нарушением.
Документа о смерти нет? Нужно найти
Случается, что у умершего сотрудника нет родственников либо они не обращаются на предприятие, возможно, живут далеко, а высылать нотариально заверенную копию документа не имеют желания. Как же получить копию свидетельства о смерти, ведь только на основании этого документа возможно начать процедуру прекращения трудовых отношений?
Предприятие имеет право само получить копию этого свидетельства, отправив запрос в тот орган, где могла быть зарегистрирована смерть их сотрудника. Это может быть ЗАГС:
- по месту фактического проживания покойного;
- по месту последней прописки;
- ближайший к месту, где зарегистрирована смерть (например, в больнице) или обнаружено тело;
- в районе захоронения.
Когда встает вопрос о поиске документального обоснования, а точных фактов у работодателя нет, можно отправить запрос во все вероятные органы регистрации.
Что полагается родственникам
По какой бы причине ни был уволен работник, в том числе и из-за кончины, ему полагаются определенные выплаты:
- зарплата за отработанное время, которая еще не была выплачена;
- компенсация за «неотгулянный» отпуск;
- материальная помощь семье умершего – жест доброй воли со стороны работодателя. Эта выплата не является обязательной, но на практике предприятие обычно поддерживает родственников в память о хорошем сотруднике.
Для получения этих денег ближайшие родственники (супруг или супруга, дети, в том числе и приемные, родители, опекуны или усыновители) должны собрать для работодателя следующие документы:
- заявление с просьбой о выдаче выплат;
- документальное удостоверение родства с почившим;
- копию свидетельства о смерти родственника;
- свой паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
У родственников есть 4 месяца, чтобы получить законные выплаты непосредственно от работодателя (п.2. ст.1183 Гражданского кодекса РФ). Если они не пришли за деньгами с соответствующими документами, выплаты должны быть перечислены на счет душеприказчика – любого государственного нотариуса (ст. 327 ГК РФ). Они войдут в общую денежную массу наследства покойника.
ВНИМАНИЕ! Работодатель не сможет игнорировать эти выплаты, либо сведения о депозитном счете и утаить их: проверке следует предъявить либо роспись родственников в платежной ведомости, либо сведения о депозитном счете государственного юриста.
Если ближайшие родственники обращаются за выплатами независимо друг от друга, например, заявления подали и жена, и мать умершего работника, работодатель не уполномочен решать, кому из них выдать положенные деньги. Родственникам будет предложено договориться между собой, либо обратиться в суд.
«Человека предполагает, а Бог располагает»
Народная мудрость.
К огромному сожалению жизнь человека не бесконечна и происходят ситуации, когда наступает смерть человека. Это огромное горе в семье, а также это большие сложности для руководства умершего сотрудника, так как им предстоит правомерно и обосновано уволить умершего сотрудника . Что необходимо знать кадровой службе для правильности оформления документов на . Правильность и четкость оформления бумаг – это не просто вопрос нравственности и морали, но и требование ТК РФ.
Увольнение умершего сотрудника – пошаговая инструкция
Смерть работника – это одно из правомерных требований для увольнения подчиненного. Зачастую после происшествия родные настолько озадачены своим горем, что забывают уведомить о скорбном событие руководство предприятия, где работал умерший. Но несмотря на этот факт, именно датой, которая прописана в свидетельстве о смерти кадровая служба должна уволить умершего сотрудника. Уволить сотрудника в связи со смертью достаточно деликатный вопрос, так как нужно соблюсти все формальности данной процедуры, с учетом всех нюансов.Увольнение умершего сотрудника: основание
Обстоятельства, при которых наступила смерть человека разнообразны, но во всех случаях в обязательном порядке смерть фиксируется медицинскими службами, которые выдают заключение о смерти. На основание заключения родственники получают свидетельство о смерти умершего. Эта бумага является официальным основанием для погребения человека, а также увольнения с места работы, ежели человек был трудоустроен. Смерть работника может наступить, как в рабочее, так и нерабочее время либо при нахождении в командировке. Если смерть наступает на рабочем месте, в таком случае работодатель обязан провести служебное расследование и установить истинную причину смерти своего подчиненного. Ежели смерть наступила в нерабочее время, то наниматель не несет никакой ответственности перед законом, за исключением только лишь соблюдение всех норм согласно ТК РФ. Что касается смерти в командировке, то это достаточно сложный процесс для работодателя. Так как смерть могла наступить в момент исполнения своих служебных обязанностей, а также в свободное время от работы. В данной ситуации проводится тщательное расследование случая смерти и установления причастности руководства в данному факту.Приказ об увольнении работника в связи со смертью
Стоит отметить, что только лишь впоследствии получения свидетельства о смерти работника специалист кадровой службы может начать порядок увольнения сотрудника в связи со смертью . Основанием для увольнения в скорбном варианте могут служить два документа:- Свидетельство о смерти, выданное органами ЗАГСа;
- Постановление суда о признание человека погибшим.
