Что такое апостиль документов и зачем он нужен? Что такое апостиль и для чего он применяется

Что такое апостиль документов

Доброго времени суток, уважаемые читатели! Как-то попросила меня о помощи двоюродная сестра.

Я уже достоверно не помню подробности дела, но суть была в том, что ей нужно было вывезти какие-то нотариальные документы родственникам в Германию.

Только вот перед этим нужно было на них проставить апостиль, а сестра понятия не имела, как это, зачем это? Пришлось подключать знакомого юриста. А вы хотите узнать, что такое апостиль документов и в каких случаях он используется? Тогда читаем подробности дальше.

Апостилирование – это процесс легализации того или иного документа для его последующей подачи в представительство другой страны. Для чего нужен апостиль? Это своего рода штамп, который подтверждает подпись и печать человека, выдавшего его. Такие законодательные нормы были введены по решению Гаагской конвенции, прошедшей ещё в 1961 году.

Предупреждение!

Кстати, устав ее был частично обновлен в 2002 году, по итогам включения в конвенцию новых стран и республик.

Зачем нужен апостиль? Без него документ попросту не будет иметь юридической силы в другой стране. Поэтому незаконное его использование будет считаться прямым нарушением норм, что повлечет за собой административную и уголовную ответственность со стороны предъявителя.

Также апостиль подтверждает подлинность того или иного документа старого образца.

Нужен ли апостиль на паспорт, военный билет, трудовую книжку, пенсионное удостоверение? Только в особых случаях, согласно нормам консульской легализации (к примеру, при подаче российских документов в министерство иностранных дел Германии).

Также следует заметить, что апостиль может ставиться исключительно представителем того министерства, которым был выдан документ.

В некоторых случаях для подтверждения легитимности справки или свидетельства может потребоваться двойной апостиль. Его главное отличие – апостиль ставится сначала на оригинал документа, затем документ переводится и заверяется нотариально, и на перевод ставится второй апостиль.

Сделать это в большинстве случаев можно самостоятельно, но процесс значительно затянется. Поэтому рекомендуется обращаться напрямую в бюро переводов. Это организации, с помощью которых можно получить апостиль в России на любые документы в самые краткие сроки.

Где и кто ставит апостиль? Этим занимается специальный отдел Минюста, МИД и Министерства образования.

Где ставится апостиль на документе? Непосредственно на документе или же на прикрепленном бланке (обязательно скрепляется в присутствии уполномоченного лица).

источник: https://www.lingvoservice.ru/apostil/all

Перевод документов и срочный апостиль в Москве, полная консульская легализация документов

Проставление штампа “Апостиль” на документ всегда осуществляется на территории только той страны, в которой он был выдан и/или оформлен.В России возможно Апостилирование только документов, выданных на территории Российской Федерации или СССР в период его существования.

Внимание!

Понятие «Легализация документа» включает в себя целый ряд строго определенных формальных процедур для наделения документа юридической силой на территории другого государства. Целью легализации документа, выданного в одной стране, является его действительность и возможность предъявления в государственных органах другой страны.

Легализация документов всегда необходима, когда документы предоставляются в государственные органы другой страны. Например, документ, который был выдан на территории России, имеет юридическую силу исключительно в Российской Федерации.

Здесь его можно предъявлять в различных госорганах, но для предоставления документа в официальные органы другого государства необходима его легализация.

Основным правилом легализации является то, что сама процедура легализации осуществляется исключительно на территории того государства, где документ был выдан либо оформлен.

Документ.ру предоставляет услуги по легализации документов, которые были выданы либо оформлены на территории России или СССР в период его существования.

Документы, выданные официальными органами других государств за пределами РФ, легализовать на территории Российской Федерации невозможно.

Общая схема процесса легализации документов выглядит следующим образом:

Легализация документа не требуется только в трех случаях:

• когда учреждение, в которое вы представляете документ, не требует его легализации;
• когда между Россией и государством, на территории которого вы планируете использовать документ, заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации;
• когда легализация документа невозможна по причине его вида/типа/характера.

Во всех остальных случаях легализация документа для его отправки за рубеж обязательна.

Существует два основных вида легализации документов - проставление штампа “Апостиль” и консульская легализация. Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны назначения документа, т.е. страны, в официальные органы которой он будет впоследствии представлен.

Совет!

Проставление штампа “Апостиль” (иногда данную процедуру также называют “упрощенная легализация” или “апостилирование”) применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации - проставление штампа “Апостиль”.

Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ, органах МИД РФ, а затем в консульстве страны назначения в Российской Федерации.

При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию.

В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура - легализация документа в Торгово-промышленной палате РФ, а затем в консульстве страны назначения.

Более подробную информацию о консульской легализации и легализации в Торгово-промышленной палате РФ Вы найдете на сайте www.legalization.com.ru.

Дополнительно обращаем ваше внимание на следующие обстоятельства:

1. Многие страны, не являющиеся участниками Гаагской конвенции, тем не менее в ряде случаев принимают документы, содержащие штамп “Апостиль”;
2. Иногда, в случае присоединения новой страны к Гаагской конвенции, ряд стран-участниц не признают такого присоединения и не принимают документы, исходящие из вновь присоединившейся страны и содержащие штамп “Апостиль”. Присоединение России к Гаагской конвенции признано всеми странами-участницами.

