Как эффективно организовать работу штатных и внештатных сотрудников

Инструкция

Изучите работу вверенного вам подразделения, ознакомьтесь с методами и технологиями, используемыми в работе, продумайте, как их можно . Разбейте весь процесс на технологические блоки, которые можно поручить выполнять разным группам людей. Определитесь с тем, что вы имеете на входе и что должны получить на выходе.

Познакомьтесь с сотрудниками своего подразделения поближе. Определите действительную степень и опыта каждого. Присмотритесь к их характеру и поведению, изучите психотипы. Зная это, вы сможете как поведет себя в разных ситуациях тот или иной сотрудник, какую работу можно ему поручить с тем, чтобы она была для него наиболее подходящей и соответствовала его психотипу. Составьте с учетом этого рабочие группы, в которых каждый будет дополнять своих коллег психологически, чтобы оптимизировать рабочие процессы.

Поговорите с каждым из своих сотрудников, объясните, как важен его труд и творческий подход в технологической цепочке, которую выполняет ваше подразделение. Расскажите о тех надеждах, которые вы возлагаете на него, обрисуйте перспективы. Ваши работники должны ощущать, что от них многое зависит, что они могут участвовать в обсуждениях, в которых принимаются окончательные решения. Это один из мощнейших стимулов для каждого сотрудника.

Ваша задача – объединить всех своих подчиненных в единый коллектив, чтобы у всех была зона своей ответственности, и любой ощущал важность выполняемой им задачи. Проводите регулярные планерки в подразделении, чтобы рабочий процесс обсуждался и труд каждого был на виду. В этом случае, сами коллеги не позволят кому-то из сотрудников работать плохо или некачественно.

Мотивируйте своих сотрудников и справедливо поощряйте их материально. Каждый должен быть уверен, что стоимость его труда напрямую зависит от качества работы. Не тешьте самолюбие, поощряя льстецов, не заводите фаворитов. Это будет способствовать спокойной, рабочей обстановке в вашем отделе и самым положительным образом отразится на производительности труда.

Несколько сильных и опытных сотрудников могут никогда не добиться отличного результата работы без правильной организации. Грамотная и продуманная координация работы подчиненных поможет существенно ускорить выполнение поставленных целей и застрахует от неудач.

Вам понадобится

• - должностные инструкции.

Инструкция

Определите план работы всей компании или отдела на определенный отчетный период. Вы должны иметь четкое представление о том, какие ресурсы необходимы для ее осуществления. Исходя из этого, вы сможете понять, как лучше распределить работу между подчиненными.

Проанализируйте существующую деятельность сотрудников. Если вы работаете в данной компании уже давно, наверняка вам не составит труда оценить потенциал работников, их способность действовать в команде, результативность. Используйте полученные данные для последующего планирования работы.

Пропишите для каждого работника должностные инструкции. Данный документ не должен носить формальный характер: сотрудник должен четко понимать свой функционал и в полной мере выполнять требования.

Ставьте конкретные задачи в рамках общей стратегии развития. Это может быть работа над определенным проектом, либо выполнение плана в отчетном периоде (месяце, квартале). Каждый сотрудник должен получить свой личный список задач с указанием ожидаемых итогов и показателей. Такой подход помогает подчиненному структурировать работу, а также настроиться на конкретный результат.

Введите систему отчетности. Это может быть регулярная сдача отчетов в электронном виде, либо коллективное обсуждение итогов работы в устной форме. Второй вариант поможет скорректировать общую работу подразделения или всей компании. Никогда не пускайте работу подчиненных на самотек, даже если имеете дело с опытным сотрудником. Своевременная отчетность поможет вам всегда держать ситуацию под контролем.

Продумайте систему мотивации сотрудников, которая является также важным организующим фактором. Например, введите прогрессивную систему оплаты, либо стимулируйте персонал определенными бонусами за перевыполнение плана.

Видео по теме

Руководитель является важной составной частью коллектива, он особый работник организации и выполняет несколько основных функций. Это планирование, организация, выработка мотивации и контроль. Коллектив только тогда достигнет свой цели, когда руководитель сможет правильно организовать свою работу.

Инструкция

Планирование заключается в нескольких вариантах. Планируйте свой рабочий график с учетом специфики организации. Как правило, рабочий не лимитирован. В течение дня проводятся встречи и заседания, разговоры по телефону и проверка документации, поездки на объекты и т.д. Временные затраты на каждый пункт рабочего дня должны соблюдаться согласно производственной необходимости.

Основу работы любой организации составляет планирование ее рабочего процесса. Для этого руководитель должен четко представлять миссию и функции предприятия, а также видеть конечный результат. Составьте план развития, распишите предполагаемые результаты по , кварталам и месяцам. План распределите между отделами или конкретными сотрудниками, в зависимости от величины организации.