- ФИО усопшего. Ежели ошибка допущена в данном пункте, то это свидетельствует, что документ был выдан на другого человека;
- Место рождения тоже указывается верное;
- Гражданство. Есть люди, у которых не стояла отметка о гражданстве, то обязательно надо сообщить ее в устной форме;
- Точная дата смерти и место происшествия;
- Медицинское заключение;
- Номер и реквизиты официальной бумаги, подтверждающей смерть;
- Полные реквизиты органа, который фиксировал смерть;
- ФИО гражданина, которому был выдан официальный документ.
Некоторые трудности могут возникать, когда имеется постановление суда, подтверждающего смерть человека:
- Присуще заявления от родных и близких, что в период календарного года нет никакой информации о местонахождение интересующего лица;
- Ежели по постоянному месту регистрации интересующего объекта нет никакой информации о его местопребывание пять лет, то в данном варианте решением суда человек признается усопшим;
- В случае исчезновения человека по причине угрозы жизни, то суд признает его умершем по истечению полугода с момента происшествия.
Сам приказ, специалист кадровой службы формирует согласно установленной форме Госкомстатом №Т-8. В графе причина увольнения ставится отметка о смерти с ссылкой на ч.2 ст.№83 ТК РФ. В приказе прописывается фраза: «С приказом ознакомлен» , но подпись сотрудника не ставиться, так как сам он ее поставить не может по известным причинам, а подпись иного человека не является правомерной. Итак, что стоит указывать в приказе об увольнение сотрудника в связи со смертью :
- Полные анкетные данные (ФИО);
- Профессия усопшего;
- Мотивы для увольнения (прописывается номер официальной бумаги, под которой погибший зарегистрирован в специальном реестре;
- Название документа, который служит мотивом для увольнения;
- Подпись первого руководителя учреждения.
Образец приказа об увольнении в связи со смертью
Расторжение трудового договора в связи со смертью работника
После составления и подписания приказа, необходимо оформить запись в трудовой книжке погибшего. Трудовой кодекс РФ предусматривает обязательную запись в трудовой книжке, когда работник принят на работу, а также число и причину его увольнения. Чтобы , необходимо оформить запись в трудовой книжке на основание статьи 1 части 6 ТК РФ. Дата увольнения в связи со смертью прописывается в трудовой книжке во второй колонке, она же и является датой увольнения. Запись в трудовой книжке, заверяется печатью учреждения и в некоторых случаях подписью руководителя. После оформления приказа и заполнения трудовой книжки она выдается одному из родственников погибшего. Приоритетом для выдачи официальной бумаги являются ближайшие родственники умершего, при предъявлении паспорта либо иного документа, удостоверяющего личность. Копии предоставленных документов остаются в кадровой службе и прикрепляются к личному делу. Родственник забравший трудовую книжку обязан поставить подпись о ее получение, а также прописать дату получения документа. Бывают случае, когда родные не могут приехать за документом, в таком случае она отправляется заказным письмом по почте. Ежели трудовая книга не была забрана ни одним из доступных способов получения, то в этом варианте она храниться на предприятие до востребования родственниками.Запись в трудовой об увольнении в связи со смертью:
Образец расписки в получении трудовой книжки умершего:
Выплаты в связи со смертью работника
С наступлением смерти наемного сотрудника фирма обязуется произвести выплаты родным погибшего. Они выплачиваются в период 4-х месяцев с момента наступления смерти человека. Ежели в указанный период времени родственники погибшего не обратились на предприятие, где был трудоустроен умерший, то вся сумма отчислений будет приплюсована к наследству. Если же отсутствует наследство начисленные выплаты остаются в организации.выдаются родным, находящимся на иждивении погибшего. Ежели таковых несколько, то выплаты получает первый обратившийся родственник. При спорных вопросах предлагается разделить сумму поровну либо обратиться в суд для отстаивания интересов. Фирма обязана выплатить полную сумму родственникам в недельный период после их обращения. Выплаты в связи со смертью работника начисляются такие же, как и в стандартном увольнении сотрудника:
- Среднемесячный заработок;
- Больничный;
- Положенные надбавки к окладу;
- Начисленные премии;
- Компенсация за неиспользованный отпуск.
