Подтверждение профессионализма, рабочего стажа, соблюдения дисциплины – трудовая книжка . По общим правилам, устраиваясь на работу, персонал передает ее в отдел кадров. При увольнении выдают на руки под роспись. Случаются ситуации, когда документ остается на предприятии и перемещается в архив трудовых книжек.
Причины
Порядок расторжения договора между работодателем и сотрудником установлен ст. 84.1 ТК РФ, в которой написано, что трудовая книжка подлежит выдаче в день увольнения . Если в этот день работник не явился в организацию без серьезных причин и не сообщил о дате прихода или отказался от получения, то ответственный за кадровое дело направляет ему сообщение. В письме указывается необходимость личного появления или разрешения отправки трудовой книжки по почте. Без согласия владельца книжки отсылать почтовым отправлением любого типа ее запрещается. Аналогичная ситуация складывается при смерти сотрудника . В этой ситуации уведомление высылается родственникам.
Если за документом никто не приходит и не отвечает на письма, то его сохранность обеспечивает организация. В течение 2-х лет формуляр находится вместе с действующими у кадрового делопроизводителя. Затем передается в архив, в котором срок хранения утвержден ст. 22.1 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 664пПриказа Минкультуры № 558 в редакции от 16.02.2016г.:
- Отношения с работником закончены до 2003 года – период содержания 75 лет;
- После 2003 года – 50 лет.
Место, где находится архив трудовых книжек, определяет компания. Если есть возможность обеспечить длительную сохранность, то создается специальный отдел и назначается уполномоченный работать в нем. Отвечают за целостность документации как работник, так и организация (ст. 13.20 КоАП).
Отсутствие архива на предприятии
Порядок длительного хранения документов регулируют Правила, утвержденные Коллегией Росархива от 06.02.2002 г. Размер, деятельность компании не всегда позволяют создать необходимые условия по ряду причин:
- Отсутствие надежного помещения, места;
- Маленькая фирма, нецелесообразность выделения специальной структуры из-за незначительного объема документации с долгим периодом содержания;
- Ликвидация организации и отсутствие правопреемника.
В таких ситуациях архив трудовых книжек передается специализированным государственным учреждениям, находящимся в управлении местной администрации.
Передача государственному органу
Передаваемые дела оформляются в соответствии с Правилами Коллегии и должны соответствовать следующим принципам:
- Формуляры о трудовой деятельности располагаются в алфавитном порядке;
- Папка прошита в 4 прокола суровыми нитками;
- Каждый документ пронумерован;
- Приложен лист-заверитель.
Так как книжки являются оригиналами, то прошиванию подлежат конверты, в которые они уложены. В заверяющем документе указывается количество конвертов, общее число страниц книжек. Дополнение или изъятие и замена оформляется актом, в заверителе на его основании делается надпись с указанием должности, инициалов вносящего изменения.
Информацию, где находится архив трудовых книжек в городе, лучше уточнять в администрации. Справочники могут быть устаревшими, так как место расположения учреждения меняется. Для получения документа следует обращаться непосредственно в само учреждение (письменный запрос, сайт, электронная почта) или через многофункциональные центры. Рассматривается обращение в течение месяца. Если предприятием (управляющим по ликвидации компании) заключен договор хранения и трудовые переданы, то назначат день получения.
Трудовая книжка – это удостоверение человека о его работе и трудовом стаже, которое содержит информацию обо всех рабочих местах и должностях, которые человек занимал ранее и занимает сейчас. Но достаточно часто трудовую книжку теряют либо она просто приходит в негодность. Процесс восстановления этого документа достаточно сложный, а некоторые события могут существенно его затруднить. Так, не каждый знает, как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано, а ведь это происходит достаточно часто, особенно в последние годы.
Кто занимается восстановлением?
Если трудовая книжка была потеряна тогда, когда человек работал на предприятии, то восстановлением должен заниматься непосредственно работодатель. На законодательном уровне говорится о том, что трудовую книжку необходимо хранить в защищенном месте. При этом учитывается каждый отдельный бланк. Что касается получения трудовой книжки работником на руки, то это может произойти лишь по запросу Пенсионного фонда России.
Что касается всех остальных случаев, то человек может без проблем воспользоваться заверенной работодателем копией либо же выпиской из трудовой. Это и является основной причиной того, что ответственность за сохранность трудовой книжки ложится на плечи именно работодателя. Кроме всех бюрократических забот, работодатель принимает на себя финансовое обеспечение процесса восстановления.
Если человек получил документы на руки, после чего потерял их, тогда восстановлением обязан заниматься сам гражданин. В правительственном Постановлении «О трудовых книжках» сказано, что человек, который потерял трудовую книжку, должен обратиться с соответствующим заявлением на последнее место работы. Если все будет нормально, все документы будут доступны, а предприятия не будут ликвидированы, дубликат трудовой книжки выдадут в течение двух недель.
