Справки, выдаваемые работодателем увольняющемуся работнику. Справки при увольнении Форма 2 ндфл при увольнении

Увольнение сотрудника должно сопровождаться выдачей не только всех заработанных и полагающихся сумм, но и документов, содержащих необходимую для будущего работодателя информацию, как то:

занимаемые прежде должности;
стаж работы;
размер заработной платы;
объем выплат и сведения об удержании налогов.

Порядок увольнения сотрудника в российских компаниях регулируется ст. 84.1 ТК РФ. Ее нормами предусматривается обязанность работодателя передать работнику трудовую книжку и полностью рассчитаться по зарплате в день увольнения. А вот документы, связанные с рабочей деятельностью сотрудника в компании оформляют лишь по заявлению работника. К подобным документам относится и справка о доходах и удержанном с них налоге.

2-НДФЛ при увольнении

П. 3 ст. 230 НК РФ подтверждает, что 2-НДФЛ выдается предприятием – налоговым агентом по письменному запросу физлица. Оформляется она на бланке формы по КНД 1151078 и выдается работнику неограниченное количество раз, т. е. столько, сколько запросов будет им составлено.

Налоговое законодательство, возлагая на работодателя обязанности по представлению персоналу (в том числе увольняемым сотрудникам) справок 2-НДФЛ, не предусматривает ограничений в количестве поступающих от работника запросов. Поэтому справки 2-НДФЛ должны выдаваться налоговым агентом при поступлении от физлиц, работающих в настоящее время или уже уволившихся, запросов в трехдневный срок с момента подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).

Срок для выдачи 2-НДФЛ работнику при увольнении

По трудовому законодательству увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его работой, должны быть выданы в день увольнения , а значит, при нарушении работодателем этого срока он может пожаловаться в инспекцию по труду.

Справка 2-НДФЛ при увольнении: за какой период выдается

Фискальными службами не указывается и период, за который возможно представление 2-НДФЛ увольняющимся (и не только увольняющимся) сотрудникам, следовательно, запросить сведения можно за любой интересующий период. Обычно уволенным работникам справка о доходах предоставляется за период с начала текущего года по день увольнения, так как для последующего трудоустройства требуется документ именно за этот период.

Если необходимо получить сведения по доходам за предыдущие периоды, то, как правило, проблем с заполнением справки в бухгалтерии также не возникает. Например, увольняющийся с 1-го июля 2018 работник вправе получить справки 2-НДФЛ за первое полугодие 2018, 2017, 2016, 2015 годы (при подаче запроса). Современные автоматизированные системы расчета зарплаты сегодня позволяют формировать справку 2-НДФЛ за любой указанный период, конечно, с учетом разумных сроков. Скорей всего получить справку шестилетней давности у работодателя не удастся, поскольку хранить подобные документы налоговые агенты обязаны на протяжении 4-х лет.

Работодатели, представляют в ИФНС сведения о доходах физлиц за истекший год, поэтому в крайнем случае, в случае невозможности получить сведения от работодателя, можно запросить их у налоговой и ПФР, обратившись в ИФНС и отделение фонда по месту жительства.

Итак, выдать 2-НДФЛ при увольнении по заявке работника могут за прошлые годы (например, для оформления имущественного вычета в ИФНС) или за несколько месяцев текущего года (к примеру, для расчета ипотечного кредита), т. е. за тот период, которой будет указан в запросе. Сделать это работодатель должен в день увольнения.

Справка 2-НДФЛ при увольнении выдается работникам по их запросу. Кроме того, работник имеет право обратиться с заявлением о выдаче ему справки о доходах и уплаченном с них подоходном налоге по любому прежнему месту работы. Эта справка является также формой зарплатной отчетности, ежегодно сдаваемой организациями или ИП, имеющими работников, в ИФНС. И каждому бухгалтеру следует уметь заполнять ее правильно. В статье подробно излагается, как это сделать.

Нормативы выдачи и предназначение справки 2-НДФЛ

Статьей 84.1 ТК РФ установлены порядок увольнения и список документов, которые работодатель должен выдать сотруднику в момент увольнения. Это справка о доходах с учетом выходного пособия за последние два года, выписка о размере страховых взносов в Пенсионный фонд, справка о стаже работы.