Процедура начисления законных выплат указана в таблице.
| №п/п | Название отчислений | Порядок начисления выплат | Специфика выплат |
| 1 | Оклад | Начисление оклада формируется с даты наступления несчастного случая. На основание табеля рабочего времени производится расчет отработанного времени и начисляется соответствующая зарплата, с учетом надбавок и премий. | День наступления смерти не подлежит оплате. |
| 2 | Компенсация за неиспользованный отпуск | Данные начисления осуществляются согласно ТК РФ. В случае наступления смерти в период отпуска, предоставленным авансом, денежные средства не подлежат возврату. | |
| 3 | Больничный | В случае наступления смерти во время нахождения сотрудника на больничном, то медицинский лист закроется в день смерти человека. | День наступления смерти не подлежит оплате |
| 4 | Компенсация за погребение | Данный вид выплат начисляется родственникам на основание предоставленных квитанций и чеков, получивших в ритуальной службе. Эта выплата осуществляется любому человеку, предоставившему такие квитанции. | Компенсационная выплата не может превышать 4 515,6 рублей. |
Основанием для начисления выплат родственникам погибшего является:
- Заявление о получение законных выплат;
- Свидетельство о смерти либо постановление суда, которое признает работника умершим;
- Паспорт заявителя;
- Официальная бумага, подтверждающая родственные связи заявителя с усопшим.
Смерть человека - это неожиданное печальное событие не только для родственников, но и для работодателя организации, где осуществлял свою деятельность погибший сотрудник. Тем не менее, каждый руководитель и специалист кадровой службы во избежание неприятных ситуаций должен обладать информацией, как правомерно уволить сотрудника в связи со смертью .
Смерть сотрудника на рабочем месте, либо вне него – неприятное обстоятельство не только для родных и близких, но и для работодателей и кадровых специалистов, которые зачастую не знают, что делать, если умер работник. В первую очередь в случаях, когда умер сотрудник, необходимо понимать, как уволить его из штата, ведь он фактически перестает находиться в трудовых взаимоотношениях. Но следует понимать, что помимо самого увольнения, есть также и ряд других нюансов, которые обязательно следует учитывать в случаях, когда умирает сотрудник организации.
Умер сотрудник – правовые нормативы и положения ТК РФ
Прежде всего, когда на работе умер сотрудник, работодателю и ответственным за кадровое делопроизводство лицам следует ознакомиться с положениями ТК РФ. Так, в данном вопросе ключевую роль играют следующие нормативные положения ТК РФ:
- Ст.83. Ключевой норматив, касающийся ситуации, когда умер работник – согласно данной статье, смерть одной из сторон трудовых взаимоотношений является ультимативным обоснованием для , вне зависимости от иных факторов.
- Ст.84.1. Она рассматривает общие принципы, соответственно которым расторгаются заключенные трудовые договора. Однако реализовать их, когда умер сотрудник может быть сложно. В данном случае необходимо понимать, что указанные обязательства работодателя сохраняются в отношении наследников или распорядителя умершего.
- Ст.127. Предполагает обязательную выплату компенсаций за все дни неиспользованного трудящимся отпуска и не предусматривает смерть, как основание для отказа работодателя в обеспечении данных выплат.
- Ст.141. Рассматривает конкретную ситуацию выдачи зарплаты трудящегося после его смерти его родственникам или иждивенцам, устанавливая обязательные для соблюдения сроки.
Однако рассматривается данный вопрос не только положениями Трудового кодекса. Также, необходимо иметь в виду следующие нормативные акты, прямо рассматривающие основные процессуальные действия, когда умер сотрудник:
- Ст.217 НК РФ. Она определяет принципы, применяемые в отношении выплат, осуществляемых работодателем в связи с тем, что у него умер работник. В том числе – материальной помощи, выдачи зарплаты и исполнения иных обязательств работодателя в связи с трудовыми взаимоотношениями.
