Вам стоит это знать. Какие документы вправе запросить трудовая инспекция в ходе проверки

Одним из видов проверок, которым могут подвергаться в своей деятельности юридические лица и индивидуальные предприниматели, является проверка трудовой инспекцией. Трудовая инспекция в лице своих государственных инспекторов осуществляет надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ч.1 первая ст. 353 ТК РФ).

Проверки могут быть плановые и внеплановые, то есть проводится по заранее утвержденному плану или по конкретной жалобе, например работника, и первые и вторые могут быть проведены в форме выездной или документарной.

Разница между выездной проверкой и документарной состоит в том, что в первом случае инспектор будет исследовать только документы работодателя без выезда к нему, а во втором случае, проверка будет проходить по месту нахождения работодателя. Но в любом случае, трудовая инспекция проводит проверку на основании представленных работодателем документов и письменной информации.

В своей деятельности инспекции труда руководствуются положениями Трудового кодекса РФ, Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 30 октября 2012 г. N 354н "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права" (далее по тексту «Административный регламент № 354н), а также Федеральным законом от 26 декабря 2008г. N 294-ФЗ"О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (далее по тексту «Закон № 294-ФЗ»).

О проведении любой проверки работодатель должен быть уведомлен (способ уведомления может быть любым: заказное письмо с уведомлением, нарочный, факс и др.).

Ему направляется копия распоряжения руководителя государственной инспекции труда о проведении проверки, составляемое по типовой форме, утвержденной приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 N 141 (ч. 1 ст. 14 Закона N 294-ФЗ, п. 44, п. 67 Административного регламента N 354н). Одновременно с этим документом направляется запрос о предоставлении документов, на основании которых инспекторы будут делать выводы о соблюдении работодателем трудового законодательства.

Если проверка документарная, то истребуемые документы работодателю необходимо представить в государственную инспекцию труда по месту её нахождения в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя (ч. 6 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). Если выездная, то работодатель представляет по месту своего нахождения оригиналы запрашиваемых документов инспектору для ознакомления, а также предоставляет их заверенные копии (ч. 5. ст. 12 Закона N 294-ФЗ, абзац третий части первой ст. 357 ТК РФ).

При проведении плановой проверки, трудовая инспекция самостоятельно решает что, в каком объеме и на основании каких документов будет осуществляться надзор.

Однако инспекторы не вправе требовать у проверяемого работодателя сведения и документы, не относящиеся к предмету проверки, нотариального заверения копий представляемых документов, а также изымать оригиналы таких документов (ч. 7 ст. 11, п. 3 ст. 15 Закона N 294-ФЗ, п. 51 Административного регламента N 354н). Отступление от этого правила возможно, тогда, когда проверка проводится по жалобе конкретного работника с просьбой о соблюдении конфиденциальности. В этом случае, инспекторы могут проверить не только документы, которые относятся к данному работнику, но и запросить документацию по другим работникам (тех же должностей, например).

Максимальный срок, в течение которого работодатель обязан подготовить и представить указанные в запросе документы и письменную информацию составляет 10 дней с момента со дня получения мотивированного запроса (ч. 5 ст. 11 Закона N 294-ФЗ). Данная норма усыновлена для проверок, проводимых в документарной форме, что касается выездных, то здесь такого требования законодателем не установлено, одна на практике применяется тот же срок в 10 дней. Как правило, при выездной проверке работодателю дается на это несколько дней. Конкретный срок и место представления указывается инспектором непосредственно в самом запросе. Если в указанный срок запрашиваемые документы не представлены либо представлены в неполном объеме или в искаженном виде, то это является основанием для возбуждения инспектором дела об административном правонарушении в отношении виновных должностных лиц работодателя по ст. 19.7 «Непредставление сведений (информации)» КоАП РФ. Ответственность установлена в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц - от 300 до 500 рублей; на юридических лиц - от 3 000 до 5 000 тысяч рублей.

Обращаем Ваше внимание, что в отличие от иных видов проверок, в отношении проверок трудовой инспекцией законодательство не устанавливает ограничений по временному периоду, за который инспекторы могут проверить документы работодателя.

Поэтому трудовые инспекторы вправе запросить необходимые для проведения проверки документы за любой период, в том числе и в отношении уже уволившихся работников. Однако, если срок хранения запрашиваемых документов в организации к моменту проведения проверки уже истек, то работодатель вправе такие документы не предоставлять. Для инспектора необходимо будет подготовить письменные пояснения с указанием причин их отсутствия.

Для подтверждения своевременного и полного исполнения обязанности по предоставлению истребуемых документов работодателю следует составить сопроводительное письмо за подписью руководителя, в котором перечислить все передаваемые документы, а также изложить всю необходимую письменную информацию по запросу. Сопроводительное письмо составляется в двух экземплярах, первый экземпляр которого вручается инспектору труда вместе с документами, а на втором экземпляре инспектор ставит отметку об их получении.

Если же работодатель полностью игнорирует законные требования инспектора о представлении документов и препятствует проведению проверки, то в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 27.2 КоАП РФ инспектором направляется запрос в органы внутренних дел (полицию) на доставление, то есть принудительное препровождение руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя для составления протокола об административном правонарушении по части 1 ст. 19.4 КоАП РФ. Привлечение работодателя к административной ответственности не освобождает его от обязанности представить инспектору запрашиваемые документы и информацию, поэтому в любом случае представить их для проведения проверки все же придется.

