Стоимость испорченного вкладыша отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
Дебет 94 Кредит 10 – списана стоимость испорченного вкладыша;
Сумму порчи отнесите на виновное лицо:
Дебет 73 (76) Кредит 94 – отнесена сумма ущерба на виновное лицо.
Если виновные лица не установлены или причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, стоимость испорченного вкладыша учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. При этом сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 94 – списана стоимость испорченного вкладыша.
При налогообложении прибыли стоимость испорченного имущества можно учесть в случае, если причиной порчи стали форс-мажорные обстоятельства, либо в случае, если ущерб возмещает виновное лицо.
При этом, если сумма ущербы взыскивается с виновного лица, у организации возникает внереализационный доход.
Сумму входного НДС, ранее принятого к вычету по утраченному вкладышу, нужно восстановить.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация: нужно ли начислить НДС со стоимости материалов, списанных в результате порчи
Нет, не нужно.
НДС при передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг) для собственных нужд нужно начислить только при одновременном выполнении двух условий:
- имела место фактическая передача товаров (выполнение работ, оказание услуг) структурным подразделениям организации, в том числе обслуживающим производствам и хозяйствам или обособленным подразделениям (письма Минфина России от 16 июня 2005 г. № 03-04-11/132 и МНС России от 21 января 2003 г. № 03-1-08/204/26-В088);
- затраты на приобретение переданных товаров (работ, услуг) нельзя учесть в составе расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль .
При списании материалов в связи с их порчей передачи материальных ценностей структурным подразделениям, как правило, не происходит. Поэтому начислять при этом НДС не нужно.
Если же часть испорченных материалов организация передаст структурному подразделению для собственных нужд, то начислить НДС нужно будет только со стоимости испорченных материалов, не учтенных в составе налоговых расходов.
Если сотрудник возмещает только балансовую стоимость имущества, сделайте проводки:
Дебет 73 Кредит 94
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
Если сотрудник возмещает ущерб исходя из рыночной цены недостающего имущества, сделайте проводки:
Дебет 73 Кредит 94
– отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;
Дебет 73 Кредит 98
– отражена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества;
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– погашена задолженность по недостаче сотрудником.
По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности списывайте разницу пропорционально доле погашенной задолженности:
Дебет 98 Кредит 91-1
– включена в состав доходов разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества.
Если недостача выявлена в отчетном году, но она относится к прошлым отчетным периодам, и при этом выявлено виновное лицо, учтите ее в составе доходов будущих периодов. Одновременно сумму недостачи отнесите на виновное лицо. В этом случае делайте такие проводки:
Дебет 94 Кредит 98
– отражена недостача, выявленная в отчетном году, но относящаяся к прошлым отчетным периодам;
Дебет 73 Кредит 94
– отнесена недостача имущества на сотрудника.
По мере погашения сотрудником задолженности делайте проводку:
Дебет 98 Кредит 91-1
– включена в состав доходов недостача, погашенная сотрудником.
Бухучет: списание при отсутствии виновных лиц
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества списывайте на финансовые результаты организации. Сумму недостачи относите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:*
Дебет 91-2 Кредит 94
– списан убыток от недостачи имущества в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).
Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. При этом сделайте проводку:*
Дебет 91-2 Кредит 94
– списан убыток от недостачи имущества, возникшей в результате форс-мажорных обстоятельств.
Если виновное лицо установлено и недостача взыскивается с него , то у организации возникает внереализационный доход ().* Если организация признает доходы по методу начисления, недостачу, которую возместил сотрудник, учтите при расчете налога на прибыль в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда (). Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через 10 дней после вынесения ().
Если организация применяет кассовый метод, сумму возмещения учтите в составе доходов в момент возмещения сотрудником ущерба (). Например, в день внесения денежных средств сотрудником в кассу организации.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества при расчете налога на прибыль учитывайте в составе внереализационных расходов. При этом факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить актом уполномоченного ведомства. Об этом сказано в пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ.
Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите также в составе внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Ее включайте в состав расходов в момент завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности. Так поступайте и в том случае, если организация признает расходы по методу начисления и если применяет кассовый метод. Это следует из пункта 1 статьи 272 и пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ. При этом, если организация применяет кассовый метод, недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (п. 3 ст. 273 НК РФ).*
Во всех случаях недостачи подакцизных товаров (кроме недостачи в пределах норм естественной убыли) момент ее обнаружения считается датой реализации в целях расчета акцизов (п. 4 ст. 195 НК РФ).
Вопрос о необходимости восстановления входного НДС по утраченному имуществу является неоднозначным .
Сергей Разгулин,
3. Ситуация: можно ли включить недостачу, выявленную при инвентаризации, в состав расходов при расчете налога на прибыль. Материальный ущерб из-за недостачи возмещает виновное лицо
Да, можно.
Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом. Чтобы учесть недостачу в составе расходов, ее размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход (). Документальным подтверждением расхода является сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие документы. Если указанные требования соблюдены, то сумму недостачи (по фактической себестоимости) можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).*
Такая позиция подтверждена письмами Минфина России от 27 августа 2014 г. № 03-03-06/1/42717 , от 17 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/245 .
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
4. Ситуация: нужно ли восстановить входной НДС по имуществу, утраченному в результате хищения (пожара, порчи и т. п.). Недостача выявлена при проведении инвентаризации
Да, нужно.
Входной НДС по имуществу, утраченному при хищении (если виновные лица не установлены), пожаре, порче и т. п., нужно восстановить. Это связано с тем, что такое имущество не было использовано организацией в облагаемых НДС операциях. А вычет НДС возможен только по имуществу, которое используется в облагаемых НДС операциях (). Восстановить налог нужно в том квартале, в котором недостающее имущество списывается с учета
В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Обратите внимание! Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ - русском (ст. 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык - на двух языках одновременно.
Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?
Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне. Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания. Только после этого можно начинать действовать. Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек.
Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону. А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр. Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию.
Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия.
Списание трудовых книжек: особенности процедуры
Правил ведения и хранения трудовых книжек). В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, оформляющим прием на работу и увольнение, регистрируются все трудовики, принятые от работников при поступлении в организацию, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь. Помните, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии некоторое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, которая может выглядеть следующим образом.
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.
Списание и ликвидация трудовых книжек
На работодателя возлагается ответственность за правильность оформления и сохранности этих документов вплоть до момента увольнения работника и выдачи его ему на руки. Если же какой-либо из бланков документа оформлен или заполнен недостоверно или он испорчен по другим причинам, работодатель обязан составить соответствующий акт, где будет подтверждено списание бланков. И только после этого можно уничтожить испорченные документы.
Внимание
Нормативными актами установлены способы уничтожения этих документов: измельчение (шредирование) или сжигание. Если в порче бланка книжки нет вины работника, в таком случае стоимость его восстановления работодатель возмещает за свой счет. Для составления акта о списании книжек выдается приказ о создании комиссии для списания испорченных бланков, который делается в произвольной форме.
Акт на списание трудовых книжек. образец
Инфо
При оформлении трудовой книжки штатному работнику и внося в нее записи и изменения, кадровый сотрудник обязан отнестись к данной процедуре очень ответственно. Сведения с трудовой книжки в будущем будут основанием для ее обладателя основой для пенсионных отчислений, получения пособия по безработице, а также подсчета стажа страхования и пр. На практике случается так, что приходится списывать эти документы в случаях, если трудовая книжка или вкладыши в ней пришли в негодность (к примеру, пострадали от огня или порваны).
Какие могут быть причины для списания бланка трудовой? Дело в том, что даже опытные кадровые сотрудники могут ошибаться. Причинами списания испорченных бланков могут быть следующие: неправильное заполнение данных на титульном листе; ошибки при заполнении «Сведения о работе», недостоверность записей на вкладышах.