- Ст.1183 ГК РФ. Ее принципы затрагивают вопросы наследования положенных сотруднику выплат и распределения их между близкими ему лицами.
Нормативы Трудового кодекса и Гражданского кодекса в контексте получения выплат, причитающихся сотруднику, который умер, входят в конфликт и противоречие друг с другом, что является еще одним важным нюансом, который в отдельном порядке будет рассмотрен далее.
Работник умер – как уволить его, пошаговая инструкция
В первую очередь, когда работник умер, основной вопрос, волнующий специалистов по кадрам и работодателя – как его уволить. В этом случае, порядок действий является достаточно простым, однако обязательным к соблюдению – при его нарушении на работодателя может быть наложена административная ответственность. Во избежание нарушений законодательства, когда умер работник, поможет такая простая инструкция:
Этот порядок действий является актуальным для всех ситуаций, когда умер работник. Однако подобный аспект трудовых взаимоотношений имеет множество отдельных нюансов и особенностей, которые обязательно стоит учитывать кадровикам.
Умер сотрудник – нюансы и особенности действий работодателя
Вопрос того, как уволить работника, который умер решается достаточно просто. Но в связи со смертью работника может возникнуть ряд спорных ситуаций, в которых точное решение может быть трудно найти даже опытному специалисту по кадрам, не говоря уже о случаях, когда работодатель сам занимается оформлением кадровой документации и не знает всех особенностей действий в таком случае. Далее будут рассматриваться самые распространенные случаи.
Заполнение табеля рабочего времени при смерти сотрудника
Далеко не всегда работодатель получает сведения о том, что умер работник, сразу по факту его смерти. В большинстве случаев оказывается так, что работник не появляется на работе в течение нескольких дней и лишь впоследствии отдел кадров узнает о его смерти. Необходимо помнить, что при отсутствии сотрудника по невыясненным причинам в табеле рабочего времени не должен указываться прогул. Следует поставить обозначение НН за каждый день отсутствия.
Основанием для проведения увольнения по причине того, что сотрудник умер, может служить исключительно свидетельство о смерти, выданное органами ЗАГС. Сообщение о смерти по телефону или почтовым отправлением, равно как и уведомление правоохранительными органами или медицинскими учреждениями не может являться основанием для увольнения. Если же сотрудник умер за границей, то его смерть все равно должна быть сначала подтверждена российскими органами ЗАГС, прежде чем будет проводиться процедура увольнения.
В случаях, когда информация о смерти сотрудника предоставляется, необходимо сделать корректировку табеля рабочего времени, ведь расторгается договор и увольнение проводится по дате, когда сотрудник прекратил трудовые взаимоотношения, а значит – на момент его неявки на работу он уже не мог состоять в них с работодателем. Корректировка проводится в соответствии с законом «О бухгалтерском учете».
Порядок выдачи заработной платы умершего работника при обращении нескольких лиц
Вопросы предоставления заработной платы при смерти работника регламентируются одновременно положениями ТК РФ и ГК РФ, что при учете различной информации в статьях 141 ТК РФ и 1183 ГК РФ может приводить к спорным ситуациям. Так, Трудовой кодекс требует выдавать расчет исключительно родственникам или иждивенцам работника. В то время, как Гражданский кодекс предполагает выдачу средств исключительно членам семьи, которые непосредственно проживали с сотрудником.
Прямых указаний на то, каким порядком действий должен руководствоваться работодатель законодательство не дает. Соответственно, во избежание возможных проблем и спорных ситуаций, рекомендуется обеспечивать выдачу зарплаты и документов работника первому обратившемуся лицу, которое является членом семьи или иждивенцем трудящегося. В такой ситуации никакой ответственности за свои действия работодатель не понесет, а возможные споры по поводу наследования этих сумм станут проблемой самих родственников умершего.
Однако есть ситуации, при которых к работодателю обращаются одновременно несколько родственников. Законодательство в таком случае не предусматривает возможности разделения средств, положенных работнику, а отказ одному из родственников, обладающих правом на получение выплаты также является незаконным. Поэтому работодателю в данном случае следует предложить выплатить данную сумму родственникам в судебном порядке, если они не могут достичь соглашения друг с другом. Либо же – выдать средства тому, кто предоставляет оригинал свидетельства о смерти.
