И в РФ, и в РБ сроки хранения документов в организации определяются действующим законодательством. В нашей стране о правилах сохранения официальной документации, длительности ее нахождения в архивах гласят многочисленные федеральные законы. Внутри предприятия руководство вправе оформить локальный акт, которым внедряют отличающиеся от общепринятых сроки, но только так, чтобы это не противоречило общенациональной политике.
Базовая информация
Максимум полезной информации о сроках хранения документов в архивах организации можно извлечь из изданного в конце 2004-го ФЗ. Документ увидел свет под номером 125, датирован 22.10, посвящен архивам и правилам их ведения. Из документации следует, что любое предприятие в обязательном порядке должно хранить важные и официальные бумаги, регламентирующие деятельность этого юрлица. Распространяется закон и на ИП. Перечень документов, охваченных этим нормативом, включает связанные с личным составом. Законом оговорена необходимость хранить бумаги в течение установленного законодательством временного промежутка. При этом предприниматели обязаны учитывать все принятые в нашей стране акты, действующие на территории регистрации.
Внимательное изучение 125-го закона, позволяющего узнать, какой срок хранения документов в организации необходимо соблюдать неукоснительно, позволяет получить представление об ответственности - могут привлечь, если не следовать правилу. Предполагается административное или правовое, гражданское наказание, а в некоторых случаях особенно сильных нарушений ответственность может быть уголовной. К ней привлекают лицо, в ходе судебного разбирательства признанное виновным в нарушении закона. Для минимизации организационных сложностей в делопроизводственной практике любой ответственный предприниматель должен изучить упомянутый ФЗ, связанную с ним нормативную документацию.
Все в порядке
Согласно пункту № 18 упомянутого ранее закона, типовые архивные сроки хранения документов в организации можно соблюдать, оформив содержание всех официальных бумаг непосредственно на предприятии. Это распространятся на ИП, частную собственность, документацию, находящуюся во владении организации. Альтернатива - направление в специализированное учреждение, занимающееся архивными делами. На территории нашей страны есть официальный перечень всех таких учреждений, имеющих право вести архивы и гарантировать их сохранность в условиях, установленных законодательством.
В 98-м году был издан ФЗ, описывающий тонкости работы ООО. Из него следует, что сроки хранения архивных документов в организации такого плана необходимо согласовывать с законами, а само хранение организовывать там, где располагается исполнительный орган. Таким образом необходимо хранить бумаги, перечисленные в общих законах, действующих на территории страны различных нормативных актах, подчиняющих себе предприятия нашей державы, а также официальные бумаги, перечисленные в локальной документации, уставе организации и разнообразных решениях, принятых управляющим составом. Разрешается хранить указанные документы в месте, отличном от расположения исполнительного органа, но только в таком, какое было бы доступно всем участникам общества.
Почему?
В период всего срока хранения архивных документов в организации участник ООО имеет право затребовать доступ к какому-либо документу, если у него есть на это право исходя из положения и отношения во внутренней иерархии. Для ознакомления документацию предоставляют просителю в таком помещении, где находится исполнительная структура либо директор предприятия. Срок предоставления информации - три дня с момента, как сообщество получило запрос на ознакомление с официальными бумагами.
Классика решения
Как правило, чтобы соблюсти сроки хранения документов в негосударственных организациях, предприятие оформляет архивное отделение на своей площади. Хотя это считается частным вариантом, именно он встречается чаще всего. Если решили создать такую внутреннюю структуру, процесс документируют, оформляют положение. В этой документации фиксируют правила и последовательность процедуры создания отдела, указывают, на кого возлагается ответственность за сохранность всех объектов. Внутренний документ описывает регламент доступа к сохраняемому в архиве и длительность нахождения в этом отделе разных типов и форм бумаг. Можно внести иные организационные аспекты на усмотрение руководителя.
ИП, соблюдая требования, установленные к срокам хранения технических документов в организации, кассовых и прочих, как правило, организует небольшой архив прямо у себя дома. Такой предприниматель обязан обеспечить сохранность официальных бумаг, показывающих все аспекты его коммерческой активности, при этом составители законов учли, что объем документов относительно мал, что сделало бы обращение в архив или создание собственного отдела крайне затруднительным и неоправданным.
Итак, к делу: как долго?
Официальный перечень документов организации с указанием сроков хранения был издан в 2010-м, в последнем летнем месяце, 25-го числа, под номером 558. Документ выпустили за авторством Минкультуры в качестве приказа. В официальной документации перечислены типовые документы, подлежащие хранению, временные периоды, которые они должны храниться. Все возможные сроки делятся на ограниченные некоторым числом лет, до ликвидации предприятия и до момента, пока в официальной бумаге есть нужда. Некоторые документы необходимо хранить постоянно, есть такие, которые со временем заменятся новым - как раз до момента этой смены и придется их держать у себя.