Для справки укажем, что сроки хранения кадровой документации и иных документов, связанных с трудовыми отношениями установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558).

Так, например, хранятся:

• заявления, не вошедшие в личное дело - 5 лет (п. 665 Перечня);
• заявления претендентов на замещение вакантных должностей - 3 года после проведения конкурса на замещение вакантных должностей (п. 672 Перечня);
• заявления лиц, не принятых на работу - 3 года (п. 663 Перечня);
• заявление о согласии на обработку персональных данных - 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения "постоянно" (п. 666 Перечня).

Как следует из п. 1.2 Перечня, все указанные в нем правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности. Для документов акционерных обществ установлен специальный порядок хранения документов. Он приведен в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс. Хранить документы можно как в организации, так и в архиве. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

За нарушение архивного законодательства руководителя компании могут привлечь к административной ответственности.

Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Рассматриваемый нами порядок предоставления документов, не распространяется на расследования несчастных случаев на производстве (п. 5 ч. 3 ст. 1 Закона N 294-ФЗ). Если поводом к проведению проверки послужило обращение работника о причинении вреда жизни и (или) здоровью граждан и при проведении проверки выявлены нарушения установленного порядка расследования несчастного случая, в том числе факты сокрытия работодателем несчастного случая на производстве, то инспектор вправе самостоятельно провести его расследование в порядке, установленном ст.ст. 229.2, 229.3 ТК РФ и Положением об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 N 73.

В этом случае работодатель обязан не только обеспечить доступ на свою территорию проводящих выездную проверку инспекторов и участвующих в ней экспертов, а также предоставить возможность ознакомиться непосредственно с оригиналами документов, которые связаны с целью, задачами и предметом проверки (ч. 5 ст. 12 Закона N 294-ФЗ). Кроме того работодатель обязан по требованию инспектора предоставить копии этих документов, заверенные печатью и подписью руководителя (индивидуального предпринимателя) или его уполномоченного представителя, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки и они не были предоставлены ранее (абзац третий части первой ст. 357 ТК РФ). Если предоставить документы в текущий момент не представляется возможным, инспектор вручает работодателю мотивированный запрос с требованием представить эти документы (оригиналы и копии).

Срок предоставления документов законодательством не регламентирован, поэтому инспектор устанавливается его самостоятельно либо по согласованию с работодателем. Обычно работодателю дается на это несколько дней.

Если работодатель в установленный срок документы не представит или будет препятствовать проведению проверки (например, не пустит инспектора на свою территорию), то это является основанием для возбуждения инспектором дела об административном правонарушении в отношении виновных должностных лиц работодателя по ч. 1 ст. 19.4 и ст. 19.7 КоАП РФ. В целях составления протокола об административном правонарушении инспектор может направить запрос в органы внутренних дел (полицию) на доставление, то есть принудительное препровождение руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя в служебное помещение органа внутренних дел (полиции) (п. 1 ч. 1 ст. 27.2 КоАП РФ).

Кроме того, привлечение работодателя к административной ответственности не освобождает его от обязанности представить инспектору запрашиваемые документы и информацию, поэтому в любом случае работодателю придется представить их инспектору труда для проведения проверки. После того как работодателем будут представлены все необходимые документы и письменная информация и на их основании можно сделать объективные выводы по результатам проверки, инспектор вызывает руководителя (индивидуального предпринимателя) для составления акта проверки. Как и при документарной проверке, оформление результатов выездной проверки производится инспектором, как правило, в помещении государственной инспекции труда. Это связано с необходимостью оформления инспектором документов по результатам проверки посредством системы электронного документооборота АИС ГИТ (письмо Роструда от 30.04.2013 N ПГ/3526-3-2). Лишь в исключительных случаях акт проверки составляется непосредственно у работодателя.

Система трудовых инспекторов создана государством для осуществления контроля над соблюдением трудового законодательства работодателями. Понять, что проверяет трудовая инспекция можно, ознакомившись с нормативно-правовой базой, основой которой служит конституция, Трудовой кодекс РФ, конвенция МОТ (международной организации труда) и ряд федеральных законов.

Законодательство регулирует:

• систему работы трудовых инспекторов;
• причины осуществления проверок;
• широту полномочий инспекторов;
• за нарушение законодательства;
• документацию, обязательную к предоставлению инспекции и т.д.

Исходя из правовых норм, перед государственной охраной труда ставится несколько целей.

К ним относится контроль:

• над исполнением работодателями трудового законодательства, включая условия труда, документооборот и т.д.;
• над обеспечением работников положенными государством выплатами, субсидиями и компенсациями, а также над выполнением обязательств по заработной плате;
• за ведением дел, касающихся несчастных случаев на рабочем месте;
• и урегулирование споров, касающихся трудовых отношений между работниками.

Кроме того, трудовая инспекция обеспечивает охрану безработных и льготных категорий граждан в части получения ими гос. поддержки и следит за выполнением обязанностей опекунскими органами.

Информационная функция также входит в область того, чем занимается трудовая инспекция, которая должна консультировать как руководителей, так и работником по вопросам, связанным с трудовым законодательством.

Система работы инспекции предполагает плановые и внеплановые проверки. Количество первых регулируется государством, и зависит от вида деятельности предприятия.

Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке?

Визиты инспекторов проходят по заранее сформированному графику.

