– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов)
– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.)
– Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными
– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления
– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (рис.46).
Рис.46 Образец оформления титульного листа трудовой книжки
На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).
Рис.47 Образец оформления титульного листа трудовой книжки
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.48).
Рис.48 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
В случае, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (рис.49).
Рис.49 Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или службой персонала возвращаются их владельцу. Администрация предприятия обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.
КАК ОФОРМИТЬ ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ?
1. На первой странице новой трудовой книжки в верхнем правом углу проставьте запись Дубликат п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
2. Заполните титульный лист дубликата трудовой книжки так же, как при оформлении новой трудовой книжки. Данные о работнике вы указываете на дату оформления дубликата п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
3. В первой строке графы 3 раздела Сведения о работе трудовой книжки сделайте запись об общем стаже работы у предыдущих работодателей, который подтвержден документами п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Например, Общий стаж работы _ лет _ месяцев _ дней. В графах 1, 2 и 4 этой строки ничего писать не надо.
4. После этой записи внесите в раздел Сведения о работе трудовой книжки в хронологическом порядке сведения о работе у всех предыдущих работодателей, содержащиеся в представленных работником документах. В графе 3 перед каждой записью о приеме на работу надо указать наименование того из предыдущих работодателей, к которому работник был принят. В графе 4 напротив записи о приеме на работу к каждому предыдущему работодателю, переводе и увольнении впишите реквизиты представленного работником документа, подтверждающего эту запись п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. В остальном записи о приеме на работу, переводах на другую работу и увольнении делаются так же, как при обычном заполнении трудовой книжки.
5. В последнюю очередь надо сделать записи о работе и награждении в вашей организации. Эти записи вносятся на основании ваших кадровых документов п. 32 Правил ведения трудовых книжек. При оформлении дубликата трудовой книжки уволенному работнику не забудьте после записи об увольнении указать свою должность и Ф.И.О. После этого в трудовой книжке расписывается работник и ставится печать вашей организации (если вы ее используете).
6. Если дубликат выдан взамен испорченной трудовой книжки, на титульном листе испорченной книжки сделайте запись Взамен выдан дубликат п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Стоимость бланка дубликата трудовой книжки, выданного работнику, учитывается так же, как при выдаче работнику новой трудовой книжки.
Связанные вопросы
Дополнительно в Путеводителях КонсультантПлюс
Популярное по теме
Так, при оформлении пенсии сотрудник пенсионного фонда скорее всего обратит внимание на то, что бланк трудовой книжки выпущен в обращение позже, чем датированы записи, содержащиеся в нем.
Такого рода несостыковка способна вызвать подозрения относительно подлинности документа, и работнику придется предъявлять дополнительные справки, подтверждающие наличие у него трудового стажа. За необходимыми бумагами он опять же придет в организацию, где в свое время ему так удачно оформили документ.
Впрочем, казус может произойти и значительно раньше. Например, при оформлении заграничного паспорта. Копия неправильной трудовой книжки - основание для отказа в получении документа, дающего право на зарубежные поездки.
Чтобы избавить себя от подобных сложностей, кадровик должен четко следовать предписанию закона - взамен утраченной или пришедшей в негодность трудовой книжки может быть выдан только дубликат.
Дубликат трудовой книжки - это ее повторный экземпляр, имеющий равную с подлинником юридическую силу
Если представленные документы не содержат полностью сведений о прошлой работе, в дубликат вносятся только имеющиеся в документах сведения
Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу заработной платы
Работодатель обязан оказывать сотруднику содействие в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы
* Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №.225. Текст правил опубликован на стр. 106.
** Новой бланк трудовой книжки утвержден постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №.225.
Заполняем трудовую книжку без ошибок
Каждый уже работающий или только устраивающийся на работу человек должен задуматься о документе, который будет подтверждать этот факт в настоящем, и давать право на пенсию в будущем. Трудовая книжка - это не простой, очень важный и единственный документ, отражающий весь трудовой стаж человека.
Основные понятия
Вначале необходимо понять, что закон подразумевает под термином трудовая книжка. Определение этого понятия можно найти в статье 66 Трудового кодекса РФ.
Оно базируется на двух критериях:
- Образец трудовой книжки утверждается исключительно государством и является унифицированным.
- Она удостоверяет информацию о трудовом стаже и деятельности работника.
Законодательство
Трудовая книжка оформляется по строго определенным правилам, которые регулируются отдельными законодательными актами.
К ним можно отнести:
Ответственные лица
За ведение, учет, хранение и выдачу трудовой книжки, как правило, отвечает лицо в чьи обязанности это входит. Однако стоит отметить, что ответственное лицо назначается исключительно приказом или распоряжением работодателя. Именно так определяется, кто заполняет трудовые книжки в организации.
