Правила заполнения трудовых книжек в году. Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её

Заполнение трудовых книжек в 2019 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко написанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по .

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

• первое трудоустройство;
• оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

• Ф.И.О.;
• дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
• образование и специальность;
• профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. На всякий случай напомним, какие документы работник должен вам предоставить при заключении трудового договора:

• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.

Трудовая не указана в списке, хоть это и обязательный документ, но мы про него и пишем. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. Здесь нужно сказать пару слов. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников будет возложена ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (подробнее см. пункт 45 правил, утвержденных ). Кто это будет — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек был назначен приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Еще нюанс: целесообразнее назначить двух работников на это направление, потому что если работник один, он может и заболеть и в отпуск уйти, а второй как раз его на это время подстрахует.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года выглядит так:

А как же быть в ситуациях, когда работник меняет свои персональные данные? Не выкидывать же книжку... Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице мы аккуратно зачеркиваем (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой аккуратно пишем новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в данном случае, написано в разделе III правил, утвержденных . Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

• наименование компании;
• число, месяц, год внесения записей;
• сам факт приема на работу;
• передвижения по должностям;
• переводы (на постоянной основе);
• совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
• причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д., при увольнении записи вносятся, как правило, в последний рабочий день, см. пункт 10 Правил, утвержденных ). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует свой порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2019)

Правила заполнения трудовой книжки (2019)

Порядок внесения информации в этот раздел следующий:

1. В графу «Сведения о работе» (по сути она третья) вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (согласно приказу или фактическому допуску к работе).
4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в данном случае, можно посмотреть ниже.

Как внести запись об увольнении

Согласно приказу нанимателя, в трудовую вносится запись (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ». Пример заполнения трудовой книжки по данному основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то ссылка на статью поменяется, запись будет следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

Профессиональные заслуги сотрудника, награды и поощрения за хороший труд также вносятся в трудовую книжку (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки можно посмотреть выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена . Выглядит он вот так:

Из важного, что надо знать про вкладыш:

• он должен быть вшит (прямо нитками, каким образом — неважно, важно чтобы был прикреплен);
• при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
• номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
• все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, образец, как заполнить трудовую книжку РК (2019), можно смотреть в нашем тексте.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу: общие положения

Трудовым кодексом РФ обязанность вести трудовые возложена на организацию или ИП, у которых граждане трудятся по основному месту работы. Есть 2 нормативных документа в данной сфере:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила);
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

При приеме на работу новых сотрудников нужно соблюсти определенную последовательность и сроки действий (ст. 68 ТК РФ):

1. Подписать с новым сотрудником договор.
2. Издать приказ о приеме (на основании договора) не позднее чем в 1-й день работы, ознакомить с ним сотрудника в пределах 3 дней от начала работы.
3. Внести на основании приказа запись в трудовую книжку (абз. 3 п. 3.1 Инструкции). Сделать это нужно не позднее 1 недели со дня начала работы (п. 10 Правил). С учетом ст. 66 ТК РФ целесообразно заполнить трудовую на 6-7-й день от 1-го рабочего дня.

Технические требования к заполнению трудовой книжки

Любые записи вносятся в трудовую с учетом требований пп. 1.1 и 1.2 Инструкции. Основные из них следующие:

• Требование к типу ручки. Разрешается пользоваться гелевой, а также шариковой и даже перьевой ручкой.
• Требование к цвету записей. Допускаются синие, черные или фиолетовые световодостойкие чернила/паста. Это необходимо, чтобы избежать утраты сведений из трудовой под воздействием влаги, света и т. п.
• Требования к уточнениям, корректировке. В разделах, где приводятся сведения о работе и награждениях, зачеркивать что-либо запрещается (сначала надо под следующим порядковым номером внести запись, отменяющую ошибочную, и только потом под очередным номером внести исправляющую). А вот на титульном листе зачеркнуть неверные Ф.И.О. или дату рождения, если они в дальнейшем изменились, можно. При этом рядом нужно вписать новые сведения, а ссылку на обосновывающий документ сделать в порядке п. 2.3 Инструкции.
• Запрет на сокращения.
• Требование об аккуратности. Под ней подразумевается в том числе ясность почерка, а значит, однозначность прочтения и недопустимость неверной интерпретации.

Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Инструкцией установлены требования к заполнению раздела о работе при устройстве сотрудника:

• В графе 3 пишется полное наименование работодателя (для индивидуального предпринимателя — полностью Ф.И.О.). Если в учредительных документах есть сокращенное название, оно тоже указывается, чаще в скобках (п. 3.1 Инструкции).
• На следующей строке в графу 1 вносится номер записи. Порядок записей нарушать нельзя.
• В графе 2 на той же строке (на уровне номера) указывается дата приема — это 1-й день сотрудника на работе (нельзя путать его с датой издания приказа). Запись делается арабскими цифрами (число и месяц — по 2 цифры, год — 4).
• На той же строке (на уровне номера записи и даты) в графу 3 вносится запись о приеме: указывается должность сотрудника по штатному расписанию, подразделение, если оно упоминается в трудовом договоре (п. 3.1 Инструкции). Если профессия влечет наличие льгот, компенсаций, ограничений, ее название должно звучать так же, как в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).
• В графе 4 на той же строке (на уровне номера, даты, записи о приеме) приводится основание трудоустройства, чаще всего номер и дата приказа.