Плановые проверки делятся на несколько видов:

1. Комплексная проверка направлена на контроль исполнения фирмой трудового законодательства в полном объеме. Этот вид контроля может быть осуществлен совместно с другими государственными органами. Например, с Налоговой инспекцией или прокуратурой.
2. Документарная проверка позволяет инспекторам не выезжать на объект, а только потребовать от организации необходимые документы. Последняя обязана предоставить их в 10-дневный срок.
3. Контрольные визиты также можно отнести к плановым, так как они призваны проверить, устранены ли выявленные нарушения. Хотя такие посещения не вносятся в график, они осуществляются согласно установленному предписанием сроку.

Интересный факт: Благодаря мораторию, введенному 1.01.16 до 2019 года , часть участников малого бизнеса освобождена от плановых проверок.

Не ждать проверяющих могут предприятия, если:

• у них отсутствуют грубые нарушения;
• имеют менее 800 мл. рублей выручки в год;
• штат их сотрудников не превышает 100 человек;
• государство имеет в их уставном капитале меньше 25%;
• участие в бизнесе иностранных вложений не превышает 49 %;
• их деятельность не относится к сфере, исключенной из моратория федеральным законом №294 (социальное обслуживание, аудит, здравоохранение, образование, энергетика, энергоснабжение, бизнес, сопряженный с гос. тайной и т.д.).

Для таких предприятий закон запрещает не только очную плановую проверку, но и проверку документов.

Чем характерна внеплановая проверка трудовой инспекции, и на каких основаниях проводится?

Внеплановые визиты основываются по фактам нарушений. Основания для внеплановой проверки трудовой инспекции прописаны в постановлении правительства №875 (01.09.12).

Инспектора могут назначить проверку, в случаях, когда:

• зарплата работникам предприятия задерживается или выплачивается в объеме меньшем, чем установлено законом (см. );
• не соблюдаются нормы, предписанные для качества условий труда, что может создавать угрозу жизни или здоровья персонала;
• у инспекторов имеется приказ, составленный по поручению прокуратуры, Правительства или Президента РФ;
• в инспекцию поступила жалоба о нарушениях трудового законодательства на предприятии, или обоснованный запрос о необходимости проведения проверки;
• выявленные ранее нарушения не были устранены в установленный предписанием срок.

Чаще всего внеплановая проверка трудовой инспекции проводится по жалобе работника. Решение о её осуществлении принимается в течение месяца с момента поступления претензии. Если обращение сотрудника касается конкретного нарушения, то на предприятии проводится целевая проверка.

Интересный факт: Еслипроверка проходит по запросу сотрудника, инспектор может рассматривать только ту сферу работы предприятия, на которую была направлена жалоба. Несчастные случаи, произошедшие на работе, также воспринимаются как гарантированные предпосылки внеплановой проверки.

Запланированный визит контролирующих органов призван изучить, как в организации соблюдаются законодательные нормы, касающиеся охраны труда и трудовых отношений.

Необходимо наличие необходимой предприятию документации, а также её соответствие требованиям ТК РФ и Постановлениям Правительства, касающимся кадрового учета на предприятии. Условия работы должны быть безопасны, а персонал информирован о технике безопасности на предприятии.

Интересный факт: Внеплановая проверка может быть проведена после анализа требований к кандидатам на занятие вакантной должности на предприятии. Если инспекция посчитает, что в них содержится дискриминационная составляющая (например, ограничения по возрасту, полу и т.д.), может быть инициирован внеочередной визит проверяющих.

Порядок инспектирования

Независимо от того плановая проверка, или нет, она проходит по определенному алгоритму.

1. Уведомление.
2. Выезд специалистов и запрос документов.
3. Документирование результатов.
4. Предписание.
5. Обжалование.

Организация должна быть поставлена в известность о предстоящем визите инспектора. Если он проходит по графику, то письменное оповещение осуществляется за три дня. Для внеплановых проверок установлен срок оповещение в одни сутки.

Очная и документальная проверки могут быть как последовательными, так и поочередными. Чаще всего первоначально запрашивается пакет необходимых документов, и после их изучения производится выезд на объект.

По окончании работы проверяющий составляет акт в двух экземплярах.

Если организация не согласна с результатами, отображенными в акте, она имеет право их обжаловать.

По окончанию срока, установленного в предписании, инспектор выезжает на предприятие повторно. Если нарушения не устранены, то на организацию накладываются штрафные санкции.

Плановая проверка не может проводиться чаще одного раза в три года. Проверяющих стоит ждать тем предприятиям, которые отработали три года (фактически или юридически) или на которых с момента предыдущего визита инспекторов прошло три года. Число внеплановых проверок законом не ограничено.

На одну проверку законом отведено двадцать рабочих дней. Период может быть продлен, если в ходе работы потребовались экспертизы или дополнительные исследования. В таком случае инспекция может проводить работы на 20 дней дольше.

Предприятия, имеющие филиалы, могут быть подвергнуты проверке, длящейся до 80 дней, так как сроки устанавливаются для каждого подразделения.

Максимальные сроки проверки трудовой инспекции для малых и микро предприятий установлен в часах (50 и 15 соответственно).

Специалисты трудовой инспекции работают на основании должностной инструкции и не имеют права выходить за её рамки.

Что позволено инспектору?

Полный объем полномочий отражен в 875 Постановлении правительства.