В любом случае самым важным источником достоверной информации является организация, в которую в конечном счете документ будет представлен. Всегда выясняйте требования заранее.

Предупреждение!

В большинстве случаев проставление штампа “Апостиль” осуществляется на копии документов, удостоверенные нотариально (это могут быть копии личных документов: свидетельств о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также копии учредительных документов юридических лиц - уставов, учредительных договоров, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах и пр., а также многие другие документы) или на документы, оформленные у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).

В вышеуказанных случаях проставление штампа “Апостиль” осуществляется органами юстиции РФ по территориальному принципу: документы, оформленные нотариусами определенного региона, могут быть апостилированы только в управлении юстиции такого региона.

Документ.ру оказывает услуги проставления штампа “Апостиль” в Главном управлении Министерства юстиции города Москвы и Московской области, соответственно а так же ограниченного круга документов, удостоверенных нотариусами других регионов Российской Федерации в Департаменте международных отношений Министерства юстиции РФ.

Кроме того, штамп “Апостиль” может быть проставлен и на оригиналы документов, выданных различными государственными органами.

Проставление штампа “Апостиль” на оригиналы образовательных документов, выданных на территории Российской Федерации, а также на территории РСФСР в период существования СССР, осуществляется органами Министерства образования РФ. При этом территориальный признак не принимается во внимание - документ может быть выдан в любом городе/регионе Российской Федерации (или РСФСР в период существования СССР).

Проставление штампа “Апостиль” на оригиналы справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, либо о прекращении уголовного преследования, осуществляется органами Министерства внутренних дел РФ.

Справки выдаются и апостилируются по территориальному признаку, однако, в г. Москве возможно оказание данных услуг как гражданам из других регионов, так и без прописки.

Проставление штампа “Апостиль” на оригиналы документов, выданных органами ЗАГС, осуществляется по территориальному принципу - документы, выданные органами ЗАГС определенного региона апостилируются в объединенном архиве ЗАГС такого региона.

Внимание!

Документ.ру оказывает услуги проставления штампа “Апостиль” на оригиналы образовательных документов и справок о наличии (отсутствии) судимости, выданные в любом регионе России и на оригиналы документов ЗАГС, выданные органами ЗАГС г. Москвы и Московской области.

В большинстве стран мира, за редкими исключениями, действует универсальное правило - официальные органы принимают к рассмотрению только документы, исполненные на государственном языке своей страны. И это означает, что перевод документа потребуется в любом случае.

Однако переводить документ перед его легализацией совсем не обязательно - документ можно перевести до легализации, и легализовать его уже вместе с переводом, а можно легализовать документ “как есть”, т.е. на русском языке, и перевести уже после легализации либо в России, либо в стране назначения.

Выбор конкретного варианта зависит от требований, предъявляемых официальными органами, в которые документ будет представлен.

При невозможности получить полную информацию о требованиях принимающей стороны, Документ.ру, основываясь на большом опыте легализации различных документов, рекомендует своим клиентам и придерживается в своей работе следующих принципов:

1. консульская легализация документа осуществляется после его перевода на иностранный язык и нотариального удостоверения такого перевода, поскольку отдельные консульские учреждения зарубежных государств на территории РФ отказывают в удостоверении документа по причине отсутствия перевода на государственный язык своей страны;
2. проставление штампа “Апостиль” осуществляется на сам документ на русском языке без перевода, поскольку перевести уже апостилированный документ на иностранный язык в дальнейшем не составит никакого труда - это можно сделать как на территории России, в том числе в Документ.ру, так и на территории страны назначения документа.

За годы работы мы максимально отладили и упростили процедуру оформления, обработки и выполнения запросов на легализацию документов, и в настоящее время мы предлагаем простой способ выполнения заказа, состоящий из 5 шагов:

Шаг 1. Рассмотрение документа и подтверждение возможности легализации . Существуют особые правила оформления документов, представляемых для легализации. Кроме того, не все виды документов могут быть легализованы, поэтому для подтверждения возможности легализации документа, нам необходимо его увидеть.

Отправьте документ нам по факсу или электронной почте, или привезите его лично в офис нашей компании для рассмотрения.

Несмотря на то, что специальные сотрудники Документ.ру, ответственные за легализацию, обладают полной информацией обо всех особенностях оформления документов, в некоторых случаях может потребоваться консультация в государственных органах, которую мы произведем самостоятельно и незамедлительно сообщим вам о результатах.

Шаг 2. Передача заказа в Документ.ру . После подтверждения возможности легализации менеджер по работе с клиентами договориться с Вами об удобном времени встречи в офисе нашей компании для передачи документа и оплаты услуг.

Совет!

В случае невозможности личной встречи по причине географической удаленности Вы можете прислать нам документ по почте.

Шаг 3 (необязательный) . Перевод документа на иностранный язык и нотариальное удостоверение такого перевода. Для легализации могут быть предоставлены документы как на русском языке (“как есть”), так и с нотариально удостоверенным переводом на иностранный язык.

Документ.ру оказывает услуги профессионального перевода с/на иностранные языки, и мы готовы осуществить перевод ваших документов в случае необходимости. Подробную информацию об услугах перевода вы найдете на www.document.ru.

Шаг 4. Передача документа на легализацию . Документ передается в соответствующие государственные органы Российской Федерации для осуществления легализации.