Работодатель будет отвечать, если не организовал на своем предприятии систему ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей.
Если в организации не создана кадровая служба, либо нет уполномоченного приказом лица, занимающегося трудовыми книжками, он может быть привлечен юридической ответственности.Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает административную ответственность.
Так, виновное должностное лицо заплатит штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей или принудительное приостановление деятельности до 90 дней, юридическое лицо – от 30 тысяч до 50 тысяч рублей или аналогичное приостановление.
Заполняет ли ИП такой документ?
На всех работодателей возложена обязанность ведения трудовых книжек на каждого сотрудника. При этом для сотрудника эта работа должна быть основной и работать он должен свыше пяти дней.
В законе есть единственное исключение, и оно распространяется на физических лиц – работодателей, которые не зарегистрированы как ИП. Индивидуальные предприниматели же обязаны осуществлять с трудовыми книжками те же действия, что и иные работодатели.
Зачем издавать приказ об изменении штатного расписания? Читайте здесь.
Требования к ведению трудовой книжки
Заполнять впервые
Законодатель, понимая всю неопытность человека устраивающегося впервые на работу, обязал именно работодателя оформить ему трудовую книжку. Срок установлен не позднее недели со дня начала работы.
Именно работодатель выдает новому сотруднику, в том числе и студенту трудовую книжку с удержанием платы, покрывающей расходы на ее приобретение.
Вновь принятому сотруднику необходимо очень внимательно проверить данные внесенные в нее и при их правильности удостоверить своей подписью.
Какой ручкой можно вносить записи?
Согласно инструкции записи надлежит делать аккуратно и читабельно. На вопрос, какой пастой и ручкой можно заполнять трудовую, закон дает исчерпывающий ответ.
Так, для написания можно использовать гелиевую, перьевую ручку, ручку-роллер (сюда относится и шариковая). Чернила, гель или паста в ручке должны быть световодостойкими и исключительно черного, фиолетового или синего цвета. Никакой красной пасты при исправлении неточностей и ошибок быть не должно.
Морфология
Записи в трудовой делаются на государственном языке РФ. Если в субъекте РФ установлен государственный язык, то записи могут дублироваться и на нем.
Любые, даже общепринятые сокращения в трудовой книжке строжайше запрещены.
В том числе и названия документов не сокращаются. Приказ пишется именно как «приказ», а не «пр.».
Все цифры пишутся исключительно по-арабски. Пример записи даты увольнения 30.06.2014 и никак иначе. Сокращения слова «г.», после цифр не применяется.
Нумерация записей
Всем записям в трудовой присваивается свой порядковый номер. Он проставляется в первой графе, именуемой «N записи». Записи нумеруются последовательно в каждом разделе арабскими цифрами (1, 2, 3).
Каждая запись. даже о внесении корректив в сами сведения, нумеруется сквозным образом, т.е. присваивается следующий номер.
Если нужен дубликат
Трудовая книжка может быть утеряна хозяином. При обнаружении утраты хозяин книжки должен незамедлительно довести эту информацию до работодателя. В течение 15 дней с даты подачи сотрудником заявления об утере работодатель обязан выдать не новую книжку, как заблуждаются многие, а дубликат.
Образец дубликата трудовой книжки
Дубликат содержит информацию:
- Об общем стаже работы сотрудника до поступления к работодателю, выдающему дубликат. Стаж указывается суммарно без конкретизации.
- Конкретные сведения о работе в организации, выдающей дубликат.
Еще есть вариант, позволяющий хозяину получить дубликат трудовой. Если сотрудник в судебном порядке признает запись в ней недействительной, то он может подать заявление своему последнему работодателю с просьбой выдать дубликат уже без подобной записи. Указанный выше порядок распространяется также на случаи непригодности книжки к использованию.
Как её заполнить на индивидуального предпринимателя?
По трудовому законодательству работник - это человек, заключивший трудовой договор с работодателем, в котором прописаны все существенные условия.
ИП как работодатель, конечно, может заключать подобные договора, но точно не сам с собой. Так как для договора нужны два индивидуальных субъекта, а не один. В трудовую книжку вносятся записи о трудовой деятельности человека, а ИП осуществляет предпринимательскую деятельность. Это два абсолютно разных понятия.
Данное правило распространяется и на других лиц. Ни сам ИП в свою трудовую книжку ни другое лицо по его просьбе не уполномочены вносить записи.Однако при приёме на работу индивидуального предпринимателя, что не противоречит нормам законодательства, его трудовая книжка заполняется так же, как и остальным сотрудникам.