Процесс восстановления
Дубликат трудовой должен содержать:
- информацию о стаже до того, как человек поступил на текущее место работы, что должно подтверждаться соответствующими документами}
- полную информацию касательно наград, взысканий и прочих сведений относительно работы, которые вносились в трудовую книжку.
Выдача трудовой книжки является бесплатной услугой, но работодатель имеет право запросить за нее плату, куда будет входить и стоимость нового бланка. Как говорилось выше, если восстановлением будет заниматься работодатель, то человеку нужно всего лишь подать заявление и ждать получения трудовой книжки. В том же случае, если все записи в трудовой будет восстанавливать непосредственно владелец трудовой, тогда ему придется серьезно потрудиться. Такая процедура может затянуться на весьма длительный срок.
Самым удачным вариантом будет восстановление трудовой со сделанной ранее ксерокопии. Правда, она должна быть заверена, в чем сможет помочь сотрудник кадровой службы или другое уполномоченное лицо на любом из мест работы. В таком случае нужно вместе с заявлением работодателю принести ксерокопию своего трудового документа, которая включала бы в себя все страницы и записи, вносимые ранее. В состав копии должны входить:
- титульная страница с информацией о работнике}
- все страницы с записями касательно работы и заслуг человека, начиная от первой и заканчивая последней.
При наличии полной копии трудовой книжки процесс выдачи ее дубликата может занять считанные дни. Ведь кадровику нужно будет всего лишь перенести записи в новый бланк трудовой книжки. Те записи, которые в старой трудовой книжке были признаны недействительными, в выдаваемый дубликат вноситься не будут.
Что делать, если копии нет?
Если копии трудовой книжки в наличии нет, тогда придется восстанавливать каждую запись отдельно. Для этого необходимо ходить на каждое предприятие, на котором ранее работал человек, и получать точную копию записи и подтверждение достоверности данных. Только так постепенно можно будет полностью восстановить трудовую книжку и получить ее дубликат. Но иногда и здесь бывает не все так гладко, как хотелось бы. Очень часто предприятия, на которых работал человек, попросту закрываются или их кто-то перекупает.
Восстановление трудовой книжки, если предприятие ликвидировано, намного сложнее, ведь нет возможности прийти на предприятие и получить нужные данные.
В таком случае человеку придется обращаться во всевозможные архивы. Только так можно будет получить не только сведения касательно стажа человека и его должности, но еще и названия документов, на основании которых записи вносились в трудовую. Это очень сложный путь, который может длиться месяцами. Очень часто людей просто не пускают в архив, или они по каким-то причинам не могут получить нужные данные.
Еще один вариант развития событий – когда архива нет, или в нем отсутствует информация относительно ликвидированного предприятия и работы в нем человека, восстанавливающего трудовую книжку. Здесь можно пойти несколькими путями. Самый простой – обратиться в Пенсионный фонд РФ, где могут дать точную и подробную информацию относительно стажа человека. Это очень просто, ведь нужно всего лишь подать соответствующий запрос и ждать ответ на него.
Второй путь получения дубликата – обращение в судебные органы, которые будут отправлять запросы во все необходимые госорганы, чтобы получить точную картину. Здесь будет нелишним привлечение свидетелей, которыми могут выступать работавшие вместе с человеком сотрудники. Их показания, а также записи в трудовых книжках позволят подтвердить, что человек работал на предприятии. Обращение в суд – это самый крайний вариант, к которому прибегают только в том случае, если больше нет других возможностей восстановить записи в трудовой.
В государственных органах говорят о том, что в некоторых случаях трудовую книжку можно и не восстанавливать. Если человеку еще не исполнилось 30 лет, ему необязательно восстанавливать данный документ. Ведь размер пенсии будет зависеть не от стажа человека, а от отчислений из его заработной платы в Пенсионный фонд. Так что трудовая книжка сегодня, скорее, гарант получения достойного места работы в случае увольнения с предыдущего. Ведь хорошего специалиста заберут, не раздумывая, а подтверждением его высокого уровня как раз и выступает трудовая книжка.
В трудовой книжке содержится информация обо всех местах работы лица. Этот документ нужен при поиске рабочего места, оформлении пенсии. Трудовая книжка может быть испорчена, украдена, утеряна. Чтобы выяснить, трудно ли восстановить трудовую книжку, и что делать, если она утрачена, обратимся к нормам российского законодательства.
Можно ли восстановить трудовую книжку, кто занимается её восстановлением?
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ (глава 11 ТК РФ), «в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с её утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».
Если срок давности записей в книжке длительный, то работник пишет заявление на имя организации (последнего места работы). Организация обязана отреагировать максимум через 15 дней после дня обращения сотрудника (постановление Правительства РФ №225).
К нанимателю можно обратиться двумя способами:
- лично принести заявление под подпись о его принятии;
отправить обращение заказным письмом, причём нужно выбрать тип отправки - с уведомлением о вручении.