Шаг 5. Передача легализованного документа заказчику . Как только процедура завершена и легализованный документ получен сотрудником Документ.ру, менеджер по работе с клиентами, принявший заказ, свяжется с вами и договорится об удобном для вас времени встречи для передачи легализованного документа.

В некоторых случаях может потребоваться передача документа в государственные органы на рассмотрение и определение возможности легализации. Такие случаи редки, и срок такого рассмотрения обычно составляет не более 2–3 рабочих дней.

По результатам рассмотрения государственный орган любо подтверждает возможность легализации, либо указывает на недостатки документа, устранение которых позволит осуществить легализацию. В отдельных случаях может быть полностью отказано в легализации, обычно, с объяснением причин.

источник: www.apostille.com.ru/

Зачем нужен апостиль?

Данная процедура призванна подготовить документы для зарубежья - по больше части в Европе. Проставляется апостиль в уполномоченных органах. Данные органы проставляя этот штамп гарантируют подлинность документа и тем самым придают ему юридическую силу.

Предупреждение!

Апостиль является первым шагом, но не единственным. Как правильно этот процесс сопровождается почти всегда переводом на язык государства, в котором будет использоваться документ и нотариальным заверением.

Полный перечень государств, принимающих апостиль - их больше ста - можно увидеть на сайте Википедии. Это те страны, что присоединились в разное время к Гаагской конвенции 1961 года. Время от времени этот список присоединившихся государств пополняется новыми участниками.

Цель апостилирования - как можно больше упростить процесс консульской легализации, который имеет место в других странах, не являющихся участницами Гаагской конвенции.

Апостилировать один раз документ гораздо проще, чем проходить всю легализацию через Минюст, консульский отдел МИД, и непосредственно, само консульство. На это нужно много времени - две-три недели, не считая времени на перевод. А проставление апостиля занимает от трех до пяти рабочих дней.

Где можно поставить?

В России апостиль ставят несколько организаций. Каждая из них ставит апостиль исключительно на свои документы. Ниже их перечень.

Апостиль справки о несудимости . Справка об отсутствии судимости получается в течение одного месяца в орагах МВД. Апостилируются в течение одной недели.

Апостиль на диплом/аттестат/академ. справку . Образовательные документы апостилируются сложнее всех остальных. Апостиль задуман для упрощения процесса легализации, но в данном случае, наверное, легализация проводится проще, чем апостиль оригиналов дипломов, аттестатов, академических справок. Это связано с несколькими причинами:

• срок оригиналов образовательных документов - 2 месяца;
• для подачи документов на апостиль нужна нотариальная доверенность на лицо заявителя, если оно не является владельцем образовательных документов (в других учреждениях по другим документам она не нужна)

Апостиль в ЗАГС . Загсовские справки, свидетельства апостилируются исключительно в том регионе, где выдалвались.

В то время, как например дипломы и справки о несудимости можно апостилировать в Москве, независимо от того где они выдавались, загсовские оригиналы документов можно апостилировать только там, где их выдали. Это связано с отсутствием общей базы данных отделений архивов ЗАГС.

Внимание!

Апостиль в Минюсте . Министерство юстиции - это наиболее часто используемый орган, в котором люди проставляют апостиль на свои документы. Это потому, что народ часто обращается к нотариусам за изготовлением тех или иных документов - доверенностей, заявлений, согласий на выезд и т.д. А Минюст как раз ставит апостиль на документы, вышедшие от нотариусов.

Уполномоченные апостилировать органы:

1. Министерство юстиции - ставит апостиль на оригиналы и копии от нотариуса;
2. ЗАГС - только на оригиналы своих свидетельств и справок;
3. Департамент образования - также только на оригиналы образовательных документов, справок;
4. МВД - на оригинала своих же справок о несудимости.

Как ставить апостиль?

• На оригиналы;
• На копии;
• На переводы.

Существуют документы, на которые принято ставить апостиль определенным образом. Но есть нетипичные случаи и варианты, и тогда нужен точный ответ от клиента о способе апостилирования.

Ведь у него могут за рубежом требовать конкретно какой-то определенный способ, и если он будет другой, то документ могут не принять.

источник: www.moyperevod.ru/apostil.html

Что такое апостиль документов и зачем он нужен?

Граждане России выезжают за рубеж с разными целями и задачами. Кто-то на постоянное место жительства, а кто-то временно, на учебу, работу и т.п.

У каждого из них компетентные органы иностранного государства могут потребовать российские документы об образовании, трудовом стаже, семейном положении и пр.

Для того, чтобы они признавались и принимались к рассмотрению за границей, как правило, требуется легализация. Что это такое, как и где ее оформить, а также чем отличается консульская легализация от апостиля, читайте в нашей рубрике “Вопрос-ответ”.

Что такое легализация документов?

Легализация – это подтверждение подлинности и юридической силы документа, выданного в другом государстве, в форме удостоверительной надписи.

Совет!

Легализация российских документов для использования за границей осуществляется в Министерстве иностранных дел России и консульстве того иностранного государства, где он будет использован. Такой вид легализации именуется консульской легализацией.

Упрощенный порядок легализации документов, предназначенных для действия за границей, был принят Гаагской конвенцией от 5 мая 1961 года. Он заключается в том, что на документы проставляется штамп “апостиль”.

Что такое апостиль и зачем он нужен?