Печать и подпись работодателя на запись о приеме не ставятся (п. 3.1 Инструкции). Так удостоверяются только записи о прекращении трудовых отношений (п. 35 Правил), при этом печать ставится при ее наличии у работодателя.

Оформление трудовой при приеме на работу впервые или при ее утрате

Если работник трудоустраивается впервые, работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Запись о приеме делается в порядке, аналогичном описанному в предыдущем разделе. Дополнительно нужно заполнить информацию о владельце трудовой.

Если работающий сотрудник заявил об утере или порче трудовой, ему тоже нужно оформить новую. Но перед этим он должен подать заявление и объяснить отсутствие у него книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Трудовые книжки граждан стран — бывших республик СССР применяются, если они соответствуют действующим в РФ формам (действительны трудовые по форме 1974 и 2004 годов). Так, в Беларуси используется форма 1974 года, соответственно, гражданину этой страны заводить новую книжку в России не нужно. Напротив, украинские трудовые по форме, принятой в суверенном государстве, в РФ неприменимы, и гражданину Украины потребуется оформить российскую трудовую книжку (письмо Роструда от 15.06.2005 № 908-6-1).

ВАЖНО! Согласно п. 8 Правил новую трудовую книжку нужно оформить не позднее 1 недели со дня приема работника.

Правила заполнения титульного листа трудовой

Инструкцией установлен порядок заполнения сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки:

• Личные данные (Ф.И.О., дата рождения) вносятся, как правило, из паспорта в точном соответствии с ним. Сокращать, изменять их нельзя (абз. 2 п. 2.1 Инструкции).
• Записи об уровне образования, профессии, специальности делаются на основании документов об образовании в точном соответствии с ними (абз. 3-5 п. 2.1 Инструкции).
• Указывается дата заполнения трудовой книжки, при этом месяц пишется прописью (исходя из формы строки). Поскольку срок для оформления книжки составляет 1 неделю с начала работы, дата оформления должна быть позднее даты приема, но не более чем на 7 дней. Дата на титульном листе может отличаться от дня начала работы, что вполне допустимо.
• Обязательна подпись владельца трудовой на титульном листе для подтверждения внесенных данных (п. 8 Правил).
• Лицо, заполнившее трудовую книжку, обязано поставить свою подпись и печать работодателя (при наличии). Оно должно быть назначено приказом и нести ответственность за трудовые книжки работников (п. 45 Правил). Часто это работник отдела кадров, но может быть и иное лицо (например, бухгалтер), в т. ч. руководитель.

Особенности заполнения трудовой при приеме в отдельных случаях

Необходимо упомянуть о наиболее часто встречающихся особенностях оформления приема работников и внесения таких записей в трудовые книжки:

• Согласно п. 20 Правил и абз. 7 п. 3.1 Инструкции, если работник изъявил желание и принес подтверждающие документы, наниматель на основном месте работы вносит в трудовую запись о работе сотрудника по совместительству, проставив следующий номер в сведениях о работе. При этом наименование работодателя отдельным заголовком указывать не нужно.
• В силу п. 6.1 Инструкции, если сотрудник принят посредством перевода от другого работодателя, указание об этом делается в графе 3 сведений о работе.
• При оформлении приема руководителя организации некоторые кадровики указывают в графе 4 реквизиты решения собственников (письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ), хотя на практике встречается и ссылка на приказ о приеме, который составляется на основании решения и только после издания которого директор считается трудоустроенным.

Таким образом, заполнение трудовой книжки с точки зрения сроков и порядка внесения записей строго регламентировано подзаконными актами. По спорным вопросам, не отраженным в Инструкции и Правилах, можно получить консультацию Роструда или воспользоваться советом, данным ранее в одном из писем ведомства.

Всякой организации непременно нужно иметь трудовые книжки каждого, кто в ней работает на постоянной основе и дольше пяти дней. Кадровики отмечают здесь всю важную информацию о профессиональной деятельности его владельца - таково требование Трудового кодекса и образец и правила заполнения трудовой книжки, мы разберем в сегодняшней статье.

Делать отметки на страницах книжки разрешается ручкой синего (как вариант – фиолетового) или чёрного цвета, использование разного рода сокращений считается ошибкой.

