Каждая компания или предприниматель стремится минимизировать количество составляемых документов и упростить документооборот с контрагентами. В соответствии с официальным уведомлением органов фискального контроля №ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г. в российскую практику был введен новый документальная форма – универсальный передаточный документ (УПД).
Цели внедрения универсального передаточного документа
Главным преимуществом применения УПД является возможность объединить в одном бланке счет-фактуру и документ, определяющий фактическую передачу материальных ценностей контрагенту (товарная накладная, акт выполненных работ).
Использование универсального передаточного документа является рекомендацией налоговых органов. Соответственно, решение о том, применять в деятельности данный документ или нет, должно быть закреплено в учетной политике компании.
Счет-фактура или УПД: кто вправе использовать
Применять в своей деятельности данный бланк разрешено хозяйственным образованиям с любым правовым статусом (юридические лица, индивидуальные предприниматели) вне зависимости от применяемого режима налогообложения.
Таким образом, даже компании и ИП, которые ведут свою деятельность на одном из спецрежимов, в качестве первичного учетного документа вправе использовать универсальный передаточный документ.
Основными видами хозяйственных операций, при которых уместно составление УПД, являются:
- выполнение работ, оказание услуг;
- передача товаров, активов и имущественных прав;
- посреднические операции.
Виды универсального передаточного документа и его статус
Как было рассмотрено выше, составление универсального передаточного документа допускается вне зависимости от режима налогообложения. Ориентируясь на цели составления УПД, потребуется внести информацию в поле «код» данного документа.
Для плательщиков налога на добавленную стоимость УПД совмещает в себе счет-фактуру и непосредственно передаточный акт, то есть УПД и счет-фактура одновременно представлены в одном документе. В этом случае статус универсального передаточного документа должен быть равным 1.
Если же организация или предприниматель освобождена от уплаты данного налога, то есть работает на одном из специальных режимов, универсальный передаточный документ будет являться документом, подтверждающим отгрузку товара, оказание услуг, выполнение работ, то есть выступать в качестве альтернативы ТОРГ-12 или актов выполненных работ. При этом в поле «Статус» необходимо указать код 2.
Что касается особенностей заполнения данного документа, его основное поле представлено в виде табличной части счета-фактуры. Соответственно, в том случае, если статус УПД равен 1, и счет-фактура = универсальному передаточному документу, УПД должен содержать в себе всю информацию, являющуюся обязательной для раскрытия в счете-фактуры.
Применение универсального передаточного документа на сегодняшний день широко распространено в российской практике. УПД вместо счет-фактуры и документа, подтверждающего отгрузку, позволяет оптимизировать документооборот фирмы, сократить количество вероятных ошибок и упростить архивацию документов. Образец заполнения УПД вы можете найти .
Плательщики НДС применяют универсальный передаточный документ вместо товарной накладной с целью сокращения количества бухгалтерских бумаг и упрощения оформления хозяйственных операций. Использование УПД рекомендовано ФНС России (письмо ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96). Документ должен содержать все необходимые реквизиты «первички», установленные законом «О бухгалтерском учете». Форма документа утверждается руководителем организации и закрепляется в учетной политике.
Назначение УПД
Универсальный передаточный документ представляет собой счет-фактуру, объединенный с первичным документом. На его основании можно принимать НДС к вычету. УПД отвечает всем требованиям законодательства к первичной документации, поэтому покупатель имеет право признать расходы на его основании.
Кроме счета-фактуры УПД может заменить собой ряд передаточных документов:
- акт выполненных работ (услуг);
- накладную на отпуск материалов на сторону.
Использовать универсальную форму могут все организации и индивидуальные предприниматели (даже те, которые не платят НДС). Нумерация УПД осуществляется в единой хронологии со счетами-фактурами.
Когда УПД заменяет накладную?
Заменить накладную УПД можно в следующих случаях:
- при отгрузке товаров (в том числе – на экспорт);
- при передаче имущественных прав;
- при передаче результатов выполненных работ или оказанных услуг (оформляя универсальный передаточный документ на услуги, рекомендуется приложить подробный отчет по ним).
Иногда возникают ситуации, когда по одному договору вперемешку оформлены УПД и накладные. Переживать по этому поводу не стоит, так как на учет НДС и расходов это никак не повлияет. Но во избежание хаоса в документообороте необходимо закрепит такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договорах с контрагентами. Тогда у представителей ФНС не будет оснований предъявлять претензии в отношении того, почему в рамках одного договора оформлены разные первичные документы.
Когда использовать УПД вместо накладной нельзя?
- При получении аванса.
- При начислении НДС с полученного аванса.
- Если покупатель принимает к вычету НДС с выплаченного аванса.
- Если продавец принимает к вычету НДС с полученного аванса.
- При корректировке показателей в случае изменения стоимости отгруженных товаров.
- При исправлении ошибок в документах.
Что лучше – накладная или УПД?