Согласно этому приказу о сроках хранения документов в организации, довольно большое разнообразие официальных бумаг требует постоянной сохранности на территории фирмы. Это различные корпоративные документы, протоколы и решения, договора, заключенные при учреждении, уставы. Документация, фиксирующая права на некоторое имущество, также подлежит сохранению постоянно. Придется таким образом хранить доходные, расходные книги, особенно если предприятие рассчитывается с налоговой структурой в упрощенном режиме. Подлежат постоянному хранению отчеты бухгалтеров за год, договоренности, заключенные с коллективом, документы, сформировавшиеся при разделе собственности юрлиц. Необходимо постоянно беречь ЛНА, ряд гражданско-правовой документации. К числу последней относятся лизинговые документы и оформленные при продаже, приобретении, передаче на правилах аренды некоторого объекта, а также связанные с доверительным управлением и сходными имущественными вопросами.
Пока нужны
Согласно указанному выше перечню, срок хранения в организации документов, в которых сейчас есть нужда, может закончиться, как только эти официальные бумаги станет бесполезными для предприятия. К категории хранимых до такого момента относят законы, а также прочие нормативные акты, исполнительные листы, учетные журналы, заведенные на совместителей, образцы подписей ряда нанятых работников. Необходимо хранить, только пока есть нужда, документы, в которых учитывается копирование информационных баз. Аналогичное распространяется на бумаги, официально фиксирующие копирование электронных носителей, предназначенных для хранения секретной информации.
Согласно перечню сроков хранения документов в организации, перечисленные официальные бумаги должны храниться год или больше. Посвященное этому вопросу уточнение документа было опубликовано 25.10.10.
Старое и новое
Как можно заключить из нормативных актов, действующих на территории всей державы, сроки хранения документов в организации могут определяться необходимостью в замене объекта новым. До момента обновления необходимо хранить перечень паролей к машинам, на которых хранятся секретные сведения, формы первичной документации, регистров, а также бланки, по которым оформляют отчеты по статистике. Необходимо сохранять, пока не будут заменены на обновленные, образцы номенклатур дел, этические профессиональные кодексы, трудовые нормативы, сведения о законодательных актах. К этой категории принадлежат планы эвакуации персонала, имущества, списки детей нанятого штата, а также перечень профессий, для которых рабочие условия оцениваются как вредные, тяжелые, сопряженные с опасностями.
Пока мы есть
Для некоторых документов в организации срок хранения - до момента ликвидации юрлица. Законами определена необходимость хранить столько времени описи официальных бумаг, предоставленных при участии в торгах, объектами которых была недвижимость.
Если фирма ликвидируется, большая часть документации, связанной с ее работой, направляется на хранение в архив, принадлежащий муниципальной власти или государству. Минкультуры издало специальный приказ под номером 558 в 2010-м году. Из него следует, что у архива есть право проведения сортировки переданных официальных бумаг.
Точность - залог порядка
Для ряда документов в организации сроки хранения законами были определены максимально четко, то есть конкретным числом лет. Длительность варьируется в промежутке 1-75 лет. Максимальный период придется обеспечивать сохранность официальным бумагам, связанным с личным составом. Все приказы и распоряжения, перечисление работников, регламенты и распорядительная документация, лицевые карты и прочие официальные бумаги, связанные с учетом персонала - эти объекты относится к подлежащим хранению 75 лет.
Сорокапятилетний срок положено хранить протоколы, положения, оформленные в ходе аттестации рабочего места, если таковое не было признано вредным, опасным. На пятнадцатилетний срок в архив отправляют официальные документы, связанные с ЭЦП, документацию о востребовании имущества, если таковое наперекор закону было в чьем-то владении. Столько же лет нужно хранить документы, оформленные в ходе общения с иностранными компаниями, если предприятию присуща внешнеэкономическая активность.
Временные периоды: продолжая рассмотрение
Для определенных документов в организации срок хранения - десятилетие. Столько времени, в частности, нужно беречь ТЭП фирмы, а также бумаги, оформленные в ходе общения с лицом, получающим имущество для оперативного, доверительного управления, хозведения. Десятилетний период необходимо сохранять документы, фиксирующие правила и технологии защиты сведений. Аналогичные сроки распространяются на оформленные при продаже движимой собственности фирмы бумаги, на документы, сопровождающие передачу собственности в залог.
В течение пяти лет придется хранить ГПД. Обмен и прокат, подрядные договоренности и поручения - все это принадлежит к указанной категории.
Действующее законодательство, устанавливающее, сколько времени и в каких условиях нужно хранить документацию, предусматривает возможность корректировки срока: вместо определенного числа лет официальную бумагу могут направить на постоянное хранение. Такое возможно, если необходимость корректировки подтвердит организованная для этого комиссия экспертов и проверяющих.