Как списать трудовые книжки
Важно
Оформляя трудовую книжку штатному работнику, внося в нее различные записи, работник отдела кадров обязан относиться к этой процедуре ответственно. Все дело в том, что сведения, занесенные в нее, будут служить для обладателя трудовой книжки основой для будущих пенсионных денежных отчислений, получения определенного размера пособия по безработице, подсчета стажа страхования и т.п. Но бывает и такое, что приходится производить списание трудовых книжек в 2014 году – это может произойти в тех случаях, когда трудовая книжка или определенные вкладыши в ней могут прийти в негодность (например, пострадать от огня или порваться).
Списание бланка трудовой книжки: какие могут быть причины? Даже опытные кадровики могут иногда ошибаться.
Трудовая книжка и вкладыш в нее — учитываем и списываем
Довольно часто читатели спрашивают: где хранить трудовые книжки - в филиале или головной организации? А если организация зарегистрирована в одном городе, а деятельность фактически осуществляет в другом? Давайте разберемся. Трудовое законодательство не поясняет, где хранить бланки в подобных случаях, это остается на усмотрение работодателя. С одной стороны, филиал (представительство) не является юридическим лицом, следовательно, все кадровые документы, в том числе трудовые книжки, должны находится в головной организации.
Однако мы считаем, что если в обособленном подразделении есть отдел кадров, есть лицо, ответственное за хранение и ведение трудовых книжек этого подразделения, то их можно хранить по месту его нахождения. Списание и уничтожение испорченных бланков Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее допущена ошибка, такой бланк нужно уничтожить.
Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место. Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.
Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак. Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале. Эта информация будет полезна и кадровикам, работника, и работодателям.
В каких случаях можно списать? Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета. Различные природные явления могут внести свою лепту.
Причины списания испорченных бланков трудовой могут быть самые разнообразные, чаще всего это:
- неправильное заполнение информации на титульном листе}
- недостоверность записей на вкладышах трудовой}
- ошибки в заполнении раздела «Сведения о работе».
Чтобы уменьшить вероятность допущения ошибок в бланках трудовой книжки, рекомендуется тщательно и аккуратно переписывать нужную информацию о новом работнике из предъявляемого им паспорта или же другого документа, который удостоверяет его личность. Распространенные ошибки допускаются в имени и фамилии работников. К примеру, заполняя трудовую книжку, кадровик может написать в графе внесения имени «Наталия», вместо правильного «Наталья» и другие подобные случаи.
Какие могут пыть причины для списания трудовой книжки
Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует. Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:
- аппаратом для уничтожения документов путем их измельчения (так называемым шредером);
- разрезан на несколько частей ножницами вручную;
- сожжен;
- при помощи специализированной архивной организации, предоставляющей услуги по уничтожению документов.
Проводки по списанию трудовых книжек Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации. Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован.
Важен результат – бланк трудовой книжки или вкладыша в трудовую книжку непригоден к использованию по своему назначению. Порядок списания: Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения. Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо (при их отсутствии) на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица.
Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы лишь те, заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в бухгалтерии организации. Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих названных книгах. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях – иную ответственность.
Так, статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях установлено, что нарушение законодательства о труде, куда относится также нарушение правил ведения трудовых книжек, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда.
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на списание испорченных бланков трудовых книжек
м.п. утверждаю руководителю предприятия (подпись, фамилия и инициалы) акт на списание испорченных бланков трудовых книжек г. "" 20 г. нами (перечисляются должности, инициалы и фамилии чл...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на списание основных средств. Форма № ос-3 (постановление Госкомстата СССР от 28.12.89 № 241)
Код по окуд (предприятие, организация) +-+ утверждаю руководитель предприятия (подпись) (ф.и.о.) "" 20 г. акт +-+ на списание основных средств номер дата код вида документа составле- операции ния +-+-+- +-+ +-+ дебет кр...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Форма № мб-8
Приятие, организация) код по окуд +-+ утверждаю (должность) (подпись) (и., о., фамилия) "" 20 г. акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов комиссия, назначенная приказом от "" 20 г. nо. , осмотрела п...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Акт на списание инструментов (приспособлений) и обмен их на годные. Форма № мб-5
Тверждена постановлением госкомстата ссср от 28.12.89 nо. 241 +-+ (предприятие, организация) код по окуд +-+ акт утверждаю на списание инструментов (приспособлений) и обмен их на годные (должность) (подпись) (и., о., фамилия) ...