Апостиль – это специальный штамп, имеющий форму квадрата размером 10 х10 см, с определенным набором реквизитов, заполняемых на языке страны по принадлежности удостоверяемого документа и наименованием “APOSTILLE”. Апостиль должен включать в себя:

• название государства, в котором проставлен знак легализации;
• личные данные и должность человека, подписавшего легализуемый документ;
• название организации, которая выдала документ;
• наименование города, где проставлен апостиль;
• число, когда проставлен апостиль;
• наименование организации, проставившей апостиль;
• номер апостиля;
• печать организации и подпись чиновника, проставившего апостиль.

Апостиль подтверждает подлинность подписи, качество, в котором выступило лицо, подписавшее документ, а также подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ.

В чем отличие консульской легализации от апостиля? Документ, удостоверенный штампом “апостиль”, признается действительным на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции от 05.10.1961 (более 135 стран – прим. редакции), в то время как документ, прошедший консульскую легализацию, может быть применен только на территории одного государства.

На какие документы можно поставить апостиль? Это документы, выданные органами власти государства, в том числе судебные, исполнительные акты и документы из прокуратуры. Нотариальные документы, свидетельства о рождении или смерти, государственные штампы и отметки, например о регистрации, визы и пр.

Как долго оформляются документы? Срок оформления документов составляет 5 рабочих дней. Однако если потребуется подтверждение образца подписи и полномочий на право подписи конкретного должностного лица либо оттиска печати организации, срок продлевается до 30 рабочих дней.

Оформление апостиля бесплатно? За проставление апостиля придется заплатить государственную пошлину. На момент публикации материала ее размер составляет 2500 рублей за документ.

При этом оплатить пошлину нужно заранее, то есть до проставления штампа.

источник: www.amic.ru/voprosdnya/384444/

Апостилирование документов

Документы, составленные на территории одного государства, принимаются к рассмотрению на территории другого государства только при условии их легализации в установленном порядке.

Предупреждение!

Проставление штампа «апостиль» (данную процедуру также называют «упрощенная легализация» или «апостилирование») применяется для предъявления документа в стране, присоединившейся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации — проставление штампа «апостиль». Россия и Португалия являются участниками этой конвенции.

Данный штамп подтверждает подлинность подписи, должностное положение лица, подписывающего документ, подлинность печати и штампа, которыми он скреплен. Апостиль не требует какого-либо дополнительного заверения.

Каждое государство-участник Гаагской конвенции само определяет и назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля.

Штамп «апостиль» может быть проставлен на оригиналы (или нотариальные копии) документов, выданных различными государственными органами, а также на документы, оформленные у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).

Проставление штампа «апостиль» осуществляется органами юстиции РФ по территориальному принципу: документы, оформленные нотариусами определенного региона, могут быть апостилированы только в управлении юстиции такого региона.

Проставление штампа «апостиль» на оригиналы образовательных документов, выданных на территории Российской Федерации, а также на территории РСФСР в период существования СССР, осуществляется органами Министерства образования и науки РФ.

При этом территориальный признак не принимается во внимание — документ может быть выдан в любом городе/регионе Российской Федерации (или РСФСР в период существования СССР).

В Российской Федерации апостиль проставляют:

1. органы юстиции администраций субъектов Российской Федерации — на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в тех же субъектах федерации;
2. органы ЗАГС администраций субъектов Российской Федерации — на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им органов ЗАГС;
3. архивные органы субъектов Российской Федерации — на документах, выдаваемых подведомственными им архивами;
4. Управлением делами Генеральной Прокуратуры Российской Федерации — на документах, составляемых прокуратурой;
5. Министерство образования и науки Российской Федерации — на официальных документах, исходящих из органов образования, науки и учебных заведений.

В Португалии апостиль проставляется Генеральной прокуратурой (Procuradoria-Geral da República) в следующих городах:

• Лиссабон — Rua do Salitre, n.º 197
• Эвора — Palácio Barahona, Rua da República, n.º 141/143
• Порту — Palácio da Justiça, Campo Mártires da Pátria
• Коимбра — Palácio da Justiça, Rua da Sofia
• Фуншал — Palácio da Justiça, R. Marquês do Funchal
• Понта-Делгада — Palácio da Justiça, Rua Conselheiro Luís Bettencourt

Проставление штампа «Апостиль» на документах, выданных дипломатическими или консульскими учреждениями, не производится.

Нотариальное удостоверение правильности перевода иностранного документа на русский язык не означает и не заменяет заверения данного документа апостилем.

Внимание!

Заверение перевода должно осуществляться после проставления апостиля на документ.

Проставление штампа «Апостиль» на документ всегда осуществляется на территории того государства, в котором данный документ был выдан и/или оформлен.

Апостилирование документов, выданных или оформленных за пределами Российской Федерации или РСФСР (в период существования СССР), в России невозможно.

Апостилирование документов, выданных в союзных республиках СССР, осуществляется в соответствующих постсоветских государствах.

Возможно, вам уже доводилось слышать этот термин, однако не все представляют себе его суть. Постараемся восполнить этот пробел.