Инструкция по заполнению титульного листа

Данные на титульном листе:

1. Имя. Оно должно быть написано в полной форме, как и в паспорте, без использования сокращённых форм и инициалов. Данные можно отыскать в паспорте, правах на вождение автомобиля, военном билете и подобных документах.
2. Дата рождения. Для её записи применяются арабские цифры. При указании числа и месяца используются двухпорядковые числа, а год записывается четырёхпорядковым.
3. Образование. В этой строке пишется уровень имеющегося образования, которое может быть средним профессиональным, высшим или другим. Сюда можно внести информацию и о не оконченном на текущий момент образовании. Данные, необходимые для верного заполнения этого пункта, следует брать из документов, что предоставил работник.
4. Специальность. Здесь вписывается основная рабочая специальность владельца книжки, полученная им в учебном заведении. Эти сведения уточняются также по предоставленным документам об образовании.
5. Дата заполнения. Как правило, тут фиксируется важная дата – день оформления первой записи в книжке. Характерная особенность указания даты в этой строчке – месяц можно написать прописью, и это не будет считаться ошибкой.
6. Подпись владельца книжки. Тут всё понятно, расписывается сам трудоустраивающийся.
7. Подпись сотрудника, который занимается всеми вопросами, связанными с оформлением подобных документов. Тут возможны варианты. В идеале ведать подобными вещами должен отдел кадров, соответственно, подписи в книжках делает его начальник. Однако не у каждой фирмы есть своя кадровая служба, поэтому часто такая ответственность бывает возложена на бухгалтера, а то и на руководителя.
8. Печать. Она заверяет собой всё, что было указано ранее. Это может быть официальная печать фирмы или её кадровой службы, если таковая имеется.

Внесение данных об основной работе

1. Название фирмы. Оно записывается в третьей графе таблицы сначала полностью, без аббревиатур типа ООО, ЗАО и пр., а потом дополнительно в скобках подписывается и сокращённая форма названия.
2. Номер записи. В нужную графу таблицы вписывается порядковый номер абсолютно любой записи о работе, т.е., к примеру, при первом трудоустройстве это будет номер «1», при переводе – «2», и так далее. Примечательно, что эта цифра размещается на строке, следующей после названия фирмы, а само название образует своего рода «шапку» над всеми последующими отметками.
3. Дата. Дата официального оформления на работу заносится в специально предназначенные для этого столбцы таблицы арабскими цифрами. Что касается строки, то информация располагается на той же строчке, что и порядковый номер этой записи.
4. Запись об оформлении на работу. Она пишется в третьем столбце и начинается с той же строки, на которой записана дата устройства на работу. Указываются название того подразделения фирмы, куда принят сотрудник, и его должность.
5. Указание документа, ставшего основанием для трудоустройства владельца книжки. Обычно им бывает приказ о приёме нового сотрудника на работу. Эта информация вносится в последнюю графу на той же строчке, что и предыдущая запись.

Внесение сведений о трудовой деятельности по совместительству

Порой бывает, что работник выполняет определённые обязанности, совмещая их со своей основной работой. Сведения о такой трудовой инициативе записываются только по желанию самого работника. Если желание у него имеется и он попросил сделать отметку в книжке, то порядок внесения данных будет аналогичным описанному ранее, только название организации второй раз писать не нужно.

Перевод в иное подразделение или смена должности

Бывает такое, что сотрудник переводится для дальнейшей работы в другой отдел или меняет должность. Естественно, такие перемены в его карьерном пути необходимо зафиксировать в трудовой.

1. Номер записи. Новая веха в трудовой помечается, конечно же, новым по счёту номером.
2. Дата. Арабскими цифрами пишется дата официального перевода.
3. Запись о переводе или о занятии новой должности. В третью графу пишутся название подразделения, куда переведён владелец трудовой, и его новая должность.
4. Основание перевода. В последний столбец таблицы записываются данные приказа о переводе.

Внесение информации об увольнении

Увольнение сотрудника – повод для очередной записи в трудовую, причём сделать её надо вовремя, так как в заключительный рабочий день её требуется вернуть владельцу. Промедление в таком деле может грозить штрафом и выплатой компенсации сотруднику, прекратившему работать в данной организации.

1. Порядковый номер. Увольнение – это очередная запись, и она должна иметь свой номер в предназначенной для этого графе.
2. Дата. Тут указывается дата заключительного рабочего дня – именно она считается датой окончательного увольнения. Естественно, цифры должны быть арабскими.
3. Причины. В третьей графе, где записываются должность и место работы, нужно внести отметку о причине увольнения, не забывая сослаться на нужную статью ТК. К примеру, если увольнению предшествовало непосредственное желание сотрудника, надо сослаться на статью 77, п.3.
4. Основание. В последней графе вписываются данные того документа (как правило, приказа об освобождении от должности), на основании которого произошло увольнение.
5. Печать. После оформления всех записей нужно скрепить их печатью, а также подписью руководителя фирмы или другого уполномоченного на это лица. Уволившийся сотрудник тоже ставит подпись, и увольнение можно считать состоявшимся.

Внесение исправлений

Порой случаются ошибки при записывании разной информации в трудовую, к примеру, вместо «старший инженер» написано просто «инженер». Ошибку, конечно же, необходимо исправить, мы уже писали более подробную статью об . Зачёркивать и замазывать что-либо запрещается, и для исправления есть только один способ – признание ошибочно указанных данных недействительными:

1. Номер. Проставляется номер очередной записи.
2. Дата. Записывается дата, с которой ошибочная запись будет считаться недействительной.
3. В третьем столбце пишется следующий текст «Запись под № _ недействительна».
4. Делается новая запись с актуальной и верной информацией, для которой также проставляются свой номер по порядку и дата.