Все посчитано
Срок хранения кассовых документов в организации регламентируется ФЗ, посвященным бухучету. Таковой был принят в 2011 под порядковым номером 402, датирован шестым декабря. Из официальной бумаги можно узнать, сколько времени нужно обеспечивать сохранность бухреестров, отчетов, первичной документации, заключений аудиторов. Если работа предприятия сопряжена с генерированием не только документов на бумажном носителе, но и электронных версий, их нужно хранить аналогичные напечатанным (написанным) сроки. Предприятие гарантирует сбережение стандартов, учетной политики, иных официальных бумаг, регламентирующих правила бухучета, пятилетний период и более с момента того года, когда они применялись последний день в бухгалтерской практике.
Действующими законами оговорен факт того, что длительность хранения документации рассчитывается исходя из года делопроизводства. Отсчет начинают с первого дня следующего года. Большая часть бухгалтерской документации предназначена для пятилетнего хранения, но есть исключения, которые нужно хранить больше, меньше либо постоянно.
А если конкретнее?
Типовой в организации - пятилетка. Столько же нужно хранить приложения к указанной группе документов, если они подтверждают некоторые операции и становятся причиной внесения в бухкнигу записи.
Годовые сводные отчеты, формируемые бухгалтерией, нужно хранить постоянно, за квартал - пятилетку, за месяц - в течение года. Если квартальных отчетов не формируют, месячные подлежат постоянному хранению, аналогичное распространяется на отчеты за квартал, если не оформляют таковых за год. Декларации, расчеты с налоговыми структурами, документы, сопровождающие авансовые платежи по программе страхования необходимо хранить пять лет. Если нет лицевых счетов, если на предприятии не оформляют ведомости, в которые вносят данные о начисленной оплате труда персонала, придется хранить сведения по страховым взносам в течение 75 лет.
Налоговые карты, фиксирующие налоги, доходные составляющие физлиц, следует хранить 5 лет, но срок увеличивается до 75, если предприятие не ведет лицсчет, не оформляет ведомость для зарплаты.
Варианты и периоды
Документы, оформляющие процесс общения на тему покупки канцелярии, хозимущества, билетов, а также переписка, связанная с расчетом за средства связи и иные административные нужды, хозяйственные аспекты, должна храниться годичный период.
Постоянно придется хранить документацию, связанную с переоценкой ОФ, амортизацией ОС, оценкой имущества предприятия. Аналогичное правило распространяется на акты, фиксирующие передачу права на недвижимость, совершение с ней сделок.
75 лет придется обеспечивать сохранность реестрам, фиксирующим информацию о доходах физлиц. Столько же хранятся счета персонала, лицевые карты. Десятилетие следует хранить документы, оформленные в рамках процедуры продажи движимой собственности предприятия.
Налоговая документация
Из действующего законодательства следует: четырехлетний временной промежуток обеспечивают сохранность информации бухучета, налогового, разнообразных официальных бумаг, требующихся для вычисления суммы налогов, направления денег адресату. Это распространяется на документы, из которых можно заключить, каковы доходы предприятия или ИП и его расходы, на официальные бумаги, подтверждающие удержание налогов.
Более подробно узнать о сроках можно, если ознакомиться со статьей № 23 посвященного налогообложению кодекса, причем в последней редакции. Периодически в федеральные законы и кодексы вносятся изменения, поэтому ответственный предприниматель должен отслеживать максимально точную и новую информацию относительно правил, регламентирующих его работу.
Е.В. Вайтман
Эксперт журнала «Российский налоговый курьер», при участии специалистов ФНС России
Журнал «Российский налоговый курьер », №6 за 2009 год
Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. Возможно, некоторые из них пора уничтожить
Бухгалтерские документы
Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в статье 17 Закона № 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице ниже.
Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.
Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.
Налоговые декларации и документы для расчета налогов
Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.
Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.
Аналогичное требование установлено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.
От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).
Обратите внимание
Для акционерных обществ — особые правила
Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:
- документы о создании, реорганизации общества;
- устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
- свидетельство о государственной регистрации общества;
- решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
- протоколы общих собраний акционеров;
- протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
- списки аффилированных лиц общества;
- положения о филиалах и представительствах общества;
- протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
- бюллетени для голосования;
- заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.
Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив.
Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.
Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов)
|
Вид документов |
Срок хранения |
Норма законодательства |
|
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры |
||
|
Годовая бухгалтерская отчетность* |
Не менее 10 лет |
Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня |
|
Сводная годовая бухгалтерская отчетность* |
До ликвидации организации** |
|
|
Квартальная бухгалтерская отчетность* |
Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет) |
|
|
Месячная бухгалтерская отчетность* |
Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет) |
|
|
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним |
До ликвидации организации** |
Пункт 136 Перечня |
|
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) |
Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** |
Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня |
|
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики |
Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз |
Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ |
|
О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов) |
||
|
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) |
Не менее 10 лет |
Пункт 170 Перечня |
|
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) | ||
|
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) |
Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет) |
|
|
Счета-фактуры |
Пункт 150 Перечня |
|
|
Книги покупок, книги продаж |
Не менее полных 5 лет с даты последней записи |
Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 |
|
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль |
Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет |
Пункт 4 статьи 283 НК РФ |
|
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН |
Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ |
|
|
Первичные документы |
||
|
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) |
Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** |
Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня |
|
Путевые листы |
Не менее 5 лет |
Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 |
|
Лицевые счета работников |
Не менее 75 лет |
Пункт 153 Перечня |
|
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат |
Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет |
Пункт 155 Перечня |
|
Исполнительные документы |
Не менее 5 лет |
Пункт 162 Перечня |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) |
Пункт 163 Перечня |
|
|
Документы о недостачах, растратах, хищениях |
||
|
Документы об оплате учебных отпусков |
Пункт 165 Перечня |
|
|
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации |
До ликвидации организации** |
Пункт 166 Перечня |
|
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) |
Не менее 5 лет |
Пункт 167 Перечня |
|
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене |
Пункт 179 Перечня |
|
|
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами |
До ликвидации организации** |
Пункт 181 Перечня |
|
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) |
Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** |
Пункт 192 Перечня |
|
Договоры и контракты |
||
|
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) |
Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения |
Пункт 186 Перечня |
|
Паспорта сделок |
До ликвидации организации** |
Пункт 187 Перечня |
|
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) |
Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет |
Пункт 188 Перечня |
|
Договоры о материальной ответственности |
Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица |
Пункт 189 Перечня |
|
Кадровые документы |
||
|
Коллективный договор |
До ликвидации организации** |
Пункт 275 Перечня |
|
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю |
Не менее 5 лет |
Пункт 277 Перечня |
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
Не менее 1 года**** |
Пункт 281 Перечня |
|
Документы о премировании работников |
Не менее 5 лет |
Пункт 293 Перечня |
|
Трудовые договоры (контракты, соглашения) |
Не менее 75 лет |
Пункт 338 Перечня |
|
Личные карточки работников (в том числе временных работников) |
Не менее 75 лет |
Пункт 339 Перечня |
|
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников |
До момента востребования, но не менее 50 лет |
Пункт 342 Перечня |
|
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним |
Не менее 50 лет |
Пункт 358 Перечня |
|
Графики предоставления отпусков |
Не менее 1 года |
Пункт 356 Перечня |
|
Документы по охране труда |
||
|
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении |
Не менее 5 лет |
Пункт 295 Перечня |
|
Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией |
До замены новым**** |
Пункт 304 Перечня |
|
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда |
Не менее 75 лет |
Пункт 305 Перечня |
|
Табели и наряды работников вредных профессий |
Не менее 75 лет |
Пункт 305 Перечня |
|
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний |
Не менее 45 лет |
Пункт 312 Перечня |
|
Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности |
Не менее 10 лет |
Пункт 316 Перечня |
|
Журналы проведения аттестации по технике безопасности |
Не менее 5 лет |
|
|
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) |
Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569 |
|
|
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ) |
||
|
Документация по ККТ***** |
Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ |
Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470 |
|
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации |
||
|
Статистические документы |
||
|
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы |
Не менее 10 лет |
Пункт 199 Перечня |
|
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы |
До ликвидации организации** |
|
|
Полугодовые статистические отчеты и таблицы |
Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет) |
|
|
Квартальные статистические отчеты и таблицы |
Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет) |
|
|
Месячные статистические отчеты и таблицы |
Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет) |
|
|
* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ). |
||
Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.
Пример 1
ООО «Гиацинт» было зарегистрировано в апреле 2004 года. Организация применяет общую систему налогообложения.
Четырехлетний срок, в течение которого ООО «Гиацинт» должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 год, — это период с 1 января 2005 года по 31 декабря 2008 года. Соответственно документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 год, организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 года.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)
До 2008 года налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков — как квартал (ст. 163 НК РФ)
Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)
Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)
Убыток, выявленный по итогам 2001 года (до вступления в силу главы 25 НК РФ), может быть перенесен на будущее в сумме, не превышающей сумму убытка, числившегося по состоянию на 1 июля 2001 года (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.08.2001 № 110-ФЗ)
Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 года, может охватывать 2005-2007 годы и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 года. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону № 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.
Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в пунктах 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Его минимальная продолжительность — пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.
Отметим также, что согласно пункту 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.
Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 году запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 год, налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.
Пример 2
Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 года налоговым периодом по НДС для ООО «Гиацинт» являлся календарный месяц.
Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 года организация должна хранить до 30 апреля 2009 года (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 года).
Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, — с 1 января 2005 года. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 года, ООО «Гиацинт» обязано хранить до 31 декабря 2009 года.
Поскольку в 2004-2007 годах налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу. Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель 2004 года, — с 1 мая 2004 года по 30 апреля 2008 года.
Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал 2008 года, начинается с 1 апреля 2008 года и заканчивается 31 марта 2012 года. Книги покупок и книги продаж за I квартал 2008 года компания обязана будет сохранять до 31 марта 2013 года (если последние записи в них были сделаны в марте 2008 года), а счета-фактуры за этот период — до 31 декабря 2013 года.
Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше.
Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее
В соответствии со статьей 283 НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах. Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).
В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Так сказано в пункте 4 статьи 283 НК РФ. В письме от 03.04.2007 № 03-03-06/1/206 Минфин России разъяснил, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.
Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в пункте 5 статьи 346.6 и пункте 7 статьи 346.18 Налогового кодекса соответственно.
Пример 3
ООО «Азалия» является плательщиком налога на прибыль. По итогам 2003 года в налоговом учете организации был получен убыток. Его сумма переносилась на будущее в течение 2006-2008 годов по частям.
Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за 2003 год, организация обязана была хранить в течение четырех лет — до 31 декабря 2007 года. Поскольку на сумму убытка 2003 года уменьшены налоговые базы 2006-2008 годов, компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания 2008 года (последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет) — до 31 декабря 2012 года.
Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны безнадежные долги
Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены.
Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи 252 НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально. Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами. Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности.
Ситуация 3. Организация владеет основными средствами
Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек.
Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.
Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы.
Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 268 НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.
Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.
В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-02/84.
Хранение документов
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, — понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ)
В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в пункте 1 статьи 257 НК РФ
Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12. 95 № 208-ФЗ
Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в статье 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
Организации, документы которых не подлежат приему в государственные или муниципальные архивы, уничтожают документы с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами (п. 3.9 Указаний)
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)
Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.
Другой вариант — передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В пункте 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.
Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения. Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде?
Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона № 129-ФЗ). Кроме того, в статье 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
В письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила). В пункте 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.
Уничтожение и утилизация документов
Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен ниже.
Рисунок. Образец акта об отборе документов для уничтожения
Кроме того, организация может воспользоваться образцом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма утверждена в приложении № 4 к Основным правилам.
При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Это следует из положений пункта 2.4.5 Основных правил. В нем говорится, что однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (например, авансовые отчеты за 2000 год).
Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т.п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации (п. 2.4.7 Основных правил).
Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83). Другими словами, компания может продолжать хранить документы даже по истечении сроков их обязательного хранения.
Ответственность за утрату документов
Налоговая . Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение в статье 120 Налогового кодекса предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:
5000 руб., — если отсутствуют документы за один налоговый период;
15 000 руб. — при отсутствии документов более чем за один налоговый период;
10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., — если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база.
Кроме того, если налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Административная . Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Об этом сказано в статье 13.20 КоАП РФ. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).
Уголовная . Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ)
В любой организации ведется сразу множество важных бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. И все эти бумаги нужно определенным образом хранить. Помимо того, что документы имеют разную степень важности, у каждого из них есть свой срок хранения. Если организация будет соблюдать все соответствующие правила и сроки, то сможет избежать многих проблем.
Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительные документы. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации - очень важны и необходимы в самых различных ситуациях. При утере такие документы легко восстанавливаются, после уплаты государственной пошлины. Хотя лучше ничего, конечно же, не терять - а для этого нужно четко знать, как, при каких условиях и сколько нужно хранить ту или иную документацию.
Хранение правоустанавливающих документов
В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ , любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Состав и количество этих документов прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия. В большинстве случаев это только Устав. Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации. Кроме того, все налогоплательщики получают свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН/КПП). У хозяйственных обществ обязательно есть в наличии учредительный договор, а у акционерных обществ существует еще реестр ценных бумаг и их владельцев. Правоустанавливающими документами организации всегда считались документы, которые имеют юридическое значение для деятельности организации в целом, и написаны на бумаге. Но с появлением полноценного электронного документооборота в России электронные документы получили равное действие с бумажными. Более того, они даже начали вытеснять бумажные документы из оборота. Например, для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы. Такое изменение основано на том обстоятельстве, что все необходимые сведения об этих документах уже содержатся в едином реестре государственной регистрации юридических лиц. Любой чиновник или нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, может получить из него всю нужную информацию в любой момент. А, скажем, общества с ограниченной ответственностью теперь могут обходиться вообще без бумажного Устава и использовать типовой электронный Устав. Хранение таких документов должно происходить в отдельном месте. Как правило, это отдельная папка, помещенная в сейф. Хранить этот сейф с документацией обязан директор или главный бухгалтер организации, в качестве ее первых лиц. Если в компании есть юридический отдел, то доверить хранение могут и юристам, однако нести ответственность по закону, в случае порчи или утраты документов, будет все равно руководитель организации. Особые требования к порядку и срокам хранения правоустанавливающих документов установлены для акционерных обществ. 