К основным относятся:

1. Проведение инспектирования в любое время, если у проверяющего имеется приказ и удостоверение.
2. Возможность требовать необходимые для проверки документы, как у руководителей организаций, так и от государственных органов власти.
3. Осуществлять расследования, касающиеся несчастных случаев на рабочих местах.
4. Осуществлять забор проб, если это необходимо и о произведенной работе составлен соответствующий акт.
5. Выписывать предписания по результатам выявленных нарушений, в том числе запрет на работу отдельным лицам или запрет на использование небезопасного оборудования, которые обязательны для исполнения.
6. Требовать приостановки или полного прекращения деятельности организации путем обращения в судебную инстанцию.
7. Собирать материалы относительно лиц виновных в административных нарушениях, связанных с вопросами трудовых отношений или охраны труда и направлять в правоохранительные органы или суд.
8. Выступать на судебных разбирательствах в качестве эксперта.

Что запрещено инспектору?

Специалист трудового надзора не имеет права проводить проверку без оснований и вне сферы своих полномочий.

1. Проверять организацию без специального распоряжения и удостоверения.
2. Нарушать процедуру или сроки работ.
3. Изымать с предприятия оригиналы документации.

Если специалист превышает полномочия или нарушает процедуру проверки, представитель предприятия вправе обжаловать его действия. Тогда на инспектора будет наложено взыскание или штраф.

Основной перечень документов при проверке трудовой инспекции
В обязанность представителя проверяемой организации входит предоставление документов для трудовой инспекции.

При проверке могут быть исследованы:

1. Документы, отвечающие за оформление трудовых отношений
2. (договора с работниками, трудовые книжки, личные карточки, журналы учета кадровых документов и т.д.).
3. Соответствие системы локальных актов законодательству и друг другу
4. (учредительная документация, правила, приказы и распоряжения).
5. Система приема сотрудников на работу, оформление нетрудоспособности и увольнения
6. (больничные, отчеты о медосмотрах).
7. Способы формирования оплаты труда и периодичность выплат
8. (ведомости заработной платы, расчетные листки, положения о зарплате и иных выплатах).
9. Соблюдение режима работы и компенсационные выплаты
10. (график работы и отпусков, табели учета рабочего времени и т.д.).
11. Условия труда и их соответствие нормам безопасности для сотрудников
12. (документация, определяющая нормы труда, обучения, аттестаций и т.д.).

Если документ обязателен для ознакомления работников, то подпись каждого сотрудника должна подтверждать факт его информирования.

Основные ошибки при оформлении документации и управлении предприятием связаны с невыполнением требований ТК РФ и неверном оформлении деловых бумаг.

Ошибки в трудовых договорах

Наличие письменного договора с каждым работником обязательно. Экземпляр, хранящийся у работодателя, должен быть подписан сотрудником и в обязательном порядке содержать сведения о размере заработной платы.

График отпусков

Чаще всего нарушается порядок предоставления отпуска. По закону можно разделить отпуск на несколько частей, но одна из них должна быть не меньше 14 дней. Общее количество дней отдыха не может быть меньше 28 дней. Перед началом отпуска сотрудник должен быть информирован о его наступлении за две недели. Отпускные работнику должны выплачиваться за три дня до отпуска. Ошибаются и в сроках утверждения графика – 14 дней до начала года, на который планируются отпуска.

Заработная плата

Серьезным нарушением станет заработная плата ниже установленного минимума (МРОТ). Её размер должен быть отражен в рублях. Если выплаты производятся реже, чем раз в 15 дней, необходимо письменное согласие работника. Каждая выдача должна быть подтверждена расчетным листком.

Оформление трудовых книжек

Трудовая книжка должна быть оформлена на каждого из сотрудников. Хранятся эти документы только в сейфе. Все переводы с должности на должность следует фиксировать. Каждая запись должна быть подтверждена приказом за росписью сотрудника.

Особое внимание инспектора обращают на аттестации сотрудников, влияющие на безопасность работы на предприятии. Журналы техники безопасности должны быть подписаны. Лица, не прошедшие обучение, не могут быть допущены к работе.

Предписание, составленное по результатам проверки, может включать в себя штраф предприятию или его сотруднику, ответственному за возникшее нарушение.

Основные штрафы трудовой инспекции, наложенные в 2017 году

Серьезные нарушения могут грозить предприятию не только штрафом, но и запретом на ведение деятельности, по судебному решению.

Результаты проверки

Результатом проверки является акт. В нем указывается дата проведения мероприятия, основание и выявленные нарушения. Представитель организации обязан поставить на акте свою подпись. В случае несогласия этот факт указывается в акте.

После акта создается протокол или Предписание на устранение нарушений. В нем содержатся ссылки на закон, который нарушен, установлен срок для исправления. Когда нарушение устранено, инспектору следует отправить отчет.

Как узнать о плановой проверке?

Узнать о времени плановой проверки можно по графику, составленному Рострудом. Сделать это можно на его сайте rostrud.ru или сайте прокуратуры genproc.gov.ru

Поскольку о своем визите инспекторы предупреждают заранее, у предприятия есть время на подготовку к проверке трудовой инспекции.

Необходимо привести все деловые бумаги в соответствие требованиям ТК, устранить противоречия между документами, проверить наличие всех подписей сотрудников, которые требуются. Удостовериться, что на работники имеют трудовые договора, трудовые книжки, допуски к работе, прошли необходимые инструктажи и аттестации.

Особое внимание следует уделить условиям труда и привести их в соответствие законодательным нормам.