Использование в организации универсальных передаточных документов имеет ряд преимуществ:
- упрощение документооборота;
- сокращение архива бухгалтерских бумаг;
- оформление документов в едином стиле;
- сокращение ошибок при составлении документов;
- экономия времени на подготовку документов, снижение расходов на бумагу.
УПД очень удобен в использовании, так как при оформлении различных операций он заполняется по единому образцу. Ответственным лицам не придется думать над тем, как надо заполнять накладную по форме ТОРГ-12 или М-15 . Образец заполнения УПД на услуги можно взять за основу.
Можно сделать выводы о том, что применение УПД более выгодно по сравнению с использованием обычных накладных. Необходимость УПД назревала давно, и за ним будущее. Но иногда все же возникают ситуации, когда без оформления счетов-фактур не обойтись.
Обязательные реквизиты
Обязательные реквизиты УПД совпадают с реквизитами первичных документов, перечисленными в п. 5-6 ст. 169 НК РФ и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Наряду с реквизитами счета-фактуры, обязательными реквизитами УПД являются:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование юридического или физического лица;
- содержание факта хозяйственной деятельности;
- величина натурального или денежного измерения;
- должность ответственного лица, совершившего сделку;
- ФИО и подписи ответственных лиц.
Предприниматели имеют право добавлять дополнительные реквизиты в УПД так же, как в счет-фактуру. Ранее специалисты ФНС заявляли о том, что дополнительные реквизиты надо приводить за пределами рамки, которая отделяет счет-фактуру от «первички», но сейчас налоговая не запрещает добавлять информацию внутри нее (основание – письмо ФНС от 17.08.2016 г. № СД-4-3/15094).
У лиц, ответственных за оформление документа, может возникнуть вопрос: обязательно ли заполнять код товара в УПД? Данную графу заполняют, если организация или ИП осуществляли отгрузку товаров в страны-члены ЕАЭС. При отсутствии необходимых сведений в графе ставится прочерк.
Как же заполнить код товара, работ, услуг в УПД? Код товара указывается в соответствии с внешнеэкономической Единой товарной номенклатурой ЕАЭС (ТНВЭД).
Статус УПД
При заполнении бланка в левой верхней части надо выбрать один из двух статусов. Именно статус документа определяет перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в нем.
Универсальный передаточный документ со статусом «1» должен содержать все реквизиты первичного документа и счета-фактуры. В данном случае УПД будет выполнять функцию двух документов одновременно. Данный статус указывают, если в документе будет отражен факт хозяйственной деятельности, как в целях бухучета, так и для обложения НДС и налогом на прибыль .
УПД со статусом «2» выступает только как первичный документ и содержит показатели товарной накладной (акта). Функцию счета-фактуры он не выполняет, поэтому его надо выписывать отдельно. В форме со статусом «2» заполняют только те реквизиты, которые должен содержать передаточный акт, который она заменяет. Часть полей можно оставить пустыми.
Использование УПД при оказании услуг
Можно ли выставлять УПД на услуги? Да, на практике это встречается часто. Иногда даже возникают ситуации, когда универсальный передаточный документ выставляют на поставку товара, сопровождающуюся оказанием услуг. Сотрудники ФНС обращают внимание предпринимателей на такие моменты (письмо ФНС РФ от 23.09.2016 N ЕД-4-15/17910):
- к моменту передачи товара и оформления универсальной формы услуга должна быть оказана и потреблена заказчиком;
- УПД подписывают лица, уполномоченные на подписание как счетов-фактур, так и «первички».
УПД на услуги оформляется в двух вариантах:
- как счет-фактура и «первичка» (указывается статус «1»);
- только как первичный документ (указывается статус «2»).
В первом случае строки 1-7 и графы 1-11 следует заполнять как в обычном счете-фактуре (в том числе и графу «Код товара» в УПД). Для заполнения строк № 2 и № 6 предусмотрены некоторые особенности в зависимости от содержания сделки. Если были оказаны «простые» услуги - в этих строках указывают исполнителя и заказчика. Если же оказывались услуги по транспортной экспедиции - тогда в соответствующих полях указывают экспедитора и клиента, при оказании услуг по агентскому договору сторонами выступают агент и принципал.
Если УПД заменяет собой только накладную (или акт) - часть полей можно оставить пустыми. Обязательному заполнению подлежат:
- графа 1;
- графа 2, 2а;
- графа 3;
- графа 9;
- строки 1, 1а;
- строки 2 и 6;
- строка 7.
В дополнение к УПД в этом случае составляют счет-фактуру. Пример заполнения УПД вы найдете .
Для облегчения ведения бухучета и сокращения количества документации ФНС (налоговая служба) разработала УПД. Мы рассмотрим, что такое УПД (универсальный передаточный документ), в каких случаях он применяется, как внести в него исправления. Также изучим, как заполнять бланк правильно.