И ещё один нюанс: неполная ставка. О том, как вносить такую запись, смотрите видео
Заполнение трудовой книжки
Многие сотрудники до выхода на пенсию не обращают особого внимания, на то, как заполнена их трудовая книжка. Проблемы начинаются при оформлении социального пособия. Конечно, знать, как правильно заполнить трудовую книжку должен кадровик, но и сам работник обязан иметь представление о правилах ее заполнения, чтобы не столкнуть с неприятностями в будущем.
Трудовую книжку директору заполняет лицо, назначенное приказом ответственным за это, например, кадровик, бухгалтер (обычно в небольшом ООО) либо сам директор. На вопрос кто заполняет её кадровику, ответ аналогичен. Если новый кадровик уже оформлен приказом как ответственное лицо, то сам, если нет, то руководитель или другой сотрудник ответственный по приказу за ведение трудовых книжек.
Титульный лист и разворот
Титульный лист содержит всю персональную информацию о работнике и заполняется исключительно на основании документов, удостоверяющих её.
К подобной информации относиться:
Далее, заполняется строчка Дата заполнения трудовой книжки, которая по закону должна быть в пределах пятидневного срока со дня приема на работу. Внизу титульного листа оставлено место для двух подписей, одно для работника, второе для ответственного лица.
Образование
Информация об образовании сотрудника размещается на титульном листе. При заполнении этого поля в точности переписывается формулировку из документа об образовании сотрудника.
Если сотрудник повысил степень своего образования или получил дополнительное второе образование, то данные дополняют уже имеющиеся, без их зачеркивания.
Сведения о работе
Самый важный и информативный раздел «Сведения о работе» и он включает четыре графы.
- Вначале в виде заголовка в третьей графе прописывается полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.
- Под заголовком в первой графе – «N записи», проставляется ее порядковый номер именно в этом разделе и во второй графе «Дата», заполняются три столбца, в каждый из которых арабскими цифрами вноситься соответствующая названию столбца информация.
- Далее в третьей графе заполняется информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).
- В четвертую графу вносятся реквизиты документа, которым человек принят на работу.
Любое изменение информации указываемой в этом разделе, так же должно в нем отражаться. К подобным случаям можно отнести: установление второй профессии, присвоенное нового разряда, чина, изменение работодателем своего названия, работа по совместительству.
Заполнение трудовой книжки совместителю
Записи о переводах
Существуют определенные нюансы отображения записи о переводе.
В случае перевода из внешней организации должны присутствовать обязательные сведения. Запись об увольнении переводимого работника в графе третьей раздела «Сведения о работе» обязательно должна содержать информацию, было ли это по инициативе работника. Если инициатором выступал сам работодатель, то согласился ли сотрудник на перевод.Запись о приеме к новому работодателю делается в общем порядке при указании, что он поступает на работу в порядке перевода.
При внутреннем переводе работника в трудовую книжку также вносят запись. В ней указывают новое место работы и основания перевода.
Взыскания и выговор
Часть 5 раздела 1 Правил о ведении и хранении трудовых книжек предусматривает, что дисциплинарные взыскания не отображаются в ней.
Дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:
Как восстановить трудовую книжку
Как восстановить утерянную трудовую книжку
Потерянную трудовую книжку (вкладыш к ней) можно восстановить следующим образом: заявить о факте утери работодателю по месту последней работы. Выдача дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) производится работодателем в течение 15 дней с момента подачи заявления.
При массовой потере трудовых книжек работодателем трудовой стаж сотрудников устанавливается специальной комиссией. Дубликаты трудовых книжек выдаются работодателем сотрудникам на основании акта комиссии.
Как восстановить испорченную трудовую книжку
В случае если трудовая книжка пришла в негодность (порвалась, испачкалась, обгорела) либо при наличии в ней записи о переводе на другую работу либо увольнении, признанной недействительной по письменному заявлению работника работодатель обязан ему выдать дубликат. В дубликат переносятся все записи из прежней трудовой (за исключением записи, признанной недействительной).
Как заполнить дубликат трудовой книжки
При оформлении дубликата трудовой книжки сначала в графу 3 раздела Сведения о работе вносится общий трудовой стаж до трудоустройства к данному работодателю суммарно (если таковой имеется), указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения мест, должностей и периодов работы. Трудовой стаж должен быть подтвержден надлежаще оформленными документами, содержащими сведения о периодах работы (копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, трудовые договоры и др.).
Затем на основании предоставленных документов (подтверждений) трудовой стаж расписывается детально: в графу 2 раздела Сведения о работе вносится дата приема на работу, в графу 3 - наименование организации-работодателя, структурное подразделение, занимаемая должность (в случае перевода на другую должность у одного и того же работодателя об этом также делается отметка).