У работодателя много обязанностей, потому и проблем. Одной из важнейших являются проверки контролирующих органов. Они отвлекают от выполнения основных задач, сбивают с ритма. Давайте разберемся, что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, чтобы люди могли подготовиться и не переживать понапрасну. Документов, регулирующих отношения администрации с работником, много. Но если понимать логику процесса, то не запутаетесь.

Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Разбираться предлагается исходя из компетенции этого государственного органа. Создан он с целью выявления и пресечения нарушений законодательства в области трудовых отношений. инспекции обширны. Специалистам следует предоставить всю имеющуюся на предприятии документацию, касающуюся взаимоотношений работника и администрации.

Начинается инспекция с рассмотрения трудовых договоров, оценки их соответствия закону. Рекомендуется в первую очередь проверить эти документы. Если в них существуют недоработки, следует срочно внести корректировки, заключить дополнительные соглашения с людьми.

Существует определенное преимущество в рассматриваемом построении работы. Трудовая инспекция план проверок не скрывает. Она обязана ознакомить с ним те организации, которые находятся в поле ее внимания в текущем периоде. Как правило, на предприятие приходит письмо с информацией о предстоящем мероприятии. У работников есть время для подготовки.

Малоопытные специалисты пытаются узнать, что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке. Мы им поможем, основываясь на накопленном опыте и законодательстве.

Как организуется проверка трудовой инспекции

Плановая проверка может проходить двумя способами. В инструкциях трудовой инспекции установлено, что контроль проходит как в выездном, так и в документальном виде. В первом случае инспектор отправляется на предприятие и разбирается там в бумагах. Во втором - все необходимое следует предоставить в госучреждение.

Конечно, кадровики более любят, если так можно выразиться, документальные проверки. Меньше проблем с «любопытными» инспекторами. Однако готовиться следует в любом случае. Проверка затрагивает не только кадровое подразделение предприятия. Ее специалисты обязаны оценить соблюдение законодательства в области начисления и выплаты средств работникам. Следовательно, бухгалтерии тоже придется принимать участие в мероприятиях инспекции, предоставлять документы, лицевые счета, отстаивать свою точку зрения, объяснять, если выявлены ошибки, и так далее.

Кто подпадает под плановую проверку

Законодательство написано так, чтобы защитить предприятия от необоснованного вмешательства контролирующих органов. Оно прямо запрещает трудовой инспекции работать с некоторыми организациями. Чтобы попасть в план проверок, необходимо, чтобы прошло не менее трех лет с момента:

• последнего контрольного мероприятия;
• государственной регистрации;
• начала фактической деятельности.

То есть у администрации довольно времени, чтобы наладить работу в строгом соответствии с законом, устранить имеющиеся ошибки, разобраться в тонкостях и нюансах.

Кроме того, плановые проверки бывают разными: комплексными и тематическими. В ходе последних контролируется только часть соблюдения трудового законодательства. Обычно на предприятие приходит сообщение о том, что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке в том или ином случае. То есть тема мероприятия заявляется, чтобы избежать ненужной суеты.

Начальный этап организации проверок

Раскроем порядок работы внутри инспекции, касающийся предприятий. В конце года составляется план на следующий период. Так делают все организации. Трудовая инспекция график проверок должна сформировать перед началом следующего года. В него включаются предприятия, на которые будут отправлены специалисты, темы и сроки мероприятий. Данный документ подвергается юридическому анализу на соответствие действующему законодательству. После утверждения внесение в него изменений производится редко. Для этого необходимы веские основания. Необходимо отметить, что трудовая инспекция РФ - государственное предприятие. Там не допускается «самодеятельность», все должно быть четко в нормативно-правовом поле. Перед самой проверкой руководитель издает распоряжение. В этой бумаге отражается:

• название и реквизиты предприятия;
• должностное лицо, которому поручается выполнение работы;
• сроки и тема контрольных мероприятий.

Давайте перейдем к рассмотрению документов, которые необходимо подготовить.

Нормативные акты

В первую очередь инспектор проверит, правильно ли составлены трудовые договоры с работниками. Их следует заранее пересмотреть на соответствие законодательству. Если в текстах найдете недочеты или пробелы, рекомендуется оформить дополнительные соглашения.

Потом инспектор перейдет к изучению приказов по кадрам. Посмотрите, все ли подписи об ознакомлении в них поставлены работниками. Их отсутствие - типичная ошибка.

При оформлении на работу человек должен предоставлять целый пакет документов. Они определяются соответствующими нормативно-правовыми актами. Если на вашем предприятии есть требования к квалификации, образованию тружеников, проверьте, чтобы все бумаги были в личных делах.

Не позабудьте открыть приказов. Исправления в нем не допускаются.

Также инспектор в случае необходимости изучает правильность заполнения трудовых книжек и журнал их учета.

Правильность и своевременность предоставления времени отдыха

Отпуска занимают почетное место в перечне замечаний проверяющих. Как ни странно, жалоба в трудовую инспекцию по данному поводу работниками подается редко. Люди зачастую не знают своих прав. А контролирующие органы о них осведомлены и будут искать в этом направлении. Проверьте, чтобы у вас не было людей, не отдыхавших более двух лет кряду. Это строго запрещено законом.

Частая ошибка неопытных кадровиков - отсутствие графика отпусков. Кажется, что это лишняя бумажка. Но законом установлено, что такой график на предприятии быть должен. Следовательно, инспектор его потребует. Необходимо оформить график и следить, чтобы он не расходился в датах с приказами об отпусках. В случае нарушения в текст документа вносятся изменения. Ничего сложного. Заново утвердите график с изменениями (подпишите у начальника новую копию).