Работодатель должен обеспечить грамотно заполненной трудовой книжкой каждого своего сотрудника, проработавшего у него дольше 5 дней, в том числе и сезонного, временного или внештатного. Исключение составляют те, с кем у организации заключён гражданско-правовой договор. Таким работникам в трудовую ничего не записывается, так как на договоры упомянутой формы не распространяются положения ТК РФ.

Если работник только начинает свою карьеру и ещё не имеет трудовой, нужно взять пустой бланк и оформить его в присутствии работника в течение недели с момента принятия на работу.

Бывает, что работник в момент трудоустройства приносит несколько книжек. Теряться в этом случае не стоит. Данные о текущем месте работы следует внести в любую трудовую по выбору работника, а другие книжки убрать в сейф вместе с основной, ведь они могут пригодиться для подсчета трудового стажа.

Правила заполнения трудовых книжек

Неважно, какой тип информации вносится в трудовые книжки, нужно соблюдать основные правила их ведения:

• все данные обязательно должны быть на русском языке, а если работодатель действует на территории республики в составе РФ, обладающей своим закреплённым государственным языком, то данные на русском могут дублироваться записями на этом языке;
• сведения в книжку надо вносить чёрной, синей или фиолетовой ручкой гелевого, шарикового или перьевого типа;
• вносимая информация должна быть без сокращений (даже общепринятых, вроде «ст.» вместо «статья»), цифры должны быть арабскими, а даты – формата ДД.ММ.ГГГГ, без сокращения «г.» после указания года;
• на данный момент готовятся изменения в правилах заполнения трудовых книжек, одно из которых позволит работодателю не ставить печать в трудовую книжку, если печати у него в принципе нет (с 2015 года организациям позволили не иметь круглой печати).

Важно! Несмотря на это правило, даты часто указывают в смешанной буквенно-цифровой форме. Это связано с особенностями типографской печати бланков, в которых место для числа выделено кавычками, а год указан сокращённо. Так как это противоречие не урегулировано законодательно, при заполнении трудовой подобным образом никаких рисков работодатель не несёт.

• записи в книжке должны быть пронумерованы сквозным типом, за исключением тех, нумерация которых не предусмотрена правилами (например, сведения о работодателе).

Важно! На оформление вкладыша для книжки распространяется тот же порядок, что и на заполнение самой трудовой.

Сведения о работнике в трудовой книжке

В большинстве случаев лицу, заполняющему трудовые, не требуется вносить информацию о сотруднике. Она содержится на титульном листе и должна полностью совпадать с содержанием документов, которые работник предоставляет при оформлении на работу. Информация представляет собой перечень следующих сведений:

• фамилия, имя, отчество (как в паспорте, включая точность буквы «Ё»);
• дата рождения (в формате ДД.ММ.ГГГГ арабскими цифрами);
• образование (как в дипломе или аттестате);
• специальность (из документа об образовании, в именительном падеже).

При заключении трудового договора с сотрудником надо проверить правильность его личных данных, а также обязательное присутствие:

• подписи работника, которая удостоверяет личную проверку им подлинности сведений о себе;
• подписи заполнявшего ответственного лица с расшифровкой;
• даты заполнения, соответствующей пятидневному сроку с момента приёма на работу;
• оттиска печати организации.

Важно! Роструд в своих письмах сообщает о том, что инструкцию о заполнении трудовых книжек (по части необходимости официального штампа организации) можно трактовать не так буквально и выражает мнение, что достаточно внутренней печати кадровой службы или филиала кампании, если на них есть полные сведения о работодателе.

Заполнение титульного листа может потребоваться, только если заводится вкладыш в книжку или новая трудовая – впервые для конкретного работника, после утери предыдущей или в виде дубликата.

Если у работника меняются личные данные (например, фамилия после заключения брака), то изменения фиксируются путём внесения новых данных выше старых, зачёркнутых одной тонкой чертой. Реквизиты подтверждающего документа записываются на обложку книжки с внутренней стороны и подтверждаются подписью и печатью работодателя.

Сведения о работодателе

Согласно правилам информация о нанимателе вносится в виде заголовка перед основными записями о работе сотрудника без присваивания порядкового номера и содержит полное и сокращённое наименование организации.

В случае, если наниматель меняет свое наименование или подвергается реорганизации, этот факт надо внести в трудовые книжки работников для того, чтобы записи о принятии на работу и об увольнении соответствовали друг другу. Информация вносится отдельной строкой с указанием документа, на основании которого произошли изменения, и даты события.

Важно! Дата изменения названия нанимателя указывается не в графе 2, а непосредственно в тексте записи в графе 3 раздела «Сведения о работе». Запись о переименовании работодателя, как и внесение первичной информации о нём, нумеровать не надо.

Внесение записи в трудовую книжку

В трудовой книжке должны отражаться все важные события, происходящие с сотрудником в течение его рабочей деятельности, которые предусмотрены Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек. К наиболее часто встречающимся случаям относятся:

• приём на работу;
• запись о военной службе;
• изменения в трудовой деятельности;
• награждения и взыскания;
• увольнение;
• восстановление в должности и отмена судебного решения о восстановлении;
• возникновение периода, не включаемого в непрерывный трудовой стаж.