16 июля 2003 года было принято. Для юридических организаций других организационно-правовых форм, в частности для ООО, сроки и порядок хранения таких документов не регламентированы специальными нормативными актами. Это связано с тем, что акционерные общества имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению которых традиционно предъявляются особые требования. Так как организация ведет хозяйственную деятельность и взаимодействует с другими организациями, то правоустанавливающие документы регулярно приходится кому-нибудь предъявлять. Поэтому должен вестись специальный реестр их выдачи и возврата. На основании этого реестра всегда можно будет найти того, кто не вернул или потерял тот или иной документ. Если действовать совсем по требованиям буквы закона, то, вместо изъятого из папки документа, в нее необходимо положить лист, который будет его заменять. На этом листе должно быть указано название и реквизиты документа, а также его краткое содержание. Заверен должен быть такой "документозаменитель" двумя подписями - лица, которое выдало документ, и лица, которое его получило. Но на практике так делают очень редко. Но вернемся к срокам хранения правоустанавливающих документов. На самом деле, все достаточно просто - эти документы должны храниться постоянно, пока организация существует. И даже после того, как ее не станет. Хранение документации регулирует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года. В соответствии с его разделом 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» предусматривается получение заключения государственного/муниципального архива о составе переданных документов приватизируемой или ликвидируемой организации о том, что они подлежат постоянному хранению. Но есть документы, для которых установлены определенные сроки хранения - это различные письма, извещения и уведомления об изменениях в статусе организации и других переменах. Такие документы должны будут храниться в архиве 5 лет с момента их передачи. Коммерческие организации не нуждаются в экспертизе ценности архивных документов и могут самостоятельно уничтожать документы, по истечении временных сроков хранения, определенных для них в перечнях и других нормативных актах. А вот за уничтожение документов, имеющих постоянные сроки хранения, предусмотрена административная ответственность, регламентированная статьей 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях .Хранение бухгалтерских и налоговых документов
Кроме правоустанавливающих документов, любой хозяйствующий субъект ведет бухгалтерский и налоговый учет. Даже те организации, которые избавлены от такой необходимости соблюдения требований, все равно ведут учетные документы своей финансовой деятельности. Все эти документы, конечно же, имеют свои особенности и сроки хранения. Всю бухгалтерию можно условно разделить на две большие группы:- Первичные документы.
- Учетные документы.
Хранение документов по кадрам
Кадровые документы практически всегда являются документами строгой отчетности. Более того, они содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть обеспечены особые условия хранения. Ответственность за сохранность как самих документов, так и содержащихся в них данных несет специально уполномоченный человек - инспектор по кадрам. Если такая должность в организации не предусмотрена, то отвечать за кадровые документы будет главный бухгалтер или руководитель. В ведении такого инспектора находятся все приказы по кадрам, учетные карточки сотрудников, их заявления, а также трудовые книжки. При формировании первичных документов кадровых документов и документов по оплате труда, следует руководствоваться нормами Федерального закона "О бухгалтерском учете". Как следует из этого закона, первичные учетные документы могут быть приняты к учету только при условии, что они составлены по форме из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации. При оформлении трудовых отношений с работниками необходимо применять строго определенные унифицированные формы, утвержденные. Такие документы, как приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки и заявления сотрудников, приказы о награждении, премировании и отпусках, а также лицевые счета работников должны хранится в течение 75 лет. Табели учета рабочего времени, штатное расписание, служебные записки и документы по командировкам необходимо хранить не менее 5 лет. Графики отпусков работников и приказы об отпусках можно сохранять только в течение следующего года.Сдача документов в архив
Хранить бухгалтерские документы, в соответствии с положением, утвержденным еще письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 положено в специальных шкафах и сейфах, установленных в отдельном помещении, именуемом "архив". Рекомендации к обустройству архивов в организациях определены в Правилах, утвержденных коллегия Росархива 6 февраля 2002 года. Эти требования являются желательными, но не обязательными для исполнения. Наказывать за их нарушение никто никого не будет. А вот документы и бланки строгой отчетности обязательно нужно хранить в сейфах или специальных отдельных помещениях, оборудованных для обеспечения сохранности. Такие требования определены в постановлении Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Аналогичные условия хранения необходимо обеспечить для документов, имеющих гриф "коммерческая тайна". Все остальные документы можно хранить просто в шкафах или на стеллажах. Можно даже прямо в кабинете главного бухгалтера или руководителя. При этом, такие документы, как выписки банка, кассовые ордера, авансовые отчеты, акты и прочие, желательно хранить в хронологическом порядке в переплетенном виде. Если в организации уже прошли проверки ФНС и других служб, либо если у нее недостаточно места для хранения документов, она может передать их в архив муниципального образования. Туда документы принимают по описи, в прошитом и пронумерованном виде. После окончания срока хранения документы можно (а иногда и необходимо) уничтожить. Для этого создается специальная комиссия, которая проверяет документы, фиксирует факт их уничтожения и составляет об этом акт. Соблюдая установленные законом правила, порядок и сроки хранения документов, любой бизнесмен не только страхует себя от неприятностей с проверяющими органами, но и создает документальную доказательную базу, которая рано или поздно может потребоваться ему самому, или же его сотрудникам, для отстаивания своих законных прав и интересов.Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы. Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Сроки хранения бухгалтерских документов разные. Что можно сказать, объединяя все подпункты? Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать. Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.