Оплата труда

Типичное (самое распространенное) обращение в трудовую инспекцию связано с нарушениями выдачи заработка. Инспектор обязан посмотреть, соблюдается ли на предприятии законодательство в этой области. Для этого он затребует положение об оплате труда. Его следует написать и утвердить, если до сих пор этого не сделали. Данные бухгалтерии, а именно даты выдачи заработка, должны строго соответствовать положениям вышеозначенного документа. Оплата производится дважды в месяц. Это необходимо отразить в документе и строго соблюдать.

Кроме того, инспектор затребует Этот документ также должен существовать и соответствовать законодательству. Размер премии назначается руководителем, следовательно, инспектор посмотрит приказы на данную тему. Не допускаются выплаты сверх оклада, не подтвержденные документально. В то же время также необходимо обосновывать.

Охрана труда

Это одна из самых сложных тем при проверке. На предприятии должно быть утверждено положение об охране труда. Специальным приказом назначается специалист, отвечающий за данное направление работы. Он ведет журнал, проводит инструктаж и тому подобное. Всю его документацию инспектор проверит. А еще заглянет в должностную инструкцию. В документе следует отразить обязанности по охране труда.

Кроме того, придется предоставить Их следует оформлять согласно законодательству, утверждать у руководителя. В тексте следует определить время отдыха, условия труда и так далее.

Специальные вопросы

Мы описали основные направления проверок и требуемые документы. Их инспектор запрашивает всегда. Не имеет значения, комплексную проверку он проводит или тематическую. Оплату, правильность составления трудовых договоров, приказов, предоставления отпусков он обязательно посмотрит.

Но есть и иные документы, которые проверяют реже. К ним относится документация об аттестации. Если в вашей организации проводится такое мероприятие, то следует его правильно оформлять.

Справки о прохождении тоже иногда проверяются.

Нужно посмотреть, нет ли просроченных документов в личных делах. Частая ошибка начинающего кадровика - отсутствие систематизации документов. Этой работой нужно заниматься постоянно, чтобы не путаться и не дрожать, поджидая инспектора.

Как проходит проверка

Инспектор придет или пригласит вас к себе и затребует целый перечень документов. Но для начала покажет распоряжение своего начальника, где указаны его полномочия, тема и срок мероприятия. На него следует ориентироваться. Если человеку поручено работать три дня, раньше он от вас не уйдет. В течение этого периода инспектор будет изучать документы, составлять справки и так далее.

Проведение плановой проверки - обычное мероприятие. Инспектору необходимо найти недостатки в вашей работе. Но в заключительном акте он, как правило, указывает не все. Некоторые недочеты можно исправить в ходе проверки. Инспектор предложит это сделать, и отказываться не стоит, чтобы не получить наказания.

Следует отметить, что самой «плохой» проверкой является та, что проводится по инициативе работника. Это происходит, когда жалоба в трудовую инспекцию была направлена человеком, связанным с вашей организацией договором. В этом случае поблажек от инспектора не ждите. Его долг - защитить труженика.

Заключительный документ

Когда инспектор завершит свою работу, он предоставит акт о проверке. Данный документ составляется в двух экземплярах. Один отправляется в инспекцию, второй остается на предприятии. Если необходимы дополнения, то они тоже должны прилагаться к каждому акту. В этой бумаге отражается суть проведенной работы, замечания и предложения. Выявленные нарушения отражаются в предписании об их устранении.

Руководство проверяемого предприятия имеет возможность возразить. Свои обоснованные замечания необходимо отправить в инспекцию в течение пятнадцати дней. Но предписание об устранении нарушения все равно придется исполнить и подать отчет в контролирующую организацию. А лучше договориться в ходе проверки. Тогда инспектор укажет, что нарушения были, но их исправили еще до написания заключительного документа.

) трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для контроля, в том числе документы за любые периоды (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ, ч. 1 ст. 11, ч. 1 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Требовать от организации документы и информацию, которые не являются объектами проверки и (или) не относятся к предмету проверки, проверяющие не могут (п. 3 ст. 15 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

В частности, трудовая инспекция может запросить:

• учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;

• трудовые договоры с сотрудниками;

• личные карточки сотрудников;

• штатное расписание;

• трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;

• приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т. п.);

• правила внутреннего трудового распорядка;

• локальные нормативные акты об оплате труда (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании);

• сведения об отсутствии задолженности по зарплате;

• ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты;

• табели учета рабочего времени и т. д.

Если проверка касается соблюдения требований охраны труда в организации, то инспекция может запросить, например, инструкции по охране труда, журналы регистрации инструктажей и т. п.

Порядок ознакомления проверяющих с документами организации зависит от формы проводимой проверки: выездная или .

Представление документов при документарной проверке

В ходе документарной проверки инспекторы в первую очередь знакомятся с уже имеющимися у них документами по организации (актами предыдущих проверок, материалами рассмотрения дел об административных нарушениях и т. п.). Если достоверность сведений в имеющихся у инспекции документах вызывает сомнения или эти сведения недостаточны для целей проведения проверки, инспекция направляет в адрес работодателя мотивированный запрос с требованием представить . К запросу инспекция прикладывает заверенную печатью копию распоряжения (приказа) о проведении документарной проверки . Об этом говорится в частях 3, 4 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Документы по запросу организация должна представить по местонахождению инспекции в течение 10 рабочих дней (ч. 5 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Документы представляйте в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Удостоверять копии документов у нотариуса не требуется, если только иное не предусмотрено в законодательстве (ч. 7 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Кроме того, указанные в запросе документы работодатель вправе представить в трудовую инспекцию в форме электронных документов, порядок передачи которых определяет Правительство РФ (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

По итогам анализа полученных от организации документов сотрудники инспекции могут выявить ошибки или несоответствия с уже имеющейся у них информацией. В таком случае инспекторы известят работодателя о наличии обнаруженных ошибок и (или) расхождений и потребуют соответствующих пояснений.