После этого в графу 2 раздела Сведения о работе вносится дата увольнения, в графу 3 - основание (причина) увольнения, в графу 4 - наименование, номер и дата документа - основания внесения записей в дубликат.
В раздел Награждения дубликата вносятся сведения о награждениях, поощрениях, которые были внесены в книжку по месту последней работы.
Дубликат трудовой книжки оформляется надписью Дубликат в правом верхнем углу титульной страницы документа.
В некоторых случаях работнику может потребоваться оформить дубликат трудовой книжки, например – при её утере, порче или внесении неправильной записи. Действующее законодательство строго регламентирует порядок оформления данного документа и допускает возможность восстановить . О том, как правильно должен выглядеть порядок выдачи дубликата трудовой книжки и как восстановить утраченные сведения следует знать всем сторонам, участвующим в трудовых взаимоотношениях.
Дубликат трудовой книжки – нормативы законодательства и Трудового кодекса
является основным документом, подтверждающим наличие у лица определенного трудового стажа. Именно в неё вносится информация обо всех наличествующих трудоустройствах, награждениях работника за его трудовые результаты, об увольнениях с указанием их причины.
Конечно, в целях получения пенсионного обеспечения и подтверждения факта уплаты страховых сборов при необходимости могут использоваться и другие документы, однако именно трудовая книжка является наиболее удобным и содержащим большую часть необходимой как иным работодателям, так и государственным органам информации о трудовой деятельности человека. Поэтому её утрата или порча могут стать серьезной проблемой для сотрудника, равно как и неправомерное внесение записей, не соответствующих действительности.
В таких ситуациях у сотрудника может возникнуть необходимость оформить дубликат трудовой книжки. Процесс оформления дубликата регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:
- Статья 66 ТК РФ. Данная статья Трудового кодекса раскрывает общие нормативы, касающиеся обязательности ведения трудовых книжек и иные принципы их применения при трудовых взаимоотношениях.
- Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Положения означенного документа регулируют общие принципы использования, ведения, хранения и учета трудовых книжек, а также содержат в себе типовые используемые формы таковой документации. Кроме этого, данными нормативами устанавливается и порядок оформления дубликатов в случаях, когда таковые являются необходимыми.
- Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003. Данным постановлением регламентируются основные правила и практически применимые инструкции по непосредственным действиям работодателя, связанным с трудовыми книжками, в том числе и в случае необходимости осуществить оформление дубликата.
Дубликат оформляется на типовом бланке для трудовых книжек и ничем не отличается от оригинала за исключением упоминания записи про статус её как дубликата и соответствующей печати с датой оформления в качестве такового.
Когда нужен дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки изготавливается в следующих случаях:
- Утеря трудовой книжки . В случае, если трудовая книжка была потеряна или же украдена, то её восстановление обеспечивается работодателем, однако оплачивается непосредственно сотрудником. Исключения касаются случаев, когда кража или потеря документации произошла по вине самого работодателя.
- Порча трудовой книжки. Если трудовая книжка пришла в негодность по причине её механических повреждений, утопления, возгорания, воздействия химических веществ или иных негативных факторов, нарушающих целостность документа и его читаемость, то она также должна быть заменена на дубликат. Порядок оплаты таковой замены является аналогичным, как и при утере – за дубликат трудовой книжки платит сотрудник, кроме тех случаев, когда повреждение оригинала произошло по вине работодателя.
- Внесение ложной записи и необходимость её исправления. Неправильную запись в трудовую могут внести работодатель или ответственный работник в результате ошибки. Однако также может быть признана недействительной и ранее внесенная запись в судебном порядке – например, о неправомерном увольнении и в случае, когда трудящийся через суд добивается восстановления на рабочем месте или замены формулировки расторжения договора. В данных ситуациях оплачивается изготовление новой трудовой работодателем, за исключением случаев, если запись внес сам работник, что является незаконным и приравнивается к порче документа.
В ряде ситуаций нет необходимости оформлять дубликат трудовой книжки. Например, если в документе закончилось место, то вместо заведения дубликата или новой книжки следует просто подшить в трудовую книжку, что делается работодателем по заявлению сотрудника или без такового при необходимости внести запись в уже занятую страницу.
Как получить дубликат трудовой книжки – пошаговый порядок действий и инструкция
В общем случае, пошаговый порядок действий чтобы получить дубликат трудовой книжки и восстановить утраченные сведения выглядит следующим образом:
Другие нюансы и особенности оформления дубликата
При оформлении дубликатов трудовых книжек, есть множество нюансов, знание которых поможет избежать распространенных ошибок и соответственно возможного привлечения стороны к ответственности. Следует обратить внимание на следующие нюансы:
- Сбор информации для заполнения трудовой книжки не входит в прямые обязанности ни работника, ни работодателя. Учитывая нормативы трудового законодательства, чаще всего работодатель имеет возможность самостоятельно и без требования от сотрудника дополнительных данных и документов осуществить заполнение дубликата трудовой. Для этого он может использовать хранящуюся на предприятии копию трудовой книжки. Однако при массовой утере данных документов, чрезвычайных обстоятельствах или иных причин, работодатель вправе попросить у сотрудника предоставить иные подтверждения наличествовавшего трудового стажа для оформления дубликата.