Организуйте слаженное взаимодействие структурных подразделений. Для этого каждому отделу или цеху пропишите задачи, которые в совокупности приведут к желаемому результату. Донесите эти задачи до руководителей структурных отделений, распределите их по срокам и объемам.

Для того чтобы определенные вами задачи выполнялись точно по объемам и срокам, распишите мотивацию для сотрудников. Помимо оговоренной в трудовом контракте заработной платы, просчитайте систему дополнительных вознаграждений. Это могут быть ежемесячные или квартальные премии, льготные путевки в санатории и т.д. Систему мотивации держите под контролем, периодически она может меняться у каждого работника. Для этого поручите кадровой службе вести пометки в личных делах; если предприятие небольшое и отдельного отдела кадров нет, ведите учет мотивации самостоятельно.

Контроль над процессом выполнения выработанной вами стратегией осуществляйте совместно руководителями подразделений. Для этого введите систему , ежемесячных, еженедельных или ежеквартальных, в зависимости от специфики организации. На этих собраниях починенные отчитываются в выполнении плана, который вы составили. Озвучиваются причины невыполнения, перевыполнения, а также обсуждаются мероприятия, направленные на улучшения показателей эффективности предприятия. Учитывается не только рост прибыли, но и сокращение расходов.

Постоянно проводите анализ текущего состояния организации. Сравнивайте его с эталоном, который вы выработали в начале своей деятельности. Выявляйте сильные и слабые стороны, своевременно принимайте меры по увеличению эффективности деятельности своего предприятия. В настоящее время окружающий мир подвержен быстрым и радикальным переменам, и успешному руководителю нужно всегда быть в курсе событий.

Как правильно организовать работу , так чтобы у вас еще и осталось свободное время, в этом вам помогут ниже приведенные принципы.

1. Точное определение своих целей. Перед тем как начать что-то делать, нужно точно определить, что именно вы хотите сделать.
2. Сосредоточись на главном. Будет весьма полезным, если вы составите список дел, в соответствии с их срочностью и приоритетами.
3. Создайте стимулы. Человек конечное будет делать лучше, то, что ему нравиться.
4. Установите сроки. Возьмите на себя такое обязательство как, установка срока выполнения заданий.
5. Решительность. Начинать что-то делать нужно без сомнений, всегда двигаться дальше.
6. Научитесь говорить «Нет». Это вам поможет не отвлекаться на всякие не нужные разговоры и дела.
7. Контролируйте время, которое вы затрачиваете на всякие не нужные действия, ни как не относящиеся к работе.
8. Умейте слушать. Стоит внимательно отнестись к данной вам информации, для того чтобы вам лучше знать где, что, почему и когда происходит.
9. Откажитесь от повторов и шаблонов. Если вы используете какой-то определенный метод для успешной работы, то это не значит что он самый наилучшей. Спросите у других, как они делают свою работу.
10. Внимание к мелочам. Всякие досадные мелочи очень сильно выбивают из колеи. Если вы будете внимательно относиться к маловажным несущественным предметам и вещам, как в быту, так и в работе, то вы сможете сэкономить уйму времени и сил.
11. Полное использование времени. Как правило, свободное время, которое тратиться на ожидание или поездки, можно использовать на планирование и обдумывание дел.
12. Нестоит забывать похвалить человека, который кратко изложил вам всю суть проблемы.

Как правильно организовать работу и создать время для нее, вам помогут ниже приведенные два принципа.

1. Проблема психологической перегрузки состоит в создание большой кучи дел, с которыми как вам кажется, вы не сможете справиться. Но если вы структурируете их, то вы возьмете все под контроль и уменьшите нагрузку на ваш мозг.
2. Рассортируйте работу логически, в этом случаи вы сможете сделать ее более быстро и эффективно.
Для того чтобы правильно создать время нужно использовать важный принцип работы тайм-менеджмента. По этому принципу все дела делятся на: срочные и важные; важные, но не столь срочные; не очень важные, но срочные и не срочные и не важные.

Срочную и важную работу стоит выполнять в первую очередь. Не столь важные и не срочные можно отметить как долгосрочные задачи. Срочные, но не столь важные можно поручить любому другому сотруднику, а потом просто контролировать их выполнение. Не очень срочную и не столь важную работу можно перепоручить своему подчиненному и забыть про нее.

Как правильно организовать работу? Сортировка дел.