При увольнении справка 2-НДФЛ относится к документам, которые выдают сотруднику в последний день работы по его личному запросу (п. 3 ст. 230 НК РФ, ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Сведения предоставляются безвозмездно.
Справку нужно выдать в течение трех дней после запроса.
В справке — конфиденциальная информация о конкретном сотруднике, поэтому ее вручают лично ему.

2-НДФЛ при увольнении подтверждает наличие официальных доходов и уплату подоходного налога за предыдущий период.

Места, где эти сведения могут потребоваться:

новое место работы с целью подтверждения своих доходов и удержаний — для назначения стандартных налоговых вычетов, иных начислений и льгот;
налоговая инспекция — при обращении за социальным или имущественным налоговым вычетом;
банковские организации — при оформлении кредитного договора;
биржа труда — для регистрации в качестве безработного / поиска работы с определенным размером дохода;
визовый центр или посольство — для оформления визы;
госучреждения и фонды — для получения денежной или иной помощи.

Основные принципы оформления

Порядок заполнения справки 2-НДФЛ утвержден приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ (далее — Порядок). А приказом ФНС РФ от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@ в него внесены некоторые изменения.

В настоящей статье рассмотрена новая форма справки.

Указываются данные только о доходах, которые подлежат налогообложению.

Не учитываются:

выходные пособия в размере 3 (6 — для Крайнего Севера) среднемесячных заработков;
пособия декретные и по уходу за ребенком;
компенсации за причиненный ущерб;
иные необлагаемые суммы.

Любая компания также ежегодно до 1 апреля подает в свою ИФНС сведения по форме 2-НДФЛ за прошедший год по доходам своих штатных и внештатных сотрудников, в том числе уволенных (п. 2 ст. 230 НК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:

Справка по уволенному в прошлом году работнику подается с тем же номером, под которым она была выдана в день его увольнения. Это же правило касается даты справки.
Если выясняется, что физлицо — должник перед бюджетом по подоходному налогу, справку надо подать не позднее 1 марта. Одновременно нужно сообщить о выявленном долге бывшему работнику и отправить ему копию справки (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Образец заполнения справки 2-НДФЛ

Работник Алексеев Алексей Алексеевич уволился из компании А в апреле 2018 года. Он попросил бухгалтера выдать ему перед увольнением справку 2-НДФЛ за текущий год.

В течение года Алексеевым А. А. были получены следующие доходы:

Январь: зарплата — 42 000 руб.
Февраль: больничный лист — 21 000 руб., зарплата — 20 000 руб.
Март: зарплата — 42 000 руб.
Апрель: зарплата — 23 000 руб., компенсация за отпуск — 18 000 руб., выходное пособие с превышением необлагаемой части в размере 14 000 руб.

Все перечисленные доходы облагаются по одной ставке налога — 13%.

Ежемесячно Алексееву А. А. предоставлялся стандартный вычет на первого ребенка (п. 1 ст. 218 НК РФ). В течение 2018 года сумма вычета составила 5 600 руб. (1 400 × 4).

Не знаете свои права?

НДФЛ со всех доходов удержан своевременно и перечислен в бюджет полностью в размере 22 672 руб.: (42 000 + 21 000 + 20 000 + 42 000 + 23 000 + 18 000 + 14 000 - 5 600) × 13%.

Справку 2-НДФЛ можно разделить на следующие части: заголовок, место для подписи/печати и 5 разделов. Ниже представлены пояснения по их заполнению.

Пояснения по заполнению реквизитов справки и разделов 1-2

Заголовок

Заполняются реквизиты заголовка справки: за 2018 год, № справки — 34, дата (день увольнения) — 24.04.2018. Признак — 1 (то есть это обычная справка, которую компания в следующем году передаст в ИФНС), ИФНС (номер налоговой, в которой организация состоит на учете) — 1212.

Подписи

Здесь указывается код того, кто выдает справку, — налогового агента (1) или его представителя (2) — и ставится рукописная подпись руководителя организации или сотрудника с доверенностью на право подписи.

Печать на документ ставится в случае ее наличия.

Раздел 1

В этом разделе проставляются идентификационные данные по организации (ОКТМО, телефон, ИНН, КПП, ее наименование в ЕГРЮЛ (строка «Налоговый агент»), форма и ИНН/КПП в случае реорганизации).

Раздел 2

Далее заполняются идентификационные данные самого работника: его ИНН (при его наличии обязательно), фамилия, имя, отчество (не сокращая, в соответствии с паспортом), статус налогоплательщика (резидент — 1, нерезидент — 2), дата рождения, гражданство (код страны), данные удостоверяющего документа (код, серия и № документа).