- Увольнение работника не может являться препятствием в оформлении дубликата трудовой книжки. Учитывая государственные нормативы, предписывающие хранить личные карточки трудящихся и копии их трудовых в архивах в течение 75 лет, для бывших работодателей не должно быть проблемой изготовление дубликата трудовой книжки уже уволенным ранее работникам. Тем не менее далеко не всегда кадровые специалисты удовлетворяют таковые требования от бывших сотрудников – судебная практика имеет немало примеров дел, связанных именно с данным вопросом. При этом решения судов во всех случаях однозначны – увольнение работника не является причиной для отказа в изготовлении ему дубликата трудовой книжки.
- В некоторых случаях может произойти ситуаций, по которой при изготовленном дубликате будет найдена действительная трудовая книжка. Учитывая , что дубликат полностью приравнивается к оригиналу документа, это будет значить, что у работника одновременно есть две трудовых книжки. Однако действительной из них может считаться лишь одна – та, что была выдана последней.
По вине самого работника;
Мы специально разделяем эти причины, поскольку в зависимости от них процедура выдачи и заполнения дубликата будет немного отличаться.
Кто его выдает?
Обычно трудовая книжка бывает на руках у работника лишь в одном случае – когда он ещё не принят на новую работу. Во всё остальное время она должна храниться в отделе кадров у работодателя. Следовательно, сведения, необходимые для дубликата, можно получить лишь по старому месту работы.
Заполнение дубликата трудовой книжки при утере — это достаточно просто: при оформлении на каждого нового сотрудника заводится личная карточка по форме Т-2 . В неё заносятся все сведения о работнике, включая информацию о прошлых местах трудовой деятельности – и эти записи делаются как раз на основании трудовой книжки.
Эти карточки хранятся в отделе кадров 1 год после увольнения, а затем должны быть переданы уже в архив предприятия, где срок их хранения установлен законом в размере 75 лет.
Таким образом, работник, утративший трудовую или приведший её в негодность, должен просто вспомнить, где он раньше работал, и обратиться туда с заявлением о выдаче дубликата книжки.
Если сотрудник еще не уволился
Однако из этого порядка есть одно исключение.
В некоторых случаях работнику, ещё не подавшему заявление об увольнении, трудовая может быть временно выдана на руки.
Как правило это касается работников, оформляющих получение пенсии, но не увольняющихся при этом.
Дело в том, что хотя в ПФР и должны принимать копии, заверенные предприятием, иногда они продолжают требовать оригинал или нотариально удостоверенную копию.
Работодатель не обязан выдавать трудовую до момента увольнения, но может пойти навстречу работнику и выдать ему документ на руки. Сам же работник, к сожалению, может утратить или повредить книжку.
В этом случае дубликат ему придётся получать по действующему, а не прошлому месту работы на основании записей в личной карточке.
Следует отметить, что во избежание подобных случаев специалисты по кадровому делу и трудовому праву рекомендуют внести в должностные инструкции работников или правила внутреннего распорядка на предприятии указание на то, что работник несёт дисциплинарную ответственность за сохранность временно выданной трудовой книжки.
Ответственность должна быть как минимум в размере стоимости бланка трудовой книжки, выдаваемой в виде дубликата.
Как выписать?
Чтобы получить дубликат, работник должен подать заявление прежнему (или действующему) работодателю. Законодательством установлен срок восстановления – 15 дней .
Сам же работодатель выписывает новую книжку в соответствии с правилами ведения трудовых книжек. Для этого он должен в установленном порядке приобрести бланк трудовой и при необходимости вкладыша к ней.
Заполнение бланков, принесённых самим работником, сейчас не допускается. Работодатели должны закупать бланки либо прямо на Гознаке, либо у уполномоченных поставщиков.
Следует отметить, что выдача трудовой книжки – услуга платная. Правительством РФ установлено, что работник должен оплачивать выдачу ему как первой трудовой (если он впервые начинает трудиться), так и дубликата.
Исключениями являются следующие случаи :
- если трудовая утрачена работодателем;
- если внесена запись об увольнении, переводе или судимости, признанная судом недействительной;
- если произошла массовая потеря трудовых книжек в результате пожара, стихийного бедствия или других факторов, не зависящих от воли работника или работодателя.