Строка записи в трудовую книжку представляет собой перечень данных, занесённых непосредственно после строки со сведениями о нанимателе или печати со всеми его данными (для записи о приёме на работу) или на следующей строке ниже последней сделанной записи (для всех остальных событий) по следующим графам унифицированной формы:

• Графа 1 «№ записи» – номер, присваиваемый текущей записи, сквозным образом, по порядку, начиная с первой записи блока до последней. Должна быть заполнена для записи любого типа, кроме строки информации о работодателе, вносимой в форме подзаголовка без порядкового номера.

• Графа 2 «Дата» – состоит из трёх колонок: число, месяц, год. Заполняется арабскими цифрами, в первых двух столбиках – по две цифры, в третьем – четыре цифры. Сюда вносится дата случившегося события, а не дата заполнения книжки. В большинстве случаев совпадает с датой документа, подтверждающего запись. При заполнении информации об увольнении содержит дату последнего рабочего дня сотрудника.

• Графа 3 «Сведения о приёме на работу , о переводах на другую работу и об увольнении» – основная часть записи, которая содержит описание события и его причин (принят на должность, переведён, уволен). Вносится без сокращений, включает в себя формулировку, точно совпадающую с текстом приказа руководителя (или иного документа, подтверждающего событие), и содержит ссылку на законодательство (чаще всего, статью Трудового кодекса). При оформлении увольнения сотрудника в этой же графе после текста идёт подпись ответственного лица и оттиск печати.

• Графа 4 «Наименование, дата и номер документа , на основании которого внесена запись» – точные реквизиты в указанном порядке документа, подтверждающего случившееся событие (приказа, решения акционеров, акта, протокола и пр.)

Запись о приёме на работу в трудовой

Информация о приёме на работу вносится в момент оформления сотрудника по основному месту работы на основании письменного работодателя. Запись должна содержать название структурного подразделения, должность и реквизиты приказа.

ВАЖНО : При внесении информации о приёме на работу руководителя основанием записи может быть как приказ, так и другой документ, на основании которого руководитель был избран на эту должность.

Условия об испытательном сроке и характере работы не упоминаются. Однако при приёме на работу вахтовым методом отдельное указание на вахтовый график работы обязательно.

ВАЖНО : Перед внесением информации о приёме сотрудника на работу убедитесь, что в трудовой книжке присутствует запись об увольнении с предыдущего места работы. В противном случае, не может быть уверенности в факте прекращения прежней работы сотрудника и требуется заверенная копия приказа об увольнении от предыдущего нанимателя для внесения в книжку соответствующих сведений.

Сведения о работе по совместительству необязательны к фиксированию и вносятся в трудовую по желанию и заявлению работника и только по месту основной работы. Основанием может служить должным образом заверенная копия приказа или справка с другого места работы. В тексте записи вместо «принят» пишется «назначен совместителем».

При оформлении работника на дистанционную работу запись делается в обычном порядке, хотя этот характер сотрудничества разрешает не вносить информацию о подобной работе в трудовую книжку. Тогда в договор о приёме на работу включается текст договорённости о невнесении записи в трудовую. В таком случае работодатель официально освобождается от обязанности внесения записи, а сотрудник в будущем сможет подтвердить период своего трудового стажа на этом месте работы копиями договора и приказа о приёме.

Запись о военной службе

Внесение информации о пройденной военной службе делается для правильного учёта времени работы, ведь этот период включается в непрерывный трудовой стаж работника. Запись делается на основании военного билета и содержит в тексте указание точного периода нахождения в рядах Российской Армии.

Изменения в трудовой деятельности

Эта обширная формулировка подразумевает множество возможных ситуаций, которые оформляются стандартным образом с указанием порядкового номера и даты записи, текстом события, ссылкой на Трудовой кодекс и реквизитов документа-обоснования:

• сотрудник может быть переведён на другую должность или в другой отдел;
• штатным расписанием может быть переименована должность работника;
• в ходе обучения сотруднику может быть присвоен новый разряд или иная квалификация.

Важно! Обучение на курсах и в школах повышения квалификации фиксируется в трудовой в обычном порядке с указанием места и периода обучения. Однако записи о времени получения высшего образования с декабря 2013 года в книжках больше не делаются.

Если происходят изменения условий трудового договора с работником, и они не касаются напрямую его трудовой функции (например, меняется режим работы или оклад), то внесение таких данных в трудовую не делается. Не фиксируются также совмещение должностей, расширение зоны обслуживания или увеличение объёма работ в текущей должности, временные переводы или временное исполнение обязанностей другого работника, за исключением случаев, для которых оформляется срочный трудовой договор.

Запись о награждениях и взысканиях в трудовую

Информация о награждении или поощрении сотрудника вносится в трудовую книжку в течение недели с момента оформления соответствующего приказа, составленного или форме, предусмотренной учётной политикой организации. Запись ссылается на дату и номер приказа и, полностью соответствуя тексту документа, содержит сведения:

• о награждении государственной наградой;
• о присвоении различных званий;
• о получении почётных грамот и нагрудных знаков;
• о прочих наградах, предусмотренных законодательством РФ, уставом работодателя или коллективным договором.

Важно! Получение премий, которые предусмотрены системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе, в трудовой книжке не фиксируется.