На дачу пояснений организации отводится 10 рабочих дней. Представить их нужно в письменной форме по местонахождению инспекции. К пояснениям организация может приложить дополнительные документы, которые подтвердят достоверность ранее переданных в инспекцию документов и сведений.

Об этом говорится в частях 8, 9 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Представление документов при выездной проверке

В ходе выездной проверки инспекторы знакомятся с (оригиналами и их копиями) по местонахождению организации или по месту фактического ведения ее деятельности. При этом инспекторы вправе запрашивать документы, а организации обязаны их представлять только если выездной проверке не предшествовала документарная. Такой порядок предусмотрен в части 5 статьи 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Ответственность

За непредставление документов по требованию проверяющих из трудовой инспекции по их заявлению суд может вынести предупреждение или наложить штраф:

• на граждан - в размере от 500 до 1000 руб.;

• на должностных лиц организации (например, ее руководителя) - в размере от 2000 до 4000 руб.

Это следует из совокупности положений части 1 статьи 19.4, части 1 статьи 23.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Государственные трудовые инспекторы могут осуществлять плановую и внеплановую проверку любого работодателя. В законе установлен особый порядок проведения данной процедуры. Рассмотрим далее, как осуществляется проверка трудовой инспекцией, что проверяют уполномоченные на это лица.

Основания

В ст. 360 ТК указан список случаев, в которых выполняется внеплановая проверка инспекции по труду. К ним относят:

1. Окончание срока, назначенного работодателю уполномоченной организацией, для исполнения предписания по устранению нарушений.
2. Поступление заявлений, обращений, свидетельствующих о фактах неисполнения нанимателем требований отраслевых нормативных правовых актов.
3. Принятие жалобы от работника о нарушении его трудового права.
4. Поступление запроса от сотрудника с просьбой проконтролировать условия и ОТ на месте осуществления им своей профессиональной деятельности.
5. Наличие приказа (распоряжения) начальника (заместителя) уполномоченной организации, изданного в соответствии с требованием прокурора, поручением Правительства или Президента.

Как правило, при соблюдении предписаний отраслевых норм работодателем, контролирующий орган посещает предприятие в плановом порядке. В законодательстве указано, какой период проверяет трудовая инспекция. Процедура выполняется раз в три года. Таким образом, в качестве основания для проведения проверки выступает истечение этого срока с момента:

1. Госрегистрации юрлица либо ИП.
2. Завершения последней проверки по плану.
3. Подачи субъектом в уполномоченный орган особого извещения о начале осуществления им деятельности (в установленных законом случаях).

Проверка трудовой инспекцией: что проверяют должностные лица?

В качестве предмета контроля выступает соблюдение работодателем в процессе осуществления деятельности предписаний действующих отраслевых норм в области ОТ. Это значит, что все, что проверяет трудовая инспекция, должно соответствовать требованиям закона. Контролю, в первую очередь, подвергаются локальные нормативные акты, принятые и утвержденные на предприятии, соблюдение их положений на практике. Какие документы проверяет трудовая инспекция? К ним относят:

1. Правила по внутреннему распорядку.
2. Письменные трудовые договоры.
3. Штатное расписание и локальные правовые акты.
4. Трудовые книжки.
5. Приказы о зачислении в штат, переводе на ту или другую должность.
6. Журнал учета трудовых книжек и вкладыши.
7. Приказы, согласия работников, подтвержденные профсоюзом, о выполнении работы сверхурочно либо в выходные дни.
8. Положение о личных данных сотрудников.

Это не все, что проверяет трудовая инспекция. Контролю подлежат также работа с льготными категориями (несовершеннолетними, инвалидами и так далее), иностранными гражданами. Кроме этого, уполномоченная инстанция оценивает соблюдение правил ОТ.

Требования к должностным лицам

Процедура выполняется на основании распоряжения или приказа начальника уполномоченной контрольной службы или его заместителя. Копия этого постановления передается под роспись предпринимателю или представителю (руководителю) юрлица. По просьбе указанных лиц государственные инспекторы должны:

1. Предоставить необходимые данные о специалистах и органах, которые будут осуществлять контрольные мероприятия.
2. Ознакомить с административными регламентами и порядком проведения надзорных процедур.

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции?

В первую очередь, следует сказать, что одного наличия необходимых правоустанавливающих бумаг недостаточно. Все, что проверяет трудовая инспекция, должно быть оформлено по установленному порядку. Так, типовые распоряжения и приказы составляются по специальной форме. Все заявления, которые от руки пишет работник, расписки об ознакомлении с приказами, инструкциями, правилами должны быть удостоверены его подписью. Желательно, чтобы у журналов была твердая обложка, клеевой переплет, шнуровка. На это в обязательном порядке обратит внимание трудовая инспекция. Что проверяет уполномоченное лицо в журнале в первую очередь?