С любой поставленной перед вами задачей вы можете поступить так:

Выбросить ее. Если вы считаете, что данная задача не столь значима для вас, то без сомнений выбрасывайте ее.
- делегировать ее. Вы можете другому человеку поручить выполнение задачи. Но не стоит забывать, что вы можете намного больше времени потрать на ее объяснение, нежели выполнить ее самому.
- отложить ее. Если данную задачу вы должны выполнить сами, но она не считается срочной, то ее можно сделать позже.
- сделать ее. Все что нельзя выбросить, отложить или деллегировать, вы должны будете сделать сами.

Сформулировать задачу, назначить исполнителей и ответственного, проконтролировать выполнение – так можно кратко сформулировать задачу любого руководителя. Это справедливо для организаций любых размеров, начиная от небольшой частной фирмы, заканчивая огромной трансконтинентальной корпорацией. Более того, даже когда речь идет о работе одного человека, то он действует точно по такому же принципу: обозначает задачу, назначает себя исполнителем и сам контролирует процесс решения этой задачи.

Залог успешной работы команды в ее организованности. Когда дело касается небольшой группы людей и не особо сложных задач, то телефон, записная книжка и электронная почта – достаточные инструменты для слаженной работы. Но вот организация растет, задачи становятся сложнее и глобальнее, количество людей, вовлеченных в процесс работы над проектами, растет и в один прекрасный момент становиться понятно, что «рабочий беспорядок» превращается в хаос и требуется некоторая автоматизация бизнес-процессов, внедрение продуманной системы управления.

Телефон – хорошо, но телефонные звонки забываются. Ежедневник – отлично, но его записи доступны только его владельцу. Доска, на которой записывается все, что имеет отношение к проекту – выручает, но не позволяет охватить все задачи и все связи внутри команды. Решение проблемы напрашивается само. Необходима единая система для управления задачами. Некий программный продукт, который бы мог стать исчерпывающим инструментом для управления бизнесом.

Такое программное обеспечение существует. Увы, в нашей стране оно пока еще не получило широкой популярности, но крупные компании уже достаточно давно используют программные решения для организации работы отдельных подразделений или всей компании. Доступ к системе осуществляется с рабочих мест сотрудников или через сеть интернет. Всё, что имеет отношение к работе, так или иначе, отображается в программе.

Проще всего понять, как это работает, на каком-нибудь наглядном примере. Допустим, в компанию поступила задача разработать сайт. Ответственный менеджер входит в систему управления задачами и создает новый проект. В проекте указывается необходимая информация, техническое задание, требования заказчика, контактные данные клиента и т.д. Менеджер отдает распоряжения дизайнеру и программисту, с указанием сроков выполнения. Если работает группа программистов, то один из них назначается ответственным. Тут же могут происходить обсуждение отдельных вопросов, связанных с проектом, крупные задачи дробиться на мелкие, вноситься корректировки. Система контроля исполнения позволяет в каждый отдельно взятый момент времени отслеживать ход выполнения заданий, вести жесткий контроль сроков исполнения поручений.

Привычка вести все проекты в электронном виде – это залог слаженной и грамотной работы команды. Система управления бизнес-процессами избавляет от необходимости выяснять кто ответственный, к какому сроку нужно закончить проект, кто из сотрудников отвечает за ту или иную часть работы. Результат внедрения системы управления – соблюдение сроков, высокий уровень ответственности работников, довольные клиенты и, как результат всего этого, рост прибыли компании.

Эксперт по отладке бизнес-процессов, автор книги «Больше денег от вашего бизнеса» Александр Левитас дал мастер-класс в рамках онлайн-тренинга Keynote 2012 . 10 главных цитат из этого мастер-класса:

1 . Запомните главное: правильно нанятый работник, снабженный правильной инструкцией и правильным инструментом, при надлежащей мотивации и должном контроле выполняет свою работу хорошо.

2 . Существует два подхода к организации бизнеса: европейский и японский. Выбирая европейский подход, мы сначала прописываем должности, ставки, зарплаты и из этих элементов собираем наш бизнес-паззл. Согласно японскому подходу, вначале нужно описать процесс, в результате которого заготовка превращается в готовое изделие. Лично я горячий сторонник японского подхода. Почему? Сравните отечественную «Ладу Калину» с «Тойотой» того же класса.

3 . Помните, что человек, который впервые пришел работать на ваше предприятие, совершенно не представляет, как и что он должен делать. Ему необходима инструкция. Четкая инструкция нужна каждому. Так, основоположник научной организации труда Фредерик Тейлор начал с того, что написал для сталелитейного комбината регламент, как перебрасывать песок лопатой. Регламент начинался фразой «Существует более пятидесяти способов грузить песок лопатой, и среди них всего один правильный». Большинство людей дальше не читали, потому что хватались за животы от смеха. Но когда технология Тейлора была отработана, число сотрудников на этом комбинате, которые справлялись с тем же объемом работы, сократилось с шестисот человек до ста сорока.