Причины разработки УПД
Счет-фактура и любой из документов первички (к примеру, накладная) включают одинаковые данные, поэтому они дублируются. Решено было создать новый документ, чтобы сократить временные рамки, необходимые для поиска и обработки информации. Но возможность сделать новую форму появилась только 2013 году, поскольку ранее законодательство обязывало применять однотипные бланки первички.
Новый закон “О бухучете” № 402-ФЗ вышел в декабре 2011 года. Для обсуждения форумчанам сообщества для бухгалтеров на сайте ФНС РФ был выложен проект будущего документа. Изначально его наименование звучало как единый отгрузочный документ, затем оно было откорректировано. Поэтому расшифровка УПД в бухгалтерии стала звучать как универсальный передаточный документ.
Для создания бланка Федеральная налоговая служба привлекла специалистов, которые ранее разрабатывали приложения “1С”. В конце октября 2013 года окончательный вариант был опубликован на официальном портале ФНС. С того времени его разрешалось использовать. Дополнительно сотрудники налоговой приложили письмо, в котором разъяснялось, для каких операций применяется УПД, как делается оформление универсального передаточного документа и заполняются его отдельные графы.
Для чего нужен документ
Универсальный передаточный документ - это альтернативная форма, объединившая накладную на товар или акт выполненных работ и счет-фактуру. На его основе ведется бухучет, списываются затраты по налогу, заявляется вычет по НДС. Документ собрал в себе все функции отведенные первичке, необходимые для учета по бухгалтерии и в ФНС.
В налоговом законодательстве прописаны следующие положения по определению вычетов по НДС. Для этого необходимы:
Счет-фактура. На его основании покупатель принимает имущественные права на услуги, товары. Согласно документу и определяются суммы налога.
Первичные документы. Они становятся основанием для выплат по НДС после принятия на учет услуг и товаров.
При исчислении налога на прибыль первичка играет такую роль:
Расходы подтверждаются только при наличии документации, оформленной по законодательству Российской Федерации. То есть, УПД отлично подойдет для этой цели.
Данные при ведении налогового учета также подтверждаются наличием первичной документации учета.
УПД имеет функции, которые позволяют использовать его для всех видов отчетности.
Согласно законодательству в первичной документации обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:
название документа;
число, месяц, год, когда был оформлен документ;
полное название организации или паспортные данные индивидуального предпринимателя, который принимал участие в оформлении документации;
наименование продукции или услуг;
размеры или стоимость полученной продукции и услуг;
должность ответственного за сделку лица;
ФИО, подпись и другие реквизиты лиц, ответственных за сделку и оформление документации.
Формы первички должны быть утверждены дирекцией компании. Допускается составление документации на бумаге и в электронном виде. На виртуальной документации ставится электронная подпись.
Использование УПД
УПД может заменить традиционный счет-фактуру или происходит их совместное использование. Основой для создания универсального передаточного документа послужил именно счет-фактура, в который были добавлены дополнительные графы, обозначенные в законодательстве.
Когда выставляется УПД:
при приеме/передаче продукции;
при отгрузке продукции посредником;
при оказании разного рода услуг;
при передаче имущественных прав или итогов выполненных работ.
Мы выяснили, для чего нужен УПД (универсальный передаточный документ), но возникает вопрос: обязательно ли его применение? Законодательство гласит, что можно пользоваться и другими формами, информацию о которых можно найти в статье 9 Закона №402-ФЗ . УПД был создан лишь для упрощения работы бухгалтеров и уменьшения документооборота.
Какие реквизиты включены в документ
Большую часть документа занимает счет-фактура, который внесен в УПД в неизменном виде. Он обведен жирной линией. Также в документе есть обязательные реквизиты УПД, которые указаны в Законе №402-ФЗ:
Точное название документа (универсальный передаточный документ).
Дата, когда был составлен документ (число, месяц, год). Эта дата должна совпадать с датой составления счет-фактуры.
В поле 14, а также 19 прописывается наименование экономического субъекта, который составил документацию.
Указание фактов хозяйственной жизни (сведения об отгрузке, передаче товара, оказании услуг, выполнении работ).
Стоимость товаров и услуг или указание величины (объема). Обязательно указываются единицы измерения.
Должность лица, которое несет ответственность за совершение и оформление сделки. Графы 10 и 13 заполняет продавец, а 15 и 18 - покупатель.
Подписи ответственных за сделку лиц. Указываются их фамилии и инициалы.
Кто расписывается в УПД (ответственный за правильность оформления факта)?
Со стороны продавца это будет лицо, ответственное за ведение документации. Оно ставит подпись в пункте 13. А в строке 10 расписывается лицо, отгрузившее товар (водитель, экспедитор, грузчик и т. д.) Со стороны покупателя подписи ставятся подобным образом: в 18 строке расписывается оно или несколько лиц, ответственных за проведение сделки, а в графе 15 ставит подпись непосредственно сам покупатель или лицо, у которого есть полномочия это делать. Тех, у кого есть право ставить подпись, руководитель предприятия определяет заранее.