Подробнее о кодах, применяемых в справке 2-НДФЛ в 2018 году, смотрите .

Пояснения по заполнению разделов 3-5

Разделы 3 и 4

В справке 2-НДФЛ по уволенному сотруднику помесячно отражаются (ст. 216 НК РФ, гл. Y-YII Порядка):

все доходы с начала года по месяц увольнения — в разделе 3;
суммы предоставленных в течение года вычетов — в разделе 4.

Коды доходов и вычетов установлены в приложениях 1 и 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. С 01.01.2018 внесены дополнения в Перечень кодов доходов (приказ ФНС от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820). Один из вновь появившихся кодов, 2014, предназначен для выходных пособий и компенсаций, исчисляемых на основе среднего месячного заработка.

Коды по выплатам Алексеева А. А. в 2018 году такие: зарплата — 2000, бюллетень — 2300, компенсация за неиспользованный отпуск — 2013, превышение необлагаемого выходного пособия — 2014. Все эти коды проставляются в строках справки в разделе 3 в соответствии с месяцем выплаты, а в соседней графе указывается сумма выплаты.

В разделе 4 напротив кода стандартного вычета на первого ребенка 126 ставим единую сумму предоставленных за год вычетов, не разбивая их помесячно.

Раздел 5

Здесь показываются итоговые суммы дохода и налоговой базы (доходы минус вычеты) за весь период и исчисленного, удержанного с этих доходов и перечисленного в бюджет подоходного налога за весь год.

Посмотреть и скачать образец заполнения 2-НДФЛ при увольнении за 2018 год можно .

Справка 2-НДФЛ при увольнении выдается сотруднику по запросу (устному или письменному) в последний день его работы в требуемом им количестве экземпляров.

Справка подтверждает наличие и размеры доходов и уплату подоходного налога за предыдущий или текущий периоды.

Этот документ необходим при назначении налоговых вычетов, иных начислений и льгот на новом месте работы, при заключении кредитного договора с банком, оформлении визы и в иных жизненных ситуациях.

Налоговые задолженности лучше погасить до 1 мая В противном случае информацию о том, что компания задолжала бюджету, потенциальные и действующие контрагенты будут видеть целый год. < … Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя. Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ! < … Сверьте зарплаты работников с новым МРОТ С 01.05.2018 размер федерального МРОТ составит 11 163 рубля, что на 1 674 рубля больше, чем сейчас. А это значит, что работодатели, оплачивающие труд своих работников по минималке, должны с 1 мая поднять им зарплаты. < …

Порядок выдачи справки 2-ндфл работнику

Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ). Однако эти формы отчетности списочные, т.е. содержат данные обо всех работниках. А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников.

< … Компенсация за неиспользованный отпуск: десять с половиной месяцев идут за год При увольнении сотрудника, проработавшего в организации 11 месяцев, компенсацию за неиспользованный отпуск ему нужно выплатить как за полный рабочий год (п.28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Но иногда эти 11 месяцев не такие уж и отработанные. < …

Справка 2-ндфл по уволенному сотруднику

Форма 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 20 год» утверждена приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников» (в редакции приказа ФНС России от 26.12.2011 N 291).Возлагая на работодателя обязанность предоставлять работнику по его заявлению справку по форме 2-НДФЛ, НК РФ не предусмотрел каких-либо ограничений по периодичности поступления от работника, а равно иных лиц, в отношении которых работодатель выступал налоговым агентом, соответствующих запросов.

Не дают справку 2ндфл

Поэтому такие справки должны предоставляться налоговым агентом каждый раз при поступлении от физических лиц — налогоплательщиков (в том числе работников и бывших работников) соответствующих запросов не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ).Что касается даты справки, то в соответствии с разделом II «Заполнение формы Справки» Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ в поле «от » указывается дата (число, номер месяца, год) составления Справки путем последовательной записи данных арабскими цифрами, например: 15.01.2014, где 15 — число, 01 — месяц, 2014 — год. К сведению:В то же время п. 2 ст.