4 . Всех людей, которые устраиваются к вам на работу, можно условно разделить на три группы. Первая группа – это люди, которые всегда выполняют работу добросовестно. Им можно было доверить охранять хлеб в блокадном Ленинграде. Но таких людей всего 2–3%. Вторая категория – это люди, которые будут нарушать правила, даже если вы пригрозите расстрелять их на месте. Если вы когда-нибудь встречали в желтых газетах заголовок «Жена мультимиллионера поймана в магазине с краденой зажигалкой за десять рублей» – это и есть тот самый тип людей, их около 5%. Оставшиеся 93% – конформисты. Они всегда будут поступать «как все». Поэтому ваша задача сделать так, чтобы эти «все» в вашей компании оказались людьми добросовестными.

5 . Как ни странно, большинство людей ходят на работу ради зарплаты. Но хороший работник, который мыслит не только категориями сегодняшнего дня и хочет, чтобы его оценили, мотивируется карьерным ростом, а не зарплатой. Он готов проиграть в деньгах сегодня, чтобы завтра выиграть в новом качестве.

6 . Практически в каждой компании есть один отдел, которому не требуется моя помощь в сфере контроля. Это отдел продаж. Руководитель отдела продаж всегда знает, какую прибыль сотрудник принес компании.

7 . Мы хотим, чтобы плохой работник у нас зарабатывал мало – в полтора-два раза ниже уровня рынка. При этом хороший работник должен быть заинтересован в том, чтобы остаться с нами. Поэтому перед его носом всегда должна висеть морковка карьерного роста, а его зарплата должна превышать уровень рынка в два раза.

8 . Нематериальная мотивация – это инструмент, который включается в те моменты, когда мы либо не хотим давать работнику больше денег, либо уже дали денег, но это не помогло. Так, на заводе Форда однажды, чтобы удовлетворить амбиции ремонтника станков, не поднимая ему зарплату, поменяли название его должности с «ремонтник-наладчик» на «руководитель отдела ремонта и наладки».

9 . Что делать, если у нас в отделе работает десять человек, а мы купили всего два айпада? Отдать их тем, чью работу айпад действительно способен сделать лучше. Согласитесь, на встречу с VIP-клиентами лучше ездить с новомодным айпадом, а не с ноутбуком, купленным в 2005 году на распродаже.

10 . Доучить человека легче, чем его заменить. Но проще заменить человека, чем переделать его личные качества.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

В данном материале мы обсудим, как эффективно организовать работу сотрудников: штатных и удаленных.

Если посмотреть на опыт успешных крупных компаний, таких как Гугл или Кока-Кола, то можно заметить, насколько много внимания руководство уделяет именно работе с персоналом. Ведь что бы ни говорили, но именно на отношении сотрудников к компании, к своей работе и к руководству базируется успешная работа всего производства.

Недостаточно, просто нанять профессионалов, чтобы получить максимальный результат, важно еще и сама организация рабочего процесса. Каждый работник, независимо от его должности и квалификации, должен стремиться приложить как можно больше усилий для достижения общей цели – успеха организации. Именно выстраивать организационную структуру работы всего персонала, необходимо сделать это так, чтобы каждый подчиненный имел возможность реализовать себя, выложиться на максимум.

Речь идет не только о тех работниках, которые находятся в офисе. Большинство компаний сейчас используют так же и удаленный тип сотрудничества с подчиненными, а некоторые компании приглашают работников на неполный рабочий день или неделю. Так часто работают с бухгалтерами небольшие фирмы, или с психологами – крупные западные компании.

Основы успешной работы.

Практически все акулы бизнеса в один голос подтвердят: для того чтобы предприятие работало эффективно и выходило на новый уровень, необходимо тщательно подбирать персонал. Однако после того как вы соберете высокооплачиваемых профессионалов, перспективных молодых сотрудников и опытных работников постарше, придется еще и организовать их работу так, чтобы она была слаженно, взаимодополняющей и эффективной. Для этого каждому из них необходима мотивация. Это достаточно тяжело сделать тем, кто находится на этапе развития своего дела, и является новичком в бизнесе. Причем основная сложность заключается не столько в наличие достаточного баланса финансовых средств, чтобы мотивировать персонал. Скорее, это умение управленца работать с людьми, находить к ним подход, знание основ психологии и менеджмента.

Как мотивировать сотрудников: ошибки и рекомендации

Источник:

При выборе подчиненных не достаточно опираться только на регалии, дипломы и профессионализм. Даже самый квалифицированный сотрудник может иметь такие черты характера, которые способны развалить весь коллектив. Человек должен быть заинтересован в длительном сотрудничестве с компанией не только с целью удовлетворения собственных потребностей, но и на благо фирмы. Он так же должен понимать, что в любой работе присутствует определенный финансовый риск, и вероятность того, что компания может попасть в тяжелое положение, такая же, как и то, что она взлетит на первые места в рейтингах среди конкурентов.