Статус 1 и 2 в УПД
В УПД есть графа “Статус”. В значении можно поставить цифру 1 или 2. Рассмотрим, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2. Важно запомнить значения, чтобы в дальнейшем не путаться при оформлении документации.
УПД статус 1 - это документ, используемый одновременно как первичка и счет-фактура. То есть он служит основанием для удержания НДС и дополнительно не нужно создавать счет-фактуру.
Что означает УПД статус 2? Это значит, что документ может быть применен только в качестве первичной документации. Такой документ удобен в использовании лицам, которые применяют упрощенную форму налогообложения. Поскольку он не обязывает “упрощенца” платить НДС при поступлении УПД. Кроме этого УПД со статусом 2 применяется при отгрузке товаров посредникам.
Когда документ применяется со статусом 2, то следующие поля можно не заполнять:
сумма акциза;
налоговая ставка;
штрих-код страны, из которой прибыл товар;
к платежно-расчетному документу (№... от…);
страну происхождения товара;
У универсального передаточного документа со статусами 1 и 2 имеются значительные отличия при использовании, поэтому важно не перепутать значения при заполнении реквизитов. Если случайно была допущена ошибка: вместо статуса 1 был указан 2, но реквизиты заполнены как для первого статуса, то можно внести исправление непосредственно на бланке. Для этого одна цифра зачеркивается, пишется другая. Исправление заверяется подписью лица, ответственного за правильность составления документации.
Если в УПД со статусом 2 были допущены ошибки при заполнении, то их тоже можно исправить. Правда, законодательство по бухгалтерскому учету не дает четких рекомендаций на этот счет. Указывается только, что рядом с исправлением ставят фамилию и подпись сотрудники, ответственные за правильное заполнение документации. Но можно просто распечатать новый документ с правильными данными.
В документе со статусом 1 от руки править нельзя. Обязательно выставляется новый откорректированный документ, а в поле 1а прописывается номер и дата, когда были внесены исправления.
Номер универсального передаточного документа
Как присвоить номер УПД? При присвоении номера УПД следует обращать внимание на его статус. Присвоение номера счету-фактуре регламентировано налоговым законодательством РФ. При его выставлении нужно обязательно вписать в первой строке номер счета-фактуры, который присваивается в порядке хронологии. Законом также определен принцип нумерации документации подразделениями предприятия.
Если УПД используется только в качестве первички, то номер ему присваивать не обязательно. Можно сделать выводы, что:
если УПД со статусом 1, номер его зависит от номера предыдущего счета-фактуры, то есть он будет следующий по порядку;
если документ имеет статус 2, то номер ему можно присвоить таким же способом, как это делается на предприятии для накладных или актов проведения работ.
Заполнение даты
В универсальном передаточном документе есть три поля для заполнения даты. Поэтому возникает вопрос: как заполнить дату УПД и что вписывать в каждую строку? В строке под номером 1 вписывается дата, когда был составлен документ. В строку под номером 11 нужно вписать дату, когда произошел факт хозяйственной жизни (была отгружена продукция, начата передача имущественных прав и др.) В строке 16 надо вписать дату получения товаров или услуг, приемки работ, которые были выполнены ранее.
Согласно законодательству дата оставления УПД увязывается с возникновением у покупателя прав на вычет. Правила составления счетов-фактур гласят:
нельзя выставлять счет-фактура позднее, чем через пять суток после оказания услуг, отгрузки продукции и др.;
если документ был составлен до отгрузки, то он не имеет никакой силы и не может считаться основанием для вычета;
если определяется налоговая база НДС по факту сдачи произведенных работ, то это будет дата подписания акта заказчиком.
В третьей части статьи 9 Федерального Закона №402 указано, что УПД составляется в тот момент, когда совершается факт хозяйственной жизни. Но если этого сделать нельзя, то он может быть составлен и после завершения отгрузки продукции или окончания работ. Поэтому даты в документе могут быть проставлены следующим образом:
все операции могут быть произведены в один день, поэтому даты в строках 1, 11 и 16 будут одни те же;
дата составления документации и отгрузки продукции может быть одна и та же, а приемка товара или работ может проходить на несколько дней позже, то есть в строке 16 будет другая дата.
Для отгрузки товаров дату для определения налоговой базы нужно смотреть в строках 1 и 11, но если речь идет о завершении работ, то определяющей будет дата, поставленная в строке 16. Когда УПД вступил в силу, все эти моменты были отражены в налоговом законодательстве.
Если не было возможности составить УПД до окончания совершения факта хозяйственной жизни, то для определения налоговой базы берется дата, вписанная в поле под номером 11 (для работ - в поле 16). Но покупатель может вполне заявить вычет по НДС согласно даты в строке 16, поскольку именно в этот период он получил товар или принял акт о завершении работ.
Подписи в УПД
Рассмотрим, кто должен расписываться в УПД, в каких строках ставятся подписи уполномоченных лиц.