Статья 23 НК РФ подпункт 8 пункта 1 отчетливо нас информирует о том, что плательщики налогов обязаны хранить документацию подтверждающую начисление налога четыре года и никак не меньше. Вот так господа. Не три года, а четыре аккуратно складируем бухгалтерскую документацию и следим, чтобы ни одна бумажка не потерялась.
Каким конкретно документам отдаём предпочтение и храним как зеницу ока?
- данные налогового бухгалтерского учёта;
- документы, подтверждающие доходы;
- документальное подтверждение расходов;
- подтверждение удержания налогов;
Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации. Согласно приказу « о бухгалтерском учёте» №129-ФЗ бухгалтерскую отчетность следует хранить так, как указано в правилах государственного архивного дела. Но не меньше чем пять лет после того как по ним составлялась бухгалтерская отчётность в последний раз.
Что же получается? А то, что хранить документы вы обязаны строго именно тот период, в который их может затребовать для проверки налоговая служба. То есть три года. Если в результате проверки у вас не окажется документов пятилетней давности, вас могут оштрафовать за ненадлежащее хранение документации и только.
Но не всё так просто и прозрачно в бухгалтерских и налоговых дебрях. Есть документация, которую хранить следует гораздо дольше тех сроков, о которых мы с вами только что рассуждали. Что это за документы?
- Первичные документы на приобретение имущества. Эти документы сохраняем сколько угодно долго. Для чего это нужно. Во-первых, начисление амортизации. Во-вторых при продаже имущества нужно же где-то брать подтверждение его начальной стоимости7 также не забываем о налоге на имущество.
- Основные средства. Для убыточных компаний статьей 283 НК предусмотрено правило уменьшения налоговой базы текущего периода за счёт убытков прошлого налогового периода. Естественно документация должна это подтверждать. Убытки можно учитывать десять последующих лет, а значит и документы должны находиться в должном порядке (статья 283 пункт 4). Налоговые инспекторы вправе затребовать для подтверждения данных по убыткам указанным в подаваемой декларации первичные документы, подтверждающие финансовый результат.
- Для сельских предприятий, работающих с единым сельскохозяйственным налогом также необходимо хранить документы по убыткам в течение всего периода их списания. Статья 346,6 пункт 5 НК РФ.
- Для лиц, работающих по так называемой «упрощёнке», ЕСН. Статья 346,18 пункт 7 НК Рф.
- Для списания безнадёжной дебиторской задолженности также необходимо иметь в наличии подтверждающие первичные документы для налоговой службы. Уничтожение подтверждающих документов лишает компанию права признания безнадёжного долга в расходах, потому как сумму подтвердить будет нечем.
- Про акционерные общества особо распространяться не будем, так как вопрос всё же звучал, как долго нужно хранить документы ООО, а не ОАО. Так вот если кратенько, то в ОАО хранить документы для налоговой отчетности – годовую бухгалтерскую отчётность, а также устав нужно столько, сколько существует компания. Если компания идёт под ликвидацию – документы направляются в государственный архив. Нужно соглашение, заключённое с архивом заранее на данную процедуру. Если такового договора не было – в архив попадает только документ по личному составу компании. Где будут храниться остальные документы, предстоит решить председателю ликвидационной комиссии, а может конкурсному управляющему.
- Годовые отчёты по налогам компания обязана хранить не менее 10-ти лет. квартальные – пять лет, это при наличии годовых.
- Если квартальных отчётов нет – месячные отчеты хранятся также не менее пяти лет.
- Книги покупок и продаж, счета-фактуры следует хранить полных пять лет со дня последней записи в журнале. Пункт 15,27 «Правил ведения журналов учёта». В Перечне типовых управленческих документов есть пункт касаемо счетов-фактур, вот там говориться о том, что хранить эти самые счета-фактуры следует пять лет и точка.
Опять же, налоговые службы при проверках должны руководствоваться законодательством о налогах и сборах. А Перечень туда не входит.
Делам вывод : сколько же времени нужно хранить документы ООО? Получается, что никак не менее пяти лет, а по основным средствам так и вообще всё время существования компании. Считать срок хранения документов нужно с первого января, следующего за тем годом, когда они были созданы.
Как хранить бумажные документы?
В учётной политике предприятия должно быть прописано, как и где следует хранить документацию, а также, назначено ответственное лицо за исполнение данного пункта или даже комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников.