Выдача справки 2 ндфл при увольнении: учитываем особенности

Инфо

Уважаемый Аноним! Обратите Ваше внимание на Трудовой кодекс РФ. Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

2-ндфл: за какой период выдается

НК РФ предусмотрено, что налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов. Такие сведения содержатся в федеральном информационном ресурсе «Сведения о физических лицах».Поэтому по вопросу получения информации о сумме полученных доходов и удержанных с них сумм налога налогоплательщик вправе обратиться с письменным заявлением в налоговый орган по месту жительства. Информация представляется на бланке налогового органа при предъявлении документа, удостоверяющего личность (смотрите, например, письмо УФНС России по г.
Москве от 20.02.2012 N 20-14/).
Срок для выдачи 2-НДФЛ работнику Сколько делается справка 2-НДФЛ? Срок, в течение которого работодатель должен выдать работнику запрошенную им Справку 2-НДФЛ, НК РФ не установлен. Но имейте в виду, что согласно Трудовому кодексу документы, связанные с работой, выдаются работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления, а при увольнении – в тот же день (ст. 62, 84.1 ТК РФ). Следовательно, если вы нарушите этот срок, работник может пожаловаться в трудовую инспекцию, вследствие чего вам будет грозить штраф (ст.
5.27 КоАП РФ). Если не выдать работнику 2-НДФЛ Несмотря на то, что обязанность по выдаче Справки 2-НДФЛ прямо прописана в НК РФ, никаких штрафных санкций за невыдачу этой Справки налоговым законодательством не предусмотрено. Но, как сказано выше, работодателю может грозить «трудовой» штраф.

Можно выдавать справку 2 ндфл уволенному сотруднику

За какой период выдается Справка 2-НДФЛ? Как правило, она формируются для сдачи в налоговую инспекцию целиком за прошедший календарный год (это налоговый период для НДФЛ (ст. 216 НК РФ)). Также справки за прошедший год выдаются и работникам. По просьбе работника ему могут быть выданы 2-НДФЛ за прошлые годы (например, для получения имущественного вычета в налоговой инспекции).

Если же сотрудник попросит вас выдать ему Справку 2-НДФЛ за квартал или за несколько месяцев текущего года, например, для ипотеки, то сделайте ему 2-НДФЛ именно за этот период – Налоговым кодексом это не запрещено. То есть в серединего года можно выдать работнику справку 2-НДФЛ за текущий год, несмотря на то, что он еще не закончился (для 2-НДФЛ налоговый период — календарный год). Просто узнайте у работника предварительно, справка 2-НДФЛ за сколько месяцев ему нужна.

Внимание

Правовед.RU 232 юриста сейчас на сайте

Трудовое право
Защита прав работников

Добрый день! Уволилась с работы месяц назад. При увольнении не дали справку 2ндфл. Попросила, сказали после праздников (майские были). Прошел месяц. А мне заявляют у них произошли какие то перемены.

И говорят что никто ничего не обещал (по просту не дают). Что делать в такой ситуации? Свернуть Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Похожие вопросы уже рассматривались, попробуйте посмотреть здесь:

На работе не дают справку 2-ндфл с реальной моей зарплатой
Законно ли с меня требуют деньги при расчёте и не дают справку 2НДФЛ?

Ответы юристов (1)

Все услуги юристов в Москве Обжалование дисциплинарного взыскания Москва от 35000 руб. Помощь при безосновательном отказе в трудоустройстве Москва от 30000 руб.

При оплате «детских» больничных придется быть внимательнее Листок нетрудоспособности по уходу за больным ребенком в возрасте до 7 лет будет оформляться на весь период болезни без каких-либо ограничений по срокам. Но будьте внимательны: порядок оплаты «детского» больничного остался прежним! < … Налог на прибыль: перечень расходов расширен Подписан закон, который внес изменения в перечень расходов, относящихся к оплате труда.

Так, работодатели смогут учитывать в «прибыльной» базе затраты на оплату услуг по организации туризма, санаторно-курортного лечения и отдыха на территории России для работников и членов их семей (родителей, супругов и детей). < … Главная → Бухгалтерские консультации → 2-НДФЛ Актуально на: 3 декабря 2015 г. Работодатель (налоговый агент) обязан выдать сотруднику по его письменному заявлению Справку по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Основанием для увольнения могут быть самые разные причины, самым безобидным из которых будет желание самого работника. Однако чаще увольнение все-таки происходит по воле его начальника. Но в любом случае оно должно пройти по нормам закона.