Впервые апостиль был введен Гаагской конвенцией об отмене требований легализации иностранных официальных документов , совершенной 5 октября 1961 года (на территории Российской Федерации конвенция вступила в силу 31 мая 1992 года). Согласно этому документу апостиль проставляется на официальных документах , исходящих только от учреждений и организаций Российской Федерации как участника Гаагской конвенции, и не требует дальнейшего заверения или , признается официальными органами всех государств - участников Конвенции. Таким образом, апостиль освобождает граждан и министерства иностранных дел стран-участниц от взаимного контакта и длительной процедуры консульской легализации, если необходимо заверить подлинность официального документа. Официальными документами конвенция признает:

• документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
• административные документы;
• нотариальные акты;
• официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Вместе с тем Конвенция не распространяется на:

• документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;
• административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см.

Органы, уполномоченные проставлять апостиль

В России апостиль проставляется несколькими государственными органами:

• Федеральной службой государственной регистрации, кадастра и картографии (прежнее название - Федеральная регистрационная служба) (Приказ Министерства юстиции РФ от 14.12.2006 N 363).
• Министерством обороны, если апостиль проставляется на архивных документах о военной службе в Вооруженных силах РФ, Вооруженных Силах СССР и Объединенных Вооруженных Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации (Постановление Правительства РФ от 14.07.2008 N 523).
• Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки, если апостиль проставляется на документах, выданным этим органом (Постановление Правительства РФ от 21.07.1998 N 810).

Документы необходимые для проставления апостиля

Сроки проставления апостиля

Если в распоряжении территориального подразделения Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии имеется образец подписи и (или) печати, проставленного на документе, то срок проставления апостиля должен составлять не более трех рабочих дней (абз. 1 п. 31 Административного регламента государственной функции по проставлению апостиля).
В противном случае указанный срок увеличивается до 30 рабочих дней (абз. 2 п. 31 Административного регламента государственной функции по проставлению апостиля).

Основания для отказа в проставлении апостиля

Когда апостиль не требуется

В странах СНГ ни легализация, ни апостиль при предоставлении иностранных документов не требуется, так как действует «Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам» , так называемая, «Минская конвенция» от 22 января 1993 г.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Что такое апостиль и зачем он нужен? Это довольно сложный вопрос, который волнует многих людей, не разбирающихся в бюрократической системе. Если говорить вкратце, то апостиль ‒ это метод легализации документов, который позволяет подтвердить юридическую силу этих бумаг в других странах. То есть, если диплом об образовании действителен в России, то это вовсе не значит, что он будет действителен в другой стране. Для того, чтобы другие страны признали юридическую силу этого диплома, нужно поставить апостиль.

Немного истории

Ранее внешняя политика России была другой. Из-за дружбы между государствами происходила большая миграция населения. В результате многие страны испытывали нехватку специалистов, что мешало экономическому росту стран. Так, многие государства отказались выполнять процедуру легализации разной документации. Все это происходило на фоне разных экономических и политических процессов.

Из-за этого на Гаагской конференции в 1961 году было принято решение легализовать определенные документы с помощью печати квадратной или прямоугольной формы. Эта печать и есть апостиль, и она подтверждает законность и юридическую силу документов в других странах. Также ее часто используют для подтверждения легитимности какого-либо штампа.

Форма

Итак, мы немного уже понимаем, что такое апостиль и зачем он нужен. Теперь определим его формы. Отметим, что он может иметь не только форму печати, но и штампа, а его виды могут быть следующими:

• рельефная печать;
• стикер;
• цветная лента;
• резиновая печать;
• клей.

Ставится апостиль не только на самом документе. Иногда его ставят на специальной бумаге, которую прикрепляют к подлиннику. В том случае, если апостиль будет иметь некоторые отличия от стандартного образца, то у человека могут возникнуть проблемы. Подобный документ с нестандартным апостилем признают недействительным. Стоит отметить, что заверенные подобным способом подлинники также признаются в тех странах, которые в 1961 году не были участниками конференции.

Так, что это такое - апостиль документов? Обычно апостиль ‒ это квадратная печать, и если говорить про конкретные размеры, то длина всех сторон квадрата составляет 9 см. Ставится апостиль только на пустом месте документа, часто его ставят на задней стороне бумаги. Ставится данный штамп всего один раз, и в самом апостиле могут быть использованы международные языки: английский, французский. Также должен присутствовать язык той страны, где данный документ был заверен. То есть в апостиле используются международные и национальные языки.

Итак, мы выяснили, что такое апостиль и зачем он нужен, определили его формы. Теперь поговорим о содержании. Самая первая графа в штампе ‒ заголовок. Там всегда написано APOSTILLE, и эту графу менять нельзя. В графе “Место апостилирования” указываются страна, город, название организации, которая поставила данный штамп.

В графе об информации о должностном лице указывается ФИО этого госслужащего, он также обязан поставить свою подпись. Также указывается порядковый номер и ставится штамп той компании, которая и произвела апостилирование.

По сути, сам апостиль ‒ это так называемая "болванка", в которую вписываются дата и другие сведения. Полное содержание заверяется печатью с отображением герба и названием организации. После постановки этого штампа документ приобретает юридическую силу в других странах. Итак, теперь понятно, что это такое ‒ апостиль документов. Однако на этом информация не исчерпывается. Идем далее.

Заверяемые документы

Для апостилирования подходят только официальные документы. В частности, вот следующие официальные бумаги, где поставить апостиль возможно:

1. Документ из суда.
2. Нотариальные бумаги.
3. Официальные и международные пометки.
4. Документы, выданные прокуратурой.
5. Административные документы, подтверждающие рождение, смену фамилии, брак или развод.