В этих случаях бланки документов для выдачи трудовой закупаются за счёт работодателя.
Оформление
Оформление дубликата трудовой книжки осуществляется по тем же правилам, что и оригинал. 
Единственной разницей будет то, что дубликат заполняется на основании сведений, содержащихся в личной карточке работника.
В остальном применяются те же нормы законодательства, что и при обычном заполнении этого документа.
Однако есть некоторые особые требования, установленные именно для дубликатов :
- При заполнении дубликата первой должна идти запись о суммарном трудовом стаже на момент выдачи документа. Записи об образовании, местах работы, переводах и увольнении вносятся лишь после этого.
- В дубликат вносятся лишь те сведения, которые надёжно подтверждены документами. При отсутствии документального основания работодатель имеет право не вносить некоторые записи о местах работы или переводах.
- Работник обязан помочь работодателю в заполнении дубликата книжки. Обязанность эта выражается в получении недостающих документов, подтверждающих стаж и условия работы.
Пример оформления дубликата трудовой книжки :
Что делать при массовой утрате?
В том случае, если работодатель массово утратил трудовые книжки своих работников, он обязан за свой счёт их восстановить. Поскольку же обычно вместе с трудовыми в результате катастрофы или других схожих обстоятельств утрачиваются и другие документы, порядок заполнения дубликатов здесь будет отличаться.
Прежде всего, должна быть создана комиссия, которая будет заниматься установлением трудового стажа. Она создается распоряжением администрации (правительства) субъекта РФ, где произошла утрата. В комиссию включаются представители работодателей, профессиональных союзов или иных организаций работников, а также члены всех других заинтересованных организаций.
Комиссия на основании документов, уцелевших у работодателя, а также полученных из архивов и от других работодателей. Работники имеют право предоставлять справки, выписки и другую документацию, сохранившуюся у них. В тех случаях, когда документов нет, стаж и место работы могут быть установлены на основании свидетельских показаний – но в этом случае требуется, чтобы подтверждение пришло от двух или более других человек, знающих работника.
После того, как комиссия окончила работу, она составляет акт. В этом акте указываются имена работников, их стаж, профессии и другие сведения, которые удалось восстановить. На основании данных из этого акта работодатель заполняет и выдаёт работникам дубликаты книжек.
В том случае, если работник не согласен с мнением членов комиссии и составленным актом, он имеет право обратиться в суд и уже там доказывать сведения о страже, времени и месте своей прошлой работы.
Заключение
Таким образом, на вопрос как сделать дубликат трудовой книжки, можно ответить, что в оформлении и получении дубликата трудовой книжки нет ничего сверхсложного. Единственный случай, когда потребуется участие лиц со стороны – это массовая утрата книжек, однако она происходит достаточно редко.
Главное, что должен помнить работодатель в связи с данным вопросом:
Трудовые книжки и их бланки – это документы строгой отчётности . Ответственность за их хранение и выдачу несёт работодатель – за исключением случаев, когда утрата или повреждение произошли по вине самого владельца трудовой книжки.
Принимать бланки от работника категорически нельзя! Специально обращаем на это внимание, поскольку это нарушение достаточно распространено. Строго говоря, бланки и в магазинах канцтоваров продаваться не должны.
Срок на выдачу дубликата – 15 дней кроме случаев, когда восстановление данных производится через комиссию.
Работник обязан подтверждать отсутствующие сведения своими документами. Как заполнить дубликат трудовой книжки? В него нужно вносить лишь те записи, которые уже документально подтверждены.
Показания свидетелей принимают суд и комиссия по восстановлению. Сам же работодатель, если не произошло чрезвычайной ситуации, свидетелей слушать не только не обязан, но и не вправе.
Надеемся, что теперь вы точно знаете, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки по справкам и при утере, каковы правила заполнения дубликата трудовой книжки и как сделать нужные записи в дубликате трудовой книжки.
Смотрите на видео: как правильно оформить дубликат трудовой книжки.
Т рудовая книжка была и до сих пор остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Поэтому когда с трудовой книжкой возникает какая-то проблема, для работника это может нести риск потери стажа, и, соответственно, необходимости каким-то образом его доказывать в ПФР при расчете стажа, а также подтверждать стаж последующим работодателям. Поэтому кадровым работникам так важно быть предельно внимательными при оформлении этого документа. Рассмотрим, в каких случаях возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки.
Когда понадобится дубликат
Давайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:
- трудовая книжка утеряна;
- трудовая книжка пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
- в трудовую книжку была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.
Дубликат - это копия трудовой книжки, поэтому при ее оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако следует помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру оформления дубликата трудовой книжки.