Основания для увольнения

Причины для увоольнения могут быть различными:

Для того, чтобы уволиться по собственному желанию , работнику нужно за 2 недели до предполагаемой даты увольнения . Отрабатывать эти 2 недели его никто не заставит: работник может отправить заявление, находясь в отпуске или на больничном.
Если работник увольняется по приказу работодателя , то увольнение должно иметь достаточные причины, и не может произойти, когда он находится в отпуске или болеет.
Увольнение может произойти по взаимному соглашению обоих сторон.
Иногда увольнение не зависит от воли двух сторон .
Произойдет увольнение и при прекращении трудового договора , независимо, по воле работника или работодателя, или по окончании .

Порядок увольнения

Увольнение обычно происходить в следующем порядке :

Руководитель готовит .
Работник должен ознакомиться с приказом и расписаться. Если он отказывается от подписи, или по каким-то причинам получить его подпись невозможно, то соответствующая запись делается на приказе.
В день, когда прекращается (обычно это день увольнения) работник должен получить расчет и , где сделана запись об увольнении. В ней должна быть прописана статья, по которой его уволили.

Если работник хочет получить дополнительные документы , он должен написать заявление об этом.

Ищите ответ? Задайте вопрос юристам!

9507 юристов ждут Вас Быстрый ответ!

Задать вопрос

Если в день увольнения работник по каким-то причинам не получил трудовую книжку , работодатель должен выдать ее в трехдневный срок. Работнику, который не приходит за книжкой, направляется письменное уведомление с предложением забрать документы или получить их по почте. С этого момента работодатель уже не отвечает за задержку трудовой книжки. Не отвечает он и в том случае, если:

последний день работы не совпадает с днем прекращения трудового договора (в отдельных случаях);
увольняется женщина, у которой трудовой договор был продлен из-за беременности.

Справки при увольнении

При увольнении работник может потребовать документы, которые связаны с работой. Для этого ему надо написать письменное заявление о выдаче справок при увольнении. Работнику безвозмездно выдадут копии документов, заверенные должным образом. В число этих документов могут войти:

Копия трудового договора;
Копия приказа о ;
Копия приказов о переводах, поощрениях;
Копия приказа об увольнении;
Справки о ;
Справки о пенсионных, страховых, подоходных отчислениях;
Справка о периоде, проработанном у данного работодателя и так далее.

Справки при увольнении выдаются один раз , их можно получить в течение одного календарного года после увольнения. Копии выданных справок сохраняются в личном деле уволенного. По письменному заявлению работника документы выдаются ему на руки или посылаются по почте заказным письмом. Выдача справок фиксируется в специальном журнале.

Справка о доходах при увольнении

Справка о доходах при увольнении выдается работнику за последние 2 года , проработанные на данном предприятии, которые предшествовали году увольнения. Также ему выдается справка 2-НДФЛ, где будут прописаны отчисления в , налоговые отчисления, . Обе эти справки должны быть заполнены без помарок и исправлений.

Сделать процесс увольнения максимально цивилизованным , открытым и освобожденным от взаимных претензий можно, если следовать нормам закона и придерживаться принятых правил.

Процесс увольнения работника – мероприятие, которое требует соблюдения значительного числа формальностей. Работодатель обязан издать приказ об увольнении, произвести все необходимые выплаты, а также заполнить и выдать на руки сотруднику заполненную трудовую книжку. Однако, на этом процесс отнюдь не заканчивается. Для дальнейшего трудоустройства работнику могут потребоваться и иные бумаги, которые руководство компании обязано ему предоставить.

Как правило, если необходимость в таких документах существует, то работник представляет в кадровый отдел соответствующее заявление. В течение трех дней с момента его регистрации в журнале входящей корреспонденции работодатель обязан предоставить сотруднику по его запросу копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении, а также выписки из личного дела, справки о зарплате и премиальных выплатах, сведения о взносах на социальное страхование и др. При этом работник имеет право не указывать целей использования этих бумаг (ст. 62 ТК РФ).

О том, какие документы при увольнении обычно просят выдать сотрудники и каковы особенности их выдачи пойдет речь в данной статье.