Хранить средства у себя для предоставления их родственникам работодатель должен вплоть до четырех месяцев с момента смерти. Именно в течение этого срока они имеют право на их получение напрямую от работодателя. При их необращении в указанные сроки, средства передаются нотариусу и наследуются в установленном законодательством порядке.
Работник умер – кому отдать заработную плату, если нет родственников
Случаются ситуации, когда сотрудник умер, а родственников у него попросту нет, и работодатель, равно как и бухгалтерия, не знают, что делать в таком случае. Так, работодатель не может присвоить себе средства умершего, но и нахождение их на его счетах может вызвать дополнительные вопросы и претензии со стороны контролирующих органов.
В таком случае, решение вопроса предполагает проведение процедуры депонирования сумм и вынесения их на отдельный расчетный счет в банке либо – предоставление их нотариусу, который занимается ведением наследства умершего. Ведение наследства при отсутствии родственника и составленного завещания будет поручено государственному нотариусу. Соответственно, он и будет фактически распоряжаться средствами умершего, передав их впоследствии законным наследникам или государству при их отсутствии.
Если было составлено завещание на имя третьего лица, не являющегося родственником, работодатель также не может выдать ему заработную плату умершего и обязан провести процедуру депонирования и перечисления средств нотариусу, который по факту распределения наследства и передаст выплату наследнику.
Если никто не забрал трудовую книжку умершего работника, работодатель обязан поместить ее в архив и обеспечивать надлежащее хранение на протяжении 75 лет после смерти трудящегося, и лишь по окончании этого периода она может быть утилизирована.
Налогообложение выплат, когда умер работник
Вопросы налогообложения положенных работнику на момент смерти выплат также являются актуальными для российских работодателей. Положения Налогового кодекса в данном случае позволяют избавиться от лишних проблем. Достаточно следовать простому алгоритму и базовым принципам, изложенным в НК РФ:
Соответственно, работодателю следует отметить, что к получению родственникам или нотариусом должна предоставляться полная сумма заработной платы без каких-либо вычетов и сборов.
Смерть на рабочем месте и ее оформление
Ситуации, когда сотрудника настигает достаточно редки, однако имеют место в трудовой практике. В таком случае многие кадровые специалисты не знают, как именно должным образом оформить увольнение работника и провести окончательный расчет причитающихся ему средств.
На день смерти, если сотрудник приступил к работе, ему следует просчитать фактически отработанные часы. Окончательный расчет при смерти работника проводится с учетом отработанного им времени в день смерти. Днем увольнения также считается этот же день.
Если же сотрудник умер по дороге на работу, то в этот день необходимо в табеле учета рабочего времени также поставить обозначение НН. В случае, когда сотрудник умер по окончании рабочего дня, днем увольнения также считается день смерти, но расчет в него проводится как за полностью отработанный рабочий день.
Ответственность за невыплату причитающихся работнику выплат после смерти
Как и в случае с задержкой выплаты заработной платы или неполной ее выплатой, отказ от исполнения возложенных на работодателя обязательств приводит к несению им . Так, он может быть привлечен к ней по статье 5.27 КоАП РФ, что повлечет за собой административный штраф. Кроме этого, также предполагается и выплата компенсации за каждый день просрочки выплаты в соответствии с принципами ТК РФ, рассматривающими материальную ответственность работодателя.
В случае же если невыплата зарплаты умершего происходит в течение длительного времени после обращения за ней родственников, а в действиях работодателя имеет место корыстный умысел, то возможна и уголовная ответственность за таковой проступок.
Увольнение по смерти не может быть признано незаконным, и оплата вынужденных прогулов, даже в случае невыполнения работодателем своих обязательств, не производится и не учитывается при вычислении размеров общей задолженности.
Материальная помощь при смерти работника
Российское законодательство позволяет работодателям предоставлять дополнительные гарантии своим сотрудникам и их родственникам. В том числе – по выплате на случай смерти самого работника. Регулируется такой вопрос различными способами. Так, если на предприятии предусмотрены локальные нормативные акты, обязывающие работодателя обеспечивать такую выплату, то он обязан предоставить ее родственникам умершего в полной мере.
Если же локальные документы наделяют работодателя правом, но не обязанностью по таковой выплате, решение о предоставлении помощи принимается самим руководителем. Кроме этого, даже при отсутствии данных локальных документов, работодатель может самостоятельно инициировать процесс предоставления материальной помощи отдельным приказом.