Пошаговое руководство по восстановлению документа
- Определить, где находилась трудовая до её утраты. Если лицо официально трудоустроено, документ должен храниться у работодателя, следовательно, он несёт ответственность за сохранность документа. Если трудоустройства нет, значит, книжка была на руках у владельца, и он сам должен восстанавливать свой документ.
- Написать заявление о выдаче дубликата книжки. Оформляется заявление на имя последнего (текущего) нанимателя.
- Отправить запросы предыдущим работодателям с целью получить справку с подробностями о предыдущей трудовой деятельности.
Чтобы обезопасить себя, работник может хранить дома копию своей трудовой, где каждая запись подтверждена подписью начальника отдела кадров. При появлении новых отметок ксерокопию нужно обновлять.
Для чего нужна ксерокопия документа
Чтобы восстановить записи о своём опыте, нужно предоставить документальные доказательства его наличия. При этом в дубликате книжки сделают запись о длительности непрерывной деятельности - места работы, должности и периоды не восстанавливают. А также указывают документы, на основании которых подсчитан стаж.
Ознакомьтесь какой перечень документов необходим при приеме на работу:
Если работодатель несёт ответственность за утерю или порчу трудовой, то все действия по её восстановлению выполняет он либо представитель организации. Причиной может служить халатность кадровика, форс-мажорные обстоятельства (например, пожар в офисе) и прочее.
Для подтверждения этих сведений нужна заверенная копия утраченного документа. Если такового нет, то работнику следует самостоятельно обратиться в те организации, где ранее трудился. Исправить положение поможет наличие выписок из личного дела, копии приказов о перемещениях, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Если предприятие закрылось, сведения о сотрудниках могут быть в городском архиве.
Как быть, если работодатель не выдаёт трудовую книжку
Если прежний наниматель намеренно удерживает документ, изъять книжку можно через суд. Согласно ст. 234 ТК РФ через суд можно взыскать с недобросовестного работодателя средний заработок за каждый день незаконного удержания трудовой книжки. Кроме того, работодатель возместит моральный ущерб сотруднику и расходы в связи с восстановлением дубликата.
Если книжки утеряны массово по причине чрезвычайной ситуации, то для их восстановления созывают специальную комиссию из работников профсоюза, представителей фирм и госорганов, а также других заинтересованных лиц.
Заявление на восстановление трудовой книжки
В заявлении должны присутствовать все перечисленные ниже реквизиты.
- «Шапка» документа: наименование работодателя и свои данные.
- Название документа: заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с её утратой.
- Текст: причины фактической утраты, выдержка из закона о правилах восстановления книжек, просьба выдать дубликат, сведения о стаже и документальные доказательства.
- Перечень приложений.
- Дата и подпись.
Образец заявления о выдаче дубликата в связи с утерей
Восстановление документа в случае ликвидации предприятия
Если фирма ликвидирована, то восстановить записи о своём опыте работы можно с помощью государства. Поможет в этом Пенсионный Фонд, государственный архив или суд.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный Фонд РФ
Следует обратиться в местное отделение и заполнить соответствующий бланк. Заявление нужно подать лично с подписью о вручении или отправить с уведомлением. Пенсионный Фонд выдаст справку в течение 10 дней. В ней будут указаны подробные сведения об опыте работы. Орган ведёт единый учёт сведений о каждом работнике сравнительно недавно, несколько последних лет.
Все о правилах приема на работу по совместительству:
Государственный архив
Если угораздило потерять трудовую, в которой были записаны периоды деятельности ранее 2000 года, следует в письменной форме обратиться в архив по месту регистрации фирмы.
Судебные органы
Обратиться необходимо с целью установления факта и периодов трудовой деятельности. Суд направит запросы в организации. Для подтверждения обоснованности иска можно привлекать свидетелей. Ответ на судебный запрос работодатели дают в минимальные сроки. Этот способ длительный (если работник трудился в нескольких организациях), но надёжный.
Видео: как оформить дубликат трудовой самостоятельно
Утеря трудовой книжки влечёт хлопоты для её владельца. Процесс восстановления записей о стаже и местах работы длительный и сложный. Но эта ситуация разрешима. Восстановленный дубликат не ущемляет работника в правах и не уменьшает его трудовых заслуг.
Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности. Ее потеря является серьезным происшествием для самого работника и для его работодателя, особенно если произошло это именно по его вине. Люди, обнаружив пропажу, начинают узнавать, как восстановить трудовую книжку и возможно ли это.
Порядок восстановления этого документа зависит от того, по чьей вине он был утерян. Вариантов тут может быть несколько:
- виноват сам работник;
- виноват работодатель или ответственное за хранение трудовых книжек лицо.
От ответа на этот вопрос зависит ход дальнейших действий. Паниковать в такой ситуации не нужно, ведь восстановление трудовой книжки возможно, пусть это и потребует затрат собственных сил и личного времени.
Работник и работодатель должны помнить, что они несут ответственность за сохранность этого документа. Если кадровый специалист или другое ответственное лицо выдало трудовую книжку не по правилам, то отвечать за ее утерю придется ему, а не сотруднику организации, получившему бланк строгой отчетности на руки.