акт на списание акт на списание
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Акт на списание технических средств
акт на списание технических средств утверждаю "" 20 г. акт на списание (вид техники) г. ""20 г. к...
Документы делопроизводства предприятия → Акт списания моторесурсов
Гтк рф от 02.10.96 nо. 609 утверждаю начальник (наименование управления) (фамилия и инициалы) "" 20 г. акт nо. списания моторесурсов комиссия в составе: председателя (должность, фамилия и, членов комиссии инициалы)...
Бухгалтерские и финансовые документы → Акт о списании материалов на текущий ремонт
... "" 20 г. акт о списании материалов на текущий ремонт № от "" 20 г. комиссия в составе: председателя и членов...
Документы делопроизводства предприятия → Акт о списании автотранспортных средств (Унифицированная форма N ОС-4а)
документ "акт о списании автотранспортных средств (унифицированная форма n ос-4а)" в формате excel вы можете получить по ссылке "ск...
Бухгалтерские и финансовые документы
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел
(наименование предприятия) утверждаю акт наименование должности "" 20 г. nо. руководителя предприятия гор. (подпись, и.о. фамилия) о выделении к уничтожению...
Документы делопроизводства предприятия → Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Типовая межотраслевая форма N МБ-8)
Работа с трудовыми книжками регламентируется несколькими нормативными актами трудового законодательства. В этой статье мы расскажем о порядке оформления трудовой книжки впервые, о том, в каких случаях работодатель обязан завести трудовик, на основании каких документов вести учет трудовых книжек, когда их списывать и как правильно это оформить.
Общие сведения
Трудовая книжка установленного образца — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждена форма трудовика и порядок:
— ведения и хранения трудовых книжек;
— изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей.
Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Обратите внимание! Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ — русском (ст. 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык — на двух языках одновременно. Внесение сведений в трудовую книжку (вкладыш) осуществляется на основании Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама книжка. Помните, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовике ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Где взять бланки?
Бланки трудовой книжки и вкладышей к ней являются бланками строгой отчетности, поэтому работодатель должен вести их учет. Порядок обеспечения работодателей этими бланками утвержден Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н. Изготавливает их объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Обеспечивают работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее организации, отвечающие требованиям ГОЗНАКа — ведущие организованный учет, обеспечивающие транспортировку и хранение бланков.
К сведению. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация (работодатель) взимает плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.
Чтобы получить бланки, работодатель должен заключить договор на возмездной основе с ГОЗНАКом или распространителями. Доставку бланков осуществляет служба доставки защищенной полиграфической продукции либо работодатель сам забирает их со склада ГОЗНАКа или распространителя. Приобретение иным способом бланков трудовой книжки и вкладыша может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (Определение ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416).
Учет трудовых книжек и вкладышей к ним
Каждый работодатель должен вести учет трудовых книжек: в силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Мы рекомендуем назначить специально уполномоченное на ведение этой деятельности лицо, издав приказ, в котором указаны ФИО работника, его должность и ответственность. Дополнительно в приказе можно назвать лицо, которое будет вести трудовики в период отсутствия ответственного.
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут:
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждены Минтрудом и приведены в приложениях к Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации. Сюда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Примечание. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, оформляющим прием на работу и увольнение, регистрируются все трудовики, принятые от работников при поступлении в организацию, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь.
Помните, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии некоторое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, которая может выглядеть следующим образом.
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ежемесячно обязано представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. Отчет составляется в произвольной форме и может выглядеть так.