Формы справок

Многие сотрудники кадровых отделов предприятий задаются вполне закономерным вопросом: что нужно выдать работнику при увольнении? Сведения о тех бумагах, которые может запросить увольняемый содержатся не только в трудовом, но также в гражданском и налоговом законодательстве РФ. В этом процессе важно ориентироваться на несколько важных правил:

Во-первых, все документы предоставляются сотруднику строго под роспись;
Во-вторых, бумаги должны быть выданы даже в том случае, если работник еще не вернул компании все принадлежащее ей имущество и не передал отделу кадров заполненный должным образом обходной лист;
В-третьих, процедура по предоставлению документов должна быть завершена в течение трех дней;
В-четвертых, если даже работник не смог лично посетить отдел кадров работодателя, то по истечении трехдневного срока все документы пересылаются ему заказным письмом с приложением их описи.

Более того, заявление на выдачу документов и их копий, которое представляет в отдел кадров работник, а также сами справки оформляются в свободной форме. Дело в том, что российским законодательством предписаны особые унифицированные бланки.

Что касается полного перечня документов, которые работодатель оформляет по запросу сотрудника при увольнении, то в него входят:

Справка 2-НДФЛ

Этот документ содержит сведения о размере дохода, который работник получал на протяжении года, а также о величине налоговых отчислений в бюджет. Работодатель выдает справку 2-НДФЛ при увольнении только в том случае, если работник указал ее в своем заявлении (ст.230 НК РФ).

Для чего лицу может потребоваться эта бумага? Именно она обеспечивает его право на получение стандартного налогового вычета на протяжении всего года.

Справка для расчета пособий от ФСС

Данная справка (форма 4н) выдается работнику в обязательном порядке, вне зависимости от того, написал он соответствующее заявление или нет. Она содержит сведения о совокупном размере заработка увольняемого за последние два года, а также информацию о величине отчислений по социальному страхованию (Ст. 4.1 №255-ФЗ).

Кроме того, здесь прописывают количество календарных дней, на протяжении которых работник пребывал на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и др., что привело к получению им неполного заработка. В некоторых случаях выдаются две справки: одна – относительно годового дохода и размера отчислений в ФСС, вторая – касательно числа календарных дней, характеризующихся уплатой неполного заработка.

Справка для центра занятости

Если сразу после увольнения работник собирается зарегистрироваться в центре занятости населения, то ему следует запросить у работодателя справку о его среднем заработке за последние три месяца его трудовой деятельности. Оформляется этот документ строго на основании заявления увольняемого сотрудника в отдел кадров организации (ст. 3 №1032-1 ФЗ).

Каким образом исчисляется средний заработок? Все сведения об этом содержит Постановление Минтруда РФ №62 от 12.08.2003. Сама справка оформляется в произвольном виде.

Документы учета в ПФР

Пенсионный фонд РФ ведет персонифицированный учет всех работников. При этом в день увольнения любой из них должен получить от своего работодателя справку, содержащую сведения об объеме денежных отчислений на страховые взносы в ПФР. Этот документ обязателен к выдаче, и потому представляется работнику даже без соответствующего заявления от него (ст.11 №27-ФЗ)

Остается добавить, что выдаются все перечисленные документы при увольнении по собственному желанию и по инициативе работодателя. Отказ в их выдаче влечет за собой административную ответственность работодателя – приостановление деятельности на срок до 3 месяцев, а также штраф в размере:

От 1 000 до 5 000 – для ИП и должностных лиц;
От 30 000 до 50 000 – для юридических лиц.

Обязательная справка

В течение трех дней после увольнения работника работодатель выдает своему сотруднику на руки обязательные справки. Их представление не требует написания сотрудником заявления. Итак, что должны выдать при увольнении работника компании в обязательном порядке? Безусловно, справку о сумме заработка за два последних календарных года . Ее форма утверждена в Приказе Минтруда РФ №182н (№255-ФЗ). Этот документ работник передает своему новому работодателю.

Обязательная справка о доходах при увольнении выдается без заявления работника в течение трех дней с момента увольнения. Ее оформление также обязательно, как и внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Справки при увольнении по письменному запросу работника

Помимо обязательной справки существуют и такие документы, которые предоставляются работникам только на основании их письменного заявления (ст. 84.1 ТК РФ). В числе таких бумаг можно упомянуть справки:

о зарплате;
о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР;
о сроке работы в рамках данной организации.

По запросу работника предоставляется также документ 2-НДФЛ. При этом отказать работнику работодатель не имеет права: эти бумаги связаны с трудовой деятельностью конкретного лица и содержат частную информацию, касающуюся только его.