Как руководитель организации, управленец при найме персонала, должен заключать договор с каждым сотрудником. Причем в договоре следует указать все права и обязанности сторон, требования к организации и работнику, размер оклада, штрафы и прочее. Однако, не смотря ни на что, работа с сотрудниками, которые трудятся в офисе, значительно отличается от той. Которую необходимо вести с внештатными сотрудниками. Давайте сравним тенденции сотрудничества.

Специалисты советуют начинающим руководителям ассоциировать своих подчиненных со своими руками, причем в прямом смысле представлять, что вы ничего не можете сделать самостоятельно: ни кофе приготовить, ни документ найти, ни клиентов обзвонить. Для всего этого у вас есть подчиненные, которым необходимо перепоручить все свои обязанности и дела. Задание для новичка в сфере управления – справиться со всеми поставленными задачами, не делая ничего самостоятельно, а лишь указывая подчиненным, что необходимо выполнить. Распространенная проблема заключается в том, что многие управленцы просто не готовы переложить ответственность на плечи сотрудников. Они все еще уверенны, что являются более компетентными, могут сделать дело качественнее и профессиональнее. Пока вы не научитесь полностью перепоручать задания своим подчиненным, управлять персоналом будет довольно тяжело. Получится, что помимо существовавших ранее дел, появились еще и новые, связанные с управленческой деятельностью.

Основная цель руководителя – формирование и построение такого коллектива, которому можно будет доверить самое сложное задание, и не переживать о том, что сотрудники не смогут его выполнить. Для этого в компании должна быть четко отлаженная организационная структура, каждый подчиненный должен нести ответственность за определенный этап работы. Это единственный способ выполнять задачи, которые посильны не одному человеку, а группе людей.

И так, бизнес только начинает развиваться. И сейчас вам нужно подобрать костяк будущего коллектива. Когда штат расшириться, может появиться небольшая текучка кадров – это довольно частое явление, которое имеет место в процессе расширения компании. Однако те сотрудники, с которыми вы вместе начинали развитие дела, должны быть стабильными и постоянными, ведь они знают все от начала и до нынешнего момента. Исключение можно сделать лишь для того работника, который просто необходим для того, чтобы развивать свое дело, с учетом его профессионализма и компетенции, но он претендует только на официальное трудоустройство.

Не так-то просто официально трудоустроить человека, как это кажется на первый взгляд. Существует ряд юридических нюансов, которые нацелены не только обеспечение безопасности сотрудника, но и в целях защиты работодателя от обмана и непредвиденных ситуаций. Придется составить соглашение, в котором будут прописаны все правила сотрудничества обеих сторон, и заверить документ. Это поможет и руководителю и работнику быстро и легко разобраться в конфликтной ситуации, или в случае решения спорных моментов.

Характеристики, которыми должен обладать будущий работник:

Человек создает впечатление надежного, стабильного, ответственного работника, причем это проверено либо долгосрочным сотрудничеством ранее на условиях удаленной работы, либо другими весомыми показателями.
Кандидат является настоящим профессионалом, компетентным в своей сфере деятельности.
На человека можно рассчитывать в плане выполнения важных стратегических задач.
Является одним из тех, кто вкладывал силы, навыки, умения и старания в развитие вашего бизнес проекта.

Должностная инструкция, как необходимый элемент организации работы персонала.

Каждый, кто сталкивался с официальной работой, наверняка знает, насколько важным документом является должностная инструкция. Именно этот документ будет в дальнейшем регламентировать все взаимоотношения между руководителем и подчиненным, особенно, если работник будет числиться в штате. Документ должен содержать все требования к квалификации и обязанности подчиненного, которые должны быть присущи человеку, занимающему ту или иную должность, регламентировать степень ответственности служащего, и указывать на трудовое право рабочего. При отсутствии должностного регламента, страдает в первую очередь, руководитель организации. Он не сможет:

Осуществить объективное оценивание работы сотрудников организации;
Равномерно поделить рабочие обязанности между всеми служащими штата;
Осуществить временный перевод подчиненного на другую должность;
Правильно выстроить иерархию отношений между руководящими должностями и подчиненными.

Если на предприятии отсутствует должностная инструкция для того или иного работника, то в любом спорном моменте, он имеет право на то, чтобы подать в суд за нарушение его прав со стороны начальника. Ведь нигде в документах не указано, что обязан делать сотрудник, а чего не обязан.