Служащий смотрит, пронумерованы ли все страницы, указано ли в конце общее число листов, удостоверены ли сведения подписями ответственных лиц и печатью предприятия. Для оптимизации делопроизводства и экономии времени и контролера, и непосредственно ответственных лиц за ведение бумаг, целесообразно составить перечни "особых" категорий работников. К ним, например, относятся несовершеннолетние, сотрудницы, имеющие детей до 3 лет, инвалиды, будущие матери, лица, занятые на опасном (вредном) производстве, и так далее. Документы, проверяемые трудовой инспекцией, должны предоставляться по первому требованию уполномоченного лица.

Порядок выполнения контроля

Законодательство устанавливает определенные требования к инспектору и ходу выполнения им своих обязанностей. По ст. 360 ТК, уполномоченный служащий может предварительно извещать предприятие о своем визите, если посчитает, что такое уведомление не повлияет на качество и эффективность контроля. Закон, таким образом, не предписывает в обязательном порядке предупреждать о предстоящем мероприятии. Тем не мене на практике, как правило, уполномоченные лица уведомляют руководство производства заранее. После получения уведомления, перед тем как пройти проверку трудовой инспекции, начальнику предприятия следует удостовериться в том, что все акты составлены в соответствии с законом, ведется необходимый учет, соблюдаются требования. Появившись на предприятии, должностное лицо обязано предъявить соответствующее удостоверение, а также распоряжение (приказ) о выполнении процедуры в конкретной организации. В случае возникновения сомнений руководитель вправе позвонить в Инспекцию труда, чтобы удостовериться в том, что служащий действительно был направлен. После подтверждения факт начала контроля должен быть зафиксирован в соответствующем журнале.

Важный момент

Все, что проверяет трудовая инспекция, описывается в специальном акте. В нем указывается место, время, дата осуществления надзорных мероприятий, должность, ФИО лица, их проводящего, основания их выполнения. В этом же акте будут содержаться и сведения о результатах. Бумага удостоверяется подписями обеих сторон, один экземпляр остается на предприятии, второй – у контролера.

Права должностного лица

Какими полномочиями обладает трудовая инспекция? Что проверяет специалист, кроме бумаг? Уполномоченное лицо имеет право в дневное время осмотреть все помещения предприятия. Служащий может обследовать конкретные рабочие места, оборудование. Он вправе задавать вопросы персоналу. В случае необходимости инспектор может запросить недостающие сведения у ответственных сотрудников предприятия.

Особая компетенция

В полномочия должностного лица входит также право приостановить деятельность производства, цехов или отделов в случае обнаружения нарушений. При выявлении работников, не прошедших инструктаж по ТБ, должностное лицо отстраняет их от исполнения обязанностей. Инспектор вправе привлекать виновных в нарушении ТК лиц к административной ответственности. При наличии заключений соответствующей экспертизы должностное лицо может направлять требование в суд о ликвидации предприятия.

Акт ревизии

По завершении контрольных мероприятий специалист указывает, какие были проверены документы и обнаружены нарушения. Если бумаги оформлены соответствующим образом и не вызвали нареканий, то данный факт также будет отражен в акте. Этот документ, как выше было сказано, подписывается начальником предприятия и ревизором. Однако подпись руководителя компании не означает, что он согласен с указанными нарушениями. Тем не менее автограф поставить необходимо. В противном случае этот факт также будет отражен в акте. В случае несогласия с мнением ревизора, акт можно обжаловать.

Ответственность

При выявлении серьезных недостатков в деятельности предприятия ревизоры оформляют соответствующий протокол. Практика показывает, что без составления такого документа не проходит ни одна проверка. После составления протокола об административном правонарушении выносится постановление о наложении соответствующего взыскания. Как правило, в качестве него выступает штрафная санкция. Необходимо сказать, что уплата установленной суммы взыскания не освобождает предприятие от устранения недостатков кадровой работы в срок, предписанный ревизорами. В случае выявления более серьезных нарушений, например невыплаты работникам зарплаты, начальник компании может быть привлечен к уголовной ответственности. Обжаловать выводы ревизоров руководитель предприятия может в порядке подчиненности – главному госинспектору труда РФ. Также он может подать исковое заявление в суд.

Часто выявляемые нарушения

Самыми популярными недостатками в кадровой работе, которые обнаруживаются в ходе ревизии, считаются отсутствие и неверное оформление письменных трудовых договоров. Эксперты рекомендуют ставить подписи на всех страницах контракта. Данное требование отсутствует в законодательстве, однако автографы будут служить гарантией того, что одним участником правоотношений не будут внесены никакие изменения без ведома другого. Следующим документом, в котором часто выявляются нарушения, выступает трудовая книжка. На предприятии она должна быть у каждого служащего, проработавшего больше пяти дней.

Исключением в этом случае являются совместители. Трудовая книжка должна храниться на предприятии, выдавать ее работнику не допускается. В случае необходимости в кадровом отделе делается ее копия и заверяется соответствующими подписями и печатью. С записями, которые делаются в книжке, работник должен быть ознакомлен. Для этого под распоряжениями и приказами, которые стали основанием для их внесения, служащий ставит свою подпись. Еще одним документом, с которым могут быть связаны проблемы, являются Правила внутреннего распорядка. Их утверждает руководитель предприятия. Все сотрудники компании должны быть под расписку ознакомлены с этим документом. Отсутствие Правил является грубым дисциплинарным нарушением. Кроме этого, при отсутствии такого акта работников сложно привлечь за несоблюдение требований.