Важно учитывать особенности выдачи документов на базе письменного запроса работника:

Во-первых, все документы и их копии оформляются строго на безвозмездной основе в течение трех дней;
Во-вторых, справку о страховых взносах при увольнении, о зарплате и 2-НДФЛ готовит бухгалтерия, и лишь только справку о сроке деятельности в данной компании – кадровый отдел. Если в организации нет кадрового отдела, то подготовка всех документов – обязанность бухгалтера.

Стоит добавить, что справка в Пенсионный фонд при увольнении в обязательном порядке содержит сведения персонифицированного учета. Это без лишних трудностей позволяет подложить накопление пенсионных отчислений работника после его трудоустройства на новом месте.

Обязанность компании в день увольнения

Ранее упоминалось, что все справки при увольнении работника, как обязательные, так и по запросу увольняемого, оформляются в течение трех дней с момента расторжения трудовых отношений или представления соответствующего заявления в кадровый отдел. Однако, существует информация, которую следует предоставить сотруднику непосредственно в день прекращения трудовых отношений. К ней относятся данные персонифицированного учета сотрудника в системе пенсионного страхования (ст.11 №27-ФЗ).

Как в этом случае оформляются документы при увольнении от работодателя?

Во-первых, эти сведения в произвольном виде отражаются в отдельном документе;
Во-вторых, работник готовит письменное подтверждение передачи этой информации.

По своему составу сведения персонифицированного учета включают информацию, касающуюся:

Информации об объеме начисленных и уплаченных страховых взносов;
Данных о страховом стаже сотрудника;
Сведений о специальных взносах работодателя в пользу накопительной пенсии сотрудника и иных дополнительных взносах.

Выдача такой информации предусматривает оперирование частными данными, следовательно, работник не обязан писать заявление на их предоставление. Однако, работодатель имеет право выдавать такие сведения строго под роспись работника.

Как оформить сведения

Согласно требованиям российского законодательства, любая организация обязана не только регулярно передавать отчетность в ПФР, но и предоставлять самому работнику копию касающихся его индивидуальных сведений (ст.11 №27-ФЗ).

В отличие от многих других справок, которые оформляются при увольнении работника, сведения об отчислениях в ПФР представляются на базе строго определенных в законодательстве форм, а именно:

С3В-6-1, С3В-6-4 – для сведений о пенсионных отчислениях за период до 2014 года;
РСВ-1 (6-й раздел), в том случае, если речь идет об информации, включаемой в отчеты для ПФР после 2014 года.

Почему речь идет о столь ранних датах – в частности о периоде времени до 2014 года? Дело в том, что большинство организаций игнорируют необходимость регулярного предоставления сведений из отчетов по отчислениям в Пенсионный фонд работников. Именно поэтому во время увольнения им приходится делать копии таких документов за все предшествующие отчетные периоды.

Журнал учета выданных справок

Все предоставляемые работнику справки выдаются строго под роспись увольняемого сотрудника. Для чего это делается? Для того, чтобы избавить работодателя от нападок работника в будущем, а также обезопасить его от длительных и затратных судебных разбирательств.

Письменное подтверждение работника может быть оформлено в нескольких формах:

Расписка в получении документа;
Роспись на оригинале документа, который останется в организации (например, форма РСВ-1);
Роспись в журнале учета выданных справок.

Последний вариант признается большинством кадровых работников в качестве самого удобного и эффективного, поскольку:

Сквозная нумерация документов позволяет в любой момент выяснить, сколько именно бумаг уже было предоставлено работникам;
Сведения о любой справке можно найти в одном конкретном журнале, а не перебирать всю картотеку компании;
Документ не получится зарегистрировать задним числом или изъять какие-либо сведения из журнала.

В России нет унифицированной формы журнала регистрации справок, выданных работникам. Однако наиболее распространенной его формой представляется таблица с такими столбцами:

Номер по порядку;
Дата представления документа;
Ф.И.О. заявителя;
Вид документа (справка, копия и др.);
Краткое содержание справки;
Роспись сотрудника-получателя.

Обычно журнал регистрации ведется кадровым отделом предприятия, однако такая обязанность может быть возложена и на специалиста по делопроизводству.

Подводя итог следует подчеркнуть особо, что часть справок при увольнении сотрудника выдается в обязательном порядке, а часть – строго на основании заявления работника. При этом все документы предоставляются в трехдневный срок с момента расторжения трудового договора или представления заявки в кадровый отдел, причем строго под роспись увольняемого сотрудника.