И если с основными документами все более-менее понятно, то пометки могут вызывать недоумение. В данном случае речь идет о различных справках из медицинских учреждений, печатях о месте регистрации и т. д.

Согласно Гаагской конвенции, в обязательном порядке апостилирование предусматривается для:

1. Заверенных консулами и дипломатами бумаг.
2. Экономических и торговых документов, которые требует таможенная служба. Речь идет о договорах на поставку или отгрузку продукции, описи имущества.
3. Документов, которые удостоверяют личность и отношение человека к определенному статусу. В частности, это может быть пенсионное удостоверение, паспорт, студенческий билет.

Отметим, что ранее апостиль требовался даже для документов для внутреннего обмена между странами СНГ. Однако конвенция Минска это требование отменила. И теперь граждане стран СНГ не понимают, зачем нужен апостиль документов для подачи в другую державу-участницу Содружества. Сегодня в нём нет нужды.

Заверение документа

Для постановки апостиля могут быть представлены даже копии документов, предварительно заверенные нотариусом. Также можно представлять бумаги, которые вполне удовлетворяют установленным ограничениям. То есть, если апостиль поставят на документе, копия которого будет нотариально заверенной, то она автоматически становится легализованной.

Сама процедура апостилирования длится в течение часа-двух. В некоторых случаях это может занять 2-3 дня. Это возможно, если документ является нестандартным. В исключительных случаях, когда форма документа не утверждена, то сам подлинник изучают, и только тогда апостилируют. На это может уйти целый месяц. Чаще всего граждане обращаются в частные компании, которые оказывают помощь при постановке апостиля на официальные бумаги.

Документы для осуществления процедуры

Кроме основного документа, на который и будет ставиться апостиль, также необходимо предоставить:

1. Заявление на апостилирование.
2. Свой паспорт.
3. Пакет бумаг, которые и заверяются апостилем.
4. Чек об оплате государственной пошлины.

После этого частная компания занимается вопросом своего клиента. Впрочем, можно и не пользоваться услугами сторонних компаний, ведь за их услуги дополнительно придется платить деньги. Однако часто клиентам требуется срочное заверение документов, поэтому они и обращаются в частные конторы.

Где и что можно заверять?

Каждый гражданин может обратиться в министерство юстиции или свой территориальный орган, где смогут произвести заверение документа апостилем. Однако предварительно эти документы должны быть заверены нотариусом. Это касается не всех бумаг. Например, исключением являются справки и выписки о службе в военных ведомствах или органах России. За апостилированием таких документов нужно обращаться в министерство обороны.

Апостиль в документе об образовании ставится в федеральной службе по надзору в области образования. Туда стоит обращаться для заверения бумаг, которые являются образовательными или вообще имеют отношение к данной сфере. Например, свидетельство о присвоении учебной квалификации ставится именно в этой службе.

Если нужно поставить апостиль в свидетельстве о рождении ребенка, то необходимо обращаться в ЗАГС, в частности, в общий архив ЗАГСА. Архивные учреждения вправе заверять документы, которые изымались из архивов бумаг.

Также и Генеральная прокуратура может ставить апостили на документы, имеющие отношения непосредственно к этому органу. Опираясь на законодательство, Министерство внутренних дел может производить апостилирование.

В общем, теперь мы понимаем, что такое апостиль и для чего он нужен в документах, а также, какие органы уполномочены его ставить. Люди обычно не хотят тратить время на разбирательства и обращаются в специальные частные компании, что весьма удобно.

Заверение переводов

В большинстве странах невозможно рассмотреть какой-либо документ без перевода. И если человек в державе подает в какую-либо компанию на рассмотрение документ, написанный на языке иного государства, то чаще всего рассмотреть его не могут. Для его принятия необходимо его перевести и заверить этот перевод.

В этом случае апостиль ставится на официальный документ, а перевод производится уже с заверенного документа. Нюансы общей процедуры заверения перевода смогут рассказать в организации, которая будет заниматься заверением документа. Вопрос о том, что такое апостиль и зачем он нужен, уже почти исчерпан. Но остались кое-какие моменты.

Органы, которые могут апостилировать документы

Не существует в России единого органа, который бы занимался легализацией всех документов. Как уже было сказано выше, каждая организация может ставить апостили на документы, которые имеют к ней отношение. Согласно законодательству, ставить апостили могут следующие государственные органы:

1. Министерство юстиции. Предварительно документ должен быть заверен нотариусом. Также здесь могут поставить апостиль на копию документа, заверенного нотариусом.
2. Министерство обороны.
3. Архив РФ.
4. Рособрнадзор.
5. ЗАГС. Любые документы и справки, представленные органами ЗАГСА, могут быть апостилированы в этих же органах. Именно сюда необходимо обращаться для заверения свидетельства о рождении ребенка. Чаще всего именно этот документ необходимо заверять гражданам.

Наверняка, вы уже поняли, что такое апостиль, для чего он нужен и в каких документах ставится. Если есть проблемы с выбором заверяющего органа, то подлинник можно заверить нотариусом и отнести в Министерство юстиции для постановки апостиля.

Заверение документа об образовании

Итак, мы уже разобрались для чего апостиль в документах необходим. Пару слов уделим конкретно апостилированию бумаги об образовании. Штамп могут поставить только на подлинный документ. Если студент из России желает продолжить свое обучение в другой стране, то для того, чтобы его образовательные документы приняли в зарубежном учебном заведении, он должен их апостилировать в своей стране.