Что такое «соответствующие документы» , на основании которых могут вноситься записи в дубликат?
Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник обратился за оформлением дубликата.
А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.), либо, если такого найти тоже не удается, - в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, и если и там сведений нет никаких - то остается только обратиться в суд.
Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя. Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у него разрешение в письменном виде.
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
Ошибки работодателей
Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже:
- На титульном листе забывают указать наименование «Дубликат».
- Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала - полное) от (дата справки) № (при наличии номера)».
- Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился.
Ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В такой ситуации будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.
В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу - до переименования (полное и при наличии сокращенное наименование). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке. Следующий порядковый номер: дата не заполняется. В «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации - полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации - полностью)». В качестве основания указываются документы о переименовании - протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.
Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.
- Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа. Это одна из самых распространенных ошибок.
- Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов.
Сотрудникам кадровой службы стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании документов.
Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.
Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы.
- Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.
- Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.
Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено пять записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, из пяти периодов работы справки удалось собрать только с трех мест работы, то по этим трем периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все три периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней организации. Образец внесения записи приведен ниже.
Пример 3
Свернуть Показать
Трудовым кодексом установлено, что основным документом, подтверждающим трудовой опыт гражданина, является трудовая книжка. Нередки ситуации, когда человеку требуется дубликат бумаги, например, если книжка теряется или портится.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Законодательством предусмотрен процесс оформления копии. Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году находится в свободном доступе, с ним рекомендуется ознакомиться во избежание простых ошибок.
В каких случаях нужен
Существует 3 ситуации, когда требуется получить дубликат:
- владелец или работодатель потеряли оригинал. Сюда входят утрата документов в связи с уважительными причинами;
- документ больше невозможно использовать. Например, ее залили водой, обожгли или порвали;
- в бумагах обнаружили ошибки, которые суд признал недействительными. Дубликат выписывается по заявлению владельца оригинала.
Законом установлено, что человек обязан обратиться к последнему работодателю за дубликатом. Однако нет положений, которые бы указали на наказания в случае утери книжки по вине человека.
В течение какого срока следует оформить
У руководителя есть 15 рабочих дней на выдачу дубликата после письменного обращения сотрудника. Не существует единой формы для обращения, гражданин заполняет бумагу по своему усмотрению. Можно уточнить у работодателя формулировки, чтобы данные поступили быстрее.
Порядок выдачи
Чтобы вернуть подтверждение о стаже, сотруднику достаточно выполнить несколько простых действий:
- найти работодателя, который должен заниматься переоформлением. Если гражданин имеет официальное место работы, ответственность за выдачу ляжет на текущего работодателя. Если гражданин безработный, он подходит в отдел кадров по последнему месту работы. У них останется копия трудовой книжки бывшего сотрудника;
- заполнить бумагу на оформление и получение копии;
- подготовить документы, подтверждающие основания заявителя. Если работодатель виноват в утере книжки, бумаги подготавливает он. Однако работник должен оказывать содействие предпринимателю, чтобы дело шло быстрее.
Когда бумаги подготовлены, сотрудник выдает гражданину дубликат книжки.
Образец приказа
Копия документа выдается после проверки официального заявления и подписания приказа, в котором обязательно прописываются следующие пункты:
- номер и дата заполнения;
- причины, по которым гражданину понадобилось восстановить документ;
- подписи с расшифровкой работодателя и сотрудника.
Приказ имеет силу только в письменной форме. Когда документы оформлены, заявитель читает приказ и ставит свою подпись. Для оформления распоряжения работодатели должны использовать установленные бланки. Записи ставятся в свободные графы.
Как составить заявление и его образец
Изготовление документа требуется, если оригинал книжки исчез по вине сотрудника. Стандартное заявление содержит следующие пункты:
- ФИО полностью и должность сотрудника, который пишет заявление и человека, которому оно отправляется;
- доказательства порчи, утери или других основаниях, из-за которых требуется создание дубликата;
- просьба о предоставлении копии заявителю;
- подпись и дата.
Документы разрешено оформлять на компьютере или от руки. На некоторых предприятиях разработаны свои бланки с печатями.
Какие сведения вносятся
Лицевая часть копии книжки оформляется так же, как и оригинал. Первая страница отличается только надписью «Дубликат».
Другие разделы претерпят незначительные изменения:
Работодатель аккуратно заполняет предыдущий стаж сотрудника, которому есть документальное подтверждение.
Ставится общее количество времени, в течение которого человек был официально трудоустроен. Прошлых работодателей и другую информацию заполнять не требуется. Устанавливаются все рабочие места, о которых была найдена информация.
Работодатель обязан записать стаж, даже если работник не может предоставить определенные данные (реквизиты приказа или время приема), эти сроки остаются пустыми. Если сотрудник предоставил информацию о переводе, она заполняется в книжку.