Дисциплинарные взыскания в трудовых книжках сотрудников не отражаются, за исключением меры в виде прекращения трудового договора с работником.

Запись об увольнении в трудовой книжке

Информация об увольнении вносится в трудовую книжку после оформления приказа руководителя, изданного по форме № Т-8 или другой форме, которую предполагает учётная политика организации.

Текст записи должен полностью соответствовать данным приказа и сведениям, внесённым в личную карточку сотрудника, а также максимально точно цитировать пункт Трудового кодекса, согласно которому происходит расторжение с сотрудником трудового договора. При этом увольнение руководителя предусматривает возможность указания в графе 4 как приказа об увольнении, так и другого документа, содержащего информацию о прекращении трудовой деятельности сотрудника в должности руководителя.

Важно! В случае, когда работнику перед увольнением предоставляется отпуск, днём прекращения его работы считается последний день отпуска, однако трудовую книжку, как и расчёт, ему надо выдать в последний день появления на работе до начала отпуска.

Сложившаяся практика предлагает использование нескольких формулировок: «уволен», «трудовой договор расторгнут», «действие трудового договора прекращено». Ни одна из них не противоречит правилам и может быть использована без риска для работодателя.

При увольнении все записи, которые были сделаны в трудовой книжке сотрудника за весь период его работы, должны быть подтверждены его личной подписью, подписью уполномоченного лица или руководителя, и заверены печатью организации.

Восстановление в должности

Бывает, что уволенный сотрудник обращается в суд и доказывает, что трудовой договор с ним работодатель расторгнул незаконно. Изданный судебный приказ или решение суда должны быть немедленно приведены в действие, а работник восстановлен в прежней должности.

В трудовой книжке в момент восстановления уже имеется запись об увольнении от этого работодателя, а значит, по умолчанию предполагается, что следующая запись будет сделана новым нанимателем. Чтобы указать на то, кем вносятся данные, сведения о работодателе снова вносятся в книжку работника – в форме заголовка, без порядкового номера записи. А вот следующей записью, пронумерованной в обычном порядке, делается аннулирование записи об увольнении («Запись за № __ недействительна, восстановлен на прежней должности»)

Однако после восстановления работника в должности нередки случаи, когда у работодателя получается обжаловать решение суда и снова уволить сотрудника. В таком случае в трудовую книжку в обычном порядке вносится запись об увольнении, ссылающаяся на п. 11 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Возникновение периода, не включаемого в непрерывный трудовой стаж

В ряде случаев – например, при назначении сотруднику в судебном порядке исправительных работ – в трудовую книжку надо внести сведения о периоде, который не будет учитываться при подсчёте трудового стажа. Информация, вносимая в книжку, подтверждается приказом, издаваемом руководителем на основании решения суда, и содержит указание точного периода, не включаемого в стаж.

Как исправить запись в трудовой книжке?

Как бы аккуратно и внимательно ни заполнялись документы, никто не застрахован от ошибок и ляпов в процессе работы. Способ корректировки данных зависит от вида ошибки и места, где она содержится:

В блоке личной информации о сотруднике на титульном листе могут быть неправильно указаны:

• Фамилия, имя, отчество – ошибочные сведения зачёркиваются тонкой чертой, правильные пишутся рядом, а реквизиты документа, подтверждающего новые сведения, – например, паспорта гражданина РФ – вносятся на внутреннюю сторону обложки с заверением данных печатью организации и подписью руководителя. При этом ошибкой признаётся любое отклонение от сведений, содержащихся в личных документах сотрудника (например, «Ь» вместо «И» в имени «Наталия» или буква «Е» в имени «Артём»).

ВАЖНО : Если ошибка допущена при первичном внесении данных на титульный лист, в том числе сведений об образовании, вместо исправления бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта.

• Дата рождения – если ошибка фактическая (в самой дате), то она исправляется аналогично ошибке в ФИО. Если вопрос в том, что дата вместо цифр содержит буквенное название месяца, то это не признаётся ошибкой и не подлежит исправлению. Подобное противоречие, встречающееся на книжках, оформленных ранее 2003 года, вызвано тем, что в типографской форме трудовой книжке старого образца место для указания месяца было выделено кавычками и предполагало буквенную запись. Законодательно это несоответствие не урегулировано, и такой тип записи не повлечёт за собой рисков для обеих сторон трудового договора.

• Сведения об уровне образования – если на первой странице книжки информация об образовании или специальности сотрудника не содержится, то эти сведения можно просто аккуратно вписать в нужные строки. Если имеются данные о новом уровне образования или полученной квалификации, то они заносятся в трудовую как дополнение к уже имеющимся сведениям и не отменяют предыдущую информацию, т.е. старые данные зачёркивать не нужно.

• Реквизиты заверения подлинности информации – если отсутствуют подписи ответственных лиц, работника или оттиск печати, то такая трудовая книжка признаётся недействительной. Самым простым способом является обращение сотрудника к работодателю, заводившему трудовую, с просьбой задним числом проставить недостающие реквизиты.