Для этого студенту нужно подать документы в Рособрнадзор с заявлением на постановление данного штампа (также потребуются паспорт, чек об оплате госпошлины). В течение 45 дней (по регламенту) процедура будет выполнена. Стоимость услуги (госпошлина) составляет 1500 рублей.

В заключение

Каждый желает выяснить, что такое апостиль и для чего он нужен в документах. Отметим, что иногда разбираться с процедурой легализации бумаг сложно, поэтому проще всего людям обратиться в частную компанию, которая быстро проставит апостили, о чём мы говорили выше. Однако это выйдет дороже. Если есть много времени и желание сэкономить деньги, то можно попытаться это сделать самостоятельно.

Апостиль – это форма признания документа, выданного за границей страны использования . Процесс происходит на основании международных соглашений и может иметь разные формы.

Суть процедуры в подтверждении подлинности документа соответствующими организациями , верности подписи и других параметров. Результатом апостилирования является специальный штамп , подтверждающий юридическую силу бумаги на территории иностранных государств.

Обратите внимание , что в некоторых случаях апостиль заверяет документ, но не дает права использовать его по назначению без дополнительных процедур. К примеру, дипломы об образовании могут потребовать .

Итак, кто делает? Процессом занимаются государственные органы, при этом у каждого из нижеперечисленного учреждения своя сфера деятельности. К примеру, на территории Украины процедуру проводят:

• В Минюсте – ставят печать на акты гражданских состояний и нотариальные документы.
• В Министерстве образования – ставится на все, что связано с работой этого ведомства.
• В МИД – остальное, не вошедшее в два предыдущих пункта (по линиям медицины, МВД, ОВИР, ЗАГС и т.д.).

Существует и множество посреднических организаций, оказывающих предоставление апостиля. Цена процедуры у них дороже, но происходит более оперативно.

Наш совет : обращайтесь только к тем юридическим фирмам, положительные отзывы о которых подтверждены вашим опытом или опытом знакомых, которым доверяете. В противном случае, можно нарваться на мошенников.

На каких документах нужен специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи?

Апостилированию подлежит большинство документов. В частности:

Об образовании :
• аттестаты о среднем образовании;
• дипломы о высшем образовании;
• свидетельства, сертификаты и другие, связанные со сферой образования.
• О гражданских состояниях (выданные органами ЗАГС):
  • свидетельство о браке;
  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство о расторжении брака и другие аналогичные.
• Составленные у нотариуса :
  • доверенность;
  • заявления;
  • аффидевиты и пр.

Также документы, требующие получить апостиль, делят на:

• частные (выданные конкретным физическим лицам);
• и юридические (выданные фирмам: уставы, договора и т.п.).

О требовании апостилирования конкретного документа лучше узнавать заранее на польской стороне . Если нет такой возможности, рекомендуем провести процедуру, т.к. сделать это в Польше может быть затруднительно.

Взаимное признание апостиля производится странами на основании международных соглашений, в частности соответствующей Гаагской конвенции (подписана в Гааге в 1961 году; с начала 2000-х к ней присоединились многие страны СНГ и Польша).

Признание происходит неодинаково для различных стран . Существует государства, между которыми возможно:

1. Простое (одиночное апостилирование) – достаточно проставить апостиль.
2. Двойное апостилирование – когда документу требуется и апостиль, и присяжный перевод, который, в свою очередь, также необходимо апостилировать.
3. С консульским подтверждением – это нечто среднее между двумя предыдущими: документу требуется апостиль и присяжный перевод, для заверения которого достаточно консульской печати.

Рассмотрим подробнее, какие страны требуют своей формы апостилирования. Данные будут предоставлены для граждан Украины – для других стран СНГ ситуация аналогичная, но может незначительно отличаться.

Страны, которые требуют проставление 1-го апостиля

Двойной апостиль

• Австралия
• Австрия
• Бахрейн
• Бельгия
• Бразилия
• Бурунди
• Великобритании
• Греция
• Дания
• Зеландия
• Израиль
• Ирландия
• Исландия
• Испания*
• Италия*
• Корея
• Косово
• Люксембург
• Мальта
• Марокко
• Мексика
• Монако
• Нидерланды
• Никарагуа
• Новая
• Норвегия
• Парагвай
• Португалия
• Турция
• Финляндия
• Франция*
• Чехия*
• Швейцария
• Швеция
• Эквадор
• Япония

Напомним, речь идет об апостилировании самого документа, получении его присяжного перевода и заверении последнего в консульстве РП. К таким странам относятся: Чехия, Италия, Франция, Испания.

Под консульской легализацией понимают другую сложную процедуру – легализацию документов между странами, не подписавшими Гаагскую конвенцию. Об этом будет рассказано ниже.

Проставление апостиля на оригинал или копию

Согласно законам, апостилироваться может как оригинал, так и копия документа , если нормативные акты не предполагаются иного. В этом «если» зачастую содержится главная трудность. Разберем вопрос подробнее.

Апостиль ставится на оригиналах документов об образовании, нотариальных документах, доверенности, заявлениях, документах государственных служб (налоговой, МВД, МРЭО, миграционными службами и т.д.), медицинских документах (справки, выписки и т.д.).

Апостилируются только копии:

1. Выданные дипломатическими ведомствами.
2. Связанные с проведением коммерческих и/или таможенных процедур.
3. Выданные на территории бывшего СССР, в период его существования.