Поля, где должен расписаться руководитель или главбух всегда нужно заполнять. Даже для документов со статусом 2 исключения не делаются.
В поле по номером 10 ставятся ФИО и подпись, а также должность лица, которое отгрузило продукцию или в его компетенции находится подписание актов по факту свершившихся работ или оказанных услуг. Это лицо может быть одновременно уполномоченным подписывать счет-фактуру, поэтому далее оно может просто писать должность и ФИО, не ставя подписи.
В поле под номером 13 указываются реквизиты должностного лица (со стороны продавца), которое является ответственным за оформление документации, подтверждающей факт хозяйственной жизни. Если в строках 10 и 13 указывается один и тот же человек, то второй раз ему можно не расписываться.
В поле под номером 15 свои инициалы, фамилию, должность проставляет лицо, которое получило товар или имеет право подписывать акты завершения работ (оказания услуг).
В поле под номером 18 расписывается человек, ответственный за оформление документации со стороны покупателя. Также он вписывает свои инициалы и должность. Повторно он может не расписываться, если сам принимал товар.
В 2013 году законодательством были ужесточены требования к первичке. Согласно поправке к № 402-ФЗ нельзя принимать к бухгалтерскому учету документацию, в которой отражены фальшивые или не свершив
Нужно ли ставить печать на УПД
Печать на УПД ставить не нужно. В 2002 году ее исключили из обязательных реквизитов для счета-фактуры. Для первичики изначально печати не были предусмотрены. Поэтому ее отсутствие никак не повлияет на вычет НДС или подтверждение расходов.
Но если печать обеих сторон (продавца и покупателя) все-таки будет стоять на документе, то нет необходимости в заполнении полей номер 14 и 19. В строке 14 вписываются сведения об экономическом субъекте, который составил документ (продавец, исполнитель, агент, бухгалтер). В строке 19 вписываются аналогичные данные, но со стороны покупателя.
Поля необязательные для заполнения
В УПД много дополнительных полей, которые можно не заполнять, но в некоторых случаях их заполнение оказывается полезным для продавца и покупателя. К их числу относят:
Номер п/п (поле А). Номер по порядку ставится в таблице исключительно для удобства при ее заполнении.
Код товара/услуг (поле Б). Заполняется, если товар поставляется в другую страну, или при использовании льготных тарифов. Где взять код товара, работ, услуг в УПД? Посмотреть его можно в единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС.
Поле 8. В нем указываются номера договоров и соглашений о сотрудничестве сторон. Это помогает узнать условия сделки прямо из первички.
Поле 9. В него вписываются параметры груза, особые указания экспедитору, реквизиты транспортных накладных, но это делается не на каждом предприятии.
Поле 12. Сюда вносится дополнительные сведения о товаре (номера паспортов или сертификатов), также в это графу можно внести особую информацию, касающиеся проведения сделки.
Поле 17. Оно предназначено для вписания претензий или сведений о документах, которые оформил покупатель (получатель услуги).
Заполнение УПД в 1С
Универсальный передаточный документ, заменяющий акт приемки-передачи, счет-фактуру и первичку, пользователи 1С также формировать непосредственно в программе.
Как выписать УПД в 1С 8.3:
Заходим в меню продаж, затем переходим в раздел реализации (накладные, акты).
Вводим номер документа реализации.
Выбираем выписать счет-фактуру и жмем на кнопку “Провести”.
Нажимаем на надпись “Печать” и выбираем УПД.
Распечатать универсальный передаточный документ можно только со статусом 1. Программа самостоятельно заполнит большинство полей, но некоторые данные придется вписывать самостоятельно, включив режим редактирования.
Если случайно в УПД была допущена ошибка, то нужно сделать корректировку реализации на основании документа. Операция: исправление в первичке. Сначала вносятся корректировки, затем счет-фактуру регистрируется на исправление. Потом выбирается форма для печати, где нужно нажать на исправленную версию.
Хранение и регистрация документации
Бухгалтера предприятий задаются вопросом, где хранить УПД? Нужно ли их положить в папку со счетами-фактурами, или с первичкой? Специалисты считают, что лучше складывать УПД отдельно от остальной документации. Это будет удобно, особенно если компания недавно перешла на использование универсальных передаточных документов. В отдельной папке нужный УПД можно будет быстрее найти при проверках.
Продавец регистрирует УПД в журнале учета, где записываются выставленные и полученные счета-фактуры. Его номер записывается в части 1.
Покупатель вписывает УПД в части 2 журнала учета.
Преимущества и недостатки использования УПД
Мы выяснили, в каком случае оформляется счет-фактура как унифицированный единый с товарной накладной документ, как правильно заполнять форму, какие поля можно пропустить. Теперь рассмотрим плюсы и минусы применения УПД.
Преимущества:
Существенно сокращается документооборот, вследствие использования только одного бланка вместо нескольких.
Одна и та же форма применяется сразу для отгрузки продукции, оказания услуг, проведения работ. Это позволяет избежать путаницы с бланками.