Если сам гражданин потерял свою трудовую, то затраты и заботы по ее восстановлению лягут полностью на него. Но и тут расстраиваться не нужно. На вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку, если я потерял ее сам, ответ утвердительный.
Порядок восстановления для каждого из случаев будет рассмотрен отдельно.
При утере трудовой книжки сразу впадать в панику не нужно. Существует масса способов ее восстановления. Некоторые ситуации заставят побегать самого работника, а иногда собирать информацию приходится работодателю. Ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, зависит не только от обстоятельств. Иногда заниматься этим необязательно.
Если сотрудник только начал свою карьеру и не проработал еще более 3 месяцев (в трудовой сделана запись о приеме на работу), то делать дубликат документа не нужно. В ТК РФ (статья 65) указано, что в этом случае достаточно оформить новую трудовую книжку. Занимается этим работодатель, но только после получения соответствующего заявления от своего сотрудника.
Если же работник имеет за плечами огромный опыт и стаж, то восстановление трудовой книжки после утери является единственно возможным способом отражения информации. В этом случае необходимо обратиться к работодателю с заявлением, содержащим требование создать дубликат.
Необходимость сбора документов ложится на плечи того, по чьей вине произошла порча или утеря бланка строгой отчетности.
Простое воспроизведение старых записей в новую трудовую книжку является незаконным. За это могут привлечь к ответственности, ведь такие действия расцениваются как подделка документов. Поэтому заниматься восстановлением трудовой книжки самостоятельно категорически запрещено.
Понятие восстановления не совсем правильно. Восстановлению такой документ не подлежит. НПА дают возможность только создать его дубликат. Его оформление является легальным действием. Дубликат можно предъявить для расчета стажа в ПФР или другой надзорный орган.
Выдается новый документ в течение 15 дней после составления заявления на имя работодателю. Как восстановить трудовую книжку при утере? Ответ на этот вопрос зависит от того, кто виноват в происшествии. Идентичная процедура используется при порче бланка строгой отчетности (если он обгорит, порвется или сильно испачкается).
Способов восстановления трудовой несколько. Это и обращение к работодателю, в ПФР, Государственный архив, суд, самостоятельный сбор документов. Даже если виновен в утере трудовой книжки сам работник, то он может просить помощи у руководителя своего учреждения.
Существуют специализированные организации, занимающиеся решением проблем работника, восстановлением трудовой книжки или отстаиванием прав в суде в том числе.
Восстановление трудовой книжки при утере работником: образец
Если по каким-то причинам работник сам виноват в утере трудовой книжки, то ему необходимо написать заявление на восстановление трудовой книжки при утере работником, образец которого позволит не допустить ошибок при заполнении документа. Безработным нужно обращаться на предыдущее место работы. Трудоустроенные граждане заполняют такое заявление у кадрового специалиста.
Есть ряд моментов, которые необходимо учитывать при написании заявления:
- оно пишется от лица работника на имя руководителя организации или просто в организацию (указание в качестве получателя работника кадровой службы является неверным);
- обязательно указывается название компании, ФИО работодателя и обращающегося сотрудника (дополнительно можно прописать адрес организации);
- прописывается название документа;
- необходимо указывать, на каком основании работник просит выдать дубликат (утеря, порча, кража);
- должна быть проставлена дата составления документа и личная подпись работника.
Если гражданин уже не является сотрудником организации, то нужно оставить свои контактные данные, чтобы ответственное лицо могло сообщить об оформлении дубликата.
Произвольная или унифицированная форма
Унифицированной формы заявления на восстановление трудовой книжки нет. Предприятия могут самостоятельно разрабатывать бланки этого документа, действующие внутри организации. Если такой есть, то лучше воспользоваться им. В противном случае писать заявление можно в произвольной форме, указывая все необходимые данные.
Документ может быть напечатан на компьютере или написан от руки. Подпись проставляется вручную. Заявление должно быть понятным и грамотным. В нем не должно быть зачеркиваний, исправлений.
Прикладывать ли доказательства
Если сам работник виновен в утере трудовой книжки, то он самостоятельно занимается сбором подтверждающих документов. В самом заявлении указываются их названия. Выше располагаются данные об организациях (наименования, ОПФ, контактные данные, форматы подтверждающих справок), периоды работы.
Чтобы обезопасить себя от возможных недоразумений, лучше оставить себе доказательства отправки заявления. Их форма будет зависеть от способа отправки.
Для заполнения дубликата требуется новая трудовая книжка. Приобретает ее сам работодатель, так как документ является бланком строгой отчетности. «Как восстановить трудовую книжку самостоятельно?» – такой вопрос часто задают граждане. Если речь идет о самостоятельном заполнении, то такая процедура является незаконной. Вносить данные может только работодатель или уполномоченное лицо.
Расходы по приобретению трудовой книжки ложатся на самого работника, если он потерял ее. Руководитель организации имеет право удержать из зарплаты только ту сумму, которую он отдал за покупку бланка, вне зависимости от текущей рыночной цены.