- Места работы
Прошлые организации ставятся в порядке прохождения службы, начиная с самого первого места работы. Не требуется выводить название фирмы отдельно до графы о приеме на работу. Затем ставится отметка об увольнении.
Работодатель заполняет все места службы, кроме последнего, где будет выдан дубликат. Последний работодатель не вносится в общий стаж, так как сотрудник не знает, сколько времени проработает на текущем месте.
Сведения о последнем или текущем месте работы вносятся в обычном порядке, как если бы они записывались в оригинал документа.
Затем работодатель или ответственный сотрудник закрепляет бумагу печатью фирмы. Сотрудник получает на руки все документы, предоставленные при оформлении дубликатов.
Трудовым кодексом установлено, что у работодателя есть 15 календарных дней с момента оформления заявления, однако на деле не всегда получается подготовить дубликат за это время. Если работник уже уволился с места работы, можно договориться с человеком, чтобы в заявлении он поставил дату, когда стороны уже подготовят документы.
Как оформить и образец заполнения
Пример заполнения оформления копии состоит из 5 пунктов:
- указать, сколько времени проработал человек до оформления на текущем рабочем месте;
- поставить порядковый номер записи в первой графе. В новом дубликате отсчет начинается с единицы;
- следующий пункт уведомляет о дате прохождения службы;
- в 3 графе проставляют данные о бывшей должности. В отличие от оригинала, где сначала заполняется информация, а затем ставится дата, в дубликате важнее указать сроки на рабочем месте. Необязательно вписывать данные детально, достаточно даты, названия организации и должности;
- в последней графе описываются все документы, на основании которых работодатель поставил отметке о прошлых местах работы.
Кроме сведений о приеме на работу, прописываются данные об увольнении с причинами.
После её утери, пример
Если трудовая книжка была украдена (например, вместе с сумкой и другими документами) или утеряна, сотрудник обязан уведомить работодателя в кратчайшие сроки. Правительство дает человеку 15 дней, затем будет наложен административный штраф.
Вся информация из подлинника переносится в дубликат, оригинал становится недействительным. Только та информация появляется в копии документа, которую сотрудник смог подтвердить бумагами. Если сотрудник может подтвердить прошлые награды и поощрения, они также заполняются в трудовую книжку.
Бывшему сотруднику
Бывшие работники оформляют дубликаты на последнем месте трудоустройства. В отдел кадров передаются бумаги, подтверждающие основания для выдачи копии.
Взамен испорченной
Существует много ситуаций, когда бумажная книжка может испортиться:
- обгореть после пожара;
- порваться;
- шрифт поплыл или стал нечитаемым.
Гражданин приносит оригинал, если с него можно переписать информацию, или документы, подтверждающие прошлые места работы.
Какие нужны документы
Сотруднику недостаточно предоставить заявление для получения дубликата трудовой книжки, даже если он не виноват в том, что оригинал пропал. Организация должна получить подтверждение, что человек работал в определенном месте и занимал должность в течение какого-либо времени.
Чтобы подтвердить предыдущие места работы, требуется предоставить одну или несколько бумаг:
- задокументированный трудовой договор;
- приказы с датами, названиями предприятия и занимаемой должностью (например, которые были выпущены при приеме на работу или увольнении);
- ведомости на выплату зарплату за определенные года;
- справки с бывших работ, где прописаны даты прохождения службы;
- постановление из суда об установлении профессиональной деятельность на определенном месте службы.
Если гражданин берет копии документов у бывших работодателей, они должны поставить свои подписи на каждой бумаге.
Сколько стоит
Если работник потерял трудовую книжку, он обязан возместить работодателю цену за новый бланк документа. Если работодатель каким-либо образом виноват (например, на предприятии произошел пожар), то он самостоятельно оплачивает все расходы. Стоимость устанавливается в каждой организации.
Что делать если найден оригинал
Если гражданин уже получил дубликат, а затем обнаружил оригинал, то копия считается официальным подтверждением стажа. На его основе будет рассчитываться стаж гражданина, а работодатели будут проверять опыт работы.
Новый бланк вносится в книгу учета, а старый номер перестает действовать. При нахождении оригинала человек должен предоставить его в Пенсионный фонд. В нем могут содержаться сведения, которые не перенесли в дубликат.
Если трудовая книжка пострадала или была утеряна по вине сотрудника или работодателя, ее можно восстановить в течение 15 дней.
Процедура может быть не бесплатной, цена зависит от виноватой стороны. Чтобы в дубликате возникли записи о предыдущем стаже, гражданин должен собрать подтверждающие документы с прошлых мест работы.