Кстати, необязательно хранить документацию в офисе. Законом не запрещено выбирать для хранения другие места, например, специализированные архивные фирмы. А вот акционерное общество обязано по закону хранить такие документы, как годовые отчеты и устав именно там, где находится головной офис. Кстати, хранение документации в электронном виде разрешено законом с маленькой оговоркой, что на документах обязательно будет присутствовать электронная подпись ответственного за составление документа лица. Для хранения документации в электронном виде компания создаёт информационную корпоративную систему. Обслуживает её удостоверяющий центр, который и обеспечивает в электронных документах применение электронной подписи.
Документы, подлежащие длительному хранению, со временем портятся и выцветают. Чтобы содержимое их было читаемо должны позаботиться ответственные за хранение лица и своевременно сделать копии.
При ликвидации фирмы документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в архив. Если компания реорганизуется, документы передают организации-преемнику. При выделении новой компании ей достаются личные дела перешедших в новую структуру сотрудников и документы, касающиеся сферы деятельности новой компании.
Уничтожение документов. Чтобы уничтожить документ надо сначала составить акт, который подпишет руководитель компании и только тогда можно приступить непосредственно к уничтожению документов. Причём в акте необязательно тщательно переписывать каждую из идущих на уничтожение бумаг. Достаточно переписать название однородных групп. Что считать однородными группами следует продумать самостоятельно. К примеру, накладные – можно считать однородными документами и так далее.
Как правильно уничтожить документы?
Просто сжечь? Ответ неверный. В таком случае можно вполне заиметь проблемы с экологическими службами.
Отдать в переработку как макулатуру? Вариант хороший, но нет гарантии, что документы не окажутся у конкурирующей компании, что не есть хорошо. Чтобы этого не произошло, папки с документами следует передать на утилизацию с оформлением накладной. Причём, вывоз документов следует произвести под контролем сотрудника компании отвечающего за хранение документации.
Просто выбросить также нельзя потому, что по законодательству работодатель обязан хранить в тайне персональные данные сотрудников.
Что остаётся? Самое правильное будет применить специальную машинку для уничтожения бумаги. В общем, решать вам как вы будете избавляться от лишних бумаг.
Чтобы не возникло желания облегчить свой документальный архив раньше положенного срока, добавлю, что отсутствие регистров бухучета или счетов-фактур налогового периода считается грубым нарушением и карается штрафом в размере пяти тысяч рублей.
И это если документов недостаёт за один налоговый период. В более тяжёлых случаях штраф будет уже не 5000, а 15 000 рублей.
При занижении налоговой базы путём утраты подтверждающих доход документов налогоплательщик выплатит штраф в размере 10-ти процентов от суммы невыплаченного налога и не меньше чем те же 15 000 рублей.
Кстати и в уголовном законодательстве есть пункты относительно обеспечения сохранности бухгалтерских документов. Если будет доказана порча документов из личной заинтересованности, причастное лицо может загреметь за решётку не менее чем на год. Если есть желание ознакомиться подробнее с этим пунктом, подробнее смотрите статью 352 п. 1 УК РФ.
А ещё имейте в виду, что проверить надлежащее хранение архивной документации в вашей организации имеют право представители архивных органов. И тут вас, согласно статьи 13.20 Кодекса Российской Федерации о нарушениях правил хранения, учёта и комплектования, а также использования архивных документов могут наказать штрафом от 300 до 500 рублей или административным внушением.
Директор компании отвечает за создание мест хранения документов и а частности архивации, а главный бухгалтер должен эти самые документы организованно сохранить и правильно передать их в архив.
Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.
Зачем хранить бухгалтерские документы
Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.
Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ
Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:
- перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
- закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
- в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.
Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.
Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).
О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП» .
Разбираемся со сроками на примере
ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.
За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.
Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.
Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .
Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.
Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.
Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
|
Документ ООО «Ландшафтный дизайн» |
Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558 |
|
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности |
В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор |
|
Договоры и дополнительные соглашения к ним |
В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня) |
|
Доверенности на получение денег и ТМЦ |
Не менее 5 лет |
|
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат |
Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75 |
|
Реестр сведений о доходах физлиц |
Не менее 75 лет |
|
Трудовые договоры и личные карточки работников |
В течение 75 лет |
|
Табели, журналы учета рабочего времени |
Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда) |
|
Сведения о доходах физлиц |
Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет |
|
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность |
Постоянно* |
|
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов |
Не менее 5 лет |
|
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др. |
Не менее 5 лет |
|
Карточки учета основных средств |
Не менее 5 лет после ликвидации объекта |
|
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли |
Не менее 5 лет |
|
Отчетность в ФСС |
Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет |
|
Отчетность в Пенсионный фонд |
Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет |
|
Индивидуальные сведения в ПФР на работников |
Не менее 75 лет |
|
Отчетность в статистику: |
Постоянно*. |
|
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах |
Не менее 5 лет |
Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.
Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.
Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.
Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации
В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.
Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.
ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.
Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .
Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.
Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.
Иные случаи увеличения срока хранения первички
Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.
Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.
Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.
Итоги
Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).