В блоках «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» могут содержаться следующие ошибки:

• неправильная нумерация записей;
• указание события в формулировке, несоответствующей содержанию подтверждающего документа;
• неверный порядок указания реквизитов документа-основания;
• отсутствие после информации об увольнении подписи работника об ознакомлении с записью;
• внесение данных не в тот раздел книжки (например, о награждении – в блок сведений о работе).

Ошибочная информация во всех блоках, кроме титульного листа, зачёркиваться не может. Корректировки и правки вносятся путём признания ошибочных сведений недействительной.

Отменяющая запись может делаться как работодателем, допустившим неточность, так и другим, более поздним нанимателем, который обнаружил несоответствия. В последнем случае от организации, допустившей ошибку, требуется документ, содержащий верные сведения, и именно он будет являться основанием для записи в трудовой книжке и указываться в графе 4.

Подобным образом могут исправляться не только фактические неточности, но и ошибки в нумерации записей. Недействительной признаётся вся запись, внесённая под неправильным номером, а следом эта информация дублируется уже под правильным номером.

Выдача вкладыша и дубликата трудовой книжки

Вкладыш к трудовой книжке выдаётся, когда в самой книжке не остаётся места для внесения информации. Без основной книжки вкладыш считается недействительным, поэтому он вшивается в последний разворот трудовой, обязательно заверяется на титульном листе печатью организации и фиксируется штампом «Вкладыш № __ выдан».

Законом предусмотрены случаи, когда работодатель может оформить сотруднику дубликат. Невзирая на причины выдачи дубликата, информация, которая в него вписывается, должна в точности соответствовать документам, на основании которых он заполняется. В случаях, когда старая трудовая книжка сохранилась, она и будет подтверждающим документом для переноса информации в дубликат. В случаях утери старого документа, дубликат оформляется на основании справок или актов, свидетельствующих о потере.

Важно! Переносу в дубликат подлежит только та информация, которая содержится в подтверждающих документах. Лицо, ответственное за заполнение трудовой книжки, не имеет права вносить любую другую, даже проверенную информацию.

Указание на то, что книжка является дубликатом, находится в верхнем правом углу первой страницы трудовой. Там же фиксируется личная информация о сотруднике.

1. Если работник потерял трудовую , то ему надо обратиться с просьбой о выдаче дубликата по последнему месту работы. В течение 15 дней после принятия заявления организация должна оформить для бывшего сотрудника дубликат трудовой книжки. В раздел «Сведения о работе» без указания сведений о работодателях вписывается информация об общем суммарном стаже сотрудника до работы у данного нанимателя, а затем восстанавливаются все записи, которые были сделаны на последнем месте работы, вплоть до увольнения.

1. Дубликат трудовой может быть выдан вместо отменяющих записей, когда сведения об увольнении или переводе на другую работу недействительны. Это также делается по заявлению работника. В дубликат работодатель, заполняющий книжку, должен перенести все записи, касающиеся работы сотрудника у него, за исключением последней недействительной.

1. Если трудовая книжка непригодна для дальнейшего использования, например, обгорела или порвалась, то работодатель может оформить дубликат взамен испорченной книжки. В этом случае после оформления титульного листа и проставления отметки «Дубликат» надо просто аккуратно переписать всю информацию из книжки, пришедшей в негодность.

1. Если трудовые книжки массово пропали у работодателя из-за чрезвычайной ситуации, то всем работникам выписываются дубликаты. Это делается на основании акта комиссии органов исполнительной власти, оформляемого при участии всех заинтересованных лиц.

Организация, оформляющая дубликат или вкладыш к трудовой, обязательно должна зафиксировать факт выдачи в Книге учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.

Оформление трудовых книжек основывается на ряде законодательных документов, предоставляющих подробные инструкции по их ведению и хранению. За соблюдением всех правил, касающихся трудовых, надо внимательно следить и работодателю, и сотруднику.

Организации в случае нарушений грозит привлечение к ответственности, предусмотренное Кодексом административных правонарушений, в форме штрафов или приостановления деятельности.

А работник, не заметивший отсутствие какого-либо реквизита в текстах записей, может не подтвердить длительность своего трудового стажа и не получить полагающийся размер пособия при временной нетрудоспособности, а впоследствии – и пенсии.

Трудовая книжка (заполнение) — вопросы, связанные с этой частью делопроизводства, интересуют каждого работодателя. В этой статье мы рассмотрим общие вопросы заполнения трудовой книжки , в том числе главные правила ведения трудовых книжек , их правовую основу, а также правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу и увольнении.

Трудовая книжка: как получить

Трудовая книжка — важный документ, который удостоверяет трудовой стаж и трудовую деятельность работника. Эти сведения необходимы не только соискателю при поступлении на работу, но и гражданину для получения некоторых социальных гарантий, льгот, пенсии и т. д. Заполнение трудовой книжки, а также порядок ее заведения, хранения и учета регулируются, помимо Трудового кодекса, соответствующими постановлениями правительства и министерства труда.

Вид трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 (введены в действие с 01.01.2004). Из этого документа можно узнать, как выглядит действующая форма трудовой книжки, но там не найтиобразец заполнения трудовой книжки 2017 года, только отдельные правила, касающиеся заполнения.

Кстати, трудовые книжки прежнего образца действительны по сей день и не подлежат обмену на новый образец.