Если все документы и заявление заполняются работником правильно, то в течение 15 дней он получит дубликат трудовой книжки на руки.
Восстановление трудовой книжки при утере работодателем
Работодатель может сам потерять трудовую книжку своего сотрудника. Это может случиться по одной из следующих причин:
- чрезвычайные обстоятельства (наводнения, пожары и другие разновидности стихийных бедствий);
- халатность лиц, ответственных за хранение документов;
- умышленная порча или уничтожение трудовой книжки.
В зависимости от ситуации определяется, как будет проходить восстановление трудовой книжки при утере работодателем. Если всему виной чрезвычайные обстоятельства, то работодатель создает специальную комиссию, занимающуюся выяснением причин уничтожения трудовой книжки. Членами собрания являются представители:
- работодателя (сам руководитель или ответственные лица);
- профсоюза;
- организации (члены трудового коллектива);
- органов исполнительной власти (на заседание отправляется сотрудник учреждения в соответствии с местоположением предприятия, на котором произошел инцидент).
По окончанию заседания составляется акт. Он является основанием для оформления дубликата трудовой книжки.
Если работодатель отказывается восстанавливать
Если сам работодатель никаких действий по восстановлению документа не предпринимает, а утерян он был по его вине, то сотрудник может обратиться в инспекцию по труду или прокуратуру. После можно подавать на работодателя в суд.
Если документ был утерян или испорчен из-за халатности ответственного лица или умышленно, а работодатель и ответственное лицо отказываются его восстанавливать, то они привлекаются к административной ответственности. На них могут наложить штраф. Для должностных лиц он составляет от 1 до 5 тысяч рублей, для юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей (статья 5.27 КоАП РФ).
Если работодатель готов сделать дубликат, то он сам занимается сбором необходимых документов для восстановления трудовой книжки. Сотруднику нужно только написать заявление на восстановление документа. Дубликат должен быть сделан в течение 15 дней.
Самому работнику не придется собирать справки с прошлых мест работы или за свои средства покупать новую трудовую книжку.
Иногда есть возможность не только восстановить трудовую, но и взыскать со своего работодателя ущерб, если потерян документ был по его вине. За каждый день такой задержки можно получить сумму, равную среднедневному заработку.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд
Трудовая книжка содержит информацию о трудовом стаже работника. Последний фактор влияет на размер пенсии. Любой руководитель обязан перечислять в ПФР определенный процент от зарплаты своих работников. Объем этих отчислений определяет размер пенсии. Пенсионный фонд хранит информацию о них в базах данных.
Если самостоятельно или через работодателя сделать дубликат трудовой не получается, человек начинает интересоваться, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Такой способ действительно возможен.
Документы, необходимые для восстановления
Люди обращаются в ПФР для создания дубликата, если на руках у них есть документ, содержащий информацию о работе, стаже, но он не имеет законной силы из-за наличия в нем ошибок или погрешностей. Но без документов восстановить трудовую не получится.
Потребуются бумаги, доказывающие подлинность данных. Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд возможно при наличии следующих документов:
- трудовые договора с предприятиями, на которых гражданин трудился ранее (они принимаются только в письменном виде, с подписью руководителя и печатью организации);
- другие трудовые;
- справки от предыдущих работодателей, подтверждающие информацию о работе сотрудника на предприятии (их могут предоставить и различные органы, имеющие необходимые данные).
Бумаги должны быть оформлены верно – заполнены по установленной форме, подписаны руководителем. Печать на этих документах обязательна.
Для восстановления информации могут потребоваться внутренние документы организации:
- выписки из приказов;
- зарплатные ведомости.
Сам гражданин может предоставить информацию о движении средств на лицевом счете, если на него поступала зарплата. Все эти документы позволят восстановить трудовую в ПФР.
Как восстановить трудовую книжку если есть ксерокопия
Трудовая книжка может быть утеряна во время перехода с одной работы на другую. У самого сотрудника может остаться ее копия. В этом случае остается выяснить, как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия. Все будет зависеть от того, есть ли на ней отметки, заверяющие данные.
Если копия заверена
Если ксерокопия была заверена уполномоченным лицом и имеет печать, процедура восстановления трудовой книжки упрощается. Заверяются трудовые книжки кадровыми специалистами или главным бухгалтером. Сделать это могут и другие лица, имеющие на это полномочия.
В этом случае необходимо взять с собой заверенную копию и обратиться на предыдущее место работы. Потребуется заполнить заявление на восстановление трудовой книжки. Дополнительных документов не понадобится. Специалист кадровой службы сделает дубликат трудовой.
Этот способ является наиболее предпочтительным для сторон, так как не придется собирать бумаги со всех мест работы, чтобы подтвердить факт трудоустройства, перевода или увольнения.
Если есть просто копия
Если же копия не была заверена, то механизм составления дубликата несколько иной. Придется обращаться на предыдущие работы, чтобы получить подтверждающие документы. Но на вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии в таком случае, ответ будет утвердительным.