Пример: Должностная инструкция главного бухгалтера

Источник:

За что является ответственным работник;
Какими правами он обладает;
Какие требования имеются к его квалификации;
Какими обязанностями он обременен, и какие задания должен решать;
Какие функции должен выполнять работник на его должности.

Желательно составлять этот документ вместе со специалистом по кадровым вопросам, начальником отдела работника и владельцем бизнеса. На начальных этапах именно владелец чаще всего и выступает начальником отдела. Участие руководящего звена необходимо для того, чтобы он указал все нюансы, на основе которых планирует сотрудничать с подчиненным, а кадровик поможет ему составить документ в рамках закона.

На предприятии должно быть три составлено , один из которых предоставляется подчиненному, другой – работодателю, а третий следует передать начальнику отдела, где трудится указанный сотрудник. Соглашение должно содержать информацию о фиксированной зарплате работника, о бонусных начислениях, и об условиях работы. Иногда в соглашении присутствует пункт о неразглашении секретной информации, о правах на интеллектуальную собственность, и многие другие аспекты. После того как предприятие будет зарегистрировано, желательно проконсультироваться с юристом касательно всех юридических нюансов. Не забывайте, что бы будете иметь дело с реальными людьми, рассчитываться и вкладывать свои финансовые ресурсы, нести ответственность за свою деятельность. Для того чтобы выстроить доверительные, но в тоже время строго регламентированные отношения между начальством и подчиненным, следует найти ту тонкую грань между юридическими аспектами и человеческим отношением.

Все бизнесмены знают, что постоянная смена подчиненных несет с собой ряд неудобств и проблем, как для компании, так и для коллектива. Чаще всего текучка появляется на тех должностных позициях, где вероятность карьерного роста ничтожно мала, а заработная плата недалека от минимальной. Например, операторы колл центров, менеджеры по продажам, работники торговых залов, кассиры в супермаркетах. К сожалению, не так-то легко, поэтому убытки от нее имеют место в большинстве компаний, которые находятся на стадии развития. Чтобы избавиться от этой проблемы, необходимо ею напрямую заниматься, а когда бизнес только начинает развиваться, на это просто не хватает времени.

Редко специалисты с опытом работы, высшим образованием и приличным багажом знаний, готовы пойти работать на стартовую должность, например, продавца или ассистента. А для того чтобы брать на фирму новичков, придется обучать их основам работы. В таких случаях на обучение тратиться множество сил, времени и ресурсов, поэтому, когда спустя два месяца сотрудник решает уволиться, это становится ощутимым уроном для нового предприятия, ведь придется начинать все сначала.

Как остановить текучку кадров – четыре варианта воздействия на персонал.

1. Мотивация.

Как мы уже говорили ранее, многие россияне покидают свои рабочие места потому, что зарплаты едва хватает на питание, оплату коммунальных услуг и скромную жизнь. Поэтому, в нашей стране материальное стимулирование сотрудников занимает лидирующие позиции. Допустим, задача фирмы состоит в том, чтобы остановить текучку среди операторов колл центра. На самом деле эта деятельность не так проста, как кажется. Постоянное общение по телефону. Выслушивание недовольств и требований клиента, необходимость найти быстрое и правильное решение практически любой проблемы – все это утомляет и морально, и эмоционально. Но оплачивается этот труд незаслуженно низко, да и по поводу повышения в должности мечтать не приходится.

На эту работу чаще всего набирают студентов, молодежь, которые, спустя некоторое время, находят себе более высокооплачиваемые работы и отправляются дальше продвигаться по службе. Чтобы избежать этого и заинтересовать работников колл центра, попробуйте сделать их работу интересной для них самих. Проводите тренинги и семинары, которые постепенно будут развивать молодой штат, и со временем они уже будут разбираться в деятельности вашей компании.

Тем более, что если оператор хорошо разбирается в ассортименте товаров или услуг, он всегда сможет подменить менеджера, а то и занять его место. Конечно, придется увеличить и оклад, но это меньше ударит по бюджету компании, чем постоянное обучение, стажировка все новых и новых подчиненных, которые меняются, как в калейдоскопе. Кроме материального стимулирования, можно мотивировать сотрудников тем, что за успешную работу на протяжении определенного времени их ждет карьерный рост.

2. Заключение соглашения.

Чтобы помешать подчиненным увольняться, когда им заблагорассудиться, можно принимать людей на работу только при условии подписания договора, в котором будет указан необходимый минимальный период сотрудничества с фирмой. Допустим, вы решили набрать в коллектив ребят, которые пока еще являются студентами университета. Чтобы обезопасить себя от того, что они уволятся сразу, как получат диплом, и перейдут на специализированную работу, предложите им подписать договор. Например, в условиях можно указать, что человек обязуется продолжать трудиться на благо компании на протяжении определенного периода даже после того, как закончит ВУЗ или стажировку.