Порядок оформления трудовой книжки, пример правильного заполнения (образец 2017 года)

Будущий сотрудник при трудоустройстве предъявляет свою трудовую книжку для оформления трудовых правоотношений с нанимателем. Если трудящийся устраивается на работу в первый раз, то по соответствующему заявлению организация-наниматель (или индивидуальный предприниматель) оформляет на трудящегося новую книжку. Наниматель делает запись в трудовую книжку на всех, кто проработал у него более 5 дней (не по совместительству, а на основном месте).

Наниматель, согласно порядку заполнения трудовой книжки, должен внести в нее следующие записи:

• о трудящемся;
• самой работе;
• внутренних и внешних переводах;
• об увольнении;
• наградах и заслугах работника.

Важно: данные о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, исключение может составить взыскание в виде увольнения работника.

Если у трудящегося есть не только основная работа, но и по совместительству, основной наниматель может, по инициативе самого работника и при наличии справки, которая подтвердит такое совместительство, сделать запись в трудовую книжку и о совместительстве в том числе.

Обязанность по организации работы по хранению, ведению и учету трудовых книжек возложена на нанимателя, а обязанность по непосредственному хранению, учету и ведению трудовой книжки, наниматель возлагает на сотрудника, назначенного или распоряжением. Назначенный сотрудник (им в разных организациях могут быть специалисты по кадрам, кадровые делопроизводители, бухгалтеры, руководители и пр.) имеет право заполнять трудовые книжки и заверять своей подписью и печатью организации записи в них. Приказы о назначении уполномоченных лиц, как правило, проверяются трудовой инспекцией.

Важно: назначить ответственным за оформление трудовой книжки можно только того работника, у которого такие обязанности предусмотрены трудовым договором или должностной инструкцией. Если руководитель организации или индивидуальный предприниматель ведет кадровый учет самостоятельно, то он должен издать приказ о возложении функций по осуществлению кадрового учета на себя. Пример заполнения трудовой книжки при этом без проблем можно найти в Сети.

Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:

1. Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
2. Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
3. При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
4. В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
5. Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
6. Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
7. Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:

• порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
• при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
• не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?

По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую работодатель вносит все необходимые записи. Однако иногда в силу различных жизненных обстоятельств может случиться так, что у работника обнаружится вторая трудовая книжка.

Это может произойти, например, если сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, и при трудоустройстве на новую работу ему оформили новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 № 1026-6). Впоследствии же работник нашел потерянную книжку. Так у него оказалось одновременно 2 документа.

В этом случае в законодательстве не прописано каких-либо санкций за наличие у работника 2 трудовых книжек. Работодатель также не имеет права как-либо оштрафовать сотрудника или отказать ему в приеме на работу по этому основанию (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).

При этом работодатель должен вносить сведения о работе и иные необходимые записи только в одну из трудовых книжек, поскольку ведение нескольких книжек на одного работника законом не предусматривается.

Использование при увольнении и при приеме на работу образцов заполнения трудовой книжки

Как уже оговаривалось выше, при приеме на работу работодатель, согласно правилам оформления трудовой книжки, не более чем через 5 дней делает в ней запись о его приеме на основании приказа. Если гражданин принимается на работу в первый раз, то он расписывается на титульной странице заведенной работодателем трудовой книжки, чем подтверждает правильность занесенных в нее сведений (но он не отвечает за правильное заполнение трудовой книжки).

Важно: если наниматель — физическое лицо, которое не является предпринимателем, то он не может заводить новые трудовые книжки и делать отметки (записи) в предоставленные ему трудовые книжки. Подтверждением времени рабочей деятельности и стажа в этой ситуации для трудящегося будет трудовой договор, который заключен письменно.

В день окончания трудовых правоотношений (последний день работы) наниматель должен отдать сотруднику трудовую книжку и другие документы, связанные с трудовой деятельностью, а также рассчитать сотрудника.

Когда отдать трудовую книжку по разным причинам нет возможности, наниматель в письменном виде уведомляет трудящегося о том, что необходимо забрать трудовую книжку или направить ему согласие на пересылку трудовой книжки почтой. С момента направления такого сообщения работодатель не ответственен за задержку выдачи трудовой книжки. Кроме сказанного, ответственность снимается, если последний день рабочей деятельности работника не совпадает с датой окончания трудового договора.

Чтобы не допустить ошибки, лицу, ответственному за ведение кадровых дел, имеет смысл ознакомиться с образцами заполнения трудовых книжек, в которых отмечены различные основания для приема на работу и для увольнения. Так будет проще понять, какие формулировки могут использоваться в зависимости от ситуации.

При внесении записи об увольнении следует иметь в виду, что основание увольнения, а также его причина должны в точности соответствовать формулировке закона. Кроме того, под записью об увольнении ставят подписи работодатель и сам работник. Запись заверяется печатью организации.

Настоящая статья раскрывает обобщенные понятия о ведении трудовых книжек, общие правила их заполнения. Информацию о частных случаях, например о внесении записи в связи со сменой фамилии или об исправлении записи, а также о порядке заверки копии трудовой книжки, можно найти в отдельных статьях соответствующего раздела нашего сайта.