Единственным плюсом будет наличие всех дат, номеров приказов и исходных данных. Это облегчит сбор информации на предыдущих местах работы.
Подробнее о том, зачем может понадобиться копия трудовой книжки и как ее правильно заверить, читайте в .
Как восстановить трудовую книжку если предприятие ликвидировано
Утеря трудовой книжки может произойти неожиданно. Для ее восстановления необходимо обращаться на предприятия, где человек работал ранее. Там выдают официальные документы, требуемые для внесения записей в дубликат. Но и тут можно столкнуться с неприятными моментами. Что делать, если фирма уже закрылась? Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?
Сначала нужно убедиться, что организация была ликвидирована, а не была реорганизована, преобразована. Вариантов ее дальнейшей судьбы несколько. Необходимо понять, было ли оно ликвидировано или есть новая организация, являющаяся правопреемником старой. Во втором случае можно на реорганизованном предприятии получить документы.
Если же компания была ликвидирована, то остается только один вариант – обратиться за справкой в архив. По закону все предприятия во время закрытия сдают свои внутренние документы именно туда, в том числе приказы о приемах на работу, переводах, увольнениях. Архивная справка – документ, дающий право оформителю дубликата вносить записи в него.
Предприятия не всегда добросовестно выполняют свои обязанности. Если данных в архиве не окажется, то придется обращаться в суд. Кроме заявления нужно обеспечить явку хотя бы 2 лиц, способных подтвердить работу истца в ликвидированной организации. Решение суда станет основанием для внесения данных в дубликат.
Оформляя дубликат, специалист кадровой службы должен руководствоваться информацией, имеющей официальное подтверждение в виде документов, составленных в надлежащей форме (подлинники или правильно заверенные копии). Наличие на них живых подписей и печатей является необходимостью.
Список документов, принимаемых в качестве доказательства, отражен сразу в двух документах:
- Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003;
- Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003.
Дубликат трудовой заполняется в соответствии с теми правилами, что и оригинал документа. Поэтому, отвечая на вопрос, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи, необходимо руководствоваться правилами заполнения самой трудовой.
Какие данные указываются обязательно
Работник не всегда может получить заверенные копии или выписки по всем приказам, включая различные награды, поощрения, повышения. Поэтому и были разработаны обязательные требования к тому, какие записи в дубликате трудовой должны быть отражены. Сюда относится следующая информация:
- стаж до момента приема на работу (общий и/или непрерывный);
- информация о поощрениях и работе на последнем месте трудоустройства, которая была записана в трудовую книжку.
Правильное указание стажа
Общий стаж указывается суммарно за все время работы в точности до количества отработанных дней. Информация о работе в конкретных организациях, временных периодах, должностях не уточняется.
Далее указывается информация о стаже работы (непрерывном, общем) по конкретным периодам. Как восстановить стаж при утере трудовой книжки? Получить подтверждающие документы со всех мест работы и предоставить их предыдущему или нынешнему работодателю. В дубликат вписывается по порядку (в соответствии с периодами работы в конкретных организациях) следующая информация по каждому месту работы:
- дата приема на работу, название организации, должность, специальность, профессия (если нужно, указывается квалификация);
- информация о переводах внутри организации (если таковые были);
- дата и причина увольнения (при наличии достоверных сведений);
- наименование документа, дата его составления и номер (речь идет о документе, на основании которого вносится информация в дубликат, им может быть архивная справка, справка из ПФР, судебное решение или что-то еще).
Главным отличием от заполнения трудовой является именно основание. Если при заполнении оригинала прописываются данные приказов, то в дубликате указывается уже иной документ, в том числе содержащий информацию о приказе или трудовом договоре.
Заключение
К хранению собственной трудовой книжки нужно отнестись ответственно. Это бланк строгой отчетности. При отсутствии работы его нужно держать в безопасном месте, недоступном детям или злоумышленникам. Если же человек официально трудоустроен, он должен помнить, получить трудовую книжку он не сможет, а вот ее заверенную копию требовать имеет все основания.
Восстановление трудовой книжки – процесс трудоемкий, отнимающий время. Чтобы избежать возможных неприятностей, стоит обзавестись копией всех страниц и заверить ее у кадрового специалиста или уполномоченного лица. Это хотя бы избавит от необходимости ходить по организациям, архивам для сбора подтверждающих документов.
Трудовые книжки выступают крайне важным для всех работающих граждан документом: на ее основании оценивается стаж работника и его репутация. Более того, даже несмотря на то, что при определении размера пенсии работнику осуществляется на основании иных источников информации, ПФР все же просит приложить к пакету документов и трудовую книжку.
Если работник трудоустроен – то его документ о трудовой деятельности находится у работодателя; если он безработный – то он хранится у него. Как в том, так и другом случае трудовая книжка может быть утрачена. Ее восстановление – обязательная процедура. Как ж быть, если трудовая книжка утеряна? Куда обращаться?