С одной стороны, они уже будут располагать опытом работы, а с другой – вы сможете быть уверенны, что через пару месяцев не придется искать новых работников. Так вы сможете сократить и потраченное время на поиск новых сотрудников, и предотвратить остановку в работе. Ведь если один менеджер уволился, то пока вы подберете другого, обучите его, компания теряет деньги.

3. Рабочая атмосфера.

Не один раз было замечено специалистами, что в компаниях, где зарплаты имеют довольно низкий уровень конкурентоспособности, сотрудники задерживаются на длительный период. Чем это объяснить? Чаще всего это значит, что работники чувствуют себя комфортно в психологическом плане, испытывают положительные эмоции к коллективу, начальству. Даже работник, который трудится на самой простой должности, играет огромную роль в механизме работы всей фирмы. Главное уметь показать каждому работнику, что он является значимым и его деятельность полезна для компании. Чтобы подчиненные прониклись командным духом, можно проводить различные совместные мероприятия, общаться со всеми сотрудниками, а не только с теми, кто занимает управляющие должности, организовывать общие проекты. Главное, всеми возможными способами сделать так, чтобы люди чувствовали себя в коллективе, как в большой семье.

Руководитель должен показывать пример своим подчиненным, быть для них помощником, авторитетом, человеком, за которым они будут готовы пойти. Ситуации, в которых начальник сам показывает свою растерянность, сомневается, не может принять решение, вызывают сомнения и у персонала. Поэтому, даже если вы не знаете, как поступить в конкретном случае, следует не показывать этого, а показать подчиненным, что вы знаете, как решить проблему. Это вселит им уверенности в завтрашнем дне, стабильности и надежности компании. На руководящие должности следует брать только тех кандидатов, которые готовы долго и плодотворно сотрудничать с компанией, в противном случае, если управленец уйдет с должности, это может вызвать и текучку кадров в его отделе.

С каждым годом удаленная работа с подчиненными начинает пользоваться все большим спросом, как среди соискателей, так и среди владельцев бизнеса. Намного удобнее работнику самостоятельно организовать свой рабочий день, главное, выполнить поставленную задачу в указанные сроки. Да и все исследования, и анализы рынка труда говорят о том, что умение работать с удаленными сотрудниками также важно для руководителя, как и выстраивать стратегию управления рабочими в стенах организации. У многих до сих пор возникает вопрос, как лучше осуществить управление удаленными сотрудниками и контроль их деятельности. Одни продолжают работать на основании устной договоренности, в том время, как другие руководители предпочитают заключать агентский договор.

В современном мире практически все граждане используют социальные сети, как средство общения, поэтому у руководителя есть возможность проводить совещания в онлайн режиме, с использованием веб-камеры, микрофона или общий чата. Главное сделать так, чтобы удаленные работники понимали, что работают в коллективе, и каждый из них выполняет свою конкретную задачу, от которой зависит работа остальных сотрудников. Психологи утверждают, что индивиды, которые не встречаются вживую, не общаются с глаза на глаз, не могут плодотворно сотрудничать друг с другом. Однако, существует несколько методик, которые помогут руководителю организовать максимально комфортное пространство для стимулирования совместной работы удаленных сотрудников. Ведь чем лучше взаимодействуют между собой все элементы системы, тем более эффективно она функционирует.

Шесть методик, как организовать эффективное управление удаленными сотрудниками.

Все больше молодых специалистов, которые являются профессионалами в своем деле, предпочитают сотрудничать с компаниями в удаленном режиме. Причем, работодатель может находиться не только в другом городе, но и даже в другой стране. С течением времени все больше компаний согласны на такие условия сотрудничества. Например, на одну организацию, которая занимается разработками программных продуктов, трудятся около тридцати программистов, при этом они живут в разных странах и городах, и никогда не общались лично ни между собой, ни с руководством. Здесь возникает проблема организации общения, причем продуктивного, и доступного всем работникам. Желательно, чтобы все они могли контактировать не только с организацией, но и между собой, причем не тратили при этом баснословные средства на переговоры.

Почему молодые специалисты все больше склоняются к работе на основе удаленного сотрудничества? Для большинства работа вызывает ужас только потому, что необходимо просыпать не свет не заря, ехать в общественном транспорте или стоять в пробках, тратить деньги на бензин, питание в кафе и так далее. Удаленная работа освобождает от всего этого, во-первых. Нет дополнительных трат на ежедневную дорогу и еду, во-вторых, человек может проснуться в полдень и завершить работу в полночь, если ему так удобно.