При разработке УПД из него были исключены лишние реквизиты, которые сложно заполнять (например, ОКПО, номера банковских счетов и др.)
Бланк легко заполнять, некоторые поля дублируются, поэтому большинство из них можно оставлять пустыми.
Данные в первичной документации и счете-фактуре будут совпадать, поскольку оформление идет на одном бланке. Поэтому у налоговой инспекции не возникнет никаких претензий.
Несмотря на обилие преимуществ, есть и некоторые минусы:
По электронной почте УПД пока передать нельзя, поскольку электронная версия находится в разработке.
Не предусмотрена замена транспортной накладной универсальным передаточным документом, поэтому ее тоже придется напечатать.
Полей для заполнения больше, чем в простой первичке, поэтому можно запутаться, где ставить подписи, куда вписывать фамилии продавца и покупателя, а также ответственных лиц.
На некоторых предприятиях форма введена недавно, поэтому надо контролировать правильность заполнения реквизитов.
Если в УПД были допущены серьезные неточности, то возникнут проблемы с налоговой службой.
Напрашивается вывод, что если научится правильно заполнять поля и не допускать ошибок, то можно существенно уменьшить объем документации. Отчетность в этом случае будет составляться быстрее. Чтобы избежать вопросов: что такое код товара в УПД, сколько ставить подписей, какие даты вносятся в документ, нужно внимательно прочесть нашу статью.
03.08.2018
УПД (универсальный передаточный документ), образец заполнения которого приведен ниже, заменяет собой счет-фактуру, акт приемки-передачи и еще ряд первичных форм.
Хотя его применение не считается обязательным, бланк упрощает ведение учета.
Для фиксации хозяйственных операций, допускается использование бланка под названием УПД – универсальный передаточный документ, образец заполнения которого приведен далее.
Эта форма заменяет собой целый ряд первичных документов. Использовать ее необязательно, допускается внесение коррективов.
Основание для применения УПД
УПД – универсальный передаточный документ – не был утвержден распоряжением Правительства. Он был предложен налоговой службой.
Через отделения поступили разъяснения, касающиеся заполнения нового бланка.
В них, среди прочего, содержались пояснения для лиц, которые занимаются проверкой документов, основанных на этой новой форме.
С разработкой новой формы, у предприятий есть выбор – оформлять целый пакет бумаг или воспользоваться единым бланком.
УПД (универсальный передаточный документ) заменяет собой следующие формы:
- счет-фактуру;
- товарную накладную;
- товарно-транспортную накладную.
Бланк УПД не имеет унифицированной формы. Вместе с тем он считается официальным и принимается налоговой службой.
Важно: так как применение универсального передаточного документа не является обязательным, в бланк можно вносить новые строки или корректировать параметры ячеек. Однако данные из строк удалять не следует.
Какие правила действуют при заполнении УПД
Бланк УПД можно использовать в качестве обычного передаточного документа. Он подойдет для ведения учета в компаниях, которые не выплачивают .
- Чтобы указать на этот статус, в одноименном столбце отмечают цифру 2.
- Если в документе нужно отразить вычет по НДС, в той же графе «Статус» отмечают цифру 1.
При постановке статуса под номером 1, образец заполнения будет выглядеть по-другому.
Обязательно внести данные в строки 1-7, которые свойственны бланку счета-фактуры.
Для статуса 2 заполнение этих полей не требуется. Там можно просто ставить прочерк.
В левой части бланка отображены 2 графы, обозначенные А и Б.
- В графе А указывается порядковый номер отметки. Этот реквизит указывать необязательно. Однако, при его наличии, упрощается поиск нужной информации, а отметки ясно обозначены.
- В графе Б указывается: для товаров – артикул, для услуг или работ указывается код видов деятельности ( , ОКУН). Указание этого реквизита необязательно. Но код позволяет определить вид работ с целью обозначить возможность применения налоговых льгот или специальных режимов.
Хотя заполнение вышеуказанных граф и не требуется по закону, оно полезно для удобства поиска и идентификации работ или товаров.
Инструкция по заполнению: продолжение
- Строка 8 озаглавлена «Основание передачи/получения». Здесь указывается информация, характеризующая отношения между сторонами. Включается номер договора, соглашения или другого документа.
- В строке 9 содержатся сведения касательно транспортировки и груза. В эти сведения включаются разные подробности перевозки: номера транспортных документов, реквизиты организации, берущей на себя затраты на перевозку. Здесь указывается информация, определяющая груз, например, масса нетто и масса брутто. Этот пункт не является обязательным для заполнения.
- Строка 10 содержит сведения о лице, проводящем погрузку товара или передачу итогов работы. Вписывается ФИО, должность, в конце приводится подпись. Данные из этой строки раскрывают обстоятельства, в которых была совершена сделка. Если данный сотрудник уполномочен подписывать счета-фактуры и поставил свою подпись выше, дублировать ее не требуется. Достаточно указать только ФИО и должность.