Существует некоторый алгоритм, который позволяет работнику восстановить документ. Он предусматривает обращение в разные инстанции, а именно:
- В первую очередь, можно обратиться по прежнему месту работы: бывший работодатель обязан по закону восстановить утраченный документ работнику, причем независимо от того, сколько времени прошло с момента увольнения;
- Во-вторых, если компания, в которой работал сотрудник была ликвидирована, то он имеет право обратиться в архив компании (он передается при ее ликвидации в Минюст) и сделать запрос о восстановлении трудового стажа туда (при таком раскладе можно рассчитывать, по меньшей мере, на получение копии трудовой книжки);
- В-третьих, можно отправиться в Пенсионный фонд, где аккумулируется информация о трудовом стаже сотрудников по итогам уплаты ими страховых взносов;
- И, наконец, в качестве крайней меры, работник может подготовить исковое заявление в суд на работодателя, который отказывается восстановить его трудовую книжку.
Одним из проверенных способов, который уместен даже в том случае, если работник уже вышел на заслуженную пенсию – это обращение в ПФР.
Сделать это можно одним из двух способов:
- самостоятельно (если документ утрачен в период отсутствия работы);
- через своего работодателя (если в момент утери документ находился в кадровом отделе компании).
Когда речь идет об утраченной трудовой книжке, то любому сотруднику важно принимать во внимание некоторые нюансы.
- Если работник трудился в компании на основании срочного трудового договора, срок его соглашения истек, трудовые отношения прекращаются. В этот момент обнаруживается, что трудовая книжка работника пропала. Что делать в это ситуации? Сразу же написать заявление о пропаже документа на имя руководителя фирмы. В этом случае весь процесс восстановления трудовой книжки ляжет на прежнего работодателя.
- Если работник утратил документ в период отсутствия работы, он имеет право обратиться по последнему месту своей трудовой деятельности с просьбой о восстановлении документа.
- Если утеряна новая трудовая книжка (1-3 месяца работы), то намного проще завести новый ее бланк, чем ожидать восстановления документа в течение, по меньшей мере, двух недель.
Как в первом, так и во втором случае, работодатель не имеет права отказать работнику: в случае отказа, как уже упоминалось ранее, сотрудник имеет право подать исковое заявление в суд (Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года).
Вне всякого сомнения, работник может восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд и самостоятельно. Однако в этом случае на это может уйти немало времени: в этом государственном органе ему придется выстоять не одну очередь.
Как же правильно восстановить трудовую книжку через ПФР и не нанести при этом ущерб своей будущей пенсии? Речь об этом пойдет ниже.
Можно ли восстановить через пенсионный фонд?
Первый вопрос, на который придется ответить работнику или работодателю: реально ли восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд (ПФР)?
Принимая во внимание тот факт, что ПФР – государственный орган, который принимает непосредственное участие в трудовых отношениях (в частности, принимает страховые выплаты от работников), то через него, вне всякого сомнения, можно будет восстановить свою трудовую.
Чаще всего за восстановлением документа в ПФР обращаются граждане пред пенсионного и пенсионного возраста. Однако на практике, он обслуживает всех без исключения работников.
Существует несколько важных нюансов обращения граждан в ПФР за восстановлением трудовой книжки:
- Во-первых, выдача дубликата возможна только на основании запроса, который в государственный орган направляет работодатель или работник;
- Во-вторых, если стаж работы сотрудника превышает 15 лет, то может возникнуть затруднение: далеко не все сведения сохранились в архивах ПФР, что потребует большего периода времени для восстановления документа;
- В-третьих, восстановление сведений осуществляется строго на основании страховых отчислений, которые работодатель делал за счет работника.
Если более подробно коснуться процесса восстановления трудовой книжки через работодателя, то здесь возможен даже вариант восстановления трудовой книжки, утраченной у прежнего работодателя по новому месту работы. Самому работодателю потребуется лишь:
- направить запрос в ПФР;
- получить сведения о трудовом стаже работника;
- внести сведения в новый бланк трудовой книжки и поставить на ее титульном листе пометку «Дубликат».
Сделать это ему не составит особого труда, поскольку он в начале марта каждого года взаимодействует с ПФР напрямую, внося в государственный орган все сведения о заключенных и расторгнутых трудовых договорах (Постановление Правительства №318 от 15 марта 1997 года).
Обратиться за такого рода сведениями о своих работниках любая организация может в любое время, и притом – совершенно бесплатно. При этом ей будет выдана справка СЗВ-К, которая будет отражать весь стаж работы сотрудника (Постановление Правительства №122-П).
При отправке запроса работодателем или работником сведения предоставляются им в течение 10 рабочих дней. После этого, работодатель в течение 5-ти дней оформляет дубликат и передает его работнику.
Процедура восстановления
Начать процесс восстановления трудовой книжки необходимо с определения ответственности, то есть того, у кого именно находился документ в момент его утраты.
Если ответственность несет работодатель, то достаточно лишь написать заявление на имя его руководителя о восстановлении документа.