Для работников профессий, которые требуют частых выездов из офиса, командировок и встреч, такой вариант тоже очень удобный. Менеджер может назначать сразу несколько встреч на один день, так как ему не придется тратить время на то, чтобы утром приехать в офис, отчитаться, поехать на встречу, а потом снова возвращаться в компанию с отчетом. Он все это выполнит в онлайн режиме, освободив тем самым время для большего количества встреч. Но как же организовать контроль удаленных сотрудников?

1. Не экономьте на средствах связи между удаленными работниками.

Усложнить контроль удаленных работников и снизить их производительность может невозможность каждого из них общаться друг с другом. Ведь любой специалист хочет знать, что он делает, с какой целью, полезен ли его труд и важен для работы всего предприятия. Программисту хочется знать, как маркетолог подаст его проект, дизайнеру – какую идею бы хотел видеть потребитель, а это знает менеджер по продажам, и так далее. Поэтому важно организовать общение между всеми удаленными работниками. Элементарно, создать группу в социальной сети и пригласить туда всех участников проекта.

Если есть финансовые ресурсы, можно создать отдельный сайт, со специальной зоной интранета, на которой будут видны все коммуникационные связи между работниками. Главное, чтобы сотрудники могли зайти на командный ресурс в любое время суток. Это поможет им решать вопросы сразу, по мере их поступления, советоваться и общаться между собой. Кстати, наши компании еще не внедрили такую методику управления в работе с удаленными подчиненными, так что есть шанс одним из первых.

2. Возьмите в команду сотрудников, которые уже работали по своей профессии долгое время, за счет чего имеют много полезных знакомств, могут воспользоваться нужными связями.

Желательно, чтобы их было как минимум пятнадцать процентов коллектива. Определите количество людей, с которыми должен поддерживать общение каждый сотрудник вне своего отдела. Так он сможет расширить круг знакомых, пообщаться с новыми представителями компании. Главное, чтобы этого внешнего общения не было слишком много – это приведет к рассеиванию внимания, дезориентации касательно целевых преимуществ.

3. Пошаговая работа над масштабным заданием всегда выполняется более эффективно и быстро.

Необходимо выдавать задания таким образом, чтобы сотрудники могли выполнять их, не ожидая, пока другой закончит свою часть работы. Если в команде удаленных трудяг, есть люди из разных стран, которые живут по разному времени, то именно такая организация работы будет максимально эффективной. Если не продумать этот нюанс, то сроки выполнения того или иного задания могут быть сильно затянуты. Продумайте, как лучше систематизировать удаленных сотрудников. Возможно, те кто работают в одной стране и живут по своему времени должны в определенные часы отправлять свою часть проекта. Но все же, желательно выдать работу так, чтобы сотрудникам не приходилось приостанавливать свою деятельность из-за того, что коллега, проживающий на другом континенте, еще не проснулся.

4. Удаленные работники должны общаться между собой, но делать это, потому что так приказывает начальник, а по собственной инициативе.

Вы, как руководитель, можете подтолкнуть подчиненных к мысли о том, что им стоит обсудить между собой ту или иную деталь, или использовать другие хитрости. Общение может осуществляться через любые коммуникаторы: электронную почту, Скайп, социальные сети, видео звонки и так далее.

Учитывая, что работники выполняют свои обязанности, находясь в разных городах, странах, имея разные графики работы, то устроить общее собрание всех довольно сложно. У каждого свои планы и дела, и вряд ли все тридцать человек из разных концов планеты соберутся все в одно и то же время. Поэтому, желательно выстроить доверительное общение в общем сайте или чате.

5. Не нагружайте удаленных сотрудников ненужной работой.

Чтобы команда не распалась, необходимо давать такие задания, которые будут показывать работникам, что на них действительно лежит большая ответственность. Иными способами вы никак не сможете контролировать и стимулировать рабочий процесс. Основной упор стоит делать на то, что человек сам не захочет прослыть безответственным, необязательным или недостаточно квалифицированным, поэтому будет стараться выполнить задачу как можно лучше и уложиться в сроки. Когда человек понимает, что он выполняет нечто важное, то и сам увлекается работой, начинает размышлять, подбирать наиболее актуальные и выгодные решения проблемы.

6. Чтобы команда получилась прочная и надежная, желательно, чтобы люди сами добровольно хотели работать в режиме онлайн.

Тем более, что сейчас множество квалифицированных, современных молодых специалистов с радостью принимают такие предложения. Если же человек привык работать в штатном режиме, то ему будет элементарно сложно привыкнуть к новым правилам и стандартам работы. Для того чтобы понять, как эффективно организовать работу сотрудников штатных и удаленных, необходимо учитывать психологические особенности людей, принимать к сведению их предпочтения при выборе режима работы.