- В строке 11 указывается дата совершенной сделки или другого хозяйственного факта. Для заполнения согласно требованиям закона не обязательна. В поле вносится дата, когда это событие произошло фактически. Даже если документ оформляется 29 ноября, а погрузка товара должна состояться 30, в бланке ставится 30 ноября.
- Строка 12 содержит прочую информацию о хозяйственном факте. Законом ее заполнение не требуется. Сюда вписывают реквизиты паспортов, сертификатов и тому подобных документов. Поле оформляют, когда присутствуют имеющие значение подробности, которые не вошли в УПД (универсальный платежный документ).
Важно: даты проведения сделки указываются в строках 1, 11, 16. При этом для учета продавцом ставится дата погрузки (под номером 11), а покупателем вводится дата приемки (номер 16).
К заполнению полей с датами следует подойти ответственно. Это позволит избежать споров касательно даты хозяйственного факта.
Сведения о должностных лицах, принявших участие в сделке
В следующих строках универсального платежного документа указываются данные сотрудников, уполномоченных на оформление проведенных операций.
- Строка 13 указывает на должностное лицо, ответственное за проведение сделки. Вписываются его фамилия с инициалами. Также обозначается его должность, в конце ставится подпись. Если тот же самый сотрудник отвечает за погрузку товаров или занимается подготовкой счета-фактуры, повторно подпись его не ставится. Заполняются только поля для ФИО и должности. Когда за сделку по условиям организации отвечают сразу несколько сотрудников, для обозначения данных каждого из них вводится дополнительная строка, обозначить которую можно 13а, 13б и так далее.
- Строка 14 содержит сведения о составителе документа, представляющего продавца. Среди прочего, можно вписать наименование субъекта и реквизиты. Помимо данных лица, ответственного за со стороны фирмы-продавца, сюда относятся данные агента или комиссионера, который от своего имени получает товар, а затем перепоручает принципалу или комитенту. Если в сделке принимает участие посредник, реквизиты договора с ним вносятся в строку 8.
- В строке 15 содержатся сведения об ответственном за получение груза лице со стороны покупателя. Сведения вводятся для уточнения подробностей сделки. Вписывают должность этого лица, его фамилию и инициалы, рядом есть место для подписи.
Требования к лицам, ответственным за сделку, приводятся в Гражданском кодексе . Стоит заметить, что при наличии печати организации, строка 14 может оставаться пустой.
Указание дат со стороны покупателя
В следующих строках отражаются даты получения товаров и прочие подробности сделки.
- В строку 16 вносится дата приемки. Она не может быть раньше даты составления УПД или даты отгрузки, указанной продавцом в строке 11. Фиксирует фактический момент принятия товаров или результатов работы покупателем. Хотя по законодательству заполнять данный раздел необязательно, все же внесение этих сведений рекомендовано. Наличие информации о принятии позволит избежать споров и исключит произвольную постановку даты.
- Строка 17 содержит прочие подробности сделки со стороны покупателя, законом заполнение этого раздела не требуется. Сюда вносится информация о возникших претензиях или их отсутствии, а также реквизиты договоров и иных бланков, подготовленных ответственным лицом при получении товаров.
Строки 16 и 17 содержат дополнительные уточнения с позиции покупателя. Наличие полной информации позволит впоследствии избежать споров.
Заключительные строки документа
В последних строках содержатся сведения о должностных лицах, ответственных за сделку и подготовку бумаг.
В конце можно проставить печати экономических субъектов ( или ), хотя закон этого и не требует.
- В строке 18 отражены сведения о лице, ответственном за оформление сделки с позиции покупателя. Вписывают ФИО и должность, затем ставится подпись. В случаях, когда тот же самый работник действует как представитель экономического субъекта (к примеру, по ) и его подпись уже стоит в пункте 15, дублировать ее не нужно. Указывают только ФИО и должность. Если же в оформлении операции участвует несколько человек, добавляют дополнительные строчки (18а, 18б и так далее), куда вносят сведения о каждом из них в отдельности.
- Строка 19 содержит данные лица или экономического субъекта, ответственного за составление бланка со стороны покупателя. Это может быть сотрудник, который занимается бухгалтерским учетом. Если в документе уже проставлена печать с полным названием субъекта, ответственного за составление бланка, повторное введение данных не требуется.
В конце остается место для печати. Не является обязательным для заполнения разделом.
Важно: как показывает , если все обязательные реквизиты внесены в бланк, отсутствие печати не может стать основанием для отказа принятия документа в налоговой службе.
Отличительные особенности заполнения УПД
Некоторые строки содержатся в УПД, но их нет в счете-фактуре. Здесь нужно руководствоваться правилами по заполнению именно универсального передаточного документа и образцом заполнения.
Например, строка 14 оформляется лицом, передающим товары или результаты выполненной работы.
А в строке 19 указываются данные работника, осуществляющего приемку.