Налогообложение материальной помощи, предоставляемой в связи со смертью сотрудника его родственникам не производится, вне зависимости от объемов выплаты.
Работник умер в отпуске или на выходных
Если работник умер в отпуске, а также во время выходного или праздничного дня, то днем увольнения считается именно день смерти. Однако возникают различные нюансы, связанные с выплатой положенных работнику отпускных. В случае его смерти необходимо выполнить их перерасчет.
Если отпуск предоставлялся авансом, то изъять чрезмерно выплаченные средства путем удержания их из зарплаты и выплат родственникам умершего нельзя.
Выходное пособие при смерти работника
Если в отношении сотрудника уже была инициирована процедура увольнения, например – по причине ликвидации организации или сокращения штата, либо по инициативе самого трудящегося, то при смерти такового сотрудника все эти процедуры считаются недействительными.
То есть – трудовые взаимоотношения прекращаются именно по причине смерти работника. Соответственно, все права на получение выходного пособия у работника теряются, и оно не должно начисляться вне зависимости от иных обстоятельств.
В связи со смертью физлица, которое находится в трудовых отношениях с хозяйствующим субъектом, необходимо прекратить действие трудового контракта, заключенного с ним. Данный вид расторжения договора относится к обстоятельствам увольнения, независящим от работника и работодателя. Законодательством предусмотрен особый порядок расторжения, который администрация предприятия должна соблюдать.
Отличием данного увольнения является документ-основание, которым выступает свидетельство о смерти, оформляемое уполномоченным на это государственным органом.
Когда в отдел кадров поступает известие о таком печальном событии, не надо спешить и увольнять умершего работника на основании слов родственников или других людей.
Обязательно нужно запросить у его родных свидетельство о смерти, и только на его основании издать приказ об увольнении. Специалисту отдела кадров всегда необходимо об этом помнить.
Это может занять определенное время. Поэтому, у кадровиков периодически возникают вопросы, как определяется дата увольнения в связи со смертью работника.
Согласно ТК РФ, ей является дата смерти сотрудника. Но приказ необходимо издавать датой получения подтверждающего документа на руки. В этом случае датой увольнения может выступать и праздничный, и выходной день. Если же поставить сроком увольнения дату представления свидетельства, то получится, что умерший сотрудник продолжал работать после своей смерти.
Такой же порядок применяется в отношении расторжения контракта с работником по причине признания его умершим. Такое решение принимается судом в отношении безвременно отсутствующих по месту жительства граждан (более 5 лет), а также исчезнувших людей в условиях угрожающих их жизни.
Внимание! Числом увольнения является дата, указанное в решении в качестве смерти, а датой приказа - дата получения данного документа кадровой службы.
Компенсационные выплаты
В случае смерти сотрудника компании, причитающиеся ему выплаты производятся его родным, которыми считаются родители, дети и супруг (супруга).
Оставшаяся не выплаченной зарплата и компенсации необходимо выплатить проживающим вместе с умершим работникам родственникам или его иждивенцам.
Руководство организации должно осуществить выдачу денег в недельный срок с момента предъявления документов о смерти. Если представителями предприятия нарушается такой срок, то они должны начислить и выплатить еще пени в размере 1/150 от причитающейся на руки суммы в пересчете на каждый день задержки.
Других периодов законом не определенно. Однако, ГК РФ устанавливает, что если оставшаяся зарплата и другие выплаты остаются не полученными, то по истечении 4 месяцев их следует включать в наследство умершего.
По решению директора компании на основание заявления и свидетельства о смерти организация может оказать единовременную помощь семье умершего.
За счет средств ФСС на основание справки о смерти работодатель выплачивает также социальное пособие на погребение, которое в 2016 году равно 5277, 28 рублей. Эта сумма может быть больше, в зависимости от субъекта федерации, в котором проживал умерший работник.
Документальное оформление сотрудника в случае смерти
Предоставление подтверждения
Для того, чтобы фирма могла начать процедуру увольнения сотрудника из-за его смерти, необходимо получить документальное подтверждение этого факта. Такими документами могут выступать свидетельство о смерти установленного образца, выдаваемое органами ЗАГС, или решение суда о признании человека умершим или установлении факта смерти. Их можно предоставить как в оригинальном виде, так и надлежащим образом заверенную копию.
Получение такого документа является основополагающим для всей процедуры. В случае увольнения по своей инициативе, главным основанием для всех правовых действий служит написанное сотрудником заявление. В этом же случае он его написать не может, и в качестве подтверждения правомерности выступает документ о смерти.