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Хранение трудовиков и вкладышей
Напомним, что в силу п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете указанные бланки должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
При увольнении работник должен расписаться в получении трудовика в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Если все-таки работник (либо в случае смерти работника его ближайшие родственники) не забрал трудовую, работодатель обязан ее хранить до востребования, но не менее 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей в них должны храниться в организации три года в силу п. 686 вышеназванного перечня. Книги, журналы, карточки учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей хранятся 75 лет, а их бланков — пять лет (п. 695).
В период хранения работнику может понадобиться копия или даже оригинал трудовой книжки. С копиями все понятно — работодатель обязан выдать заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки либо выписку из нее не позднее трех рабочих дней со дня поступления заявления работника об этом. А вот с подлинниками, которые в основном затребуются для оформления пенсии в ПФР, немного сложнее. Трудовое законодательство не содержит запрета на выдачу работникам подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора. Однако Роструд в Письме от 18.03.2008 N 656-6-0 указал, что ответственность за сохранность трудовых книжек в любом случае несет специально уполномоченное лицо. Даже если работник распишется в получении книжки на руки и потеряет ее, отвечать за утрату будет указанное должностное лицо.
Довольно часто читатели спрашивают: где хранить трудовые книжки — в филиале или головной организации? А если организация зарегистрирована в одном городе, а деятельность фактически осуществляет в другом? Давайте разберемся.
Трудовое законодательство не поясняет, где хранить бланки в подобных случаях, это остается на усмотрение работодателя. С одной стороны, филиал (представительство) не является юридическим лицом, следовательно, все кадровые документы, в том числе трудовые книжки, должны находится в головной организации. Однако мы считаем, что если в обособленном подразделении есть отдел кадров, есть лицо, ответственное за хранение и ведение трудовых книжек этого подразделения, то их можно хранить по месту его нахождения.
Списание и уничтожение испорченных бланков
Если при заполнении бланка трудовой книжки или вкладыша в нее допущена ошибка, такой бланк нужно уничтожить. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Уничтожение испорченных бланков должно быть оформлено соответствующим актом. Унифицированной формы для него нет, поэтому он оформляется произвольно.
Подведем итог
Итак, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны приобретаться работодателем. Кроме этого, в компании необходимо организовать их учет и хранение. Если трудовая книжка оформлялась впервые, с работника удерживается стоимость бланка. Несоблюдение же установленного порядка учета и хранения названных бланков является нарушением трудового законодательства, за которое в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ может быть применено административное наказание в виде штрафа, налагаемого:
— на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);
— на организацию — от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).
Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.
Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.
Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.
Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.
Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.
Эта информация будет полезна и кадровикам, работника, и работодателям.
В каких случаях можно списать?
Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета .
Различные природные явления могут внести свою лепту.
Наводнения, землетрясения, пожары…
Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.
Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.
Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.
Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.
Неаккуратное заполнение трудовой книжки сотрудником отдела кадров также является основанием для списания.
Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.
Как списать испорченный бланк?
Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства
о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.
Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.
Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.
Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ , который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.
Только после этого можно начинать действовать.
Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек . Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.
А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.
Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия . Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.
Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании . О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.
Позже формируется совсем иная комиссия. Законодатель называет ее ликвидационной .
Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.
К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.
Акт списания
Акт на списание трудовой книжки – документ чрезвычайно важный, правда в законодательстве нет ни одного упоминания о том, как на самом деле он должен выглядеть.
Все составляют данный акт от руки и произвольно .
Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:
- в нем должно содержаться полное название организации;
- в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
- также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
- в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
- обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
- не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
- заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.
Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре . Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.
Как происходит уничтожение?
Сегодня в крупных городах существует множество служб, которые за деньги готовы помочь вам избавиться от документов.
Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.
Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.
Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь .
Как правило, делают подобное действо на территории предприятия , чтобы каждый желающий мог убедиться в том, что документы уничтожены.
Второй способ – это шредировнаие . Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.
Что делать, если работник не явился за трудовой?
В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.
Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.
Заключение
Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще. Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.