На такие документы делается копия (дубликат), заверяется нотариально и уже она апостилируется .

Очень важно знать нюансы внутреннего законодательства своей страны. К примеру, украинский внутренний паспорт может быть апостилирован в оригинале, в то время как российский, при любой несанкционированной отметке (в т.ч. и апостиль), может быть признан недействительным на территории РФ. То есть заверяется исключительно копия российского внутреннего паспорта!

Как сделать апостиль самостоятельно?

Шаг 1. Готовим необходимые документы

Первым делом необходимо определиться :

1. Требуется ли апостиль.
2. Заверяется оригинал или копия (если копия, то делаем ее и оформляем).
3. Нужен ли перевод (в случае необходимости, проводим эту процедуру с присяжным переводом).
4. Какой тип апостилирования необходим: простой, двойной или с консульским подтверждением.
5. Определяем организацию, которая будет проводить апостилирование: министерство юстиции, образования или иностранных дел (виды документов, которыми занимаются данные учреждения см. выше).

Шаг 2. Едем в Киев? Не всегда!

Все министерства, как правило, расположены в столицах. Однако не в каждом случае придется отправляться туда:

• Министерство юстиции делегировал эти полномочия некоторым ЗАГС. Для начала узнайте, проводит ли апостилирование ближайшее к вам отделение.
• Минобразования проводит апостилирование через отдельную организацию Информационно–имиджевый Центр. Расположена она в Киеве, но некоторые документы можно подтвердить через курьера. Это стоит отдельных денег, но, как правило, выгоднее поездки в столицу. Подробности можно узнать на их сайте .

  Там же можно скачать бланк «Согласия на обработку данных» и подписать его заранее. Особенно это актуально, если принято решение ехать самостоятельно, а документы везутся за нескольких человек (супруги, дети и т.д.) – подписанные ими Согласия должны быть на руках.

• МИД выдается справки только при личном присутствии. В этом случае ехать придется. Однако их работа наиболее оперативна, и, при обращении в первой половине дня, зачастую к вечеру все уже готово. График работы нередко меняется, поэтому лучше уточнять его на сайте министерства перед поездкой.

Шаг 3. Подаем бумаги

Итак, мы определились, что подаем, в каком виде и куда. Остается отправиться на место или отправить заявку почтой/курьером. Оплата пошлин и других услуг производится на месте, в ближайшем отделении банка, однако в некоторых случаях деньги могут взять и т.н. наложенным платежом, т.е. при получении готовых документов в почтовом отделении.

Шаг 4. Сроки

Максимальный срок рассмотрения заявки установлен законом и составляет 5 рабочих дней . Однако в случаях, если требуется детальная проверка, выполнить которую затруднительно, срок может быть продлен до 20 дней . Плюс время на доставку. Имейте это в виду, планируя поездки.

При этом на практике все происходит быстрее, а в случае МИД и вовсе можно уложиться в один день.

Обратите внимание, такая оперативность — воля, но не обязанность министерства. При большой загруженности срок рассмотрения может быть увеличен.

Особенности апостилирования старых документов

Все документы, выданные на бланках, не соответствующих действующим сегодня образцам, должны быть заменены на дубликаты на бланках, соответствующих законодательству . Именно эти дубликаты и подлежат апостилированию.

Стоимость апостиля и перевода для Польши в Украине

Официально установленная стоимость апостиля – 51 гривна . Однако некоторые министерства применяют практику срочного оформления, что повышает стоимость процедуры.

Также отдельно оплачиваются почтовые, курьерские и другие услуги.

Причины отказа в проставлении апостиля

Главное основание большинства отказов – невозможность проверки документа. Причин такой невозможности может быть множество. Основные из них:

• Не удалось связаться с нотариусом, выдавшим документ.
• Организация, выдавшая документ, не ответила на запрос министерства.
• Организация не ответила в установленные сроки (опоздала с ответом).

Второе по частоте основание отказа – неверно подготовленные документы . Это могут быть обычные копии вместо заверенных, предоставление бумаг, не подлежащих апостилированию и т.д.

Во втором случае решение простое – предоставить все в правильном формате . При отсутствии ответа, придется потрудиться. Лучше самостоятельно обратиться в учреждение, попросив ускорить ответ. Далее рекомендуется связаться с министерством и проконтролировать получен ли результат запроса. И только после этого подавать заявку заново.

Возможно, в этих случаях лучше прибегнуть к услугам посредников.

Засвидетельствование в порядке консульской легализации

Данная процедура предназначена для стран, не подписавших Гаагскую конвенцию. Польша и Украина (а также другие страны СНГ) к таким странам не относятся, поэтому опишем процесс в общих чертах. В основном он сводится к четырем этапам :

1. Нотариальное заверение документа и его перевода.
2. Подтверждение документа у уполномоченного государством нотариуса (как правило, при министерстве).
3. Подтверждение в профильном министерстве.
4. Подтверждение в консульстве государства, где документ необходим для предъявления.

Апостиль очень важен, а зачастую и необходим. Возможно, это не самая простая процедура, но выполнить ее под силу практически каждому. Просчитайте заранее какие нужны документы, куда обращаться, что приготовить, в какие сроки нужно уложиться, и процесс окажется не таким «страшным», как казался изначально.

Вконтакте