Если в утрате трудовой виновен сам работник, то ему необходимо совершить следующие действия:
- Подготовить пакет обязательных документов – паспорт и СНИЛС (если сохранилась копия трудовой книжки, то к пакету бумаг прилагается и она);
- В отделении ПФР по месту жительства подготовить заявление об утере документа и приложить к нему пакет бумаг;
- В ходе беседы с сотрудником ПФР предоставить ему устную информацию о местах своей трудовой деятельности (соответственно, лишь о тех, в рамках которых имело место официальное трудоустройство);
Следует отметить, что обращаться с заявлением необходимо именно в отделение ПФР по месту прописки (для работодателей – по месту регистрации), в противном случае в предоставлении информации могут отказать.
Пошлина за восстановление документа не взимается. Процесс восстановления информации может занять 10-15 рабочих дней. Как правило, о точном сроке работника уведомляют еще в момент подачи заявления.
Важно рассмотреть также два важных случая: восстановление трудовой книжки на основании ее копии и без нее.
Зачастую работник теряет трудовую книжку, но ее копи остается у него на руках. При этом копия может быть заверена нотариусом, а может и не иметь официального заверения.
Если копия заверена в нотариальной конторе (все ее страницы скопированы с подлинного документа и удостоверены подписью нотариуса), то смысла в обращении в ПФР нет. Достаточно представить документ работодателю, и тот на его основании оформит дубликат (Положение Минтруда №190 от 4 октября 1991 года).
Без нотариального заверения копия не имеет юридической силы. Однако она может стать хорошим ориентиром для работников ПФР, которые сумеют восстановить трудовой стаж работника всего за 5-7 дней.
- Восстановление трудовой книжки при наличии ее копии
Если у работника на руках не оказалось копии трудовой книжки, то существует еще один способ ее получения. Необходимо обратиться в кадровый отдел последнего места трудовой деятельности. Ответственные кадровые работники всегда снимают копии с трудовых книжек перед тем, как отдать их уволенным сотрудникам.
Если работник сумеет представить в ПФР иные документы, подтверждающие его трудовой стаж, то процесс оформления дубликата может быть существенно ускорен. Какие бумаги могут быть предъявлены?
- Приказы руководства организаций работодателей о приеме и увольнении работника;
- Выписки из журналов регистрации трудовых книжек;
- Ведомости о начислении зарплаты;
- Выписка с лицевого счета на который перечислялись страховые отчисления.
Все указанные документы и их копии можно запросить у работодателей. В некоторых случаях ПФР делает это самостоятельно.
Для чего нужна копия, если сведения о трудоустройстве и без него имеются в ПФР? Дело в том, что далеко не все работодатели ответственно подают сведения о работниках в этот государственный орган.
Стоит добавить, что сами работодатели также представляют в ПФР копии трудовых книжек своих работников вместе с запросом о восстановлении документа.
Как восстановить пенсионеру?
пенсионер потерял трудовую книжку что делать
В пору, когда многие пенсионеры продолжают активную трудовую деятельность уже после выхода на заслуженный отдых потерять трудовую книжку может и работник преклонных лет. Для него этот документ имеет особое значение: на его основании оформляются прибавки к пенсионным выплатам.
Что делать – пенсионер потерял трудовую книжку? Как ему восстановить потерянный документ? В этом случае ему однозначно следует обратиться в Пенсионный фонд. Здесь ему восстановят сведения о трудовом стаже за весь период его работы. Эта процедура также крайне необходима тем гражданам, которые только оформляют свою пенсию.
Но все ли так безоблачно, как кажется на первый взгляд? В процессе восстановления сведений о трудовой деятельности работника через Пенсионный фонд есть одна сложность: этот государственный орган располагает далеко не исчерпывающей информацией на этот счет.
Чаще всего здесь можно запросить точные сведения лишь за последние 15 лет. Однако этот вовсе не повод отказываться от помощи ПФР. Этот государственный орган может:
- Проверить сведения о работнике через иные государственные структуры пользуясь механизмом межведомственного взаимодействия;
- Послать запросы прежним работодателям сотрудника с просьбой предоставить адекватную информацию о нем.
В самом крайнем случае, Пенсионный фонд предоставит заявителю частичную информацию о трудовом стаже работника, которую можно будет в дальнейшем дополнить из иных источников информации.
В связи с этим можно установить следующее: пенсионер может восстановить в полном или частичном виде свою трудовую книжку через ПФР, однако этот процесс может занять не менее 25-35 дней (в зависимости от объема нагрузки отделения фонда в том или ином регионе).
Восстановление трудовой книжки через ПФР – удобная процедура получения дубликата документа. Однако очевидно, что процесс этот требует сбора документов, личного визита в отделение фонда, ожидание не менее двух недель. Именно поэтому в процессе трудовой деятельности лучше всего время от времени копировать свою трудовую и заверять копию в нотариальной конторе. В этом случае при утрате документа потребуется лишь обратиться к работодателю, и получить дубликат уже на следующий день.