Создание приказа
На основании полученного на руки документа, кадровый специалист должен составить . Для этого можно применить стандартную утвержденную форму Т-8, или же собственный вид приказа, но содержащий все необходимые данные.
Оформление документа на бланке Т-8, в общем, не сильно отличается от приказа на увольнение по собственной инициативе. Но есть и некоторые принципиальные отличия. Так, приказ, подтверждающий увольнение в связи со смертью работника составляется тем днем, когда на руки были получены доказывающие документы. Однако при этом, датой увольнения нужно указывать день смерти.
В качестве основания прекращения действия трудового контракта записывается 6-й пункт 1-й части 83-й статьи ТК РФ.
Основанием для создания приказа являются реквизиты предоставленного документа, подтверждающего факт смерти - то есть свидетельства или постановления суда.
Еще одним отличием данного приказа от стандартных ситуаций является то, что в нем не будет заполнена графа, отмечающая факт ознакомления сотрудника с ним.
После того, как директор поставит на документе свою визу, его нужно в установленном порядке зарегистрировать в книге учета приказов на предприятии.
Составление записи в трудовой книжке
Очень часто кадровый сотрудник допускает грубейшую ошибку - не вносит данные о смерти в трудовую работника. Тем не менее, даже в таком трагическом случае этот документ должен быть оформлен до конца. В тексте записи нужно указать, что контракт прекращен из-за независящих от обеих сторон причин - смерти работника. А в графе данных о документе записываются номер и дата приказа об увольнении. Причину смерти в данной записи упоминать не нужно.
Передача трудовой книжки родственникам
Если увольнение работника осуществляется по естественным причинам, то согласно законодательству, он должен получить на руки свою трудовую в день увольнения. Однако в случае его смерти, этот документ нужно передать его родственникам. И здесь существует установленный порядок.
В первую очередь, правом на получение трудовой обладают супруга и дети покойного, после этого его родители и затем все остальные родственники в порядке уменьшения степени кровных уз.
Если за документом обращаются сразу несколько людей, то кадровому работнику нужно запросить у них подтверждающие бумаги, затем на их основании установить степень близости родства каждого человека, и после этого принять решение - кому именно отдать трудовую.
Если родственники проживают в другом городе и не могут лично прийти за документом, то нужно связаться с ними по телефону, и обговорить процедуру передачи. К примеру, можно отправить трудовую почтовой службой с уведомлением о вручении.
Когда родственник за книжкой пришел лично, то нужно попросить его составить заявление о выдаче. Это выполняется на листке бумаге в произвольной форме, с указанием просьбы выдать трудовую и степени родства с покойным.
Также родственник может попросить забрать книжку уполномоченное лицо, однако в этом случае нужно будет оформить на него нотариальную доверенность.
При получении книжки на руки составляется расписка. Она должна содержать информацию о том, что документ был выдан на руки и стороны претензий друг к другу не имеют.
Заявление на выдачу и расписка подшиваются в личное дело умершего сотрудника и передаются в архив предприятия.
Внесение записи в личную карточку
На основании приказа об увольнении также нужно внести данные в . Это производится в разделе XI «Основание прекращения трудового договора». Места, где работник должен был поставить свои подписи, необходимо оставить пустыми.
Расчет и выдача денежных средств
Бухгалтеру по зарплате нужно произвести расчет всех причитающихся сотруднику сумм. Это производится по той же процедуре, как и в случае простого увольнения.
К таким денежным средствам относятся:
- Расчет по зарплате;
- Компенсация за причитающийся отпуск;
- Компенсации за увольнение (если такие установлены в нормообразующих документах предприятия или коллективном трудовом договоре);
- Больничный (если такой был предъявлен родственниками).
Также руководитель компании может по собственной инициативе распорядиться выдать материальную помощь родственникам умершего.
Для определения суммы денежных средств, бухгалтеру нужно составить документы по стандартной форме Т-61, а выдача осуществляется документами Т-49 или Т-51.
Важно! Заработная плата и компенсация за неиспользованный отпуск, подлежащие выплате сотруднику на момент смерти не облагаются налогом на доходы, согласно ст. 44 НК, п.3, п.п. 3. Также взносы в ПФР и на ОМС не начисляются и не выплачиваются.