Чтобы обозначить сотрудника, ответственного за погрузку товара, продавец заполняет поля под номерами 10 и 13.
При этом в десятой строке может быть указано лицо, которое не отвечает непосредственно за оформление сделки. В частности, это может быть кладовщик.
То же самое относится к заполнению строк под номерами 15 и 18, отведенных для покупателя.
Важно: в универсальном передаточном документе должны быть отражены данные директора и главного бухгалтера, а также стоять их подписи.
Как уже отмечалось, в строках 10 и 13 для продавца и 15 и 18 для покупателя могут быть указаны одни и те же лица.
В таком случае, подписи их ставятся только в первой строке, а во второй раз указывается только фамилия с инициалами и должность.
К УПД стоит прикладывать ряд документов. Среди них – отчет, содержащий детальное описание выполненных работ, сертификаты и технические паспорта.
Их перечень просто содержится под номерами 12 и 17. Если в бланке проставлена печать с необходимыми реквизитами, строки 14 и 19 можно оставлять незаполненными.
Наглядно увидеть эти поля можно на приведенных образцах заполнения.
Как УПД отражается у продавца
Согласно пункту 1 статьи 167 Налогового кодекса , счета-фактуры вносятся в книгу продаж по порядку в отчетном периоде, когда определяется налоговая база, и возникают платежные обязательства.
Как предписано постановлением Правительства № 1137 от 26.12.2011, счета-фактуры фиксируются в журнале учета.
При заполнении бланков может возникнуть две ситуации.
- День подготовки универсального передаточного документа совпадает с днем отгрузки. Тогда в книге продаж графа 1, а в журнале учета графы 2 и 6 совпадают со строкой 1 в УПД. Имеет значение день, когда определяется налоговая база, этим днем ставится дата отгрузки. Исключение составляют ситуации, когда налоговая база учитывается при приемке – это происходит при передаче результатов работ. Тогда в графе 2 журнала учета ставится дата, указанная в строке 16 УПД. Остальные соответствия не меняются.
- День подготовки УПД не совпадает с днем отгрузки. В таком случае при передаче товаров или прав на имущество, оказании услуг в книге продаж графа 1 заполняется по сведениям строки 1 УПД, графа 2 в журнале учета – по данным строки 11, а графа 6 – по данным строки 1 УПД. Когда передаются результаты работ, в книге продаж графа 1 совпадает со строкой 1, в журнале учета – графа 2 заполняется на основании строки 16, а графа 2 – по дате строки 1.
Универсальный передаточный документ не имеет унифицированной формы, заполнение его не считается обязательным.
Кроме того, каждая организация вправе внести в форму собственные коррективы.
Пояснения по поводу нового документа представлялись налоговой службой.
Однако этот бланк, образец заполнения которого можно увидеть выше, заменяет собой целый пакет первичных документов и упрощает ведение учета.
Поэтому стоит задуматься о его применении на предприятии.
1С Шаг за шагом. Универсальный передаточный документ
УПД (универсальный передаточный документ): Образец и правила заполнения
УПД — это универсальный передаточный документ . Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.
Какие документы заменяет УПД?
На бумаге его можно использовать вместо:
- первичного документа.
В электронном виде — вместо:
- пакета «счет-фактура + первичный документ»;
- первичного документа;
- счета-фактуры.
Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.
Когда можно применять УПД?
УПД действует с октября 2013 года , его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.
УПД можно оформить:
- поставку товаров, услуг или работ;
- передачу имущественных прав.
Бумажный УПД
Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)
Статус УПД показывает, какое у него назначение:
1 — счет-фактура + акт;
2 — первичный документ.
В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.
В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.
Электронный УПД
Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:
- как счет-фактура (СЧФ);
- как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
- как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).
Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).
Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.
Как заполнять электронный УПД
Если это СЧФ
Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:
- порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
- название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
- названия и адреса отправителя и получателя груза;
- номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
- состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
- количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
- цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
- стоимость поставки или имущественных прав без налога;
- акциз, где это необходимо;
- налоговая ставка;
- налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
- стоимость поставки с учетом налога;
- страна происхождения товара;
- номер таможенной декларации;
- код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.
В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.
Если это ДОП
В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- название документа;
- число, месяц, год его создания;
- экономический субъект, который сформировал документ;
- суть сделки;
- сумма или объем поставки;
- ФИО и подписи ответственных лиц.
Если это УПД (СЧФДОП)
В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.
Особенности формата
Если он используется как ДОП или СЧФДОП:
- Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
- Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
- Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.
Для всех типов документов
- Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
- Сведения об участниках сделки содержат поля:
- код ОКПО;
- структурное подразделение;
- информация для участника документооборота;
- для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
- адрес;
- контактные сведения (номер телефона, e-mail);
- банковские реквизиты.
- Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».
«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.
5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).
Области полномочий подписанта-продавца
Области полномочий подписанта-покупателя
Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:
1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).
От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.
Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.
Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.
Подписантов может быть несколько.
